ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 18

EVIDENCIA 4: INFORME “DIAGNÓSTICO EJECUTIVO”

APRENDICES

SANDRA MILENA MORALES

PAOLA PATINO HUERTAS
JONATAN VÉLEZ CASTRO
JHON EDUARD RIVERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
GESTION LOGISTICA
CALI COLOMBIA
2019
INTRODUCCIÓN

En GestiónLogística, elaborar diagnósticos gerenciales, es fundamental para proporcionar a la

organización las herramientas necesarias para poder medir su efectividad en base a sus
fundamentos como la misión, la visión, el propósito, las estrategias, el plan de acción entre
otros.
El informe ejecutivo es un documento que contiene datos e información clave comparable que
al agruparla e interpretarla permita brevemente entender la compañía como negocio, su
perspectiva a mediano y largo plazo, su situación actual en el área financiera, el
comportamiento de ventas, y la participación de los actores de abastecimiento.
DESCRIPCIÓN GRÁFICA Y TEXTUAL DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO,
INCLUYENDO LOS ACTORES QUE LA CONFORMAN

LOGÍSTICA DE APROVISIONAMIENTO

La logística de aprovisionamiento de la empresa se realiza bajo la supervisión del área de

compras que es la encargada de realizar las negociaciones con los proveedores, en cada una de
sus plantas ubicadas fuera y dentro del país. Cada una de ellas realiza las negociaciones
pertinentes se encargan de proyectar la demanda y realizan negociaciones con proveedores.

LOGÍSTICA DE LAS INSTALACIONES

Yara tiene ubicadas plantas de producción en Cartagena, Valle y Cundinamarca. Cuenta con
centros de distribución en las principales regiones del país y en cada uno de ellos se encuentran
oficinas para personal de ventas-conductores-administrativos.

LOGÍSTICA DE DISTRIBUCIÓN

La logística de distribución se realiza por la gestión comercial, cada vendedor visita sus clientes
y montan pedidos por medio de un sistema de información el cual genera una orden de pedido.
Tiempo de entrega 72 horas.
Después de montada dicha orden se realiza la elaboración de los pedidos y la entrega al área de
logística para su respectiva distribución, facturación y entrega a clientes, se realiza el cargue de
los vehículos para ser entregados de acuerdo a la negociación que se ha realizado.

LOGÍSTICA DE DEVOLUCIONES

De acuerdo a las negociaciones realizadas por la compañía solo se recibirán devoluciones si

ocurren las siguientes novedades:
Producto en mal estado, si en la entrega se detecta que el producto se encuentra en mal estado
se realizara el cambio del producto o la afectación en la factura indicando el cual es la novedad,
se debe llenar un documento llamado Yara –mixto.
Según negociación con almacenes de cadena se recibirá mercancía que no rote y que tenga
corta fecha de vencimiento, para esto cada establecimiento tiene un mercáderista que se
encarga de realizar la respectiva revisión y adecuada rotación de los productos con el fin de no
tener devoluciones por este motivo.

ESTRATEGIA DE SOFTWARE Y DE TECNOLOGÍA DE ACUERDO AL DIAGNÓSTICO

Los sistemas de información Oracle Process Manufacturing, DFR, EDI (comercio electrónico).
Son los encargados de administrar todo el proceso en la cadena de abastecimiento en la
empresa comenzado con las órdenes de compra a proveedores y las ordenes de pedido desde los
clientes hasta llegar al área logística se encarga de realizar todo el procedimiento necesario
para recibir, almacenar, alistar y despachar los pedidos en las fechas establecidas.

SISTEMAS DE MEDICIÓN DE LOS PROCESOS

Los procesos de la cadena de abastecimiento son medidos por informes mensuales de ventas y
gastos, indicadores de entregas perfectas, pérdidas, tiempos de entrega y satisfacción del
cliente. Dichos informes los debe realizar el jefe de cada área y deben ser presentados
semanalmente a la junta directiva.

INFORME EJECUTIVO

MARCO ESTRATÉGICO DE LA EMPRESA

Yara Colombia es una empresa Noruega, líder mundial en la industria de la agricultura con más
de 150 años de historia y con presencia en 50 países en América, Asia, África y Europa.
Localmente cuenta con un reconocimiento de marca del 88% entre los colombianos y tiene tres
unidades estratégicas de negocio: nutrición vegetal soluciones químicas y medioambientales que
presentaron un crecimiento de doble dígito en 2016.
MISIÓN

La misión de Yara es sencilla pero muy ambiciosa:

Alimentar al mundo y proteger el planeta de forma responsable.

