TCE-PR Digital

Descritivo do Projeto

Dados da Empresa/Órgão que realizou o projeto:

TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO PARANÁ

CNPJ: 77.996.312/0001-21

PRAÇA NOSSA SENHORA DA SALETE S/N

CURITIBA - PR
CEP: 80530-910
Fone: (41 ) 3350-1616
Homepage: www.tce.pr.gov.br

Principal executivo: Conselheiro ARTAGÃO DE MATTOS LEÃO Cargo: PRESIDENTE

Dados do Projeto:

Nome: Programa TCE Digital

Dados do Responsável pelo Projeto:

Como exposto no descritivo que segue, o projeto teve uma estrutura de governança com a
participação de muitos servidores. Pode-se dizer que todos os servidores da casa participaram da
execução, pela dimensão do esforço realizado. Assim, identificamos o servidor abaixo para contato e
providências.

SÉRGIO SANTA CATARINA

Analista de Controle - Gerente de Projetos do Programa

PRAÇA NOSSA SENHORA DA SALETE S/N

CURITIBA - PR
CEP: 80530-910
Fone: (41 ) 3094-3340
sergiosc@tce.pr.gov.br

Parceiros constam no descritivo em anexo

 ANEXO I – DESCRITIVO DO PROGRAMA

Propósito do Programa

O Tribunal de Contas do Estado do Paraná, em conformidade com seu planejamento estratégico e alinhado a
iniciativas de outras instituições de natureza semelhante, instituiu, em maio de 2009, o Programa TCE Digital
com a missão de

“Prover as soluções necessárias à substituição do uso de documentos impressos por documentos

digitais, buscando celeridade e sustentabilidade no exercício do controle externo”.

Em resumo, este programa executou uma série de projetos para prover o suporte legal requerido, disponibilizar
novas ferramentas, adequar sistemas, digitalizar e dar destinação a 10,3 milhões de folhas que constituíam o
estoque de processos e demais documentos da corte naquele tempo, e para preparar e comprometer
servidores e jurisdicionados com o sucesso do programa.

Um exemplo das novas ferramentas adotadas são os certificados digitais, que nos permitem assinar
documentos e atos processuais diretamente no computador, sem precisarmos gerar e assinar cópias
impressas. Surgem assim os documentos originalmente eletrônicos com a eficácia probatória garantida pelo
certificado digital válido segundo o ICP-Brasil

Cenário anterior à implantação do Programa

Caráter Inovador
O impacto do Programa na operação da instituição é fortemente visível embora alguns aspectos ainda não
sejam objetivamente mensuráveis. Sem dúvida, grande parte do sucesso obtido deve-se a dois aspectos
fundamentais da abordagem adotada: a abrangência do programa e a estrutura de governança.

Estrutura de Governança
Pode-se dizer que na Gestão do biênio 2009/2010, o programa foi “a” prioridade da ges tão. Todo o foco esteve
voltado para a realização do programa com o total apoio e comprometimento da gestão estratégica e, por
consequência, dos níveis tático e operacional.

Para fortalecer e conduzir os projetos necessários foi criada a estrutura de governança ilustrada abaixo.

A coordenação do programa ficou a cargo da Direção Geral. Foi instituída uma gestão de projetos para
planejar, integrar e executar os projetos e o Comitê de Governança, composto por representantes efetivos das
principais funções da administração, com a atribuição de tomar as decisões estratégicas, decidir em casos de
conflitos e de receber o relatório de andamento dos projetos integrantes do programa.

Abrangência - Escopo
A primeira e principal definição proposta e aprovada pelo c omitê tratou da abrangência do programa. Todo o
planejamento e a execução emanaram daquela decisão.

Diferente de iniciativas progressivas, observadas em outras instituições, foi proposta ao comitê, que aprovou e
apoiou incondicionalmente, uma abordagem de ruptura, que incluiu a digitalização do acervo de processos e
documentos existente, mesmo os processos já encerrados que aguardavam cumprir temporalidade.

