1)TEORIA DAS TRÊS IDADES: 1) 2) Arquivo corrente (de 1ª idade): documentos curso ou freqüentemente consultados, mais utilizados, armazenados em escritórios

/dependências de fácil acesso. Valor primário, administração deles compete à entidade q os produziu. Arquivo intermediário (de 2ª idade): documentos originários dos arquivos correntes q não são consultados frequentemente, mas podem ser solicitados eventualmente. Ficam no ³limbo´ ou ³purgatório´ aguardando sua destinação final (transitórios). Aguardam o termo de prazos prescricionais e precaucionais. Arquivo permanente (de 3ª idade): documentos q perderam o valor administrativo, possuem apenas valor histórico ou documental. Arquivos propriamente ditos. Preservados em caráter definitivo em razão de seu valor . Eliminação de documentos públicos só mediante autorização da instituição arquivística competente. Documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Valor primário: interesse para a entidade produtora, utilidade administrativa, legal, fiscal. Valor secundário: o documento de interesse p a entidade produtora ou outros tem utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi criado. (ex: valor histórico/cultural ± arquivo permanente!) 2) CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA Na lei: Arquivo: conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas e privadas, decorrentes do exercício de atividades específicas, bem como pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. O documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do órgão ou instituição que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funções do órgão gerador / acumulador. Arquivo público: conceito de arquivo + órgão público (federal, estadual ou municipal), decorrentes das funções administrativa, legislativa e judiciária. Arquivo privado: produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou entidades privadas, em decorrência de suas atividades. Características: 1) UMA entidade/pessoa produz ou recebe (mesma proveniência) atividades. 3) Organicidade - o documento vale mais no conjunto q separado. 2)Origem dos documentos ± no exercício das

3)

Não há coleção em arquivos!! Os documentos em um arquivo têm de ter a mesma proveniência (fundos) e relação orgânica. (obs: fundo aberto: pode receber coisas novas - entidade continua produzindo/recebendo docs; fundo fechado: entidade n está mais em atividade.) O arquivo pode ter doc umentos de qq gênero, suporte, etc... Gênero: configuração do conteúdo, dependendo do sistema de signos q foi usado para a comunicação do conteúdo. Suporte: material em que as informações são registradas. Espécie: memorando, carta, certidão, etc... Tipos: tipo da espécie. Ex: de óbito é tipo de certidão. A razão da origem/emprego do documento é que diz onde ele fica: arquivo, biblioteca, museu, centro de documentação. BIBLIOTECA: órgão colecionador; múltiplos fornecedores; objeticos culturais, técnicos, científicos. ARQUIVO: receptor, recebe naturalmente o que é produzido de documento; para fins legais, jurídicos e administrativos. Pode ser histórico-cultural na 3ª idade; fonte geradora única. MUSEU: colecionador; instituição de interesse público, finalidade de conservar, estudar e disponibilizar peças e objetos de valor cultural. CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO: colecionador ou referenciador; não armazena documentos, só referencia dados de forma física ou virtual.finalidade científica. ex: bases de dados.

PRINCÍPIOS DA ARQUIVOLIGIA: 1ab2Proveniência: arquivo produzido por uma entidade não deve se misturar aos outros, deve manter sua individualidade. É a base teórico-metodológica da arquivologia ± o mais importante. Se subdivide em dois: Respeito aos fundos: fundos não se misturam. Respeito à ordem original: fundos devem manter classificação e ordem dada pela entidade produtora do documento, refletindo a organização interna da instituição. Proveniência territorial: arquivos devem ser no território em que foram produzidos

