Você está na página 1de 45

UFCD 0653

Arquivo – Organização e Manutenção

346035
Técnicos Administrativos

UFCD 0653
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

INTRODUÇÃO
Objectivos

No final desta unidade temática, os formandos deverão estar habilitados a:


Objectivo (s)
Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de
tratamento de informação documental.
.

Conteúdos programáticos

Arquivo – conceitos fundamentais

Conceito, funções e características do arquivo


Tipologia da documentação interna e externa (processos registos, coleções e dossiers temáticos)
As unidades arquivísticas: constituição. Ordenação e tipos.
Transferência/Incorporação de documentos

Arquivo como sistema de informação

Operações com arquivo (recolha, separação, recepção, registo, análise, tratamento,


registo/descrição, despacho/difusão, expedição e arquivo)
Técnicas e métodos de arquivo
Sistemas de classificação dos documentos / codificação
Formas de recuperação e controlo dos registos
Actualização do arquivo
Prazos de conservação de documentos (utilidade histórica e historicidades)
Equipamentos de arquivo
Plano de arquivo

Novas tecnologias em arquivo

Sistemas magnéticos, ópticos e micrográficos


Utilidade da micro-informática na gestão da documentação

346035 Técnicos Administrativos

Página 2 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

ÍNDICE

Origem do arquivo ............................................................................................................................................. 4

O documento na empresa ................................................................................................................................. 5

Arquivo conceitos fundamentais....................................................................................................................... 6

O que é o arquivo? ............................................................................................................................................ 6

Microfilmagem .................................................................................................................................................. 7

Legislação aplicável ......................................................................................................................................... 11

Organização e manutenção ............................................................................................................................. 12

Tipos de classificação de arquivo .................................................................................................................... 15

Ordenação alfabética ...................................................................................................................................... 16

Regras da ordenação alfabética ...................................................................................................................... 17

Ordenação numérica ....................................................................................................................................... 20

Classificação geográfica ................................................................................................................................... 21

Classificação cronológica ................................................................................................................................. 22

Classificação ideológica ................................................................................................................................... 23

Ordenação decimal.......................................................................................................................................... 23

Sistemas magnéticos, opticos e micográficos ................................................................................................. 23

Sistemas de ordenação.................................................................................................................................... 25

Características dos arquivos ............................................................................................................................ 26

Equipamentos de arquivo................................................................................................................................ 31

Prazo de conservação de documentos ............................................................................................................ 33

Plano de arquivo .............................................................................................................................................. 35

Arquivologia e Arquivistas ............................................................................................................................... 38

Anexos ............................................................................................................................................................. 40

Regras para a utilização do sistema alfabético ............................................................................................... 40

Atividades ............................................................................................................ Erro! Marcador não definido.

Circuito da Correspondência ........................................................................................................................... 44

Bibliografia e Netgrafia .................................................................................................................................... 45

346035 Técnicos Administrativos

Página 3 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Origem do Arquivo

Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que seria composto


de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em latim
“archivum”.

Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de coisas antigas.

Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega.

Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon, templo da


mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros
documentos oficias.

Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em


sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e eurípedes, etc. Esses
documentos foram conservados através dos tempos de tal forma que ainda hoje se
encontram preservados, já não em arquivos, mas em instituições específicas
(museus).

Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da mesma forma:

• Monarquia: carteiras ou cartórios -


locais onde se guardavam as cartas,
títulos, escritas, bulas pontifícias e
outros documentos de vital
importância para o reino,
posteriormente denominados pelo
nome de Tombos.

346035 Técnicos Administrativos

Página 4 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do
Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido
monarca.

O documento na empresa

O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa,


podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou
ocorrência.

A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua


actividade.

Os documentos constituem a memória da empresa.

Habitualmente o documento é escrito, este pode também ter outro suporte material além

Do papel, registo em DVD, CD, pendrive, microfilme, etc.

346035 Técnicos Administrativos

Página 5 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Arquivo conceitos fundamentais

As empresas lidam, diariamente, com uma grande quantidade de documentos que chegam e
partem da empresa. Por imposições legais, muita desta documentação deve ser arquivada

É, igualmente, fundamental que a empresa possua uma gestão racional e eficaz desta informação,
no sentido de evitar:

Perda de tempo na pesquisa da informação

Que informação útil não caia no esquecimento ou que nunca seja utilizada

Extravios de documentação

A desorganização dos serviços, o que vai influenciar o funcionamento de toda a


empresa e, consequentemente a produtividade

O que é o arquivo?
Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, forma, o seu suporte material,
elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado em função da sua
actividade e conservado para efeitos administrativos.

Um local destinado á conservação e guarda de documentos devidamente classificados


e ordenados

OU AINDA
Uma unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber,
classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a
memória organizada da instituição que serve

Sabemos também que a informação, antes de ser arquivada, sofre um tratamento – classificação e
ordenação

Assim sendo, por arquivo entende-se:

“O local onde é, guardada toda a informação de interesse, depois de ter sido


devidamente tratada, ou seja, classificada e ordenada”
346035 Técnicos Administrativos

Página 6 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Microfilmagem

A microfilmagem é um sistema de gestão e preservação de informação, mediante a


captação das imagens de documentos por processo fotográfico. O microfilme reduz
drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e
prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações
arquivadas, e a baixo custo.

