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García MAL. Control de las funciones operativas de un Departamento de Ingeniería Biomédica 13
REVISTA MEXICANA DE
INGENIERÍA BIOMÉDICA
Palabras clave:
Calidad, formatos de control, mantenimiento, gestión tecnológica.
ABSTRACT
Key Words:
Quality, Control forms, Maintenance, Technology management.
14 Revista Mexicana de Ingeniería Biomédica • volumen XXVIII • número 1 • Junio 2007
y funciones de investigación y desarrollo (desarrollo se incluyen el resto de las funciones como son ruti-
tecnológico, adaptación de tecnología, investiga- nas de revisión (RR), que son la inspección visual y
ción aplicada)6. No siempre se realizan todas las funcional que se realiza a intervalos regulares de los
funciones mencionadas, por lo que cada DIB debe equipos e instalaciones, capacitación interna y ex-
identificar y delimitar sus funciones. Éstas se identifi- terna, renovación o adecuación de instalaciones y
carán como elementos individuales o en su caso, recepción e instalación de equipo nuevo.
se puede hacer una clasificación en la que un ele-
mento involucre dos o más funciones. B. Especificación del alcance de los datos y
En el caso del DIB del Hospital Infantil del Estado establecimiento de la periodicidad
de Sonora (HIES), una de las funciones más impor-
tantes es el mantenimiento de equipo médico e Después de realizar la identificación de los elemen-
instalaciones del hospital, que es un conjunto de tos, éstos se clasifican según la utilización del regis-
actividades desarrolladas para evaluar el aspecto tro. De forma general los elementos para el DIB se
funcional y técnico en condiciones de funciona- pueden catalogar como:
miento seguro, eficiente y confiable, con el fin de
conservar sus características de funcionamiento • De distribución de variaciones de variables: si los
óptimo, además de contribuir a evitar fallas que elementos varían dependiendo del área del hos-
repercutan en la salud del paciente. El concepto pital, equipo con el que se cuenta, personal que
central incluye la organización, reconocimiento de lo opera, etc.
técnicas y límites, y lo más importante, el trabajo • De clasificación: si el elemento depende del tipo
en equipo. Inicialmente se identificaron y delimita- de servicio que se está proporcionando, del área
ron las funciones de servicio o mantenimiento que a la que se proporciona, etc.
realiza el DIB del HIES, las cuales de manera gene- • De localización: si el elemento depende del área
ral se dividen en: a la que se proporciona el servicio.
• De causas de los defectos: si el elemento identi-
• Mantenimiento preventivo a equipo médico. fica las causas que originaron el servicio.
• Mantenimiento correctivo a equipo médico. • De productividad: si el elemento refleja el rendi-
• Rutinas de revisión. miento del personal o el departamento en con-
• Capacitación interna (personal del DIB) y externa junto.
(médicos, enfermeras).
• Renovación o adecuación de instalaciones: C. Establecimiento de la periodicidad y diseño
(eléctrica, gases medicinales, agua, aire). del formato
• Recepción, instalación y entrega de equipo
nuevo. Una vez que se hayan determinado el tipo de da-
tos e información a recopilar, es de vital importan-
Por la frecuencia conque se realizan estas fun- cia realizar las siguientes preguntas:
ciones se determinó clasificarlas en tres grandes
grupos: 1) Mantenimiento preventivo (MP), definido • ¿La información a recopilar es cuantitativa o cua-
como la programación de una serie de inspeccio- litativa?
nes (de funcionamiento y de seguridad), ajustes, • ¿Cómo se recogerán los datos y en qué tipo de
análisis, limpieza, lubricación, calibración, que de- documento se hará?
ben llevarse a cabo en forma periódica con base • ¿Cómo se utilizará la información recopilada?
en un plan y no en una demanda del usuario, y su • ¿Cómo se analizará?
propósito es evitar las fallas, manteniendo los equi- • ¿Quién se encargará de la recolección de da-
pos e instalaciones hospitalarias en completa ope- tos?
medigraphic.com
ración con base en los niveles óptimos de eficien- • ¿Con qué frecuencia se va a analizar?
cia. 2) Mantenimiento correctivo (MC), que se • ¿Dónde se va a efectuar?