tramitação. ser separado alienado. honra. divulgação não prejudica a adinistração) ou Sigiloso (conhecimento restrito. avaliação. 2- 3- 4- 5- DOCUMENTOS SIGILOSOS: Acesso: 1)por agente público q tenha necessidade de conhecer. uso. Lei 8159: . impresso). fica delegado ao Executivo fixar as categorias de sigilo q devem ser observadas pelos ógãos na produção de documentos. Reservado: só n deve ser do conhecimento do público geral. registro. O diagnóstico visa identificar falhas. ± fases: Produção. UTILIZAÇÃO: protocolo (recebimento. destinação. Quanto à abrangência: Setoriais (arquivo corrente junto aos órgãos operacionais). Iconográficos (suportes sintéticos com imagens estáticas ± foto. ou interesse coletivo geral. disquete. Especializado (documentos de determinado assunto específico). etc. distribuição. Indivisibilidade/ integridade: fundos não devem se dispersar. Normas de acesso à informação e de recuperação. tem de estar intimamente ligado ao seu estudo/manuseio p conhecê-lo. .Judiciário pode determinar exibição reservada de qualquer documento sigiloso (p/ defesa de direito próprio ou esclarecimento pessoal). Sigilosos. Cartográficos (formato e dimensões variáveis . desenho. medidas especiais de salvagruarda). no exercício de sua função 2)ao cidadão.documentos p segurança da sociedade e do Estado (restrição até 30 anos.. imagem (restrição até 100 anos) são originalmente sigilosos. Gerais/Centrais (centralizam a atividade de arquivo corrente da instituição) Quanto ao sigilo: Ostensivos (ordinários). Micrográficos (suporte fílmico resultante de microrreprodução). Porém. Reversibilidade: todo procedimento adotado em arquivo deve ter possibilidade de ser revertido se necessário. (na ordem em que as coisas aconteceram). Quanto à natureza do assunto:Ostensivo (sem restrição de acesso. classificação. planejamento e implantação.Todos têm direito a receber de órgãos públicos informações de seu interesse particular ou interesse coletivo geral. para a solução de problemas. 2) Gerenciamento de informações e a gestão de documentos Organização: compreende 4 operações: levantamento de dados. destruído. gravura). análise de dados (diagnóstico!). prorrogável igual) e documentos p res guardar intimidade. seu interesse. Confidencial: seu conhecimento pode prejudicar alguém ou criar embaraços administrativos. películas.é assegurado pleno acesso aos documentos públicos. tramitação. perfis). Informáticos (pendrive. Quanto à natureza: Especial (formas físicas diversas ou suportes específicos que pedem cuidados especiais). no que diz respeito à sua pessoa. Filmográficos (filme. PRODUÇÃO: elaboração dos docs essenciais (só) à administração. arquivamento corrente/ intermediário. utilização.. Fases corrente e intermediária. classificação. com áudio ou não). a partir da coleta de diversos dados. tapes. Racionalização da produção de documentos. mediante requerimento ao órgão competente. evitando-se vias desnecessárias. salvo as cujo sigilo seja necessário p o estado ou intimidade. . Secreto: Alto grau de segurança ± conhecimento só de pessoas que sejam autorizadas. datilografado. . . Documentos de arquivo: produzidos em único exemplar qtidade limitada.345- Manutenção da ordem original: docs devem der ordenados de acordo com o fluxo de ações que os originaram. etc). Ultra-secreto: Alto grau de segurança ± n adianta autorização. arquivamento) visando eliminação ou recolhimento. plantas. Diagnóstico tb serve para a confecção da tabela de temporalidade e código de classificação! GESTÃO DE DOCUMENTOS ± fundamentada no ciclo vital dos arquivos .conjunto de procedimentos/operações (produção. vai cópia p o arquivo). expedição (expede original. Classificações dos documentos: 1- Quanto ao suporte: Escritos (manuscrito. RE CLA RE MO).mapas.

