UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA

FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA

TECNOLOGIA EN REGENCIA DE FARMACIA

ASIGNATURA ADMINISTRACION EN FARMACIA

DOCENTE: MARTHA LUCIA VARGAS VASQUEZ

ADMINISTRACION EN EL SISTEMA DE SUMINISTRO

El objetivo es garantizar el suministro oportuno y suficiente de medicamentos o

insumos requeridos por los usuarios de una institución, cuando estos lo requieran.

SUMINISTRO: Todos los elementos que forman parte de los insumos

hospitalarios, medicamentos, apósitos quirúrgicos, diversos tipos de jeringas, etc.

1. SELECCIÓN

Se debe responder a las preguntas:

Cuales productos debemos comprar?
Cuales productos debemos tener disponibles?
En que cantidades debemos comprar?

PAUTAS PARA LA SELECCIÓN. La OMS ha recomendado los siguientes

criterios:

 Seleccionar medicinas que tengan eficacia comprobada y pocos riesgos

(efectos adversos)
 Seleccionar el número mínimo de medicamentos requeridos para tratar las
enfermedades predominantes
 Comparar los productos de introducción reciente al mercado con los que
tienen eficacia conocida e incluirlos sólo si se encuentra que tienen ventajas
sobre los productos que tenemos en uso.
 Incluir productos con más de un principio activo, solamente cuando
proporcionan verdaderos beneficios con respecto al uso individual de cada
componente.
 Cuando existen diversas alternativas de medicación disponibles,
seleccionar productos con claras indicaciones de ser el medicamento de
 preferencia para las enfermedades mas frecuentes en nuestro sitio de
acción.
 Seleccionar productos farmacéuticos para los cuales se hayan establecido
normas adecuadas de calidad.
 Investigar a fondo las contraindicaciones, reacciones adversas y
advertencias, con el fin de obtener el índice riesgo/beneficio del producto.
 En lo posible, utilizar el nombre genérico, lo cual permitirá la compra de
medicamentos de calidad a precios económicos.

PASOS GENERALES EN LA ADQUISICION DE MEDICAMENTOS E INSUMOS

HOSPITALARIOS

Elección del método de adquisición se escoge teniendo en cuenta elementos de

diferente orden: Legislación vigente en cada país, calidad de los medicamentos
ofertados, costo, gasto en el proceso, servicios del proveedor, y control del
proceso.

Las adquisiciones se han definido como el proceso de obtener un suministro, bien

sea de un proveedor público o privado.

Pasos Generales:

1. Reconsiderar la selección de medicamentos. Saber con exactitud que artículos

se necesitan.

2. Determinar las cantidades requeridas de cada uno de los productos

seleccionados.

3. Conciliar las necesidades con los fondos.

4. Escoger el método de adquisición. Una vez que se ha determinado los

productos y las cantidades que vamos a adquirir, se inicia el proceso de compra,
con la selección del método (compra directa, licitación abierta, etc)

5. Localizar y seleccionar a los proveedores. Este proceso requiere del

conocimiento de las fuentes que suministran productos farmacéuticos.

6. Especificar los términos del contrato, el cual incluirá el nombre del o de los
productos,, las cantidades a comprar, el precio, los plazos de entrega, las
condiciones de calidad , las pólizas de cumplimiento y en general las obligaciones
contractuales.

7. Ejecutar un control sobre el progreso del pedido, con el fin de garantizar la

oportunidad de la entrega y el suministro.
8. Recibir e inspeccionar los productos motivo de la entrega, para confirmar que el
proveedor ha suministrado el producto correcto y en las cantidades y calidad
solicitadas.

9. Efectuar el pago de acuerdo con las condiciones convenidas.

10. Distribuir los medicamentos o productos comprados, aquí termina la función de

adquisición y se inicia la de distribución.

11. Recopilar la información sobre el consumo. Se debe mantener registros

exactos en cada punto de distribución.

Para la programación de adquisición de medicamentos, quien toma la decisión de

la compra, deberá tener la siguiente información.

. El listado básico de medicamentos.

. Las actividades de salud programadas: Consultas generales, especializadas y de

urgencias, Egresos hospitalarios, Campañas especiales.

. Los consumos históricos. Se basa en análisis de registros sobre prescripción y

utilización de medicamentos según información de las recetas médicas y en las
historias clínicas.

. El diagnostico de salud de la población objeto.

2. ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS

INSPECCION Y RECEPCION

El almacenamiento se inicia desde el mismo instante que damos ingreso al

almacén de las mercancías recibidas.
Cumplimiento de especificaciones administrativas respecto a:

. La inspección y recepción de medicamentos, condiciones de entrega,

presentación, empaque, registro sanitario, forma farmacéutica, valor unitario, valor
total, etc.

. El certificado de calidad correspondiente a cada lote.

Fechas establecidas para la entrega.

Cumplimiento de las especificaciones técnicas referente a:

Cantidades completas, para ello comparar la existencia física con la factura del
proveedor y al orden de compra.

Verificación visual de:

-Estado de empaques si estas intactos o rotos.

-Rotulación: leyendas impresas conforme a la orden de compra.

-Fecha de vencimiento.

Elaboración de actas de recepción o comprobantes de ingreso. Elaborar los

formatos y tenerlos impresos.

ALMACENAMIENTO DE SUMINISTROS.

