Postulante: Tutor

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES
FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACION

CARRERA DE BIBLIOTECOLOGIA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN
PROYECTO DE GRADO:
Diseño del Sistema de Archivos de Gestión y Archivo

Central para la Institución Club de La Paz
Para Optar a la Licenciatura en bibliotecología y ciencias

de la información
Postulante: Wendy Cristina Condori Quispe

Tutor: Lic. Simón Cuba
LA PAZ – BOLIVIA
I
Dedico a
Mi Tutor, Lic. Simón Cuba Quispe, quien
cooperó con sabios consejos la revisión y
aprobación de este Proyecto de Grado.
Dedico y agradezco asimismo
Al Directorio del Club de La Paz que me facilitó
información para la investigación.
Y, dedico con cariño
A mis padres y familiares que cooperaron con
paciencia y tolerancia
Para culminar este trabajo
II
ÍNDICE Página
I. INTRODUCCION…………………………………………………………..1
1. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.………………………………………..2

1. 2. JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………..3
II. MARCO TEORICO………………………………………………………...3
2.1. Legislación:…………………………………………………………………………..3
2. 1. 1. Legislación archivística…………………………………………………4
a) La vertiente técnica o archivística………………………………….4
b) La vertiente administrativa………………………………………...5
2.1. 2. La Nueva Constitución Política del Estado Plurinacional…………5
Articulo 99…………………………………………………………………………………5
Articulo 237………………………………………………………………………………..6
DS. 28168 / 17-05-05)…………………………………………………………………….6
2.2. La Información: el objeto de estudio de la documentación archivística…….7
2.2.1 Concepto de Documento de Archivo…………………………………….8

2.2.2. Definición de documento de archivo……………………………………9
2.3. Definición de archivo privado……………………………………………………11

2.4. Definición de sistema de archivo………………………………………………..11
2.5. Tipos de Archivos……………………………………………….………………….11
2.5.1 Definición de archivo de Gestión u Oficina…………………………..11

2.5.2 Definición de Archivo Central………………………………………….12
2.5.3 Definición de Archivo Intermedio…………………………………….13
2.5.4 Definición de Archivo Histórico………………………………………...14
2. 6. Tratamiento archivístico…………………………………………………………14
Definición………………………………………………………………………………...14
2. 6. 1. Identificación……………………………………………………………………14
III
2. 6. 1. 1. Clasificación………………………………………………….15
2. 6. 1. 2. Ordenar…………………………………………………….…15
2. 6. 1. 3. Instalar………………………………………………………..15
2. 6. 2. Valoración………………………………………………………………………15
2. 6. 3. Descripción…………………………………………………………………......16
2. 6. 4. Conservación……………………………………………………………………16
2. 7. Señalización…………………………………………………………………….....16
2. 8. Transferencia………………………………………………………………………16
2. 9. Servicio……………………………………………………………………………..17
III. MARCO METODOLOGICO……….………………………………...17
3. 1. Observación………………………………………………………………………..18
3.1.2 La observación científica se aplicaran las…………………………….21
a) Directa y Participante……………………………………………….21
b) Indirecta………………………………………………...……………..22
3. 2. La Entrevista………………………………………………………………………22
Desarrollo de la entrevista…………………………………………………………….23
IV. MARCO INSTITUCIONAL…………………………………………24
4. 1. Historia de la institución………………………………………………………...24
4. 2. Historia del archivo……………………………………………………………….25
V. ANALISIS SITUACIONAL………………………………………….25
5. 1. Estudio técnico…………………………………………………………………….25
5. 1. 1. Tamaño del proyecto…………………………………………………..25

5. 1. 2. Ubicación del proyecto…………………………………………………26
IV
5. 1. 3. Proceso productivo y / o servicios…………………………………….26
5. 2. Estudio jurídico……………………………………………………………………26
5. 3. Estudio social………………………………………………………………………27
5. 4. Estudio de la capacidad organizacional……………………………………….28
5. 5. Estudio financiero………………………………………………………………...28
5. 6. Análisis FODA………………………………………………………………….…28
FODA INSTITUCIONAL DEL CLUB DE LA PAZ………………………………..29
5.6.1 Estrategias………………………………………………………………...30
VI. VISION – MISION Y OBJETIVOS………………………………..31
6. 1. VISION………………………………………………………………………..……31
6. 2. MISION…………………………………………………………………………….31
6. 3. OBJETIVO GENERAL…….…………………………………………………….31
6. 3. 1. OBJETIVO ESPECÍFICOS………………………………………………31
VII. PLAN DE ACCION……………………………………………………32
7. 1. PRIMERA FASE………………………………………………………………….33
7.1.1. Centralización de la documentación………………………………………….33
7.2. SEGUNDA FASE………………………………………………………………….34
7. 2. 1. DISEÑO DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y

CENTRAL……………………..……………………………………………………….34
7. 2. 2. Componente del sistema de archivos del Club de La Paz………………..35
• El Archivo de Gestión u Oficina…………..………………………………35

• El Archivo Central……………………………………………………35
• El Archivo Intermedio………………………………………………..35
V
• El Archivo Histórico…………………………………………………..35
Fases de ciclo vital de los documentos……………………………………………...36
7. 2. 2. 1. Área de Secretaria General…………………………………………..….37
Funciones…………………………………………………………………………38
Procedimiento…………….………………………………………………….…..38
7. 2. 2. 2. Archivo de Gestión u Oficina…………………………………………...…40
Funciones del Archivo de Gestión……..……………………………………………..40
7. 2. 2. 3. Archivo Central……………………………………………………………..42
Funciones del Archivo Central……………………………………………………......42
7. 2. 3. Procedimientos para la organización del sistema de archivos………….44
7. 2. 3. 1. ARCHIVO DE GESTIÓN U OFICINA………………………………….44
Actividades……………………………………………………………….………………44
Organización de la documentación de archivo de gestión u oficina……………..45
Agrupación de los documentos administrativos………………………………...….46
1. Series documentales…………………………………………………………46
2. Correspondencia……………………………………………………………...47
3. Libros de registro…………………………………………………………….48
4. Expedientes………………………………………………………………...…49
Tratamiento Archivistico.……………………………………………………………...50
A) Identificación…………………………………………………………………………50
a. Clasificar…………………………………………………………………………50
b. Ordenar…………………………………………………………………………..50
VI
c. Instalar………………………………………………………………………...…52
B) Valoración…………………………………………………………………………….52
Eliminación de documentos duplicados……………………………………….……53
C) Descripción…………………………………………………………..……………….53
Rotulación de las unidades de conservación instrumentos de control y

descripción documental……….…………………..……………………………………53
D) Conservación…………………………………………………………………………55
E) Transferencia……………………………………………………………...…………56
Redacción de la hoja de transferencia de documentos…………………………….57
Formalización de la transferencia……………………………………………………57
7. 2. 3. 2. ARCHIVO CENTRAL……………………………………………………...58
7. 2. 3. 2. 1. Organización del Archivo Central……………………………………..58
A. Identificación……………………………………………………………………..58
o Principio de Procedencia……………………………………………………….59
o Orden Original o a la estructura orgánica – institucional………………..59
1. 1. Identificación del organismo productor……………………………………….59
1. 1. 1. Instrumentos resultantes de la Identificación del Organismo
Productor…………………………………………………………………………………60
• Índice de Organismos………………………………………………………60
• Repertorio de Organigramas………………………………………………60
• Índice Legislativo……………………………………………………………60
VII
1. 2. Identificación del elemento funcional……………………………..…………...60
1. 2. 1. Las funciones que cumplen los Socios y el personal del Club de La Paz
son…………………………………………………………………………………………60
1. 3. Identificación del tipo documental……………………………………………..65

1. 3. 1. La documentación que genera el Club de La Paz…………………………65
a) Clasificación………………………………………………………………………66
 Organización del fondo documental………………………………………….67
 Orgánico……………………………………………………….....67
 Funcional…………………………………………………………68
b) Ordenar........................................................................................................68
 Ordenación interna de los expedientes………………………………………68

 Ordenación de las series documentales…………………………………..…68
Señalización de los documentos………………………………………………………69

o Señalización de carpetas……………………………………………………….69
o Señalización de carpetas suspendidas……………………………………….70
o Señalización de cajas de archivo definitivo…………………………………70
c) Instalar……………………………………………………………………………..70
B) Valoración………………………………………………………………………….72
Valores primarios…………………………………………………………………….....72
*Valor administrativo…………………………………………………………..72
*Valor legal y jurídico……………………………………………………….….72
*Valor fiscal……………………………………………………………………...72
*Valor contable………………………………………………………………..…72
Valor segundario…………………………………………………………………….….72
*Valor informativo………………………………………………………………72
VIII
*Valor histórico………………………………………………………………….72
Plazos de conservación………………………………...……………………………….73
Transferencia………………………………………..………………………………..73
Características que deben reunir las series que se transfieran…………………73
• El cuadro de clasificación y codificación…………………………………………..73

• El calendario de conservación y eliminación……………………………………..73
• El sistema de descripción y de gestión…………………………………………….73
Establecimiento de los plazos de transferencia y custodia…………...…..73

Selección…………………………………………………………………...……………..76
Eliminación…………………………………………………..……………….………….76
1.- Las copias y los duplicados de documentos originales………………………...76

2.- Las copias y duplicados de documentación contable…………………………..76
3.- Las notas internas…………………………………………………………………..76
4.- La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas……....76
5.- Los faxes……………………………………………………………………………...77
Comisión de evaluación y aprobación de eliminación documental………………77
C) Descripción………………………………………………………………….…..…77
3. 1. Elaboración de los instrumentos de consulta…………………………………78

3. 1. 1. Instrumento de control……………………………………………………79
3.1.1.1. El Cuadro de Clasificación…………………………...…..79

*Estructura……………………………………………………………....80
1.- Tabla general………………………………………………………………………...81
2.- Tablas auxiliares………………………………………………………………...….81
3.- Índice………………………………………………………………………………….81
IX
*Código de clasificación………………………………………………...81
3. 1. 2. Instrumento de descripción…………………………………………………..82
3. 1. 2. 1. Guías generales……………………………………..82
3. 1. 2. 2. Inventarios…………………………………………..82
3. 1. 2. 3. Catálogos……………………………………………..83
3. 1. 3. Instrumento de difusión………………………………………………...…….84
D) Conservación……………………………………………………………………...84
Diagrama de flujo de Tratamiento Archivistico……………………………………85
7. 3. TERCERA FASE………………………………………………………………….85
7. 3. 1. Instalación: Local, Equipo y Materiales…………………………………...85
7. 4. CUARTA FASE……………………………………………………………………87
7. 4. 1. Automatización…………………………………………………………………88
a) Razones Estratégicas…………………………………………..90
b) Razones Financieras…………………………………...……….91
c) Razones Técnicas………………………………………………..91
7. 4. 2. Digitalización………………………………………………………...…………91
7. 5. QUINTA FASE……………………………………………………………………91
7. 5. 1. Servicios…………………………………………………………………………92
7. 5. 1. 1. Consulta……………………………………………………………………..92
a) Los archivos de oficina….……………………………………………………….92
b) Los archivos centrales…………………………………………………………..92
7. 5. 1. 2. Préstamo y reproducción simple………………………………………….93
X
a) Préstamo de documento…………………………………………………….93
b) Reproducción simple………………………………………………………...94
CRONOGRAMA……….…………………………………………………………………………95
PRESUPUESTO……………………………………………………...………………………….96
INDICADORES DE EVALUACIÓN…………………………………………………99
CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES………………………………………..100
BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………….102
ANEXO………………………………………………………………………………………….1-84
XI
ÍNDICE DE ANEXOS Página
MANUAL Y NORMA DE FUNCIONAMIENTOS DEL SISTEMA DE

ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL……………………….……………………..2
MARCO METODOLOGICO……………………………………………………….…...7
DIARIO DE CAMPO # 1……...………………………………………………………...8
DIARIO DE CAMPO # 2……...………………………………………………..……..10
DIARIO DE CAMPO # 3……...………………………………………………………11
DIARIO DE CAMPO # 4……………..……………………………………………….12
El Archivo de Gestión u Oficina (anexo I)………………………………………….15
El área de la administración contable (anexo 2)………………………………......21
El Área del Tribunal de Honor (anexo 3)…………………………………………...28
El Depósito (anexo 4)……………………………………...……………………….......32
A) MATRIZ DE LA ENTREVISTA………….……………………..…………….… 50
B) MATRIZ DE CATEGORÍAS……………………………...……………………….51
DIAGRAMA DEL SISTEMA CLASICO DE ARCHIVOS……………………..….52
HOJA DE RUTA DE LA SECRETARIA GENERAL…………………………......54
HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIAS…………….…………………..56
ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCION……………………….………………….59
CLASIFICACION ORGANICA……………………………….………………………61
SEÑALIZACIÓN DE CARPETAS (EXPEDIENTES)……………..…………...…64
SEÑALIZACIÓN DE CAJAS DE ARCHIVO DEFINITIVO…………..…………66
CUADRO DE CLASIFICACION………………………………………..……………69
INVENTARIO SOMERO…………………………………………...…..……………..71
DIAGRAMA DE FLUJO DEL TRATAMIENTO ARCHIVISTICO……..………73
FORMULARIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTO Y TESTIGO…………….75
TIPO DE ESTANTES………………………………………………………………….78
PLAN DE ACCION……………………………………………………………….…….82
XII
Diseño de Sistema de Archivos de Gestión y Central para la Institución Club de La Paz.
I. INTRODUCCION
El presente proyecto de grado, del Diseño de Sistema de Archivos para la
Institución Club de La Paz, tiene el objeto de preservar y conservar el
patrimonio documental tanto en el área operativa como administrativa.
La importancia de la aplicación de este diseño de sistema de archivos, es

mejorar el manejo de la documentación, ya que se constituye como testimonio y
evidencia de las actividades llevadas a cabo, quedando en la memoria e
historia, para considerarse patrimonio documental de la institución ,
considerando necesario para facilitar el rápido acceso a la información.
En la primera, parte damos algunos datos indispensables para la comprensión

del tema que nos interesa, es decir, la incidencia de las leyes. Revisaremos
brevemente el avance y estado actual de las que se refieren específicamente a
los archivos, subrayando que podrían facilitar el tratamiento de los
documentos.
Cualquier legislación sobre documentos debe definir con precisión toda la

terminología pertinente, con inclusión de documentos públicos y privados.
Una vez agrupada la documentación se iniciara con la organización que es la
elaboración y relevamiento de la información para la administración de los
documentos del Club de La Paz, se organizara de acuerdo a los siguientes
niveles Fondo, Sub.Fondo, Sección, Sub.Sección, Series y Sub.Serie., para
proyectar el trabajo se planteara la aplicación de normas internacionales como
el Tratamiento Archivistico, que consiste en A) Identificar (clasificar, Ordenar
y instalar), B) Valorar se determinara los valores primarios y segundarios de
las series, C) Describir se elaborara los instrumentos de control: los cuadros de
clasificación, y los instrumentos de descripción: inventario, se utilizara los
caracteres de la Norma ISAS (G) el formato fue elaborado de acuerdo a los tipos
y series documentales, C) Conservar, la preservación de la documentación, la
-1
instalación documental en los estantes, posteriormente se realizara el registro

topográfico para la ubicación física de los documentos en el Sistema de Archivos
de Gestión y Central, todo esto para testimoniar las diferentes actividades de la
institución CLUB DE LA PAZ.
Poseer un sistema de archivos adecuado a las necesidades de la institución

facilitará en gran medida la fluidez de la búsqueda de documentación, así
también revalorizara el nombre de la institución por quedar organizada,
ordenada y comprometida con la seguridad del patrimonio documental.
“La institución CLUB DE LA PAZ se dedica a generar un centro social y

cultural con características de casa grande de los bolivianos, sin perder las
raíces de su identidad, sus tradiciones y su prosapia.”
Todas las ciudades capitales del planeta poseen una institución que congrega a
lo más grande de su sociedad, por encima de diferentes circunstancias, credos o
ideas políticas. Un lugar reservado para caballeros y damas, por su trato, su
moral y sus costumbres.
1. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Club de La Paz, una Institución Social y Cultural desde su fundación, ha

generado y acumulado mucha documentación que no ha sido tratada de manera
conducente, no se aplican normas y procedimientos archivísticos por el
personal y la secretaria, al margen de ser personal transitorio, que ha tenido a
su cargo el manejo y uso del archivo, provocando hacinamientos, extravió y
dispersión documental, hecho que dificulta el acceso a la información para la
toma de decisiones, la atención al requerimiento interno y externo, las
actividades desarrolladas y que pueden ser considerada de valor histórico; pero
por la falta de un sistema de archivos, la organización documental, carece de
-2
estos servicios, corriendo el riesgo de perder esa valiosa información y la

conservación del patrimonio documental.
1. 2. JUSTIFICACIÓN
Es una necesidad diaria de la Institución, poder acceder rápidamente a la

información custodiada y organizada a través de un sistema de archivos para
ofrecer una mejor atención a los socios y personal de la institución. A partir de
esta visión, el presente trabajo será diseñado y desarrollado en vista de un
problema real y palpable.
Los documentos son testimonios vivos considerados como patrimonio histórico y

cultural de la institución, y ligados a su historia, a su vida contemporánea y a
su quehacer diario.
II. MARCO TEORICO
El objetivo de esta legislación es que las entidades tanto públicas como

privadas conserven en sus repositorios respectivos los documentos que generan,
indistintamente del tipo de soporte e información registrados en el.
Revisaremos brevemente el avance y estado de las leyes que se refieren

específicamente a los archivos, subrayando que estas podrían facilitar el
tratamiento de documentos.
2.1. Legislación: fem. Acción de legislar.// Conjunto de leyes de un país, sobre

cierta materia, etc.// Der. Conjunto o cuerpo de leyes por los cuales se gobierna
un Estado o una materia determinada. (Arévalo P. 154p.).
-3
2. 1. 1. Legislación archivística
El acceso a la información, imperativo básico y esencial para garantizar el goce

pleno de los derechos ciudadanos, y fortalecer a un Estado moderno, es una
obra en construcción en Bolivia.
En Bolivia se han realizado varias iniciativas en ese sentido desde 1990, siendo
los más importantes las llamadas “leyes transparencia” 1178 (1990: Ley del
Sistema de Administración y Control Gubernamentales), y 2341 (2001: Ley de
Procedimiento Administrativo), que buscan garantizan el acceso a la
información pública para fines de control interno y el derecho de acceso a la
información en base al precepto del interés institucional para controlar la
administración del gasto institucional y por otra parte el derecho legítimo del
administrado.
Es así que la praxis archivística se sustenta en dos vertientes fundamentales:
a) La vertiente técnica o archivística.

b) La vertiente administrativa
a) La Vertiente Archivística
Uno de los Autores más consagrados de esta primera vertiente es Gunnar

Mendoza, quien en 1961 hace aprobar el Decreto 5758, que instruye a las
instituciones nacionales, la transferencia de documentación con antigüedad
superior a los 35 años al archivo nacional, Si bien la norma no fue ejecutada
tuvo mérito de instruir dictamen de “documento histórico” a aquel que
alcanzare la edad de 35 años.
“Este cuerpo normativo, incide en la administración documentaria y

archivística sobre todo del sector público, a lo largo de su ciclo vital, cruzando
de manera transversal las distintas fases del ciclo vital de las
documentaciones”.
-4
b) La Vertiente Administrativa
El servicio de los archivos, que esencialmente es fedatario, que está regido por
el Código Civil y el Procedimiento Civil, que dictaminan el carácter de copias
legalizadas y certificaciones con valor legal, siempre que estos sean extendidos
por funcionarios competentes a cargo de los archivos institucionales.
“En esta vertiente viene de los profesionales de administración de empresas y

del ámbito de la Contraloría General de la República, que introdujo en Bolivia
el moderno sistema de administración y control gubernamentales, basando su
efectividad en el acceso oportuno a la información oficial y la consiguiente
necesidad de mantener organizado el archivo institucional.
2.1. 2. La Nueva Constitución Política del Estado Plurinacional
A partir de la Promulgación de la Constitución Política del Estado, el 7 de

diciembre de 2009, Bolivia ingresa en la Era del acceso libre a la información,
que revoluciona el derecho de petición y cambia radicalmente el espíritu de
servicio fedatario.
La constitución además del derecho al libre acceso a la información pública y el

derecho de petición que ahora se puede ejercitar en plano de la informalidad y
sin mayor requisito que la identificación del peticionario, incorpora en su texto
importantes instituciones jurídicas de última generación, tales como el régimen
de reserva, la acción de protección de privacidad y la acción de cumplimiento de
la constitución.
Articulo 99
I. El patrimonio cultural del pueblo boliviano es inalienable,

inembargable e imprescriptible. Los recursos económicos que genera
-5
se resguarda por la ley para atender prioritariamente a su

conservación, preservación y promoción.
II. El Estado garantiza el registro protección, restauración

recuperación, revitalización, enriquecimiento, promoción y difusión
de su patrimonio cultural, de acuerdo con la ley.
III. La riqueza natural, arqueológica, paleontológica, histórica,

documental, y la procedente del culto religioso y del folklore, es
patrimonio cultural del pueblo boliviano, de acuerdo a ley. (CPE,
Art.99; 17 p.).
Artículo 237.
I Son obligaciones para el ejercicio de la función pública.
1. Inventariar y custodiar en oficinas públicas los documentos propios de la

función pública, sin que puedan sustraerlo ni destruirlo. La ley regulara
el manejo de los archivos y las condiciones de destrucción de los
documentos públicos.
2. Guardar secretos, respectos a las informaciones reservadas que no

podrán ser comunicadas incluso después de haber cesado en las
funciones. El procedimiento de calificación de la información reservada
estará prevista en la ley.
II. La Ley determinara las sanciones en caso de violación de estas

obligaciones. (CPE, Art.237; 33 p.).
DS. 28168 / 17-05-05) Garantizar el acceso a la información, como derecho

fundamental de toda persona y transparencia en la gestión del Poder Ejecutivo.
Con esta base normas se vino aplicando la archivística en Bolivia, señalamos
que en el momento está en estudio el anteproyecto de Ley del Sistema de
Archivo de Bolivia.
-6
De forma general podemos señalar que estas leyes y DS. Nos da un horizonte
sobre el manejo documental en nuestro país, que todas las personas que
desempeñan funciones como empleados de instituciones públicas y privadas ya
sean de planta, contrato o consultores están obligados a conservar
adecuadamente y evitar la destrucción de los documentos que hayan generado
y recibido en su gestión, en razón de su cargo y entregar los mismo al cesar en
sus funciones.
2.2. La Información: el objeto de estudio de la documentación archivistica
El término “información” no es fácil de delimitar. Por un lado, tiene una gran

variedad de connotaciones en los diferentes campos del saber y en las distintas
actividades sociales. Por otro, la información forma parte consustancial de la
existencia del hombre, por lo que se encuentra imbuida en su presente y en su
pasado, así como en un entorno físico, emocional e intelectual en constante
evolución y cambio.
La Documentación se ocupa de la información que produce el hombre y es el

resultado, entre otros, de investigar los fenómenos de la naturaleza; estudiar
las manifestaciones, el comportamiento y el pensamiento del ser humano en
sus distintos aspectos; analizar los restos materiales, biológicos y geológicos
que perduran a través de los siglos; o interpretar los documentos resultado de
las distintas actividades que realiza y ha realizado el hombre a lo largo de su
historia.
Pero el hombre también genera información que es consecuencia de los

conocimientos que adquiere al leer, interpretar y analizar la información
producida por otros. Se produce información porque se adquieren nuevos
conocimientos, directa o indirectamente. Es decir, a través de la interpretación
-7
del entorno o mediante el acceso a información registrada. (Moscoso, C., 2010,