Portugal possui legislação específica, que autoriza as actividades de microfilmagem no


país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos
originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem.

O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário. Enquanto, que o original tem por
finalidade garantir a integridade e preservação das informações, podendo ser mantido em
arquivos de segurança.

A microfilmagem é um processo frequentemente usado em organismos oficiais, grandes


empresas comerciais ou industriais, bancos, seguros, (….).

Fases a seguir na microfilmagem:


1. Selecção e ordenação dos documentos;

2. Utilização de máquinas próprias;

3. Revelação do filme;

4. Utilizar uma leitura de micro fichas.

RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃO

É evidente que localizar um documento em microfilme, é incomparavelmente mais rápido,


do que em arquivos convencionais ou quilométricos corredores com caixas de
documentos. É possível seleccionar um documento entre milhões em apenas alguns
segundos (em alguns casos fracções de segundos), sem ser necessário sair da cadeira.

346035 Técnicos Administrativos

Página 7 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

REDUÇÃO DE ESPAÇO

A típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de 98% ou mesmo superior.


Toda a documentação de um normal arquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida
em tão somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma única mão.

FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃO

Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas ou grandes


quantidades de documentos, é a imensa variedade de formatos, tamanhos e formas
desses papéis. O microfilme é um agente uniformizador. Esta é uma das suas mais
expressivas vantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, em microfilme ele
estará dentro de um único formato. Dessa forma, o manuseamento da informação será
muito mais prático.

BAIXO CUSTO

Os custos totais de implementação do microfilme, variam de aplicação para aplicação e


até mesmo de empresa para empresa. Falando genericamente, o custo em alguns casos
é muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel convencional. Um indicador
seguro de que um processo de arquivo micrográfico é económico, é o facto de os bancos
serem os principais utilizadores.

SEGURANÇA

Não existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura, contra sinistros
naturais ou provocados, de que o microfilme. São inúmeros os exemplos de empresas e
organismos que salvaram os seus documentos de desastres, graças ao microfilme

INTEGRIDADE DO ARQUIVO

Com a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer documento


e a função de rearquivar um microfilme, é simplesmente rebobinar uma bobina. Não
existem caixas, caixotes, pacotes e funcionários exaustos. No microfilme, os documentos
estão sempre na ordem correcta.

346035 Técnicos Administrativos

Página 8 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃO

Considerando o grande aproveitamento de espaço proporcionado pelo microfilme,


resultando de uma grande concentração de informações, o baixo custo de manutenção é
uma consequência quase imediata.

FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃO

Todo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida e economicamente duplicado.

FÁCIL DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Inúmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme pelo baixo custo e


facilidade na disseminação da informação.

AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIA

Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memória não tem limites.


Informações que hoje não são localizadas, estarão à sua disposição em microfilme, em
tempos curtíssimos.

FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU "ÚNICA"

Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje em Portugal graças ao


microfilme.

MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHO

Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condições de trabalhos a quem


tem que manusear documentação em todas as áreas. Consequentemente a empresa
ganhará em produtividade e eficácia.

DURABILIDADE

O microfilme, é um produto dos mais duráveis, a durabilidade do microfilme é


praticamente ilimitada.

MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE

Os custos com fretes e portes pelo correio são minimizados com a implementação de
programas de microfilmagem.

346035 Técnicos Administrativos

Página 9 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

PRESERVAÇÃO DA NATUREZA

A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria
consumir. Os centros de microfilmagem, podem pagar o material de consumo com a
venda de papel para reciclagem.

INTERLIGAÇÃO COM OUTRO SISTEMA

O microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de informação. Ele


possibilita plena compatibilidade com outros sistemas existentes, tais como Sistemas
informáticos/digitalização.

INFORMAÇÃO PARA TODOS

Livros e publicações de alto custo, antes disponíveis apenas para uma faixa de alto poder
arquivístico, estão hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas escolas e
universidades implantaram programas específicos de microfilmagem.

Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria importados.

É difícil comparar duas imagens de um mesmo microfilme.

O documento perde o seu valor intrínseco, por exemplo, não permite que se veja a
pressão exercida ao escrever.

Nem sempre é possível termos uma imagem bem legível de documentos que se
encontram em mau estado, pois a microfilmagem não ressuscita a imagem do
documento original.

346035 Técnicos Administrativos

Página 10 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Legislação aplicável

A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro, estabelece as condições a que deve obedecer a


microfilmagem de documentos, que tenham importância fiscal.

O Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas


possibilita a substituição, para efeitos fiscais, dos documentos de suporte
dos livros e registos contabilísticos que não sejam documentos autênticos
ou autenticados, por microfilmes que constituam sua reprodução fiel.

1º - Os documentos de suporte dos livros e registos contabilísticos que não


sejam documentos autênticos ou autenticados pode, decorridos três
exercícios após aquele a que se reportam e obtida autorização prévia do
Director-Geral das Contribuições e Impostos, ser substituídos, para efeitos
fiscais, por microfilmes que constituam sua reprodução fiel e obedeçam às
condições estabelecidas nos números seguintes.

2º - 1. A microfilmagem será executada com o rigor técnico necessário à


obtenção da imagem perfeita dos documentos originais sobre microformas
devidamente classificadas e registadas, de forma a garantir a sua consulta e
reprodução em papel durante o período de sete anos, contando a partir do
prazo estabelecido no número anterior. 4. Todas as operações de
microfilmagem e a classificação dos suportes e das imagens obtidas serão
registadas em livro próprio, a conservar pelo prazo de sete anos, contando
nos termos do nº 1.

