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CAP.

1 | La organización de entidades públicas y privadas

Las oportunidades para lograr el triunfo empresarial gracias a las funciones


u objetivos administrativos aumentan en función de la habilidad apropiada
para definir y tratar los problemas.

Las habilidades que un directivo debe poseer para lograr el mayor éxito en
su tarea son:

■■ Habilidades estratégicas: implican la habilidad directiva para centrarse


en los objetivos clave y en el entorno tanto interno como externo para
poder responder de manera correcta y en el tiempo adecuado.
■■ Habilidades relativas a las tareas: implican la definición más adecuada
del camino para que se produzca mejor el ajuste entre los objetivos
individuales y de la organización.
■■ Habilidades relativas al trato con personas: implican la delegación, in-
fluir sobre los demás, motivar, manejar conflictos, negociar, etc., para
poder realizar el trabajo a través de otros y con otros.
■■ Habilidades de autoconocimiento: conocer mejor las características de
uno mismo ayuda a adaptarse y comprender a las demás personas que
componen la empresa.

Actividades

10. ¿Qué significa que un directivo debe tener habilidades referentes a las tareas?
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8. La estructura de la empresa

La estructura de una organización la define Mintzbert como “el conjunto de


todas las formas en que se divide el trabajo en las diferentes tareas, teniendo
posteriormente en cuenta la coordinación de las mismas”.

Para poder estructurar una empresa, es imprescindible conocer la división


del trabajo en la empresa, así como la coordinación de las distintas tareas.

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8.1. Concepto de organización

Cuando se habla de organización, se hace alusión a la ordenación sistemá-


tica de personas realizada con una finalidad específica.

Aunque existen distintos tipos de organización, todas tienen en común los


siguientes aspectos:

■■ Tienen un propósito definido que se corresponde con las metas que la


empresa quiere alcanzar.
■■ Están compuestas por personas, que son las responsables de alcanzar
dichos objetivos empresariales.
■■ Para definir y delimitar el comportamiento de las personas en la empre-
sa, se utilizan una serie de métodos y disposiciones.

Organizar, por tanto, es crear una estructura en la empresa, es decir, es el


proceso de tratar con los recursos para lograr los objetivos empresariales.

Cuando se habla de tratar con los recursos, se hace alusión a desplegar los
siguientes puntos:

■■ La división del trabajo, materializada en puestos y departamentos.


■■ Las líneas de autoridad formal.
■■ Los mecanismos utilizados para coordinar los diversos puestos y labores
en la organización.
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11. Existen muchos tipos de organizaciones o empresas ¿Tienen todas algo en común? Si
la respuesta es afirmativa, ¿qué puntos comparten?

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8.2. Principios de organización. Requisitos

Para que en una organización y como consecuencia para la buena adecua-


ción de las tareas de la empresa con su estructura, es necesario establecer una
serie de principios que facilitarán dicho cometido. Dichos principios hacen
referencia a la división del trabajo, la autoridad y responsabilidad, la unidad de
mando, la centralización, el ámbito de control y la cadena escalar:

■■ División del trabajo: se basa en la asignación de tareas específicas a


cada una de las partes de la empresa.
■■ Autoridad y responsabilidad: la autoridad es el derecho formal de un di-
rectivo a tomar decisiones, dar órdenes y esperar que estas se efectúen.
Por otra parte, la responsabilidad es la obligación de realizar la labor
asignada. Existen además dos tipos de autoridad:

 De línea: un directivo controla directamente el trabajo de sus


subordinados.
 De staff: se utiliza para asesorar y aconsejar a los directivos en el
desarrollo de su actividad.

■■ Unidad de mando: hace referencia a que un subordinado debe tener un


único supervisor directo.
■■ Centralización o principio de jerarquía: la autoridad de decisión se con-
centra en la cima jerárquica de la organización.
■■ Ámbito de control: hace alusión al número de personas o las actividades
asignadas que pueden ser controladas de manera eficaz por un solo jefe.
■■ Cadena escalar: debe existir en la empresa una línea de autoridad, de tal
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forma que las decisiones pasen de la cúspide de la organización hacia


lo más bajo y viceversa.

