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Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos
sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas relacionados que
cumplen funciones específicas.
En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y
administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con
sus objetivos.
Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se
comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las
organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento
de los propósitos.
La estructura organizacional cumple con 3 funciones básicas;
● Estructura formal
● Estructura informal
● Lineal
● Funcional
● Línea - Staff
● comités
Estructura formal
Estas tienden a ser más rígidas, más sólidas y a perdurar en el tiempo, por lo que se trata de
organizaciones más controladas, menos sujetas a las contingencias de la individualidad de
sus integrantes. En una estructura formal los límites, las atribuciones y las responsabilidades
suelen estar mucho mejor delimitadas y ser mucho más controlables y mensurables que en
una informal.
Estructura informal
Estructura lineal
La organización lineal es aquella en la que la autoridad fluye desde los niveles más altos de
la organización hacia los más bajos: en ese sentido, los deberes y las responsabilidades de
los diferentes miembros, así como las relaciones que entre ellos se establecen y definen
tempranamente.
La organización lineal tiene una conformación de tipo piramidal, donde cada uno de los jefes
recibe y transmite lo que sucede en su área, por medio de vías de comunicación preparadas
específicamente para eso: de esta manera, es imposible que dentro de la organización exista
una decisión de la cual nadie se hace cargo en cuanto a responsabilidad. De todos modos,
por su intención abarcativa, la responsabilidad final siempre recae sobre la cúspide de la
pirámide.
Los principios que rigen la organización de tipo lineal (llamada también centralizada) son los
de la unidad de mando y supervisión (los individuos no tienen más de un jefe) la unidad de
dirección y la centralización de la autoridad (aquello de que la responsabilidad, así como la
dirección de la empresa, no se bifurca) y la cadena escalar, revalorizando la importancia de
la jerarquización y la subordinación de acuerdo a ello.
Ventajas y Desventajas
Las ventajas de una organización lineal pueden verse en la simplicidad de su estructura por
el reporte a un único superior, por la delimitación de las responsabilidades, la facilidad de la
implantación y los buenos mecanismos de comunicación entre las diferentes estructuras
jerárquicas, lo que redunda en buenas vías para otros propósitos.
Las desventajas, en cambio, se relacionan más con los problemas derivados de la constancia
de las relaciones formales, o bien los problemas en la disciplina que se pueden derivar de
una organización en la que las jerarquías están bien claras.
Una organización lineal corre riesgo de exagerar la función de la jefatura y del mando, y en
muchas ocasiones el jefe de la cúspide no puede ni siquiera tener una charla con los sectores
de más abajo, que forma parte de su organización. Este mismo jefe corre el riesgo de por
intentar abarcar tanto, no especializarse en nada.
Aplicaciones
En términos generales, puede decirse que la organización lineal puede servir para pequeñas
empresas, por el fácil manejo y por la economía simple que proporciona. A medida que la
empresa crece, con un sistema de este tipo parece inminente la congestión de las líneas
formales de comunicación, especialmente en los niveles altos.
Estructura Funcional
La estructura funcional se caracteriza por reunir a las personas más capacitadas para cumplir
una función dentro del mismo departamento. Se podría considerar que la organización
funcional es la analogía del principio de la división del trabajo pero al interior de la
organización, puesto que las responsabilidades ya no se concentran en una única persona
que debe ser conocedora y capaz de todo lo que realice la empresa, sino en una serie de
gerentes que se reparten la autoridad y también la responsabilidad.
Al igual que la organización lineal, la organización funcional pretende tener muy aceitados los
mecanismos de comunicación al interior de la empresa, eliminando al máximo la cantidad de
intermediarios. Sin embargo, es evidente que la organización en departamentos con
estructuras al interior de ellos deja abierta la posibilidad de que los objetivos y las prioridades
se encuentren, y entre los departamentos no existan los mismos criterios sobre lo que la
organización debe hacer.
Algunos consideran que es menester que exista un organismo intermedio que esté
permanentemente administrando las relaciones entre los departamentos, y siguiendo la
actividad de cada uno, para evitar el surgimiento de problemas de ese tipo.
Ventajas y Desventajas
Entre las ventajas evidentes de la organización de tipo funcional se puede ver, principalmente,
la superación de la forma lineal de organizar las empresas que parecía verse agotada cuando
Taylor observó el funcionamiento. Las organizaciones pudieron especializarse más, y así
obtener la mayor eficiencia de los empleados. La división del trabajo comenzó a ser planeada
y no accidental, y el trabajo manual se separó del trabajo intelectual.
