Importancia de las hojas de cálculo en la gestión de inventarios de las PYMES de suministros del sector industrial.

Importancia de las hojas de cálculo en la gestión

de inventarios de las PYMES de suministros del
sector industrial.
Lopez Davila, Jorge Luis
Escuela de ingeniería de producción, Instituto universitario de la Paz
Barrancabermeja Santander
Email: jorge.lopez@unipaz.edu.co

Resumen La gestión de inventarios es la administración adecuada de registro, compra y salida de artículos sobre las cuales se
aplican métodos y estrategias que permitan asegurar la disponibilidad del producto en el momento que el cliente lo requiera, su
importancia radica en considerar los inventarios como el mayor activo de una empresa debido a que representan en gran parte
las ganancias de una compañía, aunque difícilmente las pequeñas y medianas empresas en su mayoría no cuentan con un
software que les permita conocer con exactitud cuándo y cuánto va a comprar los clientes. Razón por la cual, esta investigación
tiene como objetivo evaluar la aplicabilidad de las hojas de cálculo en la gestión de inventarios en las empresas de suministro
del sector industrial, la metodología a aplicar se basará en un análisis descriptivo del funcionamiento de la compañía teniendo
en cuenta aspectos cualitativos y cuantitativos que ayudaran a mejorar el sistema de almacenamiento y pedidos dentro de la
empresa optimizando entregas y disminuyendo costos, así como todas las actividades requeridas en el almacén, que tiene como
resultado principal reducir stocks, manteniendo estrictamente lo necesario en el inventario, permitiendo maximizar ganancias
en las empresas siendo competitivas en el mercado.

Palabras claves: Almacenamiento de suministros, clientes, gestión de inventarios, registro y sector industrial.

Abstract Inventory management is the proper administration of registration, purchase and delivery of articles on which
methods and strategies are applied to ensure the availability of the product at the time the client requires, its importance lies in
considering inventories as the largest active of a company because they represent a large part of the profits of a company,
although it is difficult for small and medium-sized companies, for the most part, not to have software that allows them to know
exactly when and how much customers will buy. For this reason, this research has as objective to evaluate the applicability of
the spreadsheets in the management of inventories in the supply companies of the industrial sector, the methodology to be
applied will be based on a descriptive analysis of the operation of the company taking into account qualitative and quantitative
aspects that will help to improve the storage system and orders within the company optimizing deliveries and decreasing costs
as well as all those activities required in the warehouse, which has the main result of reducing stocks, strictly maintaining what
is necessary in the inventory, allowing maximize profits in companies by being competitive in the market.

Keywords: Storage of supplies, customers, inventory management, registration and industrial sector.

