HABILIDADES DIRECTIVAS I UNIDAD TRES ADMINISTRACION DELTIEMPO La administracion del tiempo; es uno de los recursos mas apreciados. Sin embargo, *& trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, ro retrocede y es imposible Ge Tecuperar. Si se malgasta, se derocha algo muy valoso. Para aprender a valorar ¢l tiempo y a planificar el estusio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, &S imprescindible: + Identiicar metas, objtives y prioridades 4 Conocer las pricticas habitvales en cuanto a la organizacion y planiicacion del tiempo. 4 Conocer e! colo vital de trabajo y adaptar a planificacién del tiempo. 4 Seleccionar las estrategias mas idéneas para alcanzar las metes, os objetivos ¥ las prioridades 3.1 Enfoques de la administracién del tiempo La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo estan orientados Por una légica de corto plazo. Estos enfoques generan habits de comportamiento Cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas tienen en nuestras culturas familiares, escolares, empresariales y comunitarias. Sus métodos terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evita. El presente enfoque es uno de efectvidad (0 sostenibiidad) para el manejo del tiempo, superador de la eficacia que sélo se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relacién costo — beneficio y también de la eficiencia, que se ocupa de optimizar el uso de los recurses sin tener en cuenta a veces el recurso fundamental: las necesidades de las personas involucradas en el proceso. La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superando el malestar emocional que padecemos cuando tenemos la sensacién de correr a los problemas siempre desde atras, atender s6lo lo urgente, vivir de crisis en crisis, etc. 3.2 Técnicas para la administracién del tiempo 4, Aprenda a utilizar su principal herramienta: la palabra. Existe una gran distancia centre la imagen mental de lo que queremos decir, lo que sabemos decir, lo que decimos, lo que se oye, lo que efectivamente se escucha, lo que se comprende, lo que se acepta, lo que se retiene y lo que se pone en préctica. Seguin James T. McCay, una conversacién es una interacciin de pensamiento, sentimiento, movimiento y electroquimica en un medio ambiente durante cierto periodo. Por ello es tan necesario mejorar nuestra capacidad de comunicacién y saber utilizar todo el poder creativo de las palabras en el momento oportuno y evitar los malos entendidos que generan grandes pérdidas de tiempo y dinero. 2. Domine diversas habilidades de gestion. La obsolescencia de conocimientos 0 hablidades es cada vez més rapida debido a la cantidad de informacién accesible por ___todsy al uso creciente de la tecnologia. Es crtico, por ejemplo, dominar los paquetes M.A, MARGOT OLIMPIA ESPINOBARROS SALINASHABILIDADES DIRECTIVAS | UNIDAD TRES informéticos a nivel usuario porque estén disefados para agilizar las tareas. Y rchas Teaes NO nos damos el tiempo para capacitarnos y simplemente lo aprendemos ek buena de Dios’, con la consiguiente pércida de tiempo y dinero, Una estadistica de The Gardner Group dice que un empleads que no leva un curso de capacitacién en informatica tarda hasta siete veces més en ser productive con una nueva herramienta 3. Planificacion de actividades. La planificacién responde a las interrogantes “qué, mo, quién y cuando” de sus metas y prioridades. Ahora bien, debe ser igualmente ‘lexible para adaptarse rapidamente a los cambios, En el corto plazo, es decir, un di haga una lista de tareas y asigneles una prioiéad y un plazo de tiempo. Realice aquellas tareas menos agradables a primera hora del dia. 4. Organizacién personal, La ergonomia juega un papel crtico con respecto a un buen rendimiento, Evite improvisar escritorios para la computadora que no tengan bandejas especiales para el teclado, porque puede causar mucha fatiga y problemas de columna. Asimismo, ordene su escritorio para tener la informacién a la mano, bandejas de entrada y salida, maneje un archivo por proyecto, use un sélo directorio o agenda electronica, 5. Postergaciones y Prioridades. El arte de postergar es inherente a la naturaleza humana, no nos debemos sentir culpables por ello, pero si tomar las riendas Conscientemente de qué es lo que por lo general postergamos: tareas desagradables 0 demasiado simples, trabajos 0 proyectos nuevos, contactar con personas nuevas, resolver conflicos con personas dificiles ,etc.; y empezar por resolver esos asuntos primero. Las prioridades se deben fjar equilibrando dos conceptos: Importancia (alta 0 baja) y Urgencia (alta o baja), 8. Manejo de Reuniones. Evite ser participe de muchas reuniones para “conversar’ Defina una agenda y una finalidad. Aprenda a liderar las discusiones para que todos Puedan expresar sus opiniones y llegar a una conclusién, Haga un resumen después de cada reunién indicando las acciones pendientes de seguimiento. Distribuya répidamente el resumen y las