As soluções não se restringiriam ao processo eletrônico, mas alcançariam também as rotinas administr ativas.

Novos processos, como prestações de contas, registro de admissões e aposentadorias, consultas, denúncias
etc. e as respectivas petições intermediárias deveriam ser encaminhados pela internet, portanto, como arquivos
digitais devidamente assinados com certificado digital.

As intimações e citações também seriam feitas por portal eletrônico, evitando, ao máximo, uso de documentos
impressos.

Embora com ajustes em relação ao planejamento inicial, a estrutura abaixo ilustra as entregas do programa
(wbs ou edt).
Suporte Legal: prover o suporte legal para a adoção do processo eletrônico. A Lei Complementar Estadual
126/2009, em resumo define que o Tribunal adotou a Lei Federal 11.419/2006, que instituiu o processo
eletrônico no Judiciário. O grande esforço na questão legal destinou-se à revisão do Regimento Interno.

Infraestrutura: a infraestrutura foi a área de maior investimento financeiro, consumindo aproximadamente 70%
do total. Embora algumas melhorias já se fizessem necessárias, independente do programa, tornaram-se
requisitos e precisaram ser executadas.

Acervo Digital: a digitalização e destinação do acervo de processos e documentos demandou o grande volume
de horas de trabalho, correspondendo a 67% do total.

Desenvolvimento e Integração de Siste mas: inicialmente foram avaliadas as principais soluções de processo
eletrônico existentes no mercado. Em função do esforço e custo estimados para a adequação e das
necessidades de integração com os sistemas existentes, definiu-se por adquirir uma solução de ECM/BPM e
desenvolver as integrações e novos sistemas com recursos próprios apoiados por consultoria do fabricante da
solução.

Comunicação do Programa: em função das profundas mudanças nas rotinas internas e no relacionamento
com as entidades fiscalizadas, a comunicação desempenhou papel de relevância. Inicialmente produzia um
boletim semanal do andamento do programa que, a partir de algumas edições tornou-se o boletim semanal
institucional.

Recursos Envolvidos e Retorno do Investimento

A figura abaixo ilustra o investimento inicial para a implantação do programa.

Estima-se uma redução de gastos anual de aproximadamente um milhão de Reais, apenas considerando
aspectos de fácil mensuração, como redução de impressão, de estrutura de armazenamento e movim entação
dos autos e despesas com correio. Assim, estima-se o retorno do investimento em sete anos.

Esforço Realizado
Embora não tenha sido feita apropriação exata das horas, a tabela abaixo exibe o esforço, muito aproximado,
em horas trabalhadas, por área/projeto. Importante observar que todo o esforço demandado (de maio/2009 a
dezembro/2012) corresponde a 16,74% do volume de total de horas de um ano de trabalho disponíveis na
instituição. Este é um indicador importante para avaliar o impacto que um programa desta abrangência possa
ter sobre o dia-a-dia da organização.
Linha do Tempo
Benefícios esperados e alcançados
Há de se ressaltar que, apesar do esforço demandado, é imensurável a satisfação de ver os resultados já
alcançados, como a drástica transformação dos espaços, melhorias nas condições de saúde ambiental e as
transformações potenciais nos processos de trabalho, uma vez removidas as limitações dos autos impressos,
que só podiam estar em um lugar em cada tempo. Abordagens progressivas certamente atrasariam tais
conquistas.

A agilidade obtida na tramitação é indiscutível. Para ilustrar um aspecto da redução de tempo, incluímos a
figura abaixo que mostra a entrega da prestação de contas de 2011, pelas entidades fiscalizadas. A data limite
para entrega foi 02 de abril de 2012 e 93,4% das entidades municipais entregaram no prazo, em meio
eletrônico, através do portal e-Contas.

Vale destacar que anteriormente as prestações de contas eram encaminhadas pelo correio e até o processo
estar pronto para instrução poderiam transcorrer até dois meses. Com a entrega eletrônica, o processo de
prestação de contas já nasce pronto para instrução.