I. INTRODUCCIÓN1 revolucioné los procesos y evalué la aplicabilidad

de las hojas de cálculo en la gestión de

L A gestión de inventarios comenzó en la

antigüedad, cuando los pueblos deciden
almacenar grandes cantidades de alimentos
debido a su escasez, lo que conllevo a crear
mecanismos de control para agilizar su reparto.
Lo anterior, paulatinamente ha ido evolucionando
gracias al desarrollo logístico constante que ha
generado que las pymes se actualicen e innoven
las formas y herramientas de almacenamiento que
inventarios en las empresas de suministro del
sector industrial. Debido al constante avance
tecnológico en programas de inventarios es muy
difícil que las pymes puedan implementar este
sistema ya que no se cuenta con los suficientes
recursos para adquirir una software que les
permita conocer con exactitud cuándo y cuánto va
a comprar los clientes provocando un desbalance
productivo-competitivo y desabastecimiento de
los productos ofrecidos por parte de este sector
para así poder reducir los niveles de existencias y
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industrial.
al tiempo asegurar la disponibilidad de
existencias en el momento justo.
La gestión de un sistema de inventarios es una
actividad transversal a la cadena de
abastecimiento que constituye uno de los aspectos
logísticos más complejos en cualquier sector de la
economía. Las inversiones en los inventarios son
cuantiosas y el control de capital asociado a las
materias primas, los inventarios en proceso y los
productos finales, constituyen una potencialidad
para lograr mejoramientos en el sistema. Sin
embargo, esta complejidad en la gestión se hace
cada vez más aguda teniendo en cuenta la
apertura de mercados, el incremento en la
diversificación de productos y referencias, la
producción y distribución de productos con altos
estándares de calidad, y la masificación de acceso
a la información. Uno de los problemas típicos, es
la existencia de excesos y faltantes: “Siempre
tenemos demasiado de lo que no se vende o se
consume y muchos agotados de lo que sí se vende
o se consume”. Este problema se conoce como
desbalanceo de los inventarios.
Durante el desarrollo de este artículo se
encontrará un esquema en Excel que permite el
registro de stocks, entradas y salidas alternado
por un sistema de alarmas para pymes de
suministros del sector industrial, su posterior
estandarización de sus procesos productivos,
fuentes bibliográficas y teóricas que sustentan la
factibilidad e importancia de la gestión de
inventarios y los resultados a obtener con la
aplicación de este Proyecto.
II. FUNDAMENTO TEÓRICO
A. Hoja de calculo
Una hoja de cálculo es un programa sistematizado
que permite manipular datos numéricos
concentrados en una tabla, las cuales les permiten
a las medianas y pequeñas empresas llevar un
control de las entradas y salidas de los productos
ofrecidos al consumidor, a su vez verifican las
cantidades existentes en el inventario. Uno de los
programas más conocidos que nos ofrece esta
opción es Microsoft Excel ya que es una
herramienta que permite controlar el stock de
productos de una forma rápida y ágil [1]. de
manera que se puedan realizar pedidos de
2
acuerdo a los datos arrojados por esta
herramienta.
B. Logística y gestión de inventarios
La logística industrial es un conjunto de
actividades de movimiento y almacenaje que
facilitan el flujo de productos, desde el lugar de
adquisición hasta el lugar de consumo de los
productos terminados, este término va ligado a la
gestión de inventarios la cual se define como la
administración adecuada del registro, compra y
salida de inventario dentro de la empresa. [2]
sobre las cuales se aplican métodos y estrategias
que permitan asegurar la disponibilidad del
producto para el proceso productivo [3]
satisfaciendo la demanda del cliente.
Para Wilson Llauger Hung, la gestión de
inventarios se basa principalmente en las distintas
facilidades de almacenamiento, así como los
medios tecnológicos utilizados para la
manipulación física de los materiales, según
Llauger esto permite tener un mejor control de
inventario en las bodegas, reduciendo los tiempos
de entrega en los pedidos establecidos. una de las
tareas principales de la gestión de inventarios es
la adquisición de materiales, el almacenamiento y
la distribución. [4] los cuales son componentes
esenciales que les permite a las empresas tener el
suficiente stock ante la generación de pedidos por
parte de los clientes, cumpliendo sin ningún
inconveniente con las ordenes de compras
solicitadas.
Según Wilson Llauger Hung, el inventario se
refiere a los artículos que almacena la empresa,
tanto a los necesarios para la fabricación como a
los que se van a vender. El inventario es por lo
general, el mayor activo en el balance de una
empresa [5] debido a que representa en gran parte
las ganancias de una compañía, por esta razón se
realizan conteos periódicos, los cuales permiten
mantener las cantidades correctas en el inventario
[6] minimizando costos y maximizando
ganancias. A su vez se considera como la
cantidad de producto que está disponible en el
Punto de Venta en diferentes marcas, tamaños y
artículos [7].
Para Octavio Lara, los inventarios son
importantes ya que comprenden materias primas,
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industrial.
productos en procesos y productos terminados, o
mercancía para la venta.
Ramón Andino, plantea que las empresas
industriales se enfrentan a una dificultad y es que
no se conoce con exactitud cuándo, ni cuanto
compraran nuestros clientes, sin embargo,
podemos establecer pautas a partir de los
productos con más rotación, anticipándose a los
posibles pedidos por parte del consumidor. A su
vez las empresas implementan la metodología de
justo a tiempo (just-in-time) la cual tiene como
finalidad reducir stocks, manteniendo
estrictamente los necesarios (stock base cero), lo
que se puede considerar como un cambio en la
mentalidad del proceso productivo, de la
distribución y de la comercialización de los
productos, buscando alcanzar ventajas en la
cadena de producción-consumo.
III. METODOLOGÍA
En primera instancia se llevó a cabo una
investigación experimental donde se realizó
entrevista a los empleados de la empresa y un
análisis descriptivo del funcionamiento del lugar
teniendo en cuenta aspectos cualitativos y
cuantitativas que ayudaran a mejorar el sistema
de almacenamiento y pedidos dentro de la
empresa optimizando entregas y disminuyendo
costos, para esto fue necesario la indagación en
fuentes bibliográficas online tales como artículos,
revistas y videos de YouTube que implementaban
software similares, luego se trazó un plan de
trabajo en el cual se desarrolló el programa y se
ejecutó pruebas para verificar su viabilidad y
mejoramiento productivo con la finalidad de
mejorar los sistemas de pedidos en las pymes
estructurando el documento de la siguiente
manera: un resumen de aproximadamente 300
palabras que muestra todo el contenido de forma
explícita, una introducción donde se aborda la
importancia del trabajo, luego se encuentra el
marco teórico y el desarrollo de cada una de las
etapas expuestas en la introducción sobre la
importancia de las Importancia de las hojas de
cálculo en la gestión de inventarios de las
PYMES de suministros del sector industrial.
3
IV. DESARROLLO
Evaluar la aplicabilidad de las hojas de cálculo en
la gestión de inventarios en las empresas de
suministro del sector industrial que permita llevar
el registro de artículos, el control de las entradas
y salidas de los mismos, así como todas aquellas
actividades requeridas en el almacén.
El uso de Excel para el control de inventarios es
una herramienta que facilitaran el proceso en las
actividades de los empleados del almacén. los
beneficiados con esta investigación serán
principalmente implementar el Excel en la
gestión de inventarios en las pymes aprovechando
al máximo esta, sin necesidad de invertir en un
software costoso para controlar la mercancía en
las empresas, Considerando que es de suma
importancia llevar el control del almacén, para
tener registrado a ciencia cierta las entradas,
salidas del material en sus diversas categorías, la
implementación del sistema tendrá muchos
beneficios, entre los cuales se pueden mencionar
algunos:
 Conocer cuáles son los productos con más
rotación en el almacén.
 Identificar en que momento realizar los
pedidos.
 Controlar el proceso de requisiciones de
las diferentes áreas del almacén.
Para dar cumplimiento al objetivo planteado en el
artículo se implementaron diferentes etapas en las
cuales se evaluaría la aplicabilidad de Excel como
medio para llevar un control de los productos en
las bodegas, están etapas son:
A. Etapa de análisis
Se realizó una investigación preliminar para
conocer el funcionamiento de las diferentes
pymes, de las cuales se tomó una muestra dos
empresas como lo son SUPPLYTEC SAS y
BATERÍAS Y SUMINISTROS, observando
cuales son los sistemas de inventarios que
implementan las empresas, para conocer e
indagar el proceso de abastecimiento de los
almacenes, cual es el tiempo de entrega del
producto y en que se basan para realizar los
pedidos. Para recopilar esta información, se
observó el paso a paso desde el ingreso de la
mercancía, hasta la salida del producto para el
consumo, así como también se llevaron a cabo
entrevistas a los almacenistas de las diferentes
empresas para conocer las necesidades que se
presentan en la labor diaria
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industrial.