conclusiones a todos los asistentes, 7. Uso adecuado del teléfono. Dediquele un tiempo para realizar y atender llamadas {eleténicas en bloque. Planifique el objetivo de sus llamadas y escribalas en un papel No pida que le devuelvan las llamadas; es mejor mantener el control y volver a llamar a luna hora exacta. Utlice un reloj de arena cerca del teléfono 0 péngase de pic, por ejemplo, para recordar ser breve e ir directo al grano. En conclusién, ganar tiempo es ganar dinero. Tenga presente la relacién costo-beneficio del empleo de su tiempo, tanto en cantidad como en calidad. Empiece ahora a cambiar Viejos habitos, poco a poco, y logre un mejor rendimiento, mayor creatividad, menos estrés y sobre todo, calidad de vida (Técnicas infailes para incrementer su Productividad personal ADMINISTRACION DEL TIEMPO Por Victoria Flérez Mazzini, http:www.umano.com.pefdocs/pdtiadm_tiempo.paf) 3.3 Efectividad en la administracién del tempo Etectividad (o sostenibilidad) para el manejo del tiempo, superador de la eficacia que s6lo Se preocupa por el logro de objetivos sin evaluar la relacion costo — beneficio y también de M.A. MARGOT OLIMPIA ESPINOBARROS SALINASoes HABILIDADES DIRECTIVAS 1 ee ; tos y al Feat darn £58 banco existe y se ame tiempo, cade aia te entrege 1440 minutes final del dia te quita los que no has usedo, por lo tanto depende de ti como Preciosas monedas llamadas tiempo. {so me leva a uns pregunta qué es el tiempo? La respuesta esque es un recurso que ce paces simacenar, no se puede reemplazar 0 no tiene sustitutes y por tiltime 10 Se puede dejar de consumir. Frente a esta realidad es necesario administrar est Fecurso correctamente, a eso le denominamos administracién del tiempo. ; ra La administracién del tiempo es determinar cémo usamos nuestro tiempo pal alcanzar nuestros objetivos en el menor tiempo posible. Para ello es necesario comenzar plantedndose objetivos para nuestra vida, y los tres ‘objetivos basicos que yo les recomiendo son: Salud, felicidad y éxito. En la medida que dediques el tiempo a estos tres objetivos lograrés un equilibrio en tu vida, que te permitiré crecer como persona, siendo un ejemplo para los demas. L2 salud es el mantenerse en buen estado fisico, para ello es necesario buena alimentacion y realizar ejercico fisicos que permitan trabajar resistencia, fiexibilidad fuerza. El objetivo es culdar el cuerpo que tenemos, logrando que este pueda durar ‘mas tiempo, ya que naturalmente por efectos del tiempo el cuerpo envejece y en ese Proceso se va deteriorando llevandonos a la extincién de la vida. La Felicidad es un estado de nimo decidido por ti, es una eleccién que tiene que ver Con tu mundo interno, es decir con aquello que ti puedes controlar como tu persona, {tu inteligencia, tus habilidades, tus resultados, tus logros, tu vida, por lo tanto debemos poner nuestra felicidad en funcién a nuestro mundo interno, porque sélo asi Podremos tomar el control de la felicidad y ser felices. Lo contrario es poner la felicidad en funcién a tu mundo externa, es decir a aquellos que no controlas, como el estado de animo de tu jefes, agradarle a los demés, buscar que una chica que nos gusta nos quiere, etc., lo cual pondria en riesgo tu felicidad, porque le darias a otros esa decisién ue te corresponde a ti Para ser felices debemos ser consistentes entre lo que queremos y hacemos, en la medida que hagamos lo que necesitamos para lograr nuestros objetivos seremos felices aun cuando no logremos alcanzar nuestros objetives. Lo mas importante al momento de tener un objetivo es entregar todo por tratar de alcanzar el objetivo, aun no alcanzéndolo, mientras hagamos eso seremos felices, porque sabremos’ que estamos en el camino correcto, lo demés es cuestién de tiempo, lo importante en ese Proceso es entregar todo de si, perseverar, aprender de las caldas, capacitarnos.y Continuar, si hacemos eso nos sentiremos felices con nosotros mismos, por que seremos consientes que estamos en el camino, que no nos hemos desviado y que tarde 0 temprano lo lograremos, lo importante es no desmayar y mejorar nuestras estrategias. La infelicidad nace de ta inconsistencia, de las contradicciones en tu vida, de los conflicts internes, por ejemplo soy gordo quiero adelgazar pero en el dia a din me M.A, MARGOT OLIMPIA ESPINOBARROS SALINASES HABILIDADES DiRECTIVASL peeban Te veces '8 eiciencia, ue se ocupa de optimiza el uso de ls recursos sin tener en cuenta @ 1 recurso fundamental: as necesidades de las personas involueradas en el proceso. 