8.3. La organización formal e informal

Como se ha visto, la empresa se rige según una jerarquía y unos mecanis-


mos de coordinación. No obstante, las personas de la empresa se relacionan a
través de esta estructura oficial y al margen de esta y así nacen la organización
formal y la informal.

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Cualquier empresa u organización está compuesta por una organización


formal e informal.

Representación de la organización real, que es igual al


sumatorio entre la organización formal y la informal

Organización Organización
formal informal

Jerarquía Espontánea
oficial extraoficial

Organización real = organización formal + organización informal

Organización formal

La organización formal es la estructura planificada de manera deliberada


por la alta dirección, definiendo las tareas que se tienen que desempeñar por
los trabajadores de la empresa, la jerarquía en la empresa, la coordinación
entre las distintas labores y los canales de distribución.

En este tipo de organización, el liderazgo lo establece la empresa.

El siguiente esquema refleja a modo de ejemplo la organización formal de


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una empresa que se constituye con las líneas formales de autoridad y control.

Organigrama de una organización formal


Directora general
Pilar

Directora producción Director marketing Director financiero Directora RRHH


Inés Manuel Eduardo Cristina

María Juan Ricardo Sara

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12. Investigar sobre la organización formal. ¿Cree que es la única importante en la empresa?

Organización informal

La organización informal surge como consecuencia de las relaciones no


oficiales que nacen espontáneamente por gustos entre personas, afinidades o
intereses personales.

El liderazgo en este caso emerge de los grupos informales en cuestión.

Ejemplo

El siguiente esquema refleja las relaciones que se generan en la empresa de forma informal,
es decir, de manera no oficial.

Organigrama de una organización informal

Directora general
Pilar
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Directora producción Director marketing Director financiero Directora RRHH


Inés Manuel Eduardo Cristina

María Juan Ricardo Sara

Red social de viajes Comen Están creando Comparten Apadrinan


de aventura juntos una empresa coche un hijo

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Aplicación práctica

La empresa Placi S. L. tiene 5 trabajadores:

\\ Juan Luis es el director general.


\\ Sebastiana es la directora de producción.
\\ Isabel es la directora de comercialización y ventas.
\\ Carla y Juan Pedro son trabajadores.

Con esta información, ¿qué tipo de organigrama puede hacerse de la empresa?

SOLUCIÓN

Con la información de que se dispone, se puede realizar un organigrama formal, ya que se


posee información del personal, de su jerarquía en la empresa y el tipo de labor que realizan.

8.4. El diseño de la organización

El diseño de la empresa u organización es la selección de la estructura que


mejor se adapte a los objetivos que se establezcan.

Existen fundamentalmente tres diseños de organización, que son el meca-


nicista, el orgánico y el sin fronteras.

La siguiente tabla muestra las características de cada uno de ellos.


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CARACTERÍSTICAS DE LOS DIFERENTES DISEÑOS DE LA ORGANIZACIÓN

MECANICISTA ORGÁNICO SIN FRONTERAS

Colaboración con los miembros


Colaboración con los
Relaciones jerárquicas rígidas de la empresa y clientes,
miembros de la empresa
proveedores y competidores
Comunicación de arriba hacia abajo Comunicación informal Igual que el orgánico

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CARACTERÍSTICAS DE LOS DIFERENTES DISEÑOS DE LA ORGANIZACIÓN

MECANICISTA ORGÁNICO SIN FRONTERAS

Autoridad de decisión
Autoridad de decisión centralizada Igual que el orgánico
descentralizada
Trabajos especializados, bien Trabajos flexibles
Igual que el orgánico
definidos ampliamente definidos
Énfasis en los equipos, que
Énfasis en que los individuos
Énfasis en los equipos también pueden cruzar las
trabajen independientemente
fronteras de la organización

Para poder seleccionar el diseño más apropiado, la empresa tiene que de-
terminar cómo desplegar los elementos de la organización y desarrollar una
estrategia clara.