346035 Técnicos Administrativos

Página 11 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Organização e manutenção

Principais funções:

Recolher e Ordenar a documentação: mediante a recolha, registo e


classificação dos documentos;

Fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços;

Controlar os actos administrativos;

Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento


adequado (armários, ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições
ambientais ideais de modo a não se danificarem os suportes (sob a acção da
humidade, calor e frio, entre outros).

Tipos de Arquivo

Tendo em conta as entidades que lhes dão origem, os arquivos podem ser:

Públicos: estatais, municipais;

Institucionais: escolas, igrejas, clubes, associações;

Comerciais: empresas;

Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre outros.

346035 Técnicos Administrativos

Página 12 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Localização do Arquivo

O local de instalação do arquivo deve ter em conta:

Localização: deve ser acessível e com capacidade para se expandir;

Iluminação: ampla, repartida e sem incidência directa do sol;

Ventilado: ventilação natural, constante e regulável;

Higienização: limpo, bem cuidado, com desinfestação periódica;

Disposição: fácil consulta e conservação, espaço livre para deslocação.

Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações, entre outros.

Para organizar um arquivo é necessário:

Identificar a actividade da instituição ou empresa e da área onde trabalha;

Relacionar e organizar os diferentes documentos;

Identificar os documentos que são criados no decorrer da actividade da


empresa.

Ter em conta o custo de manutenção do arquivo;

Dimensão da empresa;

Recursos humanos e financeiros;

Frequência de consulta;

Local de arquivo;

Quantidade de documentos a arquivar.

346035 Técnicos Administrativos

Página 13 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiês e armários correspondentes, é


necessário cumprir algumas etapas.

Etapas a cumprir

1) Inspecção: consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu


destino, pois este pode ser para:

Arquivar;

Solicitar informação;

Verificar a existência de antecedentes (ser anexado a outro).

2) Leitura: todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se


analise o seu conteúdo e se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou
se é necessário criar uma).

3) Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem
qualquer utilidade para a empresa ou instituição (cópias, comunicados sem
importância).

4) Marcar a hora e a data de entrada de um documento, para que não haja dúvidas
acerca da chegada desse documento.

5) Classificar: determinar como será arquivado o documento, de acordo com o


método e classificação adoptados pela organização.

6) Ordenação: é a organização dos documentos dentro das pastas e destas dentro


dos arquivos. A escolha da forma de ordenação depende da natureza dos
documentos.

346035 Técnicos Administrativos

Página 14 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Tipos de classificação de arquivo

 Classificação alfabética

 Classificação numérica

 Classificação alfanumérica

 Classificação cronológica

 Classificação geográfica

 Classificação ideológica

 Classificação decimal universal (CDU)

A classificação de documentos consiste em agrupá-los de acordo com as suas


características, estabelecendo uma ordem lógica que permita uma fácil localização

Existem diversos sistemas de classificação de documentos. A opção por um ou outro


sistema deve ser efectuada de acordo com os seguintes critérios:

Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas

Definição dos objectivos a atingir com o arquivo

Conhecimento do tipo de documentos a arquivar

Entende-se por classificação, o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma
ordenada, um determinado conjunto de elementos, de modo a facilitar a sua posterior
identificação, localização e consulta.

346035 Técnicos Administrativos

Página 15 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Ordenação alfabética

Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o fato de que há


dois critérios para a ordenação alfabética (letra por letra ou palavra por palavra), e que
ambos estão corretos.

Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. É um


método fácil, lógico e prático.

Podemos utilizar a ordenação com base no apelido ou numa palavra - chave (escolas
secundárias, particulares, preparatórias e universitárias).

A ordenação é determinada pela sucessão das letras do


Características
alfabeto

 Sistema aberto, uma vez que é sempre possível


intercalar novas fichas/documentos – novos nomes
sem existir necessidade de proceder a alterações.
Vantagens  Sistema familiar, dado que a ordenação pelo alfabeto é
conhecida por todos
 Sistema complementar, pois permite a combinação com
outros sistemas

 Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos,


o que, na mesma empresa pode ocasionar transtornos
 Sistema de difícil aplicação quando o número de
Desvantagens
documentos é muito elevado
 Sistema em que é difícil detectar extravio de
documentos

346035 Técnicos Administrativos

Página 16 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Regras da ordenação alfabética

Regra 1 - Quando ao nome próprio se sucedem vários apelidos, deve-se classificar pelo
último apelido.

Nomes:
Classificar
João Silva Almeida Costa
Costa, João Silva Almeida
Maria Luísa Ferreira Sousa Dias
Dias, Maria Luísa Ferreira Sousa

Regra 2 - Quando um nome é procedido de um título académico, de nobreza ou de


graduação, apenas se tem em conta o nome.

Nomes
Classificar
Engenheiro Manuel Lopes
Manuel Lopes (engenheiro)
General Afonso Paiva
Afonso Paiva (General)

Regra 3 - As abreviações não são consideradas para efeitos de ordenação alfabética.

Nome
Classificar
Luís Manuel Santos Jr.
Luís Manuel Santos

Regra 4 - Quando um nome é precedido das abreviaturas S.,St.º, St os, St.as, estas devem
ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética.

