PROTOCOLO DE SEGURIDAD

USO Y MANEJO DE PRECINTOS Versión: 01

ZONA LOGISTICA S.A.S.

Fecha: 04/10/2018

PROTOCOLO CON EL USO Y MANEJO DE LOS PRECINTOS

I. OBJETIVO

Establecer las pautas a seguir para el registro, control, uso y verificación de los precintos, la custodia
y protección de la carga transportada en Los vehículos utilizados para la operación en ZONA
LOGISTICA S.A.S; e instaurar las respectivas medidas de seguridad.

II. ALCANCE

Está dirigido al personal de ZONA LOGISTICA S.A.S a los Responsables de Bodega (RB), así como a
todos intervinientes en el presente procedimiento.

III. RESPONSABILIDAD

Son responsables de la aplicación, cumplimiento y seguimiento de lo dispuesto en el presente

procedimiento, los Responsables de Bodega (RB).

IV. DISPOSICIONES GENERALES

1. El uso, control, registro y verificación de los precintos será auditado internamente por el
Departamento de Seguridad de ZONA LOGISTICA S.A.S; mediante la plataforma AVANSAT.

2. El inventario de los sellos y precintos y su control y entrega se realizaran por el supervisor

de seguridad el cual dejara registro en el formato CONTROL SELLOS Y PRECINTOS.

3. Los sellos y precintos estarán almacenados bajo llave y con acceso únicamente por el
supervisor de seguridad.

4. Los precintos serán distribuidos únicamente a cada uno de los Responsables de Bodega
(RB); los cuales serán relacionados en la planilla existente para tal fin; previa solicitud
anticipada por parte del Responsable de Bodega únicamente.

5. Por protocolos de seguridad se entregarán los precintos en un orden aleatorio para evitar
plagios de terceros en los consecutivos emitidos por parte del proveedor (Empresa
contratada externamente y que debe tener sus productos certificados en ISO 17712:2013
para la fabricación de los precintos y certificación BASC).

6. Instalación de precintos tipo correa: para el buen uso de los mismo se deben seguir los
siguientes pasos. Postura.

7. Cerciorarse de que las herraduras y compuertas del furgón no tengan ninguna anomalía.

8. Proceda tensionando el precinto para verificar el estado del mismo.

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9. Inserte el precinto en las herraduras, realizando un doble giro, tensione las correas, de
tal forma que el numero serial quede frente a usted.

10. Vehículos tipo furgón deben contar con candado de seguridad, suministrados por el
transportador; complemente con este el sellado del vehículo.

11. Para hacer nueva entrega; el Responsable de Bodega (RB), envía relación de precintos por
manifiesto el cual debe llenar y tener al día; no puede haber faltantes, por lo que se hace
necesario complementar de carácter obligatorio el registro de los precintos en la
plataforma AVANSAT, ingresando al sistema por la opción Informe de Precintos; Adicional
se debe cruzar la información en el formato ´CONTROL PRECINTOS´ donde se debe
registrar los sellos que se utilizan en cada uno de los vehículos y llevar este registros
actualizado día a día.

12. Los precintos defectuosos o averiados por mal uso, se deberán relacionar de igual forma en
las respectivas planillas, para su legalización.

13. El encargado de despachar la carga y de recibirla deberá garantizar la postura del precinto
y la inspección visual del mismo con el fin de evidenciar e informar cualquier anomalía al
Departamento de Seguridad de ZONA LOGISTICA S.A.S.

V. ROTURA DE PRECINTOS

Si es necesario romper un precinto antes de que llegue a su destino final, deberá ser controlada la
siguiente información, especialmente en las estaciones de carretera.

1. Nombre de la persona que ha roto el precinto.

2. La razón por la que se rompe el precinto.
3. Hora y fecha en que el precinto fue roto.
4. El número de serie del precinto.
5. El número de serie del precinto nuevo.
6. Nombre de los testigos que han presenciado la rotura del precinto, si procede.

El informe del precinto roto se debe registrar por parte del Responsable de Bodega (RB) sin importar
la distancia a la que se encuentre el transportista del lugar de origen.

Nota: en caso de presentarse un sello o precinto roto sin ninguna autorización se deberá informar
al personal de seguridad o a las autoridades competentes para que estos manifiesten los protocolos
para abordar esta situación.
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VI. RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD ANTES DE RETIRAR UN PRECINTO.

Para asegurar la integridad de un precinto antes de ser retirado se debe hacer una comprobación
física, por lo cual se recomiendan los siguientes procedimientos:

 Desprecintará sólo el personal autorizado.

 Se constatará en el manifiesto que el precinto es el que se colocó en origen.
 Comparar el nombre, número de serie y toda la información codificada que aparece en el
precinto. (Asegúrese de que el precinto es el que se colocó en origen).
 Previo a la destitución del precinto asegurarse que éste no ha sido acortado o falsamente
precintado. Comprobar posibles marcas raras y si ha sido violada.
 Tirar del precinto y girar a derecha e izquierda para asegurarse de que la cabeza del
precinto no ha sido violada.
 Cualquier discrepancia debe ser transmitida inmediatamente al Departamento de
Seguridad de ZONA LOGISTICA S.A.S.
 Todos los envíos recibidos con un precinto violado, deben ser registrados y reportados al
Departamento de Seguridad de ZONA LOGISTICA S.A.S, y reprecintados si se requiere un
transporte adicional.
 Cualquier evidencia de robo será transmitida al Departamento se Seguridad de ZONA
LOGISTICA S.A.S y la investigación empezará al momento, independientemente de la hora
que sea.

VII. PROCEDIMIENTOS SUPLEMENTARIOS

Se pueden tomar los siguientes pasos para reforzar el programa de control del precinto y
desalentar a los ladrones.

 Asegurar que las bisagras de la puerta y la manilla de cierre no se pueden abrir sin violar el
precinto.
 Recopilar los precintos dañados, para que los transportistas no los utilicen privadamente
en sus viajes de vuelta.
 En el manifiesto debe haber registro y responsabilidad directa del conductor sobre el
manejo de los precintos que se le entreguen; indicaciones del sitio donde debe retirar y
colocar los precintos; para lo cual se hace necesario hacer devolución al final de la ruta de
todos los precintos entregados.

FALTAS GRAVES CON EL USO DE LOS PRECINTOS CAUSALES DE DESPIDO CON JUSTA CAUSA.

1. No relacionar en la PLATAFORMA AVANSAT Y FORTAMO ´

2. CONTROL PRECINTOS´ los precintos entregados por el Departamento de Seguridad de ZONA
LOGISTICA S.A.S.
3. Prestar, proveer, ceder, facilitar, proporcionar o abastecer a otra operación precintos sin
autorización directa por parte del Departamento seguridad, para la respectiva trazabilidad.
4. No legalizar de manera adecuada los precintos asignados a cada Responsable de Bodega (RB).
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5. Todo intento de fraude o plagio con lo que respecta específicamente al manejo de los
precintos.