define como la realización de una serie de activi-
dades que tienen el objetivo de restaurar la función Al responder estas preguntas, lo que se busca es
normal, desempeño, fiabilidad y seguridad del equi- obtener una herramienta manual y tangible en la
po en el menor tiempo posible. Algunas de estas que los datos se recolecten de manera sencilla y
actividades son el reacondicionamiento, reempla- concisa, pudiendo clasificarlos al mismo tiempo. Los
zo y ajuste de componentes y; 3) Otros, en el cual objetivos más importantes de un formato de con-
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trol son: la investigación de procesos, causas de sas que lo originaron, las acciones llevadas a cabo
defectos, productividad de un departamento, área para solucionarlo, etc. Dichas órdenes están folia-
determinada o personal y la compilación de gran- das y deben elaborarse cada vez que se realiza
des cantidades de información. una función.
Algunos de los formatos que se pueden desarro- Registro de trabajador (Figura 2), en la cual se
llar en el DIB son: obtienen datos generales del desempeño del per-
sonal del DIB y gráficas del avance que se ha teni-
• Orden de servicio: se registra cada servicio reali- do para realizar comparaciones con meses ante-
zado, ya sea programado o solicitado en cada riores. Se puede registrar para cada trabajador del
área del hospital y contiene información general DIB, el número de servicios realizados según la cla-
del área, equipo, tipo de servicio y solución efec- sificación, la fecha en que se hicieron, número de
tuada. folio de la orden de servicio, el número total de
• Seguridad eléctrica: se anotan las condiciones servicios realizados y en consecuencia, se puede
eléctricas del equipo cuando se realiza la prue- observar el número de órdenes de servicio utiliza-
ba de seguridad eléctrica durante un manteni- das en el mes y el total de servicios realizados por
miento preventivo. el DIB.
• Rutina de revisión: se registran las condiciones ge- Órdenes de servicio del mes (Figura 3), los datos
nerales del equipo durante una revisión simple de se usan para obtener información de la frecuencia
sus funciones dentro del área en la que está asig- con que se llevan a cabo los procedimientos en los
nado. servicios del hospital, la causa de los reportes de
• Inventario: se lleva el registro del equipo médico MC, obteniendo gráficas para analizar y determinar
con que cuenta el hospital, incluyendo localiza- acciones que mejoren el desempeño del DIB, así
ción, marca, modelo, serie, accesorios, etc. como proporcionar al área de Control Interno un
resumen de las órdenes de servicio del mes, ya que
D. Aplicación del formato y procesamiento de éstas se archivan en la bitácora del equipo corres-
los datos pondiente. En particular se vacían los datos de la
orden de servicio: número de folio, equipo o insta-
Realizados los formatos de control, se procede a lación, No. de control dado por el DIB, No. de in-
aplicarlos y los datos obtenidos pueden ser proce- ventario o No. de serie, área donde se ubica, clasi-
sados sistemáticamente mediante herramientas ficación del reporte y trabajo realizado.
estadísticas como son: el histograma, diagrama de Se utilizaron el formato de Registro de Trabajador
pareto, diagrama de causa efecto, estratificación, y el de Órdenes de Servicio del Mes, obteniendo en
diagrama de dispersión y gráfica de control por el primero, el número de servicios de cada catego-
mencionar algunos. La finalidad del uso de herra- ría para cada integrante del DIB y el número de
mientas estadísticas con el formato de control es servicios realizados (Figura 4). Del segundo se obtu-
la detección de problemas y el área de conflicto, vo el área
ESTE en la que se
DOCUMENTO ESrealizan más servicios
ELABORADO (Figura
POR MEDI-
pudiendo determinar los factores que probablemen- 5), así
GRAPHIC como la gráfica de la clasificación o causa
te estén provocando el problema, así como preve- del reporte de los servicios de mantenimiento co-
nir errores debido a omisión, rapidez o descuido rrectivo (Figura 6).
