Organização

de Eventos
 O que é um evento?
Em termos de comunicação e marketing:

“Todo acontecimento que resulta de um projeto

devidamente planejado e executado”

üObjetivos e público alvo previamente

definidos
 Utilidade do evento
üLançar, vender ou divulgar produtos e
serviços
üEstreitar relacionamentos
üCriar, desenvolver ou fortalecer a imagem
de uma instituição
üPromover valores culturais
üMotivar os funcionários
 Tipos de evento
De acordo com sua natureza, formato e
objetivos, os eventos são divididos em 3
categorias básicas:

üEventos Profissionais
üEventos Promocionais
üEventos Sociais
 Elementos básicos
üCustos
üTemário
üProgramação
üData
üLocal
üAmbiente
üServiços
ü Contribuições
 Classificação do evento
O evento pode ser classificado de acordo
com as seguintes variáveis:
üPorte
Pequeno – até 150 participantes
Médio – entre 151 e 500 participantes
Grande – de 501 a 5 mil participantes
Megaeventos – acima de 5 mil participantes
 Classificação do evento
üPeriodicidade

Determinada – realização regular em data fixa

Variável ou móvel – realização regular, em data
que varia conforme interesses do promotor

Indeterminada ou esporádica – realização

esporádica ou única
 Classificação do evento

üPerfil do público-alvo
- Idade
- Sexo
- Classe socioeconômica
- Formação escolar
- Profissão
- Áreas de interesse
 Classificação do evento
üNatureza
- Artístico-culturais - Turísticos
- Esportivos - Recreativos
- Técnico-científicos - Corporativos
- Sociais - Governamentais
- Cívicos - Políticos
- Típicos, folclóricos ou religiosos
Evento Esportivo
Evento Cultural

Evento Turístico Evento Social

 Classificação do evento
üFormatos ou Tipologia
Baseados nas reuniões dialogais:

- Reunião -Brainstorming
- Congresso - Curso
- Palestra - Fórum
- Entrevista coletiva - Mesa Redonda
- Teleconferência ou videoconferência
 Brainstorming
Entrevista Coletiva

Mesa-redonda
 Classificação do evento
Competitivos:
- Campeonato
- Olimpíadas
- Torneio
- Concurso
 Torneio
Concurso

Olimpíadas Campeonato
 Classificação do evento
Demonstrativos ou expositivos:
- Excursão - Espetáculo
- Festival - Desfile
- Inauguração - Leilão
- Noite de Autógrafos - Feira
- Roadshow
Desfile Roadshow

Festival Inauguração
 Classificação do evento

Baseados em reuniões sociais:

- Brunch - Noivado
- Coffee Break - Casamentos
- Coquetel - Batizados
- Happy Hour - Homenagens
- Festas beneficentes - Debutantes
 Batizado Debutantes

Happy Hour Brunch

 Planejamento
É o ponto de partida, criação de estratégias
ou táticas para alcançar o objetivo do
evento:
• Desenvolvimento do conceito ou idéia
• Estudo da viabilidade
• Preparação da aprovação
• Produção
• Finalização
• Avaliação dos resultados
 Fases do evento
üPré-evento
É a fase da concepção e planejamento do evento,
a partir de interesses, objetivos e estratégias
envolvidas

Briefing: Diagnóstico das necessidades, objetivos

e perspectivas, aliado as estratégias

Escolha do local e data: De acordo com o perfil

e objetivos do evento
 Fases do evento
Orçamento e propostas: Levantamento de
todas as possibilidades de fornecedores de
serviços e produtos

Contrato: Formalização de tudo que foi

combinado e estabelecido para o evento

Dimensionamentos: Proporcionar tudo o que

será necessário para o atendimento das
necessidades do evento
 Fases do evento
üTransevento
É a fase de organização e realização na prática do
evento, quando todas as atividades planejadas
são implementadas

Cronograma: É um descritivo de atividades

previstas no período de tempo que antecede o
evento

Check list: É uma lista de providências a serem

tomadas para a realização do evento
 Fases do evento
Matriz de responsabilidades: Ferramenta que
indica as funções de cada membro da equipe
üPós-evento
Nesta fase ocorre a desmontagem do evento.
Também é a etapa de verificação de alcance dos
resultados almejados. É importante:
Realizar reuniões de avaliação
Aplicar questionários
Elaborar relatórios
 Local do evento
Vale considerar alguns critérios:
• Localização geográfica
• Vias de acesso
• Opções de locomoção
• Infra-estrutura
• Segurança
• Estacionamento
• Diferenciais
 Local do evento
As alternativas são muito variadas:
• Centro de convenções
• Pavilhões
• Buffets
• Clubes
• Casas de Shows / Casas Noturnas
• Restaurantes
• Chácaras, sítios e fazendas
• Galpões
• Espaços alternativos
Centro de Convenções Casa noturna