25-43 p.)
2.2.1 Concepto de Documento de Archivo.
La materia prima de los archivos son los documentos. Pero es preciso delimitar
los diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de
archivo, ya que el concepto de documento varía substancialmente según se le
mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias
relacionadas con el mismo: historiadores, diplomatistas, juristas, archiveros,
bibliotecarios, documentalistas, museólogos.
En un sentido muy amplio y genérico, documento es un objeto corporal

producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que
demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en
un soporte perdurable que contiene información. (NUÑEZ CONTRERAS, Luis;
1983, 31 p.)
A partir de este concepto amplio podemos ir limitándolo y reduciéndolo a

campos más restringidos. Por un lado documentos considerados como fuentes
narrativas, artísticas, informativas y científicas, producto de la imaginación, la
creación y la investigación: el material clásico de bibliotecas, museos, y centros
de documentación. Por otro, fuentes documentales reflejo de las relaciones y
actividades del hombre y de la sociedad, siempre entendidas como testimonio,
es decir, instrumento fehaciente, que da fe de un hecho y que prueba o justifica
la certeza o verdad de una cosa. Son lo que consideramos documento de
archivo, generalmente identificados con los documentos administrativos,
aunque se refieran tan sólo a la vida administrativa de una persona (p. e. carné
de identidad o permiso de conducir). Incluso podemos reducir aún más el
concepto, dividiendo el documento de archivo en dos clases: de naturaleza
exclusivamente jurídica, que engendran derechos y obligaciones, y de
-8
naturaleza administrativa, que no tienen naturaleza jurídica pero que sin

embargo son documentos testimoniales, auténticos, objetivos y, por tanto,
verídicos o fehacientes.
En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora,

así como las demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e
internos, su finalidad y el medio por el cual ha llegado al archivo. Por esto, tan
sólo considerado como ligado a los demás documentos que forman el conjunto
documental es como tiene sentido científico archivístico. El documento único,
aislado, sin conocimiento de su procedencia orgánica, carece de este sentido.
De aquí se derivan los principios fundamentales que diferencian a la

Archivística de las demás Ciencias de la Documentación: el carácter seriado de
los documentos, el sentido del archivo como conjunto orgánico de documentos y
nunca como colección documental, y el principio de procedencia. (Fuster Ruiz,
Francisco; 2011, 104 p.)
2.2.2. Definición de documento de archivo.
El Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección

de Archivos Estatales Españoles lo define de esta manera: “Un documento de
archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de
sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo
con unas características de tipo material y formal.” (DTA.1993, 30 p.).
Nuestra definición de documento de archivo se hace más amplia o extensiva,

atendiendo a todos sus caracteres externos e internos, (que enumeramos de
forma didáctica para que quede constancia clara de los mismos) y a su relación
con la entidad productora:
-9
(Caracteres externos): "Documento archivístico es toda expresión testimonial,

en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica,
manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte
documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o
electrónica), generalmente en ejemplar único, (aunque puede ser multicopiado
o difundido en imprenta), (Caracteres internos): ... de carácter auténtico,
objetivo e imparcial, esencialmente administrativo y/o jurídico, generado en
cualquier fecha, de forma automática y espontánea, conservado íntegro en
forma original, indivisible, seriado o unido a otros de su especie por un vínculo
originario y necesario, interdependiente o interrelacionado (condicionando a los
demás y siendo por ellos condicionado), y formando parte de un fondo o
conjunto orgánico.
(Relación con la entidad productora): ... producido, recibido y acumulado, como

resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad
pública o privada, en cumplimiento de sus funciones o fines jurídicos y/o
administrativos y conservado como prueba, información y continuidad de
gestión”.
Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una

persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de
carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus
actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de
información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético,
película y fotografía, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de
necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien. (Fuster
Ruiz, Francisco; 2011, 104 - 105 p.)
- 10
2.3. Definición de archivo privado
Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus

funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso de actividades no
regidas por el derecho público. (DTA.1995, 24 p.)
2.4. Definición de sistema de archivo
Señalamos que define cuatro tipos distintos de archivos, a los que corresponde
otras tantas etapas del ciclo vital de los documentos y que se diferencia entre sí
por las funciones específicas que les corresponde a cada uno de ellos. (Cuba, S.
20 p.)
Conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento,

coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y
difusión del Patrimonio Documental. Compone el sistema archivístico, los
archivos, los servicios archivísticos, la administración de archivos, la legislación
archivística, y el personal (DTA. 1995, 52 p.).
2.5. Tipos de Archivos
2.5.1 Definición de archivo de Gestión u Oficina
Tiene la fuente esencial la conservación de la documentación mientras dura su

trámite o la necesidad de utilización es constante.
La organización de los documentos en esta primera etapa determinara las

posibilidades de tratamiento de todas las demás. Esta organización debe
basarse exclusivamente en mantener diferenciados los distintos tipos de
expedientes en lo que se materializan las competencias que tiene asignadas la
oficina productora.
- 11
Entre todos los Archivos de Oficina y el Archivo Central debe existir una
estrecha relación funcional. (Conde, M. 20 p.)
Dentro el ciclo vital de los documentos, es el archivo de oficina que reúne la

documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con
carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que
superen los cinco años de antigüedad (DTA. 1995, 20 p.)
2.5.2 Definición de Archivo Central
Los archivos centrales, llamados también “memoria institucional”, se generan

cono resultado de la transferencia documental desde los archivos de gestión,
tarea que se ejecuta en estricta aplicación de los calendarios de conservación y
las tablas de retención. Es la autoridad técnica institucional, por lo que tiene la
función de coordinar y controlar el fundamento de los archivos de gestión.
Conserva y administra los documentos transferidos hasta la prescripción del

valor legal, es decir hasta 15 años de antigüedad. El archivo central tiene la
misión de recoger, conservar y sistematizar la totalidad de documentaciones
resguardadas en los archivos de gestión.
El archivo central aplicara el Principio de Procedencia, en su acepción del

respeto a la estructura interna del fondo, y el respecto al orden original de las
series (expedientes y carpetas), que serán conservadas hasta su transferencia
al archivo intermedio. La responsabilidad del archivo central termina con la
transferencia de facciones de Sección del Archivo Central al Archivo
Intermedio. (Oporto y Campos; 105 p.).
Recibe la documentación que transfiere los archivos de oficina que compone la

estructura de una organización, una vez que las necesidades de utilidad no son
- 12
constantes, además del servicio a los archivos de oficina, su misión esencial es

el estudio y valoración de las series documentales,
Es el órgano básico de control del tratamiento de la documentación producido

por cada organismo (Conde Villaverde, M. 23 p.)
Dentro del ciclo vital de los documento es el que coordina y controla el

funcionamiento de los distintos archivos de oficina o de gestión y reúne los
documentos trasferidos una vez terminado su trámite y cundo su consulta no
es constante, en virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo
excepciones o no pueden custodiar documentos que superen los treinta años de
antigüedad. (Cuba S. 2009; 23 p.)
Es el eje del sistema de archivos de la administración. Debe por lo tanto

mantener una relación constante con los archivos de oficina y con el archivo
intermedio.
2.5.4 Definición de Archivo Intermedio
Recibe la documentación transferida por los archivos centrales de los distintos

organismos cuando las necesidades de consulta por parte de la administración
productora son solo esporádicas.
Si al desaparecer la vigencia administrativa no se han desarrollado otros

valores que determinen su conservación permanente, la documentación debe
ser eliminado de acuerdo con las normas técnicas establecidas, en caso
contrario, los documentos deben ser transferidos al Archivo Histórico que
corresponda. (Conde Villaverde, M. 20p.).
Es aquel al que se transfieren los documentos desde los archivos centrales

cuando su consulta por los organismos productores se hace esporádica y en el
que permanece hasta su eliminación o transferencia al archivo histórico. En
- 13
virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, los

archivos intermedios no pueden conservar documentación que superen los
cincuenta años de antigüedad. (DTA. 1995, 22 p.).
2.5.4 Definición de Archivo Histórico
Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que ha de transferir desde
el archivo intermedio la documentación que debía conversarse
permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de eliminaciones por
parte de la comisión superior calificadora de documentos administrativos.
También puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
deposito, adquisición, etc. (DTA. 1995, 22 p.).
2. 6. Tratamiento archivístico
Definición
Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que compone el

proceso del control intelectual y físico de los fondos o a lo largo del ciclo vital del
documento. . (Cuba, S. 2011, 320 p.).
Con el tratamiento archivístico es donde determina la tipología documental las

series y sub.Series documentales que se encontraran. En esta fase se esboza un
planeamiento de identificación, estudio y valoración de las series documentales
producidas por el organismo productor donde se iniciara la clasificación,
ordenación de la documentación. (Arévalo, V. 2003).
2. 6. 1. Identificación
Es la primera fase del tratamiento archivístico y consiste en el análisis de la

organización de las funciones de las personas físicas o jurídicas, publicas, que
produjeron series y tipos documentales.
- 14
Clasificación, operación intelectual que consiste en el establecimiento de las

categorías y grupos que refleja la estructura jerarquía del fondo de la
institución. Esta etapa tiene como objetivo la aplicación de dos principios
básicos de la archivística. (Cuba, S. 2009, 47 p.)
2. 6. 1. 1. Clasificación
Se procederá a clasificar por series de acuerdo con su origen y procedencia. Se

establecerá categorías y grupos donde reflejara la estructura jerárquica del
fondo de la institución. Es el primer paso del proceso y de acuerdo al proyecto
propuesto se realizara durante la gestión la identificación de los documentos,
expediente por expediente en el siguiente orden, en forma cronológica y
alfabética. Al mismo tiempo se realizara. (Cuba, S. 2009, 48 p.)
2. 6. 1. 2. Ordenar
Se ordena la documentación dentro de cada (serie) estableciendo las secuencias

de las categorías y grupos de acuerdo con el orden cronológico o alfabéticos,
geográfico (regional) temático respetando el orden actual (orden original) con
respecto a su generación. (Cruz, J. 1994, 250 p.).
2. 6. 1. 3. Instalar
Se instala la documentación en sus correspondientes estantes, debiendo contar

con ubicación topográfica. Finamente si la documentación tuviera codificación
que está siendo utilizada hasta la fecha. (Cruz, J. 1994, 251 p.)
2. 6. 2. Valoración
Señala que la valoración es la fase del tratamiento archivístico que consiste en

analizar y determinar los valores primarios y segundarios de las series
documentales fijando los plazos de transferencia acceso y conservación o
limitación total o parcial. (Arévalo, V. 2003).
- 15
2. 6. 3. Descripción
Destina a la elaboración de los instrumentos de información para facilitar el

conocimiento y consulta de los documentos organizado en archivos. (Cuba, S.
2009, 50 p.).
La descripción es la parte de la tarea archivística que engloba las diversas

actividades desplegadas por el archivero para elaborar los instrumentos que
faciliten el acceso a los fondos. (Schellenberg, T. 1961, 21 p.).
2. 6. 4. Conservación
Es la fase fundamental de la preservación o prevención de posibles alteraciones

físicas de los documentos y soportes documentales y por ende la información en
ellos contenidas. Convertido en patrimonio documental mucho de estos
expedientes de valor permanente interesan a la administración de la
institución quien preservara y garantizara su custodia. (Cuba, S. 2009, 51 p.)
2. 7. Señalización
Acción y efecto de señalizar. Cualquier sistema de señales propio para

comunicar, dirigir o ejecutar alguna cosa.
Señalización es el conjunto de estímulos que condiciona la actuación de las

personas que los captan frente a determinadas situaciones que se pretender
resaltar. (MundoArchivistico.com. Diccionario)
2. 8. Transferencia
Acción u operación de transferir. // Es el paso de los documentos del archivo

administrativo al archivo Histórico y tiene lugar después de un plazo más o
- 16
menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido

valorados y seleccionados, en el archivo central o en el intermedio, para
conservación permanente y utilidad científica. // Es la operación de trasladar
los expedientes cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica a
los archivos de transferencia y concentración mientras prescribe el término de
conservación fijado por la ley, por opinión de las dependencias tramitadoras, o
de acuerdo con el trámite de vencimiento, a fin de no ocupar espacio vital en el
archivo de trámite. Esta operación deberá llevarse a cabo de acuerdo con las
subunidades de análisis de trámite. Así se llama al lapso de conservación de un
expediente, comprendido entre la fecha de terminación de su trámite y la fecha
en que cause baja. (MundoArchivistico.com. Diccionario).
2. 9. Servicio
Acción de servir. // Prestar acto que se realiza para servir a alguien o a algo. Se
aplica particularmente a los prestados como empleado o en una carga.//
actividad que consiste en servir.// de estado de alguien o algo que esta sirviendo
en la cosa para que estas destinado o a que está obligado.// organización oficial
o privada destinada a prestar ciertos servicios.( Arévalo, V. 2003)
III. MARCO METODOLOGICO
La metodología que se aplicó son:
El enfoque cualitativo:
- Técnica de la observación científica

 Directa y participante
 Indirecta
- Técnica de la entrevista
Se desarrollaran en el proyecto dos tipos de técnicas de investigación, el
primero nos ayudara a observar la realidad de los problemas, y el segundo nos
- 17
relatara las necesidades que tienen los socios y el personal administrativo de la

institución.
3. 1. Observación
Es la percepción dirigida a la obtención de información sobre objetos y

fenómenos de la realidad; es un procedimiento intencionado, selectivo e
interpretativo de la realidad mediante la cual se asimilan y explican los
fenómenos perceptibles del mundo real. Se la aplicara para conocer.
Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o

cosa, tomar información y registrarla para su posterior análisis.
La observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en

ella se apoya el investigador para obtener el mayor número de datos. Gran
parte del acervo de conocimientos que constituye la ciencia ha sido lograda
mediante la observación.
Existen dos clases de observación: la observación no científica y la observación

científica. La diferencia básica entre una y otra está en la intencionalidad:
observar científicamente significa observar con un objetivo claro, definido y
preciso: el investigador sabe qué es lo que desea observar y para qué quiere
hacerlo, lo cual implica que debe preparar cuidadosamente la observación.
Observar no científicamente significa observar sin intención, sin objetivo
definido y por tanto, sin preparación previa.
La observación es participante cuando para obtener los datos el investigador se

incluye en el grupo, hecho o fenómeno observado, para conseguir la información "desde
adentro". (Flick, U.1920, 154-155p.)
- 18
La observación
¿Que debe ser observado? ¿Cómo se puede resumir estas

observaciones?
El control de la documentación de la
institución Club de La Paz, en cuanto * No cuentan con archivos que
a la aplicación de normas archivísticas centralice la documentación como tal y
(Tratamiento Archivístico) se apliquen las normas,
Problemas del observador

La falta de un sistema de archivos, la organización documental, carece de estos
servicios, corriendo el riesgo de perder esa valiosa información y la conservación
del patrimonio documental.
¿Que relación debería existir entre el ¿Que procedimientos debe utilizarse?

observador y el objeto observado?
*Desarrollar el sistema de archivos
La reciprocidad entre el observador y de gestión y central
el objeto es que son especializados en la *Aplicar la norma internacional, el
misma área de estudio (archivos) tratamiento archivistico (Identificar,
Valorar, Describir y Conservar)
* facilitar el acceso a la información
- 19
Planificación de la observación
Propósitos: Muestra de la conducta que se está

observando:
*Ejecutar el sistema de archivos de gestión y
central *No cuentan con archivos que centralice la
*Aplicar la norma internacional, el documentación como tal y apliquen las
tratamiento archivístico (Identificar, Valorar, normas.
Describir y Conservar) * caréese el riego de perder esa valiosa
* facilitar el acceso a la información información histórica.
*desorganización del acervo documental.
*hacinamiento extravió y dispersión de la
documentación.
*la documentación se encuentran en diferentes
depósitos y se conservan en cajas, saquillos y
carpetas sin ninguna protección para la
conservación
Precisar las condiciones de la observación:
La situación donde se realizara la observación

es, en la Institución Club de La Paz en el 2ª
piso, en la oficina central (secretaria general y
administración contable), en el ambiente del
Tribunal de Honor y el depósito, lugares
donde custodian la documentación sin ninguna
protección.
Elaborar los instrumentos de observación:
Registros anecdotarios:
Se ejecutara el diario de campo
(ver anexo Nº 1)
- 20
3.1.2 La observación científica se aplicaran las:
a) Directa y Participante
b) Indirecta
a) Informé de la Observación Directa y Participante
Cuando el investigador se pone en contacto y se incluye personalmente con el

hecho o fenómeno que trata de investigar. Para conseguir la información "desde
adentro".
Dentro de la observación directa y participante, se fundamentó a analizar el

control de la documentación en cuanto a las normas archivísticas, se pude
detectar falencias en este proceso, puesto que la documentación no se
encuentra con la aplicación del Tratamiento Archivístico (Identificar, Valorar,
Describir y Conservar), no cuenta con instrumentos descriptivos con inventario,
catálogos, índice del contenido del acervo documental; los mismos se encuentra
almacenados en muebles de escritorio y en depósitos en cajones, saquillos,
carpetas, fólderes, sin ningún tipo de protección para la conservación de la
documentación custodiada, se evidencia que no respeta el principio de
procedencia y orden original, pues no se encuentra clasificada, y no
diferenciada de series documentales.
Se pudo analizar la realidad de la documentación, caréese de organización,

normas archivísticas, mobiliario, equipamiento, y de un espacio físico más
adecuado para el funcionamiento del sistema de archivos.
La circunstancia que vive esta institución es complicada, ya que no se puede

acceder a la documentación. Debido a que no cuentan con archivos que
centralice la documentación como tal y apliquen las normas, para transferir la
documentación organizada del archivo de gestión al archivo central y
- 21
consecutivamente cumpliendo los Plazos fijados de transferencia al archivo

histórico ya que será el patrimonio institucional del Club de La Paz.
b) Observación Indirecta
Cuando el investigador entra en conocimiento del hecho o fenómeno observando

a través de las observaciones realizadas anteriormente por otra persona. Tal
ocurre cuando nos valemos de libros, revistas, informes, grabaciones,
fotografías, etc., relacionadas con lo que estamos investigando, los cuales han
sido conseguidos o elaborados por personas que observaron antes lo mismo que
nosotros. (Puente, W., 2007 revisado:
http://www.rrppnet.com.ar/tecnicasdeinvestigacion.htm, pagina 9 p).
Esta técnica es factible ya que ayuda a analizar y aprender, el desarrollo que

debe efectuarse sobre la organización de la documentación y el funcionamiento
del sistema de archivos.
3. 2. La Entrevista
Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos
personas: El entrevistador "investigador" y el entrevistado; se realiza con el fin
de obtener información de parte de este, que es, por lo general, una persona
entendida en la materia de la investigación.
La entrevista es una técnica antigua, pues ha sido utilizada desde hace mucho
en psicología y, desde su notable desarrollo, en sociología y en educación. De
hecho, en estas ciencias, la entrevista constituye una técnica indispensable
porque permite obtener datos que de otro modo serían muy difíciles conseguir.
(Gonzáles, M y Lorca, L., 2000, 35 p.)
- 22
Desarrollo de la entrevista
Las personas entrevistadas reconocen la importancia de procesos archivístico y

ven la necesidad del establecimiento de un sistema que regule el manejo de la
documentación por medio de un reglamento.
La entrevista se las realizo 25 al 27 de julio, a autoridades de alta jerarquía

como es el Presidente, el Director de Cultura, Jefe de Administración
Contable, a los que se efectuaron las siguientes preguntas.
Se les pregunta si consideran a la información parte fundamental para el

desarrollo de sus actividades, todos los entrevistados concordaron en señalar
que la información es muy importante para desarrollar sus funciones.
Seguidamente se les pregunta si la documentación de la presente gestión y

aquellas gestiones anteriores (más de cinco años) que era requerida para
consultas y tramites de asuntos es accesible de manera inmediata; se obtienen
dos repuestas: la documentación más reciente es decir de la gestión es accesible
oportunamente, pero la documentación de gestiones anteriores es generalmente
inaccesible y en algunos casos la documentación es ubicada tardíamente
ocasionando observaciones por parte de los Socios Directores, Administración
Contable y auditorias.
Finalmente se preguntó a la jefa de la administración contable de la

institución, si cuenta con capacitación para resguardar aquella documentación
de gestiones anteriores. A lo que respondió que no existe el espacio físico
adecuado para el funcionamiento del sistema de archivos, ni el personal
profesional que se encargue de este resguardo, y tampoco de mobiliario y
equipamiento para este fin, solo cuenta con depósitos donde se encuentran los
- 23
documentos del are contable, y la correspondencia de la institución, se

encuentran sin protección ni accesibilidad.
Concluye que la necesidad de crear el sistema de archivos de Gestión y Central,

tanto el espacio físico, la necesidad del personal para estas tareas, el
mobiliario, son prioridad para organizar la documentación con normas
archivísticas, así brindar servicios y facilitar el acceso a la información de
dichos documentos custodiados. (Ver anexo A y B)
IV. MARCO INSTITUCIONAL
4. 1. Historia de la institución
El Club de La Paz fue fundado el 8 de mayo de 1882 con el objetivo de

proporcionar a sus socios un lugar de reunión, de carácter social cultural, con
los propósitos de cultivar la amistad y solidaridad entre los socios y sus
familias, fomentar y realizar todas clases de actividades sociales, culturales y
benéficas.
Se reunieron en el flamante local un total 101 socios fundadores entre lo que se

contaban historiadores, periodistas, políticos, militares y en una palabra, lo
más notable de la sociedad paceña, la asamblea luego de sus exposiciones del
Sr. Gutiérrez, como de algunos asistentes acordó nominar al naciente núcleo
social con el nombre de “Club de La Paz”.
El primer directorio fue constituido de la siguiente manera:
Presidente........................................Heriberto Gutiérrez,
Visé-presidente................................Alcides Granier,
Secretario.........................................José Enrique de Guerra,
Vocales.............................................Guillermo Grundy,
- 24
..........................................José Rosendo Gutiérrez,