7 La efectividad puede hacer la diferencia en la calidad del clima relacional superar malsstar emocional que padecemos cuando tenemos la sensacién de correr 2 Problemas siempre desde atrés, atender sélo lo urgenite, vivir de crisis en crisis, etc. 3.4 Matriz para el manejo del tiempo: Cuadrante 1; Urgente - importante Crisis, Presién, "Apagar Incendios", Fechas Limites, Problemas Acuciantes (apremiantes), \rabajos dejados al tltimo, tareas para entregar de un momento a otro, citas olvidadas, celebraciones omitidas u olvidadas, etc. Cuadrante 2: No urgente - importante Planificacién, Visi6n, Valores, Preparacién, Recreacién verdadera, alimentacién sana, elercicio, integracién familiar, convivencias integradoras, crecimiento intelectual (cursos, conferencias, talleres, especializaciones, etc.) Cuadrante 3: No Importante - Urgente Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas, salidas no planeadas, festejos ocasionales, llamadas inesperadas, compras de Ultimo momento. Cuadrante 4: No importante — No urgente Actividades de Evasién (television, videojuegos, face, twitter, busquedas en internet de videos, musica 0 de personas que comparten bromas 0 experiencias, compras, ete), correo electrénico por diversién 0 esparcimiento, Trvialidades, Pérdidas de Tiempo, UNA LECTURA PARA REFLEXIONAR Administracién del Tiempo en nuestra vida, Si hubiera un banco que te diera todos los dias en la mafiana 1440 monedas de oro y en la noche al final del dia te quitard las monedas que no has usado, equé harias? ‘Seguro que gastarias en el dia hasta la diltima moneda WA MARGOT OLMPA SANORARROS SANUSHABILIDADES DIRECTIVAS 1 UNIDAD TRES Siento mas de lo que mi cuerpo necesita, soy un fumador quiero dejar de furar, no estaae, 2 dia fumo bastante, quiero ser un gran profesional pero en el dia @ dia Fo te so, todas esas contradicciones en tu vida site levarén a la infelicidad, porque pore crtrés bien contigo mismo, porque serds consiente de que pudiste dar més cael, coriclste, te sentiras frustrado, te sentirés mal con tu mundo interno, con todo quello que controlas pero que no utilzaste bien, oy tim el éxito, significa alcanzar ls objetives que te trazas, para ello es necesario QUe le dediques mas tiempo al trabajo estratégico que al trabajo operative. El trabajo hanat@sico es aquel trabajo que realizas para decidir qué vas a hacer y el operativo es Facet to deciaido 0 evar la préctic, si ti te equivocas en el trabajo estratégico ang endo hacer algo que no te generar valor, el hacerlo no tendrd sentido, s6lo te {ars perder tiempo, por lo tanto es importante que le dedques tiempo al trabajo estratégico, eeseret Presente estos tres objetivs, te permitré en el dia a dia prorzer, ser més estratégico que operative, tomar decisiones acertadas sobre el uso del tiempo, hacer lo ‘ue sea importante en tu vide y no perder tiempo, Fara saber que estamos utlizando correctamente el tiempo, acudiremas a la matriz del tempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las Gimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el grafico siguiente: GRAFICO Net MATRIZ DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO Urgente No urgerte e/a 0 | Actividades: Actividades: =| cree Prevencion & Problemas apremiantes |} Construirrelactones Actividades en retraso econocer oportunidades Planifacion, reeneaciin .| m 1. S] Acetate: Trivialdades ciexto corm, Interrupesonas Dasmadas, |] algun Mamodiay pérdalar | morerme Saepertemidie S| Exe itre miee || sere ream 5 | inmetines popuisme Simoes decompudsdor 2 ee ‘Chats; eine codes *S Coney Les 7 Bibkor dh gas Damen fear Como se puede observar en el grafico N° 1, la dimensién ideal es la que combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante I), si una persona se desenvuelve en esta WA MiRGOT OUMmA rmCRRROS AS EMHABILIDADES DIRECTIVAS | UNIDAD TRES imensién significa que planifica su vida y prioriza lo que tiene que hacer para alcanzer Sus objetives, cumpliendo con su plan En la dimensién de lo importante y urgente (Cuadrante 1), estén las personas ave Planifican, pero no cumplen con su plan, porque en el dia a dia distraen su tiempo en trRs cosas, felténdoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contre ¢! iempo. En la dimensién de lo no importante y urgente (Cuadrante IIT) estan las personas que 1no planifican, por lo tanto no saben que es lo importante y son reactivos porque Su vida esta en funcién de lo que tos demés quieren que haga, quienes lo presionan @ hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegit. Por tiltimo en la dimensién de lo no importante y no urgente (cuadrante 1V) estén las Personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, sélo pasar el tiempo dlvirtiéndose. Como usted podré observar la base de la administracién del tiempo esté en planificar ¥ cumplir con el plan que se tiene. La planificacién es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar, sino planificamos no sabremos hacia dénde vamos y por lo tanto no padremos priorizar. ACTIVIDADES: 1. Escribe que significan para ti cada uno de los tres objetivos que se proponen en la lectura, 2, Agrega uno o dos objetivos mas que a tu concepto también deben considerarse en tu Administracion del tiempo. 3. Elabora tu matriz de administracién del tiempo, identificando en que cuadrante ‘ocupas mas tu tiempo. M.A. MARGOT OLIMPIA ESPINOBARROS SALINAS js |