PROCESO ADMINISTRATIVO: 2012-1/SEGUNDO BLOQUE

PROYECTO DE AULA – 1ra PARTE

SELECCIÓN DEL EVENTO Y CREACIÓN DE LA EMPRESA

PRESENTADO POR:

ADRIANA DEL PILAR RAMIREZ ROJAS

PRESENTADO AL TUTOR:

JHON MARIO MARTÍNEZ

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
ABRIL DE 2012
 POLI-PRODUCCIONES S.A.S.
Logística & Eventos

NUESTRA EMPRESA

¿Quiénes somos?

Somos una empresa especializada en la planeación y organización de eventos con

cobertura a nivel nacional, dispuestos a asesorar a nuestros clientes para dar respuesta a sus
necesidades, promoviendo la cultura y el arte en sus diferentes formas de expresión. Nuestra
experiencia, conocimiento, tecnología de punta y equipo multidisciplinario, nos permite
ofrecer un amplio portafolio de servicios de la más alta calidad.

Misión

Somos la organización que brinda las mejores soluciones en cuanto a la planeación y

ejecución de todo tipo de eventos, bajo los más altos estándares de calidad y
caracterizándonos por nuestro compromiso y excelente atención a las necesidades de
nuestros clientes, contando con el talento humano que pone al alcance de sus usuarios un
universo infinito de opciones creativas y organizativas con los más avanzados y efectivos
sistemas de producción.

Visión

Ser reconocidos en Latinoamérica como la mejor empresa Colombiana que brinda

soluciones inmediatas e innovadoras para la organización de los eventos de nuestros
usuarios, capaces de ofrecer respuestas integrales a cualquier necesidad relacionada con
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nuestro campo.

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 ORGANIGRAMA

GERENTE GENERAL

Se le denomina Gerente General a la persona investida de máxima autoridad en la gestión y

dirección administrativa en una empresa, organización o institución. Puede contar con una
serie de directores para cada uno de las responsabilidades de la compañía.

FUNCIONES

Entre sus funciones pueden estar:

 Designar todas las posiciones gerenciales.

 Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los
diferentes departamentos.
 Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y
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entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes

corporativos.
 Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis
se están ejecutando correctamente.
 Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y
proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

DIRECTOR FINANCIERO

El Director Financiero o CFO (del inglés chief financial officer) de una compañía, es el
ejecutivo a cargo del gestión financiera de la organización. Es responsable de la
planificación, ejecución e información financieras. Generalmente reporta directamente al
director ejecutivo (CEO) de la empresa.

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 FUNCIONES

Entre sus funciones podemos destacar:

 Mantenimiento y mejora de la calidad de los procedimientos y protocolos financieros

en la empresa.
 "Guardián" de la bonanza financiera de la empresa.
 Responsable y catalizador de las nuevas actuaciones financieras que se van a llevar
a cabo.
 Estratega. El director financiero deberá implementar buenas y pioneras estrategias,
por ejemplo para asegurar un eficiente aprovechamiento de los recursos financieros
de la empresa, para sacar el máximo partido de los mismos.

DIRECTOR COMERCIAL

En una empresa, el Director Comercial es el máximo responsable del departamento

comercial. En dependencia directa del Gerente General de la compañía el Director
Comercial es responsable del cumplimiento de los objetivos de ventas de la misma.

FUNCIONES

Entre las funciones que desempeña el director comercial destacan:

Personal

 Selección del personal del departamento comercial.

 Detección de necesidades y seguimiento de los planes de formación de todo el
personal del departamento comercial.
 Establecimiento de la política de retribución e incentivos del personal de ventas.
 Motivación del personal del departamento.

Objetivos

 Elaboración del presupuesto de ventas anual.

 Elaboración y valoración de los objetivos comerciales.
 Elaboración de los presupuestos de gastos del departamento comercial.
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Ventas

 Participación en la Definición de política de precios y condiciones comerciales,

mediante su aportación de los efectos de los precios y cualidades del producto
sobre el resultado de las ventas. No define la política por si mismo factea que
pertenece a la gerencia y la dirección financiera de la empresa.
 Gestión de venta de grandes cuentas
 Realización de visitas de acompañamiento con los vendedores o coaching
 Mantenimiento de una relación continuada con los clientes para conocer sus
necesidades o problemas.

Seguimiento

 Despacho, asesoramiento y dirección de los vendedores.

 Supervisión de las gestiones comerciales.