organização complexa e grande = arquivo descentralizado. digito-terminal).Regras de alfabetação: sobrenome composto não se separa/ não conta artigo ou preposição/ filho ou jr. umidade. produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo. tecido. a critério da autoridade competente. iconográfico. cronológico. por meios fotográficos ou eletrônicos. armazenamento. encapsulação. etc. restauração. 2) anexos. banho de gelatina. Conservação: Desinfestação. abrange os documentos oficiais ou públicos. empresas partículas ficam no final. Sigiloso. Geográfico ± Regras: Estado/ cidade/ correspondente (nesse as capitais vêm primeiro) ou Cidade/ estado/ correspondente.). O CESPE às vezes coloca expedição dentro de protocolo! Protocolo NÃO toma conhecimento de doc. com valor de guarda permanente. temp.. estes de órgãos federais. duplex). do Distrito Federal e dos Municípios. não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final Art. numérico (simples. Encapsulação (emplastificar). art 1º: É autorizada. Obs: normalmente. Referência. Desacidificação.. Os microfilmes de que trata esta Lei. em diferentes graus de redução Art. TIPOLOGIAS E SUPORTES: Gêneros: textual. Conservação.. cartográfico. tamanho reduzido de um documento qualquer Lei 5433. (de acordo com o suporte). filmográfico. de qualquer espécie e em qualquer suporte.. poderão. de documentos. inclusive da Administração indireta da União. Microfilme: economia de espaço.. dos Estados. Obs: Gestão de arquivo permanente: fases diferentes (AR DE CO RE) ± Arranjo. os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou f ora dele. ambientais (ventilação. Instrumentos de trabalho no arquivo: Código de classificação (usado no protocolo). DESTINAÇÃO: análise e avaliação do valor dos documentos. numérico. informático.). Dec. dados e imagens. . Climatização. 11: Os documentos. em tramitação ou em estudo. estaduais e municipais. poluição.). poeira). Pode ser letra por letra ou palavra por palavra. ser microfilmados. limpeza. químicos (acidez. não poderão ser eliminados após a microfilmagem. geográfico. bichos. em todo o território nacional. a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados. assim como as certidões. Descrição/Publicação. biológicos (insetos. é integrante do último nome (faz diferença na alfabetação só se for elementos e distinção)/ nomes estrangeiros ± último nome (considera partículas se escritas em maiúsculo)/ espanhol ± PENúltimo sobrenome/ nome oriental e árabe não muda.. devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. Obs: prazos de guarda dependem de caraterísticas/valor dos documentos. Preservação documental: conservação. mic rográfico. Controle ambiental ± procedimentos p criação e manutenção de ambiente adequado p o armazenamento.. Não existe um tempo pré -definido!!! Tipo tantos anos. 3) comprovante de recebi mento (e proceder à devolução). Fumigação (vapor químico/insetos) Restauração: silking.Protocolo: ao receber um doc e abrir o envelope o protocolo deve observar: 1) assinatura.. tintas. 13: Os documentos oficiais ou públicos. laminação (A MELHOR). eliminação ou arquivo permanente. organização pequena = arquivo centralizado. 4) se a correspondência será autuada ou não. tabela de temporalidade e tabela de eliminação (usadas na destinação). Protocolo só abre os de caráter ostensivo!!! Métodos de arquivamento: Alfabético. Alfabético . sonoro.. alisamento. Apenas encaminha. restauração (+ importantes). e os documentos particulares ou privados. Judiciário e Legislativo. Agentes de degradação: físicos (luz. ideográfico (alfabético. em todo território nacional. 1799: A microfilmagem. Microfilme: resultado do processo de reprodução em filme. de pessoas fí sicas ou jurídicas.