..........................................Samuel Tórrez,
….………….......................Cesáreo Zalles,
Socio administrativo.......................Sergio del Castillo.
El club de la paz, ha progresado desde su fundación, habiendo sido su primera

residencia la casa del señor Heriberto Gutiérrez, presidente de esta entidad,
paso algunos años ocupo el actual edificio de la Cancillería de la República poco
después mientras duro la construcción del actual edificio, ocupo la casa situada
en los altos del Banco Central, en la calle Colon.
Siguió con los objetivos primordiales, en el aspecto social, cultural y benéfico,

manteniéndose en base a las cuotas de los señores socios el “Club de La Paz”, el
primer club social de la república. (GUTIÉRREZ, 1953, 50 p.)
4. 2. Historia del archivo
No existe una historia sobre el archivo ya que los socios y el personal

administrativo de la institución no daban importancia al tratamiento
documental que generaba la institución.
V. ANALISIS SITUACIONAL
5. 1. Estudio técnico
5. 1. 1 Tamaño del proyecto:
Este proyecto abarca por lo menos en tres ambientes que miden 8x4, 5x6 y 5x4
metros.
La documentación aproximadamente que se encuentra en estos tres espacios;

en el Tribunal de Honor 60 ml., en los ambientes de la Secretaria y el depósito
- 25
de la Administración contable 1.110 ml., y el depósito 1.310 ml., que hace un

total de 2.480 ml.
5. 1. 2. Ubicación del proyecto:
El proyecto se realizara en la ciudad de La Paz, en la Institución Club de La

Paz, segundo piso entre la avenida Mariscal Santa Cruz y esquina Camacho.
5. 1. 3. Proceso productivo y / o servicios:
El producto de este proyecto es que la documentación será accesible y

recuperable para satisfacer la demanda de los usuarios y brindar un mejor
servicio de información.
5. 2. Estudio jurídico
Se debe enfatizar que el patrimonio documental está inscrito como un bien del
estado por lo que su protección está debidamente legislada. Las siguientes son
las disposiciones legales que amparan los documentos:
 La Constitución Política del Estado, en el artículo 99, inciso III, indica

“La riqueza documental, es patrimonio cultural del pueblo boliviano, de
acuerdo a ley. (CPE, Art.99; 17 p.).”.
 La ley SAFCO que en el artículo 1ª inciso, indica que se debe “desarrollar

la capacidad administrativa para impedir o identificar y comprobar el
manejo incorrecto de los recursos del estado”.
 Ley 1340, Código Tributario, de fecha 8 de junio de 1992.
 Decreto Supremo Nº 23318 – A de 3 de noviembre de 1992. Reglamento

de la responsabilidad por la función pública – Ley 1178. Que indica en el
artículo 3, responsabilidad. “por la función pública –tiene el deber de
- 26
desempeñar sus funciones con eficacia, economía, transparencia, y

licitud. Su incumplimiento genera responsabilidad jurídica en el artículo
5, transparencia “el desempeño transparente de funciones por los
servicios públicos, base de credibilidad de sus actos, involucra:
Generar y transmitir expedientes información útil, oportuna, pertinente,
comprensible, confiable y verificable a sus superiores jerárquicos.
Preservar y permitir en todo momento el acceso a esta información, como
de verificar la eficacia y confiabilidad del sistema de información.
Basándose en la importancia de estas leyes y decretos. Los socios del Club de

La Paz están empeñados en lograr un sistema de archivos que resguarde la
documentación de la memoria institucional, un adecuado servicio y control
documental que no solo beneficie a la institución sino que discurrirá en los
cauces de la mejora continua.
5. 3. Estudio social
Esta beneficiado a la institución (aproximadamente a 600 personas

pertenecientes a la institución entre socios y personal administrativo) a
quienes contribuirá. Resguardara y Facilitara el rápido acceso a la
información.
El grupo social que abarca a la institución es de un alto nivel social no existe

obstáculos ya que los socios del Club de la Paz están empeñado a que se realice.
La educación, actividades, costumbres y cultura, de los socios y del personal

administrativo acerca de esta visión, comprometidos en ayudar y participar
para hacer realidad esta meta.
- 27
5. 4. Estudio de la capacidad organizacional
La capacidad de organización de la institución es óptima para el desarrollo del

proyecto, puesto que cuenta con recursos financieros, el apoyo de los socios y el
personal administrativo.
Es de esta forma que los objetivos trazados en el proyecto coadyuvaran al

desempeño eficaz de la administración documental con el fin de brindar un
mejor servicio a sus usuarios.
5. 5. Estudio financiero
No contaba con una inversión económica para mantener en funcionamiento el

archivo ya que nunca se tomó en cuenta.
Actualmente gracias al proyecto se cuenta con el apoyo financiero de la

institución, este proyecto se tiene previsto para un año en la gestión 2013, dos
profesionales en bibliotecología y ciencias de la información, especialistas en
archivos, con un sueldo mensual 3.500, material de escritorio, mobiliario
(cajas, estantes metálicos o replegables), equipos electrónico para la
automatización y digitalización.
Esta institución cuenta con el nivel economía suficiente para poder resolver el
problema.
5. 6. Análisis FODA
Dentro del análisis efectuado en el diagnostico se ha establecido fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas del institución Club de La Paz.
Las oportunidades y amenazas son variables muy importantes referidas al

análisis del entorno para establecer la situación actual de la institución.
- 28
Las fortalezas y debilidades se refieren al análisis interno del aspecto positivo y

negativo más importante en el desenvolvimiento de las actividades.
FODA INSTITUCIONAL DEL CLUB DE LA PAZ
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
1. Apoyo financiero adecuado a los Tener el mejor Sistema de Archivos

requerimientos de Gestión y Central líder y modelo
entre los archivos privados de la
ciudad de La Paz
2. Apoyo de los socios directores y 2. Dar a conocer cuánto de
personal administrativo para el importante es el sistema de archivo
diseño del sistema de archivos del Club de La Paz hacia el futuro
3.- desde el año 2005 parte de la 3. Coordinar con otros CLUBES en
documentación de contabilidad está cuanto al incentivo de crear un
organizada y empastada, sistema de archivos nivel Bolivia
empíricamente
4. Infraestructura propia 4 invitar a un coloquio sobre la
importancia de un sistema de
archivo
5. Recuperar la documentación 5. Lograr recibir apoyo de otras
perdidos de algunos socios que se lo instituciones en cuanto al incentivo
llevaron a la institución para que se realice
este proyecto
6. brindar información adecuada a 6. Incentivar a otras instituciones
las necesidades de los socios y de la para que apliquen en sus institución
institución un sistema de archivos
7. el servicios será eficaz y eficiente
8. se realizara el manual y
reglamentos archivísticos
DEBILIDADES AMENAZAS
1. Insatisfacción del personal 1. Perdida de requerimiento de

administrativo y de los socios información de la institución
2. La descentralización de la 2.
documentación
3. Perdida de documentos de
gestiones pasadas
4. Mala organización del Archivo de
Gestión
- 29
5. los requerimiento de la
documentación de años pasados para
tramite de Gubernamentales
6. evitaran la devolución de los
documentos realizado por los socios
a los mismos
7. no cuenta con profesionales en el
aria (archivo)
(Fuente realizada por: Wendy Condori )
5.6.1 Estrategias
 Brindar información adecuada a las necesidades de los socios y de la

institución, evitara la insatisfacción de los usuarios, con el Apoyo del
socios directores y los socios para la implementación del sistema de
archivo
 Dar a conocer cuánto de importante es el sistema de archivo del Club de

La Paz, evitara la perdida de documentos con el apoyo del personal
administrativo de la institución
 Recuperar la documentación perdido de algunos socios que se lo llevaron,

con el apoyo del directorio y los socios logrando La centralización de la
documentación.
 El servicios será eficaz y eficiente, evitando la Perdida de usuarios por la

Mala organización del archivo de gestión, teniendo una Infraestructura
propia
 se realizar el manual y reglamentos archivísticos evitando, la Mala

organización del archivo de gestión con el Apoyo financiero adecuado a
los requerimientos.
- 30
VI. VISION – MISION Y OBJETIVOS
6. 1. VISION
Obtener los mejores archivos de Gestión y Central líderes y modelos entre los
archivos privados de la ciudad de La Paz. Comprometida en brindar
información relevante, en este año se realizara la implementación del un
Diseño de Sistema de Archivos de Gestión y Central en marco de gestionar el
fondo documentos del Club de La Paz, garantizar su acceso, control
y preservación, así como el custodio de documentos de archivo.
6. 2. MISION
Administrar el patrimonio documental de la institución para promover la

conservación adecuada del fondo y sub. Fondos, facilitar y agilizar su uso,
mediante la utilización de procedimientos técnicos modernos de la archivística,
posteriormente su difusión, brindando a nuestros usuarios soluciones a sus
necesidades de información con el propósito de contribuir a transparentar la
gestión y ofrecer acceso oportuno a la documentación institucional a socios y
funcionarios por su trabajo, estudio, investigación o interés personal.
6. 3. OBJETIVO GENERAL
Diseñar un Sistema de Archivos de Gestión y Central, permitirá mejorar la

custodia, la conservación, la organización y el servicio al acceso a la
información, de la Institución Club La Paz desde su fundación de 1882 hasta la
actualidad.
6. 3. 1. OBJETIVO ESPECÍFICOS
 Identificar los procesos y elementos importantes para el desarrollo del

sistema de archivos.
- 31
 Establecer políticas, normas y procedimientos para la adecuada

organización, conservación y servicios del sistema de archivos.
 Construir mecanismos para la organización de los documentos del

Sistema de Archivos, de acuerdo a normas internacionales en vigencia.
 Organizar el Sistema en cada una de las fases definidas por el ciclo de

vida de los documentos, respetando los dos principios básicos de la
archivística: principios de orden original y principio de procedencia.
 Fijar los plazos de custodia y transferencia de los documentos de acuerdo

a la normativa vigente.
 Descripción, de la documentación para el fácil acceso a la información
 Ofrecer servicios de acceso al documento, como consulta, préstamo y

reproducciones
 Automatizar y digitalizar la documentación para la recuperación de la

información.
VII. PLAN DE ACCION
“En Bolivia existe normas legales que establecen responsabilidades entorno al

manejo de los documentos y cada institución pública y privada debe contar con
instrumento normativos, técnicos y administrativos, que regulen el manejo
responsable de su documentación”. (MIRANDA, D. y GUTIERREZ, F., 2007, 82
p.)
Por ello es importante que el Sistema de Archivos de la Institución Club de La

Paz, determine los límites del accionar de su sistema archivístico y que
sistematice sus labores. Este sistema archivístico en el que se empleen técnicas
- 32
simples, claras y eficaces, que permita un seguimiento detallado y oportuno, a

fin de mantener un orden adecuado de los mismos y que garantice el control, la
seguridad y la integridad de la documentación, así como la localización rápida
de la misma.
El objetivo que persigue este diseño de sistema de archivos del Club de La Paz.
Es conseguir que los funcionarios, logren administrar eficazmente los
documentos que producen y reciben en el ejercicio de sus funciones,
asegurando una protección adecuada, facilitando una recuperación ágil de la
información utilizada a través de mecanismos de control y supervisión.
Se refiere a la propuesta de diseño instrumental técnico como: contar con

manuales de proceso y procedimiento, manual de funciones y tablas de
retención documental, tablas de valores documentales, adopción de normas
técnicas y normas en general, existente de archivo en las diferentes fases del
ciclo vital.
7. 1. PRIMERA FASE
En un primer momento, se efectuara una toma de contacto con el Acervo

Documental que custodia la institución en diferentes depósitos y ambientes de
la Institución Club de La Paz.
7.1.1. Centralización de la documentación
Mediante el rescate de los diferentes espacios: Tribunal de Honor, oficina

(Secretaria y Administración Contable), y depósitos, que funcionan
actualmente en la Institución Club de La Paz, la documentación será remitidas
por listas o inventarios, todos estos documentos se concentrarán en el archivo
central para su conservación y resguardo.
- 33
También se realizará mediante normas y reglas de transferencia de la

documentación del archivo de gestión u oficina al archivo central.
7.2. SEGUNDA FASE
El segundo ciclo del trabajo está consagrado, por tanto, a la aplicación del
sistema de archivos, mediante el análisis descriptivo e histórico de las unidades
de instalación. Para su desarrollo se han realizado dos grandes funciones el
archivo de gestión u oficina y el archivo central o memoria institucional.
7. 2. 1. DISEÑO DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y

CENTRAL
Se define como sistema de archivos de la institución Club de La Paz, al

conjunto de procedimientos de la documentación que forma parte de la
institución, el Archivo de Gestión u Oficina y el Archivo Central, forma parte
del sistema de archivos que es un conjunto de centros de almacenamiento de
documentos, debidamente organizados, cuya accesibilidad es inmediata y que
se encuentra interrelacionados entre sí.
Forman parte del sistema de archivos de la institución Club de La Paz, las

herramientas que regulan estas relaciones: reglamentos, normas,
procedimiento y otros; es importante mencionar que esta regulación se
encuentra amparada por la legislación archivística vigente; de la misma
manera que los individuos que ejecutan las directrices emanadas a este
propósito.
La estructura del Sistema de Archivos de la Institución Club de La Paz será de

la siguiente manera:
Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Intermedio Archivo Histórico
- 34
Donde el archivo de gestión corresponde a la oficina generadora de

documentación que pertenece a secretaria general y administración
contabilidad.
El sistema de archivo es parte fundamental de la estructura organizacional del
Club de La Paz, toda la sustentación de las actividades desarrolladas se
encuentra en los documento que han generado, y en el proceso que debe
realizarse para su resguardo, conservación, organización y un adecuado
servicio debe ser prioritario; el presente procedimiento regula las labores en el
ambiente del sistema, tanto en los Archivos de Gestión, Archivo Central,
Archivo Intermedio y Archivo Histórico.
7. 2. 2. Componente del sistema de archivos del Club de La Paz (Anexo Nº I)
• El Archivo de Gestión u Oficina, conserva la documentación que

generan hasta el final de su tramitación y durante el periodo de vigencia
administrativa, que en líneas generales se estima de 5 años (ver página
73).
• El Archivo Central, unidad especializada en las funciones de

gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de
los documentos.
• El Archivo Intermedio, selecciona los documentas que han de ser

conservados y los que se eliminarán.
• El Archivo Histórico, velar por la protección y conservación del

patrimonio documental.
Estos tipos de archivos forman parte del Sistema de Archivos del Club de La
Paz y responden a las diferentes fases del ciclo de vida de la documentación
administrativa. Los documentos de Archivo son los mismos desde que se
producen en la oficina hasta que son depositados en un archivo histórico; sin
- 35
embargo su valor y su función van modificándose en las sucesivas etapas,

correspondiendo a cada etapa un tipo de archivo distinto.
El sistema de archivos del Club de La Paz, está concebido como el conjunto de

archivos que responden al ciclo vital de los documentos, con una normativa
adecuada para el funcionamiento eficaz y los procesos archivísticos
concordantes con normas internacionales.
Fases de ciclo vital de los documentos
CICLO VITAL TIPOS DE ARCHIVO
1.- Fase Activa 1.- Archivo de Gestión u Oficina
Las documentaciones que se producen Unidad básica de archivo, existente en cada

diariamente y se encuentra en uso actual, oficina de la institución. Pueden existir un
para el cumplimiento de las funciones y número indeterminado de archivos de
actividades de las entidades. El expediente gestión, dependiendo de la complejidad y
se forma paulatinamente a partir del el desarrollo organizacional alcanzado por
proceso del trámite o de la la entidad.
correspondencia. Se administra en el
archivo de oficina en tanto conserve su
valor administrativo y/o fiscal.
2.- Fase Inactiva 2.- Archivo Central o Memoria

institucional
Los documentos que han ingresado en
receso, no siendo ya necesarios para el usoInstitución archivística o centro de archivo,
administrativo y son transferidos a los deposito en una dependencia adecuada,
archivos centrales, en tanto conserven su dotado de las condiciones necesarias de
valor legal, para el servicio de la institución
espacio, equipo y seguridad, donde se
que los ha generado, en función del interéstraslada la documentación inactiva de la
legislativo. entidad, procedente de los archivos de
gestión, solo existe un archivo central por
Posteriormente se remite a los archivos cada entidad, aunque la practica nos
intermedios, para ser sometidos al proceso muestra la existencia de archivos de
- 36
de valoración. contabilidad que funcionan como centrales

en nuestro país.
3.- Archivo Intermedio
Repositorio archivístico destinado a

preservar y accesibilidad para la consulta;
evaluar las que tienen valor permanente
para su transferencia al archivo histórico y
las que sean superfluas sean desechadas
bajo control legal,. Existe un solo archivo de
este tipo por sector.
3.- fase valor permanente 4.- Archivo Histórico
Las documentaciones que ya han sido Establecimiento donde, por ley debe
transferidas a los archivos públicos, por conservarse la documentación oficial y
haberse reconocido en ellos su valor para la natural de valor permanente. Existen varios
investigación científica, siendo disponibles tipos de archivos históricos.
al uso general e irrestricto.
(OPORTO, L. y CAMPOS, C., 2009; 72 p.)
7. 2. 2. 1. Área de Secretaria General
De acuerdo a la estructura funcional del Club de La Paz, el área de secretaria

general tiene bajo su responsabilidad la administración documental, su
conservación y ordenamiento.
Actualmente en el Club de La Paz, es administrada por el área de

administración contable que coordina las acciones, y realiza el seguimiento y
control de las actividades y procedimientos internos que asegure un dinámico y
oportuno flujo de documentación e información.
- 37
Funciones
Los funcionarios del área administrativa contable, como encargado de los

archivos de gestión y central, son las siguientes:
 Administrar y controlar rigurosamente la documentación institucional,

que fuera generada por el Club de La Paz,
 Ser responsable por la custodia adecuada de la documentación en todas

sus formato y soporte
 Ser responsable de documentación que fue generada en todas la

dependencias del Club de La Paz, de acuerdo al ciclo vital de los
documentos.
 Aplicar un sistema de coordinación y control de actividades y de

procedimientos internos, que aseguren un dinámico y oportuno flujo de
documentos e información, dentro de la institución.
 Proporcionar información ágil, eficiente, confiable y oportuna.
 Definir políticas, normas y procedimientos archivísticos.
 Proponer la conformación de una comisión (con representante de

accesoria jurídica, del área a la que pertenecen los documentos y del
archivo central) para la valoración y evaluación de los documentos que
ya no tengan valor administrativo, legal, jurídico ni permanente
(histórico) para su posterior eliminación.
- 38
 Dirigir, organizar, coordinar y ejecutar los programas de preservación,

conservación, descripción y difusión de los documentos que son
resguardados en los archivos.
 Establecer plazos de conservación y transferencia de documentos desde

el archivo de gestión hacia el archivo central, de acuerdo a normativas
legales vigentes.
 Definir las tareas de identificación de los fondos, sub. fondos y series

documentales respetando los principios fundamentales de la archivística:
principio de procedencia y principio de orden original.
 Emitir procedimientos y criterios para la clasificación y ordenamiento de

la documentación, elaborado un repertorio de series de acuerdo a la
estructura organizativa de la institución.
 Supervisar que las condiciones de infraestructura del depósito reúnan

las condiciones para garantizar una conservación adecuada de los
documentos, así como de su organización e instalación.
 Supervisar el tratamiento adecuado de los documentos en el archivo de

gestión, y denunciar la destrucción no autorizada de los mismos.
 Prestar servicios a ciudadanos e instituciones que requieran de

información y/o certificación, conforme a requerimiento establecidos.
(Cuba S. 2011; 134 – 136 p.)
Procedimiento
 Los documentos que han sido generados y recibidos por el Club de La

