UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

PROGRAMA DE PRACTICAS ESTUDIANTILES
EN LA COMUNIDAD - PROPEC
PRÁCTICA ÁREA PROFESIONAL

EVALUACION DE CONTROL INTERNO AREA DE INVENTARIOS

ÁREA VISITADA: Dirección Departamental de Oriente

FECHA VISTA: 07 de septiembre de 2019

DIRECCIÓN: 6ª. Avenida 0-20 Zona 13, Guatemala.

Guatemala, 05 de septiembre de 2019

 Integrantes

Grupo No. 1

CARNET NOMBRES Y APELLIDOS COLABORACION

201216305 FREDY ARTEMIO MONTENEGRO CONTRERAS 10

201220540 LUIS ANDRES CRUZ SUBUYUJ 8
201316360 KATHERINE JOHANA TAVICO AJCÁ 10
201316798 MANUEL DE JESUS MEZA PEREZ 10
201316951 BRENDA LETICIA CORADO REVOLORIO 8
201317508 RAFAEL AUGUSTO LÓPEZ GONZALEZ 8
2.1 Inventarios

El departamento de inventarios de la Dirección Departamental de Educación Guatemala

Oriente es el encargado del manejo, control y resguardo de los activos de la entidad, para lo

cual cuenta con procesos de control ya definidos en el Manual de Inventarios Activos Fijos

del SICOIN WEB de la Dirección de Contabilidad del Estado, tienen relación directa con los

departamentos de: almacén, compras, contabilidad, informática, tesorería y financiera.

El SICOIN WEB es el sistema de las entidades del Estado para llevar registros contables de

bienes, así mismo las altas, bajas, y modificaciones que se hagan en los activos.

Funciones Principales

 Registra al SICOIN WEB los bienes que están físicamente en la institución, por

medio de cuenta corriente autorizado por la Contraloría General de Cuentas y traslado

al encargado de Inventarios.

 Recibe por medio de forma 1-H la cual complementa información de inventario y

traslada a jefe de la Unidad de Servicios Administrativos o equivalente.

 Recibe forma 1-H, verifica, da visto bueno y devuelve al Encargo de Inventarios.

 Registra en el libro auxiliar de inventarios (autorizado por la Contraloría General de

Cuentas).

 Darle seguimiento a los bienes faltantes, es decir, que sólo aparecen en el Libro de

Inventarios, con el fin de iniciar el proceso administrativo para su reposición o darle

de baja según corresponda.

Situación actual

En la evaluación del control interno del área de inventarios en la institución, en donde se

estableció por medio de los instrumentos de auditoria de estudio cuestionario, entrevista,

observaciones que no utilizan las políticas, manuales, recursos humanos, tecnológicos y

financieros, que permitan un control interno eficiente y adecuado a las necesidades del área

de Inventarios.

El cuestionario es fue utilizado para determinar el cumplimiento de los procedimientos del

área, y obtener un conocimiento general del proceso interno del departamento, se realizó al

responsable del departamento se realizó una serie de preguntas diseñadas para generar los

datos necesarios para alcanzar los objetivos del estudio, este nos permitió estandarizar y

unificar el recabado de información.

La técnica de la entrevista se realizó al responsable del departamento, para poder comprender

y ampliar mejor el funcionamiento del área.

Con la observación física se verificó como se lleva a cabo el proceso de manejo de

inventarios, la documentación que utiliza y su resguardo en área evaluada.

Evaluación de Control Interno

Acuerdo Gubernativo 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la

Administración Pública” indica: que se debe conciliar la información de existencias físicas

con la información contenida en el sistema, de la siguiente manera: “Las dependencias a que

se refiere el presente reglamento, bajo la responsabilidad directa de su jefe superior, están

obligadas a remitir a más tardar el treinta y uno de enero de cada año, un informe

pormenorizado de los bienes muebles que tengan registrado en su inventario al treinta y uno

de diciembre de cada año, a las Direcciones de Contabilidad y Bienes del Estado y

Licitaciones, ambas del Ministerio de Finanzas Públicas” (Articulo 19 Acuerdo Gubernativo

217-94)

Para cumplir con dicho reglamento se realizan los siguientes procedimientos:

 Cada año se realiza una evaluación de inventarios en las escuelas para determinar si

se necesita comprar nuevos inventarios, reparar los que se tienen, o son suficientes

los que se cuentan actualmente.