durante el proceso llevando a soluciones que con- El formato de Registro de Trabajador fue realiza-
duzcan a la mejora continua. do de julio de 2005 a junio 2006, y el de Órdenes
de Servicio del Mes de enero – junio 2006, los datos
III. RESULTADOS obtenidos de las gráficas de servicios realizados por
mes y clasificación del MC por mes se muestran en
Una vez que se determinó el tipo de información a los Cuadros 1 y 2 respectivamente. La gráfica de
medigraphic.com
obtener por el Departamento de Ingeniería Biomé- servicios realizados por área, se generó para los
dica del Hospital Infantil del Estado de Sonora, se meses de noviembre 2005 – junio 2006. De manera
procedió a diseñar los formatos en una hoja de general para cada mes se obtuvo que las áreas en
cálculo: las que se realizan más servicios son: Neonatología,
Órdenes de servicio (Figura 1), se llenan cada central de equipos y esterilización (CE y E), inhalote-
que se realiza un servicio en cualquier área del hos- rapia, quirófano de pediatría y quirófano de gine-
pital, mediante las que se obtiene información de cología, aunque no necesariamente en este orden
dónde se realizó el trabajo, quién lo solicitó, las cau- de incidencia.
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Falla reportada:
Falla encontrada:
Trabajo realizado:
Refacciones y material:
Equipo:
Comentarios:
Desgaste,
0113 Incubadora 7-9324 Neonatología falla menor MP, MC
IB 398, 399, Inst/Entrega,
0114 Incubadora 400, 401, 402, Neonatología Otros Ases/Capacit.
Monitor de Cuidados Inst/Entrega,
0115 signos vitales IB 412, 413 Intensivos Otros Ases/Capacit.
0116
Lámpara de
fototerapia IB 182
medigraphic.com
Neonatología
Desgaste,
falla menor MC, MP
Monitor de Urgencias
0117 signos vitales IB 364, 365 Hospitalización Otros Inst/ Entrega
30 45%
20
10
Falla
0 menor 25%
1
Procedimientos del DMB Falla
equipo 10%
Figura 4. Órdenes de servicio diciembre 2005.
Figura 6. Clasificación del MC.
CEyE 10
12
Qx. Gineco 7
Inhaloterapia 6
Neonatología 4
10
Qx. Pediatría 4
Hospitalización 2
Terapia intensiva 1
No. Servicios
Infectología 3
Estomatología 2
Transición 3
Urgencias 3
Laboratorio 2
Patología 2
6
Admisión 1
Cuadro 1. Servicios realizados de julio 2005 - junio 2006. Cuadro 2. Porcentaje según clasificación de la causa
del MC enero - junio 2006.
Mes Servicio MC MP Otro Total
Clasifi- Mal Falla Falla Des- Total
Julio 61 74 9 144 Mes cación uso equipo menor gaste de MC
Agosto 49 70 11 130
Septiembre 50 00 9 139 Enero 46.0% 13.0% 22.0% 19.0% 40
Octubre 40 73 12 133 Febrero 55.0% 9.0% 12.0% 24.0% 35
Noviembre 47 34 6 67 Marzo 54.0% 3.0% 15.0% 20.0% 54
Diciembre 22 36 35 93 Abril 65.0% 10.0% 6.0% 19.0% 39
Enero 40 40 24 112 Mayo 62.0% 15.0% 3.0% 20.0% 40
Febrero 35 53 22 110 Junio 67.0% 6.0% 15.0% 12.0% 46
Marzo 54 55 14 123
Abril 39 61 15 115
Mayo 40 63 51 162
Junio 46 67 41 154
y Quirófano de Ginecología, las cuales son las áreas
medigraphic.com fuertes del hospital y tienen el mayor número de
equipos médicos. Sólo por mencionar alguno, en
Neonatología se tienen 80 equipos médicos de los
verificar su funcionamiento e integridad de sus aproximadamente 500 con que cuenta el hospital.