Paz institucionalizadamente, son considerados parte del patrimonio
documental y responden a la consecuencia de un trámite, se somete a un
proceso de flujo que culmina en su salvaguarda para tenencia, uso y
custodia hasta la finalización de la FASE activa de la documentación.
- 39
 El área administrativa contable, es responsable de la administración del

Archivo Central ubicado en la ciudad de La Paz, en el edificio Club de La
Paz, coordina y dirige la correcta aplicación de las transferencias y
asume la custodia de la documentación transferida.
 El Archivo Central aplica procedimientos internacionales como el

tratamiento archivístico en los documentos transferidos por la oficina,
administración contable, bajo normas internacionales aportadas por el
Consejo Internacional de Archivos. (Cuba S. 2011; 136 – 137 p.)
7. 2. 2. 2. Archivo de Gestión u Oficina
Directorio, Tribunal de Honor y Administración Contable. Son sujetos

productores y receptores de documentos porque en ellos se inicia y desarrolla
actividades y tramites en el cumplimiento de las funciones propias de la
institución.
Todas estas áreas tienen una sola oficina donde se encuentra el archivo, lo que
se denomina Archivo de Gestión u Oficina, en ella están los documentos cuyo
trámite está vigente y/o sometido a una constante consulta. Esta estructura
corresponde al primer ciclo vital de los documentos.
Funciones del Archivo de Gestión
o Todo documento generado y/o recibido pasa a formar parte de un Archivo

de Oficina, bajo la responsabilidad de la sección (Secretaria) y sus
funcionarios, quienes se responsabilizan por el cumplimiento de la
legislación sobre su conservación, organización y la garantía de acceso a
la información pública tanto a clientes internos y externos, contemplado
en el decreto supremo Nº 28168.
- 40
o El funcionario del Archivo de oficina es responsable de los documentos en

los dispositivos de conservación; carpeta (archivador rápido), carpetilla
(fólder), caja, medio magnético, o cualquier tipo de soporte que garantice
su preservación y accesibilidad.
o El responsable del Archivo Central, y archivista, son los responsables de

la elaboración del cuadro de clasificación documental del fondo
documental, el que debe actualizarse anualmente.
o Durante el periodo de custodia de los documentos, el encargado de los

documentos de la Administración Contable y Secretaria General.
aplicará el presente procedimiento para estandarizar el manejo de la
información documental de la institución.
o Organizar y conservar la documentación generada y recibida por el área

que pertenece.
o Finalizada la FASE activa de la documentación que se encuentra en los

archivos de oficina, estos planifican la transferencia al archivo central,
de acuerdo a las norma propuesta en este procedimiento,
o Controlar el préstamo y devolución de documentos mediante un registro.
o Evitar la dispersión y eliminación de documentos oficiales.
o Cumplir las normativas y reglamentos de la institución.
o El responsable de los documentos del archivo de oficina es el encargado

de preparar los documentos para su empaste aplicando formatos
establecidos. (Cuba S. 2011; 137 – 138 p.)
- 41
7. 2. 2. 3. Archivo Central
Es el lugar donde se conserva los documentos transferidos del archivo de

gestión, del Directorio, Tribunal de Honor y Administración Contable. Una vez
que han finalizado su trámite y cuando la consulta es poco frecuente.
Archivo Central. Dentro del ciclo vital de los documentos es la instancia que
coordina y controla el funcionamiento del Archivo de Gestión. En virtud de la
normativa, con carácter general y salvo excepciones no puede custodiar
documentos que superen los 15 años de antigüedad.
Archivo Central preserva, conserva, organiza y difunde el patrimonio

documental de la entidad, generados durante el transcurso de su vida orgánica
y que constituye la fuente primaria de sus actividades administrativas y
legales.
Funciones del Archivo Central
o Centralizar todo el acervo documental del Club de La Paz, en el Archivo

Central, de los depósitos del tribunal de Honor, carpintería,
administración.
o Aplicar un sistema de coordinación y control de actividades y de

procedimientos internos, que asegure un dinámico y oportuno flujo de
documentación e información.
o Normalizar los procedimientos de organización de los documentos en las

oficinas para facilitar una gestión rápida y eficaz por parte de las
unidades administrativas durante el periodo inicial en el que los
expedientes se tramitan y custodian en las propias oficinas.
- 42
o Velar por las correcta conservación de los documentos, aplicando el

tratamiento archivístico (identificación, valoración, descripción), y
difusión.
o Administrar y controlar con rigurosidad la información institucional.
o Velar por las aplicaciones archivísticas para facilitar la consulta y

asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los
archivos de gestión.
o Establecer las transferencias de las series documentales al Archivo

Central de forma y manera que los documentos se mantengan
organizados y accesibles para los Socios y sociedad en general, en el
contexto en el que se generaron.
o Recibir y registrar los documentos transferidos por el archivo de gestión.
o Establecer plazos de conservación y transferencia de documentos de un

archivo a otro, de acuerdo a directrices internacionales.
o Establecer espacios reservados para la custodia de documentación

confidencial.
o Coordinar con los directores del Club de La Paz, para la valoración y

selección de los documentos, sin valor científico, cultural e histórico, para
su posterior eliminación.
o Planificar y normalizar técnicas, labor de automatización de los sub.

fondos documentales en el archivo.
o Prestar servicios a socios y ciudadanos pertenecientes a la institución

que requieran información, certificación y/o legalización, conforme a
requisitos normalizados.
- 43
o Facilitar el acceso y difusión del Patrimonio documental del Club de La

Paz. (Cuba S. 2011; 140 – 141 p.)
7. 2. 3. Procedimientos para la organización del sistema de archivos
7. 2. 3. 1. ARCHIVO DE GESTIÓN U OFICINA
El archivo de gestión u oficina debe conservar los documentos cuyo trámite está
vigente y su consulta es permanente. Una vez finalizado el trámite, cuando la
consulta es poco frecuente y cumpliendo el plazo de transferencia de 5 años
(ver página 74), deben ser transferidos al archivo central.
Actividades
 Respetar la forma natural de las series.
 Individualizar los expedientes.
 Garantizar la conservación impidiendo la dispersión o eliminación.
 Describir adecuadamente la documentación contenida en el Archivo de
Gestión (mediante: inventario, índices y/o catálogos) obteniendo un
control riguroso de la documentación.
 Controlar la salida y entrada de documentos del archivo por medio de un
registro de préstamo.
 Solicitar y devolver correctamente los préstamos al archivo central.
 Facilitar información a la administración, socios y ciudadanos.
 Elaborar instrumento para facilitar el acceso a la información.
 Preparar la transferencia según las normas existentes
- 44
 Establecer un registro de transferencia al Archivo Central. (Cuba S.
2011; 142– 143 p.)
Organización de la documentación de archivo de gestión u oficina
El primer paso a seguir en la organización del Archivo de oficina es el de

separar los documentos de apoyo informativo de la documentación propiamente
archivístico, siguiendo el esquema siguiente:
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE OFICINA
Separación de documentos
Documentos de apoyo y Documentos sin Vigencia Documentos en trámite

documentación administrativa o con vigencia
informativa auxiliar administrativa
Eliminación Ordenación Transferencia ORGANIZACIÓN

n
Hoja de
Instalación transferencia
ARCHIVO
CENTRAL
Paloma Fernández Gil. Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales
Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos

definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir
de ayuda a la gestión administrativa. Normalmente se trata de publicaciones,
fotocopias de actas, informes, folletos, copias de escritos remitidos por otras
oficinas que se conservan por su función informativa, etc, que han de ser
- 45
destruidos en las propias oficinas, una vez hayan cumplido su misión

informativa. Nunca se han de transferir al Archivo Central.
Agrupación de los documentos administrativos
Para organizar un Archivo de oficina es necesario distinguir claramente los

distintos grupos de documentos de archivo, que a continuación se detallan:
1. Series documentales:
Constituye el primer nivel de agrupación de los documentos en el archivo de

gestión y se forman a partir del conjunto ordenado de los expedientes o
unidades documentales que se producen de manera continuada como resultado
de una misma actividad o función.
Cada serie documental ha de tener su correspondencia con el cuadro de

clasificación del Archivo del Club. y se identifica con el código correspondiente
del cuadro de clasificación y su título de serie normalizado, el cual se fija
previamente entre el Archivo Central y la propia oficina.
Documentos
que la
conforman
Serie
Documental
Sub.serie
Documental
- 46
2. Correspondencia:
Características:
- Es un tipo de documentación que reciben todas las unidades

administrativas del Club de La Paz.
- Pueden ser originales o copias.
- No está vinculada a ningún procedimiento administrativo.
- Aporta información de muy distinto tipo.
Organización:
- La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y

salidas, sino que cada carta debe ir unida a su respuesta.
- La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un

expediente, se ordena con dicho expediente.
- La correspondencia que acompaña a una información importante,

facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de esta
información adjunta.
- La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte

de un expediente ni acompaña a una información importante, es decir,
que se limita a una información más genérica. Se debe agrupar en:
- Correspondencia externa: Cuando se trata de correspondencia

entre una unidad administrativa del Club de La Paz y personas o
instituciones ajenas a la misma.
- 47
- Correspondencia interna: Cuando se trata de correspondencia o

notas interiores entre unidades administrativas del Club de La
Paz.
3. Libros de registro:
El registro es un instrumento jurídico, cuya finalidad es conseguir un sistema

de control y de garantía externa e interna de los documentos que se presentan
en la Administración y de los documentos oficiales que se envían a otros
órganos o a particulares. El registro permite certificar la existencia de un
documento aunque éste no se haya conservado.
En la institución Club de La Paz existe un Registro General y varios registros

auxiliares, a los que recurrirán la secretaría y los socios, cuando requieran
registrar documentos oficiales o con “valor probatorio”:
*Resolución de Directorio,
*Actas de Tribunal de Honor,
*Actas de la Caja Moratoria,
*Actas del Comité Electoral,
*Registro Electoral,
*Actas de la Asambleas Generales Ordinarias Anuales y
Extraordinarias, *Registro de Acciones,
*Registro de Promoción de Socios,
*Registro de Tarjeta de Cortesía,
*Ordenes de Servicios
Sin embargo, no es función del Registro controlar las entradas o salidas de

todos los documentos de gestión, por lo que la oficina podrá mantener un
sistema de control interno (sin sello de registro) para aquellos documentos que
- 48
no sean objeto de registro: acuerdos, certificados, diligencias, currículums,

memorias, etc.
4. Expedientes:
- Definición: Se entiende por expediente administrativo “una unidad

documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y
funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto”.
(Fernández Gil, P., 1999; 70 p.).
- Estructura del expediente: debe ser lógica, coherente y cronológica,

ordenándose los documentos de acuerdo con el procedimiento o trámite seguido.
Los criterios de formación del expediente administrativo deberán ser uniformes
y conocidos por todo el personal involucrado en dicha tarea.
DOCUMENTOS DE DECISIÓN RESOLUCIONES- tribunal de Honor

(Contienen una declaración de voluntad de ACUERDOS – otros clubes
un órgano administrativo sobre materias de
su competencia).
DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN COMUNICACIONES

(Comunican la existencia de hechos o actos NOTIFICACIONES
a otras personas, órganos o entidades). PUBLICACIONES – Memorias
DOCUMENTOS DE CONSTANCIA ACTAS

(Contienen una declaración de conocimiento CERTIFICADOS
de un órgano administrativo, cuya finalidad CERTIFICACIONES
es la acreditación de actos, hechos o efectos). ACTO PRESUNTO
DOCUMENTOS DE JUICIO INFORMES

(Contienen una declaración de juicio de un
órgano administrativo, persona o entidad
pública o privada, sobre las cuestiones de
hecho o de derecho que sean objeto de un
procedimiento administrativo).
- 49
DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS SOLICITUDES

(El instrumento por el que los ciudadanos se DENUNCIAS
Relacionan con la actividad de las ALEGACIONES
Administraciones Públicas). RECURSOS
J.R. Cruz Mundet y F. Mikelarena Peña. Información y Documentación Administrativa. Ed. Tecnos, 1998.
Tratamiento Archivístico
A) Identificación
La identificación es obligatoria para cualquier fondo documental y deberá

hacerse, preferentemente, en las áreas de producción documental.
Implica la identificación de tipos documentales o series documentales, de

acuerdo a la estructura organiza-institucional del Club de La Paz, esto dará
lugar a la creación del cuadro de clasificación que definirá el lugar exacto que
ocupara la serie documental, siempre con base en los Principios de Procedencia
y Orden Original.
Clasificar, Ordenar y Instalar
d. Clasificar
Es la secuencia metodológica que agrupa a las unidades cuyas características

son homogéneas y que conforman, una serie documental determinada, con
bases en la estructura orgánico-funcional del Club de La Paz.
Esta se realizará mediante la utilización de series y tipos documentales, que

están plasmados en actas y los grupos que se producen en la oficina y de
acuerdo a la naturaleza de sus funciones.
e. Ordenar
Los documentos se ordenan en forma cronológica (por día, mes y años),
alfabética y numérica.
- 50
Una vez ordenadas las series documentales, de acuerdo a lo que presenta, se

procede a numerar cada unidad documental o expediente, utilizando el sistema
numérico simple o combinado.
Las series son:
1. Simple, como en el caso de la correspondencia,
Nivel de descripción del fondo documental del Club de La Paz
Sub. Fondo Directorio
Sección Vicepresidente
Sub. Sección Caja Mortuoria
Series Solicitudes de pago
Ordenación Fechas extremas

C/N/A* Mar.–Mar., 2011-12
*cronológico, numérico o alfabético.
2. Compuestas, como es el caso de los expedientes personales de los

Socios
- 51
El orden de los documentos en una serie simple, debe ser cronológica. En

cambio en los expediente pueden ser ordenados en forma cronológico, numérica
o alfabética dependiendo del orden o asignación que se le otorgue en el trámite.
f. Instalar
Se instala la documentación en sus correspondientes carpetas y luego en los

estantes, debiendo contar con la ubicación topográfica.
B) Valoración
Los autores José La Torre, Martín- Palomino y Benito Mercedes mencionan que
el plazo de conservación para los documentos en el Archivo de Gestión es de (5
años), es aquí donde se realiza una primera valoración, eliminando copias y
fotocopias, fax y otros.
- 52
Eliminación de documentos duplicados
Por lo general, algunas unidades administrativas suelen guardar duplicados y

fotocopias de documentos, ocasionando la acumulación de papeles ocupando
espacio innecesariamente. Esto debe evitarse eliminándolos oportunamente,
salvando aquellos que hacen de copias o son de utilidad para la oficina; en este
caso una vez terminado su uso, se debe también proceder a su eliminación.
La eliminación conviene realizarla inmediatamente después de cerrarse el

trámite para evitar la acumulación innecesaria de papeles en los Archivos de
Oficina. Si no se hiciera en este momento, se deberá realizar en la fase de
preparación de la transferencia de los documentos al Archivo Central.
C) Descripción
Los documentos, una vez identificados, clasificados por series, ordenados

cronológicamente e instalados en unidades de conservación, deben ubicarse en
estantes (unidades de instalación) correspondientes a la serie documental, el
organismo productor y la sección correspondiente. A fin de lograr que los
documentos puedan ser fácilmente ubicados, debe evitarse definitivamente la
dispersión de los grupos documentales.
Rotulación de las unidades de conservación instrumentos de control y

descripción documental
Fase destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta y referencia

para facilitar el conocimiento y ubicación de los documentos de archivo.
La rotulación y descripción de las unidades de conservación debe tener como

encabezamiento los datos de fondo, sub.fondo, la sección, sub.sección, o unidad
productora, series, fechas extremas, así como se describe en el ejemplo anterior.
- 53
Fondo.- Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores
que conforman la estructura de un organismo (institucional), en el ejerció de
sus competencias.
Subfondo.- En la estructura actual del Club de La Paz, los sub.fondos

documentales están constituidos por el Directorio, Tribunal de Honor,
Administración Contable.
Sección.- Es la subdivisión orgánico/funcional de subfondos, que corresponde a

subdivisiones administrativas (oficina o áreas específicas) que originan series
documentales. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica
compleja, cada subgrupo puede tener tanto subgrupo subordinados como sean
necesarios (es el caso de la administración contable, que posee varias
subdivisiones administrativas: Auxiliar Contable, Secretaria General,
Biblioteca, Billar, RR HH., Sede Social y Deportiva, las que se constituyen en
secciones), para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad
administrativa subordinada más pequeña.
Sub.sección.- Organismo productor, subdividido de la sección en función de la

estructura orgánica se entiende como organismo productor cada unidad
orgánica – funcional de la oficina, por tanto al organizar el archivo central se
debe tomar en cuenta que en cada sección documental se agrupan los
documentos.
Es la subdivisión que existe en determinada sección, estamos en el ejemplo de

Aux. Contable: internamente las sub.secciones es: Archivo Central.
Serie.- Serie documental, cada unidad administrativa y/o operativa genera

documentos de acuerdo a las funciones que cumple y estos son agrupados de
manera general formando las series documentales. Al transferir al archivo
- 54
central, las series deben mantener su identificación dentro de cada sección del
fondo documental.
Ejemplo: notas internas, correspondencia, que son series simples (constan de

un solo tipo documental); expediente de socios (honorarios, distinguidos,
activos, honor por antigüedad, diplomáticos transeúntes) series compuestas
(consta de varios tipos de documentos)
Nº de tomo. Si en una unidad documental se hubiera subdividido, se le asignará

Nº (tomo I o tomo 2, etc.), en el lomo y carátula de la unidad documental.
Fechas extremas. Son aquellas que indican el momento del inicio y conclusión
de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos
aportados como antecedentes a prueba. (Ejemplo 20-03-10 al 20-03-2011)
(Cuba, S., 2011, 145 a 147 p.).
Actualmente la Secretaria General utiliza un modelo de hoja de ruta para la

correspondencia recibida, hacer llegar debidamente a cada director, sea
original o fotocopia y posteriormente recibir instrucciones. (Anexo Nº II)
D) Conservación
Los soportes documentales más comunes son los archivadores de palanca

(carpetas), fólderes (carpetillas), legajos, empastes y anillados. A ellos deben
añadirse los soportes informativos que son: disquetes, CD`s, videos, cassettes,
fotografías y otro, pero que requieren de un tratamiento especial y de
condiciones adecuadas para su archivo.
La conservación de los documentos debe realizarse en las mencionadas

unidades. Es recomendable, si se agrupan en legajos, utilizar balduques y no
así alambre o pitas, por el daño que pueda causar a quien los manipulen, así
- 55
como a los propios documentos. En necesario que los documentos no estén en

contacto con objetos de metal (grampas, clips, fastener y otros).
A cada uno de ellos, una vez clasificados, se le debe asignar una rotulación de
identificación o descripción.
E) Transferencia
En la conclusión del periodo del archivo de oficina se realiza la transferencia

al Archivo Central en los plazos de conservación de documentos calificados
como confidenciales, deben ser establecidos por la autoridad competente y,
entretanto, exceptuando a funcionarios autorizados, nadie podrá tener acceso a
ellos.
Para la realización de transferencias documentales, el responsable del Archivo

de Gestión debe cumplir obligatoriamente, los siguientes pasos:
 Comprobar que cada serie (correspondencia, informe, expediente, u

otros) de acuerdo con la ordenación de los asuntos o actividades a los
cuales se refieren.
 Colocar los expedientes en cajas proporcionadas por el Archivo o bien en
las carpetas en cuya cubierta se anotará la descripción del expediente.
 Controlar que no falte ningún documento en los expedientes y en las

otras series documentales.
 Separar los duplicados, papeles inservibles (borradores por ejemplo),

fotocopias que no formen parte de los documentos a transferir.
 Conservar los documentos en unidades de conservación (caja de archivo o

empaste).
- 56
 Rotular las cajas (colocar marbetes), numerado (foliado)

correlativamente cada una de ellas y dentro de la correspondiente serie
documental.
 Elaborar un repertorio de las series de la documentación a ser

transferida, llenando el registro de entrega. (Cuba S., 2011, 148 p.)
Redacción de la hoja de transferencia de documentos:
– El responsable del Archivo de oficina complementará tres copias de la

Hoja de transferencia de documentos (Anexo III). Archivo Central. Dos
copias se enviarán al Archivo y la tercera quedará en poder de la oficina
correspondiente para su control e información interna.
– Este documento cumple una doble función:
*Es el elemento que prueba el traspaso de documentación

que se va a efectuar.
*Facilita el control y la localización de los documentos, tanto
para el Archivo Central como para la Unidad
Administrativa remitente.
– Sello del órgano remitente y firma del responsable de dicha Unidad

– Coordinar con el responsable del Archivo Central para la verificación de
los documentos y los registros correspondientes
Formalización de la transferencia
- Una vez que la transferencia esté preparada, se concretará con el Archivo

Central la fecha de traslado.
- El traslado de los fondos documentales al Archivo Central es responsabilidad

del organismo remitente.
- 57
7. 2. 3. 2. ARCHIVO CENTRAL
El archivo central debe estar organizado por sub.fondos, organismo productor