VISIÓN

Una sociedad colaborativa; un mundo sin hambre; Un planeta respetado. Nuestra visión del
mundo se basa en garantizar un futuro sostenible. Una comunidad colaboradora que supera las
barreras culturales, ambientales y económicas para crear soluciones que conduzcan a un mundo
libre de hambre y un planeta respetado.

VALORES

POLÍTICAS

 Buscamos el desarrollo integral de las personas.

 Nos comunicamos positivamente con nuestra Gente, con nuestros Clientes, Proveedores y los
miembros de la compañía en general.
 Enfatizamos en las políticas y procedimientos.
 Establecemos objetivos desafiantes.
 Establecemos objetivos Promovemos el aporte de ideas.
 Alabamos en público y corregimos en privado.
 Trabajamos en equipo.
 Promovemos el compromiso con el trabajo y con la compañía.
 Utilizamos y motivamos el uso de la tecnología.
 Delegamos y hacemos seguimiento porque confiamos en nuestros colaboradores.
 Valoramos la conciencia en gastos, costos y rentabilidad.

PRESENTACIÓN DEL PRODUCTO DE LA EMPRESA

Yara Colombia es una empresa de fabricación y comercialización de productos agrícolas y

medioambientales cuenta con 50 plantas de fabricación en las principales ciudades del mundo y
con centros de distribución en más de 150 países.

LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE CALIDAD EN YARA COLOMBIA

Están regulados por la División Nacional de Calidad, sin embargo hay labores que deben
desarrollar las personas que conforman este equipo de trabajo.

La Producción debe cumplir con procedimientos tales como:

a) Toma de muestras y análisis de materia prima.

b) Toma de muestras y análisis de producto semielaborado.

c) Toma de muestras y análisis de producto terminado.

d) Tratamiento de agua para la elaboración de los productos.

e) Tratamiento de las aguas residuales industriales.

El departamento de Calidad es el único que puede autorizar la recepción y el uso de una

materia prima; de igual manera es el responsable de entregar esta materia prima al área de
producción para la elaboración del producto todo esto cumpliendo con las normas establecidas
a nivel nacional y con las entidades que regulan el Sistema de Gestión de Calidad.

El personal de Producción debe generar las inspecciones necesarias para el arranque de las
líneas de producción en sus formatos debe estar en constante verificación del proceso para
asegurar que el producto final salga en condiciones óptimas.

DESCRIPCIÓN GRÁFICA Y TEXTUAL DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO, Y LOS

ACTORES QUE LA CONFORMAN

Los actores de la cadena de abastecimiento son con:

Proveedores: Tiene el 85 % de importaciones y maneja un 15% de los proveedores en
Colombia.
Transporte internacional: Yara Colombia desplaza producto terminado a Venezuela y estados
Unidos esto lo realiza mediante empresas tercerizadas que tienen un gran conocimiento en la
exportación.
Centros de distribución: Están ubicados en cada departamento del país.
Transporte nacional: El movimiento de mercancía la realizan con flota tercerizada y esta se
desplaza a lo largo del país.
Transporte departamental: El movimiento de mercancía la realizan con flota tercerizada y esta
se desplaza a lo largo del país,
Detallista: tiendas agrícolas, clientes mayoristas y minoristas almacenes agrícolas

