PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Paralelo Clases de Documentos

Cindy Natalia Luna Lara
Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena)

Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena)

Administración Documental en el Entorno Laboral
Curso Virtual
Bogotá D.C
2019
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Introducción

En el siguiente documento se dará a conocer las clases de documentos desde una

perspectiva didáctica muy general y resumida, iniciando por conocer la definición de
cada uno, seguido por la descripción de sus características principales, para
posteriormente resaltar sus principales similitudes y diferencias más marcadas con el fin
de comprender con mayor precisión cada uno de los conceptos aquí descritos.
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PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Documentos de
Ejemplos Gráficos Documentos electrónico Ejemplos Gráficos
Tipo archivo
Están determinados
por el lugar donde se
encuentra la Son toda la información
información que generada, envida, recibida y
Descripción produce una entidad almacenada en medios
ya sea pública o electrónicos en el que hacer de
privada en el una entidad.
desarrollo de sus
actividades.

-Almacenan información útil y relevante para la entidad u organismos de control.

-Tienen valor como testimonio o evidencia y además funcionan para la toma de decisiones.
Características -Tienen la valoración de patrimonio documental
similares -Tienen la facultad de transmitir conocimiento
-Poseen las características internas y externas propias de un documento

*El documento se *Se necesita de un aparato

puede leer sin ningún electrónico con lector del
tipo de intermediario formato en el cual este guardado
el documento para poder
* El contenido del visualizarlo.
Diferencias
documento no puede
ser alterado *El contenido puede ser
conservando su modificado y alterado si no
integridad posee una firma digital o de
autenticidad
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*La conservación de *Con el avance de las

los documentos si se tecnologías y la obsolescencia
hace correctamente de las mismas es fácil que el
puede alcanzar documento pierda su valor tanto
machismos años. primario como secundario

*Son tangibles *Es intangible

*Su difusión no *Es de fácil difusión

puede ser en masa al
mismo tiempo *Permite la comunicación entre
varias empresas
*No cooperan con la
política de cero papel *Favorece a la política de cero
papel
*La documentación
no debe ser extensa *Su extensión puede ser
porque ocupa mucho inmensa
espacio
*Disminuye los costos de
*Aumenta los costos operación al no necesitar
de operación personal que ocupe su tiempo
en la búsqueda y
*Su disponibilidad no acompañamiento para servicio
es inmediata al cliente.

*Disponibilidad inmediata.
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Diferentes tipos de
archivadores físicos
*Almacenamiento en archivos
Modo de (vertical, horizontal,
digitales, ejemplo: CD, Discos
almacenamiento folderama, mecánico
duros, USB, la web, etc.
entre otros)
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REFERENCIAS

García, J. C. (6 de Marzo de 2009). Archivo y Clases de Documentos. Recuperado el 28 de

Septiembre de 2016, de: https://goo.gl/2oqJMt

Monsalve, Y. (25 de Enero de 2011). Organización de Documentos. Recuperado el 28 de

Septiembre de 2016, de: https://goo.gl/6rnBlB