Nome
Classificar
S. Gabriel
São Gabriel

Regra 5 – As conjunções e as preposições, como «e», «de» e outras ligando os nomes,


não devem ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética.

Nome
Classificar
José Lopes dos Santos
José Lopes Santos

346035 Técnicos Administrativos

Página 17 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Regra 6 – os nomes ligados por apóstrofos ou por «hífen» são considerados como se
fossem um único nome, para efeitos de classificação.

Regra 7 – os nomes que começam por uma inicial precedem, para efeitos de ordenação,
os nomes que comecem pela mesma inicial mas que não estejam abreviados.

Nomes

António Mendes Classificar

A. Mendes Mendes, A.

Mendes, António

Regra 8 – quando as firmas usam títulos dá-se preferência aos títulos, na classificação.

Nome
Classificar
Metalúrgica Almeida
Metalúrgica Almeida

Regra 9 — As abreviaturas e os algarismos devem ser considerados por extenso.

Nome
Classificar
6.° Bairro Fiscal
Sexto Bairro Fiscal

Regra 10 — Os artigos que precedem o nome das firmas não são considerados para
efeitos de classificação.

Nome
Classificar
O Salão Primavera
Salão Primavera (O)

Regra 11 — Os documentos provenientes de um Serviço ou Departamento de uma


Organização devem ser ordenados pelo nome da Organização ou da firma e não pelo
nome do Serviço/Departamento.

346035 Técnicos Administrativos

Página 18 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Regra 12 — Os nomes geográficos compostos mantêm-se para efeitos de classificação.

Nome Classificar
Ponte de Lima Ponte de Lima
Vila Nogueira de Azeitão Vila Nogueira de Azeitão

Regra 13 — No caso de uma organização estar localizada em várias cidades ou ruas,


segue-se a ordem alfabética das localidades.

Nomes Classificar

Caixa Geral de Depósitos, Lisboa Caixa Geral de Depósitos, Funchal

Caixa Geral de Depósitos, Funchal Caixa Geral de Depósitos, Lisboa

Caixa Geral de Depósitos, Porto Caixa geral de Depósitos, Porto

Regra 14 — Quando há coincidência entre o nome da firma e o nome do proprietário, a


classificação é feita pelo apelido.

Nome Classificar
Manuel Lima Lima, Manuel

346035 Técnicos Administrativos

Página 19 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Ordenação numérica

Utiliza a numeração dos documentos conforme a ordem de entrada. Muito utilizado para a
ordenação de revistas, impressos, aos quais se atribui um número de entrada.

Ordenação Numérica

A ordenação dos documentos é determinada pela atribuição de


um número, quer em relação aos documentos provenientes do
exterior, quer em relação à documentação expedida.
Tendo como base a numeração atribuída, procede-se à
ordenação dos originais recebidos e das cópias dos documentos
Características
expedidos.
As notas de encomenda, recibos, faturas, guias de remessa são
alguns exemplos de documentos em que a ordenação é
efectuada por este processo.

Os números atribuídos são de leitura mais fácil que as letras

Vantagens O extravio da documentação é detectado com alguma facilidade


A aplicação é fácil, não dando origem a critérios distintos

Sistema fechado, já que não há a possibilidade de intercalar no


meio de uma ordenação novos documentos.
Desvantagens Dificuldade em encontrar um documento se só for conhecido o
número de ordem que lhe foi atribuído.

346035 Técnicos Administrativos

Página 20 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Classificação geográfica

A documentação é arquivada tendo em conta a origem ou destino geográfico (países,


regiões, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, freguesias, ruas).

Ex: Arquivo de vendas para a Angola.

Ordenação Geográfica
Este sistema é útil em empresas com filiais ou com um
grande número de clientes espalhados por diferentes locais
geográficos.
Neste sistema de classificação, inicialmente, é realizada uma
Características selecção geográfica dos documentos, por exemplo, por
países, distritos, concelhos, localidades.
Depois procede-se à ordenação alfabética dos documentos
de acordo com a selecção geográfica efectuada.

É um sistema aberto, possibilitando a introdução de novos


documentos, sem ser necessário efectuar alterações
Vantagens A documentação a ordenar é desdobrada por grupos, com
características bem definidas

Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, o


que, na mesma empresa, pode ocasionar transtornos
Sistema de difícil aplicação quando o número de documentos
é muito elevado.
Desvantagens Quando existe um desdobramento a diversas escalas, é fácil
conduzir um documento a um enquadramento geográfico
indevido
Sistema em que é difícil detectar extravio de documentos

346035 Técnicos Administrativos

Página 21 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Classificação cronológica

Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal (anos, meses, dias,
semanas, horas). Com base na data de emissão e de recepção

Exemplo: arquivo de correspondência, letras a receber, cheques.

Ordenação Cronológica

Neste sistema os documentos são ordenados, por exemplo,


tendo como base a data de emissão, recepção, aquisição ou
vencimento.
Este sistema é utilizado na ordenação de documentos

Características relativos a pagamentos a efectuar – faturas, letras,


contribuições.
O arquivo cronológico de documentos a pagar é realizado de
modo que o pagamento mais imediato seja o primeiro a ser
visto.

Localização rápida do documento quando é conhecida a data

Vantagens do mesmo.
Simplicidade de execução.

Mistura de documentos sem se atender aos assuntos.

