Auditorias Primer Semestre 2017

1.
NOMBRE DE LA AUDITORÍA O AUTOEVALUACIÓN

2. LUGAR ADMINISTRATIVO, ÁREA O DEPENDENCIA AUDITADA O AUTOEVALUADA
3. FECHA DE LA AUDITORÍA O AUTOEVALUACIÓN
4. PERIODO AUDITADO O AUTOEVALUADO
7. Situación Encontrada
6. Proceso /
5. No. Subproceso /
Procedimiento
8. Tipo 9. Descripción
INEFECTIVIDAD EN LA MITIGACIÓN DE LOS RIESGOS ASOCIADOS A LOS HALLAZGOS DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO EVALUADOS DE LA CGR Y
CONTROL DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS ADUANERAS Y CAMBIARIAS.
Realizadas pruebas de auditoría frente a los hallazgos objeto de la muestra, se observó que las situaciones descritas no fueron subsanadas y que los controles im
desatiende la implementación de los Módulos de Control de Planeación y Gestión (Componente Administración de Riesgo) y de Evaluación y Seguimiento (Comp
CGR "Aud Función recaudadora Vig 2014 (161)
Hallazgo No. 2. Gestión Documental de los Expedientes
En las Direcciones Seccionales de Impuestos de Barranquilla, Cúcuta, Bogotá y Medellín se
evidenciaron debilidades en la gestión documental de los expedientes, inobservando lineamientos
internos y normas archivísticas de carácter general. (Ver detalle en el informe)"
PRUEBA DE AUDITORÍA:
Fiscalización y
1 Hallazgo En la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín sobre una muestra de siete (7) expedientes
Liquidación/Control Tributario gestionados en 2015 y 2016, se adelantaron verificaciones para establecer el cumplimiento de
lineamientos sobre gestión documental encontrando deficiencias respecto de los siguientes
aspectos: diligenciamiento de carátulas de carpetas, hojas de ruta, incorporación cronológica de
documentos, foliación e inclusión de antecedentes en los expedientes: FS 2013 2015 1023 Renta ;
N1 20102015 1144 Ventas 6 Bim 2010 ; I1 2012 2015 1087 Renta ; I1 2012 2015 1096 Renta ; I1
2012 2015 1084 Renta ; I1 2013 2016 333 Renta ; I1 2013 2016 330 Renta. De acuerdo con lo
observado la situación persiste.
CGR "Aud Función recaudadora Vig 2014.
Hallazgo No. 3 Plan de Auditoría:
En las Direcciones Seccionales de Impuestos de Barranquilla y Medellín se evidenciaron
debilidades en la elaboración de planes de auditoría observándose falta de precisión de los
aspectos fundamentales sobre los cuales se debe centrar y desarrollar la investigación, no
establecimiento de pautas de tipo técnico, insuficiencia en el registro de los elementos mínimos
establecidos en el Manual de lineamientos de Fiscalización, encontrándose inclusive la
inexistencia de planes en 6 expedientes de la muestra. (Ver detalle en el informe)"
En la DSI de Medellín se revisó una muestra de 7 expedientes : FS 2013 2015 1023 Renta ; N1
Fiscalización y 20102015 1144 Ventas 6 Bim 2010 ; I1 2012 2015 1087 Renta ; I1 2012 2015 1096 Renta ; I1
2 Hallazgo
Liquidación/Control Tributario 2012 2015 1084 Renta ; I1 2013 2016 333 Renta ; I1 2013 2016 330 Renta, para establecer la
elaboración del plan de auditoría conforme a lo dispuesto en los formatos adoptados en el
procedimiento y los correspondientes lineamientos de auditoría, encontrando deficiencias en los
siguientes aspectos : los contenidos mínimos del plan de auditoría, la consistencia de los planes
con los lineamientos correspondientes al programa, el informe y el acto final proferido.
Se dio apertura a dos expedientes ( I1 2012 20151087, I1 2012 20151096 ) por el programa PIC
2012, sin que los investigados cumplieran con el criterio de selección (caficultores que hayan
recibido incentivos del Gobierno), pese a lo cual se adelantaron las investigaciones y la gestión
efectiva se sumó al resultado del mismo.
De acuerdo con lo observado la situación persiste.
Se aclara que, analizado el detalle del informe de la CGR, el hallazgo corresponde solamente a la
DSI de Medellín.
CGR "Aud Función recaudadora Vig 2014. DSI MEDELLIN
Hallazgo No. 4 Actos preparatorios y soportes incorporados:
En expedientes de la muestra auditada en la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín se
observó insuficiencia en la incorporación de soportes correspondientes a casos investigados, tanto
en revisión de antecedentes como de realización de pruebas. (Ver detalle en el informe)"
Fiscalización y
3 Hallazgo PRUEBA DE AUDITORÍA:
Liquidación/Control Tributario En la DSI de Medellín se realizaron verificaciones sobre una muestra de siete (7) expedientes (FS
2013 2015 1023 Renta; N1 20102015 1144 Ventas 6 Bim 2010; I1 2012 2015 1087 Renta ; I1 2012
2015 1096 Renta ; I1 2012 2015 1084 Renta ; I1 2013 2016 333 Renta ; I1 2013 2016 330 Renta),
observando falta de coherencia entre soportes, análisis e informe final e inconsistencia entre autos
comisorios de verificación y/o cruce y las actas respectivas. Por lo anterior se considera que el
hallazgo persiste.
CGR "Aud Función recaudadora Vig 2014. DSI MEDELLIN
Hallazgo No. 5. Inicio de la acción de fiscalización: En cinco expedientes de la muestra auditada
en la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín se evidenció apertura de las investigaciones
en fecha posterior a la establecida dentro del procedimiento para tal efecto (dentro de los 10 días
siguientes a la fecha de asignación). En dos expedientes de la muestra se observó que la apertura
se registra meses antes de la asignación. (Ver detalle en el informe)."
Fiscalización y
4 Hallazgo
Liquidación/Control Tributario PRUEBA DE AUDITORÍA:
Revisada una muestra de 16 expedientes se encontró que el expediente OB 2012 2015 2192 no
se aperturó dentro de los 10 días siguientes a la asignación. Situación similar se encontró en la
revisión de una muestra de 40 seleccionados asignados en 2016, en la cual cuatro (4) expedientes
(XB201520162310, XB2014201794, I1201320152145 y I1201320152047) se aperturaron por fuera
del término previsto. Por lo anterior se considera que el hallazgo persiste.
CGR "Aud. Reg. F. Recaudadora Vig. 2009 - AEF - Seguimiento PM 2014 - DSIA SANTA MARTA
Hallazgo No. 4. Existen discrepancias entre las fechas y lugar de la visita realizada por cuanto en
el acta de verificación de impuestos a las ventas, presenta como lugar y fecha de la visita a la
ciudad de Plato y el 28/08/2009; cuando la dirección reportada en el expediente corresponde a la
calle 18 No. 8-94 (Gaira) Santa Marta, así mismo la fecha de la visita es anterior a la fecha del
auto de verificación o cruce No. 19238200900900.027 de 31/08/2009, con el cual se autoriza dicha
visita. Así mismo para el expediente No. MR- 08- 09- 000304, con NIT 819.004.516-8, el acta de
verificación de impuestos a las rentas, presenta como fecha de la visita el 20/03/2009; cuando esta
es anterior a la fecha del auto de verificación o cruce No. 192382009000116, de 2009/03/26, con
el cual se autoriza dicha visita."
Fiscalización y Realizada revisión documental a una muestra de siete (7) expedientes de la DSIA de Santa Marta,
5 Hallazgo
Liquidación/Control Tributario sobre hojas de ruta, autos de verificación y/o cruce y de inspección tributaria, actas de visita
correspondientes e informes finales, para establecer su consistencia, se observaron dos
situaciones por las cuales se considera que el hallazgo persiste:
a. En el expediente AD20142016000351, se registra en las actas de visita de la inspección
tributaria de fechas 14/09/2016 y 30/10/2016, competencia otorgada mediante auto de verificación
y/o cruce número 119 de abril 29 de 2016, anterior a la apertura del expediente (27/07/2016),
siendo lo correcto el auto de inspección tributaria 0064 del 29 de julio de 2016. En el informe final
del AD no se observa registro que refiera el auto de inspección y la visita correspondiente.
b. En el expediente DI20152016523 mediante auto de verificación y/o cruce se comisiona al
auditor para efectuar investigación en el domicilio del contribuyente ubicado en Barranquilla, pero
en el texto del acta se informa que la visita se realizó en la ciudad de Santa Marta y en el Informe
final se consigna como domicilio Santa Marta, cuando de acuerdo al RUT lo correcto es
Barranquilla.
CGR "Aud. Reg. F. Recaudadora Vig. 2009 - AEF - Seguimiento PM 2014 - DSIA VALLEDUPAR
Hallazgo No. 3. Formatos Trimestrales de Evaluación de Gestión.
“Confrontados los Formatos 74508 Trimestrales de Evaluación de Gestión manejados por la
Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria con los diligenciados a nivel local por la
correspondiente División, identificados como Anexo Detallado del SEGG, Valledupar. (Ver Anexo
No. 03)…”
Fiscalización y Liquidación
6 Hallazgo Se realizaron cruces entre lo registrado en el reporte de cargas de trabajo, lo presentado en los
Inteligencia Corporativa Informes de Gestión y Resultados (IGR) por la DSIA de Valledupar, el Informe de seguimiento y
control a la gestión tributaria de la SGFT y los reportes de gestión ubicados en carpeta pública de
la SGFT. Adicionalmente se requirieron soportes de las cifras presentadas frente al cumplimiento
de la meta prevista en el plan operativo y de los valores consignados para las variables
pertinentes a los indicadores de gestión y resultado previstos para el Subproceso Control
Tributario (relación en archivo Excel de los actos correspondientes) en la vigencia 2016,
estableciendo que existe inconsistencia en los datos reportados en los diferentes informes
institucionales, por lo tanto persiste el hallazgo. Ver detalle en Anexos 1 y 2.
OCI - Auditoria Programas de Fiscalización "APF-2015 001 - 1

Hallazgo 6. Procedimiento para investigaciones de control integral, TACI:
No se ha adoptado dentro el SGCCIGA un procedimiento que describa las actividades y roles de
los diferentes actores institucionales en la ejecución de programas y/o acciones de control integral
que involucren verificaciones de control tributario, aduanero, cambiario e internacional, lo que
sumado a la inexistencia de grupos de auditores TACI en las Direcciones Seccionales dificulta el
desarrollo de investigaciones integrales, no siendo posible la entrega de resultados que
efectivamente recojan los diferentes controles previstos."
De la revisión documental efectuada en el SGCCIGA y los soportes allegados por la DGO con
7 Fiscalización y Liquidación Hallazgo ocasión del segundo seguimiento al plan de mejoramiento de la Auditoría APF 2015 001, se
establece que aunque mediante Resoluciones 134 de 2015 y 001 de 2017 se crea y se le asignan
funciones a la Coordinación Integral de Lucha Contra el Contrabando y la Evasión Fiscal, no
existe procedimiento, instructivo, cartilla o documento similar dentro del SGCCIGA que establezca
las actividades y roles de los diferentes actores institucionales en la ejecución de programas y/o
acciones de control integral, regulando entre otros los siguientes aspectos:
- Interacción de la Coordinación citada con las diferentes Direcciones Seccionales,
- Articulación de las Direcciones Seccionales con competencia en una sola materia (tributaria o
aduanera) en el desarrollo de las investigaciones y
- Responsabilidad frente al seguimiento y reporte de resultados de las investigaciones originadas
en los programas y acciones de tipo integral.
Según lo observado la situación persiste.
PLAN DE MEJORAMIENTO O DE ACC
Proceso: Control Interno
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A PLANES INTEGRADOS DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE FISCAL
DESDE 2/6/2017 HASTA

10. Fuente 11. Causa 12. Efecto 13. Acción a implementar
EVALUADOS DE LA CGR Y LA OCI, DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN (COMPONENTE TRIBUTARIO E INTEGRAL) E INTELIGENCIA CORPORATIVA EN
nadas y que los controles implementados y su seguimiento no fueron efectivos para prevenir la ocurrencia de los mismos, lo que implica el establecimiento de nuevas acciones d
ación y Seguimiento (Componentes de Autoevaluación Institucional y Planes de Mejoramiento) del MECI, en los siguientes casos:
Socializar trimestralmente, el Memorando 100
del 31-03-2017 de la Subdirección de Gestión
de Fiscalización Tributaria, a través del cual
se reitera la aplicación del procedimiento PR-
FL-220 Investigaciones obligaciones
tributarias sustanciales y formales, así como
los controles que deben observar los jefes de
División y/o Grupo frente a conformación de
expedientes; archivo en orden cronológico de
todas las actuaciones generadas con ocasión
de la investigación, entre otras , listas de
chequeo, plan de auditoría e informe final ( en
el que se incluyan todas las verificaciones y
hallazgos), documento de revisión
expediente con actuación final en secretaría
y reporte de datos del expediente etc., las
cuales deben estar elaboradas en los
formatos institucionalizados para dicho
procedimiento; y se reitera el autocontrol en la
expedición de los actos administrativos e
Deficiencias en los mecanismos de control y de implementación de controles que hacen parte
supervisión Sin identtificar en el plan original de la matriz de riesgo del proceso de
Auditoría interna OCI No se evidencia estandarización en los procesos de suscrito con la CGR. fiscalización y liquidación la conservación de
archivo de los documentos evidencias.
Controlar mensualmente la aplicación del

Memorando 100 de 2017, a través de la
verificación de los documentos que
conforman el expediente. Para ello la
Subdirección de Gestión de Fiscalización
Tributaria, tomará muestras aleatorias de
cada una de las Direcciones Seccionales.Con
la información recibida de las Direcciones
Seccionales, los auditores de la SGFT,
analizarán el cumplimiento del memorando y
dejará las observaciones en el formato
diseñado para tal fin .
Deficiencias de supervisión y control en expedición de los actos administrativos e
Sin identtificar en el plan original
Auditoría interna OCI cumplimiento de los lineamientos establecidos en el
suscrito con la CGR.
implementación de controles que hacen parte
proceso de fiscalización y liquidación de la matriz de riesgo del proceso de
fiscalización y liquidación la conservación de
evidencias.

expedición de los actos administrativos e
implementación de controles que hacen parte
Deficiencia en la gestión y recopilación de los Sin identtificar en el plan original de la matriz de riesgo del proceso de
Auditoría interna OCI soportes suscrito con la CGR. fiscalización y liquidación la conservación de
evidencias.

Lo que genera inobservancia de procedimiento; y se reitera el autocontrol en la
Omisiones de la supervisión y control sobre
Auditoría interna OCI vencimiento de términos.
lo preceptuado por la normativa expedición de los actos administrativos e
aplicable. implementación de controles que hacen parte
de la matriz de riesgo del proceso de
fiscalización y liquidación la conservación de
evidencias.

Lo anterior evidencia la falta de monitoreo y expedición de los actos administrativos e
seguimiento a los registros que se generan durante Sin identtificar en el plan original implementación de controles que hacen parte
Auditoría interna OCI el proceso de investigación, presentado por suscrito con la CGR. de la matriz de riesgo del proceso de
deficiencias en el Control Interno. fiscalización y liquidación la conservación de
evidencias.

Verificar con el responsable de la elaboración
del Informe de Gestión de Resultados, en la
Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas
de Valledupar, el porcentaje correcto de
cumplimiento de la meta publicado por la
Coordinación de Planeación en sus reportes
Ausencia de conciliación entre los aplicativos
Sin identtificar en el plan original acorde con el cronograma de ejecución, que
Auditoría interna OCI sistematizados y la información alimentada
suscrito con la CGR. es el que ha capturado mes a mes como
manualmente por el área correspondiente.
dirección seeccional, el cual debe ser
coherente con los informes de seguimiento de
la SGFT , por cuanto estos últimos tienen
como insumo los datos capturados por la
Dirección Seccional. De dicha verificación se
dejará evidencia.
1. Falta de formalización en el SGCCIGA de los

documentos que establezcan los lineamientos
administrativos para la organización de los
programas y acciones de control integral que defina
1.Que la auditoría no se realice
entres otros:
en forma integral.
• Actividades para la ejecución de programas y/o
2.No se cumplan con los Definir e implementar los documentos del
acciones de control integral y los responsables
objetivos del programa y/o SGCCIGA que establezcan la interacción
• La forma en que se deben conformar y coordinar
acciones de control integral.
el grupo de trabajo que involucre auditores TACI de entre la Coordinación Intergral de Lucha
Auditoría interna OCI las áreas interesadas en el programa y/o acciones
3. No hay transferencia del
Contra el Contrabando y la Evasión Fiscal y
conocimiento.
de control. los Subprocesos del Proceso de Fiscalización
4. Deficiencias en el trabajo de
• Controles y seguimientos al cumplimiento de los y Lliquidación
las diferentes dependencias en la
programas y/acciones de Control
gestión por procesos (no por
• Definición de indicadores de medición de
temas).
resultado cuantitativos y cualitativos .
• Definición de objetivos y metas de gestión para
las áreas que participan.
• Plantillas, formatos e informes.
O DE ACCIÓN FT-CI-1996
NTO DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN (TRIBUTARIA E INTEGRAL) ASF2017004
6/16/2017
2/28/2017
16. Responsable 19. Observaciones del

14. Evidencia de 15. Unidad 17. Fecha 18. Fecha
del cumplimiento Auditor o Autoevaluador
cumplimiento de Medida Inicial Final
(cargo) 11/09/2017
NTELIGENCIA CORPORATIVA EN LO CONCERNIENTE A LA FORMULACIÓN DE PROGRAMAS Y CAMPAÑAS DE
ablecimiento de nuevas acciones de mejora para mitigar la materialización del riesgo asociado. Con lo anterior se
Jefes de las Divisiones
de Gestión de
Soporte de la socialización
Fiscalizacón y de
(listados de asistencia y tema 2 9/30/2017 11/30/2017
Liquidación de todas las
tratado)
direcciones Seccionales a
Nivel Nacional.
Cordinaciones de Gestión
Operativa
Formato diseñado por la Técnica
SGFT, debidamente 100% Coordinación de 10/31/2017 6/30/2018
diligenciado. Proyectos Especiales
Subdirección de Gestión
de Fiscalización
Tributaria.
de Gestión de
Fiscalizacón y de
tratado)
Nivel Nacional.
Operativa
de Fiscalización
Tributaria.
de Gestión de
Fiscalizacón y de
tratado)
Nivel Nacional.
Operativa
de Fiscalización
Tributaria.
Jefes de División de
Soporte de la socialización Fiscalizaicón y
(listados de asistencia y tema 2 Liquidación de la 9/30/2017 12/31/2017
tratado) Dirección seccional de
Impuestos de Medellín
Operativa
de Fiscalización
Tributaria.
de Gestión de
Fiscalizacón y de
tratado)
Nivel Nacional.
Operativa
de Fiscalización
Tributaria.
Jefe de Gestión de
Fiscalización de la
Constancias de la Verificación 4 Dirección Seccional de 9/30/2017 6/30/2018
Impuestos y Aduanas de
Valledupar.
Dirección de Gestión de
Fiscalización (Despacho/
Coordinación Integral de
100% de LCCEF); Subdirección de
Documentos definidos e
documentos Gestión de Procesos y 7/4/2017 6/30/2018
incluidos en el SGCCIGA
definidos Competencias laborales
(Coordinación de
Organización y Gestión
de Calidad)
1. NOMBRE DE LA AUDITORÍA O AUTOEVALUACIÓN
6. Proceso /
5. No. Subproceso /
Procedimiento 8. Tipo
Hallazgo
1 Hallazgo
2 Hallazgo
PROCESO OPERACIÓN
ADUANERA /
SUBPROCESO INGRESO DE
MERCANCÍAS /
3 PROCEDIMIENTO: Hallazgo
Reconocimiento de Carga.
SUBPROCESO
NACIONALIZACIÓN /
PROCEDIMIENTO:
Nacionalización de Mercancías.
SUBPROCESO GARANTÍAS /
PROCEDIMIENTOS:
Aceptación de garantías y
Control y cancelación de
garantías.
SUBPROCESO SOPORTE AL
COMERCIO EXTERIOR /
PROCEDIMIENTO: Control a
Usuarios Aduaneros y
Auxiliares de la Función Pública
Aduanera.
SUBPROCESO SUPERVISIÓN
DE OPERACIONES /
PROCEDIMIENTO: Control de
abandono a favor de la nación.
Aceptación de garantías y
Control y cancelación de
garantías.
SUBPROCESO SOPORTE AL
COMERCIO EXTERIOR /
PROCEDIMIENTO: Control a
Usuarios Aduaneros y
Auxiliares de la Función Pública
Aduanera.
SUBPROCESO SUPERVISIÓN
DE OPERACIONES /
PROCEDIMIENTO: Control de
abandono a favor de la nación.
PROCESO GESTIÓN
MASIVA / SUBPROCESO
REGISTRO TAC /
PROCEDIMIENTOS: Gestión
de Solicitudes de Usuarios
Aduaneros y Auxiliares de la
Función Pública Aduanera y
Gestión de garantías globales
de Registro Aduanero.
4 Hallazgo
5 Hallazgo
UACIÓN
DENCIA AUDITADA O AUTOEVALUADA
CIÓN
1- INEFECTIVIDAD EN LA MITIGACIÓN DE LOS RIESGOS ASOCIADOS A LOS HALLA

Realizadas pruebas de auditoría frente a los hallazgos objeto de la muestra, se obse
Módulos de Control de Planeación y Gestión (Componente Administración de Riesgo
CGR - Hallazgo No. 29. Caracterización de los Procesos (Riesgos)

"Se verificó que transcurren entre tres (3) meses o más para el traslado de una posible infracción adua
siguientes
Verificada la remisión de los insumos por posibles infracciones aduaneras de los transportadores (Art. 4
observó un rezago en la remisión de los mismos de más de 18 meses, ya q
Por lo
CGR - Hallazgo No.20. Disposición de la mercancía
" Se evidenciaron 14 casos perfilados con inclusión forzosa en los cuales el sistema Muisca le dio levante
del país o de un depósito
En entrevista realizada con la Coordinación de Administración y Perfilamiento de Riesgos, se establec

inspección física, situación evidenciada y reportada por esta misma Coordinación a la Subdirección de Ge
se identificaron 1.04
Por lo anterior, la
OCI - Desactualización de procedimientos del proceso de Operación Aduanera. (CUMPLIMIENTO D

"En la revisión de la actualización y vigencia de los procedimientos de responsabilidad de la Subdirección
los siguientes procedimientos desactualizados:
• Formato 1146-400 Control a Usuarios Aduaneros y Auxiliares de la Función Pública Aduanera. Fec
• Formato 1146-165 Consulta del Registro Aduanero. Fecha de vigencia : 03-oct-12
• Formato 1146-600 Dimensionamiento y Análisis del Impacto del Registro Aduanero. Fecha de vigencia :0
La anterior situación, se presenta por falta de control en la estandarización de los mismos con respecto a
Así mismo, el instructivo IN-GM-0007 para visitas de verificación y control a los usuarios aduaneros, vigen
encuentra vinculado a un procedimiento de Control a Usuarios Aduaneros y Auxiliares de la Función Públi
Con las situaciones evidenciadas, se incumple lo previsto en el artículo 1 de la Resolución 285/2013, que
procedimientos, debería realizarse a más tardar el 15 de junio de 2014, término incumplido que ocasiona
actualizada para efectuar el control de los Usuarios Aduaneros." (negrilla fuera de texto)
Revisada la documentación del Sistema de Gestión de Calidad para los procedimientos de responsabilida
Aduanera" (Formato 1146-400 con Fecha de vigencia : 02-oct-12), aún se encuentra desactualizado y est
Por consiguiente, la situación que dio lugar a la formulación del hallazgo persiste.
OCI - Debilidades en el control de los procedimientos para la verificación de los requisitos en la au
USUARIOS ADUANEROS - 2015):
"Auditados 48 expedientes, de los cuales 24 corresponden a usuarios nuevos, autorizados, habilitados y r
requisitos generales, incluidos en los procedimientos PR-GM- 0005, 007 y 009, evidenciando deficiencias
(...)
3. Los formatos de listas de chequeo FT-GM-1901, 1915, 1920, 1918 y 1925 que se encuentran en el lista
los expedientes, no se encuentran suscritos por el sustanciador,
4. La Lista de chequeo FT-GM-1920 para el análisis de la solicitud de certificación de garantías globales, n

sustanciador. Evidenciado en una Agencia de Aduanas.
5. La lista de chequeo de análisis de la solicitud de depósitos públicos, FT-GM 1918, no fue diligenciada e
(....)
8. En los expedientes de dos usuarios UAP, se evidenció que se solicitó a la SGFA la certificación de que
certificación en el expediente como soporte de la consulta.
(...)"
En una muestra de 20 solicitudes radicadas, de operadores de comercio exterior, correspondientes a 3 Ag
3. Revisada la suscripción de los formatos de las listas de chequeo utilizados, conforme con el operador d
860004270, 806008873, 900220488, 830022319). Adicionalmente hay una solicitud de UAP (NIT 860004
4. Verificada la firma e indicación de la foliación del formato 1920 "Lista de Chequeo de Análisis de la Solic
de firma. (NIT: 890405089, 900276383, 800019615, 860004270). Se evidenciaron además 2 casos en lo
5. Examinado el contenido de los expedientes de los usuarios de la muestra se encontró que en 2 carpeta
8. Corroborada la respuesta de Certificación solicitada a la Subdirección de Gestión de Fiscalización Adu

profirió sin haberse recibido la respuesta de los antecedentes solicitados (NIT 890903295).
Con base en lo anterior, las situaciones que se describen en los numerales relacionados del hallazgo pers
OCI - Debilidades en el control del procedimiento para la aprobación o aceptac
"En 15 expedientes auditados de Agencias de Aduanas, en el procedimiento de renovación de gara
obligaciones, establecido en el procedimiento PR-GM-0007 “Gestión de garantías globales de registro ad
1. En el 100% de los expedientes auditados, la lista de chequeo FT-GM-1920 anexa a los expedientes, n
el documento soporte analizado o la hoja
2. En 6 expedientes de agencias de aduanas que representan el 40% del total de renovaciones, no se cu
de la garantía, cuan
En una muestra de 20 solicitudes radicadas de operadores de comercio exterior c
1. Verificada la firma e indicación de la foliación del formato 1920 "Lista de Chequeo de Análisis de la Sol
de firma. (NIT: 890405089, 900276383, 800019615, 860004270). Se evide
2. Verificado el término de respuesta para informar al tomador cuando la presentación de la garantía no c

del oficio al usuario informándole el no cumplimiento de requisitos d
Por lo anterior las

PLAN DE MEJORAM
erno
Nivel Central: Dirección de GestiónAUDITORIA

de AduanasDE SEGUIMIENTOde
- Subdirecciones A Gestión:
PLANESde INTEGRADOS DE MEJO
Comercio Exterior y de R
Direcciones Seccionales de Aduanas: Bogotá, Cali, Cartagena, Cúcuta, Medellín.
Direcciones Seccionales
DESDE de Impuestos y Aduanas: Buenaventura,2/6/2017
Bucaramanga.
DESDE 9/1/2015
10. Fuente 11. Causa

N ADUANERA.
n efectivos para prevenir la ocurrencia de los mismos, lo que implica el establecimiento de n
en los siguientes casos:
La informacion de la cual se extraen los

insumos enviados a la División de
Fiscalizacion, requieren de un analisis
integral entre los documentos justificados
por faltante Vs demostraciones de
faltantes, lo cual se hace dispendioso
teniendo en cuenta el volumen de
documentos justificados promedio es de
Auditoría interna OCI 600 mensuales y con cada documento se
puede presentar mas de una justificación
incorporada al sistema de manera diferente
haciendo compleja la busqueda de los
documentos. El sistema MUISCA no
permite realizar dicho cruce, por lo cual
debe hacerse de manera manual, con los
documentos radicados fisicamente por los
usuarios.
Deficiencias en la operatividad del Muisca,
situación que genera la posibilidad de que
Auditoría interna OCI la mercancía salga del país o de un
depósito habilitado, sin que se realice el
procedimiento de reconocimiento de carga
1. Falta de actualización de este

Auditoría interna OCI procedimiento de acuerdo a la nueva
metodología y pruebas realizadas en sitio.
1. Falencias en el diligenciamiento de los
formatos conforme a los instructivos y
procedimientos del registro.
Auditoría interna OCI
2. Deficiencias en los mecanismos de

autocontrol y control, en la proyección y
revisión de los expedientes que se
encuentran en proceso de sustanciación.
1. Inobservancia del cumplimiento de los
requisitos del procedimiento y de los
formatos, por parte de los funcionarios que
sustancian solicitudes de certificación de
pólizas.
2. Deficiencias en los mecanismos de
autocontrol y control, en la proyección y
revisión de las certificaciones de garantías
globales.
E MEJORAMIENTO O DE ACCIÓN
A Gestión:
e PLANESde INTEGRADOS DE MEJORAMIENTO
Comercio Exterior DE LOS
y de Registro Aduanero; PROCESOS
Coordinación deDE OPERACIÓNy ADUANERA
Administración PerfilamientoYde
DE FISC
Riesgo
uta, Medellín.
ucaramanga.
6/2017 HASTA
1/2015 HASTA
12. Efecto 13. Acción a implementar
mplica el establecimiento de nuevas acciones de mejora para mitigar la materialización del r