B. Etapa de Diseño D. ETAPA DE IMPLEMENTACION

De acuerdo a la información recopilada, se En esta etapa de implementación se realizó una
determinó que el mecanismo de abastecimiento de prueba para determinar si la codificación daba
las bodegas en las empresas se basaba en el resultado, El ejemplo está basado en acoples que
requerimientos de los clientes mas no contaban se utilizan para la industria petrolera de la
con un stock amplio de mercancía para suplir una empresa supplytec, si observamos la gráfica, la
demanda de pedido, ya que no tenían un sistema celda de pedido y alarma estarán en rojo ya que
de alerta que les permitiera determinar en qué no se le dio valor a la entrada del producto como
momento se quedaban sin mercancía, por esto se muestra en la grafica
solo contaban con la mercancía con más rotación,
debido a esto se diseñó inicialmente en Excel un Tabla 3 simulación de pedido
sistema en el cual le permitiera a la empresa
conocer las entradas y salidas
CODIGOdel productoDESCRIPCION
como ENTRADAS SALIDAS STOCK PEDIDO ALARMA
se observa en la figura
1AA8FJ8 ACOPLE R2 DE 3/4* 1/16 RECTO JIC 0 0 0 PEDIR PROXIMO A AGOTAR

Tabla 1 mercancía ingresada4MP-4MP

al almacén
ACOPLE RECTO DE 1/4 NPT* 1/4 NPT 0 0 0 PEDIR PROXIMO A AGOTAR

COD DESCRIPCION
1AA12FJ12 FECHA
ACOPLE R2 DE 1/2*CANT
3/4 JIC 0 0 0 PEDIR PROXIMO A AGOTAR
ACOPLE R2 DE
1AA8FJ8 3/4* 1/16 RECTO 15/11/2018 100 Ahora bien, si ingresamos 100 unidades de la
JIC referencia 4MP-4MP, y ese mismo día salieron 50
ACOPLE RECTO unidades observamos que la celda de pedido y
4MP-4MP DE 1/4 NPT* 1/4 5/06/2018 80 alarma cambiaran de color a verde, indicando
NPT todavía hay un stock de 50 unidades y que se
ACOPLE R2 DE puede suplir la demanda ante un eventual pedido
1AA12FJ12 20/07/2019 200
1/2* 3/4 JIC como se puede observar en la grafica

