GUIA PARA LA ELABORACION DE

MANUALES DE ORGANIZACIÓN 

El Manual de Organización debe contener los siguientes elementos:

1. Descripción de la Empresa
2. Breve Historia de la Empresa
3. Misión y Visión
4. Objetivos
5. Políticas
6. Organigrama General
7. Análisis de Puestos
8. Manual de Procedimientos

A continuación se detallan los puntos anteriores.

1. Descripción de la Empresa

Nombre de la empresa, tamaño, giro, domicilio y logo (si se tiene).

2. Breve Historia de la Empresa

Descripción del origen de la empresa, cómo inició (instalaciones, equipo, empleados,

etc.), principales logros (crecimiento, diversificación, integración, etc.).

3. Misión y Visión

La Misión de la empresa es determinar lo que la empresa persigue lograr y que justifica su

existencia; es decir, una descripción de la “razón de ser de la empresa”; nos muestra
aspectos concretos acerca de qué es la empresa, qué ofrece y cuáles son sus propósitos
socioeconómicos.

La Visión es establecer la posición que se pretende que la empresa tome en el futuro, es

decir, hasta donde queremos llegar.

A continuación se encuentra un formato de llenado para ambos.

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 Formato para Elaborar la Misión y la Visión Empresarial

Elementos para diseñar la Misión:

1. A qué se dedica:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

2. Productos y/o servicios que ofrece:

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

3. Mercado al que se concurre:

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

4. Compromiso económico:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

5. Compromiso social:
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Elementos para diseñar la Visión:

Objetivos de mejora que se pretenden en el mediano plazo (de 3 a 5 años) en algunos de

los siguientes casos:

1. Ingresos o utilidades
2. Capacidad instalada
3. Equipamiento
4. Instalaciones
5. Mercado o clientes
6. Empleados
7. Organización operativa (controles)

________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

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4. Objetivos

Objetivos Generales.

El objetivo debe establecerse con base a un fundamento o premisa real; representa una
meta caracterizada por un lapso de tiempo (preferentemente de un año), y logros
específicos y medibles en comparación a un periodo similar anterior. Es importante que
todo el personal los conozca y entienda para que su estructura refleje los niveles que se
pretenden alcanzar.

El Objetivo General debe contener principalmente:

1. Determinar qué es lo que se pretende lograr, debe estar acorde a la Misión de la

empresa y debe ser medible y alcanzable, establecido en base a una premisa
histórica.

Por ejemplo: en el ejercicio inmediato anterior se registraron ventas por $60,000 y se

pretende que en base a esto, incrementar las ventas en un 5% para este año (a través
de contactar nuevos clientes, diversificar productos, atacar nuevos mercados, etc.), o
sea llegar a vender $63,000, en el presente año.

2. Plazo de realización, que es establecer un periodo o plazo en el cual se pretende

realizar el objetivo, de acuerdo a la capacidad de la empresa. Cabe señalar que para
objetivos generales, plazos de un año serían adecuados.

Por ejemplo: se contactarán 10 nuevos clientes en este año (lo que se podrá medir al
final del periodo con el registro de clientes).

3. Periodo de evaluación, lo recomendable sería establecer un periodo para evaluar el

cumplimiento parcial de los objetivos.

Por ejemplo: si al finalizar el año pretendemos incrementar nuestra cartera de clientes

en 24 nuevos clientes, es conveniente establecer una meta de 2 nuevos clientes
mensuales y verificar el logro de la meta cada día último de mes.

4. Comparación gráfica del avance en el cumplimiento del objetivo, que es

recomendable al considerar que éste tipo de documentos, ilustran con mayor claridad
el avance registrado, contra las metas intermedias. Se pueden utilizar gráficas de
barras o de líneas, que pueden elaborarse manualmente ó si es posible, en
computadora.

5. Hacer del conocimiento del personal, lo que es parte fundamental para que los
esfuerzos de todos los miembros de la empresa, encaminen sus esfuerzos hacia el
logro de los mismos.

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JC
Objetivos Departamentales.

Los Objetivos Departamentales son los que cada área establece de forma unilateral, para
lograr los objetivos generales de la empresa, y corresponde solamente a ellos el logro de
éstos.

Los Objetivos Departamentales deben contener, además de los aspectos señalados

anteriormente, lo siguiente:

1. Precisar los logros del área, acorde al objetivo general y por lo tanto de acuerdo a la
Misión.

2. Hacerlo del conocimiento de todos los involucrados.

3. Definir responsabilidades específicas de cada miembro del departamento.

5. Políticas

Políticas Generales

Son una guía para orientar la acción de los miembros de la empresa (principalmente los
que toman decisiones), establecen los límites de las decisiones y especifican aquellas que
pueden tomarse excluyendo las que no se permite. Son reglas establecidas por la
Dirección General (fundamentalmente) y que deben ser del conocimiento del personal,
quienes además las deben respetar.

Las políticas están dirigidas a mejorar la eficacia de la organización, a resolver algún

conflicto o confusión, y en general a mantener un criterio homogéneo de la operación de
la empresa.

