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Procedimientos de Control de Proyectos

Autor Revisión Versión Fecha Cambios
Claudio Moya Claudio Moya 1.0 23-06-2016 Versión Inicial

1 Propósito
El objetivo de éste procedimiento es describir la forma en que se realiza la planificación y control de las tareas asociadas a
un proyecto de desarrollo y/o mantención de software.

2 Alcance
En el procedimiento se considera:
 El proceso de planificación del proyecto.
 El proceso de control del proyecto.
 Control de cambio.
 Las herramientas de control, MS Project y Jira.

3 Responsabilidad y Autoridad
En lo que respecta a los diseños, se definen los siguientes roles y su responsabilidad:
 Gerente de Desarrollo (GD): Es el que define las normas y procedimientos para la planificación y control del
proyecto.
 Gerente de Proyecto (GP): Es el rol que gerencia y controla el proyecto por parte de Clave. También es el que
aprueba el plan de proyecto.
 Jefe de Calidad (QA): Es quien verifica que las normas definidas se cumplan.
 Jefe de Proyecto (JP): Es quien realiza la planificación de las tareas y asigna el trabajo del equipo.
 Gerente Sponsor (GS): Es el gerente sponsor del proyecto por parte del cliente.
 Jefe de Proyecto Cliente (JPC): Es el jefe por el lado del cliente quien realiza la coordinación de las tareas internas
del cliente y reporta a su comité de proyecto interno.
 Analista Diseño (AD): Es quien realiza la ejecución de las tareas y reporta su cumplimiento.
 Desarrollador (DE): Es quien realiza la ejecución de las tareas y reporta su cumplimiento.

4 Descripción de las Actividades

4.1 Plan de Proyecto
 El plan de proyecto es la base de la planificación y control de las actividades de éste. Su definición y
seguimiento es obligatoria para todos los proyectos e incidencias de mantención que superen las 360 HH.
 El plan es elaborado por el JP y quien determina las tareas que se requieren desarrollar a partir de los casos de
uso pre-definidos.
 El GP revisa y aprueba el plan y los difunde entre los miembros del equipo interno y del cliente.
 Cuando no exista una definición de los casos de uso, se debe implementar un anteproyecto de especificación
de estos antes de realizar el plan del proyecto.
 El plan debe contener, a lo menos, las tareas, sus responsables, los tiempos de implementación y los hitos de
término intermedios y final así como también los criterios de aceptación. Además, opcionalmente puede
contener los costos asociados.
 Los proyectos más grandes pueden estructurarse por módulo y realizar un subplan por módulo.
 La estructura del plan de proyecto debe contener, al menos, las siguientes secciones de tareas:
o Levantamiento

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 Reuniones
 Documento de Requerimientos y Casos de Uso
 Aprobación del Documento de Requerimiento por Cliente (Hito)
o Diseño
 Análisis
 Documento de Diseño, Diagramas UML
 Aprobación del Documento de Diseño por GP (Hito)
o Desarrollo
 Desarrollo BD
 Desarrollo Servicios
 Desarrollo Pantallas
 Desarrollo Reportes
 Liberación del desarrollo por JP (Hito)
o QA Técnico
 Ejecución de pruebas técnicas
 Aprobación de pruebas técnicas
o QA Funcional
 Definición del plan de pruebas
 Ejecución plan de pruebas
 Aprobación de pruebas funcionales (Hito)
o Configuración
 Definición de parámetros
 Configuración de parámetros
 Aprobación de configuración (Hito)
o Instalación en ambiente de pruebas cliente
 Configuración de parámetros
 Documentos instalación
 Instalación
 Aprobación de instalación (Hito)
o Instalación en ambiente de producción cliente
 Configuración de parámetros
 Documentos instalación
 Instalación
 Aprobación de instalación (Hito)

4.2 Control de Proyecto

El control del proyecto se realiza en coordinación con el cliente, pero siguiendo las siguientes actividades:

4.2.1 Reuniones

4.2.1.1 Reunión de Control Interno (RCI):

 Asiste el JP y los miembros del equipo de proyecto.
 Se revisa el plan, su cumplimiento y se identifican riesgos. Se reasignan tareas y se acuerdan
otros ajustes menores al plan.
 Se identifica la necesidad de controles de cambio al plan y/o al presupuesto.
 Periodicidad diaria (cuando se implementa Scrum) o mayor. Nunca mayor a semanal.

4.2.1.2 Reunión de Control de Proyecto (RCP):

 Participa el JP, el GP, el JPC y el QA.
 Se revisa el plan, su cumplimiento, desviaciones, riesgos y mitigaciones.
 Se revisa el presupuesto del proyecto.
 Se revisan y aprueban los controles de cambio y su impacto en el plan.
 Periodicidad semanal o mayor. Nunca mayor a mensual.

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4.2.1.3 Reunión de Comité de Proyecto (COP):

 Participa el GS, el GP, el JP y el JPC.
 Se revisan los aspectos generales del desarrollo del proyecto. Se presentan los riesgos y sus
medidas de mitigación.
 Se revisa el presupuesto del proyecto.
 Se aprueban los controles de cambio.
 Periodicidad mensual o mayor. Nunca mayor a trimestral.

4.2.2 Reportes
El JP debe preparar dos reportes para ser presentados en la reunión de RCP:

4.2.2.1 Carta Gantt (CGA)

 Debe indicar el avance (%) y el avance esperado a la fecha (%).
 Debe indicar la ruta crítica.
 Preparado por el JP.
 Debe ser hecho en MS Project.
 El nombre de los archivos sigue la siguiente nomenclatura:
CGA_<Cliente>_<Proyecto>_<Fecha> con la fecha en formato AAAAMMDD.

4.2.2.2 Presentación del Control de Proyecto (PCP)

 Tareas realizadas del período y sus resultados.
 Problemas y sus soluciones.
 Tareas a realizar el siguiente período.
 Riesgos y su mitigación.
 Preparado por el JP.
 Debe ser hecha en MS Power Point.
 El nombre de los archivos sigue la siguiente nomenclatura:
PCP_<Cliente>_<Proyecto>_<Fecha> con la fecha en formato AAAAMMDD.

4.2.2.3 Minuta y Compromiso de Reuniones (MCR)

 Recoge los acuerdos tomados en las reuniones del proyecto y realiza el seguimiento de los
compromisos.
 Debe ser hecha en MS Word.
 Preparado por el GP.
 El nombre de los archivos sigue la siguiente nomenclatura:
MCR_<Cliente>_<Proyecto>_<Fecha> con la fecha en formato AAAAMMDD.

4.3 Control de Cambio (CCM)

Cuando un proyecto requiera un cambio que significa una desviación significativa del alcance, se procede a
gestionar una solicitud de control de cambio. Este evento puede afectar el plan de proyecto y/o el presupuesto del
proyecto.
 El JP, con el equipo de proyecto, identifica el cambio.
 El JP elabora el documento que define el cambio a realizar con sus correspondientes casos de uso.
 El JP presenta el documento en la reunión de control de proyecto (RCP).
 Los integrantes de la reunión aprueban o rechazan el control de cambio.
 El nombre de los archivos sigue la siguiente nomenclatura:
CCM_<Cliente>_<Proyecto>_<Número>_<Fecha> con la fecha en formato AAAAMMDD.