SELECCIÓN DEL SITIO ADECUADO:

-Fácil acceso, capacidad para la recepción y redistribución de medicamentos,

entradas y salidas sin dificultades, área para estacionamiento.

-Buenos servicios públicos: agua luz, etc.

-Comunicación, servicio telefónico.

-Drenajes, área no propensa a inundaciones.

-Seguridad, área no aislada, con posibilidades de vigilancia.

TAMAÑO DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS.

El área es función de la frecuencia en la recepción de las entregas de

proveedores, de las cantidades a almacenar y las características de los fármacos;
si se necesita red de frio o condiciones de iluminación especiales.
DISEÑO DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO.

-Para un fácil movimiento es preferible una sola planta.

-Tener en cuenta la circulación del aire natural o artificial para conservación de los
medicamentos

-Disponer el área para la utilización de estibas y estantes para almacenar grandes

cantidades. Contar con carretilla, escaleras, equipo de protección personal.

-Fácil mantenimiento, los pisos deben permitir el aseo, debe haber drenajes
adecuados para la salida del agua.

-Área apropiada para medicamentos que requieren condiciones especiales de

temperatura como refrigeración.(vacunas, sueros, antitoxinas)

-Área o lugar seguro para medicamentos con controles especiales.(barbitúricos,

oxitócicos, derivados morfínicos, etc.)

-Área para productos farmacéuticos en cuarentena.

-Área preferiblemente externa para sustancias inflamables.

-Área de recepción y entrega.

-Área administrativa.

-Área de servicios sanitarios.

CONSERVACION DE LOS MEDICAMENTOS

Los productos farmacéuticos requieren de condiciones ambientales adecuadas a

las propiedades de sus componentes para impedir la acción de la humedad, de
temperaturas altas, luz, etc.

La humedad afecta algunos medicamentos, por eso es recomendable mantenerlos

en un área fresca, a temperaturas de almacenamiento hasta un máximo de 25 a
30° C para ello ventiladores o aires acondicionados.

La luz solar deteriora la mayoría de los compuestos medicamentosos. Para ello

cortinas o conservación en cajas de cartón.

El calor es otro enemigo de muchos fármacos.

Los insectos y roedores Deben evitarse en los almacenes por medio de

fumigaciones.
 3. CONTROL DE INVENTARIOS.

El inventario nos asegura un suministro oportuno. En todo proceso de compras es

importante descontar a las necesidades de medicamentos, las existencia
probables en el momento que culmina la compra y se reciben los medicamentos,
así mismo se deben adicionar otras cantidades, que permitan asumir cualquier
incremento inesperado en la demanda o cualquier retraso en la compra.

Existencia de seguridad o nivel mínimo de existencia NME O STOCK MÍNIMO.

Representa la cantidad de reserva para evitar ruptura en inventarios o

agotamientos totales, Podemos utilizar el equivalente a una semana de demanda
por un mes de tiempo de reposición, más dos semanas. Si en la institución se da
el caso contrario se da un proceso de adquisición ágil, el NME puede ser mas
pequeño así

NME=CONSUMO PROMEDIO X FRACCION DE TIEMPO DE REPOSICION

Es decir si el proceso de adquisición se demora tres meses podemos tomar un

tercio de ese tiempo.

El tiempo de reposición es fijado por la institución de acuerdo con el periodo que

consumen las actividades de compra de los medicamentos.

Se puede recurrir a la desviación estándar se toma una serie de datos de

consumo de meses anteriores y lo siguiente:

-Sumar los consumos y establecer el promedio.

-Establecer las derivaciones frente al promedio

-Sumar las desviaciones en sus valores absolutos

-Multiplicar el promedio.

- Multiplicar el resultado anterior por el tiempo de reposición.

TAMAÑO DEL PEDIDO ECONOMICO

-Variables de tiempo, es el que requieren las actividades del proceso de

adquisiciones.

-Variables de lugar, relacionadas con el país o región.

-Variables de cantidad, por los niveles mínimos de existencia o de seguridad.

-Variables de espacio, para el almacenamiento

-Variables económicas, de disponibilidad de recursos financieros.

MANEJO DE INVENTARIO

ORDENAMIENTO DE MEDICAMENTOS. Es la distribución racional dentro del

área de almacenamiento, de acuerdo a criterios preestablecidos: medicamentos
de movimiento rápido deben ubicarse en áreas próximas a los lugares de entrega
o salida del almacén, en contraste con los de utilización más lenta.

Fármacos que vienen en grandes volúmenes como sueros, se deben ordenar en

lugares próximos a los medios de transporte.

Otras formas de ordenamiento:

Orden alfabético, con base en el nombre genérico del producto farmacéutico

Por forma farmacéutica,

Según el nivel de atención.

CONTROL DE INVENTARIO. Para verificar las existencias físicas y registradas.

Para definir pedidos e iniciar el proceso de adquisición.

Inventario general, una vez al año con fines fiscales y legales. Se establece en
forma exacta las existencias físicas y sus valores para incorporarlos al balance.
Las diferencias entre existencias registradas y encontradas físicamente deben ser
explicadas por los responsables del inventario.

También sirve para identificar suministros deteriorados, vencidos a la falta de

registros de recepción y entrega.

Inventario periódico, se realiza según intervalos de tiempo establecidos en la

institución de 3, 4 o 6 meses