Desvantagens A localização de um determinado documento só é simples


caso se conheça a data.

346035 Técnicos Administrativos

Página 22 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Classificação ideológica

Na classificação ideológica, os documentos são classificados por assuntos. Os


funcionários responsáveis por este tipo de arquivo têm de conhecer profundamente a
empresa e a sua organização, bem como possuir uma grande capacidade de análise.
Este sistema é frequentemente utilizado nas bibliotecas.

Esta classificação é também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-


se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo
os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de conhecimento, ordenados
segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma
alfabética.

Ordenação decimal

Exemplo de ordenação decimal:

26 Outros devedores e credores

 26.1 – Fornecedores de imobilizado

26.1.1 – Fornecedores de imobilizado, c/c

26.1.2 – Fornecedores de imobilizado - títulos a pagar

 26.2 - Pessoal

27 – Acréscimos e diferendos

Sistemas magnéticos, opticos e


micográficos

346035 Técnicos Administrativos

Página 23 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Sistema de ficheiros ou sistema de arquivos ou gestão de ficheiros é a forma de


organização de dados em algum meio de armazenamento de dados em massa.

Como é actualmente feita a gestão de ficheiros?

Sistemas magnéticos: O arquivo é feito em discos magnéticos.

Sabendo interpretar o sistema de arquivos de um determinado disco, o sistema


operacional pode descodificar os dados armazenados e lê-los ou gravá-los.

A Utilidade da micro-informática na gestão da documentação

A micro–informática também conhecida como o microcomputador, ou PC


(Personal Computer).

Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais sofisticados


trabalhos, e que se aperfeiçoam cada vez mais.

Qual a utilidade da micro-informática na na gestão da


documentação?

• Redução do espaço;

• Facilidade no acesso aos documentos;

• Maior segurança.

Sistemas ópticos: os documentos são filmados ou fotografados

346035 Técnicos Administrativos

Página 24 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Sistemas de ordenação

Segue a sequência alfabética. Ordenação por apelidos,


Alfabéticos
palavra a palavra ou letra por letra
Principais

Numéricos Segue a sequência da ordem natural dos números

Ideológicos Segue a ordenação de acordo com o conteúdo / assunto.


Sistemas de Ordenação

Segue a ordenação de grupos primários de ordem


Alfanuméricos
alfabética e secundários de ordem numérica

Segue a ordenação em função da data de emissão ou de


Cronológicos
recepção
Derivados

Segue a ordenação de acordo com a região onde são


Geográficos
emitidos (regiões, distritos, concelhos…)

Segue a ordenação que tem por base a divisão das


Decimais matérias em classes, que por sua vez se subdividem em
subclasses.

346035 Técnicos Administrativos

Página 25 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Caraterísticas dos arquivos

Quanto à organização podem ser:


Centralizados – Encontram-se num único sector. Abrange toda uma empresa.
Caracteriza-se pela existência de um sector especializado que classifica todos
os documentos; recebe; distribui e expede pelo correio.

Descentralizados – Cada sector tem arquivo próprio. Caracteriza-se pela


existência em cada sector ou serviço de uma classificação de arquivo próprio
sem obediência ao plano geral. Neste caso os documentos encontram-se
sempre nas mãos do utilizador.

Vantagens do arquivo centralizado

Eficiência

É necessário manter um arquivista o que melhora a eficiência e a


rapidez do trabalho em todas as suas etapas

Responsabilidade

O cuidado e a protecção do documento melhora muito, pois a


responsabilidade encontra-se nas mãos de um especialista

Economia

É grande a economia de equipamento, pessoal, tempo gosto no


arquivo, na localização.

Concentração

Os documentos são concentrados por assunto, oferendo ao


consultante uma visão global.

346035 Técnicos Administrativos

Página 26 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Desvantagens do arquivo centralizado

Consulta dificultada – necessidade de locomoção até ao centro dos


arquivos

Perda de tempo – muito tempo perdido na locomoção até ao arquivo


centrar e na espera para poder iniciar a consulta.

Quanto à posição podem ser:

Arquivo Vertical - é aquele que, como o próprio nome indica, coloca os documentos
(pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns após os outros, como
acontece nas bibliotecas.

 Vantagens:

Baixo custo

Fácil de ser operado

Fácil de ser conservado e actualizado

Permite a consulta de um documento sem consultar os demais

 Desvantagens:

Necessidade de retirar o documento ou ficha para proceder a anotações


adicionais.

346035 Técnicos Administrativos

Página 27 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Arquivo horizontal - O sistema horizontal é constituído, geralmente, por armários ou


estantes com divisões, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Este
arquivo não é prático. É necessário deslocar todos os documentos para retirar aquele que
se deseja.

 Vantagens:

Iluminação directa sobre as fichas e documentos;

Permite anotações no próprio local;

Não implica grandes despesas com mobiliário;

 Desvantagens:

Acessibilidade difícil;

É necessário criar muitas intercalações, o que ocupa muito espaço;

Necessidade de se deslocarem documentos que estiverem sobre o documento


procurado.

Arquivo Rotativo - O sistema rotativo é aquele em que os processos, dossiers, fichas


e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que
permite o acesso aos documentos que tenham necessidade de consultar.

 Vantagens

Facilidade de leitura;

Acessibilidade;

Necessidade de pouco espaço.