Tabla 2 mercancía que sale del almacén

COD DESCRIPCION FECHA CANT Tabla 4 simulación de stock
ACOPLE RECTO
CODIGO DESCRIPCION ENTRADAS SALIDAS STOCK PEDIDO ALARMA
4MP-4MP DE 1/4 NPT* 1/4
NPT 1AA8FJ8 ACOPLE R2 DE 3/4* 1/16 RECTO JIC 0 0 0 PEDIR PROXIMO A AGOTAR
ACOPLE R2 DE
1AA8FJ8 3/4* 1/16 RECTO 10/02/2019 80
4MP-4MP ACOPLE RECTO DE 1/4 NPT* 1/4 NPT 100 50 50 VIGENTE
JIC
ACOPLE R2 DE
1AA12FJ12
1/2* 3/4 JIC 1AA12FJ12 ACOPLE R2 DE 1/2* 3/4 JIC 0 0 0 PEDIR PROXIMO A AGOTAR

C. ETAPA DE CODIFICACION Si realizamos estas mismas indicaciones en las

Pero el problema de poder identificar el otras dos referencias la celda de pedido cambiara
agotamiento de una mercancía era incierto, se de color rojo a verde indicando que tengo un
indago en YouTube y se encontró un video de stock como se observa la figura.
fechas de vencimiento de la leche en Excel, y se
modificó esa codificación para determinar el Tabla 5 stock completo de referencias
agotamiento de un producto, que consta de un
cambio de color en la celda de pedido y alarma CODIGO DESCRIPCION ENTRADAS SALIDAS STOCK PEDIDO
identificando que el producto está agotado, el
color verde significa que el producto está vigente 1AA8FJ8 ACOPLE R2 DE 3/4* 1/16 RECTO JIC 100 40 60 VIGENTE
y el color rojo que el producto se está agotando y
que hay que realizar un nuevo pedido, para que el 4MP-4MP ACOPLE RECTO DE 1/4 NPT* 1/4 NPT 100 50 50 VIGENTE
sistema arroje una alerta deben quedar menos de
30 productos de una referencia.
1AA12FJ12 ACOPLE R2 DE 1/2* 3/4 JIC 100 60 40 VIGENTE
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industrial.

Para determinar que el sistema funcione

correctamente se realizó una simulación en la que
se vendieron 70 unidades del 4MP-4MP para que
la casilla de pedido y alarma cambie de color a
rojo, alertando al almacenista que debe pedir el
producto para suplir la demanda

Tabla 6 alarma de satisfacción de demanda

DESCRIPCION ENTRADAS SALIDAS STOCK PEDIDO ALARMA

COPLE R2 DE 3/4* 1/16 RECTO JIC 100 40 60 VIGENTE

COPLE RECTO DE 1/4 NPT* 1/4 NPT 100 80 20 PEDIR PROXIMO A AGOTAR

COPLE R2 DE 1/2* 3/4 JIC 100 60 40 VIGENTE

Se implementó este sistema en la empresa

supplytec sas para determinar la aplicabilidad y el
funcionamiento de la gestión de inventarios y se
obtuvo una reducción de tiempos en los pedidos
ya que el almacenista evidencia las alarmas en el
sistema y realiza los pedidos, minimizando
tiempos y optimizando ganancias por esta razón
Excel un sistema muy completo que le permite a
las pymes llevar los controles de inventarios sin
tener que comprar software costoso.

V. REFERENCIAS

[1] J. costa, «Funcionamiento de la aplicación en Excel

para gestionar inventarios,» Retos en Supply Chain,
2014.
[2] J. R. M. Roque, «Gestión de inventario,»
Gestiopolis, 2018.
[3] J. C. Rueda, «Mejoramiento de los procesos de
gestion de inventarios, almacenamiento y
planeacion de requerimiento de materias primas
para la empresa calzado TIGER PATHFINDER, con
base en el software ERP ACCASOFT,» Universidad
industrial de santander , Bucaramanga , 2015.
[4] C. Tarragona, «La gestión de inventarios, un
aspecto clave en la planificación de cadenas de
suministro,» Retos en Supply Chain, 2014.
[5] G. M. González, «Importancia del control de
inventarios en las empresas,» gestiopolis , 2015.
[6] O. R. L. Martinez, «Clasificación de los sistemas de
registros de mercancías,» Gestiopolis , 2015.

[7] W. L. Hung, «Logística como herramienta para la

competitividad,» gestiopolis , 2019.