Ainda quanto à agilidade no trâmite, muito trabalho que antes só podia ser feito em sequência, por depender da
presença dos autos físicos, hoje pode ser antecipado ou feito em paralelo, dado que todos os servidores
possuem acesso aos autos digitais simultaneamente.

A quantidade de solicitação de cópias dos processos foi reduzida drasticamente, pois as partes e seus
procuradores podem acessar os processos a qualquer tempo pela internet.

O tempo necessário para executar uma intimação, à medida que as partes dos processos se credenciam,
também vem sendo reduzido. Já ocorreram casos em que a intimação e a resposta ocorreram no mesmo dia.

Outro grande benefício consiste na maior garantia de continuidade de operação. Em caso de sinistro grave, as
bases de dados com os documentos digitais podem ser restauradas em curto espaço de tempo. A recuperação
de processos impressos seria impraticável em caso de destruição em grandes proporções.

Outra melhoria quanto à segurança diz respeito ao extravio de processos. Enquanto físicos, ocorria de saírem
em carga para partes e procuradores e eventualmente serem extraviados ou demorarem para retornar. Isso já
não ocorre.

A cada dia percebemos novas oportunidades de melhorias nos processos de trabalho, potencializadas pela
nova realidade criada com os autos digitais, que traz implícitos o compartilhamento, a celeridade, a mobilidade
e a segurança.

Relevância Ambiental e Social

Do ponto de vista ambiental, podemos avaliar principalmente dois aspectos: a economia de papel e a melhoria
do ambiente de trabalho.

A economia de aproximadamente quatro milhões de folhas de papel por ano, certamente trará ganhos
ambientais. Embora se argumente que essas folhas de papel provem de florestas cultivadas, o processo de
produção é forte consumidor de energia e poluente. Além disso, o transporte e o armazenamento em condições
de climatização adequadas também contribuem para o desgaste ambiental.

Um grande ganho ambiental, sem dúvida, é observado internamente. A eliminação do papel provocou
profundas reestruturações nos espaços de trabalho e criou um ambiente limpo e organizado. A figura abaixo
retrata a percepção dos servidores da casa, medida em pesquisa feita como trabalho de conclusão de curso de
um grupo de estudantes da UniBrasil de Curitiba, em 2011, cujo relatório final encaminharemos como material
anexo.

As melhorias ambientais podem ser observadas nas figuras abaixo, mostrando estações de trabalho
antes carregadas de processos e espaços antes ocupados por arquivos, hoje transformados, como
mostra a sala de reuniões.

Do ponto de vista social, pequenas ações já se realizaram, como a doação de estantes e armários,
antes usados para guarda de processos e documentos, para instituições de caráter social.

A principal contribuição poderá vir em favor do controle social e da transparência. Uma vez que os
processos estão digitais, poderão ser vistos a qualquer momento e de qualquer lugar. Hoje, esta
facilidade está disponível apenas às partes dos processos e a seus procuradores. Os demais
cidadãos podem solicitar cópias que lhes serão fornecidas, em meio digital, desde que autorizadas
pelo relator.

O custo social, como de costume, se manifesta na extinção de postos de trabalho para montagem,
transporte e armazenamento de documento e processos impressos.
Parceiros envolvidos e contatos

Image Tecnology
André Racz, fone (11) 3846-3190, andre.racz@imagetec.com.br

Fornecedor do Ágiles - solução de ECM/BPMS – e de consultoria para desenvolvimento de processos

de importação e certificação do acervo digital e de fluxos de processos e documentos. Vencedor da
Concorrência 01/2009.

DLM Intellinet
Fabiana Akemi, fone (11) 4168-3004, fabiana.akemi@dlmintellinet.com.br

Fornecedor dos serviços de digitalização do acervo existente, aproximadamente 10 milhões de folhas

digitalizadas. Vencedor do Pregão Presencial 11/2009.