Algunos ejemplos de políticas generales son:

a) No se permite fumar dentro de las instalaciones de la empresa

b) Todo el personal debe conservar una buena imagen física: cuidar el aseo personal, el
cabello.
c) Dar un buen servicio y trato amable al cliente.

Políticas Departamentales

Son reglas establecidas de manera independiente por cada Encargado de Departamento,

para su propia área, son algo similar a las Políticas Generales, pero llevadas a un grupo
reducido de personas, como son las administrativas, de contabilidad, de recursos
humanos, de producción, etc.

Ejemplos de unas políticas departamentales (administrativas y de venta) serían:

 Toda la información y documentación relativa a algún cliente deberá de estar

contenida en una carpeta membreteada y archivada adecuadamente.
 Los plazos de crédito a clientes es de 15 días.
 Solo el Director General puede autorizar plazos de crédito a clientes superiores a 15
días.

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6. Organigrama General

Es la representación gráfica de la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que

componen la empresa de manera que muestre una división ordenada y sistemática de las
unidades de trabajo.

Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyen una fuente de consulta

oficial, facilitan el conocimiento de una organización y sus relaciones de jerarquía.

Los criterios fundamentales para su diseño son:

a) Precisión. Especifica las unidades administrativas y sus interrelaciones, las cuales

deben definirse con exactitud, con líneas.
b) Sencillez. Deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en
forma clara y comprensible.
c) Uniformidad. En su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura,
líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
d) Presentación. Su formato y estructura deben diseñarse en función del objetivo.
e) Vigencia. Deben mantenerse actualizados, para esto se recomienda que en el
margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su
elaboración y la fecha de autorización.

Nota: Debe ponerse especial cuidado en las líneas de Autoridad Directa, Funcional, y de
Staff, así como las de colaboración.

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7. Análisis de Puestos

Es la especificación de las características y tareas inherentes a cada uno de los cargos

que forman parte de la estructura orgánica de la empresa necesarios para cumplir con la
Misión.

El conjunto de éstos son parte fundamental del Manual de Organización de la Empresa, y

debe entregarse una copia del que corresponde a cada miembro.

A continuación encontrará un formato base para la elaboración de éste documento, así

como una guía de llenado.

Nombre del puesto: (de acuerdo al organigrama)

Objetivo del puesto: (determinar que se pretende lograr con dicho elemento)

Ubicación física: (ubicación del área de trabajo dentro de las instalaciones)

Ubicación administrativa:
Tipo de contratación:
Jefe inmediato:
Subordinados directos:
Dependencia funcional:
Funciones generales:
Funciones específicas:
Bienes bajo su responsabilidad:
Decisiones que puede tomar:
(ubicación del puesto en el organigrama de la empresa)
(fijo o eventual)
(nombre la persona y del puesto; debe ser sólo uno)
(detallar los nombres de los puestos que debe supervisar
directamente)
Superior: (autoridades superiores que incide directamente con las
funciones del puesto)
Inferior: (colaboradores subordinados)
(qué debe hacer; métodos y técnicas aplicados para realizar el
trabajo, las cuales son enunciativas, no limitativas)
(detallar el tipo de actividades que se realizan, también son
enunciativas y no limitativas)
(equipos e instrumentos que se emplean en el desempeño de sus
labores cuya conservación es responsabilidad suya)

Comunicación Interna
Con: nombre del puesto (pueden Para: especificar las actividades a realizar con cada uno.
ser varios)

Comunicación Externa
Con: entes externos a la empresa Para: especificar actividades a realizar con cada uno
(pueden ser varios)

Elaboró: Revisó: Autorizó:

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 Descripción de Puestos

(formato de llenado)

Nombre del Puesto:

Objetivo del Puesto:
Ubicación Física:
Ubicación Administrativa:
Tipo de Contratación:
Jefe Inmediato:
Subordinados Directos: a)
b)
Dependencia Funcional:
Funciones Generales: 




Funciones Específicas: 



Bienes bajo su Responsabilidad 



Decisiones que puede Tomar 



Comunicación Interna
Con: Para:
 

 

Comunicación Externa
Con: Para:
 

 

Elaboró: Revisó: Autorizó:

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8. Manual de Procedimientos
Constituye un instrumento técnico que da información sobre la sucesión cronológica y
secuencial de operaciones relacionadas entre sí, para la realización de una función,
actividad o tarea específica de una empresa.

Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución, el uso de

recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control.

Contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo
de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que permite la disminución
de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.

A continuación se anexa formato guía para formular el manual de procedimientos:

Logotipo de la empresa
Procedimiento de _________________________
(Formato de Llenado)

Actividad Materiales Maquinaria Operario Puntos de Control

de Calidad
(se enuncian cada una (cuales son los (mencione la (quienes son los Señale los aspectos
de las actividades en materiales que maquinaria que operarios de la de control de calidad
forma descriptiva paso se emplean para necesita) maquinaria, por el que se tienen que
por paso) realizar la nombre del puesto) verificar en la
actividad) actividad y establecer
el periodo de tiempo
de realización.

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 Procedimiento de _______________________

(Formato de Llenado)

Actividad Materiales Maquinaria Operario Puntos de Control

de Calidad
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

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