Grande versatilidade

Grande capacidade

Rapidez nas consultas

 Desvantagens

346035 Técnicos Administrativos

Página 28 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Custo elevado

Exige pessoal especializado

Despesas adicionais com pastas suspensas

Arquivo Suspenso - documentação colocada em pastas


ou bolsas de papel kraft (uma qualidade de papel), dobrado
em forma de fole, suspensas pela parte superior em
classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As
pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou
encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de
processos)

Quanto à consulta podem ser:


A distinção entre arquivos ativos, semiativos e inativos está no facto de dentro de uma
determinada organização alguns arquivos (os ativos) serem consultados com muita
frequência. Enquanto, que nos arquivos semi-ativos e inativos, a sua frequência de
consulta é muito baixa

Ativos - Documentos recentes, assuntos em curso. Esta fase, corresponde à


primeira idade do ciclo de vida dos documentos, este é utilizado frequentemente
pela entidade, para fins administrativos, fiscais e legais.

Semi-ativos - Documentos de consulta periódica. Na fase semi-activa, a segunda


idade deste ciclo, os documentos são consultados e utilizados com menos
frequência, pela entidade.

Inativos - Documentos conservados por imposição legal, jurídica e histórica. Na,


fase inactiva terceira e última fase do ciclo de vida, os documentos deixaram de ser
utilizados. Devem, por isso, ser eliminados, a menos que possuam valor
secundário que justifique a sua conservação permanente.

346035 Técnicos Administrativos

Página 29 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Deve permanecer no arquivo ativo ou corrente toda documentação enquanto necessária


para a sua consulta diária. Devendo ser transferida para o arquivo intermédio (ou semi-
ativo) e para o arquivo definitivo (ou inativo) logo que deixem de ser consultados com
frequência.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Documentos vitais para  Escritura da empresa


todas as actividades da  Contratos com
Fundamentais empresa. Deverão estar fornecedores
sempre disponíveis  Ficheiros de clientes
 Outros
 Base de dados de
fornecedores ou clientes
Importantes Documentos necessários
 Outros
para as actividades do dia a
dia

Documentos com  E-mail


informações necessárias
Úteis  Faturas
durante um curto período de
tempo  Outro

Documentos que podem ser  Convocatórias


destruídos assim que
 Memorandos
Inúteis tenham cumprido o seu
objectivo  Outros

346035 Técnicos Administrativos

Página 30 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Equipamentos de arquivo

O equipamento a adquirir deve ter em conta as necessidades específicas do arquivo,


tamanho dos documentos a arquivar, permitir fácil acesso e ainda considerar outras
condições a fim de:

Economizar espaço;

Rendibilizar os serviços;

Assegurar a invulnerabilidade dos documentos arquivados, evitando o seu extravio


ou perda;

Ter um aspecto decorativo;

A escolha do equipamento deve ter em conta as recomendações acima mencionadas e


ainda, as características físicas do arquivo:

Estrutura;

Tipo de fechadura;

Acabamentos;

Pintura.

A escolha dos diversos tipos de acessórios para o arquivo depende do método a utilizar e
do tipo de arquivo a adoptar.

Pastas: guarda os documentos que serão arquivados. Podem ser suspensas sobre
suportes especiais das gavetas.

Guias: acessórios usados em arquivos de tipo vertical e facilitam a localização


rápida dos documentos. São cartões do mesmo
tamanho das pastas ou fichas arquivadas. Devem
utilizar-se guias com protecção de metal ou
plástico para evitar o seu desgaste. Promove a
rapidez na consulta.

346035 Técnicos Administrativos

Página 31 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Móvel de arquivo deslizante

Depósito de microfilmes

Armário de arquivo

346035 Técnicos Administrativos

Página 32 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Prazo de conservação de documentos

O prazo de arquivo e conservação de livros, registo e documentos de suporte, está


previsto no Decreto-Lei nº 102/2008 de 20-06-2008, no seu artigo 52.

(1) - Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem


durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos
documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por
meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos
tratamentos.

(3) - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em


território nacional são obrigados a manter os livros, registos e demais documentos
referidos no n.º 1 em estabelecimento ou instalação situado em território nacional,
salvo se o arquivamento for efectuado por meios electrónicos.

(4) - É permitido o arquivo em suporte electrónico das faturas ou documentos


equivalentes emitidos por via electrónica desde que se encontre garantido o
acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do
seu conteúdo.

(5) - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em


território nacional que pretendam proceder ao arquivamento em suporte electrónico
dos documentos referidos no número anterior fora do território da Comunidade
devem solicitar autorização prévia à Direcção-Geral dos Impostos, a qual pode fixar
condições específicas para a sua efectivação.

(6) - Os sujeitos passivos que não disponham de sede, estabelecimento estável ou


domicílio em território nacional que pretendam manter o arquivo dos livros, registos
e demais documentos, incluindo os referidos no n.º 4, fora do território da
Comunidade, devem solicitar autorização prévia à Direcção-Geral dos Impostos, a
qual pode fixar condições específicas para a sua efectivação.

346035 Técnicos Administrativos

Página 33 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

(7) - É ainda permitido o arquivo em suporte electrónico das faturas ou documentos


equivalentes, dos talões de venda ou de quaisquer outros documentos com
relevância fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por
portaria do Ministro das Finanças.