1. Expedir Memorando Interno en donde
se determinen los tiempos oportunos para
el envio de los insumos de presuntas
infracciones aduaneras a la División de
Gestión de Fiscalizacion.
2. Controlar mensualmente el
cumplimento de los tiempos establecidos
en el Memorando.
3. Alimentar las bases de datos con la
De acuerdo con la
información presentadas diariamente por
complejidad de la
los funcionarios responsables de analizar
trazabilidad de cada uno de
los posibles insumos.
los documentos
demostrados en su 4. Asignar a un funcionario para la
oportunidad y la depuracion realizacion del cruce de informacion
de los mismos, los insumos (justificaciones presentadas versus
se estan remitiendo a la hallazgos)
División de Fiscalización.
5. Capacitar funcionarios para los 13 tipos
de insumos a fin de evitar futuros atrasos
en el análisis para su decisión.
6. Realizar brigada de evacauación de
insumos, enviando a la División de
Gestión de Fiscalización al final de cada
mes los insumos correspondientes a dos
(2) meses, a fin de subsanar el hallazgo
encontrado.
Realizar los ajustes necesarios a la
Interfaz de Selectividad y Levante
Automático - Inclusión Forzosa, para los
Nit´s migrados de BERNOULLI, en el
sentido de actualizar el porcentaje del
Las reglas vigentes, sólo se Nivel de Riesgo directamente en Base de
tienen en cuenta para la Datos de 50% a 100%.
selección los Nit´s de los
casos referenciados con
Nivel de Riesgo ALTO. No Ejecutar las pruebas respectivas del
obstante, esta Servicio de Selectividad para identificar
referenciación proviene del que el mismo, evalúa de forma correcta
cargue inicial cuya los Nit´s enviados y que los deja
calificación de Riesgo era referenciados como de Nivel de Riesgo
de 50, lo que impide que la ALTO, para los casos contemplados con el
selectividad tome el caso 100% de la calificación del Riesgo.
como de evaluación ALTA.
Realizar monitoreo periódico trimestral a
efectos de validar la estabilización de los
ajustes realizados a la Interfaz de
Selectividad y Levante Automático -
Inclusión Forzosa
Las Divisiones de Gestión

de Operación Aduanera de
Revisar, aprobar, publicar y socializar el
las Direcciones Seccionales
procedimiento de Control a Operadores de
aún no disponen de un
Comercio Exterior, con los documentos
procedimiento, relacionado
anexos al mismo.
con el Control a Operadores
de Comercio Exterior.
1.Capacitar a los funcionarios que ejercen
funciones de sustanciación, en temas
relacionados con los registros, haciendo
especial énfasis en los términos de
cumplimiento para la verificación de los
requisitos atinentes a cada registro y la
incidencia del mismo.
Probabilidad de que se
materialicen los riesgos
relacionados con
Sustanciación deficiente y/o
2. Realizar jornadas de retroalimentación
inadecuada de las
con los funcionarios respecto a los
solicitudes, Dilación de los
hallazgos que se observen en las
procedimientos y Afectación
revisiónes de Actos administrativos , en lo
de la imagen institucional y
atinente a las normas o demás asuntos
la confianza en la entidad.
relacionados con la sustanciación. Las
listas de asistencia deben contener
resultado o conclusiones de las mismas,
así como los compromisos que se
adopten.
3. Verificar el cumplimiento en el debido

dilengenciamiento de los formatos. Dejar
evidencia de ello en cada solicitud y en
las reuniones trimestrales verificar el
cumplimiento de los compromisos de la
jornada de retroalimentación anterior para
evaluar su aplicación y cumplimiento.
1. Capacitar a los funcionarios que
certifican, modifican y renuevan pólizas,
en temas relacionados con las listas de
chequeo, haciendo ademas especial
énfasis en los términos de cumplimiento
para la verificación de los requisitos y
1. Probabilidad de que se proferir respuesta sobre dichas
los operadores de comercio solicitudes.
exterior mantenga su
2. Realizar jornadas de retroalimentación
condición, cuando este
con los funcionarios respecto a los
usuario debería
hallazgos que se observen en las
suspenderse o cancelarse .
revisiones de certificacion de polizas para
aprobación , renovacion o Sin Efecto. Las
listas de asistencia deben contener
2. Debilidad en los
resultado o conclusiones de las mismas,
mecanismos de control en
así como los compromisos que se
la verificación de los
adopten.
requisitos y términos de
respuesta en la aprobación
de las garantías. 3. Verificar el cumplimiento en el debido
dilengenciamiento de los formatos. Dejar
evidencia de ello en cada solicitud y en
las reuniones trimestrales verificar el
cumplimiento de los compromisos de la
jornada de retroalimentación anterior para
evaluar su aplicación y cumplimiento.
DE ACCIÓN FT-CI-1
S
deDE OPERACIÓNy ADUANERA
Administración PerfilamientoYdeDE FISCALIZACIÓN
Riesgos Y LIQUIDACIÓN
de la Dirección (ADUANERA) ASO 2017-009
de Gestión Organizacional.
6/30/2017
2/28/2017
16. Responsable
14. Evidencia de 15. Unidad 17. Fecha
del cumplimiento
cumplimiento de Medida Inicial
(cargo)
para mitigar la materialización del riesgo asociado. Con lo anterior se desatiende la implemen
Memorando 1 20/09/2017
Formato autocontrol 1 30/10/2017
Bases de datos 1 04/07/2017
Jefe División de
Gestion Control Carga
Cuadro Control 1 04/07/2017
Formato asistencia a
capacitacion y 1 16/10/2017
presentacion
Oficios 6 04/07/2017
1. Formato FT-SI- Subdirector de
1851_Aceptación Pruebas Gestión de
1 4/1/2017
de Funcionalidad y Salida a Tecnología de
Producción. Información y
Telecomunicaciones
Jefe Coordinación de
2. Informe Resultado de la
Administración y
revisión de los ajustes 1 7/16/2017
Perfilamiento de
realizados,
Riesgos
3. Informes de Administración y
4 9/1/2017
seguimientos Perfilamiento de
Riesgos
Dirección de Gestión
de Aduanas. Director
de Gestión
Organizacional.
Subdirector de Gestión
de Procesos y
Procedimiento aprobado, Competencias
1 8/1/2017
publicado y socializado. Laborales,
Subdirección de
Gestión de Registro
Aduanero. Directores
Seccionales, Jefes de
la División de la
Operación Aduanera.
Lista de asistencia a Jefe de Coordinación
capacitaciones realizadas. de Sustanciación de la
2 Subdireccion de 10/1/2017
Aduanero.
Jefe de Coordinación
Listas de asistencia a
de Sustanciación de la
jornadas de
retroalimentaciones
realizadas.
Aduanero.
Informe trimestral 3 Subdireccion de 10/1/2017
Aduanero.
Lista de asistencia a Jefe de Coordinación
capacitaciones realizadas. de Sustanciación de la
Aduanero.
Listas de asistencia a
jornadas de
retroalimentaciones
realizadas.
Aduanero.
Informe trimestral 3 Subdireccion de 10/1/2017
Aduanero.
FT-CI-1996
A) ASO 2017-009
al.
19. Observaciones
18. Fecha
del Auditor o
Final
Autoevaluador
e desatiende la implementación de los
29/09/2017
30/06/2018
30/06/2018
30/06/2018
30/10/2017
31/12/2017
7/15/2017
10/08/217
9/1/2018
2/28/2018
3/30/2018
3/30/2018
4/30/2018
3/30/2018
3/30/2018
4/30/2018
PLAN DE
1. NOMBRE DE LA AUDITORÍA O AUTOEVALUACIÓN Auditoría de Seguimiento a Planes Integra
Subdirección de Gestión de Recaudo y Co
2. LUGAR ADMINISTRATIVO, ÁREA O DEPENDENCIA A
Contribuyentes y de Impuestos y Aduana
3. FECHA DE LA AUDITORÍA O AUTOEVALUACIÓN DESDE
4. PERIODO AUDITADO O AUTOEVALUADO DESDE
/
5. No. Subpro 10. Fuente
ceso / 8. Tipo 9. Descripción
ADMINIS Inefectividad en la mitigación de los riesgos asociados a los hallazgos de
TRACIÓN
Realizadas pruebas de auditoría frente a los hallazgos objeto de la muestra, se
DE Hallazgo nuevas acciones de mejora para mitigar la materialización del riesgo asociado.
CARTER Mejoramiento) del MECI, en los siguientes casos:
A
DIRECCIÓN SECCIONAL DE IMPUESTOS DE BOGOTÁ
Morosa - SIPAC, por cuanto en
el expediente físico reposan
documentos que no se
encuentran en el aplicativo y
viceversa. También se observa
que los documentos
relacionados con la búsqueda de
ADMINISTR bienes de los contribuyentes y
ACIÓN DE las respectivas respuestas
CARTERA generalmente no obran dentro
de los expedientes, mientras que
en el aplicativo SIPAC sólo se
encuentra registrada la relación
de las solicitudes enviadas".
Prueba de Auditoría:
1 Hallazgo Auditoría interna OCI
En los expedientes con NIT
830.079.976, 2.972.381,
830.120.876, 126488,
900.161.148, 830.094.148,
4.107.167, 900.012.203,
3.042.640, 860.510.546,
900.224.595, el equipo auditor
ADMINISTR
de la Oficina de Control Interno
ACIÓN DE
evidenció que dentro de los
CARTERA
expedientes no obran todos los
documentos relacionados con la
actuación, ni se encuentran en el
orden en que fueron producidos
o allegados al proceso, actos
administrativos incompletos
200916657, 201027632,
200401391 y 201273585".
En doce (12) expedientes
revisados con riesgo de
prescripción, NIT 830.079.976,
2.972.381, 830.120.876, 126488,
ADMINISTR 900.161.148, 830.094.148,
ACIÓN DE 4.107.167, 900.012.203,
CARTERA 3.042.640, 900.224.595,
51.655.207 y 860,070,968, el
equipo auditor evidencia
deficiencias en la investigación
de bienes de los contribuyentes
así: El total de los expedientes
2 Hallazgo no presentan investigación de Auditoría interna OCI
bienes a través de la ventanilla
única de registro - VUR, un (1)
expediente contiene más de 20
oficios de solicitud de
investigación de bienes en físico
y sin respuesta en el expediente,
un (1) expediente donde no
ADMINISTR
figuran los oficios de
ACIÓN DE
investigación de bienes pero
CARTERA
tiene respuesta positiva del
organismo de tránsito donde
consta la propiedad del vehículo
y sin medida de embargo y
secuestro, un (1) expediente con
correo electrónico de solicitud de
medidas de embargo de sumas
investigación de bienes, sin
de dinero.
4. Desde la primera resolución
ADMINISTR sanción cambiaria hasta la fecha
ACIÓN DE de expedición del mandamiento
CARTERA de pago transcurrieron 4 años y
6 meses. Última actuación en el
expediente resolución de
embargo a Bancos de
3 Hallazgo 06/03/2015 y la acción de cobro Auditoría interna OCI
prescribe el 21/12/2017.
ADMINISTR 5. Liquidación Oficial de Aforo
ACIÓN DE Impuesto al Patrimonio 2010 de
CARTERA fecha 03/05/2014 por valor de
$221.047.000, más intereses y
sanción que suman en total $
387.464.000 sin mandamiento
de pago en el expediente físico
ni en SIPAC, Obligación por
trasladan para su respectivo
efecto sancionatorio, el control
de archivo y la gestión
documental en la Seccional de
Impuestos de Yopal es débil;
F) En materia de remisibilidad
por menor cuantía , no se
evidencia que se haga un
estudio a fondo de la solicitud de
IBPF;
G) La falta de procedimiento,
normativa y lineamientos
internos que establezcan
criterios para el seguimiento,
frecuencia y continuidad en la
actividad de IBPF;
ADMINISTR H) Concentración de funciones
ACIÓN DE en los Coordinadores de los GIT
CARTERA de Secretaria de Cobranzas,
Persuasiva y Coactiva
I) Inexistencia de un indicador
que permita medir los resultados
y el impacto de la IBPF en la
gestión de cobro.
Lo anterior contraviniendo lo
establecido en la Orden
Administrativa 0000005 de 2009
numeral 5 y el articulo 837 del
E.T.N; generando una falta de
oportunidad y no garantizando la
continuidad de los procesos en
4 Hallazgo la gestión de cobro, afectando la Auditoría interna OCI
recuperación de ingresos a favor
de la Nación por parte de la
de la Nación por parte de la

DIAN y generando un potencial
riesgo de prescripción de un
6,4% de la Cartera".
En doce (12) expedientes
revisados con NIT 830.079.976,
2.972.381, 830.120.876, 126488,
900.161.148, 830.094.148,
4.107.167, 900.012.203,
3.042.640, 900.224.595,
51.655.207 y 860,070,968, el
equipo auditor evidencia que el
ADMINISTR
total de los expedientes no
ACIÓN DE
presentan investigación de
CARTERA
bienes a través de la ventanilla
única de registro - VUR, un (1)
expediente contiene más de 20
oficios de solicitud de
investigación de bienes en físico
y sin respuesta en el expediente,
un (1) expediente donde no
figuran los oficios de
investigación de bienes pero
tiene respuesta positiva del
organismo de tránsito donde
consta la propiedad del vehículo
y sin medida de embargo y
Mandamiento de Pago,
secuestro, un (1) expediente con
obligación con riesgo de
prescripción el 13/09/2017,
teniendo en cuenta la fecha de
ejecutoria de la sentencia del
Tribunal Administrativo de
Cundinamarca. La única
actuación frente a la obligación
ADMINISTR
(sanción) fue el aviso de cobro
5 ACIÓN DE Hallazgo Auditoría interna OCI
No. 700038 del 03/03/2014. Así
CARTERA
mismo, no se evidenció
investigación de bienes tanto en
físico como el a través de VUR
y/o de productos financieros -
IBPF
De igual forma, el NIT

800.219.657, consultado en
en Siscobra Aduanero para
adelantar la gestión de cobro, los
cuales se relacionan a
continuación: NIT 890405089
Tipo de Acto 644-00 No.813 de
fecha 7/06/2016 por valor de
$6.703.426, NIT 900178949
Tipo de Acto 670-12 No.814 de
$4.312.000, NIT 800185347 Tipo
de Acto 665-01 No.1374 de
ADMINISTR
5.a ACIÓN DE Hallazgo Auditoría interna OCI
$29.475.000, NIT 830508385
CARTERA
Tipo de Acto 644-00 No. 835 de
ADMINISTR
5.a ACIÓN DE Hallazgo Auditoría interna OCI
CARTERA
$28.930.413, NIT 805000240
$84.066.840, NIT 805000240
$3.142.000, NIT 830002183
830.007.232, Resolución
Sanción No. 1043, de fecha
14/07/2016, por valor de
$52.697.476; NIT 830.508.385
Resolución Sanción No. 835, de
fecha 10/06/2016, por valor de
$28.930.413; NIT 860.046.228,
fecha 25/07/2016, por valor de $
27.246.983; NIT 860.046.509,
ADMINISTR
fecha 24/05/2016, por valor de $
5.b ACIÓN DE Hallazgo Auditoría interna OCI
148.554.000; NIT 900.234.514,
CARTERA
fecha 26/02/2016, por valor de
$60.368.000; NIT 900.234.514,
Resolución Sanción No. 1088,
de fecha 21/07/2016 por valor de
$24.759.000 y NIT 900.423.230,
Liquidación Oficial de Corrección
No. 916, de fecha 21/06/2016,
por valor de $ 653.926.000; Un
(1) acto administrativo está
pendiente de reparto para
4) Revisados 38 actos
administrativos notificados y
ejecutoriados que fueron
proferidos por la División de
Gestión de Liquidación de la
seccional de Impuestos de
Bogotá, se evidenció que tres (3)
Actos administrativos que
corresponden a liquidaciones
oficiales de aforo, por
conceptos: renta 2010 y ventas
2011 – 5, para los NIT
900.094.364, 41.630.396 y
900.190.991 y un (1) acto
administrativo de liquidación
oficial de revisión, por concepto
ADMINISTR de renta 2012 para el NIT
5.c ACIÓN DE Hallazgo 19.259.894, con saldos a pagar, Auditoría interna OCI
CARTERA no se encuentran incluidos en
los aplicativos de Cobranzas
(SIPAC y Siscobra Candado),
pese a que ninguno de estos
actos presentan recursos en
sede administrativa ni demandas
ante el contencioso
administrativo. De igual forma,
dos (2) actos administrativos que
corresponden a liquidaciones
oficiales de corrección, por
concepto de ventas 2014- 11 y
ventas 2015- 8, para el NIT
900.347.031 un (1) acto
administrativo de liquidación
oficial de revisión, por concepto
de renta 2013 y un (1) acto
administrativo que corresponde a
expedientes creados a los que
no se les incluyó la obligación y
no se les efectuó gestión de
cobro. Ver anexo Archivo
Hallazgo 1. numeral 6. Las
situaciones anteriores incumplen
el literal e -Descripción
Procedimiento- Actualización de
los Sistemas Corporativos del
Memorando 064 de 2014 de la
Subdirección de Gestión de
Recaudo y Cobranzas, siendo
originadas por problemas en los
insumos para la conformación
del expediente y su inclusión en
los aplicativos, generando que la
información no sea consistente,
ADMINISTR confiable ni oportuna."
5.d ACIÓN DE Hallazgo Auditoría interna OCI
CARTERA Prueba de Auditoría:
6) a. Verificado el expediente NIT
860.070.968 se observó que
presenta sanción cambiaria No.
1421 del 12/06/2009, fecha de
ejecutoria 23/10/2009 por valor
de $ 8.952.000, con fallo de
recurso de reposición que
confirma la sanción, no presenta
Mandamiento de Pago,
obligación con riesgo de
prescripción el 13/09/2017,
teniendo en cuenta la fecha de
ejecutoria de la sentencia del
Tribunal Administrativo de
Cundinamarca. La única
actuación frente a la obligación
SIPAC.
(sanción)Verfueanexo Archivos
el aviso de cobro
Hallazgo 2 a. Lo anterior
incumpliendo el numeral 2.1 y
2.4 del Memorando No. 388 del
28 de julio de 2011 de la
Recaudo y Cobranzas. Estas
situaciones se presentan por
debilidades en el control en la
etapa de terminación de
expedientes lo que genera
desconocimiento de nuevas
obligaciones a cargo del
ADMINISTR
contribuyente."
CARTERA
ADMINISTR
CARTERA
Revisados 76 NITs en el
aplicativo SISCOBRA
CANDADO se evidenció que dos
(2) NIT 860.404.081 y
830.061.483 presentan el total
de sus obligaciones en ceros y
no se les ha registrado el auto de
terminación y archivo. De igual
forma, dos (2) NIT 19.179.343 y
3.475.429 fueron migrados a
SIPAC
cobrar.con obligaciones
AUDITORÍA ARCen
ceros, en estado
2015003-DSI BOGOTÁterminado,
Verificado el Back up del 28 de
febrero de 2015 se evidenció
que 17 NITS están habilitados en
el aplicativo SISCOBRA
CANDADO sin incluir las
obligaciones a cobrar. Lo
anterior incumpliendo el numeral
2.3 del Memorando No. 388 del
28 de julio de 2011 de la
Recaudo y Cobranzas.
Debilidad en el control a
contribuyentes que se solicitan
habilitar en Siscobra Candado,
para que en el término del
mismo mes de creación, se
ADMINISTR
proceda a incluir las obligaciones
pendientes de cobro de ese
CARTERA
contribuyente, lo que ocasiona
posible prescripción de
obligaciones sin gestión de
cobro".
Revisados 24 NITs se evidenció
en un (1) NIT 2.925.663 que el
expediente está creado en
SISCOBRA CANDADO,
presenta obligaciones en ceros y
en obligación financiera presenta
una obligación correspondiente a
Sanción tributaria 2010, por
renta 2004, por valor de $
192.000.000, la cual no está
cargada en Siscobra para su
como
gestiónRecursos
de cobro.dePor lo anterior,
reconsideración que modifican
parcialmente la suma a cobrar,
las resoluciones que ordenan el
pago de una obligación y a su
ADMINISTR vez la efectividad de una
ACIÓN DE garantía (pólizas), no se envían
CARTERA a cobranzas integralmente, por
lo tanto, no se reciben los
insumos necesarios para
conformar el título ejecutivo, ni
se determinan las acciones a
se determinan las acciones a
seguir para completar la gestión
documental.
d)Existen fallas en la
ADMINISTR comunicación e interacción de
ACIÓN DE los procesos misionales y de
CARTERA apoyo con respecto a las
entradas y salidas de los
procesos.
e) Se presenta diversidad de
criterio jurídico del término
"ejecutoria de actos
administrativos tributarios,
aduaneros y cambiarios", lo que
genera demoras e incertidumbre
para iniciar el cobro. Lo anterior
ADMINISTR incumple los principios de
ACIÓN DE eficacia, eficiencia y celeridad
CARTERA contenidos en el artículo 3 de la
Ley 489 de 1998. Estas
situaciones se presentan debido
a la ausencia de un sistema
informático de la Dian para la
gestión de actos administrativos
aduaneros y cambiarios y por
DIRECCIÓN SECCIONAL DE IMPUESTOS DE GRANDES CONTRIBUYE
SIE de obligación financiera por
menor o mayor valor frente a
SIPAC: NIT 800249704: El
contribuyente presenta en SIPAC
obligación por ventas 2010 - 3
por valor total con sanción e
intereses por $ 1.213.902.000 y
en obligación financiera, la
misma obligación presenta un
valor total de $502.033.000. Así
mismo, en SIPAC no aparece
vigente la obligación por ventas
2010-2 por valor de
$423.737.000, la cual si aparece
en el aplicativo de Obligación
Financiera.
2. Existen obligaciones sin

ADMINISTR
descargar en los sistemas:
CARTERA
• Sentencias y Conciliaciones:
obra en el expediente NIT
900.035.380 resolución de
compensación No. 6282-0187
del 8 de marzo de 2016, a través
de la cual se compensan
obligaciones de Impuesto a la
Riqueza año 2015 y Sanción,
pero en la Obligación Financiera
no se refleja dicha
compensación, lo que genera
que el saldo de las Obligaciones
del contribuyente no coincidan
entre Obligación Financiera,
SIPAC y el expediente físico y
que las obligaciones se
encuentren vigentes en el SIE de
Obligación Financiera. Así
2007 el plazo exigible de la
obligación es enero de 2008.
3. Debido a las Inconsistencias
en los Sistemas de Información
se genera en el aplicativo
Obligación Financiera deudas
vencidas respecto a la obligación
Renta 2010- periodo 1 por valor
de $2,696. 3 millones y de la
obligación Renta 2011- 1 por
valor de $38.054 millones,
librando la Seccional Grandes
Contribuyentes el mandamiento
de pago No.201203020000017
del 9 de noviembre de 2012, el
cual no es notificado dado que la
Seccional detecta que las
ADMINISTR obligaciones corresponden a
10 ACIÓN DE Hallazgo inconsistencias de los sistemas Auditoría interna OCI
CARTERA de información”.
Revisadas las compensaciones
en 12 resoluciones de
sentencias y conciliaciones
judiciales Nos. 6282-0187 del 8-
mar.-2016 con NIT 900.035.380
y 830106557, 6282-0216 del 17-
mar.-2016 con NIT 899.999.068,
6282-0794 del 31-ago.-2016 con
NIT 860.013.570, 6282-1304 del
14-dic.-2016 con NIT
899.999.049, 6282-0328 del 28-
abr.-2015 con NIT 860.506.688,
6282-0281del 15-abr.-2015 con
NIT 830.122.566, 6282-1286 del
27-nov.-2015 con
reposan actos administrativos NIT
relacionados con obligaciones
cuyo estado queda abierto y
cuya documentación del
expediente no permite conocer si
ADMINISTR fue objeto de acción por la
ACIÓN DE División de Cobranzas. Algunas
CARTERA no cuentan con una hoja de ruta
y/o índice del contenido de las
mismas, especialmente cuando
han sido trasladado de otra
seccional. Obran algunos folios
escritos a lápiz sin establecer si
corresponde a documentos
oficiales o no".
ADMINISTR Prueba de Auditoría:

ACIÓN DE Verificada la gestión de
CARTERA documental en los expedientes
físicos con NIT 830065609,
800154771, 830118785 y
830035717, el equipo auditor de
la Oficina de Control Interno
evidenció que dentro de los
Sanción No. 259 por valor de $
154.592.599 de fecha de
ejecutoria 24/02/2016, NIT
830.017.271 Resolución Sanción
No.408 por valor de $
136.259.526 de fecha de
ejecutoria 04/04/2016, NIT
830.017.271 Resolución Sanción
No.498 por valor de $
88.834.468 de fecha de
ejecutoría 18/04/2016, NIT
830.050.346 Liquidaciones
Oficiales - De Revisión No.381
por valor de $ 24.374.000 de
fecha de ejecutoría 22/03/2016,
NIT 830.050.346 Liquidaciones
ADMINISTR $ 36.297.000 de fecha de
12 ACIÓN DE Hallazgo ejecutoría 25/07/2016, NIT Auditoría interna OCI
CARTERA 830.050.346 Liquidaciones
por valor de $533.140.000 de
fecha de ejecutoria 21/09/2016,
NIT 860.020.309Liquidaciones
Oficiales – Corrección No.750
Por valor de $ 185.957.000 de
fecha de ejecutoría 07/06/2016 y
Oficiales – corrección No.1235
Oficiales – Corrección No.1426
con NIT 830.035.717,
830.118.785, 892.400.030,
900.088.538, 900.041.323,
830.065.609, 800.142.612 y
800.154.771, se evidenciaron las
siguientes situaciones:
1. Expedientes donde la última
actuación es el mandamiento de
pago, expedido desde
septiembre de 2014: Expediente
830023202 en SIPAC en etapa
coactiva, última actuación en
SIPAC fue el mandamiento de
pago No. 144896 del 04/09/2014
2. El tiempo transcurrido entre la
resolución que impone la
sanción y el aviso de cobro es de
ADMINISTR 4 años y entre el Aviso de Cobro
12. a ACIÓN DE Hallazgo y la notificación del Mandamiento Auditoría interna OCI
CARTERA de Pago transcurrieron 1 año y 4
meses, notificándose con fecha
próxima a prescribir la
obligación: NIT 900088538
Resolución Sanción No. 284 del
21/02/2011, Aviso de Cobro 1-
31-244-440-377 de fecha
06/05/2015, Mandamiento de
Pago No. 027 de fecha
05/09/2016 Notificado
Personalmente 8/09/2016.
3. Actuaciones sin realizar en los
aplicativos: NIT 892400030, con
Resolución Sanción 455 del
23/03/2011, Declaración de
nulidad de la sanción antes
indicada desde 6/12/2012, sin
actualizar el saldo de la
Prueba de Auditoria:
Revisados los NIT 800.182.062,
800.205.235, 830.017.197,
830.023.202, 830.126.168,
860.003.009, 86.000.521,
860.010.466, 860.014.549,
860.028.302, 860.028.318,
860.038.286, 86.005.400,
860.065.586, 860.067.095,
860.072.172, 860.512.466,
860.518.248, 899.999.023,
ADMINISTR 90.010.344, 830.126.168,
13 ACIÓN DE Hallazgo 830.065.609 con el fin de Auditoría interna OCI
CARTERA verificar si a los expedientes a
ADMINISTR
CARTERA verificar si a los expedientes a
los que se les extinguieron todas
sus obligaciones en SISCOBRA
CANDADO, fueron objeto de
deshabilitación en este aplicativo
y su respectiva habilitación en
SIPAC, y por consiguiente la
respectiva expedición de los
Autos de Terminación y de
Archivo, se evidenciaron las
Expedientes que presentan
todas sus obligaciones
se determinan en ceros
las acciones a
seguir para completar la gestión
ADMINISTR documental.
8. a ACIÓN DE Hallazgo d)Existen fallas en la Auditoría interna OCI
CARTERA comunicación e interacción de
los procesos misionales y de
apoyo con respecto a las
entradas y salidas de los
procesos.
e) Se presenta diversidad de
criterio jurídico del término
"ejecutoria de actos
administrativos tributarios,
aduaneros y cambiarios", lo que
ADMINISTR genera demoras e incertidumbre
8. a ACIÓN DE Hallazgo para iniciar el cobro. Lo anterior Auditoría interna OCI
CARTERA incumple los principios de
eficacia, eficiencia y celeridad
contenidos en el artículo 3 de la
Ley 489 de 1998. Estas
situaciones se presentan debido
a la ausencia de un sistema
informático de la Dian para la
gestión de actos administrativos
aduaneros y cambiarios y por
falta de lineamientos para el
debido control, lo que ocasiona
riesgo subjetivo para gestionar
ADMINISTR su cobro".
8. a ACIÓN DE Hallazgo Auditoría interna OCI
CARTERA Prueba de Auditoria:
Realizadas las pruebas para
verificar la inclusión en los
Aplicativos de Cobranzas de los
Actos Administrativos proferidos
por la Dirección Seccional de
Aduanas de Bogotá y de los que
DIRECCIÓN SECCIONAL DE IMPUESTOS Y ADUA
10 años, desde que se hicieron
exigibles las obligaciones
23/03/2007 hasta la fecha de
prescripción de las mismas
22/05/2017. Así mismo, existen
obligaciones para este NIT en
las cuales se observa dilación en
16.451.290, 45.452.728,
16.485.778, 900.033.868-2,
12.564.656, 800063970,
819.000.597, 8547217-6,
las cuales se observa
800.250.608, dilación en
900.108.681,
sus actuaciones
800.176.052, toda vez que la
891.701.294,
Sanción 20123.820.398,
860.066.146, por no declarar
renta 2004 7.487.111,
7.227.221, por valor de $
35.431.000 de fecha
891.700.992-8, 15/02/2012,
819.006.906,
se expide el mandamiento
suministrados por la Divisióndede
Pago No.Recaudo
Gestión 0566 deyfechaCobranzas
05/10/2015,
de notificado Santa
la DIAN, Seccional el
27/11/2015,
Marta, entre la que:
se evidenció fecha de la
sanción
1. y el mandamiento
Permanecieron más de 3 y 4
transcurrieron
años en la etapa(título ejecutivo) 3
persuasiva.
años
2. En ylos8 meses,
expedienteses decir
conen Nit
etapa800.148.119,
Nos. persuasiva; la última
84.455.429,
investigación
8.710.649, de bienes con
12.595.550,
14 Hallazgo resultado negativo
819.005.924 fue realizada
900.018.502.-1, Auditoría interna OCI
el 18/02/2014 no12.564.656,
900.033.868-2, encontrándose no
otra investigación
obra resolución que hasta la fecha,
ordena
a folio 316
seguir se evidencia
adelante con la ejecución.
Resolución
Así mismo, se porobservó
medio de que la los
cual
se ordena el embargo
contribuyentes no pagaronde sumas
ni
de dinero deexcepciones
propusieron fecha 14/09/2014 y sin y
en el foliono
embargo 339 seexiste la última
profirió
resolución de embargo
oportunamente dicha a bancos
de fecha 04/08/2016,
Resolución, incumpliendo el
transcurriendo
término entreen
establecido una el ycitado
otra 2
años. 1.12.2 para expedir
numeral
dicha Resolución.
EnSe
3. el expediente
evidenció que conentre
NIT una
85.453.236,
actuación presenta
administrativa y otra,
obligaciones
transcurre másque defueron
un mes, tres
declaradas
meses prescritas
y hasta 24 meses,mediante
sin
Resolución de
justificación prescripción 0037
alguna.
deLa
4. fecha 06/04/2017,
Auditoria constató porquelosen
conceptos
los de ventas
expedientes 2007
con NIT No. -6y
ventas 2008 - 800.080.834,
819.003.915, 2, observándose
800.209.429, 891.701.080,
819.006.235, 819.003.792,
800.154.347, 84.456.846,
800.203.137, 800.105.409, de
procedimiento de gestión de
cobro coactivo, las obligaciones
están en riesgo de prescripción
en la vigencia 2014,
destacándose el expediente bajo
el NIT 84.456.846, donde se
puede destacar claramente que
entre el acta de acumulación
15/12/ 2011 y las tres últimas
actuaciones transcurrieron 26
meses, y la acción de cobro
prescribe el 29/05/2014”.
Revisados las actuaciones
realizadas hasta el año 2017 en
11 expedientes con NIT
77.190.271, 26.661.888,
57.433.833, 819.002.581,
85.435.159, 77.020.292,
5.048.797, 4.998.031,
819.003.985, 819.000.899 y
5.025.624, suministrados por la
División de Gestión Recaudo y
Cobranzas de la DIAN,
Seccional Santa Marta, se
evidenció que:
realizadas hasta el año 2017 en
11 expedientes con NIT
77.190.271, 26.661.888,
57.433.833, 819.002.581,
85.435.159, 77.020.292,
5.048.797, 4.998.031,
819.003.985, 819.000.899 y
5.025.624, suministrados por la
División de Gestión Recaudo y
Cobranzas de la DIAN,
Seccional Santa Marta, se
evidenció que:
1. Expedientes que
permanecieron entre 3 y 5 años
en la etapa persuasiva, para los
NIT 85.435.159, 819.002.581,
77.190.271, 77.020.292,
5.025.624, 26.661.888 y
4.998.031
2. Inactividad desde el
mandamiento de pago, el cual
fue allegado al expediente por el
grupo de documentación
(notificaciones) 8 meses
ADMINISTR
después de su ejecutoría. NIT
ACIÓN DE
77.190.271 y expedición de dos
CARTERA
(2) Mandamientos de Pago
sobre la misma obligación, para
el NIT 77.020.292. Así mismo, se
observó un Acto administrativo
revocado en todas sus partes
-Resolución Sanción 2012 por
valor de $103.046.000, el cual
fue incluido en el Mandamiento
de Pago y en el embargo de
sumas de dinero y de bienes
inmuebles, para el NIT
85.435.159.
3. Incumplimiento en los
términos para expedir la
resolución que ordena seguir
adelante la ejecución,
observándose que transcurre
hasta tres (3) años entre el
Mandamiento de Pago y dicha
resolución, y sin que obren
excepciones por parte del
contribuyente frente al
Mandamiento. De igual forma,
existen Mandamientos de pago
expedidos desde el 2012 y no
cuentan con la resolución de
seguir adelante la ejecución,
situaciones evidenciadas en los
expedientes con NIT
819.002.581,77.190.271,
85.435.159, 77.020.292,
5.048.797, 26.661.888,
819.003.985, 819.000.899.
4. Demoras para decretar
embargo a sumas de dinero en
Bancos, las cuales de ejecutan
con periodicidad de hasta dos (2)
años, expedientes con NIT
77.190.271, 819.002.581,
5.048.797.
5. En cuanto a la investigación
de bienes se observan las
"Hallazgo No. 33 Gestión
Documental - Aud Vig 2012-
2013 Función Recaudadora
CGR
En los expedientes objeto de
estudio con NIT Nos.
900.113.008, 800.148.119,
84.455.429, 8.710.649,
12.595.550, 819.005.924,
84.456.846, 900.142.127,
819.004.939, 900.018.502.-1,
26.713.803, 16.451.290,
45.452.728, 16.485.778,
900.033.868-2, 12.564.656,
800063970, 819.000.597,
8547217-6, 800.250.608,
900.108.681, 800.176.052,
891.701.294, 860.066.146,
3.820.398, 7.227.221, 7.487.111,
891.700.992-8, 819.006.906;
entre otros, se evidenció que no
están debidamente organizados
de acuerdo a las normas de
gestión documental, dado que se
evidenció duplicidad de
documentos, estos no guardan
un orden cronológico,
deficiencias en la foliación y sin
foliar, les faltan documentos y
firmas en los mismos, las tablas
de retención documental
16 correspondientes son ilegibles". Auditoría interna OCI
Revisada la gestión documental
en 13 expedientes con NIT
77.190.271, 26.661.888,
57.433.833, 819.002.581,
85.435.159, 77.020.292,
5.048.797, 4.998.031,
819.003.985, 819.000.899,
5.025.624, 85.453.236,
900.128.618 y 91.041.755, el
equipo auditor evidenció que
dentro de los expedientes no
obran todos los documentos
relacionados con la actuación, ni
se encuentran en el orden en
que fueron producidos o
allegados al proceso,
documentos sin legajar,
repetidos, sin firmas, legajados
sin el orden que corresponde,
actos administrativos notificados
y sin notificar, documentos
foliados en la parte inferior
derecha, actuaciones en SIPAC
que no obran en los expedientes
y viceversa, hoja de ruta sin
diligenciar. Por lo anterior, las
situaciones que dieron lugar a la
un orden cronológico,
deficiencias en la foliación y sin
foliar, les faltan documentos y
firmas en los mismos, las tablas
de retención documental
16 correspondientes son ilegibles". Auditoría interna OCI
Revisada la gestión documental
en 13 expedientes con NIT
77.190.271, 26.661.888,
57.433.833, 819.002.581,
85.435.159, 77.020.292,
5.048.797, 4.998.031,
819.003.985, 819.000.899,
5.025.624, 85.453.236,
900.128.618 y 91.041.755, el
equipo auditor evidenció que
dentro de los expedientes no
obran todos los documentos
relacionados con la actuación, ni
se encuentran en el orden en
que fueron producidos o
allegados al proceso,
documentos sin legajar,
repetidos, sin firmas, legajados
sin el orden que corresponde,
actos administrativos notificados
y sin notificar, documentos
foliados en la parte inferior
derecha, actuaciones en SIPAC
que no obran en los expedientes
y viceversa, hoja de ruta sin
diligenciar. Por lo anterior, las
situaciones que dieron lugar a la
formulación del hallazgo
persisten.
DIRECCIÓN SECCIONAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS DE MONTERIA