En cuanto a las desventajas, es cierto que al interior de la empresa comenzó a ser más difícil
localizar y fijar la responsabilidad, lo cual afecta la disciplina y la moral de los trabajadores,
que en ocasiones consideran que existen contradicciones en las órdenes. El principio de la
unidad de mando, típico de la estructura que parecía acabada, de todos modos tiene algunas
ventajas en lo que hace a la responsabilidad organizacional, y su ausencia puede motivar
alguna clase de conflictos en algunos casos.
El modo de organización de tipo funcional es altamente recomendable para empresas de gran
tamaño, y no existe organización multinacional que no lo aplique. Sin embargo, también las
medianas y pequeñas eligen utilizarlo. A continuación, algunos ejemplos de organizaciones
de ese tipo:
1. Hoteles Sheraton
2. Gobierno de los países democráticos (con estructuras ministeriales, capaces de tomar
sus propias decisiones)
3. Cadena de televisión CNN
4. Parque temático de Disney
5. Apple
6. Banco BBVA Bancomer
7. Supermercados Wal-Mart
8. Hoteles Marriott
9. Hoteles Hilton
10. Corporación Microsfot
11. La mayoría de las empresas cooperativas
12. Empresas multinacionales de comida rápida
13. Automotriz Fiat
14. Automotriz Chevrolet
Staff
El Staff es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta organización existen
órganos de decisión en la asesoría.
Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras
que los órganos staff prestan asesoría a servicios
especializados.
1. Fusión de la estructura lineal con la funcional, predominando la estructura lineal. Cada
órgano reporta a un solo y único órgano superior; Principio de
autoridad. Pero cada órgano recibe asesoría y servicio especializado de los diversos
órganos de staff.
2. Coexistencia entre las líneas formales de comunicación y las líneas directas de
comunicación.
3. Separación entre los órganos ejecutivos y los órganos asesores.
Comités
El comité es un grupo de personas con autoridad de línea y staff, a las cuales se les entrega
un asunto para su estudio. Esta características diferencia el
comité de otros órganos de la administración.
Existen diferentes clases de comités los que hacen funciones administrativas, los que realizan
funciones técnicas, y los que realizan el estudio de problemas y aquellos que proveen
recomendaciones.
Las características principales son:
1. Una conclusión justa exige una variedad de información; sería el caso de los comités
de investigación sobre productos, precios, salarios, etc.
2. Si fuese necesario, la obtención de varias personas calificadas para la toma de
decisiones importantes.
3. Si el éxito del cumplimiento de estas acciones depende de la perfecta comprensión
de todos sus aspectos y detalles.
4. Cuando una efectiva coordinación exige que las actividades de algunos
departamentos o divisiones están bien ajustadas.
1) por su naturaleza,
2) por su finalidad,
3) por su ámbito,
4) por su contenido
5) por su presentación o disposición gráfica.
Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo
de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas
no especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus
relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de
organizaciones de ciertas dimensiones.
Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos
del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que
presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma,
tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal,
de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus
aplicaciones.
Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las
unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al
personal y presentar a la organización en forma general.
Ejemplo:
Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar
las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con
un gran número de unidades en la base.
De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor
número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan
unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica
en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel
distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea
el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual
jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por
las líneas que unen las figuras.
1.2. Estructura de una organización privada, pública y social.
Antes de definir el mejor sistema para implementar en nuestra empresa, es preciso ver
algunas de las principales características de la estructura organizativa de una empresa.
● Se trata de un proceso continuo y versátil con el tiempo.
● Puede ser centralización o descentralizada, dependiendo si las decisiones parten de
un conjunto de altos cargos o de los propios equipos de trabajo, respectivamente.
● Especialización de las distintas áreas. Cuanto mayor es la empresa, más
especialización.
● Coordinación y colaboración entre equipos o departamentos.
● Estandarización de protocolos, burocratización y procedimientos.
● Debe representar realmente a las personas que componen la empresa.
● Adaptada a la estrategia que persigue la organización.
● Dirigida a los objetivos alcanzables.
● Acorde con la tecnología y herramientas disponibles.