 Se realiza un presupuesto financiero a las escuelas para que compren materiales para

los maestros.

 Se posee formas de control interno que son autorizados por la Contraloría General de

Cuentas; como hoja de responsabilidad, formulación por detalles de inventarios,

poseen constancia de recibido y entregado.

Lo que ingresa al área de inventarios debe hacer sido comprado por proceso de licitación,

definido en la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92.

El área financiera indica si el presupuesto cuenta con los recursos económicos la adquisición

del bien.

Para el ingreso de la compra se realiza una hoja de responsabilidad autorizado por la

Contraloría General de Cuentas, el cual debe llevar los procedimientos siguientes.

1. El SICOIN les otorga un Código Único de Registro para cada producto, bien o

propiedad que se traslada en el sistema y así se extrae una nomenclatura.

2. En el departamento de inventarios se realiza la revisión de documentos requeridos

para realizar el ingreso al sistema, que las facturas sean originales, que el bien se

encuentre en perfectas condiciones.

3. El sistema permitirá dar de baja a los bienes que ya no van a formar parte del activo,

por lo que estos bienes deben de estar en estado Almacenado. Las entidades deben

dar cumplimiento al proceso administrativo indicado en los artículos del 1 al 11, en

el caso de las embajadas deberán observar los artículos 12 y 13, del Acuerdo

Gubernativo No. 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la

Administración Publica”, según sea el caso se procederá a realizar el registro

correspondiente.

4. Previo a solicitar la baja en SICOIN WEB se debe tener la Resolución emitida por la

Contraloría General de Cuentas.

Hallazgos

 Falta de personal suficiente y capacitado

Se determinó que el departamento no programa ni ejecuta capacitaciones para el
personal de acuerdo a lo estipulado en el acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General
de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental en donde se
establece: " La máxima autoridad de cada ente público es el encargado de promover
y respaldar la ejecución de programas de capacitación del personal para desarrollar
las capacidades y aptitudes del personal"

Criterio: en el área no existe un programa de capacitación que esté dirigido al

personal de inventarios, ya que el proceso es muy deficiente.

Punto de mejora
Programa de capacitación: con los recursos que se tienen se recomienda a la entidad
crear un programa de capacitaciones adecuado para mejorar el control interno y
resguardo de los inventarios.

 Falta de responsables del área

Se evidencio poca supervisión en distintas áreas que tiene asignadas, incumpliendo
lo estipulado en el acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Manual
de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental Organización interna de
las Entidades. Se establecen los niveles de supervisión para dar seguimiento y control
de las operaciones, que permitan la identificación de riesgos y toma de decisiones.

Criterio: no se cuenta con una estructura de jerarquía definida en el área de

inventarios, lo que provoca incumplimiento de los procesos ya establecidos, y no
permite la toma de decisiones inmediata y adecuada para el cumplimiento de los
diferentes procesos.
 Punto de mejora:
Utilizar las políticas y procedimientos del SICOIN WEB: coordinar, controlar y
realizar el registro, traslado, préstamo, mantenimiento, resignación, reposición y baja
de los inventarios, manteniendo de esta manera actualizado el módulo de los
inventarios tangible e intangible.

 No existe rotación de personal

Se determinó que en el área de inventarios tienen que estar cuatro personas para poder
ejecutar las diversas actividades del departamento en mención.

Criterio: se cuenta con una sola persona en el área de inventarios, lo cual puede
ocasionar que está no atienda las tareas que demanda las diferentes áreas relacionadas
con inventarios, como también sobre carga de actividades a la única persona en el
departamento.

Punto de mejora:
Contratar personal adecuado para el área: priorizar las actividades criticas del
departamento de inventarios, verificar con el área de recursos humanos el perfil que
se solicita para ocupar las diferentes tareas del área de inventarios y de esta manera
realizar la convocatoria correspondiente y traer personal calificado para el puesto.

 Falta de encargado en el área de almacén.

Criterio: no se cuenta con un responsable del manejo del área de almacén.

Punto de mejora:
Crear el puesto de encargado de inventarios: coordinar con el departamento de
recursos humanos la convocatoria correspondiente a la vacante del área de almacén
con la persona idónea a las responsabilidades del puesto.