Cuenta Corriente del
Contribuyente se logró
evidenciar la aplicación del
depósito con sus respectivos
recibos Oficiales de Pago 490.
2. Autos sin tramitar ante el
funcionario con Rol de
Administrador de Títulos, en los
depósitos No. 484547 $570.717,
TDJ 493109 $ 857.863, TDJ
ADMINISTR 538750 $ 166.647, TDJ 538773
17 ACIÓN DE Hallazgo $ 151.655, TDJ 578.188 $ Auditoría interna OCI
CARTERA 502.000, TDJ 585522 $
10.602.000, TDJ No. 435235
$60.017, TDJ 455478 $30.600.
3. Depósitos judiciales que
cuentan con dos autos que
ordenan diferente o igual gestión
frente al mismo depósito, los
cuales son expedidos a través
de SIPAC y de forma manual,
así: el Depósito Judicial
No.541446 $197.884 presenta
DIRECCIÓN SECCIONAL DE IMPUESTOS
llegando Y ADUANAS
a un porcentaje de DE VALLEDUPAR
cumplimiento del 10,29 %, toda
vez que la meta anual
establecida para esta actividad
era de $18.831 millones.
Así mismo, verificado el Informe

de Gestión y Resultados IGR
2016, encontrándose que el
porcentaje de cumplimiento para
la actividad: "Disminución del
Inventario de Cartera" fue del
13,72%, con el siguiente
ADMINISTR análisis: " La meta se cumplió en
18 ACIÓN DE Hallazgo un 33%, pero la falta de inclusión Auditoría interna OCI
CARTERA de los datos al sistema impide
demostrar la realidad de la
gestión obtenida"; es decir se
observa una incoherencia en la
cifras reportadas en el
Cumplimiento Plan Operativo por
Lugar Administrativo y Área
Responsable y el Informe de
Gestión y Resultados IGR 2016,
en cuanto a la actividad en
comento.
Por otro lado, el porcentaje de

Direcciones Seccionales que
PLAN DE MEJORAMIENTO O DE A
e Seguimiento a Planes Integrados de Mejoramiento del Proceso de Administración de Cartera - ASA 201700
ón de Gestión de Recaudo y Cobranzas, Coordinación de Gestión de Cobranzas, Divisiones de Gestión de C
ntes y de Impuestos y Aduanas de Santa Marta, Montería y Valledupar.
2/6/2017 HASTA 6/16/2017
1/1/2016 HASTA 1/30/2017
14. Evidencia de
11. Causa 12. Efecto 13. Acción a implementar
cumplimiento
gos asociados a los hallazgos de los planes de mejoramiento evaluados de la CGR, ITRC Y OCI, del Proceso de Admin
s hallazgos objeto de la muestra, se observó que las situaciones descritas no fueron subsanadas y que los controles implemen
materialización del riesgo asociado. Con lo anterior, se desatienden los Módulos de Control de Planeación y Gestión (Compon
asos:
GOTÁ
Realizar al interior de cada uno de los

grupos internos de trabajo que
conforman la Division de Gestión de
Cobranzas (3 Persuasivas, 2
Deficiencias de coactivas, 1 Facilidades de pago y 1
control interno, Rep. Externa) capacitación a todos los FT-GH-1722
debilidades en el funcionarios acerca del PR-FI-0163 Registro de Asistencia
seguimiento y Organización de documentos en el Capacitación Interna
monitoreo por parte Archivos de Gestión y el memorando
de la Dirección 233 de 2010 y remitir al buzón
coordinacioncobranzas@dian.gov.co
Las irregularidades Deficiente informacion el formato FT-GH-1722 Registro de
relacionadas con para establecer el Asistencia Capacitación Interna
manejo documental estado real del porceso
de los expedientes de cobro.
de cobro coactivo
Verificar que se de cumplimiento al
durante el periodo
procedimiento PR-FI-0163
evaluado obedecen
Organización de documentos en el
a problemas,
Archivos de Gestión y el Instructivo IN-
deficiencias y
FI-0132, revisando y ajustantando si
limitantes de orden
es del caso el 10% de los Informe
institucional
expedientes a cargo de la
dependencia y que se envían a otro
GIT o Dependencia, y enviar informe
del resultado trimestralmente al buzon
ejecutan el procedimiento de
Investigación de bienes - PR-CA-0326
(3 Persuasivas y 2 coactivas)
capacitación a todos los funcionarios
FT-GH-1722
acerca de lo reglado a través de este,
Registro de Asistencia
del memorando 225 de 19 de julio de
Capacitación Interna
No se adelantan los 2014 y de lo establecido en los
trámites necesarios artículos 623-2, 651 y 837 del Estatuto
para imponer las Tributario y remitir al buzón
sanciones previstas coordinacioncobranzas@dian.gov.co
en el Artículo 651 Pérdida de oportunidad el formato FT-GH-1722 Registro de
del Estatuto para la identificación de Asistencia Capacitación Interna
Tributario, de bienes de propiedad del
conformidad con lo deudor
dispuesto en los Verificar que se dé cumplimiento al
artículos 837 y 623- procedimiento de Investigación de
2 del mismo bienes - PR-CA-0326 así como a lo
Estatuto reglado mediante el memorando 225
de 19 de julio de 2014 y lo dispuesto
en los artículos 623-2, 651 y 837 del
Estatuto Tributario, evaluando la Informe
gestión del 10% de los expedientes
que se trasladen de un grupo a otro (3
Persuasiva y 2 Coactiva) y enviar
informe del resultado trimestralmente
al buzón
Consolidar la información reportada

mensualmente por cada uno de los
FT-CA-5219 Seguimiento a
funcionarios en el FT-CA-5219
evacuación mensual de
Seguimiento a evacuación mensual de
carga laboral
carga laboral y remitirlo al buzón
Falta de gestión, coordinacioncobranzas@dian.gov.co
seguimiento, control
Perdida de oportuidad Realizar trimestralmente supervisión
y monitoreo por
para obtener el pago de de escritorio a la información
parte de la
las obligaciones fiscales reportada por la seccional de
Dirección de
cobranzas Impuestos de Bogotá, solicitando
evidencias de la gestion reportada en Informe
el FT-CA-5219 Seguimiento a
evacuación mensual de carga labora y
elaborar un informe gerencial de
resultados.
RG1
Discrecionalidad
en la toma de
decisiones de
continuar o no,
con la
investigación y el
seguimiento de los
bienes del deudor.
ejecutan el procedimiento de
RFC 001
Investigación de bienes - PR-CA-0326
Discrecionalidad en
(3 Persuasivas y 2 coactivas)
la toma de
capacitación a todos los funcionarios
decisiones para FT-GH-1722
acerca de lo reglado a través de este,
favorecer a terceros Registro de Asistencia
del memorando 225 de 19 de julio de
RFC 002 Capacitación Interna
2014 y de lo establecido en los
Auto sabotaje en la
artículos 623-2, 651 y 837 del Estatuto
investigación de
Tributario y remitir al buzón
bienes y auto-
congestión
el formato FT-GH-1722 Registro de
(Referente a las
Asistencia Capacitación Interna
cargas laborales)
Dilaciones
intencionales en la
IBPF (RFC 003)
Expocisión de la
información del
deudor (RFC 004) Falta de oportunidad
para obtener el pago de
las obligaciones fiscales
Falta de oportunidad
para obtener el pago de
las obligaciones fiscales
RG2
Investigacion
inapropiada e
inoportuna de los
bienes del deudor.
RFC 001 Verificar que se dé cumplimiento al
Discrecionalidad en procedimiento de Investigación de
la toma de bienes - PR-CA-0326 así como a lo
decisiones para reglado mediante el memorando 225
favorecer a terceros de 19 de julio de 2014 y lo dispuesto
RFC 002 en los artículos 623-2, 651 y 837 del
Auto sabotaje en la Estatuto Tributario, evaluando la Informe
investigación de gestión del 10% de los expedientes
bienes y auto- que se trasladen de un grupo a otro (3
congestión Persuasiva y 2 Coactiva) y enviar
(Referente a las informe del resultado trimestralmente
cargas laborales) al buzón
Dilaciones coordinacioncobranzas@dian.gov.co
intencionales en la
IBPF (RFC 003)
Expocisión de la
información del
deudor (RFC 004)

La información mensualmente por cada uno de los
Problemas en el consignada en este FT-CA-5219 Seguimiento a
insumo del proceso aplicativo sobre los evacuación mensual de
de administración actos administrativos carga laboral
de cartera que gestionados en coordinacioncobranzas@dian.gov.co
dificultan la cobranzas no es
actualización de los consistente, ni oportuna, Realizar trimestralmente supervisión
aplicativos y la ni confiable. de escritorio a la información
gestión de cobro. Incremento del reportada por la seccional de
Desconocimiento en Inventario de la cartera Impuestos de Bogotá, solicitando
el uso del aplicativo del debido cobrar. evidencias de la gestion reportada en Informe
Siscobra candado Envejecimiento de la el FT-CA-5219 Seguimiento a
(casilla "obligación cartera a recuperar. evacuación mensual de carga labora y
suspendida) Posible prescripción de elaborar un informe gerencial de
obligaciones resultados.
Oficio de Solicitud de los

Solicitar a la DSA de Bogotá los actos
actos
administrativos relacionados en el
hallazgo, realizar su captura en el
Reporte del Siscobra en
aplicativo Siscobra e incluirlo en el
La información donde se muestre la
expediente físico de cobro.
Problemas en el consignada en este captura de la información
insumo del proceso aplicativo sobre los
de administración actos administrativos Consolidar la información reportada
de cartera que gestionados en mensualmente por cada uno de los
dificultan la cobranzas no es funcionarios en el FT-CA-5219
actualización de los consistente, ni oportuna, Seguimiento a evacuación mensual de
carga laboral
aplicativos y la ni confiable. carga laboral y remitirlo al buzón
gestión de cobro. Incremento del coordinacioncobranzas@dian.gov.co
Desconocimiento en Inventario de la cartera
el uso del aplicativo del debido cobrar.
Siscobra candado Envejecimiento de la
(casilla "obligación cartera a recuperar.
suspendida) Posible prescripción de
obligaciones
de cartera que gestionados en
actualización de los consistente, ni oportuna,
aplicativos y la ni confiable.
gestión de cobro. Incremento del
el uso del aplicativo del debido cobrar. Realizar trimestralmente supervisión
Siscobra candado Envejecimiento de la de escritorio a la información
(casilla "obligación cartera a recuperar. reportada por la seccional de
suspendida) Posible prescripción de Impuestos de Bogotá, solicitando
obligaciones evidencias de la gestion reportada en Informe
resultados.
Oficio de Solicitud de los

Solicitar a la DSA de Bogotá los actos
actos
administrativos relacionados en el
hallazgo, realizar su captura en el
Reporte del Siscobra en
aplicativo Siscobra e incluirlo en el
La información donde se muestre la
expediente físico de cobro.
Problemas en el consignada en este captura de la información
de administración actos administrativos Consolidar la información reportada
de cartera que gestionados en mensualmente por cada uno de los
dificultan la cobranzas no es funcionarios en el FT-CA-5219
actualización de los consistente, ni oportuna, Seguimiento a evacuación mensual de
carga laboral
aplicativos y la ni confiable. carga laboral y remitirlo al buzón
gestión de cobro. Incremento del coordinacioncobranzas@dian.gov.co
el uso del aplicativo del debido cobrar. Realizar trimestralmente supervisión
Siscobra candado Envejecimiento de la de escritorio a la información
(casilla "obligación cartera a recuperar. reportada por la seccional de
suspendida) Posible prescripción de Impuestos de Bogotá, solicitando
obligaciones evidencias de la gestion reportada en Informe
resultados.
carga laboral
La información
Problemas en el consignada en este
de administración actos administrativos
obligaciones
de administración actos administrativos
obligaciones
Realizar trimestralmente supervisión

de escritorio a la información
reportada por la seccional de
Impuestos de Bogotá, solicitando
evidencias de la gestion reportada en Informe
resultados.

coactivas, 1 Facilidades de pago y 1
FT-GH-1722
Rep. Externa) capacitación a todos los
funcionarios acerca del PR-FI-0330
Extinción de Obligaciones y remitir al
buzón
Desconocimiento de el formato FT-GH-1722 Registro de
Debilidades en el
nuevas obligaciones a Asistencia Capacitación Interna
control en la etapa
cargo del contribuyente.
de terminación de
Posible prescripción de
expedientes
obligaciones.
Desconocimiento de
Debilidades en el
nuevas obligaciones a
control en la etapa
de terminación de
expedientes Verificar que se dé cumplimiento al
obligaciones.
procedimiento PR-FI-0330 Extinción
de Obligaciones, evaluando la gestión
del 10% de los expedientes que se
trasladen a la dependencia
competente para su archivo (3 Informe
Persuasivas, 2 coactivas, 1
Facilidades de pago y 1 Rep. Externa)
y enviar informe del resultado
trimestralmente al buzón
Debilidad en el
control de
contribuyentes que
se solicitan habilitar
en Siscobra
Candado para que
en el término del Verificar que se se estén capturando
mismo mes de la totalidad de las obligaciones en el
creación del Desconocimiento de aplicativo Siscobra, evaluando la
contribuyente se nuevas obligaciones a gestión del 5% de los expedientes a
procede a incluir las cargo del contribuyente. cargo de cada grupo (3 Persuasivas, 2 Informe
obligaciones Posible prescripción de coactivas, 1 Facilidades de pago y 1
pendientes de obligaciones. Rep. Externa) y enviar informe del
cobro de ese resultado trimestralmente al buzón
contribuyente y en coordinacioncobranzas@dian.gov.co
generar el auto de
terminación y/o
archivo para
solicitar su
habilitación en
SIPAC.

FT-GH-1722
Rep. Externa) jornadas de
retroalimentación en el proceso de
Administración de Cartera, sobre los
procedimientos y las orientaciones
necesarias para su cumplimiento.
Ausencia de un
sistema informático
de la Dian para la
gestión de actos
Verificar que se se estén capturando
Ausencia de un la totalidad de las obligaciones en el
sistema informático aplicativo Siscobra, evaluando la
de la Dian para la gestión del 5% de los expedientes a
gestión de actos cargo de cada grupo (3 Persuasivas, 2 Informe
administrativos Riesgo subjetivo para coactivas, 1 Facilidades de pago y 1
aduaneros y gestionar su cobro Rep. Externa) y enviar informe del
cambiarios y por resultado trimestralmente al buzón
falta de coordinacioncobranzas@dian.gov.co
lineamientos para el
debido control.
Implementar una solución informatica

sujeta a la implementación del plan de
modernización tecnologica de la DIAN.
(LEY 1819 DEL 2016), con el fin de Servicio informatico
contar con la información integrada,
actualizada y confiable para el
proceso de Administración de Cartera.
UESTOS DE GRANDES CONTRIBUYENTES

Falta de
retroalimentación
entre el nivel central
y la seccional, la
Estados de cuenta
parametrización y Realizar al interior de la Division de
erroneos de los
rigidez de los Gestión de Cobranzas una jornada de
contribuyentes que FT-GH-1722
sistemas de retroalimentación del proceso de
pueden llevar a malas Registro de Asistencia
información y Administración de Cartera, sobre los
decisiones en la gestion Capacitación Interna
actualización de la procedimientos y las orientaciones
de cobro de los
misma, la necesarias para su cumplimiento.
expedientes.
depuración de la
cartera, falta de
conciliación o
cruces.
Realizar al interior de la Division de
Gestión de Cobranzas una jornada de
Falta de acciones
oportunas y
Estados de cuenta Administración de Cartera, sobre los
eficientes respecto
erroneos de los procedimientos y las orientaciones
a la solicitud de
contribuyentes que necesarias para su cumplimiento, FT-GH-1722
cruces de cuentas
pueden llevar a malas especialmente en la aplicación de los Registro de Asistencia
del contribuyente
decisiones en la gestion lineamientos establecidos por la Capacitación Interna
de cobro de los Coordinación de Administración de
Deficiencias en los
expedientes. Aplicativos de Recaudo y Cobranzas
sistemas de
en cuanto a la marcacion de
información
obligaciones inconsistentes
Realizar al interior de la División de

Gestión de Cobranzas capacitación a
todos los funcionarios acerca del PR-
FI-0163 Organización de documentos
FT-GH-1722
en el Archivos de Gestión y el
memorando 233 de 2010 y remitir al
Falta de cuidado y buzón
diligencia en la coordinacioncobranzas@dian.gov.co
conformación, el formato FT-GH-1722 Registro de
Deficiente informacion Asistencia Capacitación Interna
organización y
para establecer el
archivo de los
estado real del porceso
expedientes físicos Verificar que se dé cumplimiento al
de cobro.
y su articulación con procedimiento PR-FI-0163
los sistemas de Organización de documentos en el
información Archivos de Gestión y el memorando
233 de 2010, evaluando la gestión del
Informe
10% de los expedientes que se
trasladen de una etapa procesal a otra
Gestión de Cobranzas capacitación a
todos los funcionarios acerca de la
Caracterización del Proceso de
Administración de Cartera CP-CA- FT-GH-1722
0014, recalcando los temas de Registro de Asistencia
Proveedores y Entradas y remitir al Capacitación Interna
buzón
Problemas en los
insumos para la
conformación del
expediente y su
inclusión en el
aplicativo
Desactualización en el
SISCOBRA
aplicativo SISCOBRA
ADUANERO.
ADUANERO
Falta de una
solución informática
para la gestión de
cobro aduanero y
cambiario.
conformación del
expediente y su
inclusión en el
aplicativo
Desactualización en el
SISCOBRA
aplicativo SISCOBRA
ADUANERO.
ADUANERO
Falta de una
solución informática
para la gestión de
cobro aduanero y
cambiario.


FT-GH-1722
Rep. Externa) capacitación a todos los
funcionarios acerca del PR-FI-0330
Extinción de Obligaciones y remitir al
buzón
Debilidades en el coordinacioncobranzas@dian.gov.co
Desconocimiento de
control en la etapa
nuevas obligaciones a el formato FT-GH-1722 Registro de
de terminación de
cargo del contribuyente. Asistencia Capacitación Interna
expedientes en el
aplicativo
la accion de cobro de
SISCOBRA
obligaciones.
CANDADO.
Debilidades en el
Desconocimiento de
control en la etapa
nuevas obligaciones a
de terminación de
expedientes en el
aplicativo
la accion de cobro de Verificar que se dé cumplimiento al
SISCOBRA
obligaciones. procedimiento PR-FI-0330 Extinción
CANDADO.
de Obligaciones, evaluando la gestión
del 10% de los expedientes que se
trasladen a la dependencia
competente para su archivo (3 Informe
Persuasivas, 2 coactivas, 1
Facilidades de pago y 1 Rep. Externa)

Gestión de Cobranzas jornadas de
FT-GH-1722
Administración de Cartera, sobre los
procedimientos y las orientaciones
necesarias para su cumplimiento.

Cobranzas jornadas de
Ausencia de un Administración de Cartera, sobre los
FT-GH-1722
sistema informático procedimientos y las orientaciones
de la Dian para la necesarias para su cumplimiento.
gestión de actos especialmente aplicación a los
administrativos Riesgo subjetivo para lineamientos establecidos por la
aduaneros y gestionar su cobro Coordinación Control Básico de
cambiarios y por Obligaciones en cuanto a la Captura
falta de de actos administrativos en siscobra
lineamientos para el Aduanero.
debido control.

ECCIONAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS DE SANTA MARTA

carga laboral
Deficiente gestión
de recuperación de
cartera, ausencia
de mecanismos de
Perdida de oportuidad Realizar trimestralmente supervisión
control interno y de
para obtener el pago de de escritorio a la información
la inclusión de
las obligaciones fiscales reportada por la seccional de
términos en las
etapas del Impuestos y Aduanas de Santa Marta,
procedimiento de solicitando evidencias de la gestion Informe
cobro coactivo. reportada en el FT-CA-5219
carga labora y elaborar un informe
gerencial de resultados.

carga laboral
Deficiente e
inoportuna gestión
de recuperación de
cartera, ausencia Perdida de oportuidad
de mecanismos de para obtener el pago de
control interno e las obligaciones fiscales
inobservancia de
Deficiente e
inoportuna gestión
de recuperación de
cartera, ausencia Perdida de oportuidad
de mecanismos de para obtener el pago de
control interno e las obligaciones fiscales
inobservancia de
disposiciones
generales
Realizar trimestralmente supervisión

de escritorio a la información
reportada por la seccional de
Impuestos y Aduanas de Santa Marta,
solicitando evidencias de la gestion Informe
reportada en el FT-CA-5219
carga labora y elaborar un informe
gerencial de resultados.
Realizar al interior del GIT de
Cobranzas de la Division de Gestión
de Recaudo y Cobranzas capacitación
a todos los funcionarios acerca del
PR-FI-0163 Organización de FT-GH-1722
documentos en el Archivos de Gestión Registro de Asistencia
y el memorando 233 de 2010 y remitir Capacitación Interna
al buzón
Deficiente informacion
Deficiencias en la para establecer el
gestión documental estado real del porceso
de cobro.
Deficiente informacion
Deficiencias en la para establecer el
gestión documental estado real del porceso
de cobro.
Verificar que se dé cumplimiento al

procedimiento PR-FI-0163
Organización de documentos en el
Archivos de Gestión y el memorando
233 de 2010, evaluando la gestión del
Informe
10% de los expedientes que se
trasladen de una etapa procesal a otra
Realizar al interior del GIT de

Cobranzas de la Division de Gestión
Presunto de Recaudo y Cobranzas capacitación
direccionamiento de las a todos los funcionarios acerca del
actuaciones procedimiento de Gestión y FT-GH-1722
administrativas en la Administración de Depósitos Registro de Asistencia
gestión de TDJ para el Judiciales PR-CA-0275 y remitir al Capacitación Interna
favorecimiento propio o buzón
de terceros.
RG2: coordinacioncobranzas@dian.gov.co
Incumplimiento del el formato FT-GH-1722 Registro de
Presunta actualización Asistencia Capacitación Interna
procedimiento en la
de RUT sin el lleno de
gestión de los TDJ.
los requisitos legales
para favorecimiento Verificar que se dé cumplimiento al
propio o de un tercero. procedimiento de Gestión y
Administración de Depósitos
Incertidumbre para Judiciales PR-CA-0275, evaluando la
determinar los Informe
gestión del 10% de los TDJ
beneficiarios de los TDJ. gestionados y enviar informe del
resultado trimestralmente al buzón
la DIAN, en tales
casos no Elaborar mensualmente un documento
consideran las en donde se indique el cumplimiento
características alcanzado en cada una de las Documento del resultado
socioeconómicas, actividades y remitirlo a la del cumplimiento de metas
normas de estímulo Coordinación de Gestión de (julio-diciembre)
a los contribuyentes Cobranzas -
de la región, los coordinacioncobranzas@dian.gov.co.
tiempos de
realización de las
campañas Solicitar mediante oficio el ajuste de
peculiaridades del las metas a la Subdirección de
contrabando local, Gestión de Recaudo y Cobranzas, con
no concertar las Incumplimiento de la base en el resultado del seguimiento
metas con las metas establecidas al cumplimiento de las metas y de Oficio
seccionales, saldos conformidad con las fechas
irreales en los establecidas para realizarlo por la SG
inventarios de de Análisis Operacional, en caso de
cartera, así como ser necesario
fallas por la demora
en la entrada a los Analizar lo manifestado por la DSI de
aplicativos Cuenta Bogotá a fin de definir la viabilidad de
Corriente y modificar las metas establecidas en el
Obligación plan operativo y responder de Oficio
Financiera. Tal conformidad a la seccional, en caso
hecho demuestra de haber recibido solicitud de ajuste
deficiencias en el de metas por parte de la seccional
proceso de
O DE ACCIÓN FT-CI-199
o
artera - ASA 2017005

es de Gestión de Cobranzas y/o Recaudo y Cobranzas de las Direcciones Seccionales de Impuestos de Bog
6/16/2017
1/30/2017
16. Responsable del

15. Unidad de
cumplimiento 17. Fecha Inicial
Medida
(cargo)
del Proceso de Administración de Cartera.
los controles implementados y su seguimiento no fueron efectivos para prevenir la ocurrencia de los mismos, lo que implica e
ión y Gestión (Componente Administración de Riesgo) y de Evaluación y Seguimiento (Componentes de Autoevaluación Instit
Jefes de los Grupos Interno de

Trabajo de la División de Gestión
7 de Cobranzas de la Dirección 9/1/2017
Seccional de Impuestos de
Bogotá

Bogotá
Jefes de los Grupos Internos de
Trabajo de Persuasiva I,
Persuasiva II, Persuasiva III,
5 Coactiva I y Coactiva II de la 9/1/2017
División de Gestión de Cobranzas
de la Dirección Seccional de
Impuestos de Bogotá

Jefe de División de Gestión de

Cobranzas de la Dirección
4 9/1/2017
Bogotá
Coordinación de Gestión de
Cobranzas
3 10/1/2017
Recaudo y Cobranzas

4 9/1/2017
Bogotá
Cobranzas
3 10/1/2017
Recaudo y Cobranzas

2 10/20/2017
Bogotá

4 9/1/2017
Bogotá
Cobranzas
3 10/1/2017
Recaudo y Cobranzas

2 10/20/2017
Bogotá

4 9/1/2017
Bogotá
Cobranzas
3 10/1/2017
Recaudo y Cobranzas
4 9/1/2017
Bogotá
Cobranzas
3 10/1/2017
Recaudo y Cobranzas

Bogotá
Bogotá

Bogotá

Bogotá
Bogotá
Dirección General DIAN

Organizacional - SG de
Tecnología de Información y
Telecomunicaciones
Dirección de Gestión de Ingresos -
1 9/1/2017
Recaudo y Cobranzas -
Coordinaciones de Gestión de
Cobranzas y de Administración de
Aplicativos de Recaudo y
Cobranzas
Grandes Contribuyentes
Jefe de la División de Gestión de

1 9/1/2017

4 10/1/2017
1 9/1/2017
Telecomunicaciones
1 9/1/2017
Cobranzas

Bogotá
Bogotá

1 9/1/2017

1 9/1/2017

Telecomunicaciones
1 9/1/2017
Cobranzas

4 9/1/2017
Bogotá
Cobranzas
3 10/1/2017
Recaudo y Cobranzas

4 9/1/2017
Bogotá
Cobranzas
3 10/1/2017
Recaudo y Cobranzas
Recaudo y Cobranzas de la
1 9/1/2017
Dirección Seccional de Impuestos
y Aduanas de Santa Marta
4 10/1/2017