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  Supervisión de los gastos comerciales, en especial, los de ventas.
 Identificación de indicadores del departamento, medición de los mismos con una
determinada frecuencia y establecimiento de medidas correctoras. Entre ellos:
o Ratios de visita
o Incidencias
o Devoluciones de mercancía
o Ventas por encima de riesgo
o Impagados y retrasos de cobros
o Clientes de baja rentabilidad
 Relación y comunicación continua con proveedores
 Frecuencia de Devoluciones

Marketing

 Establecimiento de las líneas generales del Plan de marketing y en concreto el

marketing mix:
o Política de producto
o Política de precio
o Política de distribución
o Política de comunicación
 Seguimiento de la ejecución del Plan de Marketing
 Control de los gastos de Marketing

DIRECTOR DE PRODUCCIÓN

FUNCIONES

El Director de Producción es el responsable de llevar a cabo el proyecto ideado por el

Productor. Es el responsable del equipo de producción que suele estar formado por un
Director de Producción, un Jefe de Producción y un número determinado de asistentes. El
director de producción, debe tener un perfil directivo y financiero, además de un profundo
conocimiento de todas las disciplinas de producción incluyendo un claro entendimiento de
las interacciones entre todas ellas durante el proceso de producción. Esto incluye la
capacidad de contratar personal, materiales, servicios, comunicaciones, relaciones
laborales, permisos, reservas, agendas, seguros y en general una gestión y administración de
dichas operaciones fiable y segura.
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Encargado de elaborar las estrategias de esa área, tomar decisiones y planificar los
procesos.

DIRECTOR DE RRHH

En la administración de empresas, se denomina recursos humanos (RRHH) al trabajo que

aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de esa organización. Pero lo más
frecuente es llamar así a la función o gestión que se ocupa de seleccionar, contratar,
formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización. Estas tareas las puede
desempeñar una persona o departamento en concreto (los profesionales en Recursos
Humanos) junto a los directivos de la organización.

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 FUNCIONES

El objetivo básico que persigue la función de Recursos Humanos con estas tareas es alinear
las políticas de RRHH con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la
estrategia a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos
e inteligentes capaces de llevar al éxito organizacional y enfrentar los desafíos que hoy en
día se percibe en la fuerte competencia mundial. Es imprescindible resaltar que no se
administran personas ni recursos humanos, sino que se administra con las personas viéndolas
como agentes activos y proactivos dotados de inteligencia, creatividad y habilidades
intelectuales.

Generalmente la función de Recursos Humanos está compuesta por áreas tales como
reclutamiento y selección, contratación, capacitación, inducción de personal y su
permanencia en la empresa. Dependiendo de la empresa o institución donde la función de
Recursos Humanos opere, pueden existir otros grupos que desempeñen distintas
responsabilidades que pueden tener que ver con aspectos tales como la administración de
la nómina de los empleados o el manejo de las relaciones con sindicatos, entre otros. Para
poder ejecutar la estrategia de la organización es fundamental la administración de los
Recursos humanos, para lo cual se deben considerar conceptos tales como la
comunicación organizacional, el liderazgo, el trabajo en equipo, la negociación y la cultura
organizacional.
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 PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL EVENTO

“1er Festival de Música, Danza y Teatro Politecnista”

Tipo de espectáculo: Cultural - Festival de Música, Danza y Teatro

Tamaño del evento: Grande
Público destinatario: Comunidad estudiantil y docente
Lugar: Plazoleta Central Politécnico Grancolombiano
Duración: 18 horas (6 horas por día)
Fecha: 28, 29 y 30 de Junio de 2012
Horario: 10: 00 am – 04:00 pm

Descripción del evento:

Se realizará un evento destinado a toda la comunidad estudiantil y docente de la

universidad Politécnico Grancolombiano, para incentivar la pasión por el arte y la
cultura, y promoviendo a los talentos que quieran exponer en esta jornada sus
destrezas y habilidades lúdicas, ya que se planeó para la integración y
esparcimiento de toda la comunidad.

La jornada está pensada para realizarse en tres (3) días, donde se harán rondas
clasificatorias a la gran final, y el último día del evento se hará la premiación de los
primeros 3 lugares por las diferentes categorías. La entrada estará sujeta a las
restricciones de seguridad de la universidad, y los estudiantes deben presentar su
carné para poder acceder a las instalaciones. Los acompañantes deben ingresar
con un estudiante plenamente identificado y como se mencionaba anteriormente
portando su carné estudiantil.

El día de la premiación se llevará al artista colombiano Andrés Cepeda, quien dará

un concierto de 2 horas y participará como uno de los jurados del festival.
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 BIBLIOGRAFÍA

o http://es.wikipedia.org/wiki/Gerente_general

o http://es.wikipedia.org/wiki/Director_de_finanzas

o http://es.wikipedia.org/wiki/Director_comercial

o http://es.wikipedia.org/wiki/Director_de_producci%C3%B3n

o http://es.wikipedia.org/wiki/Recursos_humanos

o http://www.productoradeeventos.com/crear-una-productora-de-
eventos.html
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