No que diz respeito aos restantes documentos, produzidos no decorrer da


actividade da empresa, o seu prazo de conservação é definido pela empresa e
tendo em conta a importância dos documentos.

346035 Técnicos Administrativos

Página 34 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Plano de arquivo

É um plano onde se identificam as formas de organização de um arquivo, para a sua


organização ou realização de um arquivo, se põem as 5 clássicas perguntas:

1. O quê? Porquê?

2. Quem?

3. Onde?

4. Quando?

5. Como?

O que é que vamos classificar e guardar?

Porquê? Qual a necessidade?

Quem é que vai classificar e arquivar?

Para que uma classificação tenha o máximo de eficácia, deve ter


apenas um responsável. È a ele que devem ser pedidos os
“dossiês” e é ele que arquivará os documentos nas respectivas
pastas.

Onde se vão arquivar os documentos?

Depende do que se vai classificar e de quem classifica. Pode


haver um arquivo geral centralizado e pode haver necessidade de
descentralizações, depende das necessidades de cada empresa

Quando é necessário classificar?

Um arquivo deve estar sempre em dia. Há documentos que


devem ser arquivados á medida que chagam, para estes reserva-
se um período do dia. Para grandes empresas por vezes é o dia
inteiro.

346035 Técnicos Administrativos

Página 35 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Após a resposta a estas perguntas, para continuarmos com a elaboração do plano de


arquivo, temos de pensar, como o vamos organizar, qual tipo de arquivo que vamos
adoptar, qual a actividade da empresa, como identificamos e relacionamos os
documentos existentes na empresa (os que vêm de fora e os que são criados no decorrer
da actividade da empresa), as principais etapas são:

1. Escolha de uma classificação

2. Escolha do modo de arquivo

3. Preparação dos documentos

E temos de ter em conta;

A forma do arquivo:

Arquivo horizontal;

Arquivo vertical;

Arquivo rotativo

A frequência de consulta dos documentos:

Arquivos ativos;

Arquivos semi-ativos;

Arquivos inativos

A actualidade dos documentos:

Arquivos correntes (contém informações relacionadas com as


actividades do dia-a-dia);

Arquivos intermédios (contém informações do arquivo corrente com


alguma antiguidade, mas que ainda são utilizados);

Arquivos históricos (possuem informações relativas a factos


passados, são consultados de vez em quando).

346035 Técnicos Administrativos

Página 36 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Toda e qualquer empresa deve estudar um plano próprio de arquivo, começando por
apreciar os seguintes elementos:

 Tipos de material a arquivar

 Quantidade de material a arquivar

 Pessoal de que dispõe

 Aparelhagem disponível

 Onde se efectua o arquivo

 Desenvolvimentos futuros previstos

 O grau de economia de soluções possíveis

Características de um plano de arquivo:

Facilitar quanto possível os trabalhos que se seguem á classificação

Permite realizar o trabalho de arquivo com a máxima simplicidade e rapidez


exigindo o menor grau possível de treino do pessoal

Determinar os critérios das categorias particulares ou classes e a ordem de


classificação dentro de cada categoria, evitando, tanto quanto possível,
dúvidas e interpretações subjectivas

Indicar quais são as categorias ou classes em que deve ser dividido o


material

Ter em conta as exigências futuras e um grau adequado de flexibilidade

346035 Técnicos Administrativos

Página 37 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Arquivologia e Arquivistas

Arquivologia

Conjunto metódico e organizado de práticas destinadas a classificar, ordenar e conservar


todos os documentos relevantes para a actividade de uma organização.

As finalidades básicas do arquivo são: a escolha adequada de suportes materiais de


comunicação (livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos contendo registos de
dados ou informações, a sua conservação e segurança e a sua disponibilização para
consulta.

As principais funções de um arquivista são:

 Registar os documentos

 Classificar e ordenar segundo critérios estabelecidos

 Manter em local seguro e acessível

 Conservar e evitar a sua deterioração

 Actualizar o arquivo

Perfil do arquivista

Espírito metódico e ordenado

Boa capacidade de atenção

Bom poder de análise e síntese

Boa educação e civismo

Calma e bom senso

346035 Técnicos Administrativos

Página 38 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Atributos morais:

Ética

Descrição

Delicadeza

Diplomacia

346035 Técnicos Administrativos

Página 39 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Anexos
Regras para a utilização do sistema
alfabético
Exemplo
Regras
Nome Considera-se
Os artigos definidos e indefinidos, assim como as
partículas “da”, ”de”, ”das”, ”dos” não devem ser Carolina da Silva Carolina Silva
tomados em consideração para efeitos de ordenação.

Os apelidos ligados por hífen devem ser considerados


Maria de São-Vicente Maria Sãovicente
como se fossem uma só palavra

Os títulos que antecedem os nomes – académicos, João Morais (Dr.)


Dr. João Morais
graduação, nobreza ou outros, devem ser desprezados.
Raimundo Vaz
Eng. Raimundo Vaz
(Eng.)