1 9/1/2017

4 10/1/2017
6 3/1/2018
y Aduanas de Valledupar
Director Seccional de Impuestos y

1 3/1/2018
Aduanas de Valledupar
Jefe de la Coordinación de
Gestión de Cobranzas y
1 3/1/2018
Subdirector de Gestión de
Recaudo y Cobranzas
FT-CI-1996
es Seccionales de Impuestos de Bogotá, Grandes
19. Observaciones
18. Fecha Final del Auditor o
Autoevaluador
ocurrencia de los mismos, lo que implica el establecimiento de

nto (Componentes de Autoevaluación Institucional y Planes de
12/31/2017
12/31/2018
12/31/2017
9/30/2018
2018/06/30
2018/07/31
12/31/2017
9/30/2018
2018/06/30
2018/07/31
2017/11/30
2018/06/30
2018/07/31
2017/11/30
2018/06/30
2018/07/31
2018/06/30
2018/07/31
12/31/2017
9/30/2018
9/30/2018
12/31/2017
9/30/2018
12/31/2021
12/31/2017
12/31/2017
12/31/2017
9/30/2018
12/31/2017
12/31/2021
12/31/2017
9/30/2018
12/31/2017
12/31/2017
12/31/2021
2018/06/30
2018/07/31
2018/06/30
2018/07/31
12/31/2017
12/31/2018
12/31/2017
12/31/2018
8/31/2018
8/31/2018
8/31/2018
6. Proceso /
5. No. Subproceso /
PROCESO GESTIÓN
JURÍDICA /
PROCEDIMIENTOS:
RECURSOS EN SEDE
ADMINISTRATIVA, ATENCIÓN
A PROCESOS JUDICIALES ,
TRÁMITES ANTE EL COMITÉ
DE CONCILIACIÓN Y
DEFENSA JUDICIAL .
PROCESO GESTIÓN
JURÍDICA /
PROCEDIMIENTOS:
RECURSOS EN SEDE
ADMINISTRATIVA, ATENCIÓN
A PROCESOS JUDICIALES ,
DE CONCILIACIÓN Y
DEFENSA JUDICIAL .
1 Hallazgo
UACIÓN
CIÓN
HALLAZGO UNO: INEFECTIVIDAD EN LA MITIGACIÓN DE LOS RIESGOS ASOCIADO

"Hallazgo 9. Gestión Documental.
Administración de Riesgo)
Con base en la evaluación de lasy de Evaluación
carpetas y Seguimiento
contentivas (Componentes
de los procesos judiciales Nos. de Autoeva
2006001490
20100021601, 20100025801, 20100025701, se evidencia lo siguiente: los documentos no cuentan co
diferentes a los de los expedientes y no se observan algunas actuaciones importantes que permitan el se
2472, 2956, 3177, 3221, 2501, 2122, 3220, 3276, 2624, 3129, 3107,2034, 1809, 1844, se evidencia lo s
encuentran documentos con asuntos diferentes a los del expediente y no se observan algunas actuacione
Con base en la evaluación de los expedientes contentivos de los contratos 100206215-318-0-2013, 1002
178-0-2013, 100211231-274-0-2013, 100202206-305-0-2013, 100206214-177-0-2013, 103201235-095-0
documentos no cuentan con foliación consecutiva, en orden cronológico, como tampoco figuran algunos
algunos casos el producto de las obligaciones contractuales cumplidas". (Auditoria CGR Función Pagador
Carpetas contentivas de cinco (5) procesos judiciales ids 52300, 20600,26700,38100 y 5200, cinco (5)
contratos Nro. 100208222-017-2016 del 29 de enero de 2016, 100208222-019-2016 29 de enero de 2016
judiciales, carpetas de ids de asuntos sometidos a conciliaciones judicial y extrajudicial y carpetas de
encuentran documentos con asuntos diferentes a los de los expedientes ; en cuanto a la evaluación de la
que dieron lugar a la formulación del hallazgo persisten.
CCDJ.
Verificados 18 Acuerdos expedidos por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial CCDJ, hasta el año 2
evidenciaron las siguientes situaciones:
1. De un total de 14 Acuerdos contentivos de políticas de conciliación y líneas decisionales, en 5 de ellos (
Gestión Jurídica a efectos de orientar la defensa de la entidad, no fueron objeto de seguimiento por parte
dadas a la comisión de auditoría por las Direcciones Seccionales de Impuestos de: Medellín, Popayán, C
seccionales.
2. No obstante que el Acuerdo 001 del 27 de octubre de 2011, mediante el cual se expide el reglamento d
establecimiento de la facultad para aplicarlas a casos análogos, así:
- Acuerdo 1 de 2011, Acuerdos 2, 6, 7, 8, 9, 11 y 12 de 2.012, 14 de 2013 y 18 de 2014, faculta a la Subdi
- Acuerdos 16 y 17 de 2014, faculta tanto a la Subdirectora de Gestión de Representación Externa como
3. Se observó en los Acuerdos, falta de unificación de la competencia para firmar la certificación de las de
SGRE y/o el ST.
4. En relación con las decisiones adoptadas mediante Acuerdos del CCDJ, se evidenció que no hay unida
5. Al consultar la publicación de los Acuerdos Nos. 01 al 18 en DIANNET, se encontró mora hasta de cinco
6. Sobre un total de 10 actas del CCDJ de la vigencia 2014, se revisó el seguimiento al cumplimiento de la
cuentan con seguimiento oportuno y completo por parte del Secretario Técnico del Comité de Conciliación
Con lo anterior, se desatiende la Directiva Presidencial 05 de 2009; el numeral 1 del Art. 19 del Decreto 17
y el numeral 2 del Art. 6 del Decreto 4085 de 2011; la Resolución No. 00065 del 3 de Agosto de 2012 dero
de 2011 del CCDJ, MECI - Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento - Componente Evaluación Ins
ARTICULACIÓN CON EL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIO
No obstante que en cuatro (4) acuerdos Nro. 19 del 15 de marzo de 2016, 20 del 4 de abril de 2016, 21 de
compromisos establecidos en ellos y son publicados con oportunidad, respecto al seguimiento y control d
“Hallazgo No. 2 DEFICIENCIAS EN LA INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS JUDICIALES REGISTRADO

1. Verificadas 30 carpetas de piezas procesales, cuyas actuaciones fueron incorporadas al Sistema Único
para el uso adecuado del mismo y su coherencia respecto de la información que reposa en la Rama Judi
respecto de las siguientes situaciones, las cuales se encuentran documentadas en el Anexo 2. E-KOGUI:
- Procesos registrados en e-KOGUI con cuantía indeterminada, teniendo cuantía determinada.
- Procesos con cuantía determinada en el Sistema e-KOGUI, diferente a la estimada en la demanda que r
- Error en el registro de ID relacionados con personas jurídicas que se incluyeron en la columna de contra
- Desactualización de la situación procesal registrada en el Sistema e-KOGUI, respecto de la Rama Judic
- Información procesal desarticulada en el Sistema e-KOGUI, frente a la reportada en el Formato F9 de la
- Procesos judiciales que figuran activos cuando ya están terminados.
- Inconsistencias en el número único de identificación del proceso (Código 23 dígitos) afectando la comple
2. Verificadas 12 carpetas de piezas procesales correspondientes a apoderados externos, cuyas actuacio
evidenciaron las siguientes situaciones, las cuales se encuentran documentadas en el Anexo 2.1 e-KOGU
- Procesos registrados sin completitud de los datos básicos relacionados con la calificación de: Fortaleza
- Error en los dígitos que identifican el proceso.
- Calificación de fortaleza de la defensa, fortaleza probatoria, riesgo procesal y jurisprudencia sin poder es
De las situaciones enunciadas se infieren inconsistencias respecto de la calidad, oportunidad, completitud
“Hallazgo No. 2 DEFICIENCIAS EN LA INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS JUDICIALES REGISTRADO
1. Verificadas 30 carpetas de piezas procesales, cuyas actuaciones fueron incorporadas al Sistema Único
para el uso adecuado del mismo y su coherencia respecto de la información que reposa en la Rama Judi
respecto de las siguientes situaciones, las cuales se encuentran documentadas en el Anexo 2. E-KOGUI:
- Procesos registrados en e-KOGUI con cuantía indeterminada, teniendo cuantía determinada.
- Procesos con cuantía determinada en el Sistema e-KOGUI, diferente a la estimada en la demanda que r
- Error en el registro de ID relacionados con personas jurídicas que se incluyeron en la columna de contra
- Desactualización de la situación procesal registrada en el Sistema e-KOGUI, respecto de la Rama Judic
- Información procesal desarticulada en el Sistema e-KOGUI, frente a la reportada en el Formato F9 de la
- Procesos judiciales que figuran activos cuando ya están terminados.
- Inconsistencias en el número único de identificación del proceso (Código 23 dígitos) afectando la comple
2. Verificadas 12 carpetas de piezas procesales correspondientes a apoderados externos, cuyas actuacio
evidenciaron las siguientes situaciones, las cuales se encuentran documentadas en el Anexo 2.1 e-KOGU
- Procesos registrados sin completitud de los datos básicos relacionados con la calificación de: Fortaleza
- Error en los dígitos que identifican el proceso.
- Calificación de fortaleza de la defensa, fortaleza probatoria, riesgo procesal y jurisprudencia sin poder es
De las situaciones enunciadas se infieren inconsistencias respecto de la calidad, oportunidad, completitud
gestión del riesgo fiscal, que permita monitorear y administrar la información litigiosa de la entidad.
Con la anterior, se desatiende el Literal b del Instructivo del SUGIL - Sistema e-KOGUI, Perfil Apoderado y
11 de diciembre de 2015 ANDJE y numeral 5 del Art. 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015; MECI - Módu
DAÑO ANTIJURÍDICO EN LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DE LA DIAN Y SU ARTICULACIÓN CON EL SISTE
PRUEBA DE AUDITORIA:
Por lineamiento de la Subdirección de Gestión de Representación Externa de la DIAN mediante correo e
puso en producción el módulo para la obtención del informe "Relación de Procesos Judiciales"(F9) con el
base en la información registrada en el sistema en mención..." el quipo auditor procedió a realizar los cruc
(ANDJE) con el reporte F9 de la Contraloría General de la República (CGR) Consolidado de la Subdirecci
Inconsistencias en el número único de identificación del proceso (Código 23 dígitos).
En la trazabilidad de Seis (6) ids en e-Kogui de los procesos judiciales Nro. 366190, 500722, 937103, 663
relación con Procesos Judiciales y Conciliaciones Extrajudiciales Terminadas se observó falencia frente a
carpeta de piezas procesales), así como del registro en el sistema del sentido del fallo (Favorable/Desfav
riesgo procesal y sin provisión contable. Por lo anterior las situaciones que dieron lugar a la formulación d
"Hallazgo 3: FALTA DE CONTROL EN LA ADMINISTRACIÓN DE CLAVES DE ACCESO AL SISTEMA e-K
Verificada una muestra de cuatro (4) procesos contractuales identificados con los números: 100202208 00
profesionales de apoyo y representación en la atención de procesos judiciales de la entidad, se evidenció
1. No se lleva control por el parte del supervisor del contrato ni por el administrador del Sistema e-KOGUI
- El contrato 100202208 0028 2015 suscrito el 22 de enero de 2015, según la inactivación reportada "usua
- En los contratos: 100202208 0026 2015 y 100202208 0024 2015 del 21/01/15, y 100202208 0027 2015
central que fue a partir del 20 de abril de 2015.
2. En los cuatro (4) contratos citados, con fecha de finalización 31/12/2015, no se evidenció la inactivación
contratos 29/01/2016.
3. En los cuatro (4) contratos suscritos con apoderados externos, no se cumplió con la obligación de inform
4. No se evidenció la existencia de un lineamiento unificado para nivel central y direcciones seccionales, r
generando riesgos de incumplimiento de la obligación y uso indebido de los roles.
Por lo anterior, se desatiende lo establecido en el art. 83 del Decreto 1474 del 12 de julio 2011; Art 9 y 13
No.11 del 18 de marzo de 2015; MECI - Módulo eje transversal de información y comunicación".(OCI-AD
CON EL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO
De un total de 35 roles de apoderados en e-KOGUI reportados por Nivel Central, se verificaron 13 con c.c
encontrando: 1- Demora en la desvinculación de los procesos a su cargo, respecto de abogados retirado
claves de estos funcionarios (términos que oscilan entre 3 meses el menor y un año y diez meses el mayo
analista en planta DIAN no obstante que es abogada . Por lo anterior las situaciones que dieron lugar a la
1. En los estudios previos, Formato FT FI 2068 Ítem 2.3.2 obligaciones del contratista, no se incluyó el c
las cuales se incorporaron seis meses después de la firma de los contratos a través de una modificación c
contempladas en la norma.
2. Falta de seguimiento y control por parte del supervisor del contrato, en la ejecución de las obligaciones
constancias de cierre allegados a la carpeta contractual, no evidencia el cumplimiento de las obligacione
obtenidos en su gestión frente al Sistema e-KOGUI.
Lo anterior, desatiende lo establecido del Art. 10 y parágrafo único del Decreto 2052 del 16 de octubre de
18 de marzo y 16 del 3 de julio de 2015 y MECI - Módulo control de evaluación y seguimiento".(OCI-ADJ
CON EL SISTEMA ÚNICO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN DE LA ACTIVIDAD LITIGIOSA DEL ESTADO
PRUEBA DE AUDITORIA :
Verificadas las carpetas de supervisión de tres contratos de apoderados externos, en efecto los estudios
contratistas se establece el cumplimiento y/o avances respecto de las obligaciones establecidas en los E
e-KOGUI, no obstante obran actas de reuniones con los apoderados externos y el supervisor de los contr
De 6 IDs de procesos judiciales registrados en e-KOGUI con números 366190, 500722,937103,663796,
"Hallazgo No. 2 -Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla: FALTA DE CALIDAD, OPORTUNIDA
De 11 registros de procesos judiciales que corresponden al 100% de la muestra, se realizó trazabilidad fre
KOGUI, como herramienta de seguimiento y control para la adecuada gestión del riesgo fiscal en la activid
1- En el 100% de los ID (No. del Proceso en e-KOGUI) registrados en el aplicativo a diciembre 31 de 2015
registros de los ID de los procesos registrados que corresponden al 73% de la muestra, cuentan con prov
para el cálculo del valor de la provisión contable respecto de los procesos judiciales, se citan los siguiente
-ID 749268 el apoderado no registra provisión contable por tratarse de una liquidación de aforo que no ge
de la cuantía. -ID 756184 el apoderado manifiesta que lo registrado como provisión contable corresponde
es $8.011.000. -ID 665593 el apoderado registra en e-KOGUI cero cuando del análisis del mismo se desp
registrados (ID 754413 y 698580), se encontraban en estado activo cuando en revisión física ya se encue
riesgo de pérdida de un proceso, no obedece a la aplicación de una metodología de cálculo del riesgo doc
articulada con la reportada en el Formato F9 con destino a la Contraloría General de la Nación, se citan co
el segundo fallo en contra en primera instancia, no obstante en el F9 para ambos Ids se registra fallo de s
instancia, generando incertidumbre sobre el estado real de los procesos y alto riesgo frente al control de la
judiciales reportados en Formato F9 a la CGR (dic 31 de 2015 total 375 procesos), se evidenció que en 37
ADJ 2016003 AUDITORÍA A LA POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO EN LA ACTIVID
ESTADO - e KOGUI.)
PRUEBA DE AUDITORIA :
Del cruce realizado entre la información reportada a 31 de diciembre de 2016, en F9 CGR y en e-KOGUI
seccional de procesos judiciales cumplen con los criterios de diligenciamiento, actualización, completitud y
KOGUI ni coherencia entre la última actuación que reposa en la carpeta física y la registrada en e-KOGU
En relación con la consulta a la rama judicial con el fin de establecer articulación de registros entre la ram
consulta. Por lo anterior las situaciones que dieron lugar a la formulación del hallazgo persisten.
"Hallazgo 1. No utilización Aplicativo GESTOR por parte de la Subdirección de Recursos Jurídicos para e
En la revisión de los registros de trazabilidad de las actuaciones en evacuación de expedientes de la Subd
Mejoramiento con la C.G.R, a no ser efectivas las acciones de Mejoramiento realizadas para subsanar las
que ordenó la inclusión en Gestor de los actos administrativos proferidos por el nivel central, los cuales se
sistema e impidiendo la migración automática de la información de actos finales a los aplicativos Notificar
Central en el aplicativo NOTIFICAR y GESTOR, al Igual que se corroboró la no efectividad de las Accione
Aplicadas las pruebas de auditoria sobre el hallazgo 1 inicial de la OCI- Auditoria de Trámites Manuales y/
1-Deficiencia en la trazabilidad de la gestión documental la cual se evalúa en esta auditoría ASJ2017006.
2- Desarticulación e inoperatividad de los aplicativos Gestor, Notificar y Obligación Financiera, que se tras
Proceso de Servicios Informáticos .
En consecuencia, el hallazgo 1 Inicial OCI de la Auditoría la Trámites manuales y/o contingencia, para el P
efectivo de las actuaciones, fallos, notificaciones y ejecutorias de los Recursos de Reconsideración de com
En la revisión de la trazabilidad de 10 registros de recursos interpuestos, contra actos proferidos por la Dir
aplicación integral de las Directrices contempladas en el Memorando No. 174 de Junio de 2014, por cuan
se pierda la trazabilidad impidiendo la migración automática de la información de actos finales a los aplica
la Información de las actuaciones del Nivel Central en el aplicativo NOTIFICAR y GESTOR”.
Conforme a lo anterior y con base en las pruebas de auditoria aplicadas el equipo auditor concluye que la
"Hallazgo 2. Desactualización del Aplicativo Notificar de Actos Administrativos sin finalizar devueltos al ár
En la Revisión Documental de los Registros del Libro Radicador del Aplicativo NOTIFICAR año 2014 y 20
autocontroles de finalización de las actuaciones ya que están pendientes las siguientes Resoluciones: 9
del 18/12/2014, 900426(*) del 18/12/2014, 1022(*) del 24/12/2014, 900297(*) del 14/04/215, 900304(*) de
03/09/2014, 900009(*) del 04/11/2014; a los cuales les hace falta continuación para el registro de trazabi
ejecutivo.
NOTA: COMO ACCIÓN CORRECTIVA (*) EN TRANSCURSO DEL DESARROLLO DE LA AUDITORIA FU
Así mismo, se presentan demoras en la remisión de los Expedientes con fallo ejecutoriados de los Recurs
En una muestra de 25 expedientes con fallo ejecutoriados del año 2014 y 2015, se encontró que en prom
por cuanto en la Dirección Seccional de Impuestos de Bogotá se presentan demoras por reproceso adicio
Lo anterior, afecta la estandarización y trazabilidad de la Notificación de los actos administrativos para lo c
para corroborar el trámite y finalización del procedimiento de Notificaciones en el aplicativo Notificar". (OC
PRUEBAS DE AUDITORIA:
En la trazabilidad de 11 expedientes se observó que en relación a la demora en la remisión de los expedie
Seccional de Impuestos de Bogotá (DSI de Bogotá), las acciones fueron efectivas ya que el tiempo prome
SGRJ vigencia 2016 se detectaron de los 717 registros con fecha de notificación en 2016 que 32 están s
de la trazabilidad en el registro de las fechas de notificación y ejecutoria que agoten la instancia administr
"Hallazgo 4. Falta de diligenciamiento en el registro del número del Expediente en el Aplicativo NOTIFICA
En la revisión de los controles de los registros de trazabilidad de las actuaciones y verificación de los acto
Notificar de los actos proferidos por la Subdirección de Gestión de Recursos Jurídicos, se pudo evidencia
1. Resoluciones que resuelven Recursos de Reposición, no se diligenció el campo Numero del Expedie
N.C, éstos no conservan el número único del expediente asignado en la apertura de las investigaciones q
automáticamente el código 223 de la Coordinación de Secretaria; los siguientes 3 son el código de la Dep
codificación completa como se reseñó, porque este número es para todos los efectos el que identifica e in
2. En la trazabilidad de Autos, la situación es la siguiente: 1.668 sin Registro del No. del expediente; con
Lo anterior, afecta la estandarización al no poder identificar en Notificar los actos administrativos expedid
registran los actos administrativos para la activación del Procedimiento de Notificación y se pierde o no g
CONTINGENCIAS).
Verificado el libro radicador del Aplicativo Notificar de la SGRJ vigencia 2016, se evidenció falta de diligen
dígitos que debe contener como codificación así: los 3 primeros dígitos es el Código de Administración, qu
subsiguientes 4 es el año calendario de la investigación y los 4 últimos dígitos es el No. consecutivo de E
PLAN DE MEJOR
DIRECCIÓN DE GESTIÓN JURÍDICA, SUBDIRECCIÓN DE GES

DESDE 2/6/2017
DESDE 9/1/2015

--GESTIÓN JURÍDICA.
n efectivos para prevenir la ocurrencia de los mismos, lo que implica el establecimiento de n
Deficiencias en el sistema de gestión
documental

Deficiencia en las constancias y evidencias
de seguimiento
Deficiente seguimiento en la actualización

de los sistemas de información. Errores
externos del sistema a cargo de la Agencia
Nacional de Defensa.

Deficiencias en la inactivación de roles en
el sistema ekogui
Deficiente seguimiento en la actualización

de los sistemas de información.

Desconocimiento y falta de aplicación de
los procesos para realizar los reportes de
las inconsistencia a la ANDJE.
Desconocimiento e inexistencia para la
fecha de la visita del documento que
contiene la metodología unificada de
reconocido valor técnico que debía ser
utilizada.
Falta de realizar los
procedimientos para dar por terminados los
procesos de acuerdo con la realidad
procesal.
Desconocimiento del procedimiento para la
reaización del cálculo del riesgo.
Auditoría interna OCI Registros que se incluyen en el F9 que no
están acorde con la realidad procesal.
Falta de funcionabilidad y operatividad
tecnica del aplicativo GESTOR en la
SGRJ. El aplicativo no se encuentra
funcionando con absoluta integridad
encontrandose en etapa de pruebas de
autos admisorios e inadmisorios y
admisorios por reposición y confirmatorios
del inadmisorio.
En el proceso notificar intervienen áreas
que no son del control de la Gestión
Juridíca. Pero el proceso de planillar y
requirir información sobre los actos
administrativos enviados se hace de
manera continua.
Seguimiento a los autocontroles de los
servidores que tienen el Rol de Captura de
los actos administrativos en el Aplicativo
Notificar.
N DE MEJORAMIENTO O DE ACCIÓN
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A PLANES INTEGRADOS DE
JURÍDICA, SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE REPRESENTACIÓN EXTERNA, SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN D
6/2017 HASTA
1/2015 HASTA
mplica el establecimiento de nuevas acciones de mejora para mitigar la materialización del r

Demora en la ubicación de Diligenciar por parte de los abogados un formato en el que
documentos deben verificar, entre otros aspectos, que en la carpeta se
encuentran los soportes mínimos necesarios según se trate
de un asunto de conciliaciones, representación externa o
contratos, que están en orden cronológico, que no se
encuentran duplicados y que cuentan con la foliación
respectiva.
En Reunión de Unificación de Criterios de Representación

Externa y Precomité de Conciliaciones, socializar a los
abogados y funcionarios de apoyo, el formato que debe ser
diligenciado con el fin de que los documentos cuenten con
foliación consecutiva, estén organizados cronológicamente
y contengan las piezas más importantes.
Falta de seguimiento en Incluir como un punto permanente de la sesión el
oportunidad de algunas seguimiento de compromisos y recomendaciones, según
decisiones adoptadas reporte presentado por el Secretario Técnico, en el cual
deberá indicarse el grado de avance, y las justificaciones
sobre su aplazamiento o su estado de pendiente, los
mismos que no podrán retirarse del informe hasta tanto no
obre constancia o evidencia de su cumplimiento.
Inexactitud de la 1. Generar alertas trimestrales sobre completitud y calidad

información de la información, a las Direcciones Seccionales y a los
apoderados del Nivel Central para la actualización del
sistema. Los apoderados verificaran si se trata de errorres
subsanables por ellos para las correcciones del caso o
errores del sistema, que deberán ser reportados a la
Agencia.
Remitir por parte de los apoderados a la ANDJE los casos
que requieren ajustes en el sistema a través de esa
entidad, diligenciando los formatos correspondientes. Los
Jefes de las Divisiones y Grupos de Gestión Jurídica o
quien haga sus veces en las Direcciones Seccionales, así
como el Coordinador de Secretaría de la Subdirección de
Gestión de Representación Externa, deberán remitir
mensualmente a la Subdirección la relación de las
solicitudes elevadas por los apoderados ante la ANDJE
3. Ejecutar pruebas piloto de diligenciamiento de la

información a reportar en el formato F-9 con la información
incluida en el Sistema e-KOGUI, con fundamento en el
Memroando 216 del 14 de julio de 2017. La Subdirección
de Gestión de Representación Externa efectuará la
consolidación de la información y hará las observaciones a
la Coordinación de Secretaría de la Subdirección de
Gestión de Representación Externa y a las Direcciones
Seccionales para que se verifique la información y se
realicen los ajustes y correcciones a que haya lugar
Errores en informes Reporte bimensual de procesos activos por abogado en el
sistema ekogui, con el fin de verificar que no estén
asignados procesos a funcionarios que ya no están
ejerciendo funciones de representación externa. Con el
mismo fin, se generará un listado mensual de funcionarios
activos en el sistema que debe ser verificado por los
administradores del sistema.
Inexactitud de la 1. Generar alertas mensuales sobre completitud y calidad

información de la información, a los apoderados externos del Nivel
Central para la actualización del sistema. Los apoderados
verificaran si se trata de errorres subsanables por ellos
para las correcciones del caso o errores del sistema, que
deberán ser reportados a la Agencia.
2. Realizar trimestralmente una verificación aleatoria de

veinte procesos que estén cargo de abogados externos
con el fin de verificar que se encuentran registrados en
ekogui y están actualizados.
Procesos desactualizados. 1.Capacitación sobre el procedimiento para realizar los
Procesos con la reportes de las inconsistencias y realizacion de las mismas.
provisión contable que no 2. Capacitación del documentos
está acorde con la realidad que contienen la metodología unificada de reconocido valor
procesal. Indebida técnico que debe ser utilizada y aplicación de la misma a
calificación del riesgo. cada uno de los procesos judiciales.
3.Realización de los procedimientos para dar por
Informes que no terminados los procesos en el sistema E Kogui.
corresponden con la 4. Ajuste de las
realidad el proceso. provisiones contables en cada uno de los procesos para
Desactualización de la que se refleje en el informe F 9
información contenida en el
Informe F 9
1. hacer tecnicamente las pruebas en autos admisorios,
inadmisorio , admisorio por reposición e inadmisirio por
reposición, estamos en proceso de capacitación y revisión
de roles. 2. En relación con los demás tramites en Sede
Administrativa en el aplicativo GESTOR se solicitará que
las Direcciones Seccionales continuen con la inclusión de
No se han logrado incluir
los actos por contingencia mientras esta Subdirección
los actos administrativos de
avanza en el proceso de pruebas del aplicativo 3. correo
Sede Adminisytrativa en
electrónico a las Direcciones Seccionales recordando la
Gestor , continuando su
obligación de incluir en GESTOR los actos Administrativos
inclusión por contingencia
por contingencia . 2 La Direccion Jurídica revisara la
por parte de las Direcciones
oportunidad y aplicabilidad del memorando 174 de junio de
Seccionales.
2014 haciendo las aclaraciones pertinentes .3 La Dirección
Jurídica junto con la Direccion de Gestión Organizacional
realizaran una reunión mensual para hacer seguimiento a
la gestión realizada por las áreas en relacion con el avance
en la inclusion de los autos en el APLICATIVO GESTOR y
su FUNCIONABILIDAD.
Por depender de otra área
no es posible enviar
inmediatamentemente los 1. Reporte mensual solicitando al área de notificar sobre
expedientes una vez que los actos administrativos sin fecha de notificacion en la
han sido notificados base de datos . 2. Envio de los expedientes a las
causando acumulación de Direcciones Seccionales dentro de los 15 días siguientes
expedientes para devolver del recibo del acto administrativo debidamente ejecutoriado
sobrecargando el area con con el envio de los actos administrativos notificados y
trabajo por evacuar en ejecutoriados.
devolución de estos
expedientes.
Información incompleta en No tener la información completa en el Libro Radicador
el libro radicador
E ACCIÓN
LANES INTEGRADOS DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN JURÍDICA
RECCIÓN DE GESTIÓN DE RECURSOS JURÍDICOS Y DIVISIÓN DE GESTIÓN JURÍDICA DE LA DIRECCIÓN S
6/30/2017
2/28/2017
16. Responsable
14. Evidencia de 15. Unidad de 17. Fecha
del cumplimiento
cumplimiento Medida Inicial
(cargo)
a materialización del riesgo asociado. Con lo anterior se desatiende la implementación de los
Carpetas con el formato 100% Jefe Coordinación de 1/09/2017
diligenciado antes de su Conciliaciones / Jefe
recibo para archivo Coordinación de
Secretaría
Acta de Reunión 1 Subdirectora de 9/1/2017

Gestión de
Representación
Externa
Actas de sesión 100% Jefe Coordinación de 9/1/2017
Conciliación y Defensa
Judicial y miembros de
Comité
Informes generados de 1 Coordinador de 9/1/2017

procesos Secretaría de la
Subdirección de
Gestión de
Representación
Externa, Jefes de
División de Gestión
Jurídica y apoderados
Informe solicitudes de 100% Divisiones de Gestión 9/1/2017
ajuste ante la ANDJE Jurídica
Grupos de
Gestión Jurídica o
quien haga sus veces
en las Direcciones
Seccionales
Coordinación
de Secretaría de la
Subdirección de
Gestión de
Representación
Externa
Informe de resultados de la 2 Direcciones Secciones 9/11/2017

prueba piloto Divisiones de
Gestión Jurídica
Grupos de
Gestión Jurídica
Coordinación de
Secretaría de la
Subdirección de
Gestión de
Representación
Externa
Administradores del
sistema e-KOGUI a
nivel nacional
Subdirección
de Gestión de
Representación
Externa y apoderados
de todo el país.
Reporte bimensual 2 Jefe de Coordinación 9/1/2017
generado por el sistema de Secretaría
a) Correo electrónico 4 Jefe Coordinación de 1/09/2017

generado al abogado Secretaría
externo sobre resultados de
consulta.
Informe de consulta 1 Jefe Coordinación de 9/1/2017