REDISUL
Feliciano Borges, fone (41) 3201-2700, feliciano@redisul.com.br

Fornecedor de materiais, equipamentos e serviços de instalação de rede elétrica, rede lógica e

adequação de datacenter. Vencedor do Pregão Presencial 13/2009.

TELETEX
Cristiano Buss, fone (41) 2169-7777, cristiano@teletex.com.br

Fornecedor de computadores, monitores, notebooks, blades e storage. Vencedor do Pregão

Eletrônico 09/2009 e do Pregão Presencial 10/2009.

SERPRO
Jorge Jovanelli, fone (61) 2021-7933, jorge.jovanelli@serpro.gov.br

Fornecedor de certificados digitais. Contratação direta.

GHS Informática Ltda

Fabio Kenji Shiokawa, (41) 3339-5006, fabio@ghs.com.br

Fornecedor de scanners Kodak e software Capture Pro, para a instalação da estrutura permanente de
digitalização de novos processos e documentos ainda entregues em suporte papel. Vencedor do
Pregão Presencial 1/2010.
 ANEXO II – PESQUISA DE SATISFAÇÃO

Processo Eletrônico no TCE

Percepção dos Servidores

A pesquisa foi motivada por um grupo de estudantes da UNIBRASIL que escolheu a implantação do
processo eletrônico no TCE como tema de trabalho de conclusão de curso de Administração e teve
por objetivo avaliar a percepção dos servidores do TCE sobre a substituição dos processos
impressos por autos digitais e sobre diversos aspectos da implantação – equipamentos, sistemas,
suporte, treinamento, comunicação e alcance dos objetivos de celeridade e sustentabilidade.

O trabalho teve a orientação da Gerência do programa TCE Digital que contou c om a colaboração da
Coordenadoria de Comunicação Social e da Diretoria de Tecnologia da Informação para aprimorar e
aplicar o questionário.

A 13ª questão sumariza a percepção apurada. Segundo os 144 servidores que responderam esta
questão, 94% avaliam o processo eletrônico como uma experiência positiva – de bom a excelente.

Q13: Em resumo, como você avalia a substituição dos processos em papel por processos eletrônicos?

Segue uma visão geral dos diferentes aspectos avaliados, com a apresentação dos resultados por
questão.
 Visão Geral

Q1: Passado um ano da sua implantação, é correto afirmar Q2: Ainda com relação à celeridade, é correto afirmar que
que o processo eletrônico contribuiu para reduzir a implantação do processo eletrônico contribuiu
significativamente o tempo necessário à execução das significativamente para a redução do tempo total
minhas atividades. necessário à apreciação dos processos.

Q3: Qual o seu grau de satisfação com relação aos Q4: Mais especificamente com relação à substituição do
equipamentos e instalações disponibilizados para trabalhar processo físico por arquivos digitais e segundo monitor
com o processo eletrônico? você avalia como:

Q5: Qual o seu grau de satisfação com relação às soluções Q6: Como você avalia a divulgação/comunicação das
de sistemas adotadas – Ágiles, Sistema de Trâmite e portal mudanças decorrentes da implantação do processo
e-Contas Paraná? eletrônico que afetam a execução das atividades diárias?

Q7: Na sua opinião, a eficácia dos treina mentos realizados Q8: Como você avalia o seu conhecimento para orientar
pode ser avaliada como: colegas e jurisdicionados com relação ao processo
eletrônico?
Q9: Como você avalia o suporte e atendimento recebidos Q10: Sustentabilidade significa satisfazer as necessidades
na implantação e no uso diário do processo eletrônico? do presente sem comprometer as necessidades das futuras
gerações. Nesse sentido, a substituição de documentos e
processos impressos por equivalentes digitais... contribuem
efetivamente para a diminuição do impacto ambiental.

Q11: A redução do volume de papéis trouxe melhorias no ambiente de trabalho, Q12: Você concorda que a digitalização dos processos e as soluções e sistemas
principalmente no que se refere à limpeza, organização do espaço, tornando o disponibilizados permitem uma maior abertura para o controle social por parte da
ambiente mais saudável. população?