(sección y/o sub.sección) y series, en conformidad con los principios de
procedencia y orden original. Manteniendo la secuencia cronológica, debe
establecerse la división del archivo intermedio e histórico.
La estructura del Archivo Central es similar a la descrita en los acápites

correspondientes en el archivo de gestión con la diferencia de que el archivo
Central custodia documentos provenientes de todas las reparticiones del Club
de La Paz.
Las normas que se establecen para la valoración, selección y eliminación

documental, también son específicas para el Archivo Central. (Cuba S., 2011,
150 p.)
7. 2. 3. 2. 1. Organización del Archivo Central
La organización del archivo central debe sujetase a la aplicación del

tratamiento archivístico impuesto a partir de normas internacionales
archivísticas vigentes en la actualidad, es decir:
A. Identificación.
Los documentos recibidos en el Archivo Central del Club de La Paz, serán

objeto de todas las operaciones técnicas precisas para su correcta descripción
Clasificación, operación intelectual que consiste en el establecimiento de las
categorías y grupos que refleja la estructura del fondo documental. Su objetivo
es identificar el contexto en el que se han producido los documentos.
- 58
Esta etapa tiene por objeto la aplicación de dos funciones básicas de la

archivística:
 Principio de Procedencia.- aquel según el cual cada
documento debe estar en su fondo de procedencia y los
fondos de una misma procedencia no debe mezclarse con las
de otra
 Orden Original o a la estructura orgánica – institucional.-
es decir, los fondos deben conservar o recibir la clasificación
correspondiente a las estructuras administrativas internas
del organismo que los ha creado o a las actividades por las
personas o entidades.(anexo IV)
En consecuencia, deberán identificarse:
1.- El sujeto productor.- La institución Club de La Paz

2 Sus funciones.- privadas, judiciales, administrativas, municipales y
otros
3.-La normativa que ha regulado el trámite: solicitar mediante una carta
la autorización del presidente y el directorio para el uso de sus ambientes
u otras actividades.
1. 1. Identificación del organismo productor
 Recopilación y estudio de la legislación:
– Acudir a los boletines oficiales, reglamentos, estatutos, memorias

y repertorios legislativos etc.
– Para documentación histórica: estudio de su documentación de

carácter histórico sobre el funcionamiento de la institución,
- 59
1. 1. 1. Instrumentos resultantes de la Identificación del Organismo Productor
• Índice de Organismos:
Estructurado jerárquicamente y en el que será posible seguir la evolución
orgánica de cada unidad administrativa.
• Repertorio de Organigramas:
Para conocer de una manera gráfica los cambios en la estructura del
organismo, haciendo mención a las fechas y a las normas de aprobación de cada
reorganización.
• Índice Legislativo:
Que contendrá el nombre del organismo afectado por la ley, el resumen del
contenido de la norma, fecha de aprobación y de publicación y rango de la
norma.
1. 2. Identificación del elemento funcional
• Tras el conocimiento de la legislación hay que seleccionar las

disposiciones que regulan sus competencias y las normas de
procedimiento que condicionan la aplicación real de esas competencias.
• Identificar claramente las funciones, lo que nos servirá en muchas

ocasiones para realizar un cuadro de clasificación funcional, teniendo en
cuenta que las funciones son mucho más estables a lo largo del tiempo
que la propia estructura del organismo.
1. 2. 1. Las funciones que cumplen los Socios y el personal del Club de La Paz
son:
El presidente.- Autoriza las solicitudes y actividades que se requieren en
la institución.
- 60
El vicepresidente.- Además de presidir el directorio de la caja mortuoria.

Asume las funciones del director de relaciones públicas.
Director secretario.- Además de supervisar las responsabilidades legales

establecidas, lleva las actas, firma la correspondencia con el presidente y tiene
a su cargo el estudio de la institución.
Director Tesorero.- Debe supervisar el correcto y adecuado

desenvolvimiento de la contabilidad y todos los aspectos financieros de la
institución, debiendo presentar al directorio presupuestos anuales, mensuales y
balances mensuales del Club.
Comisiones.- Cada director será responsable de una de las comisiones.

 Comisión Jurídica,
 Comisión Económica,
 Comisión Cultura y Deporte,
 Comisión Bares y Comedores,
 Comisión Técnica,
 Comisión de Régimen Interno,
 Comisión de Integración Societaria,
 Comisión Mantenimiento,
 Comisión Promoción de Nuevos Socios,
 Comisión especial de Desenvolvimiento Sede Social y
Deportiva.
Tribunal de Honor.- sus atribuciones son:

 Controlar el fiel y estricto cumplimiento de los Estatutos del club., de las
disposiciones del Reglamento Interno y de los reglamentos
complementarios.
- 61
 Conocer, juzgar y resolver en única instancia los casos de infracción de

los estatutos, reglamento interno y otros.
 Recomendar al Directorio reformar, modificar, suprimir, ampliar y otros
de los Estatutos y Reglamento.
 Resolver otros aspectos no previstos en los Estatutos y Reglamentos y
que sean inherentes a sus atribuciones.
Administración contable.- Se encarga de hacer cumplir, estrictamente,

las instrucciones del Directorio y las responsabilidades inherentes a su cargo.
 Estados financieros del Club de acuerdo normas legalmente
establecidas.
 Inventarios valorados anuales de muebles, valores, ensere y Biblioteca.
 Estricto control del movimiento de cuentas corrientes, deposito a plazos
fijos y cuentas de ahorros.
 Presentación del presupuesto anual y de presupuestos mensuales y
origen y aplicación de fondos.
 Presentación de balances mensuales
 Contabilidad bajo estricta supervigilancia del Tesorero y de los
inspectores de contabilidad.
 El Balance General de la gestión, comprenderá el año fiscal según ley, es
decir que cubrirá desde el primero de enero hasta el treinta y uno de
diciembre de cada año y estará firmado por el Presidente, Tesorero,
Contador y por los inspectores de contabilidad. Deberá ser entregado al
Directorio hasta el 30 de enero de la siguiente gestión.
 Presentará al Directorio hasta el 30 de enero del año siguiente el
Balance Generado de la Caja Mortuoria.
Auxiliar contable.-
 Registro de cuotas de participación revertidas
 Registro de cuotas de participación de los socios.
- 62
 Registro de las diferentes categorías de socios, según el Estatuto y el

Reglamento Interno.
 Registro de socios sancionados temporalmente y de socios separados de
Club.
Además de cumplir con sus funciones debe trabajar directamente con la
administración contable, quien se encarga de los depósitos de la
documentación generada.
Secretaria.- Se encarga de recepcionar la documentación. Que tiene bajo

su custodia los siguientes libros:
 Libro de presentaciones de socios por orden numérico y cronológico
 Libro de admisión de socios por orden numérico y cronológico
 Libro de reclamos y quejas
 Libro de Actas de Sesiones del Directorio por orden cronológico
 Libro de Actas de Sesiones de las Asambleas Generales, Ordinarias y
Extraordinarias por numeración correlativa y orden cronológico
 Registro de acuerdos de Resoluciones del Directorio
 Registro voluntarios de socios
 Registros de contratos de trabajo, tanto administrativo como de
empleados y otros.
 Registro de defunción de Socios
 Registro de acciones judiciales, administrativos, municipales y otros
 Registro de Poderes Notariales
 Correspondencia
 Libro de control de invitados de cortesía, señalando en cada caso los
nombres respectivos, tanto del invitado como del socio presente, así como
las fechas pertinentes.
En oficina deberán existir todos los registros, archivos y controles necesarios
para el estricto y eficaz cumplimento de sus funciones.
- 63
Biblioteca.- Se encarga de custodiar el material bibliográfico que los

socios donan y la compra de los mismos.
 Libro de fotos del directorio y de actualizaciones oficiales por orden
cronológico
 Será el encargado de custodiar las Revistas, Informes Memorias,
Reglamentos, Estatutos, Síntesis histórico, de Club.
 Será encargado de la administración de la hemeroteca
Todo esto Para brindar servicios adecuados a las necesidades de los socios.
Billar.- Se encargado de incentivar el deporte entre socios y entrenarlos
para los campeonatos departamentales y nacionales.
Sede Social y Deportiva.- La administración de la Piscina, Saunas

Gimnasio, Masajes. Y las canchas de raquet, futsal, wally, básquet.
RR. HH.-
Inspector.- deberá vigilar y controlar todos los días personalmente, la
limpieza general del Club.
 Conocerá de los programas de actuaciones y concesiones que se realicen
en los diferentes ambientes,
 Será encargado de distribuir de turno al personal
 Tendrá autoridad inmediata de todo el personal de conserjería,
ascensoristas, portero, y limpiezas.
 En los días de afluencia, colaborar con el conserje en el control de ingreso
a la institución.
 Practicara control estricto en las actividades a efectuarse en los
diferentes ambientes del Club. Con el fin de evitar exceso y conductas
 Ejercerá control en el horario de funciones de las salas de juegos bares y
otras dependencias. Tendrá bajo su responsabilidad llaves duplicadas de
las diferentes dependencias del Club.
- 64
Del conserje
 El conserje deberá permanecer continuamente en el mesón de la entrada
con el fin de controlar el ingreso de socios e invitados atreves del kardex
que le proporciona la sección secretaria. Deberá prestar toda información
solicitada por los socios o personas ajenas.
De los ascensoristas
 Tendrán a su cargo el servicio eficiente del ascensor su permanente
cuidado y limpieza
 Dará parte de inmediato al inspector de cualquier desperfecto
De los porteros
 Tendrá a su cargo la atención de limpieza de puertas pasillos de entrada,
aceras y escaleras.
 No permitir a personas ajenas al Club.
Del personal de limpieza

 Efectuaran trabajos de conjunto en salones y otras reparticiones que así
lo requieran;
 Cumplirán estrictamente todas las instrucciones que reciban del
inspector de turno
1. 3. Identificación del tipo documental
Tipo documental = las unidades Documentales que concibe la institución Club

de La Paz en el desarrollo de sus competencias concretas; regulada por una
norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son
homogéneos.
1. 3. 1. La documentación que genera el Club de La Paz
 Correspondencia recibida y despachada
- 65
 Informes
 Circulares
 Contratos
 Actas
Directorio
Tribunal de honor
Comité electoral
Caja mortuoria
Asamblea general ordinaria anual
Asamblea general extraordinaria
 Documentos contables (balances, facturas, planillas de pago
comprobantes)
 Expedientes de los socios
 Resoluciones de directorio
 Acciones de promoción de socios
 Sede Social y deportiva (planos)
a) Clasificación
Se procederá a clasificar por series de acuerdo con su origen y procedencia. Se

establecerán categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo
del Club de La Paz, es el primer paso del proceso de organización archivística;
es el trabajo intelectual mediante el cual se identifica, y establecen las series
documentales que componen cada agrupación documental (sub.fondo, sección,
sub.seccion), de acuerdo a la estructura funcional de la institución.
Es el primer paso del proceso y de acuerdo al proyecto propuesto se realizará

durante la gestión la identificación de los documentos, expediente por
expediente en el siguiente orden, en forma cronológica y alfabética, al mismo
- 66
tiempo se realizara el acondicionamiento de los grupos documentales. (Cuba

S., 2011, 151 p.)
Para organizar y tratar la documentación administrativa bajo criterios y
métodos uniformes es necesario clasificarla.
Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos o categorías

dentro de una estructura jerárquica y lógica. La documentación del Club de La
Paz se agrupa en conceptos que reflejan las funciones o actividades del Club.,
dentro de una estructura que es el cuadro de clasificación del Archivo Central.
 Organización del fondo documental
Es el resultado inmediato de la fase de identificación.

La identificación del fondo es una tarea de tipo intelectual y supone la
sistematización de las series documentales dentro del cuadro de clasificación.
Una vez que disponemos del Repertorio de Series Documentales, las funciones
y los organigramas que plasman la evolución orgánica del productor, estamos
en disposición de elaborar un cuadro teórico de clasificación, que será nuestro
punto de partida para enfrentarnos a la documentación.
Se procede a clasificar por series de acuerdo con su origen o procedencia

Puede ser:
 Orgánico decimos que utilizamos lo orgánico para hacer la

clasificación cuando las series documentales se estructuran de
acuerdo con el organigrama de una institución.
La clasificación que se aplicara en el organigrama de la institución que nos

ayudara a identificar los fondos de esta institución. (Ver anexo V)
- 67
 Funcional utilizamos el criterio funcional cundo estructuramos un

fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo
en una institución. Actividades de funciones que no tiene que
coincidir con la estructura organizada en la institución.
b) Ordenar
Se ordena la documentación dentro de cada serie estableciendo las secuencias

de las categorías y grupos de acuerdo con el orden cronológico y alfabético,
geográfico y temático con respecto a su generación.
 Ordenación interna de los expedientes:
- Orden cronológico: es el criterio habitual de ordenación. Siguiendo la práctica

administrativa más extendida, los documentos se ordenan en las carpetas de
forma que el documento más antiguo queda en la parte inferior y el más
reciente en la parte superior.
- De acuerdo con las características de la documentación, en ocasiones se

aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética.
- Los documentos en soporte diferente al papel (eje.: fotografías, carteles,

vídeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se
separan físicamente de éste, si bien se ha de dejar constancia dentro del
expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización.
 Ordenación de las series documentales:
Se establecerá el criterio de ordenación que para cada caso resulte más cómodo
y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas,
archivadores o estantes.
- 68
Los tipos de ordenación de las series documentales pueden ser:
- Orden cronológico:
Ejem.: Actas de directorio Club de La Paz: año, mes y día.
- Orden cronológico y alfabético:
Ejem.: Correspondencia: orden cronológico por años con división
alfabética por nombres de instituciones.
- Orden alfabético:
Ejem.: Expedientes Socios de Honor, Activos: nombres de personas
físicas.
- Orden numérico:
Ejem.: Documentación contable: nº de control del balance,
correspondiente a un mismo ejercicio económico.
Señalización de los documentos
Para identificar el contenido de las carpetas de archivo, las carpetillas,

carpetas abiertas, cajas de archivo definitivo y el mobiliario de archivo, se ha de
normalizar la señalización:
o Señalización de carpetas: los expedientes se archivan en carpetas en las

que se han de hacer constar los siguientes niveles de descripción:
 Fondo
 Sub. fondo
 Sección
 Título propio de la serie
 Comprobante
 Años: año de obertura y cierre del expediente
 Código y clasificación
- 69
 Opcionalmente se podrá hacer constar el título propio del

expediente y otras observaciones que se consideren necesarias.
(véase anexo VI).
o Señalización de carpetas abiertas: se aconseja la instalación de los

expedientes abiertos y los de consulta frecuente. En este caso, las
documentos de archivo se introducirán en las carpetas abiertas, que se
señalizarán asimismo mediante el código de clasificación y el título.
o Señalización de cajas de archivo definitivo: los expedientes finalizados y

de consulta menos frecuente se guardan en dos tipos de cajas de cartón
de archivo definitivo. En el lomo se colocará una etiqueta.
Dos tipos de modelos de rótulo que proporciona el Archivo Central

(Anexo VII y VIII), de forma que las cajas estén ya preparadas para su
ubicación e instalación en el estante.
c) Instalar
Las condiciones de instalación de los documentos en el Archivo Central, tanto

en lo referente a materiales y accesorios para el archivamiento, como en el
mobiliario que se utilice para instalar los documentos, son elementos
importantes para una buena organización del archivo Central. A la hora de
seleccionar los más adecuados para el sistema de archivos, se tendrán en
cuenta:
- Las características de la documentación a archivar (volumen de los cajas,

carpetas, empastados, expedientes, formatos y soportes físicos).
- La frecuencia de utilización de los expedientes finalizados (una mayor o

menor frecuencia de uso determinará el contenedor y mobiliario a utilizar).
- 70
- Las medidas preventivas de conservación de los documentos.
Las cajas, los empastados, legajos, Carpetas, se ubicaran en los estantes
mediante la codificación topográfica para la localización de todas las unidades
de instalación de todos los depósitos, la asignatura de los estantes se realiza de
derecha a izquierda correlativamente, se señala mediante los números
romanos los estantes, (Eje. Estantes I, II, III,…..), con letras alfabéticas los
cuerpos de los estantes (Eje. Cuerpos A, B, C,…..) Y las baldas se distinguen
por números (Eje. 1, 2, 3, 4…..)
Estante I
Cuerpos A B
Baldas 1
- 71
B) Valoración
Consiste en analizar y determinar los valores primarios y segundarios de las

series documentales. El acceso a ellos y su debida conservación en el archivo
central, y así mismo se eliminara documentos sin ningún valor.
En este punto debe cumplirse la labor de restauración de los documentos en

mal estado.
Valores primarios
*Valor administrativo: documentos que son testimonio de actividades y

procedimientos en cumplimiento de sus funciones.
*Valor legal y jurídico: documentos que sirven como testimonio ante la

ley o que establece derechos u obligaciones reguladas por el derecho.
*Valor fiscal: documentos que acrediten derechos y obligaciones

tributarias.
*Valor contable: documentos que sustenten o justifiquen el manejo

presupuestario.
Valor segundario
*Valor informativo: documentos que sirve para testimonios para la

reconstrucción de procesos y actividades de la institución.
*Valor histórico: concluido sus valores administrativos, legales, jurídicos;

y luego de la valoración correspondiente, los documentos adquieren
importancia y se constituyen en fuentes primarias para la reconstrucción
histórica. (El Acta de Fundación del Club de La Paz).
- 72
Plazos de conservación
El plazo de conservación en el archivo central, contempla los ciclos vitales de

los documentos correspondientes a los archivos, intermedio e histórico. Los
documentos deben mantenerse custodiados por 15 años aproximadamente.
Pasado este plazo se deberá transferir la documentación al archivo intermedio,
y luego al archivo histórico. (Ver página 73)
Transferencia
La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de

un archivo a otro del Sistema, en nuestro caso, del Archivo Central al Archivo
histórico.
Características que deben reunir las series que se transfieran
• El cuadro de clasificación y codificación de los documentos y los expedientes,

de acuerdo con la estructura orgánica y las funciones que se desempeñan en el
Club de La Paz.
• El calendario de conservación y eliminación de los documentos de acuerdo con

la normativa del Club.
• El sistema de descripción y de gestión, preferiblemente automatizada, de los

documentos y expedientes para describir y recuperar la información.
Establecimiento de los plazos de transferencia y custodia
Las transferencias son el procedimiento habitual de ingreso de fondos en un

archivo, mediante el traslado de fracciones cronológicas de series documentales,
una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia fijada por las normas
de valor para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.
- 73
No se tiene determinado el año tope para la conservación de los documentos, en

la legislación archivística de Bolivia.
VALORES VALORES DPRESCRIPCION FASE EL CICLO TIPO DE ARCHIVO PRESCRIPCION

GENERALES DOCUMENTALES LEGAL VITAL ARCHISTICA
1. Primarias Administrativa 2 Activa Archivos de Gestión 2
Contable 5 Activa Archivos de Gestión 5
Legal 10 Inactiva Archivo Central 15
35
2. Segundarias Informativa Inactiva Archivo Intermedio
Histórica Permanente Archivo Histórico
Estos plazos temporales deben servirnos de guía, Se deben tener en cuenta dos
criterios para proceder a realizar una transferencia desde la oficina al archivo
central:
– La finalización de la tramitación. Como principio general sólo se
transfieren expedientes conclusos.
– Que haya descendido la frecuencia de consulta.
Los envíos de documentación desde las oficinas al archivo central, debe estar,
indispensablemente, inventariada, en caso contrario no será aceptada por el
archivo central.
Serán coordinados por el archivero, quién determinará qué expedientes deben

transferirse, y en qué momento, basado siempre en el estudio de las series
documentales, su producción, su información y su trámite, estableciendo sobre
la base de los criterios adquiridos durante la fase de estudio, si la
documentación debe ser eliminada o transferida.
- 74
El Archivo Central realizará a continuación las siguientes tareas:
 Comprobar la conformidad entre lo reseñado en la hoja de transferencia

y la documentación recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia,
la hoja será devuelta a su remitente para subsanar los errores
detectados.
 Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de

transferencia, firmada y sellada por el Archivo Central, como
confirmación de que la transferencia ha sido realizada, en la que se
incluirá la signatura topográfica que se le haya adjudicado en el Archivo.
 Esta signatura será utilizada como referencia siempre que se solicite una
consulta o préstamo de documentación al Archivo Central.
 Las copias de las hojas de transferencia han de ser guardadas y

ordenadas por el Organismo remitente y conocidas por su personal.
El Archivo Central puede rechazar documentos provenientes de otras oficinas,

siempre, y cuando no cuenten con la relación de entrega de los documentos a
ser transferidos o cuando se trate de papeles inservibles (basura) debe
desterrarse el criterio de que el archivo es el “deposito” en el que se deposita
cualquier objeto o papel que no sirve en las oficinas o porque en estas “no hay
espacios”.
A fin de tener un control de los documentos que guarda el archivo central, la

utilización de los registros de entrada y recepción de transferencia es
imprescindible. Cuando los procesos de identificación y valoración han
concluido, se deben elaborar los repositorios de series y índices de sección; esto
debe ser optimizado con registros informativos de los archivos, facilitando el
acceso a la información.
- 75
Posteriormente se realizara la transferencia al Archivo Intermedio y Archivo