● El entorno sectorial de la empresa es un elemento que condiciona su estructura.
● Cada persona debe saber dónde encontrar lo que necesita para ejecutar sus
funciones.
● Funciones definidas claramente y entendidas por todo el equipo.
● Toda estructura organizacional formal tiene paralelamente una estructura informal de
relaciones entre las personas de los equipos de trabajo. Es lo que se denomina
estructura organizacional real.
Cada empresa sigue un sistema organizacional adecuado a sus funciones y objetivos. Según
la misión y visión de la misma se define una estructura organizacional a seguir. Por eso, hay
organizaciones cuyo modelo dispone de más niveles jerárquicos, otras establecen un sistema
matricial, por ejemplo.
Las pequeñas empresas más innovadoras y actuales suelen utilizar una estructura horizontal.
Esto les otorga un ritmo acelerado en la toma de decisiones y en los cambios a la hora de
pivotar rápido en sus estrategias. Lo que supone que la transparencia y un continuo feedback
serán los principales elementos de la estructura organizacional que las define.
Además, a medida que la empresa crece, su sistema organizacional se complica. Por eso
decimos que una estructura organizacional es un proceso continuo, versátil y en constante
actualización.
Todo sistema organizacional de una empresa parte de unos elementos clave con los que
elaborar un plan que haga posible el crecimiento de la misma. En base a estos, se define
una estructura organizativa.
● Número de empleados
● Disposición y extensión geográfica
● Nivel de desarrollo de producto
● Relación de autoridad central o descentralizado
● Grado de control de calidad del producto o servicio
● Mercado o modelo de negocio
Todo esto forma parte de la seña de identidad de cualquier tipo de empresa. De ahí, la
importancia de la estructura organizacional como la base de la misma cultura organizativa.
Organigramas
Un organigrama representa en forma gráfica las principales funciones y líneas de
autoridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para
fijar el nombre con que se designan las gráficas en las que se representa la
estructura de un organismo social.
Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:
a) Contenido
● Estructurales. Tiene por objeto la
representación de los órganos que integran el
organismo social.
● Funcionales. Indican en el cuerpo de la
gráfica, además de los órganos, las funciones
principales que éstos realizan.
● De integración de puestos. Señalan en cada
órgano, los diferentes puestos establecidos,
así como el número de puestos existentes y
requeridos.
b) Ambito de
● Generales. Representan sólo a los órganos
aplicación
principales de la empresa y sus
interrelaciones.
● Específicos. Ofrecen mayor detalle sobre
determinados aspectos de la organización de
una unidad o área de la empresa.
c)
Presentación ● Vertical. Es el que muestra la jerarquía
orgánica en sus diferentes niveles desde el
más alto hasta el más bajo.
● Horizontal. Se aprecia y se interpreta de
izquierda a derecha más bien que de arriba
hacia abajo.
● Mixtos. Se representa la estructura de una
empresa utilizando combinaciones verticales y
horizontales.
● De bloque. Tienen la particularidad de
representar un mayor número de unidades en
espacios reducidos.
● Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de
un círculo con líneas horizontales de la gráfica
vertical, formando una serie de círculos
concéntricos alrededor del ejecutivo jefe.
2.1 La importancia y la interrelación de puestos en la organización.
Entre los puntos más importantes que contiene un manual de organización se encuentran:
● Presentación o identificación
● Índice o contenido
● Prólogo o introducción
● Directorio
● Antecedentes históricos
● Objetivo
● Estructura orgánica
● Organigrama
● Estructura funcional
Asimismo, es conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos:
● Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje los
objetivos que se pretenden alcanzar.
● Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales de la
empresa.
El diseño de la organización de la micro y pequeña empresa es proyectada en la mayoría de
los casos por el propio empresario. Aun cuando algunos empresarios pueden solicitar ayuda
de expertos, éstos por lo general deben tomar las principales decisiones a partir de la
estructuración de la empresa.
El diseño de la organización tiene como principal finalidad la eficiencia y humanización de las
relaciones. Mayor racionalidad, rentabilidad, estabilidad y flexibilidad para los propietarios.
https://psicologiayempresa.com/importancia-y-utilidad-del-analisis-de-puesto.html
http://elbonlider.blogspot.com/2010/12/organizacion-horizontal.html
Müch Galindo Lourdes, (2006) Diseño de organizaciones e alto rendimiento, Ed. Trillas •
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