Secretaría
1.Planilla de asistencia a 1 Jefe División de 5/2/2016
las socializaciones Gestion Jurídica
realizadas -2. Envío por Administrador del
correo electrónico con Usuario E Kogui
copia al buzón virtual de los
documentos que Apoderados judiciales
establecen la provisión
contable y establecimiento
del riesgo procesal.
-3. Seguimiento mensual a
los procesos de acuerdo a
los indicadores del SIE de
Planeación, actividad 222
12 y 222 14 Registro y
Actualización del sistema E
Kogui.
1. Aceptación de Pruebas Dirección de Gestión
FT-SI-!851 pruebas Jurídica y
funcionales y Subdirección de
autocapacitacion de los Gestión de Recursos
funcionarios de autos Jurídicos, Dirección de
admisorios e inadmisorios Gestión
con el manual. 2. Organizacional,
5 7/1/2017
Modificacion al Memorando Subdireccion de
174 de junio de 2014. en Tecnología,
relación con Subdireccion Coordinación de
de Gestión de Recursos Secretaria de la
Juridicos.3. Acta de reunión Subdireccion de
mensual del despacho de la Gestión de Recursos
Direccion Juridica Juridicos.
1.Seguimiento por parte de
la Coordinación de
Secretaria de la
Subdireccion de Gestión de
Recursos Juridicos
mediante correo electrónico
a la Coordinacion de
notificaciones con listado
de actos que no tienen Subdirectora de
fecha de notificacion y/o Gestión de Recursos
constancia de ejecutoria. Jurídicos
2.Correo electrónico a la
5 8/1/2017
coordinacion de Jefe de Coordinación
notificaciones cuando al de Secretaría. Jefe de
consultar el aplicativo Coordinacion de
notificar se encuentran Notificaciones
actos administrativos
devueltos en el aplicativo
sin especificar la causa.
aclarar y corregir . 3. Para
el envio de expedintes a las
diferentes Direcciones
Seccionales estan los oficio
y/o planillas.
Verificación del Libro Direccion Gestión
Redicador (generado por el Jurídica-
aplicativo NOTIFICAR)
cada tres meses , dejando Jefe de Coordinación
2 8/1/2017
constancia sobre su de Secretaría y Mesa
completitud mediante de ayuda Notificar de la
impresión del mismo libro Coordinación de
radicador. Notificaciones
FT-CI-1996
A DE LA DIRECCIÓN SECCIONAL DE IMPUESTOS DE BARRANQUILLA.
18. Fecha
Final
plementación de los Módulos de Control de Planeación y Gestión (Componente
31/12/2017
9/30/2017
12/31/2017
12/31/2017
12/31/2017
12/18/2017
12/31/2017
31/12/2017
12/31/2017
12/31/2017
12/31/2017
12/31/2017
12/31/2017
FT-CI-1996
CIÓN SECCIONAL DE IMPUESTOS DE BARRANQUILLA.
19. Observaciones del Auditor o Autoevaluador
de los Módulos de Control de Planeación y Gestión (Componente

6. Proceso /
5. No. Subproceso /
Proceso Gestión
Humana/Procedimientos:
Desvinculación de Servidores
Públicos, Incapacidades, Plan
1 Institucional de Capacitación, Hallazgo
Ejecución del Plan Institucional
de Capacitación, Evaluación de
Desempeño .
Desempeño .
Proceso Gestión
Desempeño .
Proceso Gestión
Desempeño .
Proceso Gestión
Desempeño .
UACIÓN
CIÓN
HALLAZGO N° 1: INEFECTIVIDAD EN LA MITIGACIÓN DE LOS RIESGOS ASOCIADO

HUMANA.
Realizadas pruebas de auditoría frente a los hallazgos objeto de la muestra, se observó
prevenir la ocurrencia de los mismos, lo que implica el establecimiento de nuevas accion
Control de Planeación y Gestión (Componente Administración de Riesgo) y de Evaluación
"Hallazgo 1. Pago nómina personal reti
En desarrollo de los procedimientos de gestión de nómina se evidenció ausencia de controles efectivo

diciembre de 2012, sin que la misma fuera aceptada por parte de la Entidad y
Posteriormente, con la Resolución 009287 del 29 de octubre de 2013 del Director General de la Unid
funcionaria identificada con cédula de ciudadanía 1.075.235.145, la cual, conforme a la resolución, se ind
Se solicitó al Despacho de la Subdirección de Gestión de Personal, la relación de las renuncias presentad

no permite determinar que esta relación corr
De acuerdo con la relación del Kactus, 262 funcionarios se desvincularon de la entidad entre el 1 de juli
abandono del cargo. Se verificó que para los func
A co
a. Mediante Resolución 005175 del 13 de julio de 2016 se declaró la vacancia temporal del cargo desemp
informó a la DIAN que superó el periodo de pru
b. Se revisó la liquidación del tiempo reconocido para los diferentes factores salariales y prestacionales a
número de días en su cálcu
Po
"Hallazgo N° 16 Deudores por indem
“La subcuenta de Otros Deudores – Indemnizaciones (Código 147079), a 31 de diciembre de 2012, re

anterior ($1.252.8 millones)… Situación que denota falta de gestión para la recuperación de las sumas
otorgadas a los funcionarios, y evidencia falta de control y seguimiento a los saldos adeudados por dich
(Auditoría CG
"Hallazgo N° 29 Deudores por indem
"La subcuenta de Otros Deudores – Indemnizaciones (Código 147079), a 31 de diciembre de 2013, re

anterior ($2.380.5 millones) y, según la Nota No.6 a los Estados Financieros…… Situación que evidencia
por concepto de incapacidades y licencias otorgadas a los funcionarios, y evidencia falta de control y seg
que vienen de vigencias anterio
Se solicitó listado de deudas de las EPS clasificado por antigüedad de la deuda el cual, de acuerdo con l
depuración que se viene adelantando inicialmente por la Coordinación de nómina y en este momento a
Gestión de Recursos y Administración Económica y a las funciones establecidas mediante Resolución 00
dé por terminado el proceso compl
Se solicitaron las acciones adelantadas en cumplimiento de la función de advertencia proferida por la C
deuda correspondien
Efectuada la revisión y análisis de los informes de seguimiento mensual de la liquidac

• Inoportuno o in
• Se encuentran pagos inferior
• Errore
• Errores de Cálculo
•E
• Generación del archivo plano para funcionarios que tiene
El área de nómina realiza revisiones mensualmente con el objeto de verificar la adecuada liquidación y d
manipulación de la información y genera riesgos en cuanto a errores en la información e incumplimiento e
en el proceso de gestión de nómina, ya que se pue
La situación evidenciada por la Contraloría fue con relación a lo observado en el aplicativo S

Se verificaron las revisiones mensuales realizadas por la Coordinación de Nómina, de las nóminas proc
efectuando ajustes
“Hallazgo No. 39 Cronograma Ejecución Aplicativo Kactus- Auditoría CGR Función Pagadora Vigencia 20
El contrato 100206214-72-0-2013 con la firma Digital Ware cuyo objeto es la Solución Informática pa
conformidad con lo establecido en los estudios previos y el pliego de condiciones del proceso de selección
En la verificación realizada por el grupo auditor sobre la ejecución de dicho contrato se verifica que la fe
mismo, se observa en el que la etapa siete (7) denominada puesta en producción tiene como fecha final d
Con la situación descrita se evidencia el riesgo que la puesta en producción del aplicativo pueda sufrir ret
mayores costos del mismo.” (Auditoría CGR Función Pagadora Vigencia 2012 y Vigencia 2013 Contable).
PRUEBAS DE AUDITORÍA:
Se realizó seguimiento al contrato 100206214-72-0-2013 suscrito con la firma Digital Ware, previsto para
hasta el 31 de diciembre de 2014, prórroga 3 lo amplía hasta el 31 de marzo de 2015 y finalmente con la
de 2016, se dejaron de ejecutar $61.550.644 y se le descontaron al contratista $77.471.847 por incump
007962 del 21 de agosto de 2015, el Subdirector de Gestión de Recursos Físicos declaró el incumplimien
contrato, sobre la cual se presentó el recurso de reposición resuelto mediante Resolución 009840 del 5
cláusula penal pecuniaria en contra de Digital Ware por $64.548.385,34 equivalente al 7,49% del 20% del
Adicionalmente se verificó el cumplimiento del contrato 00-115-2016 suscrito en el segundo semestre d
KACTUS-HCM de la DIAN, cuyo plazo de ejecución finalizó el 31 de diciembre de 2016, mediante la rev
Kactus de los cuales 55 se encontraban en trámite por Digital Ware.
El 6 de enero de 2017 en el formato FT-FI-2222 “Informe Final de Supervisión” los supervisores dejan e
servicio y en la solución de los incidentes reportados”.
Adicionalmente se observó falta de planeación y control en la elaboración de los estudios y documentos p
soporta, el cual estima para los derechos de actualización y servicio de soporte objeto del contrato, un p
consagrados en la ley 80 de 1993 en especial los de planeación y transparencia.
A partir de lo observado se concluye que el contratista no cumplió con la solución de la totalidad de los inc
De acuerdo con lo anterior el hallazgo persiste.
"Hallazgo No. 2 Deficiencias en la planeación y en los ajustes de
Se observaron tres actividades para las cuales se destinó tiempo para su planeación, logística y seguim
para que procediera la misma, dificultad para la consecución de la entidad que cumpliera c
Se revisaron las actas del seguimiento trimestral realizado al 100% del PIC 2016, evidenciando que 9 de
Curso teórico práctico en conocimientos especializados en procesos industriales; Propiedad Horizon
electrónicos; Planeación financiera y tributaria mejores prácticas internacionales para el diseño de pro
contadores, con
Adicionalmente se identificaron 6 capacitaciones incluidas en la primera versión del PIC, que a partir de lo
y aprovechamiento de la información exógena; Taller de indicadores de gestión organizacional para ad
(redacción, derecho para no abogados)
Con relación al seguimiento que hace la Escuela al Plan de Capacitación, se
Se revisaron las actas del seguimiento trimestral realizado al 100% del PIC 2016, evidenciando que 9 de
Curso teórico práctico en conocimientos especializados en procesos industriales; Propiedad Horizon
electrónicos; Planeación financiera y tributaria mejores prácticas internacionales para el diseño de pro
contadores, con
Adicionalmente se identificaron 6 capacitaciones incluidas en la primera versión del PIC, que a partir de lo
y aprovechamiento de la información exógena; Taller de indicadores de gestión organizacional para ad
(redacción, derecho para no abogados)
Con relación al seguimiento que hace la Escuela al Plan de Capacitación, se
De la verificación del proceso de concertación de compromisos para el periodo 2016-2017, se identificó q

corte al 25 de mayo no se habían registrado en el sistema, los compromisos de 4.008 funcionarios,
en donde se indicaba que el “registro a través de mi portal, del establecimiento de los comp
La causa de la situación encontrada radica en que se presentaron fallas en el aplicativo KACTUS, que
estuvo en servicio gradualmente desde
Se verificaron las directrices dadas por la administración, relacionadas con la fecha límite para el estable
febrero, 000073 del 15 de marzo y el 000110 del 11 de abril de 2017, mediante los cuales se aplaza la inc
a los lineamientos dados por la Resolución DIAN 1276 de 2008, proferida por el Director General, por l
empleado, dentro de los quince (15) días siguientes a la terminación del período evaluado, los compromis
febrero y el 31 de enero del
Esto perm
HALLAZGO N° 2 IN
El funcionario identificado con c.c. 1.014.177.272 presentó días de ausentismo laboral no justificado en lo
laborados. El 20 de octubre de 2016, mediante Resolución 008088 se declara la vacancia del cargo por a
marzo de 2017, por la cual se reconocen u
Lo evidenciado incumple los artículos 1 y 2 del Decreto 1737 de 2009 que establecen: "El pago de la rem
nómina por parte de la autoridad competente al interior de cada uno de los organismos o entidades"
HALLAZGO N° 3 HISTORIAS LABORALES INCOMPLETAS.
Las historias laborales de los ex funcionarios identificados con cédulas de ciudadanía 32.453.373, 52.690
los actos administrativos proferidos por la entidad aceptando la misma y en dos casos faltan los dos docu
Esta situación incumple el numeral 4.2 del procedimiento PR-GH-0081 “Creación de la Historia Laboral e
HALLAZGO N° 4 DESCUENTO NO REALIZADO POR LA ENTIDAD, DE LA TERCERA PARTE
Mediante providencia de referencia NURC: 1-2015-083204 (J-2015-0902) del 25 de julio de 2016 de la S

al funcionario identificado con c.c. 88.245.696, de los cuales $1.693.000 corresponden a intereses de mo
funcionario se encontraba disfrutando un per
1. El func
2. Se deba descontar al funcionario la tercera parte del salario
Lo evidenciado incumple: el parágrafo 1 del Decreto 1406 de 1999, compilado en el artículo 3.2.1.10
empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad o
primeros 90 días de incapacidad se reconocerán a razón de las 2/3 partes del salario y el artículo 16 del D
PLAN DE
DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE RECURSOS Y ADMIN

DESDE 4/1/2017
DESDE 1/1/2016
En las resoluciones en las que se declaró la

vacancia temporal del cargo desempeñado por
empleados mientras transcurría el periodo de
prueba en otra entidad, se señala que cuando
se informa a la Entidad sobre el hecho de
superar el periodo de prueba, se ordena su
liquidación final por parte de la Coordinación de
Nómina, situación con la que se generó la
vacancia definitiva del empleo, tal como lo
establece el paragrafo del articulo primero del
mismo acto administrativo.
Omisión por parte de los Jefes de las

Dependencias del informe oportuno de
ausentismos no justificados desatendiendo lo
dispuesto por el decreto 1737 de 2009 en
conconrdancia con lo señalado por el
Memorando 308 de noviembre de 2015 sobre
el mismo tema
1) Registro de Incapacidades (novedades), que
generaban el reconocimiento de Prestaciones
Económicas, con soportes que no cumplían con
los requisitos para obtener el reembolso por
parte de la EPS y ARL responsable.
2) los registros que conforman las bases
contables, contienen errores de fecha y valores
duplicados e incorrectos que incrementan el
saldo de la subcuenta otros deudores (EPS y
ARL).
3) Diferencia de criterios entre el IBC aplicado
por la EPS y la Entidad
Correción de datos por parte de funcionarios de

la Coordinación de Nómina a registros de
información errados por parte de los
responsables en las Seccionales, error en los
datos migrados del SRH y fallas técnicas del
sistema

1. Definiciones parciales o poco claras en el

registro de incidentes por parte del usuario 2.
Escenarios de pruebas diferentes a los
planteados en el caso inicial 3. Ausencia o
dificultad en la comunicación Consultor -
Usuario Líder 4. Demora en el diagnóstico por
parte de la firma consultora 5. Soluciones que
requieren desarrollo que excede los tiempos
planteados en los ANS
Factores externos a la programación del PIC

inciden en la ejecución de algunas de las
actividades academicas programadas.
Factores externos a la programación del PIC
inciden en la ejecución de algunas de las
actividades academicas programadas.
1. Concentración de funciones en el Nivel

Central 2. Desconocimiento por parte de
evaluados y evaluadores de la normatividad y
su aplicación a través de Mi Portal, por lo cual
se generan errores en el registro 3. Cambios
constantes de Jefes que hacen que la
capcitación a nuevos Jefes deba ser constante
4. Definición de requisitos iniciales del sistema
planteados bajo un supuesto ideal que impiden
la apertura parcial del nuevo periodo evaluativo
mientras estén evaluaciones del que finaliza
abiertas 5. Problemas técnicos del sistema
Omisión por parte de los Jefes de las

Dependencias del informe oportuno de
ausentismos no justificados desatendiendo lo
dispuesto por el decreto 1737 de 2009 en
conconrdancia con lo señalado por el
Auditoría interna OCI Memorando 308 de noviembre de 2015 sobre
el mismo tema
Alta carga laboral para el envio de la

documentación por parte de los servidores
publicos que proyectan los actos
administartivos
Inadecuada representación externa en
defensa de los intereses de la DIAN
PLAN DE MEJORAMIENTO O DE AC
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A PLANES INTEGRADOS DE
ESTIÓN DE RECURSOS Y ADMINISTRACIÓN ECONÓMICA- SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PERSONAL, DIR
/2017
/2016
12. Efecto
No se evidencia claramente
en el acto administrativo que
se declare la vacancia
definitiva del cargo.
Pago de lo no debido
1) Información contable no
correcta y sobrevalorada, que
no permitió la identificación de
los valores reales por cobrar,
obstaculizando de manera
significativa el recaudo de los
valores de las vigencias 2013
y anteriores.
Liquidación errada del valor a

pagar mensual a los
funcionarios
Soluciones parciales o
deficientes por parte de la
firma consultora
Cancelación de actividades
academicas programadas a
pesar de haberles destinado
tiempo de planeación,
logística y seguimiento a lo
largo del año.
academicas programadas a
pesar de haberles destinado
tiempo de planeación,
logística y seguimiento a lo
largo del año.
1.Evaluaciones con error que

deben ser corregidas antes
del cerrar el sistema
Pago de lo no debido
Historias Laborales no
actualizadas con la
oportunidad debida.
Pagos a terceros por condena
a la DIAN
E MEJORAMIENTO O DE ACCIÓN
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A PLANES INTEGRADOS DE MEJORAMIENTO DEL PROC
MINISTRACIÓN ECONÓMICA- SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PERSONAL, DIRECCIÓN DE GESTIÓN ORGA
HASTA
HASTA
13. Acción a implementar
A traves de correos electronicos masivos informar a los servidores

públicos que una vez presente solicitud de retiro o renuncia, solo
pueden hacer dejación del empleo cuando se les haya comunicado el
acto adminsitrativo correspondiente.
Crear base de datos en la que se relaciona las solicitudes de retiro y

presentaciones de renuncia, entre otras, a traves de la cual se realizará
control hasta la expedición del acto administrativo correspondiente.
Mejorar la redación de la resolución en la que se declare la vacancia

temporal y vacancia definitiva de manera automatica sin que se requiera
acto administrativo distinto.
Adelantar las gestiones tendientes a la recuperación de la cuantia adeudada

por el exfuncionario, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento PR-
GH-00362 "Gestión para recuperación del pago de lo no debido por salarios
y/o prestaciones".
Publicación de comunicaciones internas a toda la comunidad DIAN
recordando el cumplimiento de la jornada laboral por parte de los servidores
públicos y el reporte por parte de los jefes inmediatos de los ausentismos no
justificados
1. Realizar el cobro persuasivo de todas las incapacidades de la vigencia
2013 y anteriores.
2. Trasladar los casos a representación externa de la Dian para la

recuperación de cartera solicitando la función jurisdiccional de la
Superintendencia Nacional de Salud..
3. Depurar los saldos contables referentes a las EPS y ARL. del año 2013 y
anteriores.
4. Presentar al Comité de Cartera para la toma de decisiones los Registros

por Incapacidades que requieren ser analizados.
5) Registrar contablemente las reclasificaciones, ajustes o baja en cuentas,

de acuerdo con los informes y actuaciones administrativas remitidas a la
Coordinación de Contabilidad por la Coordinación de Seguridad Social.
6. Acorde a lo establecido en el procedimiento PRGH0352 Gestión de

Incapacidades y/o licencias, continuar con los controles implementados
para el cobro de incapacidades de los años 2014 y siguientes
1. Identificar las causas que conducen a la modificación de datos en el

procesamiento de la nómina y su impacto sobre la integridad de los datos, e
implementar correctivos que garanticen la calidad de la información que se
registra en el sistema KACTUS, a partir de la caracterización de los
responsables en las seccionales aplicando los controles a que haya lugar.
2. Retroalimentar a las Seccionales, acerca de las incidencias de registros

errados en el sistema por parte de los usuarios, con el fin de que se tomen
las medidas correctivas
2. Elaborar una matriz de segregación de funciones, para delimitar las
acciones (Adición, Edición, Procesamiento y Eliminación) y privilegios que
los usuarios del Sistema de Gestión Humana - Kactus, tengan sobre los
datos, con el fin de garantizar la integridad de la información registrada en el
mismo.
3. Elaborar e implementar un documento para la edición y eliminación de
datos del Sistema de Gestión Humana - Kactus
Establecer un control mensual que garantice la solución a satisfaccion de los
casos registrados en el SAC, mediante la realización de mesas de trabajo
con el contratista, usuarios funcionales y supervisores del contrato.
diseño del PIC y de las mesas de trabajo de la actualización del diagnóstico

de necesidades, con el fin de que las actividades educativas que se definan,
estén acompañadas de la pre-programación didáctica con los siguientes
items: nombre de la actividad educativa, objetivos de la capacitación,
objetivos de aprendizaje, alcance, ejes temáticos o contenido, cobertura
(nivel central, nivel seccional), intensidad, modalidad, docente o posible
oferente, entre otros. De no contarse con dicha información la actividad
educativa no quedará incluida en el PIC .
2. Actualizar el formato FT-GH-2022 "DIAGNOSTICO DE NECESIDADES

DE CAPACITACION PARA EL PIC"
3. Validar la programación didáctica durante el primer trimestre de cada año,
con los jefes de las dependencias o áreas del Nivel Central, con el fin de
conocer los detalles y dificultades que se puedan presentar en la ejecución
de cada una de las actividades del PIC validado y prever posibles soluciones
de manera anticipada. Sin la validación del programa de cada actividad
académica no se inicia el proceso de ejecución. Si el primer día hábil de abril
no se ha validado el programa, la actividad no se realiza en el primer
semestre teniendo la oportunidad de realizarla el segundo semestre y si, el
primer día hábil de julio, no se ha validado la programación didactica, la
actividad será cancelada.
1. Delegar en los GIT de Personal o quien haga sus veces el cambio de

evaluador en el programa KEDCSTDL del Sistema de Gestión Humana, con
el fin de facilitar la administración del módulo de Evaluación del Desempeño
2. Desarrollar un objeto vitual de aprendizaje al que tengan acceso los

servidors con personal a cargo en evaluación del desempeño y su
realización a traves de mi portal, con el fin de garantizar que cuentan con las
herramientas suficientes para apoyar el seguimiento al proceso y el cierre
del perido evaluativo
3.Mejorar el sistema de Gestión Humana con ocasión del cambio normativo,
en la cual se contemplan acciones que faciliten el seguimento
descentralizado del proceso de evaluación del desempeño, así como la
posibilidad de tener dos periodos evaluativos abiertos para los casos
excepcionales que establece la norma.
Adelantar las gestiones tendientes a la recuperación de la cuantia adeudada
por el exfuncionario, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento PR-
GH-00362 "Gestión para recuperación del pago de lo no debido por salarios
y/o prestaciones".
Publicación de comunicaciones internas a toda la comunidad DIAN
recordando el cumplimiento de la jornada laboral por parte de los servidores
públicos y el reporte por parte de los jefes inmediatos de los ausentismos no
justificados
Destinar a una persona de forma permante en el despacho de la

Subdirección para que realice la actividad de envío de documentación a la
Coordinación de Historias Laborales de los antecedentes de las resoluciones
que fueron firmadas y numeradas.
1. Expedir resolución validando la incapacidad del funcionario generada por
parte de la EPS.
2. Comunicar al funcionario de este hecho y que dicha incapacidad será

liquidada en la vigencia 2017.
3. Expedir acto administrativo legalizando la interrupción de las vacaciones

decretadas en Julio 2015, para su posterior disfrute.
4. Liquidar la incapacidad y vacaciones efectuando cruce de cuentas por los

conceptos ya pagados y los adeudados.
ACCIÓN
OS DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN HUMANA
AL, DIRECCIÓN DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL- SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PROCESOS Y COMPET
6/30/2017
3/31/2017
16. Responsable
15. Unidad
14. Evidencia de cumplimiento del cumplimiento
de Medida
(cargo)
Provisión y Movilidad
Correos enviados 4
de Personal
Base de datos en excel. 1
de Personal
Resoluciones de declaratoria de vacancias
temporales para desempeñar periodo de prueba, 100
de Personal
modificada.
Cartas de Cobro y oficio remisión a representación Jefe Coordinación de

3
externa para cobro coactivo Nömina
Publicaciones bimensuales 2
Nömina
Coordinación de
Oficios y correos de gestión de cobro persuasivo. 100%
Seguridad Social-
Oficios a Representación Externa solicitando la

Coordinación de
función jurisdiccional de la Superintendencia 100%
Seguridad Social-
Nacional de Salud.
Bases depuradas y oficio de reporte a la Coord.

Coordinación de
Contabilidad para los ajustes contables a que haya 100%
Seguridad Social-
lugar.
Subdirección de
Gestión de Personal-
Actas de Comité de Cartera. 100%
Coordinación de
Seguridad Social-
Comprobantes contables. 100% Subdirección de
Gestión de Recursos
Conciliación de los saldos contables de la cuenta Financieros-
Deudores por EPS y ARL y las bases de datos 100% Coordinación de
detalladas. Contabilidad.
Subdirección de
Gestión de Personal-
Oficios y correos de cobro a las EPS 100%
Coordinación de
Seguridad Social-
Informe 1
de Personal
informe mensual de nómina 1
de Personal
Matriz 1
de Personal
Documento implementado 1
de Personal
Ayudas de memoria Subdirector de Gestión
7
de Personal
Memorando preparatorio diseño del PIC y formato de Procesos y
FT-GH-2022 diagnóstico de necesidades de 2 Competencias
capacitación para el PIC actualizado Laborales, Subdirector
de Gestión de Personal
de Procesos y
Formato actualizado 1 Competencias
Laborales, Subdirector
de Gestión de Personal
Archivo con los documento de la programación de Personal -
didáctica de cada una de las actividades del PIC 2 Coordinador Escuela
validado. de Impuestos y
Aduanas Nacionales
Listado de usuarios con permisos en el sistema a Subdirección de

1
nivel nacional Gestión de Personal
Modulo creado y al servicio de los servidores Subdirección de

1
públicos con personal a cargo Gestión de Personal
Subdirección de
Módulo en producción 1
Gestión de Personal.
Cartas de Cobro y oficio remisión a representación Jefe Coordinación de

3
externa para cobro coactivo Nómina
Publicaciones bimensuales 2
Nömina
Formato 1831 de remisión de documentos a la hoja Despacho

de vida recibido por la Coordinacion de Historias 100% Subdirección de
Laborales. Gestión de Personal
Despacho
Subdirección de
Resolución de incapacidad 1 Gestión de Personal
- Coordinación de
Seguridad Social-
Despacho
Subdirección de
comunicado 1 Gestión de Personal
- Coordinación de
Seguridad Social-
Despacho
Subdirección de
Resolución de legalización de interrupción 1 Gestión de Personal
Coordinación de
Nómina
Despacho
Subdirección de
Desprendible de liquidación 1 Gestión de Personal
Coordinación de
Nómina
FT-CI-1996
OCESOS Y COMPETENCIAS LABORALES.
17. Fecha 18. Fecha 19. Observaciones del Auditor o

Inicial Final Autoevaluador
7/1/2017 12/31/2017
7/1/2017 12/31/2017
7/1/2017 12/31/2017
8/1/2017 8/31/2017
8/1/2017 12/31/2017
8/1/2017 31/12/2017.
8/1/2017 31/08/2018.
8/1/2017 31/12/2017.
8/1/2017 31/12/2017.
8/1/2017 31/12/2018.
8/1/2017 31/12/2018.
8/1/2017 31/12/2018.
8/1/2017 12/31/2017
10/1/2017 12/31/2018
10/1/2017 12/31/2017
1/1/2018 12/31/2018
8/1/2017 2/28/2018
9/15/2017 12/31/2017
8/1/2017 8/31/2017
1/1/2018 3/31/2018
9/1/2017 12/31/2017
8/15/2017 12/31/2018
9/1/2017 5/31/2018
8/1/2017 8/31/2017
8/1/2017 12/31/2017
8/1/2017 12/31/2017
8/1/2017 12/31/2017
8/1/2017 12/31/2017
8/1/2017 12/31/2017
8/1/2017 12/31/2017
6. Proceso /
5. No. Subproceso /
Procedimiento
8. Tipo
PROCESO GESTIÓN
JURÍDICA /
PROCEDIMIENTOS:
DE CONCILIACIÓN Y
DEFENSA JUDICIAL
1
.PROCESO DE GESTION
FINANCIERA/
PROCEDIMIENTO PAGO DE
SENTENCIAS Y
DEVOLUCIONES Y PAGO DE
OBLIGACIONES
OBLIGACIONES
PROCESO GESTIÓN
JURÍDICA /
PROCEDIMIENTOS:
DE CONCILIACIÓN Y
DEFENSA JUDICIAL
Hallazgo
.PROCESO DE GESTION
FINANCIERA/
SENTENCIAS Y
OBLIGACIONES
DEFENSA JUDICIAL
Hallazgo
.PROCESO DE GESTION
FINANCIERA/
SENTENCIAS Y
OBLIGACIONES
PROCESO GESTIÓN JURÍDICA /

PROCEDIMIENTOS: TRÁMITES ANTE
3 EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y Hallazgo
DEFENSA JUDICIAL.
DEFENSA JUDICIAL.
DEFENSA JUDICIAL.
UACIÓN
CIÓN
9. Descripción
HALLAZGO N° 1. DEMORAS EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS TERMINOS ESTABLECIDOS PARA EL T
Verificadas las bases de información de las sentencias y conciliaciones pagadas y estudiadas, suministrad
Representación Externa se evidenció lo siguiente:
1.1. Demoras en la remisión de las sentencias pagadas por la Subdirección de Gestión Financiera a la Su
Del total de 447 registros informados por la Subdirección de Gestión Financiera se analizaron 259 casos,
semana para el envío a la Subdirección de Representación Externa, así: 88 en dos semanas; 1 en 3 sema
año. (Ver anexo No. 1S).
En 52 casos no relacionaron fecha del pago por haberse efectuado compensación, por lo cual para poder
expedición de la resolución de reconocimiento y compensación proferida por la Subdirección de Gestión F
que se presenta una diferencia mayor en el envío al estudio correspondiente a la Subdirección de Repres
de Conciliación, así: 1 en 1 semana; 9 en 3 semanas; 9 en 4 semanas; 14 en 5 semanas y 19 en más de
1.2. Demora en el envío para estudio de las sentencias pagadas para determinar la procedencia o no de
Del total de 409 registros informados por la Subdirección de Representación Externa se analizaron 394 ca
establecido para el estudio por parte del Comité de Conciliación de determinar la procedencia o no de la a
meses; 1 en 4 meses; 2 en 5 meses; 2 en 6 meses y 5 en más de 6 meses. (Ver anexo 3 C)
1.3. Demora en la aprobación y envío de actas.
En 11 actas del Comité de Conciliación se pudo evidenciar que se aprueban varias en una misma sesión,
excede su aprobación en varios meses; así: del 2015 Nos: En la 4 del 27 de enero se aprobaron 3 actas,
febrero se aprobaron 2 actas, superando el término en la No. 6 del 6 de febrero; 13 del 17 de marzo se ap
16 de junio se aprobaron 3 actas, superando el término en la No. 26 del 2 de junio; 43 del 4 de agosto se
julio y en la 58 del 8 de septiembre se aprobaron 6 actas, superando el término en las Nos 51 del 18 de ag
Actas del 2016 Nos: 4 del 21 de enero se aprobaron 5 actas, superando el término en las Nos 31 del 30 d
del 15 de septiembre de 2015 y 77 del 30 de septiembre de 2015; 11 del 1 de marzo se aprobaron 2 actas
aprobaron 2 actas, superando el término en la No 2 del 19 de enero; 23 del 10 de mayo se aprobaron 3 a
octubre donde se aprobaron 9 actas superando el término en 7 de ellas las Nos 39 y 40 del 23 y 30 de ag
respectivamente.
Como se puede observar en el acta 4 del 21 de enero de 2016 se aprobaron 5 actas del año anterior cuya
acta 48 del 11 de octubre de 2016 fueron aprobadas 9 actas de sesiones realizadas dentro de los 2 mese
Las actas
1.4. deben
Demora en laestar debidamente
presentación de laelaboradas y suscritas
demanda por parte depor el Presidentede
la Subdirección y Secretario
Gestión dedel Comité que
Representació
Analizados los 11 casos en los cuales se ordenó repetir por parte del Comité de Conciliación durante el pe
En 7 casos, a la fecha de la auditoría, no se ha presentado la demanda correspondiente, estableciéndose
demanda fuera de término y solo 1 cumplió con el término establecido.
Adicionalmente, en 3 casos fue presentado al Comité de Conciliación para su estudio excediendo el térmi
para la presentación de la demanda. (Ver anexos 4 C y 5C).
Con lo anterior se in
mayo de 2009, compilado por el artículo 2.2.4.3.1.2.12 del Decreto 1069 del 26 de mayo de 2015, Único R
de los 6 meses que se tiene para adoptar la decisión por parte del Comité de Conciliación de iniciar o no l
siguientes a la decisión para presentar la respectiva demanda, cuando la misma resulte procedente según
Estos términos se redujeron a 4 meses para el estudio y a 2 meses para la presentación de la demanda, c
Igualmente, se incumple el término señalado en el artículo 20 del Decreto 1716 de 2009 compilado por el
reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, relacionado con el término de 5 días que se tiene para la
Secretario del mismo, al igual que el PR-GJ 0118.
HALLAZGO 2 FALTA DE CONFIABLIDAD EN LA INFORMACION
Analizadas las bases de datos correspondientes a las sentencias pagadas y estudiadas, enviadas por la S
evidenciar lo siguiente:
2.1. Las Subdirecciones de Gestión Financiera y de Gestión de Representación Externa reportan varios d
La primera es decir la Subdirección de Gestión Financiera reporta
En el 2015: 249 registros
Total 447
Subdirección de Gestión de Representación Externa reporta lo siguiente:

Total 409
2.2. De los 447 registros reportados por la Subdirección de Gestión Financiera solo a 311 de los cuales 25
les pudo analizar el tiempo que se tarda en enviarlos al Comité de Conciliación, los restantes no, por infor
orden de pago en un único renglón, o sin fecha de pago.
2.3. De 409 registros enviados por la Subdirección de Representación Externa, 15 presentan deficiencias
siendo el número correcto el 26937) y carencia de la orden de pago, lo que impide el análisis del cumplim
2.4. Hay 39 casos en los cuales la fecha del oficio de remisión a la Coordinación de Conciliaciones y Defe
Subdirección de Gestión Financiera, entre ellos: 30 corresponden a expedientes que se han reportado do
en la base de la Coordinación de Conciliaciones y Defensa Judicial. (Ver anexo 7S)
2.6 Se encontraron 34 registros que solo están reportados por la Coordinación de Conciliaciones y 5 que
2.7 En la base de datos de la Coordinación de Sentencias y Devoluciones el expediente 26262 del 201
reportado con el número 37351 de 2016.
2.8 Se reportan expedientes con el mismo número y con año diferente por cada una de las dos áreas invo
2.9 En el expediente 26816 de 2014 cuya resolución de reconocimiento y compensación es la No. 4334
por la Coordinación de Sentencias y Devoluciones, y en la base de la Coordinación de Conciliaciones figu
2.10 Tres oficios enviados sin firma dirigidos a la Procuraduría General de la Nación y reportados por la
procedencia o no de las acciones de repetición, los cuales son: 100222360-0174 del 18/08/2015; 100222
2.11 En un expediente el EA 27262 de 2016 figura en la base a nombre de un beneficiario y en el

beneficiario .
2.12 En el acta 14 del 15 de marzo de 2015 se trató el ID 5350 la decisión fue de repetir, sin embrago
repetir.
2.13 Solicitadas las actas 48 y 75 no fueron suministradas con el argumento que fueron anuladas según e
debido a que los asuntos ya habían sido tratados en otras sesiones. Sin embargo, se evidencia que el a
conciliación.
2.14 Dos casos en los que se ordenó repetir por parte del Comité no fueron reportados en las base de da
2015 y ID 5083 acta 28 del 10 junio de 2015.
HALLAZGO N° 3.437
2.15 En el oficio DEFICIENCIA EN LA
del 8 de octubre deGESTION
2015 de laDOCUMENTAL DESentencias
Coordinación de LAS ACTAS fueDEL COMITÉ
remitido DE
el EA CO
2682
sin embargo en la base manejada por la Coordinación de Sentencias el EA 28828 corresponde a otro b
Revisadas las del
comunicación carpetas
MECI contentivas
2014. de 13 actas del Comité de Conciliación en físico, se encontró lo siguie
3.1. No reposan la totalidad de los anexos que menciona el acta y que dicen formar parte integral de la m
embargo, se encuentran solamente las fichas de los casos tratados:
Actas de 2015 Nos: 10 del 3 de marzo; 13 del 17 de marzo; 14 del 15 de marzo; 15 del 7 de abril; 16 del
diciembre.
Actas de 2016 Nos: 2 del 19 de enero; 15 del 29 de marzo; 48 del 11 de octubre.
3.2. No se anexa la totalidad de las fichas, de los casos tratados en cada sesión, entre otras las siguiente
Actas de 2015 Nos: 13 del 17 de marzo casos 16 a 38 de Llamamientos en garantía con fines de repe
acciones de repetición y 9 fichas de llamamiento en garantía; 14 del 15 de marzo caso 10 , caso 4 hay 2
conciliar y esta última fue la decisión adoptada; 15 del 7 de abril, casos 1 a 5 y 7, caso 6 está la fich
reparación directa, caso 16 de repetición; 214 del 24 de noviembre se trataron 184 casos de estudio de
del 1 de diciembre no se encuentran las de los casos 4 y 5, caso 2 de llamamiento en garantía y en el pun
Actas de 2016 Nos: 2 del 19 de enero, casos 5, 6 y 37; los casos 2, 4 y 24 de conciliación las fichas s
tratado en el acta 211 del 3 de noviembre de 2015; 14 del 15 y 16 de marzo no se evidencia la ficha del n
del 29 de marzo
3.3. Se anexan fichas o anexos de casos no tratados en la respectiva sesión, así:
Acta Nos: 217 del 1 de diciembre de 2015 (anexaron las fichas del acta 214); 220 del 16 de diciembre
evidencia una ficha correspondiente a un caso de conciliación judicial y pacto de cumplimiento folio 75 a
en el desarrollo de la respectiva sesión.
3.4. No se evidencia excusa por inasistencia por parte de los integrantes que tienen voz y voto, entre otra
Actas de 2015 Nos: 13 del 17 de marzo casos 16 a 38 de Llamamientos en garantía con fines de repe
acciones de repetición y 9 fichas de llamamiento en garantía; 14 del 15 de marzo caso 10 , caso 4 hay 2
conciliar y esta última fue la decisión adoptada; 15 del 7 de abril, casos 1 a 5 y 7, caso 6 está la fich
reparación directa, caso 16 de repetición; 214 del 24 de noviembre se trataron 184 casos de estudio de
del 1 de diciembre no se encuentran las de los casos 4 y 5, caso 2 de llamamiento en garantía y en el pun
Actas de 2016 Nos: 2 del 19 de enero, casos 5, 6 y 37; los casos 2, 4 y 24 de conciliación las fichas s
tratado en el acta 211 del 3 de noviembre de 2015; 14 del 15 y 16 de marzo no se evidencia la ficha del n
del 29 de marzo
3.3. Se anexan fichas o anexos de casos no tratados en la respectiva sesión, así:
Acta Nos: 217 del 1 de diciembre de 2015 (anexaron las fichas del acta 214); 220 del 16 de diciembre
evidencia una ficha correspondiente a un caso de conciliación judicial y pacto de cumplimiento folio 75 a
en el desarrollo de la respectiva sesión.
3.4. No se evidencia excusa por inasistencia por parte de los integrantes que tienen voz y voto, entre otra
marzo; 16 del 14 de abril; 14 del 15 de marzo; 15 del 7 de abril; 214 del 24 de noviembre; 217 del 1 de di
16 de agosto; 48 del 11 de octubre.
3.5. Foliación no consecutiva:

Acta del 14 del 15 de marzo de 2015
3.6. Hojas en blanco y foliadas

Acta 217 del 1 de diciembre de 2015
3.7 El archivo de los documentos no se hace de manera secuencial en concordancia con el orden del día, lo que dific
3.8. Las fichas técnicas de Llamamiento en garantía con fines de repetición o procedencia de acción de repetición
de Gestión Jurídica. Acta 10 del 3 de marzo de 2015, acta 217 del 1 de diciembre de 2015.
Con lo anterior se incumple lo dispuesto en los artículos 4 y 11 de la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dic
2014 del Archivo General de Nación
HALLAZGO N° 4 FALTA DE ACTO ADMINISTRATIVO QUE SOPORTE LA DESIGNACION
4.1. En la suscripción de actas
El Comité de Conciliación está integrado por 5 miembros con voz y voto, en la mayoría de los casos se
quórum se conforma con tres de ellos, por lo que se procedió a verificar las designaciones y asignacio
Conciliación.
No se encontró la resolución de asignación de funciones como Subdirector de Representación Externa
sesiones 40 del 30 de agosto de 2016, 41 del 6 de septiembre y 42 del 13 de septiembre de 2016, máxi
los 5 integrantes del comité.
Igualmente, dentro de las funciones de la Coordinación de Conciliaciones y Defensa Judicial está la de e
junto con el Presidente.
Revisadas las actas se encontró lo siguiente:
Actas suscritas por funcionario en calidad de Secretario Técnico del Comité de Conciliación sin en
Conciliaciones y Defensa Judicial para las fechas de las sesiones que se detallan. (Ver anexo 10C)
Con lo anterior se incumple el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del decreto 1069 de 2015 Único reglamentario
establece que las actas deben estar suscritas por el Presidente y Secretario del Comité, al igual que inform
de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia. Así mismo y de manera espe
Conciliaciones y Defensa Judicial señala que la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación la ejerce e
PLAN DE MEJOR
DIRECCIÓN DE GESTIÓN JURÍDICA, SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE REPRESENTACIÓN EX
DESDE 2/6/2017
DESDE 1/1/2015

Falta de controles efectivos para
el cumplimiento de los términos
Auditoría interna OCI involucrados en todo el trámite
del proceso de las acciones de
repetición.
Falta de una debida trazabilidad
de la información entre todas las
dependencias involucradas.

Falta de controles en las

diferentes etapas iniciando en la
verificación del formato en que
se elaboran las fichas,
elaboración de actas y archivo
de las mismas junto con sus
soportes.

Auditoría interna OCI se elaboran las fichas,
Auditoría interna OCI se elaboran las fichas,
de las mismas junto con sus
soportes.
La situación anterior se presenta
debido a que la Coordinación de
Conciliaciones al parecer estuvo
sin titular durante algún tiempo y
a la inadecuada interpretación y
verificación de la norma.
LAN DE MEJORAMIENTO O DE ACCI
AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO A LA GESTION JURIDIC

CIÓN DE GESTIÓN DE REPRESENTACIÓN EXTERNA, SUBDIRECCIÓN DE CONCILIACIONES Y DEFENSA JUD
TESORERÍA
2/6/2017
1/1/2015
12. Efecto
Demoras en el
cumplimiento de términos
establecidos en el Decreto,
generando riesgo de
caducidad de la acción de
repetición.
Incertidumbre respecto al
cumplimiento de las
obligaciones de la entidad
referente a las acciones de
repetición
Incertidumbre respecto al
cumplimiento de las
obligaciones de la entidad
referente a las acciones de
repetición
Alto riesgo de pérdida o

alteración de los
documentos que soportan
las decisiones adoptadas
por el Comité de
Alto riesgo de pérdida o
alteración de los
documentos que soportan
las decisiones adoptadas
por el Comité de
Conciliación.
Nulidad o invalidación de
actuaciones de los
funcionarios públicos las
cuales deben estar
reguladas en la norma
MEJORAMIENTO O DE ACCIÓN
AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO A LA GESTION JURIDICA - ACCIONES DE REPETIC

RESENTACIÓN EXTERNA, SUBDIRECCIÓN DE CONCILIACIONES Y DEFENSA JUDICIAL; SUBDIRECCION DE
TESORERÍA
HASTA
HASTA

(1.1) 1. Diseñar un archivo virtual para capturar la información
asociada con los pagos de las sentencias y conciliaciones, hasta el
envío de la información correspondiente a la Subdirección de Gestión
de Representación Externa.
(1.1) 2. Enviar justificación de imposibilidad de cumplimiento del

término de 1 día para la certificación de pago de las sentencias y
conciliaciones a la Subdirección de Gestión de Representación
Externa para los fines pertinentes ante la ANDJE, o quien
corresponda.
(1.1) 3. Incorporar dentro de la Certificación de Pagos remitida por la
Coordinación de Tesorería a la Subdirección de Gestión de
Representación Externa, en cada caso particular sobre los pagos por
efecto de conciliaciones, sentencias judiciales, condenatorias y
condenas por laudos arbitrales, la fecha de pago efectivo.
(1.2) (1.4) Capturar en el archivo virtual la información que

corresponda desde el envío de la información por parte de la
Subdirección de Gestión de Recursos Financieros - Coordinación de
Sentencias y Devoluciones, y que está relacionada con el término de
los cuatro (4) meses previsto en el artículo 3 del Decreto 1167 de
2016, fecha de presentación del asunto al Comité, decisión del
Comité, fecha de entrega a la Coordinación de Secretaría y fecha de
presentación de la demanda, cuando a ello hubiere lugar.
(1.3) Revisión aleatoria trimestral de cuatro actas de comité con el fin
de verificar que están aprobadas, firmadas, foliadas y con los
documentos de soporte correspondientes. La revisión incluirá los
oficios que fueron remitidos a la Procuraduría con el fin de verificar
que están completos, y que la información fue correctamente
diligenciada.
(1.4) Presentar en la primera sesión de cada mes al Comité de

Conciliación y Defensa Judicial un estado de la presentación de las
acciones de repetición ordenadas por el Comité.
(1.2) (1.4) Capturar en el archivo virtual la información que
corresponda desde el envío de la información por parte de la
Subdirección de Gestión de Recursos Financieros - Coordinación de
Sentencias y Devoluciones, y que está relacionada con el término de
los cuatro (4) meses previstos en el artículo 3 del Decreto 1167 de
2016, fecha de presentación del asunto al Comité, decisión del
Comité, fecha de entrega a la Coordinación de Secretaría y fecha de
presentación de la demanda, cuando a ello hubiere lugar.
(2.1.), (2.2.), (2.3.), (2.4) ,(2.5), (2.6), (.2..7) (2.8), (2.11) y (2.15) 1. Diseñar un
archivo virtual para capturar la información asociada con los pagos de las
sentencias y conciliaciones, hasta el envío de la información correspondiente
a la Subdirección de Gestión de Representación Externa.
(2.1.), (2.2.), (2.3.), (2.4) ,(2.5), (2.6), (.2.7) (2.8), (2.9), (2.11), (2,14) y
(2.15). Capturar en el archivo virtual la información que corresponda
desde el envío de la información por parte de la Subdirección de
Gestión de Recursos Financieros - Coordinación de Sentencias y
Devoluciones, y que está relacionada con el término de los cuatro (4)
meses previsto en el artículo 3 del Decreto 1167 de 2016, fecha de
presentación del asunto al Comité, decisión del Comité, fecha de
entrega a la Coordinación de Secretaría y fecha de presentación de
la demanda, cuando a ello hubiere lugar.
(2.10), (2,12), (2,13) (1.3) Revisión aleatoria trimestral de cuatro
actas de comité con el fin de verificar que están aprobadas, firmadas,
foliadas, debidamente registradas y con los documentos de soporte
correspondientes. Revisar los oficios que fueron remitidos a la
Procuraduría con el fin de verificar que están completos, y que la
información fue correctamente diligenciada dejando evidencia de la
verificación.
(3.1.), (3.2.), (3.3.), (3,4), (3.5), (3.6.) y (3.7.) Revisión aleatoria

trimestral de cuatro actas de comité con el fin de verificar que están
aprobadas, firmadas, foliadas, debidamente registradas y con los
documentos de soporte según sea el caso.
(3.4) Enviar un correo electrónico a los miembros del Comité con voz
y voto dándoles a conocer el hallazgo de Control Interno y
solicitándoles remitir excusa por inasistencia a los comités a que
sean citados
(3.8) Reiterar a las seccionales y a los abogados de defensa judicial

la obligación de efectuar los estudios de llamamientos en garantía en
los formatos dispuestos para tal fin; igualmente, se dará la instrucción
formal al funcionario encargado de la Coordinación de Conciliaciones
y Defensa Judicial en el sentido de requerir a la seccional
correspondiente en caso de que remitan estudios de llamamientos en
formato diferente al destinado para tal fin.
4. Exigir para cada sesión en la que alguno de sus miembros con voz
y voto asista en calidad de asignado o encargado se allegue copia
del acto administrativo de asignación o encargo la cual hará parte
integral del acta. Igualmente, en el evento de que el Secretario
Técnico actue en calidad de encargado o asignado en la
Coordinación de Conciliaciones y Defensa Judicial se deberá anexar
constancia de tal condición.
ACCIÓN FT-C
STION JURIDICA - ACCIONES DE REPETICION
Y DEFENSA JUDICIAL; SUBDIRECCION DE GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS, COORDINACIONES DE
SORERÍA
6/30/2017
12/31/2016
16. Responsable
del cumplimiento
(cargo)
Subdirección de
Financieros-
Archivo virtual 1 Coordinación de 7/25/2017
Tesorería-Coordinación
de Sentencias y
Devoluciones.
Subdirección de
Financieros-
Documento 1 Coordinación de 7/30/2017
Tesorería-Coordinación
de Sentencias y
Devoluciones.
Subdirección de
Certificación 100% Financieros- 7/24/2017
Coordinación de
Tesorería
Archivo actualizado
Jefe de la Coordinación
de Conciliación y
1 9/1/2017
Defensa Judicial
Acta de revisión aleatoria 1 de Conciliación y 9/1/2017
Defensa Judicial
Acta sesión de Comité con

relación de acciones de Jefe de la Coordinación
repetición pendientes de 4 de Conciliación y 9/1/2017
demanda Defesna Judicial
Archivo actualizado
de Conciliación y
1 9/1/2017
Defensa Judicial
de Recursos Financieros-
Archivo virtual 1 Coordinación de
Tesorería-Coordinación 7/25/2017
de Sentencias y
Devoluciones.
Subdirección de
Gestión de
Archivo actualizado 1 9/1/2017
Representación
Externa.
Jefe de la Coordinacion
Informe o documento de
1 de Conciliaciones y 01/09/2017
revisión aleatoria
Defensa Judicial
Informe o documento de 1 Conciliaciones y 9/1/2017
revisión aleatoria
Defensa Judicial y
Correo electrónico 1 de Conciliaciones y 9/1/2017
Defensa Judicial
Subdirectora de
Correo electrónico 1 Gestión de 9/1/2017
Reresentación Externa
Número de funcionarios
con voz y voto que
asistieron por cada sesión
Presidente del Comité
en calidad de asignados y/o
100% de Conciliación y 9/1/2017
encargados/ Número de
Defensa Judicial
actos administrativos de
asignacion o encargo
anexos al acta.
FT-CI-1996
ROS, COORDINACIONES DE SENTENCIAS Y DEVOLUCIONES Y DE
18. Fecha 19. Observaciones del Auditor o

Final Autoevaluador
8/30/2017
8/30/2017
8/30/2017
31/12/2017
12/31/2017
12/31/2017
8/30/2017
12/31/2017
31/12/2017
12/31/2017
9/30/2017
10/1/2017
12/31/2017
2. LUGAR ADMINISTRATIVO, ÁREA O DEPENDENCIA AUDITADA O AUTOEVALUADA Nivel Central:

Proceso /
Subproce 7. Situación Enco
5. No.
so /
8. Tipo
Procedimi
RECAUDAC
Hallazgo
IÓN
RECAUDAC
Hallazgo
IÓN
RECAUDAC
Hallazgo
IÓN
RECAUDAC
Hallazgo
IÓN
RECAUDAC
Hallazgo
IÓN
RECAUDAC
Hallazgo
IÓN
1
1
RECAUDACIÓN Hallazgo
RECAUDAC
Hallazgo
IÓN
RECAUDAC
Hallazgo
IÓN
RECAUDAC
Hallazgo
RECAUDAC
Hallazgo
IÓN
RECAUDAC
Hallazgo
IÓN
ITORÍA O AUTOEVALUACIÓN
TIVO, ÁREA O DEPENDENCIA AUDITADA O AUTOEVALUADA Nivel Central:
ORÍA O AUTOEVALUACIÓN
O AUTOEVALUADO
9. Descripción
implica el establecimiento de nuevas acciones de mejora para mitigar la materializac
1.1. OCI - AUDITORIA A LA RECEPCIÓN Y CONTROL AL FLUJO DE LA INFORMACIÓN DE R
Hallazgo No. 1 Debilidad en los controles y ejecución del Procedimiento Auditoría a Entidades Autoriza
Verificado el Procedimiento “Auditoría a Entidades Autorizadas para Recaudar” - PR-RE-0032 y realizad
Control de Entidades Recaudadoras, a las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas de Bu
evidenciaron las siguientes debilidades:
1- Para realizar la programación anual de las auditorías a las EAR para el año 2015, la Coordinac
Recaudadoras, no documentó los criterios para la selección de las Direcciones Seccionales donde será a
auditorías a realizar.
2-El formato FT-RE-2202 Plan de Auditoría está diseñado por el Nivel Central para ser ejecutado por las D
los criterios a aplicar, pero no existe un estándar de cómo se realizar la aud
3-En desarrollo de esta auditoría se seleccionaron según la muestra, las Entidades Autorizadas para Rec
se evidenció que durante el primer semestre de 2015 las Direcciones Seccionales realizaron y envia
establecidos mediante el formato FT-RE-2203. Sin embargo, a la fecha de esta auditoría, la Coordin
Recaudadoras, no retroalimentó a las Direcciones Seccionales sobre la calidad de la información recibi
consolidado donde se hayan recogido las fortalezas y debilidades producto de los informes de las Dir
enviados a cada una de las EAR auditadas con el fin de establecer un plan de mejoramiento, máxime
principio de año que serían auditadas.
4-La Coordinación de Control a Entidades Recaudadoras, hace un control a los bancos, como se evid
documentos de la reunión realizada con el Banco de Colombia – Subgerente de Operaciones. Sin emb
articulada con el procedimiento establecido, no se tiene en cuenta el resultado de las auditorías efectuad
y no se generan como productos de las reuniones, los planes de mejoramiento que establece el proce
articulación de la gestión con el procedimiento definido.
1. Verificado los documentos "Programacion Anual de Auditorias" a las EAR de los años 2016 y 2017, se
éstos, el análisis que justifique la cantidad de auditorias a realizar y la selección de las Direcciones Seccio
se enuncian los criterios para realizarlas.
2. Verificados los formatos FT-RE- 2202 " Plan de Auditorias a Entidades Autorizadas para Recaudar" de
que no existe una instrucción de como realizar las auditorias tal como se constató en las visitas realizada
Impuestos y Aduanas de Bucaramanga y Santa Marta.
3. De acuerdo a muestra aleatoria se seleccionaron las EAR Bancolombia y BBVA, para el año 2016, e
Seccionales enviaron en forma oportuna los informes de auditoria, los cuales fueron consolidados por la
los resultados de las auditorias no fueron retroalimentados a las DS, lo cual se pudo comprobar en entrev
Hallazgo 2. Debilidad en la definición de controles para el flujo de la información establecido en el

Revisado y analizado el procedimiento documentado PR-RE-0032, se evidenció que no se han definido la
de informes tales como: informes de auditoría, informe de calidad de recepción de documentos, info
mejoramiento con las Entidades auditadas.
Verificado el listado maestro de documentos se observa que el Procedimiento PR-RE-0032 " Auditori
Recaudar" no ha sido actualizado a la fecha de esta auditoria y persisten los hechos enunc
1.3. OCI - AUDITORIA A LA RECEPCIÓN Y CONTROL AL FLUJO DE LA INFORMACIÓN DE RECAUDO
Hallazgo No. 3 Debilidad en los controles del informe de Calidad de Recepción de documentos por parte d
En las visitas realizadas a las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas de Bucaramanga y Santa
relacionan en el informe de Calidad de Recepción de documentos por parte de las EAR, las inconsistencia
física de los documentos, sin embargo, la forma en que se debe presentar el informe no está estandarizad
publicado en el listado maestro de documentos. Así mismo, se evidenció que la Coordinación de Control a
establecidos los controles para garantizar el envío oportuno de este informe por parte de las Direcciones S
para el análisis de los errores más frecuentes por banco a nivel nacional, para la toma de decisiones de la
bancos y mejoramiento de los convenios.
Verificado el listado maestro de documentos se estableció que el formato de calidad de recepción de doc
se encuentra publicado. Adicionalmente la Coordinación de EAR no ha establecido los lineamientos para
oportuna de éste por parte de las Direcciones Seccionales, situación que se pudo evidenciar en visitas re
Seccionales de Bucaramanga y Santa Marta, donde se constató que la primera lo envía trimestralmente y
Para el año 2017, la Subdirección de Recaudo y Cobranzas emitió el Memorando 035 del 7 de febrero de
Seccionales, el cual establece en el numeral 1.1.6 que: ".... las dependencias de recaudación de las Direc
recepcionen los documentos (declaraciones) entregados por las Entidades Autorizadas para Recaudar, re
identificando aquellos que se radiquen sin el diligenciamiento de la casilla "firma del declarante o de quien
información mensualmente a esta Subidrección en el formato que se anexa ...." , siendo esta función del
establece la actividad 13 del Procedimiento PR-RE-0032 quien ejecuta las actividades necesarias para la
físicos provenientes de las EAR y elabora el reporte de calidad de información, lo anterior evidencia falta
y el procedimiento.
Por lo evidenciado el hallazgo persiste.

1- Para el factor de calidad no se evidencia que se hayan tenido en cuenta las inconsistencias prese
documentos por parte de las EAR.
2- Para el factor de oportunidad física no se toma como variable de medición el número de documentos
extemporáneos.
3- Para el factor de oportunidad magnética no se cuenta con las tablas paramétricas actualizadas con e
entrega de la información por parte de las EAR, lo que genera que se recalcule en forma manual la inform
de Gestión de Tecnología de la Información y Telecomunicaciones.
4-Así mismo, el cálculo del índice de Consignación se realiza en una tabla de Excel la cual no cuenta con
la trazabilidad del proceso, la tabla de Excel se conforma con información que se solicita a SGTIT y
generándose un riesgo de inexactitud en el cálculo y discrecionalidad en el cálculo d
Verificados la aplicación de los factores para calcular el índice de consignación de los meses de octub
observó que se incumple con lo establecido en la actividad 2 del PR-RE-0029 "Cálculo del Indi
1. Para calificar el factor de calidad, no se tienen en cuenta las inconsistencias presentadas en la grabaci
los EAR por1.5.falta
OCIde- AUDITORIA
desarrollos informáticos lo que no
A LA RECEPCIÓN permite verificar
Y CONTROL AL FLUJOsu calidad
DE LAde forma eficienteDE
INFORMACIÓN y op
R
Hallazgo No.5. Deficiencia en el seguimiento y control de la información enviada por las EAR de los re
aduaneros para realizar el cierre contable.
Se verificó el seguimiento y control a la información reportada por las EAR a través de los formatos
Consignaciones de las Entidades Autorizadas para Recaudar” y el 050 “Consignación de las Entidades
Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional”, por parte de la Coordinación de Control a
impacto en la oportunidad para la conciliación de la cuenta 1120 Fondos en Tránsito por parte de la C
estableciéndose las siguientes situaciones:
1. En el procedimiento PR-RE-0035, si bien se establece que la Coordinación de Control a Entidades
verificación de la información reportada por las EAR, las diferencias presentadas y solicitar su corrección
qué debe controlar, no incluye las actividades o los pasos a seguir para realizar la verificación y seguim
Hallazgo No.6. Debilidad en los controles y seguimiento a la corrección de inconsistencias.
Existen debilidades en los controles establecidos para garantizar que las correcciones de los datos incons
efectivas, de acuerdo con las siguientes situaciones evidenciadas:
1.La Coordinación de Control Básico de Obligaciones no cuenta con información estadística sobre correcc
indiquen la cantidad inconsistencias corregidas y pendientes de corregir, así como estadísticas de los erro
casos que han sido gestionados a través del PST y no han tenido solución, entre otros.
Lo anterior, teniendo en cuenta que la Oficina de Control Interno solicitó estadísticas sobre inconsistencias
corregir, la Coordinación de Control Básico de Obligaciones en la respuesta dada, envía un cuadro en Exc
seccional y cantidad, relacionando 377.320 inconsistencias pendientes por corregir, sin indicar el número
Direcciones Seccionales y las correcciones que se realizaron, igualmente, informan que no disponen de la
documentos están pendientes de corregir por ajustes de software.
2. No se evidencia el seguimiento realizado por parte de la Coordinación de Control Básico de Obligacion
inconsistencias enviados a cada una de las Direcciones Seccionales.
3. No se encontraron indicadores de eficacia del procedimiento de corrección de inconsistencias; sólo se d
gestión de corrección de inconsistencias por Ley Antitrámites, el cual está propuesto para que se reporte e
proceso requiere un indicador que muestre el estado real de las inconsistencias.
1 y 2: De acuerdo a entrevista realizada al Jefe de la Coordinación de Administración de Aplicativos de R
de los soportes remitidos, se estableció que:
- No se llevan estadísticas, ni control de los listados de las inconsistencias remitidas por a Coordinación d
Recaudo y Cobranzas a las Direcciones Seccionales para su corrección;
- No se realiza seguimiento a las solicitudes de correcciones enviadas por las Direcciones Seccionales pa
- A diciembre de 2016 no se estableció la cantidad de inconsistencias pendientes de corregir.
3. Verificado el formato 1455 "Formulación Operativa Nacional por Área" de la Subdirección de Recaudo y
2017, se evidencia que no se ha diseñado un indicador de eficacia. Solo se cuenta con el indicador "Docu
es: " Conocer el grado de eficiencia de las Seccionales en la atención de las solicitudes de corrección de
contemplados en la Ley Antitrámites." siendo este el único indicador que aplican.
Hallazgo No.7. Debilidad en la definición del procedimiento PR-RE-0033 Corrección de Inconsistencias de
Pago.
Analizado el procedimiento PR-RE-033 de Corrección de Inconsistencia, se evidencian las siguientes situ