Cabe destacar que si cambia la estrategia, también lo hacen los elementos


que conforman el diseño de la organización.

9. El organigrama: requisitos, descripición y objetivos

Los organigramas son una representación gráfica de la estructura de la


organización que aporta de manera esquemática información referente a la
posición de las áreas que integran la empresa, los niveles jerárquicos y las
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líneas de autoridad.

El objetivo principal del organigrama es plasmar y transmitir de manera


gráfica, como ya se ha visto, la composición de una organización o empresa.

Es preciso tener en cuenta una serie de aspectos o requisitos para poder


elaborar un organigrama eficiente:

■■ Deben ser claros y fáciles de entender.


■■ No deben reflejar a todos los trabajadores, solo las funciones principales.

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■■ Deben contener el nombre de las funciones, no de las personas, aunque,


si estas tienen que figurar, será junto al nombre de las funciones.
■■ Su contenido debe ser el imprescindible y necesario.

9.1. Clases de organigramas

Existen diferentes clasificaciones de organigramas. En este epígrafe, se


va a analizar dicha clasificación en función de su naturaleza, su finalidad, su
ámbito, su contenido y su disposición gráfica.

Por su naturaleza

A su vez, en este grupo, se encuentran tres tipos de organigrama:

■■ Microadministrativo:hace referencia a una sola empresa en global o solo


una parte de ella.
■■ Macroadministrativo: implica a más de una empresa.
■■ Mesoadministrativo: compone una o más empresas de un mismo sector
de actividad.

Por su finalidad

En este conjunto de organigrama, destacan cuatro tipos:

■■ Informativo: se realiza para poner la información a disposición de personas


no especializadas.
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■■ Analítico: analiza distintos aspectos del comportamiento e información


organizacional.
■■ Formal: se considera así un organigrama cuando representa el modelo
de funcionamiento formal de una empresa.
■■ Informal: corresponde con aquel organigrama que, representando su
moldeo oficial, no cuenta con el elemento escrito de su aprobación.

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Por su ámbito

Se encuentran dos tipos de organigrama:

■■ General: sujeta información primordial de una empresa hasta un cierto


nivel jerárquico. En el caso de una empresa pública, se puede alcanzar
hasta el nivel de dirección general mientras que, en empresas privadas,
suele alcanzar el nivel de departamento.

Ejemplo de organigrama general

Direción general

Dirección Dirección Dirección

Depto. Depto. Depto. Depto. Depto. Depto. Depto.

■■ Específico:
señala de manera individualizada la estructura de una parte
determinada de la empresa.

Ejemplo de organigrama específico

Gerencia
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Depto. Depto. Depto.

Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina Oficina

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Por su contenido

A su vez, según este criterio de clasificación, se pueden encontrar tres tipos


de organigramas:

■■ Integral: comprende a todas las unidades administrativas de una empre-


sa y su correspondiente jerarquía. Este tipo de organigramas es seme-
jante al organigrama general.

Ejemplo de organigrama integral

Dirección general 1.0

Dirección 1.1 Dirección 1.2 Dirección 1.3

Depto. Depto. Depto. Depto. Depto. Depto. Depto.


1.1.1 1.1.1 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3.1 1.3.2
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■■ Funcional: contiene las funciones principales de una empresa, también


sus unidades y la relación que existe entre ellas.
Nota: este modelo de organigrama es útil para mostrar a la empresa de
forma general e instruir a los empleados.

