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SISTEMAS INTEGRADOS DE ARCHIVO

Los primeros intentos de automatización de archivos comenzaron desde el año


1927, con los métodos fotográficos de control, en 1964 se habla por primera vez
en el congreso internacional. Pero solo hasta el año 1972 el Consejo Internacional
de Archivo funda el comité para la automatización.
Los Sistemas de Gestión de Archivo han evolucionado a través del tiempo de una
forma idónea al punto de convertirse en una herramienta muy importante dentro
de las organizaciones. Esta permite que los documentos de archivo cumplan su
ciclo vital desde la fase de tramitación hasta la fase final o definitiva, pero también
lograr que sus usuarios puedan utilizar y adquirir los conocimientos de dichos
archivos.
El Sistema de Gestión de Archivo ha desarrollado diferentes avances junto con la
evolución del día a día en materia tecnológica, podemos observar que con las
nuevas tecnologías de la información y las telecomunicaciones ha dado un giro. Ya
que estas se están utilizando en pro del sistema de gestión facilitando y reduciendo
costos en las organizaciones, ha sido de gran ayuda creando los procesos veraces,
transparentes y únicos.
Toda esta cadena de actividades se complementa en la fase final con la
incorporación de la información, aquí es donde el sistema debe acaparar todo,
desde la producción, reproducción, documentación, registro, seguimiento,
clasificación y valoración de los archivos. Lo anteriormente descrito se debe hacer
de una forma totalmente automatizada.
En la actualidad se esta innovado con los documentos electrónicos cuentan con el
mismo valor de los que aun se expiden en físico. Haciendo uso de las nuevas
tecnologías y ayudando al medio ambiente, ya que los documentos estarán
guardado en formato digital, esto significa que no usaremos hojas de papel,
carpetas, cajas de cartón entre otros.
Al momento de pensar en la implementación de un sistema automatizado de gestión
de archivo, se debe hacer un estudio dentro de la organización esto con el objetivo
de evaluar cada una de las necesidades que en esta existe y que al momento de
tomar a un proveedor este satisfaga cada de las exigencias hechas por la
organización. Desde el momento que adoptamos el sistema debemos tener en
cuenta que este será parametrizado de acuerdo a cada una de las instrucciones
dadas, somos dependiente del sistema, comienza con datos parciales, tareas
establecidas de acuerdo a la función de archivo, formación de usuarios, exploración
del sistema de gestión de archivo y acceso a la web. Este sistema se divide por
módulos los cuales cumplen una función especifica por lo cual cada uno de estos
nos ayudan a facilitar el procesamiento de la información requerida de una forma
rápida y confiable.
En conclusión el sistema integrado de archivo es la integración o complementación
de las normas generales de archivos, con un fin especifico, la creación de un
programa de operación de un sistema para el procesamiento y manejo de los
archivos, teniendo un conocimiento amplio de las funciones en la organización

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