Histórico ya que esta institución cuenta con documentos históricos desde su
fundación.
Selección
La selección de documentos en el archivo central debe considerar la separación

de papeles inservibles y sin valor alguno.
Eliminación
La eliminación de documentos debe responder a los resultados de la valoración

documental que establece que los documentos ya no tiene ningún valor, que
han perdido su vida activa y que tampoco poseen valor histórico, la eliminación
de duplicados fotocopias simples también se incluyen en el proceso de
valoración.
1.- Las copias y los duplicados de documentos originales que estén

perfectamente localizados. Eje.: copias de Actas de Directorio cuyos originales
se custodian en la Secretaría. En caso de tener dudas respecto a la
disponibilidad del documento original, es preferible no eliminar las copias.
2.- Las copias y duplicados de documentación contable, cuyos originales están

bajo la custodia de la Administración Contabilidad
3.- Las notas internas, cuando no forman parte de un trámite y no contengan

información relativa a algún procedimiento administrativo.
4.- La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Sin

embargo, sí es muy importante enviar al Archivo todos los planos, mapas,
fotografías, o publicaciones impresas relativas al Club. y a las actividades
organizadas por la Institución o realizadas en ella.
- 76
5.- Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento. Para
proceder a la eliminación, es imprescindible elaborar un inventario detallado
de los documentos destinados a la exclusión.
Para el acto de eliminación, debe elaborarse un “acta de eliminación de

documentos”, registrando la aprobación de la comisión de evaluación y
calificación de la eliminación documental y la relación de documentos que se
están eliminando.
Comisión de evaluación y aprobación de eliminación documental
Esta “Comisión de Evaluación y Calificación de Eliminación” se reunirá cuando

el jefe o encargado del archivo central y la secretaria proponga la eliminación
de documentos como resultado del proceso de valoración. Debe estar compuesta
por representantes, director de cultura, un miembro del Tribunal de Honor y
Administración contable.
C) Descripción
Una vez instalada la documentación en los estantes, se procede a su

descripción para poder servir cada pieza cuando sea solicitada para su
comunicación.
Para la comunicación sea lo más amplia posible habrá que dar a conocer los
fondos que se custodian de una manera escalonada, desde una descripción
extensiva, en la que se de noticias de todos los fondos por sus propias
características interna y externas
- 77
DESCRIPCION
CARACTERISTICAS CARACTERISTICAS
EXTERNAS INTERNAS
Formato Funcional
Volumen Orígenes
Clase y Unidades archivables Entidad Funciones
Tipo Sistema d ordenación Productor Actividades
Tramites
a
Formas Cont. Sustantivo

Cantidad Originales Fecha y Lugar Fechas
Copias de Producción Personas
Lugares
Cosas
Acontecimientos
Theodore R. Schellenberg, Técnicas descriptivas de archivo.
Destinada a la elaboración de los instrumentos de información para facilitar el

conocimiento y consulta de los documentos organizados en el archivo.
3. 1. Elaboración de los instrumentos de consulta
La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su

localización en el espacio físico, a través de los instrumentos de consulta,
específicamente de los instrumentos de descripción (inventario, guías, índices y
catálogos).
“documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un

conjunto de unidades documentales, con el fin de establecer un control físico,
administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su adecuada
- 78
localización y recuperación”. En función del tratamiento archivistico los

instrumentos se pueden distinguir en:
3. 1. 1. Instrumento de Control
El instrumento de control que se elaborará es el cuadro de clasificación que

sirve para el adecuado seguimiento, comprobación e inspección física,
administrativa e intelectual de los fondos.
3.1.1.1. El Cuadro de Clasificación (Ver anexo IX)
El cuadro de clasificación de la documentación administrativa del Club. Es un

sistema de clasificación que recoge las funciones y actividades del Club de La
Paz, desde lo general a lo concreto.
Carmen Cayetano dice que se constituye con 3 elementos

 La estructura orgánica de la institución
 Las funciones que ejercen dichas instituciones
 Las actividades que se derivan de dichas funciones.
Debe ser:
 Sencillo
 Flexible
 Debe permitir la integridad de otras clasificaciones complementarias
 Debe permitir la uniformidad
Nace en tres etapas bien delimitadas

-Creación de un modelo hipotético. Para ellos hay que tener en cuenta:
-La legislación general
-Las normas de organización internas
-La historia de la institución
- 79
-La historia general de la época y lugar en que la institución desarrolle

su -actividad.
-Los manuales de administración vigente para este periodo
-La diplomática
Comparación de este modelo con la documentación real. Se van delimitado las
series documentales y los tipos documentales que comprenden teniendo en
cuenta.
-Denominación de la serie
-Oficina productora
-Destinatario
-Legislación
-Trámite administrativo
-Contenido
Elaboración del cuadro de clasificación ajustado a la realidad. Para así tener
una herramienta perfectamente para la descripción general del fondo.
*Estructura:
Tiene una estructura jerárquica y lógica, es decir, cada apartado puede a su vez
subdividirse en sus componentes lógicos.
Permite la identificación y agrupación de los documentos, sea cual sea su

soporte, de acuerdo con las funciones y actividades de la Club. Aplicando el
cuadro de clasificación podemos agrupar de manera independiente la
documentación económica, la documentación administrativa, la relativa a
recursos humanos, etc.
El cuadro de clasificación muestra las relaciones que hay entre los documentos
e identifica las series documentales en el conjunto del fondo documental.
- 80
El cuadro de clasificación se estructura en:
1.- Tabla general, establece 3 clases que se corresponden con las funciones
generales del Club. Cada uno de estos apartados se subdivide en Sub.fondos, y
divisiones que reflejan las Sub.secciónes y actividades concretas del Club.
2.- Tablas auxiliares, son niveles de clasificación que se añaden a las Secciones,
Sub.Secciones o Divisiones para definir más el contenido de la documentación.
Se llaman Subdivisiones.
3.- Índice, es la relación alfabética de todas los Sub.fondo, Sección, Sub.sección

y Series la tabla general, con su correspondiente remisión al lugar que ocupa
cada una en el cuadro de clasificación. El índice se presenta en el cuadro de
clasificación detrás de las tablas auxiliares.
*Código de clasificación.
Una vez estructurado el cuadro de clasificación de la documentación se procede

a su codificación. En el caso del Club de La Paz, esta codificación podrá
realizarse cuando se haya identificado la sección documental de las áreas:
Presidencia, Tribunal de Honor, Administración Contable.
-El registro topográfico o numeración se realizará en forma correlativa del

0001 al infinito, por lo que se le localiza a las unidades documentales. Deben
anotarse los folios o foliar las piezas documentales o expedientes.
-Elaboración de un cuadro de registros topográfico sobre la base de la
instalación se elaborara el cuadro de ubicación topográfica, que es un auxiliar
para la ubicación inmediata de la pieza documental requerida.
-Cada caja o empaste instalado tendrá su instrucción de información o
descriptiva con marbetes, rotular estantes, cuerpos y baldas y otros muebles.
- 81
3. 1. 2. Instrumento de descripción
Los instrumentos descriptivos que se desarrollarán son catálogos, guías e

inventarios, utilizando los caracteres de las normas ISAD (G).
3. 1. 2. 1. Guías generales
Se describirá globalmente los fondos documentales del archivo central del Club,
indicando sus características, series, fechas extremas y volúmenes de la
documentación y los servicios disponibles.
3. 1. 2. 2. Inventarios
El inventario describe las unidades que componen las series documentales

dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y
reproduciendo su estructura. En función de las unidades descritas podemos
distinguir entre:
– Inventario somero: describe los elementos mínimos, su utilidad es
ante todo de uso interno
– Inventario analítico: describe los fondos con mayor profundidad
hasta descender inclusive a los expedientes.
En el inventario se utilizara los elementos descriptivos que componen nuestra

ficha se estructuran y distribuyen en áreas o campos con denominación propia,
siguiendo las Normas Internacionales ISAD (G), los elementos se agrupan en
seis áreas de información:
• Área de mención de identidad, donde se incluye la información esencial para

identificar la unidad que se describe: signatura, fecha y lugar de producción.
• Área de contexto, donde se incluye información acerca de la producción,
organización y materias de la unidad de descripción.
- 82
• Área de contenido, referida fundamentalmente a un resumen de contenido:

nota-resumen de alcance y contenido
• Área de acceso y utilización, donde se incluye lo referido a la lengua de
escritura de los documentos y las características materiales: manifestación
manuscrita/impresa, localización, lengua de los documentos, características
físicas (formato, tamaño, conservación, ilustraciones, soporte, etc.)
• Área de documentación asociada, información acerca de los documentos que
tiene una relación importante con la unidad de descripción (localización de
documentos originales, existencia de copias, documentos complementarios y
relacionados, bibliografía).
• Área de notas: donde se hará constar la estructura del documento y cualquier
otro tipo de observaciones. (ICA: ISAD (G), 2000)
Se levantará una relación inventario somero (Ver anexo X), que describirá
todas las unidades del fondo documental respetando el orden original y
siguiendo la estructura organizacional, que se registrara luego en una base de
datos.
3. 1. 2. 3. Catálogos
Tienen como finalidad describir exhaustivamente, así en sus caracteres

internos como externos, las piezas documentales (documentos sueltos) y las
unidades archivísticas (expedientes), seleccionadas según criterios subjetivos
(por su valor histórico, para una exposición, publicación). (Cruz M., José, 1994;
282 p.)
Los instrumentos, se encuentran ordenados por medio de la estructura

orgánica del Club y a la vez las guías mantienen un control cruzado por
asuntos o materias y nos remiten a los registros autorizados, si al fondo se le
aplica un sistema informático para su búsqueda o localización.
- 83
3. 1. 3. Instrumento de difusión
El instrumento de difusión que se ejecutará son los boletines y las memorias

que anualmente el Directorio presenta.
D) Conservación.
Es la fase fundamental de la preservación o prevención de posibles alteraciones

físicas de los documentos y de los soportes documentales, por ende la
información contenida en ellas. Convertidos en patrimonio documental muchos
de estos expedientes de valor permanente, interesan a la misma institución
para garantizar su historia
El Acta de Fundación del Club de La Paz es un Patrimonio Documental ya que

fue el primer Club Social de Bolivia, muchos documentos de valor permanente
interesan a la administración de la institución quien preserva y garantiza su
custodia.
El Club de La Paz, es la entidad responsable de la adecuada conservación física

del fondo o sub.Fondos documentales producidos por todos los organismos
dependientes o relacionados con ella.
Los aspectos básicos que se deberá controlar son los siguientes:
 Los documentos deberán

estar protegidos en unidades
de conservación como cajas de
cartón, también se puede
utilizar sobres de papel craft.
 Estas cajas se instalaran en

las unidades de instalación
- 84
(Estantes metálicos o movibles).
 Los documentos duplicados y en mal estado se separan para restaurar o

eliminar según su valoración.
 Empastes de la documentación si es pertinente.
Diagrama de flujo de Tratamiento Archivístico
Para tener un mejor desenvolvimiento en la aplicación de las normas

internacionales como el tratamiento archivístico, se aplicara el flujo grama por
el cual la documentación debe seguir las siguientes etapas. (Ver anexo XI)
7. 3. TERCERA FASE
La tercera fase del trabajo está dedicada, por tanto, al establecimiento de los
ambientes. En ella se empleara la mayor cantidad de recursos. Para su avance
se han realizado tres grandes cometidos:
7. 3. 1. Instalación: Local, Equipo y Materiales
Está establecido por la teoría archivística que la conservación de documentos

de todo tiempo tiene como fin un servicio. Ambos conceptos conservación y
servicios requieren de locales que permitan desempeñar estas funciones y
garantizar que la documentación no sufra deterioro ni destrucción. (Cuba S.,
2011, 158 p.)
El mobiliario recomendado para el Diseño de Sistema de Archivo de Gestión y

Central de la Institución Club de La Paz tiene las siguientes características:
Las estanterías serán metálicas o movibles, incombustibles, sólidas sin

elementos cortantes ni punzantes, cómodas de manejar.
- 85
La altura para que sean accesibles sin escalera será de 1.90 mts. El ancho de
cada módulo será de 30 cms. y el fondo de las baldas de 40 cms. Los bloques de
estanterías tendrán una separación de 1.00 mts.
40 cms.
30 cms.
1.90 mts.
1.00 mts
El mayor volumen de la documentación será en papel, pero hay que prever la

existencia de otro tipo de material como material magnético, que requieran
almacenaje especial.
Las cajas que se utilicen para el almacenaje serán de cartón sin ácidos y
resistentes, sólidos, con uno de los lados abatibles para mayor facilidad de uso y
de dimensiones normalizadas. Existen de varios tamaños y calidades,
- 86
aconsejándose el tamaño folio prolongado (390 x 275 x 115 mm) y el cartón

fuerte y resistente con un PH igual o superior a 7. Las ventajas que ofrece este
sistema son: su bajo precio, la protección de los documentos y el fácil
almacenaje. Este sistema es el más adecuado para conservar los documentos
una vez que se haya finalizado su trámite y su vigencia,
Las condiciones ambientales del archivo, no deben ser inferiores a 15 grados ni
superiores a 21 grados, siendo lo ideal de 17 a 18 grados. Con humedad de 40º a
65º y una luz artificial que no supere los 200 lux.
Para facilitar la limpieza del polvo, los revestimientos de las paredes y suelos
serán sintéticos.
En cuanto a la prevención, detección y extinción de fuegos, los materiales

empleados tienen que ser incombustibles. Sería recomendable instalar un
sistema de detección automática de humo así como pulsadores de alarma y
extintores de incendios.
La compra se realizara en tres rubros más importantes para la implementación

del sistema de archivo y las más importantes
Equipo y mobiliario
Material de escritorio
Equipos de protección al profesional
7. 4. CUARTA FASE
Automatización y digitalización
En definitiva, los Sistemas de Información favorecen la creación de productos

informativos propios, por ejemplo, las bases de datos que aseguran el correcto
flujo de información para la Historia de la institución, Así, las técnicas
- 87
documentarias cumplen sus objetivos: se hacen operativas al aplicarse a un

campo del saber determinado, y se ponen al servicio de la obtención de nuevos
conocimientos científicos (López Yepes, 1998, p. 100).
7. 4. 1. Automatización
Para conservar y resguardar la desmaterialización de los documentos es

adecuado realizar un sistema automatizado de base de datos.
La Elaboración y mantenimiento de instrumentos de descripción para el control

y localización de fondos.
Comenzar analizar el proceso de diseño de una base de datos para un archivo.

La primera decisión a tomar estará relacionada con el tipo de objetos que
incluiremos en la base; dependiendo del objeto se utilizarán unas normas u
otras, o una combinatoria de varios esquemas.
Una vez establecida la tipología documental, se procederá a definir los

atributos o campos que conformarán cada registro de la base. Para ello será de
mucha utilidad:
a) Conocer los documentos a describir, en cuanto a la estructura de los

mismos, y detectar los datos más relevantes a considerar para la
recuperación de dichos documentos.
b) Indagar sobre las normas o estándares internacionales que regulan las

descripciones de dichos objetos.
c) Detectar ejemplos concretos de aplicaciones, es decir, buscar y analizar

bases de datos que hayan sido diseñadas por otros y que puedan
servirnos de ejemplo.
- 88
A partir de la información recabada en los pasos mencionados

anteriormente, se establecerán los atributos que se registrarán de cada
tipo de objeto incluido en la base de datos.
Para realizar la base de datos se aplicará la estructura de las normas ISAD (G)
Compone las 7 áreas más primordiales, que reúnen un total de 26 elementos,
tan sólo algunos de ellos son obligatorios en todas las descripciones, por
considerarse imprescindibles para concretar el intercambio de datos. A
continuación se incluye un cuadro indicativo de las áreas y los elementos,
señalando con un asterisco los elementos obligatorios:
Área Elemento
*Código de referencia
1.- Identificación *Título
*Fecha
*Nivel de descripción
*Volumen y soporte de la unidad de
descripción
2.- Contexto *Nombre del productor
Historia institucional / reseña
biográfica
Historia archivística
Forma de ingreso
3.- Contenido y estructura Alcance y contenido
Valoración, selección y eliminación
Nuevos ingresos
Organización
4.- Condiciones de Condiciones de acceso
acceso y uso Condiciones de reproducción
- 89
Lengua / escritura
Características físicas y requisitos
técnicos
Instrumentos de descripción
5.- Documentación asociada Existencia y localización de
originales
Existencia y localización de copias
Unidades de descripción
relacionadas
Nota de publicaciones
6.- Notas Notas
7.- Control de la descripción Nota del archivero
Reglas o normas
Fecha de descripción
La consulta de esta norma a la hora de diseñar nuestra base de datos se vuelve

un paso obligado, ya que su aceptación internacional garantizará no sólo la
viabilidad del intercambio de datos con otros sistemas de información, sino el
haber cubierto los aspectos más relevantes de la descripción archivística
propuestos por el organismo archivístico más importante a nivel mundial, el
ICA. (Pené, Mónica G. 2009, 4-7).
a) Razones Estratégicas
– Hacer más rápidos los procesos (manejo de documentación)

– Racionalizar y flexibilizar la organización/distribución de documentos
– Mejorar el servicio al usuario (Socios)
– Establecer mecanismos automáticos de medición y auditoria
– Mejorar la seguridad de la documentación
- 90
b) Razones Financieras
– Incrementar la productividad (reducción tiempo de acceso al

documento)
– Ahorrar espacio físico (archivo de documentos en papel)
c) Razones Técnicas. Soluciona problemas como:
– Deficiente gestión de documentación en papel (demora en la

recuperación, inadecuada explotación de la información, pérdidas, etc.)
– Integración de documentos en diferentes soportes
– Lentitud y dificultad de la comunicación dentro de la organización.
7. 4. 2. Digitalización
La necesidad de procesar, almacenar, distribuir y conservar los documentos de

una manera rápida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los
procesos dentro de la institución, hace que el proceso de digitalización se vuelva
cada vez más importante y prioritario, motivo por el cual, los documentos
deben ser digitalizados, todo ello para resguardad y proteger el patrimonio
documental de la institución, facilitar el acceso y la consulta de los documentos.
-Digitalización de expedientes cuyos trámites hubiesen concluido,

de forma completa y ordenada.
-Elaboración una base de datos con la información de los

documento digitalizada.
7. 5. QUINTA FASE
Y, por último, la quinta fase de trabajo, estuvo destinada al servicio de

consulta y préstamo de los fondos documentales, y llegando a las conclusiones.
- 91
Constituyen, por consiguiente, la solución ya demostrada, la respuesta al

problema plateado.
7. 5. 1. Servicios
El Sistema de Archivo de la institución Club de La Paz, será muy útil en

cuanto a la búsqueda de la información requerida por la institución.
Básicamente se realiza el servicio de requerimiento de información. Brindar

los servicios adecuados a las necesidades de los socios y del personal
administrativo eficazmente, con personal profesional que será eficiente para
lograr dar soluciones a las necesidades de información a la institución.
7. 5. 1. 1. Consulta
a) Los archivos de oficina, pueden facilitar la consulta, préstamo o reproducción

de documentación a funcionarios del Club de La Paz, cumpliendo los requisitos
siguientes:
 Autorización del Presidente o Presidente del Tribunal de Honor

 Autorización del jefe la administración financiera
 Registro del documento solicitado
 Registro del préstamo y devolución en el caso de documentos prestados.
b) Los archivos centrales, prestan servicios de consulta en el mismo archivo

(consulta en sala), en este caso, los usuarios del Club de La Paz, o externos
deben:
 Prestar su identificación o credencial

 Llenar el registro de consulta, señalando el documento o serie
documental a ser consultado
- 92
7. 5. 1. 2. Préstamo y reproducción simple
La unidad administrativa del Club de La Paz que desee solicitar un préstamo

de documentación al Archivo Central, debe hacer uso del formulario de
solicitud de préstamo que requerirá del Archivo Central, firmado por el
responsable de la unidad administrativa.
Este formulario refleja el procedimiento de préstamo y ha de acompañar a la

documentación en todas las fases del procedimiento.
Si una unidad administrativa solicita un préstamo de documentación con valor

administrativo de la que no ha sido productora, debe dirigir la petición a la
unidad administrativa responsable del procedimiento. (Cuba, Simón, 2011; 160
- 161 p.)
a) Préstamo de documento, implica la salida temporal de un documento, por

ello es necesario observar lo siguiente:
 Llenado de formulario de préstamo, devolución y el testigo

(Ver anexo XII y XIII)
 Presentación de solicitud de la unidad.
 Presentación de documentos de identificación del interesado
(carnet de acreditación de socios).
 Autorización del responsable de archivo que otorga el
servicio.
1.- Una vez que el Archivo central recibe el formulario, se prepara la

documentación solicitada y se remite a la unidad administrativa
peticionaria, acompañada por el formulario en donde el Archivo ha
consignado los datos de número de préstamo, fecha de devolución y ha
firmado y fechado el envío del préstamo.
- 93
2.- Dentro del plazo de préstamo establecido (un mes), la unidad

administrativa devuelve la documentación al Archivo Central, junto con
el formulario en donde ha fechado, firmado y sellado la devolución.
3.- La documentación se devuelve al Archivo Central sin modificaciones.

