Instituto Privado de Educación de Ciencias y Tecnología

“La Sagrada Familia”

Catalogación y Archivo
Prof. Erick Samayoa

Archivo Electrónico

Saúl Bernabé Verapáz Gutiérrez

5to. Perito Contador en Orientación en Computación

San Pedro pínula Jalapa, 29 de julio de 2019

 Introducción

El documento electrónico o informático, se considera como un medio de expresión

de la voluntad con efectos de creación, modificación y obligaciones por medio de la
electrónica, informática y telemática.
Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún tipo de
dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido esta codificado
mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o
reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.
 Objetivos
General:
Conocer los componentes esenciales del documento y expediente a través de la
normativa.
Diseñar formatos electrónicos para fichas técnicas basadas en la norma ISO
14224:2006 de los equipos rotatorios del proceso productivo.
Específicos:
Analizar la documentación técnica disponible acerca de los equipos dinámicos
pertenecientes a la empresa.
Aplicar entrevistas abiertas estructuradas y no estructuradas a los inspectores
mecánicos para la obtención de información.
Archivo Electrónico

El archivo electrónico se configura como un servicio de custodia electrónica de

documentos que permite organizar y conservar toda la documentación de una
entidad dentro de un archivo electrónico garantizando su disponibilidad, legibilidad
y accesibilidad.

Funcionalidades de nuestra solución

Optimiza el archivado
Archivo electrónico de documentos identificados con metadatos y organizados para
mejorar los tiempos de búsqueda de documentos, localización de versiones, etc.
Integridad de los documentos
Firma válida y reconocida, asegurando la integridad del contenido, su autenticidad
y su no repudio y con un sistema de control de acceso a los documentos.
Conservación de los documentos
Conservación del archivo electrónico. Documentos en formato PDF-A/1-a.
Preservación ante cambios criptográficos. Resellados de firmas electrónicas.
Permite las integraciones
Integración con otros sistemas, plataformas o productos.
Cumple las Normas ISO
Normas estándares y buenas prácticas de archivo y tratamiento de documentos a
nivel nacional e internacional.
Documento público administrativo
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, de PAC AAPP, (art. 26) da por supuesta su
naturaleza electrónica:
Documento y expediente electrónicos
“Los documentos administrativos se emitirán
por escrito, a través de medios electrónicos”
Documento administrativo
Es el reflejo documental de los actos
administrativos, entendidos estos como
resultado del ejercicio de potestades y
competencias legales, y está dirigido a
producir efectos de naturaleza jurídica
administrativa.
Documento y expediente electrónicos
• Información archivada en un soporte electrónico en un formato determinado que
permita identificación y tratamiento diferenciado.
• Identificación para su individualización
• Referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
• Metadatos mínimos exigidos.
• Firmas electrónicas correspondientes.
• Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos
requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.
Requisitos de validez: Se entiende por documentos públicos administrativos los
válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas

Documento y expediente electrónicos

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, de PAC AAPP, (art. 70) Conjunto ordenado de

documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución
administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Tendrán formato
electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos
documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás
diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los
documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el
expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada. Intercambio de
acuerdo con lo previsto en el ENI y en las correspondientes NTIs, y se enviará
completo, foliado, autentificado y
acompañado de un índice, asimismo
autentificado, de los documentos que
contenga integridad e inmutabilidad del
expediente electrónico. No formará parte
del expediente administrativo la
información que tenga carácter auxiliar o
de apoyo, como la contenida en
aplicaciones, ficheros y bases de datos
informáticas, notas, borradores, opiniones,
resúmenes, comunicaciones e informes
internos o entre órganos o entidades
administrativas, así como los juicios de valor emitidos por las Administraciones
Públicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes
de la resolución administrativa que ponga fin al procedimiento. Expediente
administrativo que ponga fin al procedimiento.

Componentes del expediente electrónico

a) Documentos-e, de cada actuación administrativa Como elementos
independientes. Dentro de una 'carpeta' (agrupación por un motivo funcional). Parte
de otro expediente-e (anidado dentro del primero).

b) Índice-e

c) Firma

d) Metadatos (MMO y Complementarios)

Garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación. ID1

Fecha de generación F1 Firma H2 ID2 F2 H3 ID3 F3 I2.

H1 Fuente: Guía de aplicación de la NTI de Expediente electrónico.

NTI de expediente Reflejará, al menos: La

fecha de generación del índice.

Para cada documento:

- su identificador

- su huella digital

- la función resumen utilizada para su obtención

- y, opcionalmente, la fecha de incorporación al expediente y el orden del documento

dentro del expediente.

La gestión de documentos electrónicos

Gestión de documentos (records management): Área de gestión responsable de un

control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y
la “disposición” de los documentos, incluidos los procesos para capturar y mantener,
en forma de documentos, la información y evidencia de las actividades y
operaciones de la organización.

Instrumentos para la gestión de documentos

‐ Esquemas de metadatos para la gestión de documentos (MMO y

Complementarios)

‐ Cuadros de clasificación (funcional)

‐ Reglas de acceso y permisos

‐ Calendarios de conservación

Procesos para la gestión de documentos

‐ Creación ‐ Captura ‐ Clasificación e

indización

‐ Control de acceso

‐ Almacenamiento de documentos

‐ Uso y reutilización

‐ Migración o conversión

‐ Disposición
 Conclusión

Debemos de tener en cuenta los componentes esenciales del documento y

expediente a través de la normativa para registrar la parte administrativa, como lo
referente a la presentación del servicio.
La norma ISO 14224:2006 proporciona una base amplia para la recolección de
confiabilidad y mantenimiento de datos en un formato estándar para los equipos en
todas las instalaciones y las operaciones.
Muchas organizaciones actualmente tienen lo que se conoce como un programa
de documentación, el cual consiste en una política formal cuya documentación se
muestra algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de
cómputo archivo o sistema.
Si bien la investigación cualitativa es utilizada mayormente en el campo social para
un archivo electrónico para el carácter humanista ha incorporado en nuevas
alternativas para recolección de datos y ser guardados e identificados.
 Egrafía
Catalogación y Archivo. https://www.ecityclic.com/es/Archivo Electrónico para la
Administración Pública _ eCityClic.mhtml. ecityclic. 29/07/19