Buffet infantil

Restaurante
 Etiqueta social
É a arte de boas maneiras e bons costumes:
- Comportamento e postura
- Gestos
- Vestimentas
- Apresentações
- Comportamento à mesa
- Convites
- R.S.V.P. (confirmação de presença)
 Planejamento em A&B
Os serviços mais utilizadas são:
• Banquetes
• Buffets
• Café-da-manhã
• Chá da tarde
• Coquetel
• Ceia
 Planejamento em A&B
Modalidades de serviços em A&B:
• Á francesa: Garçom ou copeira seguram a
travessa, enquanto os convidados se servem
sentados
• Á inglesa direto: Garçom serve os convidados
sentados
• Á inglesa indireto: Garçom prepara o prato no
guerridón (carrinho de apoio) e serve os convidados
sentados
 Planejamento em A&B
• Á americana: convidado se serve no buffet
previamente montado com todos os alimentos
• Franco-americano: o prato de entrada é
servido pronto aos convidados sentados, o prato
principal é servido em buffet
• Empratado ou de prato passado: o prato
vem pronto da cozinha ou de uma ilha de apoio
para todos simultaneamente
• Á russa: as bandejas com alimentos ficam à mesa
 Composição dos cardápios
• Coffee Break: Café, chocolate, chás, sucos, água,
salgadinhos, frutas, bolos, biscoitos, pães,
sanduíches, patês, frios

• Coquetel: Água, sucos, refrigerantes, coquetéis de

frutas, drinks, whisky, vinho, cerveja, champanhe,
canapés, salgadinhos, frios, petiscos, miniporções

• Almoços e jantares: Água, vinho, champanhe,

entrada fria ou quente, peixe, carnes, aves, massas,
sobremesa
 Marketing de eventos
• Necessidade de marketing: Envolve plano de
mídia, ações promocionais diversas, elaboração de
contratos, e um relatório final que avalie os
resultados
• Expectativas do consumidor: Surgem da
combinação de mensagens de marketing, do boca a
boca, experiências de outros eventos e a imagem da
marca
• Captação de patrocínio: É uma troca, parceria
momentânea em custos, serviços, divulgação e até
depoimentos
 Marketing de eventos
• Tipos de apoio:

Patrocínio – Operação comercial, em dinheiro, de

promoção e marketing com a iniciativa privada
Subvenção – Apoio financeiro e/ou concessão
(passagem, ingressos, etc) de órgãos públicos e
governamentais
 Marketing de eventos

Permuta – Troca de produtos e serviços (anúncios

publicitários, suporte, logística, entre outros)
Doação – Colaboração espontânea (em dinheiro,
produtos e serviços), sem qualquer expectativa de
retorno, com pessoas ou empresas
Mecenato – Interesse de determinada empresa em
patrocinar projetos específicos, porém sem aguardar
um retorno proporcional ao investimento
 Produção de eventos
A produção de eventos envolve diversas áreas,
como Publicidade, Relações Públicas, Jornalismo,
Turismo, Segurança, Arquitetura, Engenharia
Elétrica, entre outras
• Produtor de eventos precisa agregar:
ü Cultura
ü Capacidade de organização
ü Conhecimentos técnicos
 Produção de eventos
• Produção técnica:

ü Iluminação
ü Áudio
ü Transmissão / Projeção de imagens
ü Cenografia
ü Palco
ü Arquibancadas
ü Layout do espaço
 Produção de eventos
• Serviços de apoio:
ü Policiamento – Solicitado com antecedência, tem
caráter preventivo
ü Trânsito – É aconselhável requisitar o apoio, se
houver expectativa de intenso fluxo de veículos
ü Ônibus – Possibilidade de implantação de linhas
especiais durante o evento e/ou desvio de itinerários
ü Corpo de bombeiros – Para orientações e
fiscalizações prévias, o evento deverá ter brigada
ü Serviço médico – É fundamental, sempre manter um
médico de plantão
“NA VERDADE, TUDO É EVENTO!”
Francisco Paulo de Melo Neto
Criatividade em eventos, SP