As abreviaturas (S., Stª., Stº., …) são consideradas, para Stª Catarina Santa Catarina
efeito de ordenação, por extenso.
S. João São João

Não ordenar pela palavra que


identifica o ramo de actividade, mas Papelaria Caravela Caravela, Papelaria
sim pela que identifica a empresa

O & não é considerado Silva & Irmãos Silva, Irmãos

Quando existirem números em


algarismos, ao nível da ordenação,
Agência 3RH Três RH, Agência
Denominações devem ser considerados como se
estivessem por extenso
de empresas
O nome da empresa, designada por
denominação social ou firma, quando Saraiva & Silva Saraiva e Silva
contem o nome de um ou mais sócios, Laboratórios
em termos de ordenação não pode ser Laboratórios CliPorto, Lda. CliPorto, Lda.
alterado

No caso das empresas com filiais, uma BCP, Lisboa BCP, Aveiro
vez que o nome coincide, recorre-se à

346035 Técnicos Administrativos

Página 40 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

ordenação alfabética (por exemplo, da BCP, Aveiro BCP, Coimbra


localidade) para a ordenação
BCP, Porto BCP, Lisboa

BCP, Coimbra BCP, Porto

Adaptado de: Santos,J.e Lemos,M.(1989),p.340

346035 Técnicos Administrativos

Página 41 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Actividades

1 - Elabore uma ordenação alfabética por palavra a palavra.

Domingues Borges Cavadas RESOLUÇÃO:


M. Oliveira Hugo Alexandra Maria de Castro
Jorge Silva Félix António José Gil de Almeida
Juventina Neves Rocha António Sousa Cavadinhas
Maria do Carmo Meireles Augusto Leite Faria, Dr.
Maria Alice A. Sousa Carla Osório Castro
Dr. José Afonso Carlos Alvim Castro
Carla Osório Castro Domingos Borges Cavadas
Ezequiel Conceição Fonseca Evaristo Gomes Côrte-real
Confecções Hugotex Ezequiel Conceição Fonseca
Carlos Alvim Castro Hugotex, Confecções
Maria José Rodrigues Aguiar Inês de Castro Silva
Jorge Bush J. Manuel Gonçalves, Fábrica
Maria Alice de Sousa Joaquim Nunes Rocha
Luísa Maria Fonseca Jorge Bush
António José Gil de Almeida Jorge Silva Félix
Dr. Augusto Leite Faria José Afonso, Dr.
Paulo Martins Lima José Américo Santos
José Vieira Airoso José Nunes Alves
Evaristo Gomes Côrte-real José Vieira Airoso
António Sousa Cavadinhas Juventina Neves Rocha
Joaquim Nunes Rocha Luísa Maria Fonseca
Maria Adelaide Meireles M. Oliveira Hugo
Metalúrgica Santa Comba, SA Maria Adelaide Meireles
Alexandra Maria de Castro Maria Alice A. Sousa
Sónia Milhazes Cadaval Maria Alice de Sousa
Sónia Nunes Cambeiro Maria do Carmo Meireles
Inês de Castro Silva Maria José Rodrigues Aguiar
José Américo Santos Paulo Martins Lima
José Nunes Alves Santa Comba, SA, Metalúrgica
Fábrica J. Manuel Gonçalves Sónia Milhazes Cavada
Sónia Nunes Cambeiro

346035 Técnicos Administrativos

Página 42 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

2 - Coloque por ordenação geográfica as farmácias do distrito do Porto

RESOLUÇÃO

Farmácia Sousa – Gaia Custóias – Farmácia Moderna


Farmácia Moderna – Custóias Custóias – Farmácia Sousa Oliveira
Farmácia da Lapa – Porto Gaia – Farmácia Cardoso
Farmácia Campos – Porto Gaia – Farmácia Sousa
Farmácia Álvaro Agante – Maia Gondomar – Farmácia Central de
Farmácia Cardoso – Gaia Gondomar
Farmácia Sousa Oliveira – Custóias Maia – Farmácia Álvaro Agante
Farmácia Carneiro Barbosa – Porto Maia – Farmácia do Mosteiro
Farmácia do Padrão – Porto Porto – Farmácia Antunes
Farmácia Antunes – Porto Porto – Farmácia Campos
Farmácia Central de Gondomar – Gondomar Porto – Farmácia Carneiro Barbosa
Farmácia do Mosteiro - Maia Porto – Farmácia Garantia
Porto – Farmácia da Lapa
Porto – Farmácia do Padrão

3 - Ordene geograficamente

RESOLUÇÃO
Angola
Espanha Áfirca Europa
Cabo Verde
França Angola Espanha
Guiné Cabo Verde França
Inglaterra Inglaterra
Guiné
Marrocos Itália
Itália Marrocos Portugal
Moçambique Moçambique
Portugal

346035 Técnicos Administrativos

Página 43 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Circuito da Correspondência

Correspondência Registo de Entrada

Separação Patente

Particular ou Pessoal
Abertura

Confidencial
Registo

Registo em Livro próprio


Distribuição

Resposta Arquivo

Assinatura

Registo de saída

Expedição e Arquivo

346035 Técnicos Administrativos

Página 44 de 45
Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653

Bibliografia e Netgrafia
www.forma-te.com

http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquiv%C3%ADstica

http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo

http://www.slideshare.net/profissionalizando/tecnicas-de-arquivamento

http://omundodosecretariado.blogspot.com/

www.wikepedia.com

http://www.asp-secretarias.pt

http://www.dgarq.gov.pt/

Haweel, Claude, Organização dos Serviços Administrativos Publicações Paris

Curso Tecnológico de Serviços Comerciais – Trabalhos de Aplicação; Ferraz,


Maria de Lurdes, Porto Editora

346035 Técnicos Administrativos

Página 45 de 45