componentes. Al analizar los porcentajes obtenidos en las
Lo relevante del formato de Órdenes de gráficas según la clasificación de la causa del MC
Servicio del Mes es que se puede saber cuáles son (Figura 6), se observa que de los seis meses grafica-
las áreas con mayor número de servicios: Neonato- dos, el mal uso por parte del usuario es la causa
logía, CE y E, Inhaloterapia, Quirófano de Pediatría principal y éstos son en su mayoría realizados en las
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áreas con mayor índice de servicios. Cabe men- ción de las funciones por su personal. El contar con
cionar que aproximadamente el 50% de los equi- una estrategia de control de las funciones internas,
pos médicos con que cuenta el hospital tienen en- permite disminuir los tiempos de ejecución y por
tre 7 y 15 años en funcionamiento, el 25% tiene tanto, se genera un aumento en la eficiencia. Por
más de 15 años y el resto tiene menos de 5 años. ello, la creación de estos formatos de control en el
En este sentido, la segunda causa del MC es el DIB brinda además, una idea clara de las metas
desgaste de los equipos, siguiéndole la falla menor que hay que alcanzar, así como de las políticas que
y después la falla mayor del equipo, estas dos últi- rigen a cada uno de los procedimientos. Esto ha
mas en proporción semejante. ayudado, por un lado, a tener un mayor control y
organización dentro del propio Departamento y por
V. CONCLUSIÓN otro, ha ido creando un lazo más estrecho con la
administración y posicionando mejor al DIB dentro
Toda organización para conseguir su objetivo nece- del Hospital, lo cual se debe al reconocimiento de
sita tener y organizar sus recursos (humanos, mate- la labor del DIB en la calidad de los servicios médi-
riales, físicos y financieros) en forma equilibrada, lo cos que se proporcionan, dando con ello al Inge-
cual se consigue con la estructuración adecuada niero Biomédico un papel importante en el funcio-
de cada una de sus partes para lograr el objetivo namiento de cada área clínica.
común. El control adecuado de las funciones que En síntesis, contar con una estrategia de control
de aquí se deriven, establece sistemas para medir de las funciones internas, permite disminuir los tiem-
los resultados y corregir las desviaciones que se pre- pos de ejecución y por tanto, se genera un au-
senten, mediante el establecimiento de estánda- mento en la eficiencia. Por ello, la creación de
res, la medición de los procesos de ejecución y las estos formatos de control brinda además una idea
acciones correctivas. clara de las metas que hay que alcanzar, así como
El diseño de los formatos es el resultado tangible de las políticas que rigen a cada uno de los pro-
de la identificación de los elementos, especifica- cedimientos.
ción de los datos a recolectar y del establecimien-
to de la periodicidad, no dejándose de lado que el
propósito del mismo debe ser claro y que los datos REFERENCIAS
reunidos de manera sencilla y precisa reflejarán la
verdad. En este sentido un formato de control es 1. Ortiz-Posadas MR, García-Martínez AL, Arellano-Carba-
necesario para cualquier tipo de proceso, ya que jal J. Plan de Calidad de Mantenimiento basado en ISO
tiene como finalidad el registro de resultados y la 9001-2000 para el Departamento de Ingeniería Biomé-
dica del Hospital Ángeles Mocel, Memorias XXVII Con-
adquisición de información sobre el desempeño de greso Nacional de Ingeniería Biomédica CNIB. Acapul-
dicho proceso, con el fin de crear una plataforma co, México: 2004: 28-31.
que impulse y promueva la mejora continua de los 2. 7 Herramientas básicas para el control de calidad. Dis-
productos y/o servicios de una organización, para ponible en: http://www.monografias.com/trabajos7/her-
ba/herba.shtml visitado en Junio 2006.
poder cumplir satisfactoriamente con las deman- 3. Mijares R, Lara L. Establishment of a Clinical Engineering
das del cliente. En la práctica los formatos de con- Department in a Venezuelan National Reference Hospi-
trol requieren de retroalimentación para ser com- tal. Journal of Clinical Engineering 1997; 22:.
plementados con otras técnicas cualitativas y no 4. García-Martínez AL. Control de Servicios del Departa-
mento de Ingeniería Biomédica del Hospital Infantil del
cuantitativas como son: lluvia de ideas, encuestas, Estado de Sonora. Memorias XXIX Congreso Nacional
entrevistas, diagramas de flujo. de Ingeniería Biomédica CNIB. Ixtapa-Zihuatanejo, Méxi-
Desde que el Departamento de Ingeniería Bio- co, 2006.
médica del Hospital fue creado en 2004, se han 5. Webster JG, Cook AM. Clinical Engineering: principles
and practices. Prentice Hall 1997; 6:.
ido estableciendo los mecanismos operativos ne-
medigraphic.com
cesarios para implantar un programa de ingeniería
6. García-Martínez AL. Manual de Políticas y Procedimien-
tos del Departamento de Ingeniería Biomédica. Hospi-
clínica, ya que esto hará más eficiente la realiza- tal Infantil del Estado de Sonora Julio 2005.