PROCESOS DESARROLLADOS EN CADA ESLABÓN DE LA CADENA DE

SUMINISTRO CON LA DESCRIPCIÓN DE EQUIPOS, MATERIALES Y
HERRAMIENTAS

Compras: el área de compras analiza lo que se tenga en las bodegas de materias primas,
realiza pedidos y negociaciones a proveedores para abastecer cada una de sus plantas, estos
datos se extraen de los sistemas de información existentes.
Almacenamiento: en los centros de distribución se recibe, revisa e ingresa la mercancía para
realizar el picking de la mercancía por punto de venta para realizar la entrega a los
transportadores
Transporte: se realiza la revisión contra factura del producto terminado, como el transporte es
tercerizado se realiza la entrega según rutero y negociación de citas de entrega.
Ventas: el área de ventas se encarga es las encargada de visitar a los clientes y enviar la
información desde su sistema para realizar las ordenes de producción.
Técnicas de almacenamiento: El almacenamiento en el centro de distribución en Yara
Colombia se realiza a granel, en sacos de 50 kilos y en big bag de 1200 kilos dependiendo la
materia prima que sea, este se monta en unos carritos llamados tripper kart donde se realiza el
desplazamiento estos se puede arrumar máximo a 13 metros a granel bultos no mayor a 7
metros y los big bag a 3 metros de altura.

Técnicas de preparación de pedidos: El alistamiento de pedidos en la empresa empieza con el

sistema DFR el líder de turno realiza el ingreso de la mercancía de la planta y el sistema de
acuerdo a lo ingresado realiza la distribución por ruta y de este salen unos tiquetes para
realizar picking el auxiliar de facturación realizar las facturas, Después de que el picking está
listo se procede a certificar y realizar una auditoría de las mercancías y las cantidades de las
mismas.

Técnicas de despachos: El conductor con el auxiliar de ruta realiza la revisión contra las
facturas de cada punto de venta y tiquetes que salen desde el sistema, si hay novedades son
reportadas al líder de turno los vehículos deben salir a reparto antes de la 6:00pm

Sistema de distribución: El sistema de distribución se encuentra seccionado por localidades, las

cuales se visitan dependiendo de la cantidad de clientes y de mercancía que sale facturada cada
vehículo debe llevar máximo 2 puntos.
Proyecciones de ventas: Esta una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de
productos agrícolas su pronóstico de ingresos por ventas que tendrá la compañía Yara en el año
2019 US$ 13.149 millones de dólares.

Plan de compras, producción y ventas: La empresa realiza un pronóstico de ventas en el cual

incluye historiales de los años anteriores, se gestiona el stock, realiza un estudio de la demanda
y como se viene comportando el mercado para realizar un plan de compras con al menos 4
meses de anticipación de cada abastecimiento que es realizado mensualmente en cada una de
las regionales.

Presupuestos: El presupuesto de la compañía se basa en un modelo en el cual las ganancias que

recibe la compañía durante el transcurso del año son el sustento de la misma y sus accionistas.

Indicadores de gestión o KPI por áreas.

Indicadores del área de logística:
1. Cantidad de Entregas perfectas.
2. Cantidad en devoluciones
3. Gestión de stock.
Indicadores del area ventas:
1. Ventas mensuales.
2. Ventas semanales.
3. Campañas de publicidad al mes.
4. Asistencia a eventos.

PROYECCIONES DE VENTAS 2018

VENTAS POR PRODUCTO

FERTILIZANTES PRODUCTOS INDUSTRIALES AMONIACO

 VENTAS POR PRODUCTO TONELADAS %
FERTILIZANTES 28.471 74%
PRODUCTOS INDUSTRIALES 7.653 20%
AMONIACO 2.478 6%
TOTAL DE VENTAS 38.602 100%

Esta grafica nos muestra la producción en

toneladas y el aporte de cada producto en
porcentaje, los fertilizantes son los productos que
lideran las ventas en casi el 75% de las ventas
totales.

Incremento de ventas en el último trimestre con valor del 16% debido a la venta de amoniaco,
producto que se ha fortalecido a travésde los últimos años hacienda parte del 6% del total de
ventas por toneladas.

COMPRAS Y VENTAS

Y AR A DE C O LO MBIA

V E NT A S

ME S INIC IA L E NE RO 2018

$35,000

Month Monthly F orecast C umulative

$30,000

E NE RO $ 2,000 $ 2,000
$25,000
F E B RE RO $ 1,950 $ 3,950

MA RZO $ 1,800 $ 5,750

$20,000
A B RIL $ 1,900 $ 7,650

MA Y O $ 1,900 $ 9,550
$15,000
JUNIO $ 2,000 $ 11,550

JULIO $ 2,250 $ 13,800 $10,000

A G O S TO $ 2,400 $ 16,200

S E P TIE MB RE $ 2,700 $ 18,900 $5,000

O C TUB RE $ 3,000 $ 21,900

NO V IE MB RE $ 3,500 $ 25,400 $-

DIC IE MB RE $ 4,100 $ 29,500

PRESUPUESTOS

YAR A DE COLOMB IA

GAS TOS DE VE NTAS

GAS TOS DE VE NTAS E S TIMADO ACTUAL DIF E R E NCIA

S UE LDOS 2,000.00 2,000.00 0.00

B E NE F ICIOS E MP LE ADOS 500.00 750.00 (250.00)