Si fuera necesario añadir al expediente algún documento, el responsable
de la unidad administrativa lo hará constar en la portada de la carpeta
correspondiente y advertirá de ello al Archivo Central.
4.- En caso de pérdida o deterioro de la documentación, la

responsabilidad recae en la persona de la unidad administrativa
solicitante del préstamo.
5.- Una vez recibida la documentación prestada, el Archivo Central

remite, al prestatario el formulario con el recibo fechado, firmado y
sellado.
b) Reproducción simple, este servicio tiene que ser acreditado solo a

funcionarios del Club de La Paz, observando lo siguiente:
 Justificación de la solicitud.
 Registro del nombre y firma del jefe del área y del solicitante,
documento que solicita, fecha de solicitud.
 Visto bueno del encargado del Archivo Central.
- 94
CRONOGRAMA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Fechas
Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sep. Oct. Nov. Dic.
Actividades
La compra de mobiliario, equipamiento, material de

escritorio, equipo de protección al profesional.
Centralizar la documentación.
Establecer políticas y normas para la organización

del archivo de gestión
Ejecutar el tratamiento archivístico en el archivo

central
Instrumento para el rápido acceso a la información.
Brindar servicios con eficacia y eficiencia.
- 95
PRESUPUESTO
El presupuesto del proyecto contempla cuatro rubros: Recursos Humanos,

Equipo y mobiliario, Material de Escritorio y Equipo de protección al
profesional.
Recursos Humanos
Primero garantiza la contratación de dos profesionales en Licenciatura

Bibliotecología y Ciencias de la Información (mención Archivos) para el cargo
de Supervisor del Archivo Central de la institución del Club de La Paz.
RECURSOS HUMANOS
SUELDOS
UNIT. TOTAL
DETALLE CANTIDAD MENSUAL Bs. Bs.
Lic. Bibliotecología y
Ciencias de la
Información
(mención Archivos) 2 3.500 7.000
Equipo y mobiliario
Segundo garantiza los insumos básicos sobre equipo y mobiliario para el

funcionamiento del Archivo Central de la Institución Club de La Paz.
- 96
EQUIPO Y MOVILIARIO
TOTAL
PARTIDA ITEM CANTIDAD COSTO UNIT. Bs. Bs.
1 Computadoras 2 5700 11400
2 Impresora láser 1 2600 2600
3 Escáner 1 3000 3000
4 Escritorios 2 1300 2600
5 Gavetas 5 780 3900
6 Estantes metálicas 100 800 80000
7 Mesas de trabajo 2 500 1000
8 Escalera rodante 1 350 350
9 Extintor 2 500 1000
10 Ventiladores 1 1500 1500
Máquinas de
11 absorción de polvo 1 2000 2000
Material de Escritorio
Tercero garantizar los insumos básicos sobre el material de escritorio para el
funcionamiento del Sistema de Archivos de la Institución Club de La Paz.
MATERIAL DE ESCRITORIO
COSTO UNIT. TOTAL
PARTIDA ITEM CANTIDAD Bs. Bs.
1 Cuaderno empastado 12 15 180
2 Archivadores. Palanca 30 10 300
3 Cajas de archivo 400 50 20000
4 Marbetes 200 2 400
5 Papel bon tamaño carta 5 paquetes 40 200
Foliador metálico
6 automático 2 piezas 90 180
7 lápiz negro 12 piezas 0.6 21
8 lápiz rojo 12 piezas 0.7 17
9 bolígrafos 12piezas 0.95 34
10 marcador delgado 12 piezas 0.45 16
- 97
11 marcadores gruesos 12piezas 2.70 97

12 marcador resaltador 12 piezas 2.60 31
13 Pegamento UHU 12 piezas 10 120
14 cinta adhesiva de embalaje 12 piezas 4.50 54
15 Engrampadora 2 piezas 20 40
16 Sellos y tinta 2 piezas 40 80
17 Perforadora 2 piezas 22 44
18 Regla metálica 2 piezas 15 30
19 tajador de escritorio 2 pieza 5 10
20 Balduque 10 rollos 30 300
Equipos de protección para el profesional
Se debe garantizar la salud de los funcionarios del Archivo de Oficina y

Central, con equipos de protección mínimo, se debe de proveer de material
adecuado para que no sea afectado por el polvo, suciedad, infección y el frió.
INSUMOS DE PROTECCIÓN PARA EL PROFESIONAL

COSTO TOTAL
PARTIDA ITEM CANTIDAD UNIT. Bs. Bs.
Guardapolvo
1 u overoles 2 70 140
Barbijo
(mascarillas
2 anti polvo) 24 piezas 3.50 84
Guantes
3 especiales 50 piezas 8 400
Toallas
4 personales 10 20 200
Jabón
5 sulfurado 20 7 140
- 98
CUADRO DE RESUMEN DE GASTOS

Recursos humanos 84.000
Equipo y mobiliario 109.350
Material de escritorio 22.154
Equipo de protección para el
profesional 964
TOTAL Bs. 216.458
El presupuesto total del proyecto que contempla cuatro rubros: Recursos

Humanos, Equipo y Mobiliario, Material de Escritorio e Insumos de protección
para el profesional. Hace una suma aproximada de Bs. 216.458.
INDICADORES DE EVALUACIÓN
De acuerdo al análisis técnico realizado, se puede evidenciar la viabilidad del

proyecto por cuanto el mismo cubre los requerimientos de la institución, puesto
que cuenta con recursos suficientes para la consecución del desarrollo del
mismo.
También se ha provisto la sostenibilidad de proyecto, por medio del apoyo de la

máxima autoridad del Club de La Paz.
La dependencia de ese nivel garantizara la sostenibilidad del proyecto, el

diseño del sistema de archivo de gestión y central del Club de La Paz, por otro
lado, existe plenamente conciencia de la importancia de los archivos, con todas
las aplicaciones de los normas archivísticas (tratamiento archivístico), para
cumplir con los fines propuestos.
Se ve la imperante necesidad de la organización y transferencia documental,

por cuanto a los requerimientos de los beneficios han de ser satisfactorios en
sus demandas de calidad, eficiencia y eficacia.
- 99
La Secretaria atiende los requerimientos de documentos e información que

solicita, el Directorio, los socios y el personal administrativo siendo un
requerimiento la oportuna ubicación de la documentación que respalde las
actividades de la institución.
Evitar la pérdida de la documentación que generan los socios, el personal

administrativo. Resguardar la documentación de años pasados.
Pero, consideramos que existen sectores de la sociedad con intereses creados,

que prefieren el caos de la documentación a la información organizada, porque
cuando ésta se organiza se convierte en un valioso recurso probatorio.
Estos aspectos nos muestran la urgente necesidad de contar con este sistema
de archivos de gestión y central, que recoja, sistematice, ordene y sea accesible
a la información
CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIÓN
Se pudo comprobar la falta de un sistema de archivo que gestione la

administración de los documentos, para que repercuta posteriormente en la
gestión administrativa.
La principal función del sistema de Archivo consiste en procesar la Información

para acceder a los Documentos. Para brindar una Información eficiente, desde
su creación hasta su archivado correspondiente - cuando no interviene en la
génesis documental, persigue al Documento paso a paso, pacientemente, lo
identifica, lo describe, selecciona hasta llegar un momento que tiene toda la
documentación depurada, arreglada convenientemente para que el personal
- 100
administrativo, Socio y investigador, (usuarios), pueda absorber la Información

encerrada en los Documentos.
Establecer la estructura orgánica del archivo central del Club de La Paz, la que
se encarga de gestionar las transferencias documentales del archivo de gestión
u oficina, cumpliendo los plazos establecidos en la tabla de retención
documental.
Se proporciona un planteamiento de la organización de la documentación, así

como un aspecto estratégico para el apoyo en la toma de decisiones de las
autoridades jerárquicas, por lo que deben y tienen que ser organizados de
acuerdo a normas internacionales para su efectiva utilización.
Es de vital valor que la institución entienda la importancia de la accesibilidad

de los documentos de una forma integrada mediante el sistema de archivo de
gestión y central. Ese sistema va a permitir que la información se maneje de
forma eficiente y ágil a través de la búsqueda que permita acceder a la
documentación de forma simple.
Uno de los factores importantes en este proyecto es la implantación de este

sistema que garantice la confiabilidad, autenticidad, fiabilidad y uso práctico
de los documentos que ahí residen.
RECOMENDACIONES
Los archivos son eficientes y eficaces en la medida que se apliquen

adecuadamente las normas archivísticas en las fases de gestión documental ya
que los archivos en una institución presentan las funciones, atribuciones y
competencias que esta posee y dan prueba fehaciente de sus actuaciones.
- 101
Se recomienda la aprobación de la planilla administrativa para la contratación

del personal profesional, Lic. en Bibliotecología y Ciencias de la información
(mención archivos), mediante convocatoria pública, a fin de viabilizar el
funcionamiento del sistema de archivo de gestión y central de la Institución
Club de La Paz.
Se recomienda analizar un espacio físico apropiado para el sistema de archivos,

y mantener el presupuesto destinado para el proyecto. Con el fin de recibir
transferencias documentales inactivas que se encuentran en los depósitos, de
acuerdo a formulario de transferencia documental. Asimismo es recomendable
para la infraestructura de archivos central hacer un estudio exhaustivo que
tenga en cuenta todos los requisitos sobre el crecimiento documental de los
fondos, las características arquitectónicas del lugar escogido, las condiciones
ambientales, los aspectos funcionales, y otros, la finalidad no es otro que
proporcionar la seguridad y el control eficaz de los fondos documentales,
permitir el almacenamiento y recuperación rápida de los documentos.
También se recomienda la ampliación del sistema, para los archivos intermedio

e histórico ya que posee con documentación desde su fundación (130) años
atrás, para la conservación permanente del patrimonio documental.
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2007,
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Sistema de información histórica para la colección de papeles varios
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Facultad Biblioteconomía y Documentación, Universidad de
Extremadura, 2001
- 106
- 107
ANEXO
MANUAL Y NORMA DE
FUNCIONAMIENTOS DEL
SISTEMA DE ARCHIVO DE
GESTION Y CENTRAL
- 108
MANUAL Y NORMA DE FUNCIONAMIENTOS DEL

SISTEMA DE ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL
JEFE/A DE DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE GESTION Y CENTRAL
Misión
Es responsable de la recepción interna, archivo, custodia y expedición interna

de copias u originales de los documentos y expedientes, conforme a las normas
y procedimientos.
Sector de organización
 Directorio
 Tribunal de Honor
 Secretaria General
 Área de contabilidad y administración
Cargo Superior
Licenciado en Bibliotecología y Ciencias de la Información, especializado en

archivos
Funciones Generales
A. Diarias o permanentes
1) Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades del personal a su

cargo, conforme con las normas y procedimientos vigentes.
2) Controlar que todos los documentos dirigidos a su sector sean tramitados en
la brevedad posible.
- 109
3) Planificar y programar las actividades a ser realizadas para el cumplimiento

de los objetivos previstos, conforme con las políticas establecidas y los recursos
disponibles.
4) atender las consultas de los Socios y de terceros. Vinculadas a las actividades
del Club de La Paz Club.
5) Controlar la adecuada utilización de los documentos emitidos o ingresados a
su unidad orgánica, así como la distribución y archivo de los mismos.
6) Controlar la adecuada utilización y conservación de los bienes del activo fijo
asignados a su área y de los materiales y útiles de oficina.
7) Realizar los pedidos de provisión para su sector, de equipos, materiales y
útiles de oficina, así como controlar el uso racional de los mismos.
8) Supervisar la ejecución de las actividades de su departamento realizados por
el/los Equipo(s) de Trabajo, conforme a la organización interna aprobada
9) Estudiar y sugerir al superior inmediato las opciones de solución para los
inconvenientes que observe en el desarrollo de las actividades de su unidad
orgánica a las mediad tendiente para mejor los sistemas y/o procedimientos en
uso.
10) Cumplir y hacer cumplir la legislación vigente, los convenios y documentos
anexos, así como las disposiciones establecidas por la máxima autoridad del
Club de La Paz.
11) Mantener informado al superior inmediato respecto de las actividades y
novedades de su sector; y realizar las consultas que fueren necesarias, en el
momento oportuno.
13) Participar de las reuniones de trabajo convocadas por el superior
inmediato, a fin de tratar temas de trascendencia, aportar o recomendar
alternativas de solución y cursos de acción tendientes al cumplimiento de los
objetivos del área.
- 110
B. Periódicas (Mensuales, Anuales)
1) Planificar mensualmente, conjuntamente con el personal a su cargo, las

actividades a ser realizadas para el cumplimiento de los objetivos previstos,
conforme con las políticas establecidas.
2) Elaborar el Plan Operativo Anual (POA) de su unidad orgánica, alineado con
los objetivos, políticas y estrategias establecidas para su Dirección, en función a
los recursos disponibles.
3) Elaborar informes del área a su cargo solicitado por el superior inmediato,
con la amplitud y periodicidad que le sean requeridos por el mismo.
4) Investigar, evaluar, planear, organizar e implementar nuevas funciones,
técnicas y los reglamentos que fueren aprobados, tendientes a mejorar el
cumplimiento de los objetivos de su área.
5) Elaborar o dirigir la preparación de la Memoria Anual del Departamento,
para su inclusión en la Informe Memoria Anual de la Institución.
C. Funciones Específica
1) Efectuar el manejo de la información documental, con sujeción a los

reglamentos, normas y procedimientos establecidos.
2) Aplicar el tratamiento archivístico 1.- Identificación: Clasificar, Ordenar,
Instalar, 2.- Valoración, 3.- Descripción, 4.- Conservación
3) Utilizar las normas y técnicas internacionales, adoptadas por el sistema de
archivos de oficina y central, para la organización, conservación y manipulación
de documentos.
4) Efectuar la transferencia o remisión de documentos originales del Archivo de
Gestión al Archivo Central del Club de La Paz solicitadas por las comisiones,
en forma documentada y autorizada por el Directorios.
5) Supervisar las actividades de apilamiento, encuadernado, etiquetado y
ubicación de los documentos en el Archivo Gestión y Central, acorde a la
metodología vigente.
- 111
6) Realizar las actividades de registro, control y la organización del Archivo,

supervisando las condiciones requeridas para mantener en buen estado de
conservación los documentos.
7) Proponer a la Comisión de Cultura las necesidades de equipos e insumos,
mejoras de infraestructura necesarias para la adecuada conservación de los
documentos asignados a su custodia, mencionando los riesgos de daño o
destrucción cuando esto sea evidente.
8) Supervisar el acceso de personal no autorizado al recinto del archivo, a fin de
resguardar la integridad y confidencialidad de los documentos.
9) Preparar los documentos para la incineración o destrucción, cuyo plazo legal
de custodia ha vencido, conforme a las instrucciones del Directorio y la
Comisión de Cultura.
10) Supervisar el orden y la limpieza en el archivo.
NORMATIVAS:
1.- Establecer normas y directrices en materia archivistica en la institución,

mediante la promulgación de manuales, reglamentos, circulares, formatos, etc.
2.- Ejecutar el Sistema de Archivos de la institución Club de La Paz, orgánico

funcional.
3.- Establecer la ampliación del sistema de archivos intermedio e histórico ya

que la institución cuentas con documentación de hace 130 años
3.- Brindar capacitación en materia archivística a los archivos de gestión y

central.
4.- Establecer el plan de conservación y eliminación documental (PCED),

conocido como Programa de control documental (PCD) o bien Tablas de Plazos
de conservación documental (TPCD), mediante las cuales se regule la
producción documental y se establezca su vigencia y conservación.
- 112
5.- Brindar accesoria, apoyo técnico y normativo al archivo de gestión del Club.
6.- Supervisar las labores archivísticas en el club, mediante visitas de

inspección, informes y recomendaciones.
- 113
ANEXO
MARCO
METODOLOGICO
- 114
DIARIO DE CAMPO # 1
DISEÑAR UN SISTEMA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y CENTRAL
Inv. : WENDY CONDORY QUISPE

Día: 3- 10 junio de 2011
Lugar: Institución Club de La Paz 2ª piso entre la Av. Mariscal Santa Cruz y
Av. esquina Camacho
Temas y Problemas: Por la falta de un sistema de archivos, la organización

documental, carecía de estos servicios, corriendo el riesgo de perder esa valiosa
información y la conservación del patrimonio documental.
Objetivo: Diseñar un Sistema de Archivos de Gestión y Central, permitirá

mejorar la custodia, la conservación, la organización y el servicio al acceso a la
información, de la Institución Club La Paz desde su fundación de 1882 hasta la
actualidad.
Diagrama: (Ver anexo 1)
Descripción:
En primera instancia se pidió permiso a la institución para poder realizar la

investigación sobre el control de la documentación que custodian.
El 1 de marzo se envió la solicitud, aprobándose el 31 de mayo del presente año

Posteriormente se comenzó con la investigación, el 3 de junio, por lo cual se
realizó en primer lugar con la Secretaria General – en este caso el archivo de
Gestión u Oficina:
- 115
Se vio que cuenta con una secretaria no capas para la organización de la

documentación, ya que la documentación custodiada en este ambiente no
cuenta con ninguna norma archivística.
La secretaria es la que recepciona toda la documentación que genera el club.

(Directorio, Tribunal de Honor, administración)
La documentación se encuentra en muebles tanto en la parte inferior como
superior provocando hacinamientos.
La documentación no tiene ninguna protección ni conservación
Tiene gavetas en el cual se encuentran los expedientes de los socios en total
desorganización
Se sigue ordenando la documentación de forma separada, como
correspondencia recibida y despachada, existe muchas carpetas con las
rotulaciones varias.
Toda la documentación de esta oficina no está encuadernada solo está

amarrado con cuerdas.
Se presta la documentación a los Socios Directores los cuales se lo llevan y no
devuelven, provocando extravió y dispersión.
Se elimina documentación sin ninguna evaluación.
Lo único que se puede resaltar de la secretaria general es que cuenta con una
hoja de ruta la cual trata de organizar y despachar la documentación desde la
gestión 2007 a la actualidad.
- 116
DIARIO DE CAMPO # 2
Día: 10 - 15 junio de 2011

El área de la administración contable y su depósito
En el caso de esta área se comenzó a averiguar del 10 al 15 de junio del

presente año
En este cargo se encuentra una profesional en contaduría pública y su auxiliar,
se encarga del estado financiero del club, las cuales generan documentación
contable.
Esta documentación a partir del año 2005 a la actualidad está a cargo de la Lic.
Rosario Bernal, la cual hizo empastar, ordenar cronológicamente y por colores
e instalar a los estantes pero todo es realizado empíricamente por el mensajero,
no aplican normas archivísticas, no cuenta con ninguna conservación.
Lo que sobresale es que la documentación no se separa como por ej. Las
planillas de pago, para respaldar se coloca las boletas de cada empleado.
En consecuencia, la Lic. Bernal es la que tiene un poco de conocimiento y leda

importancia al control de la documentación, ya que el momento que existe la
auditoria ella está preparada para respaldar las observaciones que existan.
La documentación aproximadamente que se encuentra en este ambiente de la

Secretaria General y el depósito de la Administración Contable es de 1.110 ml.
- 117
DIARIO DE CAMPO # 3
Día: 27 de junio al 1 julio de 2011

El área del tribunal de honor
Esta área se encarga de controlar el fiel y estricto cumplimiento de los Estatutos y
Reglamentos.
Se vio la necesidad de que nadie se preocupa de esta área no hay una persona encarga, solo
el Socio Secretario acomoda la documentación como puede.
Los documentos se encuentran en el piso y vitrinas, sin ninguna norma archivistica en total
desorganización.
Cuando se tiene la necesidad del acceso a la documentación por un caso (X) no se
encuentra la documentación.
El sitio donde se encuentra el Tribunal de Honor es reducido y húmedo
La documentación aproximadamente que se encuentra en este espacio del
Tribunal de Honor es de 60 ml.
- 118
DIARIO DE CAMPO # 4
Día: 11 de junio al 22 julio de 2011

El Depósito
Para poder ingresar a este depósito se tuvo que hacer una limpieza, ya que la
puerta no se podía abrir por el acumulo de la documentación y el exceso de
basura, no se ingresaba hace muchos años en este ambiente, existía botellas de
todo tipo, equipos antiguos (computadoras, máquinas de escribir y otros), tacos
de billar, maletines de los campeonatos, plaquetas antiguas, cortinas viejas,
publicaciones periódicas (revista, periódicos, boletines, anuarios, memorias,
reglamentos y estatutos) y los muebles son antiguos y están completamente
viejos y rotos.
El depósito mide 5 x 4 m., se halla humedad por que pasa los tubos de desagüe,
Posteriormente se tuvo que desempolvar para poder ver la documentación que

se encontraba en este depósito eso se tomó una semana con ayuda del personal
de limpieza,
Se verifico que en los años 1973 al 1999 en la gestión del señor Pablo Pérez se
hizo encuadernar la documentación de contabilidad, pero la documentación
esta separa por tipo no respeta el orden original ni el principio de procedencia.
Se observó que la documentación esta en total desorganización, no se aplican

normas archivísticas.
- 119
La documentación se encuentra acumulada en estantes de madera, saquillos,

cajas, carpetas, fólderes y en el piso, sin ninguna protección.
Existe una gaveta de madera con los expedientes de los socios destituidos en
desorganización.
Se vio planos arquitectónicos de la infraestructura del club y otros.