Ejemplo de organigrama integral

Dirección general
1. Cumplir los acuerdos de la
junta administrativa
2. Vigilar el cumplimiento de los programas
3. Coodinar las direcciones
4. Formular el proyecto del programa general

Dirección Dirección Dirección de promoción


técnica financiera y coordinación
1. Evaluar y controlar la 1. Obtener los resultados 1. Establecer relaciones de
aplicación y desarrollo necesarios asistencia promocional
de los programas 2. Formular el programa 2. Establecer relaciones de
2. Formular el programa anual de financiamiento cooperación y apoyo
anual de labores 3. Dirigir las labores 3. Supervisar al
3. Dirigir las labores administrativas de su Departamento de
administrativas de su área Compras
área 4. Formular el programa de
trabajo
5. Proponer modelos de
autoabastecimiento
parcial
6. Organizar y coodinar
seminarios
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■■ De puestos plazas y unidades: muestra las carencias con respecto al


número de plazas y puestos precisos para la unidad en cuestión.

Ejemplo de organigrama de puestos, plazas y unidades

E R

Dirección general 4 4
Director * 1 1
Auxiliar * 1 1
Secretarias * 2 2

E R E R

Dirección *A* 5 5 Dirección *B* 5 7


Director * 1 1 Director * 1 1
Analistas * 2 2 Analistas * 2 4
Secretarias * 2 2 Secretarias * 2 2

E R

Departamento 12 15
Jefe * 1 1
Analistas * 6 8
E = Existentes Dibujantes * 2 2
R = Requeridos
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* = Nombre de la persona Secretarias * 3 4

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Por su disposición gráfica

Esta clasificación de organigrama se divide en cinco tipos:

■■ Vertical: viene distribuido de arriba hacia abajo, mostrando los distintos


niveles jerárquicos de manera escalonada.
Este tipo de organigrama vertical es uno de los más usados.

Ejemplo de organigrama vertical


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■■ Horizontal: distribuye sus elementos de izquierda a derecha. Jerárquica-


mente, este tipo de organigrama se establece en disposiciones horizon-
tales, es decir, el nivel jerárquico más alto se encuentra a la izquierda.

Ejemplo de organigrama horizontal


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■■ Mixto:este modelo de organigrama se caracteriza por combinar compo-


nentes verticales y horizontales.

Dirección general

Dirección A Dirección B Dirección C Dirección D Dirección E

Depto. A Depto. A Depto. A Depto. A Depto. A

Depto. B Depto. B Depto. B Depto. B Depto. B

Depto. C Depto. C Depto. C Depto. C Depto. C

Depto. D Depto. D Depto. D Depto. D

Depto. E
Ejemplo de organigrama mixto
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■■ De bloque: estos organigramas son una variante de los organigramas


verticales, aunque integran un mayor número de elementos en espacios
más reducidos.

Secretario

Subsecretaria A Subsecretaria B Oficialía Mayor

1. Dirección 3. Dirección 5. Dirección


1.1 Departamento 3.1 Departamento 5.1 Departamento
1.1.1 Oficina 3.1.1 Oficina 5.1.1 Oficina
1.1.2 Oficina 3.1.2 Oficina 5.1.2 Oficina
1.1.3 Oficina 3.1.3 Oficina 5.1.3 Oficina
1.2 Departamento 5.2 Departamento
1.2.1 Oficina 5.2.1 Oficina
1.2.2 Oficina 5.2.2 Oficina
5.2.3 Oficina
2. Dirección 4. Dirección 6. Dirección
2.1 Departamento 4.1 Departamento 6.1 Departamento
2.1.1 Oficina 4.1.1 Oficina 6.1.1 Oficina
2.1.2 Oficina 4.1.2 Oficina 6.1.2 Oficina
2.1.3 Oficina 4.1.3 Oficina 6.1.3 Oficina
2.2 Departamento 4.2 Departamento 6.2 Departamento
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2.2.1 Oficina 4.2.1 Oficina 6.2.1 Oficina


2.2.2 Oficina 4.2.2 Oficina 6.2.2 Oficina
2.2.3 Oficina 4.2.3 Oficina 6.2.3 Oficina

Ejemplo de organigrama de bloque

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■■ Circular: se caracteriza por su diseño gráfico circular, situándose en el


centro el nivel superior jerárquico y, a medida que se disminuye el nivel
jerárquico, se sitúa hacia el extremo del círculo.