COMIS IONE S 850.00 1,000.00 (150.00)

TOTAL 3,350.00 3,750.00 (400.00)

YAR A DE COLOMB IA

GAS TOS OP E R ACIONALE S

GAS TOS OP E R ACIONALE S E S TIMADO ACTUAL DIF E R E NCIA

DE S CUE NTOS E N E F E CTIVO 200.00 350.00 (150.00)

COS TOS DE E NVIO 2,000.00 2,300.00 (300.00)

S UB S CR IP CIONE S 300.00 300.00 0.00

S E GUR OS 1,300.00 1,300.00 0.00

INTE R E S E S 950.00 980.00 (30.00)

S E R VICIOS DE AUDITOR IA 850.00 850.00 0.00

MANTE NIMIE NTO Y
R E P AR ACION 350.00 400.00 (50.00)

HIP OTE CA 1,200.00 1,200.00 0.00

E NVIOS Y B ODE GA 250.00 350.00 (100.00)

S UMINIS TR OS DE OF ICINA 150.00 120.00 30.00

IMP UE S TOS 1,500.00 2,600.00 (1,100.00)

S E R VICIOS 250.00 280.00 (30.00)

OTR OS 1,000.00 750.00 250.00

TOTAL 10,300.00 11,780.00 (1,480.00)

 YAR A DE COLOMB IA

P R E S UP UE S TO ANUAL E NE RO A DICIE MB RE 2018

P R E S UP UE S TO TOTAL E S TIMADO R E AL DIF E R E NCIA

INGR E S OS 31,500.00 29,500.00 (2,000.00)
GAS TOS 13,650.00 15,530.00 (1,880.00)
B ALANCE 13,000.00 13,970.00 970.00

COMPARATIVO ENTRE INGRESOS Y GASTOS

35,000

30,000 GRIS
INGRESOS
AZUL
25,000 GASTOS

20,000

15,000

10,000

5,000

0
ESTIMADO REAL
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GAS TOS OP E R ACIONALE S MAS R E P R E S E NTATIVOS
GAS TOS CANTIDAD % GAS TOS 15% R E DUCTION
IMP UE S TOS 2,600.00 16.7% 390.00
COS TOS DE E NVIO 2,300.00 14.8% 345.00
S E GUR OS 1,300.00 8.4% 195.00
HIP OTE CA 1,200.00 7.7% 180.00
INTE R E S E S 980.00 6.3% 147.00
Tota l 8,380.00 54.0% 1,257.00
INDICADORES DE GESTIÓN O KPI POR ÁREAS

CALIDAD DE LOS PEDIDOS GENERADOS

PEDIDOS GENERADOS TOTAL DE PEDIDOS VALOR
MESES SIN PROBLEMA GENERADOS INDICADOR
ENERO 980 1,000 98
FEBRERO 1450 1,500 97
MARZO 2750 2,800 98
ABRIL 1900 2,000 95
MAYO 1400 1,450 97
JUNIO 1750 1,750 100
JULIO 1775 1,800 99
AGOSTO 2400 2,550 94
SEPTIEMBRE 1900 2,000 95
OCTUBRE 2450 2,500 98
NOVIEMBRE 3000 3,200 94
DICIEMBRE 3150 3,500 90

En este indicador tenemos como resultado que se estácumpliendo con los estándares de calidad
y con un margen de error no superior al 5%. En el mes de diciembre se aprecia un incremento
del 10% debido probablemente al incremento de pedidos por el amoniaco como producto de
gran aceptación dentro del mercado. Se evaluara este indicador para determinar cuál fue el
factor que desencadeno el aumento y corregirlo en el menor tiempo posible.