1. Se detectaron falencias en la descripción de las actividades del procedimiento PR-RE-033, así: En las
error en el diagrama de flujo, no hay coherencia en las actividades referenciadas; En la actividad 28 no es
grupo que ejecuta la actividad, se indica como responsable la Coordinación de Control Básico de Obligaci
dependencias se establece que los GIT de las Direcciones Seccionales son los responsables; En la activi
corrección de inconsistencias, proyecta y firma el oficio informando las correcciones realizadas de oficio, s
dificulta el control de la actuación del funcionario por parte del jefe de GIT o de División; En la actividad 29
procedimientos que no son referenciados en la descripción de la actividad.
2. No existe un Manual de Corrección de Documentos Inconsistentes y Ajustes de Saldos que sirva de gu
de Corrección de Inconsistencias de las Direcciones Seccionales y en el Nivel Central para realizar correc
pesar que se hace referencia de este manual varias veces en el procedimiento PR-RE-033, este aún no h
3. En cuanto a las correcciones por error de banco y procedimiento – Rol Excepcional:
• No se documentan los controles que efectúa la Jefatura de la Coordinación de Control Básico de Obligac
realizadas por el funcionario autorizado para gestionar las correcciones de inconsistencias por el rol excep
• Se perciben demoras para la corrección de los casos enviados por las Direcciones Seccionales, para co
excepcional. De un total de 32 solicitudes gestionadas entre enero y junio de 2015, se revisó una muestra
corresponden al 41%, encontrándose que el tiempo promedio para gestionar una solicitud es de 59 días; l
las Direcciones Seccionales envían los casos debidamente soportados para realizar la gestión por parte d
3) Se tomó como muestra las correcciones de octubre de 2016 y marzo de 2017 (103 correcciones), rem
seccionales para ser corregidos por rol excepcional, encontrándose que se siguen presentando demoras
de octubre de 85 días y para el mes de marzo en promedio fue de 112 días.
El hallazgo persiste únicamente para la segunda situación del punto 3.
Hallazgo No. 2. Reportes control rol de reproceso- (DIRECCION SECCIONAL DE IMPUESTOS Y A

No se encontraron reportes documentales, mensuales de verificación del correcto uso del rol de rep
procedimiento PR-RE- 0116.
Realizada entrevista al jefe de la División de Recaudo y Cobranzas de la Dirección Seccional de Impue
manifestó que: No realiza reporte de verificación del correcto uso del rol de reprocesos, efectúa
No se encontró evidencia documental de las verificaciones que debe hacer el Jefe de la División al cor
Hallazgo No. 3. Archivo y medios de conservaciD29:D31ón de documentos (DIRECCION SECCIONAL

SANTA MARTA)
En verificaciones efectuadas en el procedimiento de Recepción Entidades autorizadas para Recaudar y p
evidenció:
1. No se está realizando el reporte mensual de "Calidad de recepción por parte de las EAR", por consigui
División de Gestión de Recaudación, dentro de los cinco primeros días de cada mes, como lo establece la
2. El archivo temporal de Bancos, presenta atrasos en su conformación, evidenciándose la existencia de d
fecha (archivo no consecutivo de los mismos), pendientes de clasificar, de acuerdo a las tablas de rete
conservación, como lo establece el procedimiento PR-FI-0158.
3. Se evidencia la no utilización del formato 1287, Asignación de carpetas, dentro de los medios de conse
SANTA MARTA)
En verificaciones efectuadas en el procedimiento de Recepción Entidades autorizadas para Recaudar y p
evidenció:
1. No se está realizando el reporte mensual de "Calidad de recepción por parte de las EAR", por consigui
División de Gestión de Recaudación, dentro de los cinco primeros días de cada mes, como lo establece la
2. El archivo temporal de Bancos, presenta atrasos en su conformación, evidenciándose la existencia de d
fecha (archivo no consecutivo de los mismos), pendientes de clasificar, de acuerdo a las tablas de rete
conservación, como lo establece el procedimiento PR-FI-0158.
3. Se evidencia la no utilización del formato 1287, Asignación de carpetas, dentro de los medios de conse
4. Se evidenció la existencia de documentos sin archivar esparcidos en el espacio de documentación sin
5. La muestra preestablecida para el análisis de documentos no fue suministrada físicamente, debido a la
cumulo de información sin archivar, por lo tanto, se tomó una muestra al a
De acuerdo a inspección documental realizada al GIT de Documentación, se encontró que existen docum
a 2012 que no han sido debidamente archivados, de igual forma se evidenció que se encuentran docum
protección, incumpliendo el Procedimiento PR-FI-0158 "Recepción Entidades Autorizada
Por lo anterior el hallazgo persiste para las situaciones 2 y 4
Hallazgo No. 4. Debilidad en el registro de actividades realizadas- (DIRECCION SECCIONAL DE IMPU

MARTA)
Revisada la carpeta para la realización de las auditorías a las EAR, se evidenció que no se está docu
realizado para la selección de sucursales que se auditarán en el 2015.
Verificada la carpeta de auditorias a las EAR, se encontró que no se tienen documentados los criterios p
auditar.
Por lo anterior el hallazgo persiste

PLAN DE MEJORAMIENTO O DE ACCIÓN
AUDITORIA DE SEGUIMIENTO A PLANES INTEGRADOS DE MEJORA

Nivel Central: Dirección de Gestión Ingresos/Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas/Coordin
de Recaudo y Cobranzas/Coordinación de Contabilidad Función Recaudadora/Coordinación de Devolu
Subproceso Devoluciones y/o Compesanciones). Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas de Bu

10. 13. Acción a

11. Causa 12. Efecto
Fuente implementar
es descritas no fueron subsanadas y que los controles implementados y su seguimiento no
do. Con lo anterior se desatiende la implementación de los Módulos de Control de Planeació
Documentar los criterios
establecidos en el Plan Anual
de Auditorias 2018,teniendo en
cuenta los aportes de las
Direcciones Seccionales.
Capacitar a los funcionarios de

las Direcciones seccionales en
tecnicas de auditoria.
Retroalimentar al las
Direcciones Seccionales sobre
el inorme de la auditoria que
Deficiencias en la remiten a la Coordinación
comunicación entre Desconocimiento EAR, realizada a la Entidades
Auditoría la Coordinaciòn respecto de Recaudadoras.
interna OCI EAR con las algunas etapas de
Direcciones la auditoría.
Seccionales
Inormar a las Entidades
Recaudadoras respecto las
auditorias realizadas y planes
de mejoramiento.
Realizar el seguimiento a los
planes de mejoramiento
entregados a las EAR , dentro
del trimestre siguiente al envio
del mismo
Actualizar y publicar el
procedimiento PR-RE-0032 .
Falta de Desinformación Capacitar a los funcionarios

Auditoría comunicación con respecto de de las 27 Direcciones
interna OCI las Direcciones algunas etapas de Seccionales.sobre el
Seccionales la auditoría. procedimiento PR-RE-0032
actualizado, mediante la
herramienta SKYPE
EMPRESARIAL
Modificar la Circular 024 de

Desinformación 27 de septiembre de 2012,
Falta de
respecto de para articularla frente proceso
Auditoría comunicación con
algunas términos PR -RE-0032 y unificar la
interna OCI las Direcciones
para el envío de periodicidad, responsables y
Seccionales
los informes estandarizar el formato de
entrega de la información.
Modificar la Resolución 8110
de 2010, que establece los
parametros que se tienen en
Falta de Impacta la carga cuenta para calcular el indice
herramientos operativa de los de consignaciòn,
tecnológica que funcionarios de la
Auditoría
calcule Coordinación EAR,
interna OCI Elaborar un plan de trabajo
automátcamente el al tener que
índice de hacerse el proceso con el fin de verificar los
consignación de forma manual. requerimientos para
desarrollar un aplicativo que
realice el cálculo automatico
del índice de consignación.
Implementar y publicar los

formatos requeridos para el
Errores en los seguimiento dentro del
No identificación proceso de conciliación de las
reportes
oportuna de las EAR.
Auditoría presentados por las
posibles
interna OCI Entidades Efectuar la conciliación
diferencias en los
Autorizadas para mensual entre la DTN y 050,
reportes
Recaudar solicitando confirmación a las
EAR, respecto de las
diferencias encontradas.
Generar informe trimestral a
incluir en el IGR que
comprenda los siguientes
aspectos: 1- inventario incial
de numero de inconsistencias
de oficio a corregir por
seccional para el periodo. 2-
cuadro estadistico de todas las
seccionales que muestre las
inconsistencias corregidas en
periodo y las pendientes por
corregir.3-modificacion del
indicador de medicion de la
actividad en el plan operativo.
Insuficiencia de No disponer de
Auditoría
capacidad informacion
interna OCI
operativa. oportunamente
Generar informe mensual de
gestion de funcionarios que
atienden correccion por rol
Insuficiencia de No disponer de
Auditoría excepcional indicando casos
capacidad informacion
interna OCI evacuados y fechas de
operativa. oportunamente
asignacion y de terminacion
determinando promedio de
solucion al caso reportado.
Socializar el procedimiento
PR-RE-0116 entre los
No realización de funcionarios del proceso de
Auditoría Desconocimiento controles y Recaudación.
interna OCI del Procedimiento posibilidad de uso
inadecuado del rol Verificar control mensual del
uso del rol de reprocesos , por
parte del jefe de divisiòn .
Adelantar actividades de
aseguramiento (capacitación,
socialización) del PR-FI-0158 y
normas de gestión documental
vigentes.
cronograma que garantice el

archivo adecuado de los
documento de las EAR de los
No se dispone de años 2009 a 2012 y enviar
No se dispone de informe quincenal a la
espacio fisico
espacio fisico
adecuado para el
adecuado para el
archivo de los
archivo de los
Auditoría documentos EAR,
documentos EAR,
No se dispone de
No se dispone de informe quincenal a la
espacio fisico
espacio fisico Subdirección de Gestión de
adecuado para el
adecuado para el Recursos Físicos y
archivo de los
archivo de los Coordinación de
Auditoría documentos EAR,
documentos EAR, Comunicaciones Oficiales y
interna OCI ni funcionario
ni funcionario
responsable para
responsable para Realizar el seguimiento,
realizar esta
realizar esta funciòn evaluación, control registro de
funciòn de
de archivo .
archivo . D29:D31 resultados, por parte de la
Coordinación de
Comunicaciones Oficiales y
control de Registros, sobre el
cumplimiento de los
lineamientos y políticas
vigentes en materia de gestión
documental, en lo referente al
archivo de las EAR, de los
años 2009 a 2012.
Actualizar y publicar el
procedimiento PR-RE-0032 .
Falta de Desinformación Capacitar a los funcionarios

Auditoría comunicación con respecto de de las Direcciones
interna OCI las Direcciones algunas etapas de Seccionales.sobre el
Seccionales la auditoría. procedimiento PR-RE-0032
actualizado, mediante la
herramienta SKYPE
EMPRESARIAL
NTO O DE ACCIÓN FT-CI-1996
S INTEGRADOS DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE RECAUDACIÓN ASR2017-007
e Recaudo y Cobranzas/Coordinación de Control a Entidades Recaudadoras/Coordinación de Administración de Ap
dadora/Coordinación de Devoluciones. Nivel Local: Dirección Seccional de Impuestos de Bogotá (Auditoria de Es
de Impuestos y Aduanas de Bucaramanga y Santa Marta.
6/30/2017
2/28/2017
15.
14. Evidencia 16. Responsable
Unidad 17. Fecha 18. Fecha
de del cumplimiento
de Inicial Final
cumplimiento (cargo)
Medida
dos y su seguimiento no fueron efectivos para prevenir la ocurrencia de los mismos, lo que
s de Control de Planeación y Gestión (Componente Administración de Riesgo) y de Evaluaci
Jefe Coordinación
Documento Plan
1 Control a Entidades 11/1/2017 2/1/2018
de auditoria.
Recaudadoras
Jefe Coordinación
Planillas de
asistencia
Recaudadoras
Jefe Coordinación
Correos 100% Control a Entidades 10/1/2017 7/1/2018
Recaudadoras
Informe resultado
de la auditoria por
Jefe Coordinación
cada una de las
cinco Entidades
Recaudadoras
Recaudadoras a
visitar .
Informe de
seguimiento allos
planes de
Jefe Coordinación
mejoramiento de
las cinco
Recaudadoras
Entidades
Recaudadoras a
auditadas.
Jefe Coordinación
Procedimiento V2
publicado .
Recaudadoras
Jefe Coordinación
Planillas de
asistencia
Recaudadoras
Jefe Coordinación
Circular
modificada,
Recaudadoras - SGRF
Jefe Coordinación
Resoluciòn
modificada
Recaudadoras
Jefe Coordinación
Especificaciones
funcionales
Recaudadoras
Coordinación Control a
Plan de trabajo 1 Entidades 5/1/2018 5/31/2018
Recaudadoras - SGTIT
Coordinación Control a
Formatos 2 Entidades 8/1/2017 12/31/2017
Recaudadoras - SGTIT
Conciliaciones 6 Control a Entidades 2/1/2018 7/31/2018
Recaudadoras
Publicar Informe 2 Jefe de la Coordinacion 10/1/2017 1/31/2018
en el IGR de Administracion de
trimestral ( julio- Aplicativos de recaudo
SEP y Octbre- y Cobranzas
Dcbre 2017) de la
Subdireccion de
Gestion de
Recaudo y
Cobranzas
Jefe de la Coordinacion
de Administracion de
Informe mensual
Aplicativos de recaudo
entregado al Jefe
5 y Cobranzas - 9/1/2017 1/31/2018
de la
Funcionarios a cargo
Coordinacion
de la tarea de rol
excepcional
Planilla de
Jefe División de
asistencia a
1 Gestión de Recaudo y 8/1/2017 8/31/2017
socialización del
Cobranzas
PR-RE-0116.
Jefe División de
Informe de
5 Gestión de Recaudo y 9/1/2017 1/31/2018
revisión
Cobranzas
Director Seccional y
Planilla de Jefe GIT de
1 9/2/2017 9/10/2017
asistencia. Documentación de
Santa Marta
Cronograma 1 Jefe GIT de
9/15/2017 10/15/2017
Documentación de
Santa Marta
5 Jefe GIT de
Informe quincenal 10/16/2017 12/31/2017
Documentación de
Santa Marta
SGRFISICOS/
Informe de Coordinación de
evaluación y 1 Comunicaciones 10/1/2017 12/31/2017
resultados Oficiales y Control de
Registros
Jefe Coordinación
Procedimiento V2
publicado .
Recaudadoras
Jefe Coordinación
Planillas de
asistencia
Recaudadoras
CI-1996
7-007
ión de Administración de Aplicativos
de Bogotá (Auditoria de Escritorio-
19. Observaciones
del Auditor o
Autoevaluador
de los mismos, lo que
Riesgo) y de Evaluación y
6. Proceso /
5. No. Subproceso /
Subproceso Nivel 1: Gestión

Contable
Subproceso Nivel 2:
Reconocimiento
Procedimientos:
- Reconocimiento de hechos
económicos que no generan
pago.
- Generación de conciliaciones Hallazgo
bancarias y cruces de
información.
Subprocesos Nivel 2:
Revelación
Procedimientos:
- Gestión de estados
financieros
Contable
Subproceso Nivel 2:
Reconocimiento
Procedimientos:
pago.
- Generación de conciliaciones Hallazgo
información.
Revelación
Procedimientos:
financieros
Subproceso Nivel 1: Gestión

Contable
Subproceso Nivel 2:
Reconocimiento
Procedimientos:
pago.
2 Hallazgo
- Generación de conciliaciones
información.
Revelación
Procedimientos:
financieros
P
ÓN
IA AUDITADA O AUTOEVALUADA Subdirección de Gestión de Recursos Financ
DESDE
DESDE
10. Fuente
9. Descripción
Desactualización de los saldos de la cuenta Propiedad

Planta y Equipo:
Mediante entrevista realizada a la Coordinadora de

Contabilidad General de la Subdirección de Gestión de
Recursos Financieros y correo de respuesta a la
información solicitada al Jefe de la Coordinación de
Inventarios y Almacén de la Subdirección de Gestión de
Recursos Físicos, se constató que a 31 de diciembre de
2016 no se realizó la actualización de los bienes muebles
que superan los 35 SMLMV y más de 3 años de vida útil a
Nivel Nacional, los cuales se encuentran contabilizados en
las cuentas 1660 Equipo Médico y Científico y 1670 Equipo
de Comunicación y Computación.
Desactualización de los saldos de la cuenta Propiedad
Planta y Equipo:
Mediante entrevista realizada a la Coordinadora de

Contabilidad General de la Subdirección de Gestión de
Recursos Financieros y correo de respuesta a la
información solicitada al Jefe de la Coordinación de
Inventarios y Almacén de la Subdirección de Gestión de
Recursos Físicos, se constató que a 31 de diciembre de
2016 no se realizó la actualización de los bienes muebles
que superan los 35 SMLMV y más de 3 años de vida útil a
Nivel Nacional, los cuales se encuentran contabilizados en
las cuentas 1660 Equipo Médico y Científico y 1670 Equipo
de Comunicación y Computación.
Insuficiente depuración de los recaudos por clasificar:
Verificada la cuenta 290580 Recaudos por Clasificar, a

diciembre 31 de 2016, se estableció que refleja un saldo de
$103 millones, de este total no se han depurado las
siguientes partidas: Gastos de personal vigencia 2015 por
valor de $23 millones, gastos de personal vigencia 2016
por valor de $ 44 millones y reintegros por salarios 2016 por
valor de $184 mil pesos, pendientes de reintegrar al Tesoro
Nacional
OBSERVACIONES HALLAZGO 1.
PLAN DE MEJORAMIENTO O D
AUDITORIA CONTROL INTERNO CONTAB

n de Recursos Financieros- Coordinaciones de: Contabilidad General, Tesorería y Presupuesto
1/19/2017
1/1/2016
11. Causa 12. Efecto
1) Falta de gestión de los responsables de

Desactualización de los
la administración de los inventarios de las
saldos contables de la
cuentas observadas.
cuenta propiedad, planta y
2) Deficiencia de la información que se
equipo que afectan los
origina hacia el proceso Contable
Estados Financieros.
1) Falta de gestión de los responsables de
Desactualización de los
la administración de los inventarios de las
saldos contables de la
cuentas observadas.
cuenta propiedad, planta y
2) Deficiencia de la información que se
equipo que afectan los
origina hacia el proceso Contable
Estados Financieros.
Gastos de personal y los

Insuficiente gestión en la labor de
reintegros por salarios no
depuración de las partidas observadas por
estén debidamente
parte de los subprocesos responsables.
contabilizados.
RAMIENTO O DE ACCIÓN
UDITORIA CONTROL INTERNO CONTABLE FUNCION PAGADORA- ACC - 2017002
sorería y Presupuesto
HASTA 3/17/2017
HASTA 12/31/2016
14. Evidencia de 15. Unidad

cumplimiento de Medida
Estructurar el plan de trabajo para realizar

la valoración contable de los bienes
muebles cuyo valor supera los 35 SMMLV
y más de 3 años de vida útil a Nivel Documento con plan de
1
Nacional, los cuales se encuentran trabajo
contabilizados en las cuentas 1660 Equipo
Médico y Científico y 1670 Equipo de
Comunicación y Computación.
Realizar la a valoración contable de los
bienes muebles cuyo valor supera los 35
SMMLV y más de 3 años de vida útil a
Nivel Nacional, los cuales se encuentran Matriz con valoración de los
1
contabilizados en las cuentas 1660 Equipo bienes
Comunicación y Computación, de acuerdo
con el plan de trabajo definido.
Realizar los registros contables para los

bienes actualizados, cuyo valor supera los
35 SMMLV y más de 3 años de vida útil a
Nivel Nacional, los cuales se encuentran Registros contables 100%
contabilizados en las cuentas 1660 Equipo
Comunicación y Computación.
Depúración, registro en el SIIF del

Documentos soportes y
respectivo ingreso y devolución de recuros
comprobantes de ingreso y 100%
a la DTN. Verificación de la contabilización
devolución a la DTN.
automatica que realiza el SIIF.
FT-CI-1996
16. Responsable 19. Observaciones

17. Fecha 18. Fecha
del cumplimiento del Auditor o
Inicial Final
(cargo) Autoevaluador
Subdirección de
Físicos.
Subdirección de
Financieros.
4/1/2017 5/31/2017
Subdirección de
Gestión de Técnica
Aduanera.
Subdirección de
Gestión de Tecnologías
de la Información y de
las Comunicaciones.
Subdirección de
Físicos.
Subdirección de
Financieros.
6/1/2017 11/30/2017
Subdirección de
Gestión de Técnica
Aduanera.
Subdirección de
Gestión de Tecnologías
de la Información y de
las Comunicaciones.
Subdirección de
12/1/2017 12/31/2017
Financieros.
Coordinación de
Contabilidad y 4/17/2017 7/17/2017
Tesoreria
6. Proceso /
5. No. Subproceso /
SERVICIOS Hallazgo
1 INFORMATICOS CGR
SERVICIOS Hallazgo
2 INFORMATICOS CGR
SERVICIOS Hallazgo
3 INFORMATICOS ITRC
SERVICIOS Hallazgo
4 INFORMATICOS ITRC
SERVICIOS Hallazgo
4 INFORMATICOS ITRC
SERVICIOS Hallazgo
5 INFORMATICOS OCI
SERVICIOS Hallazgo
6 INFORMATICOS OCI
SERVICIOS Hallazgo
7 INFORMATICOS OCI
SERVICIOS Hallazgo
8 INFORMATICOS OCI
SERVICIOS Hallazgo
8 INFORMATICOS OCI
SERVICIOS Hallazgo
9 INFORMATICOS OCI
UACIÓN
CIÓN
9. Descripción
21 Aud Vig 2011 Reg Imptos Bta y Grandes (Recaudadora).
Actualización de información.
Las bases de datos del Gestor se encuentran desactualizadas en cuanto a información se refiere. A m
ocasiones no se utiliza la opción que tiene el Gestor para crear la numeración de las contingencias (Sal
intentar su registro el sistema, no lo permite; otras veces se intenta registrar códigos de dependenc
reestructuración de los sistemas en armonización con la estructura actual de la entidad, de tal manera
realizarlo por una opción especial con la que cuenta el usuario final. CGR.
24 Aud Vig 2011 Reg Imptos Bta y Grandes (Recaudadora) AEF - Seguimiento PM 2014.
Integración GESTOR con MUISCA.
El modelo MUISCA no está desarrollado en su totalidad ni ha tenido en cuenta todos los componentes
garantice la cohesión en los sistemas de información, para que haya unidad de criterios y simplificación
una solución de información que contiene los principales datos de referencia necesarios para proferir en
entidad, dentro de los proceso de fiscalización, liquidación y gestión jurídica de la DIAN, con los cua
integrado al MUISCA, siendo éste una herramienta básica para el control y operación de la función d
misional de la institución. CGR.
y privilegios en el Sistema Informático Electrónico de la DIAN. AÑO DE REALIZACIÓN 2016.
En la DIAN no se garantiza la correcta administración de roles y privilegios, los principios de no repu

sistemas de información.
ID del Riesgo de Gestión :

RG 1. Inexistencia de formalidad en la asignación de Roles y privilegios para los usuarios.
RG 2. Discrecionalidad en la creación y administración de roles.
RG 3. Inadecuada parametrización de permisos y contraseñas.
Inspección N° 17-07-03-04 - Inspección a los procesos de Administración de Actores de la Operació
ID VI. El aplicativo REGYSTRAR y la base de datos que maneja, no evidencian la implementación

protección de los datos. Las seguridades contenidas en ei aplicativo son básicas y están definidas por lo
base de datos no contiene logs de auditoría ni se han definido registros de auditoría que incluya el rastr
control, lo cual hace que el sistema Regystrar sea vulnerable. RG 2. Accesos al sistema de información
integridad de la información).
Inspección N° 17-07-03-04 - Inspección a los procesos de Administración de Actores de la Operació
ID VI. El aplicativo REGYSTRAR y la base de datos que maneja, no evidencian la implementación

protección de los datos. Las seguridades contenidas en ei aplicativo son básicas y están definidas por lo
base de datos no contiene logs de auditoría ni se han definido registros de auditoría que incluya el rastr
control, lo cual hace que el sistema Regystrar sea vulnerable. RG 2. Accesos al sistema de información
integridad de la información).
TM 2015002 - AUDITORÍA TRÁMITES MANUALES Y/O DE CONTINGENCIA. AÑO DE REALIZACIÓN 2
Debilidad en la identificación de riesgos que afectan los servicios informáticos electrónicos.
Verificadas la causas que originaron las contingencias y revisado el mapa de riesgos del proceso de
proceso no tiene identificados, analizados y evaluados todos eventos potenciales o amenazas que
Informáticos Electrónicos que apoyan a los procesos críticos de la Entidad. Esta situación evidencia incum
Ley 87 de 1993, Decreto 943 de 2014, y numeral 1.3.2.2 del Manual Técnico del Modelo Estándar de C
riesgos operacionales se encuentra en construcción y en el mapa de riesgos de corrupción, solo está ide
Servicios Informáticos”, con lo que se genera que los servicios informáticos estén vulnerables frente a
ocasionen interrupción en los servicios, no se garantice la disponibilidad continua de los mismos y se
impide el cumplimiento de los objetivos estratégicos de incrementar la eficiencia administrativa media
riesgos de operación y el de desarrollar y mantener la TIT para optimizar la gestión institucional y la e
mejor servicio al ciudadano.
En la generación de Trámites Manuales como práctica común, por no encontrar soluciones oportunas
133868, 134383, 134387, 134392, 133905 de 2014 y 138015 de 2015, donde se recibe respuesta hasta
por PST.
REGISTRO DE LAS ACTUACIONES Y FALLO DE LOS RECURSOS DE RECONSIDERACIÓN DE COM
En la revisión de los registros de trazabilidad de las actuaciones en evacuación de expedientes de la S

que no se está haciendo uso del Aplicativo GESTOR, incumpliendo el compromiso asumido en el Plan de
las acciones de mejoramiento realizadas para subsanar las causas de los Hallazgos Nos. 21 y 22 Aud. Vig
Igualmente, no se ha dado cumplimiento a las Directrices del Memorando No. 174 de Junio de 2014,
administrativos proferidos por el Nivel Central, los cuales se siguen expidiendo de manera manual sin la
información no esté completa, se pierda la trazabilidad en el sistema e impidiendo la migración autom
aplicativos Notificar y Obligación Financiera y desgaste administrativo en la Divisiones de Gestión Jurí
actuaciones del Nivel Central en los aplicativos Notificar y GESTOR.
AIR 2015006 - AUDITORÍA A LA RECEPCIÓN Y CONTROL AL FLUJO DE LA INFORMACION DE REC
Declaraciones con el mismo número de formulario.
Verificada una muestra de 20 declaraciones presentadas en la Dirección Seccional de Impuestos y Ad

ellas, que representan el 45%, presentan el mismo número consecutivo de formulario (formulario No. 11
que el sistema cambie automáticamente el consecutivo de dichos formularios, sin que a la fecha se hayan
Criterio normativo: MECI - Módulo Eje Trasversal Información y Comunicación / componente Informa
Información y Comunicación y Modelo COBIT - dominio Monitorear y Evaluar: (ME1) Monitorear y evaluar
la información.
AIR 2015006 - AUDITORÍA A LA RECEPCIÓN Y CONTROL AL FLUJO DE LA INFORMACION DE REC
Declaraciones con el mismo número de formulario.
Verificada una muestra de 20 declaraciones presentadas en la Dirección Seccional de Impuestos y Ad

ellas, que representan el 45%, presentan el mismo número consecutivo de formulario (formulario No. 11
que el sistema cambie automáticamente el consecutivo de dichos formularios, sin que a la fecha se hayan
Criterio normativo: MECI - Módulo Eje Trasversal Información y Comunicación / componente Informa
Información y Comunicación y Modelo COBIT - dominio Monitorear y Evaluar: (ME1) Monitorear y evaluar
la información.
Represamiento de documentos que afectan los estados financieros y los procesos de Recaudación
Liquidación.
Para verificar el flujo de la información de recaudo, se analizó el estado de los buzones de diligenciamie
el buzón de Gestión Masiva y el buzón de Obligación Financiera, según información suministrada por
Información, se encontró que:
• No se ha definido una política para establecer el tiempo por el cuál la entidad debe almacenar la informa
del buzón de diligenciamiento pues muchos de esos documentos no son formalizados por los contr
encuentran más de 50 millones de documentos almacenados desde el año 2006.
• De los 4.138.123 documentos represados en el Buzón de Gestión Masiva, 127.804 corresponden a
registro contable.
• De los 7.181.091 documentos represados en el Buzón de Obligación financiera 7.180.150, corresponde
el registro contable.
Según información suministrada por la Coordinación de Control a Entidades Recaudadoras a junio
documentos en el Servicio de Conciliación / Diligenciamiento en el que se encuentran documentos repre
DESDE 2/6/2017
DESDE 1/1/2016
Falta de creación de códigos del sistema como a

Auditoría desconocimiento de opciones y funcionalidades
Interna OCI del mismo por parte de las áreas usuarias de
Fiscalización y Liquidación
Lo anterior denota falta de planeación y gestión
tecnológica de la DIAN por cuanto el sistema
Auditoría
MUISCA se viene estructurando desde 2003 con
Interna OCI
un costo aproximado de $111.950 millones al cierre
de 2011
Ausencia de controles y seguimiento por parte de

los responsables involucrados en el procedimiento
Auditoría
de asignación de Roles informáticos /Acceso de
Interna OCI
usuarios, y ausencia de controles sobre la gestión
de roles y privilegios.
La asignación de usuarios y roles en los aplicativos

existentes no evidencian la utilización de
estándares técnicos de seguridad en políticas de
Auditoría acceso y creación de usuarios. La base de datos
Interna OCI de Roles y permisos no contiene información
histórica que permita realizar auditoría sobre las
transacciones realizadas, situación que expone el
proceso a la modificación o pérdida de información
La asignación de usuarios y roles en los aplicativos
existentes no evidencian la utilización de
estándares técnicos de seguridad en políticas de
Auditoría acceso y creación de usuarios. La base de datos
Interna OCI de Roles y permisos no contiene información
histórica que permita realizar auditoría sobre las
transacciones realizadas, situación que expone el
proceso a la modificación o pérdida de información
El mapa de riesgos operacionales se encuentra en

construcción
Auditoría
Interna OCI En el mapa de riesgos de corrupción, solo está
identificado el riesgo “Interrupción provocada en
los Servicios Informáticos”
las contingencias
Auditoría
Interna OCI Pérdida de control y trazabilidad de actuaciones
que requieren su registro en los sistemas
Actualmente no se cuenta con una solución

Auditoría informática definitiva que facilite el control y apoye
Interna OCI la gestión de la Dirección de Gestión Jurídica de la
entidad.
Esta situación, puede presentarse debido a una

posible falla en el SIE, que requiera de ajustes de
Auditoría software o ajustes de validaciones de campo, así
Interna OCI mismo porque no se generan alertas y no se
realiza un monitoreo adecuado para determinar si
el sistema cumple con su funcionalidad.
Esta situación, puede presentarse debido a una
posible falla en el SIE, que requiera de ajustes de
Auditoría software o ajustes de validaciones de campo, así
Interna OCI mismo porque no se generan alertas y no se
realiza un monitoreo adecuado para determinar si
el sistema cumple con su funcionalidad.
Las anteriores situaciones se presentan porque:

1) No hay claridad sobre la totalidad y los tipos
errores, que generan el represamiento de la
información; los cuales son importantes para la
toma de decisiones sobre los posibles desarrollos
informáticos o cambios normativos y
administrativos que puedan subsanar o minimizar
Auditoría las situaciones presentadas.
Interna OCI 2) Ausencia de un reporte que genere alertas y
estados de la información que permita verificar y
monitorear el estado real del represamiento de los
buzones.
3) Las declaraciones con errores que pasan a la
obligación financiera cuando alcanzan su firmeza,
no surten las validaciones y no son procesadas por
la obligación financiera.
Pro
2/6/2017
1/1/2016
12. Efecto
Se tengan que utilizar programas diferentes a Gestor y hojas

de cálculo Excel que no cuentan con las seguridades lógicas
indispensables para resguardar y proteger la información que
tiene una connotación de importante y confidencial
La falta de integración del sistema gestor al MUISCA, genera
los riesgos inherentes a información manual, falta de
estandarización, manejo de la misma proveniente de varias
fuentes, que no garantiza confiabilidad de la información
como capital importante para manejo de procesos en la
planificación, ejecución y toma de decisiones de cualquier
institución
Materialización del riesgo de fraude y corrupción en

Exposición de la Información, por la inexistencia de
formalidad de roles y privilegios para los usuarios,
discrecionalidad en la creación y administración de roles,
inadecuada parametrización de permisos y contraseñas y por
la pérdida de trazabilidad y seguridad de la información.
Que el servicio informático de Regystrar, sea vulnerable por

accesos al sistema de información de usuarios no autorizados
generando pérdida de la confidencialidad e integridad de la
información.
Que el servicio informático de Regystrar, sea vulnerable por
accesos al sistema de información de usuarios no autorizados
generando pérdida de la confidencialidad e integridad de la
información.
Vulnerabilidad de los servicios informáticos frente a las

amenazas y en caso de su materialización ocasionen
interrupción en los servicios.
No se garantice la disponibilidad continua de los sistemas de

Información afectando la gestión de los procesos.
Incumplimiento de los objetivos estratégicos de: incrementar

la eficiencia administrativa mediante la optimización de los
sistemas internos y riesgos de operación; y el de desarrollar y
mantener la TIT para optimizar la gestión institucional y la
estrategia de gobierno en línea en función de un mejor
servicio al ciudadano.
las mejores Prácticas de la Gestión de Buen Gobierno para
incrementar los niveles de confianza y credibilidad” y el pilar
GA1: “incrementar la eficiencia administrativa mediante la
optimización de los procesos, tramites, sistemas internos,
Actualmente el servicio informático, no provee una
herramienta para que las dependencias de Fiscalización y
Liquidación, y Gestión Jurídica en el País, adelanten el
correspondiente procedimiento administrativo para la
Determinación e Imposición de Sanciones (TACI) y/o para la
Determinación Oficial de Impuestos y Liquidaciones Oficiales
Aduaneras, hasta su definición en sede administrativa.
Puede generar errores en las consultas que se realizan, así

como afectar integridad de la información, en cuanto a la
exactitud y completitud de información.
Puede generar errores en las consultas que se realizan, así
como afectar integridad de la información, en cuanto a la
exactitud y completitud de información.
Los documentos represados en los buzones afectan la

imagen institucional por cuanto no refleja el saldo real de los
contribuyentes, genera reproceso, aumento de cargas de
trabajo en las áreas de cobranzas y fiscalización entre otras al
requerir contribuyentes que cumplieron su obligación formal y
afecta la exactitud y completitud de la información contable.
PLA
HASTA
HASTA
1. Elaborar e incluir en la ejecución del plan de trabajo para la puesta en producción del
Sistema de Información de Sanciones y Liquidaciones Oficiales - SALI, las actividades
relacionadas con Actos Administrativos proferidos manualmente por contingencia; en
atención al Memorando 00262 del 10 de octubre de 2015, en los que se profirieren
lineamientos sobre la transición tecnológica del sistema de información GESTOR, al sistema
de información de sanciones y liquidaciones oficiales - SALI.
Lo anterior, en el Marco del Subproceso "Construcción de Sistemas de Información" del

Proceso "Servicios Informáticos" y en el entendido que SALI, contempla la ejecución de
otras funcionalidades acordes con los siguientes procedimientos:
PR-SI-0148_Análisis de Requerimientos de los Sistemas de Información.