em estantes. Numérico.As estantes e arquivos devem ser de metal revestido de pintura 2. Pode-se utilizar mais de um método num mesmo arquivo. Arquivamento: operações ± inspeção (ler e ver se é p arquivar)..´ ± a microfilmagem tem o mesmo valor legal. Item documental é a menor unidade arquivistica materialmente indivisivel.Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos 4. dicionário. Procura-se pelo nome. A consulta por terceiro só é permitida se autorizada pelo setor q transferiu. A avaliação é feita num conjunto de docs e não num doc separado.relacionada ao momento em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo. Repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente. Métodos de arquivamento: BÁSICOS ± Alfabético. Obrigatória a conjugação c o alfabético!! Dossiê . O documento de arquivo passa obrigatoriamente pela fase corrente. Geralmente o espaço físico é fora dos centros urbanos. vindo a constituir outros agrupamentos aleatórios. há que ser dotado de completeza e ter seus procedimentos de produção bem controlados.Conjunto de documentos relacionados entre si por ação.COMENTÁRIOS ± QUESTÕES: Confiabilidade . etc).." ± processo.. Ideográfico (alfabético ± enciclopédico ou dicionário ... Geográfico. codificação (colocar símbolos conforme a forma q vai arquivar).) Dígito-numérico é no arquivamento por número. Método numérico de arquivamento: numérico simples (cada doc tem um número e um nome. estudo (ler e ver a entrada q vai ser atribuída. Os documentos do arquivo intermediário continuam sendo posse dos setores que os transferiram. da justiça.Durante a limpeza removem grampos metálicos.Não apoiar p consultar 9. processo. Não tem nada a ver com organicidade. Os documentos de arquivo devem ser guardados na posição vertical. tipo de certidão: de óbito) ERRADO!! ³O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do documento em suporte papel. contrato social etc. Anexar = juntar definitivamente..Não escrever nos documentos 6. que constitui uma unidade. Datas-limites corresponde ao elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento. . em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido. evento. reunidos em capa especial. classificação (determinação da entrada e referências). Para tanto. pessoa. constituindo uma unidade distinta. intermediários.ou numérico ± duplex. varialex (cores). 8. etiquetas. lugar. contrato). / Unidade de Arquivamento: Recipiente. guarda. estatuto. regula o CPC que só terão a mesma validade quando juntada por aux. já a digitalização. alfabético. Existe hierarquia entre as idades dos arquivos! ³Termo geralmente usado na administração pública.Quando houver necessidade de observação nos documentos usar lápis Os órgãos públicos devem manter registros da tramitação de todos os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos. Pto de partida para tomada de decisões: pode ser feito com base em Arquivos Correntes.Não dobrar as páginas 7. Método ideográfico (assunto) de arquivamento: duplex (infinitas classes). até.pois é nessa que é criado. ± CORRETO!! Espécie (ofício. numérico digitoterminal (nº dois a dois e usa o último). ± ERRADO!! Tem o esquema enciclopédico. certificado. Continua nas unidades em q forem adicionadas peças. Não utilizar adesivas tipo durex 5. projeto. não podendo seus componentes ser separados.PARA LIMPEZA DA FOLHAS UTILIZA-SE TRINCHAS ESCOVAS MACIAS E FLANELA DE ALGODÃO 11. 1... Cuidados Gerais na Conservação dos Documentos em papel: PH neutro. etc.Para remoção do pó das lombas e partes externas dos livros pode-se usar aspirador c/ a escova circular especial p/ livros 10. decimal ou unitermo) É possível encontrar vários esquemas padronizados de classificação por assunto em arquivos. e em ambientes bem ventilados. Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos 3. memorando. tem índice alfabético). Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funções e atividades de uma administração. Abrangência/atuação: centrais ou gerais e setoriais. numérico-cronológico (datas). Toda espécie tem uma finalidade (tipo) ± ex: certidão de óbito (espécie: certidão. entre eles o esquema dígitocronológico. independentemente da espécie documental (por exemplo. podendo. como frisa Schellenberg. se tem antecedente. Intermediários e Permanentes dependendo do assunto que exige decisão a ser tomada. permanentes. Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si. para designar o conjunto de documentos. que tem suas funções definidas em uma lei. Método numérico simples de arquivamento ± dá um número em sequencia p cada coisa q chega. ordenação (botar em ordem antes de guardar). Numeração de páginas: iniciada no protocolo. ofício. decimal (até 10 classes). e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. Apensar = juntar temporariamente. invólucro ou formato que se tomam por base para fins de acondicionamento e armazenamento.). Estágios de evolução dos arquivos: correntes. 12. projeto.Não lamber o dedo. ser apresentado em juízo.

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