VOLUMEN DE COMPRAS
VOLUMEN DE TOTAL DE VALOR DE
MESES COMPRA VENTAS INDICADOR %
ENERO 500 2,000 25
FEBRERO 750 1,950 38
MARZO 550 1,800 31
ABRIL 520 1,900 27
MAYO 700 1,900 37
JUNIO 850 2,000 43
JULIO 800 2,250 36
AGOSTO 750 2,400 31
SEPTIEMBRE 700 2,700 26
OCTUBRE 720 3,000 24
NOVIEMBRE 750 3,500 21
DICIEMBRE 800 4,100 20
TOTAL 8,390 29,500

Este indicador revela que se generan compras de materia prima según la relación del inventario
el cual permite un rango de compra entre el 25 % y el 43 %

En Junio se observa un considerable aumento en las compras porque fue necesario adquirir
materia prima para trabajar en nuevos proyectos de la compañía.
La empresa mantiene stock en su inventario con el fin de tener provisiones en algún momento
que suba la demanda previniendo posibles agotamientos de materias primas.

PUNTOS CRÍTICOS EN LA CADENA DE SUMINISTRO SUJETOS A MEJORA.

Se evaluara la agilidad, cualidad indispensable para adaptarse rápidamente a los cambios de la

demanda de los nuevos productos que Yara esta próxima a lanzar al mercado.

Se evaluara si las tecnologías de información se están utilizando correctamente en pro de la

calidad el servicio y la rapidez de entrega.

Se evaluara el rendimiento de las máquinas y el personal y se tomaran tiempos con el fin de

agilizar más los procesos sin perder la calidad.

Se evaluara la implantación de entrega por parte de la empresa para evitar demoras por parte
de algunos subcontratistas. Se analizara la posible compra de vehículos de carga como
inversión a mediano plano.
CONCLUSIÓN

Yara Colombia es una empresa internacional dedicada a la industria química, cuya principal
actividad es la conversión de la energía, los minerales y el nitrógeno del aire en productos
agrícolas y soluciones para la industria. Su principal producto son los fertilizantes.
La empresa, con sede en Oslo, emplea a más de 7.600 personas y tiene una facturación anual de
unos 7.750 millones de euros con operaciones en más de 50 países.
Desde 1.992 Yara abre sus puertas en Colombia con sedes en Cartagena, Valle y
Cundinamarca contribuyendo a mejorar la productividad y rentabilidad de los cultivos,
cuidando los recursos naturales y el medio ambiente.

Los productos generados y comercializados por Yara son los fertilizantes con 74% de
participación, los productos industriales con el 20% y el amoniaco trayendo ingresos a la
empresa del 6% para un total de ventas brutas anuales de $29.500 millones de dólares.

La gestión logística está presente en todos los canales de distribución y es fundamental para
facilitar el flujo efectivo de mercancías. Yara cuenta con alta tecnología de sistemas de
información y su mercancía de todo tamaño y clase cuenta con un código único de barras.
Los proveedores suministraron la materia prima con calidad y a tiempo. Yara como productora
fabrico y entrego a tiempo cumpliendo con la políticamínima de error. Los agentes
establecieron la conexión entre la compañía y sus posibles clientes, ayudando a concretar
acuerdos comerciales dentro del 2018. Los mayoristas o intermediarios compraron grandes
cantidades de fertilizantes para vender a comercios e instituciones, y garantizaron el correcto
almacenamiento del producto, manteniéndolo en perfectas condiciones.Los clientes
independientes compraron al detalle desde la página de Yara.com.co en el internet.
La llegada de otras multinacionales a Colombia de la misma categoría de negocios, hizo que la
compañía se vuelva más competitiva y siga realizando investigaciones, haciendo el producto
cada vez más eficiente, esto genero confianza en el consumidor.
Se realizara una proyección financiera y un presupuesto comparable con cifras del año
inmediatamente anterior en donde se espera un aumento en las ventas en un 10 % y una
reducción del 15 % de los gastos operacionales más representativos.
El informe ejecutivo es una herramienta que orienta a los Gerentes Generales, en la elaboración
un plan de negocios, este junto con el cuadro de mando y los estados financieros de la
compañíadarán soporte a la toma de decisiones, a la elaboración de nuevos planes en base al
cumplimiento de la misión la visión los objetivos y las políticas de la empresa con el fin de
maximizar los recursos y la rentabilidad de la misma.