Depto. B
Depto. B Depto. B

Depto. B

Depto. B Depto. B

Depto. B Depto. B

Ejemplo de organigrama circular

Actividades

13. Investigar e indicar qué organigrama es mejor para los distintos tipos de empresas.

9.2. Ventajas e inconvenientes de los organigramas


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El uso de organigramas en la actualidad se ha disparado, ya que, como se


ha visto, es una herramienta de administración para representar la empresa de
manera gráfica.

Aunque los organigramas presentan multitud de beneficios, también


poseen inconvenientes.

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Recuerde

El objetivo principal del organigrama es plasmar y transmitir de manera gráfica la composición


de una organización o empresa.

Entre las ventajas que una empresa obtiene por la utilización de los organi-
gramas, destacan las siguientes:

■■ Son de uso universal, es decir, se pueden aplicar a cualquier tipo de


organización.
■■ Concretan las funciones y tareas, así como los diferentes puestos de
trabajo y las líneas de autoridad.
■■ Dan una visión general y amplia de la forma interna de la empresa.
■■ Ofrecen las relaciones entre los distintos elementos de la empresa.

Entre los inconvenientes, destacan los siguientes:

■■ Tienen que ser continuamente revisados ante los distintos cambios en


la empresa.
■■ No muestran las relaciones informales de la empresa, sino que se limi-
tan a las formales.
■■ Si su diseño no es correcto, son poco representativos de la empresa.
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10. Los departamentos (departamentalización): descripción y


tipología

La departamentalización es la agrupación de actividades y personas en de-


partamentos que permite que las organizaciones crezcan en un grado indeter-
minado. Para establecer una estructura, previamente se ha tenido que dividir
el trabajo, es decir, se ha tenido que hacer uso de la departamentalización.

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Funcional

Enfocado al producto
Tipos de
Divisional
departamentalización
Enfocado a la zona geogáfica

Matricial

10.1. Tipos

Existen tres tipos básicos de departamentalización, que son funcional,


divisional y matricial. A continuación, se va a explicar cada uno de ellos.

Funcional

Este tipo de división horizontal reúne a personas que poseen habilidades


similares en un departamento.

Ejemplo de departamentalización funcional

Dirección general

Dirección Producción Dirección Marketing Dirección RR.HH. Finanzas


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Gerente de producción

El modelo estructural funcional presenta las siguientes ventajas:

■■ La decisión de autoridad está centralizada en lo más alto de la jerarquía


de la empresa.
■■ Permite realizar tareas especializadas.
■■ Proporciona economías de escala.

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Entre las desventajas, destacan:

■■ Barreras de comunicación.
■■ Conflictos entre los diferentes departamentos funcionales.

Enfoque divisional o enfoque del producto

En este tipo de estructuras se organiza a los empleados en unidades basa-


das en los productos, servicios o mercados comunes. Se suele hacer uso del
tipo de enfoque divisional cuando una empresa produce muchos productos o
servicios.

Ejemplo de departamentalización divisional o de producto

Departamento de producción

Producto A Producto B Producto C

Trabajadores Trabajadores Trabajadores

Dentro de este tipo de departamentalización, existe una modalidad basada


en que el producto organiza a las unidades por zonas geográficas. Es lo que se
conoce como divisiones con base geográfica.
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Ejemplo de departamentalización geográfica

Gerencia comercial

Zona norte Zona centro Zona sur

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Recuerde

Para establecer una estructura, previamente se ha tenido que dividir el trabajo, es decir,
se ha tenido que hacer uso de la departamentalización.

La departamentalización divisional presenta las siguientes ventajas:

■■ Coordina diferentes funciones de la empresa.


■■ Ofrece un servicio mejorado y rápido.
■■ Responsabilidad por los resultados.
■■ Desarrollo de habilidades de directivo general y ejecutivo.