Se percibió 10 cajas de cassettes de las grabaciones de anteriores reuniones de
Directorios y Tribunal de Honor,
Tres álbumes de fotos de actividades y eventos realizados del club.
Libros de acta de directorio y de tribunal de honor.
También se encontró dos listas supuestamente el inventario de la
documentación de gestiones pasadas, que se encuentra en este depósito,
realizado por el Señor Freddy León Chávez. (Ver anexo 5)
La auxiliar contable es la que tiene a su cargo las llaves de los diferentes

depósitos, pero ella no se preocupa por la organización ni conservación de la
documentación que existe en estos depósitos.
En este ambiente se debería encuentra la documentación antigua desde su

fundación 1882, lamentablemente no se encuentra documentación desde esa
época ya que el club anteriormente tenía dos residencia transitorias y por los
traslados que tubo se perdió, vendió y se votó la documentación.
La documentación aproximadamente que se encuentra en este depósito es de

1.310 ml.
Analizando la cantidad de documentación que custodian estos diferentes
ambientes que hace un total de 2.480 ml.
- 120
Se pudo analizar la realidad del control de la documentación, carece de

organización, normas archivísticas, mobiliario, equipamiento, y de un espacio
físico más adecuado para el funcionamiento del sistema de archivos.
La circunstancia que vive esta institución es complicada, ya que no se puede
acceder a la información de la documentación patrimonial.
¡UN CAMINO QUE SEGUIR Y UN FUTURO QUE ALCANZAR!
- 121
El Archivo de Gestión u Oficina (anexo I)
La entrada a la oficina donde se encuentra la Secretaria General y la Administración

Contable.
- 122
La Secretaria General, el lugar donde recepciona la documentación la secretaria a cargo
- 123
No tiene capacitación para organizar los documentos, ya que tiene muchas carpetas varias y
la correspondencia por separado entradas o salidas.
- 124
Tiene gavetas en el cual se encuentran los expedientes de los socios en total

desorganización
- 125
Estantería de la secretaria general
- 126
La documentación en total desorganización y sin ninguna protección para su

conservación
- 127
El área de la administración contable (anexo 2)
- 128
El sitio de la auxiliar contable la que se encarga del cobros de las cuotas de los
socios el cual maneja en esta gaveta y tarjetero.
- 129
El depósito del área de Administración Contable
- 130
- 131
La documentación está ordenada, encuadernada y distinguida por colores
- 132
También existen planos actualizados sobre la arquitectura de la institución.
- 133
La maqueta de la Sede Social y Deportiva que se encuentra en la zona sur, Los

Pinos, Auquisamaña
- 134
El Área del Tribunal de Honor (anexo 3)
- 135
Los documentos se encuentran en el piso, sin ninguna norma archivística en

total desorganización y sin protección.
- 136
La documentación se encuentra en vitrinas
- 137
Socios Directores del Tribunal de Honor de diferentes gestiones
- 138
El Depósito (anexo 4)
- 139
Depósito, lo cual se tuvo que hacer una limpieza para poder acceder a esta
ambiente.
- 140
La documentación hacinada
- 141
La documentación sin ninguna conservación amarrada con guato
- 142
Los planos de la infraestructura del club
- 143
- 144
La documentación empastada para su mejor conservación desde 1987, sin ningún proceso
archivístico
- 145
Acumulación del acervo documental
- 146
- 147
Documentación en diferentes cajas, no normalizadas
- 148
Mi persona con el libro del Directorio (ACTAS)
- 149
Revisando documentación
- 150
- 151
Revisando legajos
- 152
Se verifica la humedad en las paredes del depósito por que pasa los tubos de
drenaje,
- 153
Empastes actuales sin normas archivísticas
- 154
- 155
- 156
A) MATRIZ DE LA ENTREVISTA
Entrevistador Entrevistado Respuestas (códigos)
1.- Si consideran a la 01.- Presidente Todos los entrevistados

información parte coincidieron que la
fundamental para el 02.- Director de Cultura información es muy
desarrollo de sus actividades importante para desarrollar
03.- Jefe de sus funciones. (101)
Administración
Contable
2.- Si la documentación de la 01.- Presidente La documentación más

presente gestión y aquellas reciente es decir de la gestión
gestiones anteriores (más de es accesible oportunamente,
cinco años) que era 02.- Director de Cultura (102)
requerida para consultas y
tramites de asuntos es la documentación de gestiones
accesible de manera 03.- Jefe de anteriores es generalmente
inmediata; Administración inaccesible, (103)
Contable
No existe el espacio físico,
3.- si cuenta con 03.- Jefe de (104)
capacitación para Administración Ni el personal profesional,
resguardar aquella Contable (105)
documentación de gestiones Tampoco de mobiliario y
anteriores. equipamiento para este fin,
(106)
- 157
B) MATRIZ DE CATEGORÍAS
Categorización Agrupación de la información ya

codificada
1.- La Información Todos los código (101), relativos a la

información, encontrara en toda la
entrevista
2.- La Documentación Todos los código (102 y 103), relativos

a la documentación, se encontrara en
toda la entrevista
3.- El Resguardo de la Documentación Todos los código (104, 105 y 106),

relativos al custodia de la
documentación, se encontrara en toda
la entrevista
Codificación
1) El código relativo sobre la información (101); la entrevista Nº 01, 02 y

03; (realizado a Marcelo Pérez, Eduardo Lorini, y Rosario Bernal); el
entrevistador fue Wendy (Nº 1); la información se encuentra en la página
23, específicamente en el párrafo 3.
2) El código relativo sobre la documentación (102 y 103); la entrevista Nº
01, 02 y 03; (realizado a Marcelo Pérez, Eduardo Lorini, y Rosario
Bernal); el entrevistador fue Wendy (Nº 2); la información se encuentra
en la página 23, específicamente en el párrafo 4.
3) El código relativo sobre el resguardo de la documentación (104, 105 y
106); la entrevista Nº 03; (realizado a Lic. Rosario Bernal); el
entrevistador fue Wendy (Nº 3); la información se encuentra en la página
23 y 24, específicamente en el párrafo 5.
- 158
ANEXO I
DIAGRAMA DEL SISTEMA
CLASICO DE ARCHIVOS
- 159
SISTEMA CLASICO DE ARCHIVO
Servicios UNIVERSO EXTERNO Servicios
Recibido Expedido
ENTIDAD ARCHIVO
A. G HISTORICO
Gestión Servicios
Administrativa
Transferencia Transferencia
Servicios
ARCHIVO ARCHIVO
CENTRAL INTERMEDIO
Transferencia
- 160
ANEXO II
HOJA DE RUTA DE LA
SECRETARIA GENERAL /
ARCHIVO DE GESTION
- 161
- 162
ANEXO III
HOJA DE PREVISIÓN DE
TRANSFERENCIAS
- 163
HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIAS
Órgano remitente:…Secretaria General……………………………………………

Responsable del archivo de central:…Wendy Condori………………………
Tfno:……25357857……………E-maiil: archicentralclubdelapaz@hotmail.com
Serie documental Años Soporte Nº de

cajas
Correspondencia
Recibida, Enviada 2000 al 2012 Papel, en 5
Informes Comisión de carpetillas
Cultura
Observaciones: en el año 2005 está incompleto los informes……………………

……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….…………………………………………
……………………………………………
Fecha……25 de junio de 2012………………………………………………………….
- 164
HOJA DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIÓN
Órgano remitente: Fecha de transferencia:

Directorio 10 de septiembre de 2012
Responsable del archivo de gestión: Nº total de cajas:
Elizabeth Ruiz 50
Tfno: 2352556 Nº de transferencia:

E-mail: clubdelapaz@gmail.com (a cumplimentar por el Archivo central)
4
Nº de Serie/contenido Fechas Vigencia Signatura

caja administrativa Archivo Central
Director Secretario 2005 al 7 años BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.1..2
50 Actas de directorio 2012 1
El responsable del El responsable del

Órgano remitente Archivo Central
- 165
ANEXO IV
ORGANIGRAMA DE LA
INSTITUCION
- 166
ORGANIGRAMA DEL CLUB DE LA PAZ
Directorio
TRIBUNAL DE
HONOR
----------------------------------------------
PRESIDENTE
Presidente
Vicepresidente Caja Mortuoria
Administración Contable
Secretario Vocales Aux. Contabilidad Secretaria General
Director Secretario Director Tesorero Archivo

Biblioteca
R.R. H.H.
Directores / Comisiones Billar
Sede Social y Deportiva
- 167
ANEXO V
CLASIFICACION ORGANICA
- 168
CLASIFICACIÓN ORGANICA
1. INSTITUCIÓN CLUB DE LA PAZ (de acuerdo al organigrama)
FONDO ICLDLP
Cod. Sección Cod. Sub. sección Serie Cod.

Sub fondo
DIRECTORIO BOLP ARCHC Presidente BOLP ARCHC Vocal de turno Informe BOLP ARCHC
ICLDLP 0001.1. ICLDLP 0001.1.1 2012 ICLDLP
0001.1.1.1
Egreso e
Vicepresidente BOLP ARCHC Caja mortuoria BOLP ARCHC ingresos caja BOLP ARCHC
ICLDLP 0001.1.2 ICLDLP 0001.1.2.1 mortuoria, 2012 ICLDLP
0001.1.2.1.1
Director - BOLP ARCHC Accesoria Legal BOLP ARCHC

Secretario ICLDLP 0001.1.3 ICLDLP 0001.1.3.1
Director- Tesorero BOLP ARCHC Inspectores BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.1.4 contables ICLDLP 0001.1.4.1
Directores / BOLP ARCHC

Comisiones ICLDLP 0001.1.5
TRIBUNAL DE BOLP ARCHC Presidente BOLP ARCHC Estatuto y BOLP ARCHC

HONOR ICLDLP 0001.2 ICLDLP 0001.2.1 Reglamento ICLDLP
0001.2.1.1
Actas BOLP ARCHC
Secretario BOLP ARCHC 27/01/ 2012 ICLDLP
ICLDLP 0001.2.2 0001.2.2.1
- 169
BOLP ARCHC
ICLDLP 0001.2.3
Vocales
ADMINISTRACIÓN BOLP ARCHC Auxiliar contable BOLP ARCHC Archivo BOLP ARCHC
CONTABLE ICLDLP000.1.3 ICLDLP 000.1.3.1 ICLDLP 0001.3.1.1
Secretaria BOLP ARCHC

General ICLDLP 0001.3.2
Sede Social y BOLP ARCHC

Deportiva ICLDLP 0001.3.3
Biblioteca BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.3.4
Billar BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.3.5
RR. HH. BOLP ARCHC

ICLDLP 0001.3.6
- 170
ANEXO VI
SEÑALIZACIÓN DE CARPETAS
(EXPEDIENTES)
- 171
Fondo:
Sub Fondo:
Sección
Sub Sección
Serie:
Comprobantes:
Fechas extremas:
Soporte:
Observación:
- 172
ANEXO VII Y VIII

SEÑALIZACIÓN DE CAJAS DE
ARCHIVO DEFINITIVO
- 173
ARCHIVO CENTRAL Institución Club de La Paz
FONDO: Club de La Paz

SUBFONDO: Directorio
SECCION: Presidente
SUBSECCION: Director Secretario
SERIE: Actas de Directorio
FECHA (S): 1974 al 2012
Nº DE ORDEN: 00110 - 00120
UNIDADES DOC.: 8
UBICACIÓN TIPOGRAFICA
ESTANTE CUERPO BALDA

I 3 A
- 174
CLUB DE LA PAZ CLUB DE LA PAZ

VICEPRESIDENTE AREA ADMINISTRACION
Caja Mortuoria CONTABLE
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO CENTRAL

Club de La Paz Club de La Paz
COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD
ACTAS DE LA CAJA
MORTUORIA
001 – 025
TOMO I
GESTIÓN 2011 GESTION 2012
- 175
ANEXO IX
CUADRO DE CLASIFICACION
- 176
CUADRO DE CLASIFICACION
SUB
1 CODIGO FONDO CODIGO SECCION CODIGO SUBSECCION
1.1 1.1.1 Presidente Vocal de turno
DIRECTORIO
AREA
1.1.2 Vicepresidente Caja Mortuoria

Director Secretario
1.1.3
Recursos
1.1.4 Director Tesorero financieros
1.1.5 Directores /
Comisiones
CLUB DE LA PAZ
1.2 Estatuto y
HONOR
TRIBUNAL
AREA
1.2.1 Presidente Reglamento
1.2.2 Secretario
1.2.3 Vocal
1.3
CONTABLE
AREA ADMINISTRACION
1.3.1 Aux. Contable
1.3.2 Secretaria General

Sede Social y
1.3.3 Deportiva
1.3.4 Biblioteca
1.3.5 Billar
1.3.6 RR. HH.
- 177
ANEXO X
INVENTARIO SOMERO
- 178
INVENTARIO SOMERO ISA (G)
AREA DE IDENTIFICACION AREA DE CONTEXTO AREA DE NOTAS

Nº CORRELATIVO FECHAS Nº NOMBRE FORMA DE INGRESO UBICACIÓN TOPOGRAFICA
Nº DE CODIGO DE Nº DE SERIE DISTRITO EXTREMAS TOMO FOJAS DEL
CUBIERTA
ORDEN REFERENCI CAJA DOCUMENTAL PROYECTO PRODUCTO
A R OBSERVA
INICIA FINAL INICIAL FINAL Nº
CIONES
L NOTA FECHA INST ESTANTE CUERP VALDA
. O
- 179
ANEXO XI
DIAGRAMA DE FLUJO DEL
TRATAMIENTO ARCHIVISTICO
- 180
- 181
ANEXO XII Y XIII

FORMULARIO DE PRÉSTAMO
DE DOCUMENTO Y TESTIGO
- 182
TESTIGO
Fecha de préstamo:
Fecha de devolución:
Funcionario (a):
Observación:
UBICACIÓN TOPOGRAFICA
Código de ref. Nº Caja Balda Cuerpo Estante
- 183
FORMULARIO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS
NOMBRE DE SOLICITANTE:
CARGO O INSTITUCION:
NUMERO DE RUTA:
IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO
Nº Serie documental Tomo Año Soporte Código Observaciones
FECHA DE ENTREGA: La Paz, de………de………2012
AUTORIZACION:
….………………………………………. ………………….
Nombre del encargado del archivo Firmar
..………………………… ………………………
Entregue Conforme Recibí Conforme
FECHA DE DEVOLUCIÓN: La Paz,…………de……….2012
..………………………… ………………………
Entregue Conforme Recibí Conforme
Modelo de Estantes
- 184
ANEXO
TIPOS DE ESTANTES
- 185
TIPOS DE ESTANTES
Estantes Movibles Pegadles
- 186
Estantes Permanentes de Madera
Estantes Metálicos
- 187
Gavetas Metálicas
Tipos de Cajas
- 188
ANEXO
PLAN DE ACCION
- 189
PLAN DE ACCIÓN: Diseñar un Sistema de Archivos de Gestión y Central, que permitirá mejorar la custodia, la
conservación, la organización y el servicio al acceso a la información, de La Institución Club de La Paz desde su
fundación de 1882 hasta la actualidad
Objetivos Metas Actividades Tiempo Indicadores de Medios de Responsable Presupuestos

evaluación verificación
1.- Equipos, Tener el mejor Plan de equipar el Ejecutar la 1.-Informe del Wendy Condori Ver presupuesto
mobiliarios, y sistema de archivo archivo de gestión y 3 adquisición del Las cotizaciones y Quispe y el
de gestión y central: Semanas mobiliario y de los pro formas de dichos Director de la
material de
central líder y *mediante las normar equipos apropiados equipos y Comisión de
escritorio para el modelo con todos apropiadas se realizara para el mobiliarios Mantenimiento
sistema de archivo los equipos y el equipamiento de los funcionamiento del 2.- inventario del
de gestión y central mobiliarios archivos sistema de archivo equipo y mobiliario
basándose en adecuados *cotizaciones de gestión y central recibido
normas *pro formas
internacionales *adquisición del
mobiliario y
equipamiento
adecuados
2.- Centralizar la Concentrar toda la Plan de agrupar la Realizar la 1.-Informe de la Wendy Condori Ver presupuesto
documentación documentación documentación: 3 Semanas centralización de la cantidad de Quispe
Producida por las * El trasladando de la documentación de documentación
áreas y la documentación los depósitos y medidos en mt2
documentación de almacenada, al archivo Elaborar normas y 2.- Informe de la
años pasados que central reglas de verificación de la
se encuentran en *mediante normas y transferencia de la documentación
los depósitos un reglas de transferencia documentación del transferida
100% de la documentación archivo de oficina.
del archivo de gestión
u oficina al archivo
central
3.- Establecer Promover la Plan de organizar la Determinar la 1.- Informe de la Wendy Condori Ver presupuesto
políticas y normas organización documentación: aplicación del aplicación Quispe
adecuada de los *Aplicar el 3 tratamiento archivística
para la
documentos tratamiento Meses archivístico para
organización del permitiendo la archivistico proteger, conservar y
archivo de gestión rápida localización organizar el
y control de los patrimonio
documentos documental del
archivo de oficina
191
4.- Ejecutar el Aplicar el Plan de realizar el Implantar el 1.- Informes de Wendy Condori Ver presupuesto
tratamiento tratamiento tratamiento tratamiento todos los procesos y Quispe
archivístico en el archivistico a la archivístico son: 4 archivistico, velando técnicas que se
archivo central documentación 1.Identificación Meses por la protección y aplicará a la
generada .Con el *Clasificar conservación del documentación
fin de resguardar la *Ordenar patrimonio 2 fotos de
documentación y *Instalar documental del Club verificación de la
organizar cuya 2. Valorar de La Paz, aplicación del
información sea 3. Describir centralizado en el tratamiento
recuperada para su 4. Conservar archivo central archivístico
uso.
5. Instrumento Automatizar y El plan de automatizar *Se realizara la 1. Informes de Wendy Condori Ver presupuesto
para el rápido digitalizar toda la y digitalizar: automatización avances del proceso Quispe
acceso documentación *Crear una base de 3 Para optimizar el de automatización y
que genera la datos sustentado en el Meses servicio de préstamo digitalización
institución sub. Fondo en la atención del de la documentación
documental. usuario. y Para facilitar y
*digitalizar toda la * La digitalización agilizar su rápido
documentación para evitar la acceso.
destrucción del
patrimonio
documental.
192
6. Brindar servicios Lograr la eficacia El plan de brindar Lograr satisfacer las Informes trimestrales Wendy Condori Ver presupuesto
con eficacia y en cuanto a la servicios: demandas de sobre: Quispe
eficiencia búsqueda de *Mediante la consulta 2 información de la *El desarrollo de
información y préstamo de la Semanas institución servicio mediante
requerida y la documentación formularios de
eficiencia del *Tener profesionales consulta y préstamo
personal para archivistas *Evaluación del
poder dar desarrollo de
soluciones a las conocimiento del
necesidades de los archivista
usuarios
193

Postulante: Tutor

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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

FACULTAD DE HUMANIDADES Y CIENCIAS DE LA EDUCACION

Diseño del Sistema de Archivos de Gestión y Archivo

Para Optar a la Licenciatura en bibliotecología y ciencias

Postulante: Wendy Cristina Condori Quispe

1. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.………………………………………..2

II. MARCO TEORICO………………………………………………………...3

2.2.1 Concepto de Documento de Archivo…………………………………….8

2.3. Definición de archivo privado……………………………………………………11

2.5.1 Definición de archivo de Gestión u Oficina…………………………..11

III. MARCO METODOLOGICO……….………………………………...17

3.1.2 La observación científica se aplicaran las…………………………….21

IV. MARCO INSTITUCIONAL…………………………………………24

5. 1. 1. Tamaño del proyecto…………………………………………………..25

FODA INSTITUCIONAL DEL CLUB DE LA PAZ………………………………..29

VI. VISION – MISION Y OBJETIVOS………………………………..31

VII. PLAN DE ACCION……………………………………………………32

7.1.1. Centralización de la documentación………………………………………….33

7.2. SEGUNDA FASE………………………………………………………………….34

7. 2. 1. DISEÑO DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Y

7. 2. 2. Componente del sistema de archivos del Club de La Paz………………..35

• El Archivo de Gestión u Oficina…………..………………………………35

7. 2. 2. 1. Área de Secretaria General…………………………………………..….37

7. 2. 2. 2. Archivo de Gestión u Oficina…………………………………………...…40

Funciones del Archivo de Gestión……..……………………………………………..40

Funciones del Archivo Central……………………………………………………......42

7. 2. 3. Procedimientos para la organización del sistema de archivos………….44

7. 2. 3. 1. ARCHIVO DE GESTIÓN U OFICINA………………………………….44

Organización de la documentación de archivo de gestión u oficina……………..45

Agrupación de los documentos administrativos………………………………...….46

Eliminación de documentos duplicados……………………………………….……53

Rotulación de las unidades de conservación instrumentos de control y

Redacción de la hoja de transferencia de documentos…………………………….57

7. 2. 3. 2. 1. Organización del Archivo Central……………………………………..58

1. 3. Identificación del tipo documental……………………………………………..65

 Organización del fondo documental………………………………………….67

 Ordenación interna de los expedientes………………………………………68

Señalización de los documentos………………………………………………………69

• El cuadro de clasificación y codificación…………………………………………..73

Establecimiento de los plazos de transferencia y custodia…………...…..73

1.- Las copias y los duplicados de documentos originales………………………...76

Comisión de evaluación y aprobación de eliminación documental………………77

3. 1. Elaboración de los instrumentos de consulta…………………………………78

3.1.1.1. El Cuadro de Clasificación…………………………...…..79

Diagrama de flujo de Tratamiento Archivistico……………………………………85

7. 3. 1. Instalación: Local, Equipo y Materiales…………………………………...85

MANUAL Y NORMA DE FUNCIONAMIENTOS DEL SISTEMA DE

La importancia de la aplicación de este diseño de sistema de archivos, es

En la primera, parte damos algunos datos indispensables para la comprensión

Cualquier legislación sobre documentos debe definir con precisión toda la

instalación documental en los estantes, posteriormente se realizara el registro

Poseer un sistema de archivos adecuado a las necesidades de la institución

“La institución CLUB DE LA PAZ se dedica a generar un centro social y

1. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Club de La Paz, una Institución Social y Cultural desde su fundación, ha

estos servicios, corriendo el riesgo de perder esa valiosa información y la

Es una necesidad diaria de la Institución, poder acceder rápidamente a la

Los documentos son testimonios vivos considerados como patrimonio histórico y

II. MARCO TEORICO

El objetivo de esta legislación es que las entidades tanto públicas como

Revisaremos brevemente el avance y estado de las leyes que se refieren

2.1. Legislación: fem. Acción de legislar.// Conjunto de leyes de un país, sobre

El acceso a la información, imperativo básico y esencial para garantizar el goce