PR-SI-0149_Análisis y Diseño de los Sistemas de Información
PR-SI-0150_Codificación de los Sistemas de Información
PR-SI-0151_Ejecución de Pruebas de los Sistemas de Información
PR-SI-0152_Implantación de los Sistemas de Información
2. Ejecutar las Pruebas de los ajustes realizados en Actos Administrativos proferidos

manualmente por contingencia.
3. Aprobar el despliegue o salida a Producción de los ajustes realizados y estabilizados de

acuerdo con los requerimientos iniciales contemplados en el ajuste y correspondiente a
Actos Administrativos proferidos manualmente por contingencia.
1. Elaborar y desarrollar un Sistema de Información que integre de forma completa y
transversal, las funcionalidades para la Determinación e Imposición de Sanciones y la
Expedición de Liquidaciones Oficiales (SALI), contemplando la conectividad e integración
con los Sistemas de información, en Plataforma MUISCA, como respuesta a la
disfuncionalidad estructural que tiene el aplicativo Gestor. Lo anterior dentro de la solución
Estratégica Informática de la entidad, de reemplazar los aplicativos de la plataforma SIAT.
2. Ejecutar las pruebas de los desarrollos o ajustes realizados a las funcionalidades de

conectividad e integración con los sistemas de información.
3. Aprobar el despliegue o salida a producción de los desarrollos o ajustes realizados y

estabilizados de acuerdo a los requerimientos iniciales contemplados, correspondiente a las
funcionalidades de conectividad e integración con los sistemas de información.
1. Presentar un Documento relacionado con el proyecto denominado "Identidad", para que

sea el único subsistema encargado de controlar el manejo de sesión de los usuarios que
interactuen con MUISCA.
2. Analizar el Reporte Mensual de Gestión de Roles Informáticos Activos, con el fin de tener
la completitud de la información. (Totalidad de los Roles Informáticos Activos de los
Usuarios por cada Sistema de Información vigente de la DIAN).
1. Elaborar y desarrollar un sistema de información que integre de forma completa y

transversal, las funcionalidades de Registro Aduanero (Autorizaciones, habilitación y
Calificación - subsistema RAHC) en plataforma MUISCA. Lo anterior dentro de la solución
estratégica informática de la entidad, de reemplazar los aplicativos diseñados en otras
plataformas.
2. Ejecutar las pruebas de desarrollos o ajustes realizados en el sistema de información
correspondiente a Registro Aduanero (Autorizaciones, Habilitación y Calificación -
subsistema RAHC).
3. Aprobar el despliegue o salida a producción de desarrollos o ajustes realizados y

estabilizados, de acuerdo a los requerimientos iniciales contemplados en el sistema de
información correspondiente a Registro Aduanero (Autorizaciones, Habilitación y Calificación
- subsistema RAHC).
1. Revisar, analizar y aplicar lo definido en el Procedimiento PR-IC-293_Monitorio y

Mejoramiento de la Gestión de Riesgos.
1. Realizar informes de seguimiento mensual por parte del Grupo de Calidad de la Mesa de
Servicios.
1. Ejecutar las Pruebas de los ajustes realizados en autos admisorios, inadmisorio,

admisorio por reposición e inadmisirio por reposición.
2. Aprobar el despliegue o salida a Producción de los ajustes realizados y estabilizados de

acuerdo a los requerimientos iniciales contemplados para el presente ajuste,
correspondiente a autos admisorios, inadmisorio, admisorio por reposición e inadmisirio por
reposición.
1. Elaborar un documentos de diagnóstico y un plan de trabajo que contemple las

actividades para la ejecución del Proyecto Flujo de Documentos.
2. Implementar la solución y puesta en producción del Proyecto Flujo de Documentos
privados y oficiales que afectan la Obligación Financiera y la Contabilidad
1. Elaborar un documentos de diagnóstico y un plan de trabajo que contemple las

actividades para la ejecución del Proyecto Flujo de Documentos privados y oficiales que
afectan la Obligación Financiera y la Contabilidad
2. Implementar la solución y puesta en producción del Proyecto Flujo de Documentos

privados y oficiales que afectan la Obligación Financiera y la Contabilidad
PLAN DE MEJORAMIENTO O DE
Auditoría Seguimiento a Planes Integrados de
Dirección de Gestión Organizacional - Subdirecci
6/16/2017
1/21/2017
15. Unidad de
14. Evidencia de cumplimiento
Medida
1
1. Cronograma de Actividades
1. Formato FT-SI-1851_Aceptación de Pruebas de

funcionalidad y salida a producción, debidamente 1
aprobado y formalizado.
1. Acta de Comité de Gestión de Cambios de

Tecnología, aprobando el despliegue o salida a 1
producción
1. Cronograma de Actividades, de acuerdo con cada
procedimiento en la construcción de los sistemas de
información:
PR-SI-0148_Análisis de Requerimientos de los

Sistemas de Información. 3
PR-SI-0149_Análisis y Diseño de los Sistemas de
Información
PR-SI-0150_Codificación de los Sistemas de
Información
1. PR-SI-0151_Ejecución de Pruebas de los Sistemas

de Información
2
funcionalidad y salida a producción, debidamente
1. Ejecución del PR-SI-0152_Implantación de los

Sistemas de Información.
2
Tecnología, aprobando el despliegue o salida a
producción
1. Un (1) Documento relacionando las actividades a

1
ejecutar en el proyecto.
1. Generación del Reporte con periodicidad mensual

de Roles Informáticos Activos de los Usuarios en la 5
totalidad de los Sistemas de información.
1. Cronograma de actividades, de acuerdo con cada

procedimiento en la construcción de los sistemas de
información:
PR-SI-0148_Análisis de Requerimientos de los

Sistemas de Información. 3
PR-SI-0149_Análisis y Diseño de los Sistemas de
Información
PR-SI-0150_Codificación de los Sistemas de
Información
1. PR-SI-0151_Ejecución de Pruebas de los Sistemas
de Información
2
1. Ejecución del PR-SI-0152_Implantación de los

Sistemas de Información.
2
producción
1. Matriz de Riesgos actualizada, resultado de la

3
respectiva reivsión y análisis realizado.
1. Informes de Seguimiento 12

funcionalidad y salida a producción, debidamente 1

Tecnología, aprobando el despliegue o salida a 1
producción
1. Un (1) Documento de Diagnóstico

2
2
producción
1. Un (1) Documento de Diagnóstico

2

2
producción
IENTO O DE ACCIÓN
Seguimiento a Planes Integrados de Mejoramiento Proceso Servicios Informáticos - ASS2017- 010
Gestión Organizacional - Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones
16. Responsable del cumplimiento 17. Fecha

18. Fecha Final
(cargo) Inicial
1. Subdirección de Gestión de Fiscalización

Tributaria
8/1/2017 8/31/2017
2. Subdirección de Gestión de Tecnología de
Información y Telecomunicaciones

Tributaria
12/3/2018 3/29/2019

4/1/2019 5/31/2019
Tributaria
2. Subdirección de Gestión de Recursos Jurídicos 8/1/2017 8/31/2017


Tributaria
2. Subdirección de Gestión de Recursos Jurídicos 12/3/2018 3/29/2019


4/1/2019 5/31/2019
Coordinación para el Apoyo a los Sistemas de

Información. 6/1/2017 9/21/2017
Suddirección de Gestión de Tecnologías de

8/1/2017 31/12/2017
Información y Telecoomunicaciones
1. Subdirección de Gestión de Registro Aduanero

8/1/2017 8/31/2017
1. Subdirección de Gestión de Registro Aduanero
6/4/2018 8/31/2018

9/1/2018 12/31/2018

9/1/2017 9/1/2018
Coordinación de Soporte técnico al usuario 8/1/2017 8/1/2018
1. Subdirección de Gestión de Recursos Jurídicos

7/1/2017 12/31/2017

7/1/2017 12/31/2017
1. Subdirección de Gestión de Recaudo y

Cobranzas.
3/1/2016 7/31/2017
2. Suddirección de Gestión de Tecnologías de
Cobranzas.
1/1/2018 12/31/2018

Cobranzas.
3/1/2016 7/31/2017

Cobranzas.
1/1/2018 12/31/2018
ASS2017- 010
lecomunicaciones
20. PRIMER SEGUIMIENTO

AUDITADO O
AUTOEVALUADO
21. Fecha:
19. Observaciones del Auditor o
Autoevaluador 22. Porcentaje 23.
de avance Observaciones
La solución del Subsistema SALI, no resuelve la
situación descrita en el hallazgo, por cuanto la acción
debe subsanar los inconvenientes de información en el
aplicativo Gestor.
Debe indicarse claramente que la integración de Gestor
- Muisca, no es procedente y que se desarrollará un
subsistema (SALI) que reemplazará a Gestor.
Depuración permanente de roles, en periodo de tiempo

(mensual, bimensual, etc)
Se sugiere que el proyecto "Identidad" tenga en cuenta
los roles de la plataforma SIAT.
Debe indicarse claramente que el aplicativo

REGYSTRAR sale de producción y que la funcionalidad
será asumida por el nuevo subsistema RAHC.
Se propone que la fecha final sea diciembre 31 de
2017, teniendo en cuenta que según el procedimiento,
se debe contar con 3 monitoreos al año, los cuales
deben tener incorporados las incidencias que
ocurrieron en cada periodo, lo cual se debe reflejar en
actas o documento que lo evidencie.
Aceptada.
Aceptada.
Incluir una actividad de depuracion de esa información

diagnósticada.
Incluir una actividad de depuracion de esa información
diagnósticada.
24. PRIMER SEGUIMIENTO
(OCI, CALIDAD O ÁREAS)
25. Fecha:
26. Nombre del Responsable del Seguimiento:
27. Porcentaje de avance aceptado 28. Observaciones
FT-CI-1996
Versión: 4
Pagina 1 de 1
29. SEGUNDO SEGUIMIENTO AUDITADO O

AUTOEVALUADO
30. Fecha:
31. Porcentaje de avance 32. Observaciones

FT-CI-1996
Versión: 4
Pagina 1 de 1
33. SEGUNDO SEGUIMIENTO

(OCI, CALIDAD O ÁREAS)
34. Fecha:
35. Nombre del Responsable del Seguimiento:
36. Porcentaje de avance aceptado 37. Observaciones
6. Proceso /
5. No. Subproceso /
PROCESO FISCALIZACIÓN Y
PROCESO FISCALIZACIÓN Y
LIQUIDACIÓN /
SUBPROCESO CONTROL
ADUANERO /
1 Hallazgo
PROCEDIMIENTO :
APREHENSIÓN Y DEFINICIÓN
DE SITUACIÓN JURÍDICA DE
MERCANCÍAS.
UACIÓN
CIÓN
1- INEFECTIVIDAD EN LA MITIGACIÓN DE LOS RIESGOS ASOCIADOS 9. Descripción
A LOS HALLA
asociado. Con lo anterior se desatiende la implementación de los Módulos de Contro
CGR - Hallazgo No. 22. Diligenciamiento de autos comisorios y actas de hechos - DSIA Buenavent
"A pesar de que la DIAN ha adelantado los procesos de Gestión de Calidad, no se observa un instructivo
y su diligenciamiento."
Verificada la utilización y correcto diligenciamiento del formato definido en el Sistema de Gestión de Calida
Definición de Situación Jurídica y 16 Actas de Aprehensión, del último trimestre de 2016, en la Dirección S
- Autos Comisorios sin utilizar el Formato FT-1090: Un (1) expediente (AO 2016201600251 de 19/05/2016
- Formato FT 1090 sin ninguna firma: Un (1) expediente (AO 2016201600709 de 31/10/2016).
- Formatos FT 1090 sin firma por parte del funcionario DIAN : Tres (3) casos: Actas Nos. 329 de 21/12/20
- Auto Comisorio expedido con posterioridad a la fecha del Acta de Aprehensión: Un (1) expediente (AO 2
fecha del Acta de Aprehensión (18/07/2016).
Por lo anterior, las situaciones que dieron lugar a la formulación del hallazgo persisten.
CGR - Hallazgo No. 22. Diligenciamiento de autos comisorios y actas de hechos - DSIA Buenavent
"A pesar de que la DIAN ha adelantado los procesos de Gestión de Calidad, no se observa un instructivo
y su diligenciamiento."
Verificada la utilización y correcto diligenciamiento del formato definido en el Sistema de Gestión de Calida
Definición de Situación Jurídica y 16 Actas de Aprehensión, del último trimestre de 2016, en la Dirección S
- Autos Comisorios sin utilizar el Formato FT-1090: Un (1) expediente (AO 2016201600251 de 19/05/2016
- Formato FT 1090 sin ninguna firma: Un (1) expediente (AO 2016201600709 de 31/10/2016).
- Formatos FT 1090 sin firma por parte del funcionario DIAN : Tres (3) casos: Actas Nos. 329 de 21/12/20
- Auto Comisorio expedido con posterioridad a la fecha del Acta de Aprehensión: Un (1) expediente (AO 2
fecha del Acta de Aprehensión (18/07/2016).
Por lo anterior, las situaciones que dieron lugar a la formulación del hallazgo persisten.
CGR - Hallazgo No. 16. Identificación Mercancías en al Acta de Aprehensión y Documento de
Cartagena, Cúcuta, Bogotá, B/ventura, Cali, Urabá Vig P. Semestre 2015):
"De las veintiséis (26) actas de aprehensión de mercancías evaluadas, se identificó que estas no contien
registran en el acta de aprehensión y en el DIIAM de manera general, sin especificaciones particulare
material básico del producto, color, unidad de medida y demás características básicas que permitan indivi
Aunado a lo anterior, no se deja registro fotográfico o fílmico que complemente el acta de aprehensión o
objeto de la medida, registros que se aportarían en el evento de decreto de pruebas ante objeciones pres
Por otra parte, el 90% de los casos evaluados, en lo que corresponde al documento DIIAM, este no es
funcionario que entrega las mercancías al Depósito con la cédula, nombre y firma consignada en el acta
los requisitos exigidos en cuanto a la suscripción del documento DIIAM por las partes ¡intervinientes, su
aduanera.
(…) se genera riesgo de cambio de mercancía, que la valoración no sea precisa y que las decisiones que
Revisado el diligenciamiento e individualización de la descripción de la mercancía en las Actas de Apreh
Inventario y Avalúo de Mercancías DIIAM, en una muestra de 22 expedientes de definición de situación
2016, en la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas de Ipiales, se observó que en 2 Actas de Aprehe
- Acta 02419 de 31/12/2016: “gafas en diferentes marcas, estilos, colores y referencias”, sin identificar la c
- Acta 104141 de 01/07/2016: "conjuntos deportivos en las marcas Adidas, Nike, Puma-Sport de proceden
- En los DIIAM no se está registrando la información de las fechas en las casillas correspondientes, b
mercancía en el depósito y la de realización del avalúo.
Por consiguiente, la situación evidenciada en el hallazgo persiste.
CGR - Hallazgo No. 17. Aprehensión de mercancías amparadas con documentos que acreditan su l
ADUANAS, Ipiales, Cartagena, Cúcuta, Bogotá, B/ventura, Cali, Urabá Vig P.Semestre 2015):
"En el análisis realizado a los procesos iniciados con actas de aprehensión de equipos (celulares, tabletas
mercancías sin tener en cuenta los documentos que acreditan que la misma está amparada en una planill
(…) se presenten objeciones en las que se deja constancia de los documentos que acreditan que las mer
o Declaración de Importación, documentos que no se les dio el valor probatorio correspondiente, hecho qu
Verificadas las resoluciones que definen la situación jurídica de las mercancías en una muestra de 22 exp
allegadas como objeción de las Actas de Aprehensión, en la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas
En el expediente PF201620163347, con Resolución de Decomiso No. 2131 de 28/12/2016, se presentó d

pronunciamiento sobre las pruebas documentales aportadas en el momento de la aprehensión. Estas fue
372016000016844-5 y copia de notas de remisión 5303 y 5243; documentos relacionados en el Acta de H
Por lo anterior, este hallazgo persiste.

CGR - Hallazgo No. 05. Notificaciones por Estado - DSA Cartagena (Aud DS ADUANAS, Ipiales, C
"(...)
En la Dirección Seccional de Aduanas de Cartagena, se presentaron en las
Las notificaciones por estado de las Actas de Aprehensión (…) fueron notificadas por Estado nuev
PRUEBA DE AUDITORÍA DSA CARTAGE

Verificados los términos de notificación por Estado de las Actas de Aprehensión, en una muestra d
correspondientes al último trimestre de 2016, se observaron demoras en la notificación, frente a la fech
tiempo superior a lo establecido en el artículo 666 del Decreto 390 de 2016, (dentro de lo
- Expediente DM-2016-2016-00683, con Acta de Aprehensión No. 79 finalizada el 12/04/2016 y
- Expediente PF-2016-2016-01027, con Acta de Aprehensión No. 352 finalizada el 31/05/2016 y
Por lo anterior la situación evidenciada en el
CGR - Hallazgo No. 30. Mecanismo de asignación automática de la numeración de las Actas de A
Bogotá, B/ventura, Cali, Urabá Vig P.Se
"La Dirección Seccional de Aduanas de Urabá, no cuenta con un mecanismo que permita la asignación a
que hacen parte del expediente indispensable para llevar un control numérico como los autos comisorios
llevada manualmente no hay una persona responsable de realizarla, los funcionarios que hacen parte
diferentes unidades aprehensoras durante las 24 horas del día, para cumplir con esta labor; en días festiv
a las diferentes unidades y al día siguiente procede a registrar la informaci
PRUEBA DE AUDITORÍA - DSA URABÁ

Verificado el mecanismo de control en la asignación de la numeración consecutiva de los actos administr
Mercancías, en la Dirección Seccional de Aduanas de Urabá, se evidenció que en la actualidad no ex
consecutivo de las Actas de Aprehensión, la cual se realiza por medio de una planilla con sus correspond
Por lo anterior, la situación evidenciada en e

PLAN DE MEJORAMI
AUDITORIA
Nivel Central: Dirección de Gestión de DE -SEGUIMIENTO
Fiscalización A Gestión
Subdirección de PLANESdeINTEGRADOS DE MEJ
Fiscalización Aduanera
Direcciones Seccionales de Aduanas: Bogotá, Cali, Cartagena, Cúcuta, Medellín.
Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas: Buenaventura,
DESDE 2/6/2017 Ipiales, Bucaramanga y Urabá.
DESDE 1/1/2015

OS DE LA CGR, ITRC Y OCI, DEL PROCESO DE FISCALIZACIÓN ADUANERA.
y que los controles implementados y su seguimiento no fueron efectivos para prevenir la oc
de Riesgo) y de Evaluación y Seguimiento (Componentes de Autoevaluación Institucional y
"…falta de supervisión y mecanismos de

control que permitan hacer seguimiento a
Auditoría interna OCI las actividades desarrolladas por los
funcionarios de la entidad y verificar el
cumplimiento de los procedimientos."
"…falta de supervisión y mecanismos de
control que permitan hacer seguimiento a
Auditoría interna OCI las actividades desarrolladas por los
funcionarios de la entidad y verificar el
cumplimiento de los procedimientos."
"… fallas en el sistema de control interno
en relación con las divisiones
administrativas involucradas en el
proceso."
"…los funcionarios comisionados para

realizar la diligencia de aprehensión de
mercancías no tienen en cuenta los
documentos presentados por los
interesados, situación ésta que genera
que se presenten objeciones en las que se
deja constancia de los documentos que
acreditan que las mercancías están
amparadas en una Planilla de Envío,
Factura de Nacionalización, o Declaración
de Importación,documentos que no se les
dio el valor probatorio correspondiente,
hecho que incide en la definición de la
situación jurídica de las mercancías."
"…falta de seguimiento y control al proceso
de fiscalización.."
En el Informe de Auditoría de la CGR no se

identifica la causa de la situación descrita.
DE MEJORAMIENTO O DE ACCIÓN
IMIENTO A Gestión
irección de PLANESdeINTEGRADOS DE MEJORAMIENTO
Fiscalización Aduanera DE
y Coordinación LOS
Rilo PROCESOS
y Auditoría DE OPERACIÓN ADUANERA Y
de Denuncias.
ena, Cúcuta, Medellín.
entura,
6/2017 Ipiales, Bucaramanga y Urabá. HASTA
1/2015 HASTA

ZACIÓN ADUANERA.
o fueron efectivos para prevenir la ocurrencia de los mismos, lo que implica el establecimien
tes de Autoevaluación Institucional y Planes
Realizar dos (2) de Mejoramiento)
capacitaciones sobredel
el MECI, en los siguientes ca
diligenciamiento y utilización de los
Formatos: Auto Comisorio 1090, Acta de
hechos FT FL 2270 y Acta de
Aprehension FT FL 0707, con el fin de
contribuir a la política de prevención del
daño antijuridico, la cual estará a cargo de
los responsables de las Unidades
Aprehensoras.”
"...se omite la inclusión de

datos indispensables para
precisar la actividad que
debe adelantar el
funcionario comisionado"
Verificar por parte de las unidades
aprehensoras de la Dirección Seccional
de Impuestos y Aduanas de
Buenaventura, mediante lista de chequeo,
el completo y correcto diligenciamiento de
"...se omite la inclusión de los formatos, previa remisión de los
datos indispensables para mismos al área encargada de dar inicio al
precisar la actividad que proceso de decomiso.
debe adelantar el Los responsables de las Unidades
funcionario comisionado" Aprehensoras remitirán un informe
mensual al Despacho del Director
Seccional sobre la revisión de los
diferentes formatos diligenciados en el
mes y de las acciones de mejora
implementadas en caso de encontrarse
errores u omisiones, para su analisis y
acciones a que haya lugar.
El Director Seccional remitira a la
Aduanera un informe trimestral en el que
se indique el control establecido, su
resultado y las acciones de mejora
adelantadas.
"… la identificación Revisar por parte de las Unidades
imprecisa de los productos Aprehensoras, mensualmente la
por desconocimiento de los descripción de las mercancías registradas
funcionarios aprehensores, en las Actas de Aprehensión y
de manera que se genera Documentos de Ingreso al Deposito
riesgo de cambio de DIIAM, para verificar su correcto
mercancía, que la diligenciamiento y descripción de las
valoración no sea precisa y mercancias y dejar constancia de ello
que las decisiones que se mediante un informe.
tomen con base en esta
información pueden ser
erradas."
Realizar taller de valoración probatoria y

medidas cautelares aplicables durante las
acciones de control y/o aprehensión a las
unidades aprehensoras.
"…contraposición con los

principios orientadores de la
actuación administrativa en Realizar capacitación a los sustanciadores
procesos de aduana y en sobre valoración probatoria y medidas
equidad y economía, lo cual cautelares
incide directamente en
desgaste administrativo y
presupuestal."
Revisar mensualmente cinco (5) Actos

Administrativos en tramite o definitivos con
el fin de verificar su debida sustentación y
motivación y dejar constancia de ello en
un informe.
Realizar dos (2) capacitaciones a las
Unidades Aprehensoras, a los Jefes y a
los funcionarios sustanciadores de los
"…pudiendo ocasionar el expedientes para dar aplicación a la
vencimiento de términos y normatividad sobre la oportunidad y
por ende afecta la definición formas de Notificación.
de situación jurídica de
mercancías lo que conlleva
a que se tenga que iniciar Revisar mensualmente (5) expedientes
nuevamente el proceso." para verificar la oportunidad en la
notificación de las Actas de aprehensión y
dejar constancia de ello en un informe.
1- Presentar por parte de la Subdirección

de Gestión de Fiscalización Aduanera
para el estudio y la evaluación del Centro
de Despacho de la Coordinación de
Dinamica de los Procesos, la solicitud de
un aplicativo que permita la asignación
automática de las actas de aprehensión
en la Dirección Seccional de Impuestos y
Aduanas de Uraba
En el Informe de Auditoría
de la CGR no se identifica
el efecto de la situación
descrita.
2. Efectuar por parte de la Coordinación

Dinamica de los Procesos el análisis de
impacto funcional, normativo y
procedimental a las solicitudes de ajuste o
creación de servicios informáticos
aduaneros, de manera previa a la
realización del centro de despacho
3. Efectuar por parte de la División de Gestión

de Fiscalización de la Dirección Seccional de
Impuestos y Aduanas de Urabá una revisión de
control trimestral al libro consecutivo de Actas
de Aprehensión
O DE ACCIÓN FT-CI-
ROCESOS DE OPERACIÓN ADUANERA Y DE FISCALIZACIÓN Y LIQUIDACIÓN (ADUANERA) ASO 2017-009
ditoría de Denuncias.
6/30/2017
12/31/2016
16. Responsable
del cumplimiento
(cargo)
mos, lo que implica el establecimiento de nuevas acciones de mejora para mitigar la materiali
ento) del MECI, en los siguientes casos:
1- Jefes de Operación
Registro de asistencia de 2 01/11/2017
Aduanera, Control
las 2 capacitaciones.
Operativo POLFA, y
Fiscalización o quien
haga sus veces en la
Dirección Seccional de
Impuestos y aduanas
de Buenaventura.
Informe trimestral del 2 Director Seccional de 05/11/2017
Director Seccional al Impuestos y Aduanas (Corresponde a
subdirector de Gestión de de Buenaventura la revisión de
Fiscalización Aduanera los meses
agosto,
septiembre y
otubre de 2017)
Jefe de Unidades
Aprehensoras de la
Informe mensual 6 Dirección Seccional de 11/30/2017
Impuestos y Aduanas
de Ipiales
Registro de asistencia al 1 1-Jefes de Operación

taller de valoración Aduanera, Control
probatoria Operativo POLFA, y
11/30/2017
Impuestos y Aduanas
de Ipiales.
Registro de asistencia a la 1
capacitación 2- Director Seccional
de Impuestos y
Aduanas de Ipiales. 11/30/2017
Informe mensual 6 Jefe de División de

Dirección Seccional de 11/30/2017
Impuestos y Aduanas
de Ipiales
Registro de asistencia de 2 Director Seccional de 11/1/2017
las 2 capacitaciones. Aduanas de Cartagena
y Jefe del área
encargada de
Notificaciones de la
Dirección Seccional
Jefe de División de
Informe mensual 6 11/30/2017
Cartagena
Oficio enviando el formato 1 Subdirección de 11/1/2017

2206 diligenciado Gestión de
Fiscalización Aduanera
Analisis de impacto y 1 Coordinación Dinamica 12/1/2017

pronunciamiento técnico de los Procesos de la
por parte de la Subdirección de
Coordinación de Dinámica Gestión de Procesos y
de los Procesos Competencias
laborales
Informe de revisión trimestral 4 Jefe Division de Fiscalizac 1/1/2018

FT-CI-1996
DUANERA) ASO 2017-009
18. Fecha 19. Observaciones del

Final Auditor o Autoevaluador
para mitigar la materialización del riesgo
30/03/2018
05/02/2018
(Corresponde a
la revisión de
los meses
noviembre y
diciembre de
2017 y enero de
2018)
4/30/2018
3/30/2017
3/30/2017
4/30/2018
3/30/2018
4/30/2018
12/31/2017
12/31/2018
12/31/2018

Auditorias Primer Semestre 2017

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