Entre sus inconvenientes, destacan:

■■ Duplicaciónde los recursos en distintos departamentos.


■■ Especializaciónreducida en las habilidades ocupacionales.
■■ Existe competencia entre divisiones.

Enfoque matricial

Este tipo de enfoque de departamentalización mezcla los dos anteriores


para beneficiarse de la eficiencia del enfoque funcional y de la flexibilidad y
rápida respuesta del enfoque divisional. El enfoque matricial se suele utilizar
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en empresas cuyos empleados posean escasas habilidades técnicas y trabajan


en proyectos con presiones de finalización.

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Ejemplo de departamentalización matricial

Director de ingeniería

Jefe de diseño Jefe de ingeniería Jefe de ingeniería Jefe de ingeniería


preliminar mecánica electrónica hidráulica

Gerente del
proyecto A

Gerente del
proyecto B

Gerente del
proyecto C

Gerente del
proyecto D

Algunas de las ventajas que presenta este enfoque son:

■■ Utilización eficiente de los escasos y costosos especialistas.


■■ Flexibilidad para iniciar nuevos proyectos y aventuras.
■■ Los empleados desarrollan habilidades cruzadas.
■■ Los empleados tienen una gran implicación en la toma de decisiones
directivas.

En cuanto a los inconvenientes, destacan:


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■■ Frustración y confusión por parte de los trabajadores a causa de la


dualidad en la cadena de mando.
■■ Conflicto entre directivos sobre las fechas de finalización de los proyectos,
así como de sus prioridades.
■■ Gran pérdida de tiempo a la hora de reunir y coordinar a los directivos
para solventar conflictos.

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CAP. 1 | La organización de entidades públicas y privadas

Actividades

14. Si el enfoque matricial es una combinación del enfoque divisional y funcional ¿por qué
no se sustituyen ambos por este?

10.2. Criterios para la asignación de actividades a los departamentos

La asignación de actividades a los distintos departamentos hace referencia


a establecer las tareas de cada puesto de trabajo, ya sean nuevas o existentes.

Existen diferentes criterios para asignar dichas actividades.

... homogeneidad

... máximo uso

Asignación de
... oposición de intereses
actividades según...

... coordinación

... interés de un directivo


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Por tanto, las actividades se asignan en función de los siguientes criterios:

■■ Homogeneidad: se relacionan unidades con funciones parecidas.


■■ Máximo uso: una actividad puede fijarse sobre la unidad que más
demande su uso.
■■ Oposición de interés: si existe una unidad que controle a otra, la activi-
dad no se le asigna a la unidad controladora.

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Organización empresarial y de recursos humanos

■■ Coordinación: actividades que se asignan a unidades que no son seme-


jantes, pero que necesitan su coordinación para realizarla.
■■ Interés de un directivo: un alto cargo determina que una determinada acti-
vidad, por las circunstancias que crea, debe asumirla una unidad concreta.

11. Organización del entorno físico del espacio de acogida

Como norma general, la idea de trabajo de oficina de una empresa se re-


laciona con una actividad laboral cómoda y sin ningún tipo de riesgos. No
obstante, en la actualidad, en las oficinas, además de los accidentes más co-
munes (golpes, caídas, incendios, etc.), se producen otros más infrecuentes,
pero no por esto menos importantes.

En las oficinas, aunque no haya herramientas peligrosas,


nunca se está exento de los accidentes laborales.

Cuando se habla de este tipo de riesgos laborales, se hace alusión a dolores


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musculares, estrés, problemas en la vista, fatiga física y mental, etc.

Por ello, es necesario adaptar el entorno físico de la empresa para intentar


disminuir o erradicar este tipo de riesgos.

11.1. Condiciones medioambienteales

Existen numerosos agentes que rodean la actividad laboral de una empre-


sa y que la condicionan. Por ello, es imprescindible, para evitar riesgos en el

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