Los primeros intentos de automatización de archivos comenzaron desde el año
1927, con los métodos fotográficos de control, en 1964 se habla por primera vez en el congreso internacional. Pero solo hasta el año 1972 el Consejo Internacional de Archivo funda el comité para la automatización. Los Sistemas de Gestión de Archivo han evolucionado a través del tiempo de una forma idónea al punto de convertirse en una herramienta muy importante dentro de las organizaciones. Esta permite que los documentos de archivo cumplan su ciclo vital desde la fase de tramitación hasta la fase final o definitiva, pero también lograr que sus usuarios puedan utilizar y adquirir los conocimientos de dichos archivos. El Sistema de Gestión de Archivo ha desarrollado diferentes avances junto con la evolución del día a día en materia tecnológica, podemos observar que con las nuevas tecnologías de la información y las telecomunicaciones ha dado un giro. Ya que estas se están utilizando en pro del sistema de gestión facilitando y reduciendo costos en las organizaciones, ha sido de gran ayuda creando los procesos veraces, transparentes y únicos. Toda esta cadena de actividades se complementa en la fase final con la incorporación de la información, aquí es donde el sistema debe acaparar todo, desde la producción, reproducción, documentación, registro, seguimiento, clasificación y valoración de los archivos. Lo anteriormente descrito se debe hacer de una forma totalmente automatizada. En la actualidad se esta innovado con los documentos electrónicos cuentan con el mismo valor de los que aun se expiden en físico. Haciendo uso de las nuevas tecnologías y ayudando al medio ambiente, ya que los documentos estarán guardado en formato digital, esto significa que no usaremos hojas de papel, carpetas, cajas de cartón entre otros. Al momento de pensar en la implementación de un sistema automatizado de gestión de archivo, se debe hacer un estudio dentro de la organización esto con el objetivo de evaluar cada una de las necesidades que en esta existe y que al momento de tomar a un proveedor este satisfaga cada de las exigencias hechas por la organización. Desde el momento que adoptamos el sistema debemos tener en cuenta que este será parametrizado de acuerdo a cada una de las instrucciones dadas, somos dependiente del sistema, comienza con datos parciales, tareas establecidas de acuerdo a la función de archivo, formación de usuarios, exploración del sistema de gestión de archivo y acceso a la web. Este sistema se divide por módulos los cuales cumplen una función especifica por lo cual cada uno de estos nos ayudan a facilitar el procesamiento de la información requerida de una forma rápida y confiable. En conclusión el sistema integrado de archivo es la integración o complementación de las normas generales de archivos, con un fin especifico, la creación de un programa de operación de un sistema para el procesamiento y manejo de los archivos, teniendo un conocimiento amplio de las funciones en la organización