ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

NERLYS DEL CARMEN GARCIA SALCEDO

SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CURSO VIRTUAL

ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

17- JULIO-2019
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La importancia de los archivos se remonta al origen de la escritura, es decir tiene

su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad. La palabra
archivo proviene del latín Archivi um y este del griego Archeion, que significa
principio, origen. Esto es muestra de la importancia que tienen los archivos para
la evolución cultural, social, política y científica en toda la humanidad ya que estos
son los que contienen y agrupan toda información confidencial, importante e
indispensable para el crecimiento empresarial convirtiéndose de alguna u otra
manera en un instrumento de control de riquezas y poder.

En tiempos pasados las distintas culturas existentes crearon la estrategia de

archivar ordenadamente cada documento organizándolos en pro de obtener
excelentes resultados.

Entre las culturas que ayudaron a la evolución y surgimiento documental

podemos mencionar a los egipcios, las civilizaciones de Roma y Grecia, los
Arcadios, Sumerios y Babilonios, ente otros.

Existen unas cualidades de los archivos que permiten tener ventajas que este
sistema presta a la organización, y que al momento de tener una correcta
implementación suma elementos que los hace ser competitivos contando así con
herramientas sustentables de la información generada . Se puede mencionar en
este punto las cualidades anteriormente citadas, ellas son:

ECONÓMICOS: ahorra costos de tiempo y empleados en búsqueda de

documentación.

FUNCIONALES: permite la operación de archivar y consultar los documentos de

manera eficiente
TECNICOS: se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable,
para no delegar equivocadamente el personal técnico de archivo.

EXACTOS: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para

evitar equivocaciones es por eso que se debe tener total concentración y
dedicación.

SIMPLES: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Existe una clasificación de los archivos de acuerdo al orden territorial que en ellos
se administra, basado en el artículo 7 de la ley general de archivos de Colombia.
Encontramos:

 Archivo General de la Nación: (archivo general del departamento, archivo

general del municipio, Archivo general del distrito )

 Territorialidad: (Archivos de entidades del orden nacional, archivos de

entidades del orden departamental, archivos de entidades del orden
distrital, archivos de entidades del orden metropolitano, archivos de
entidades del orden municipal, archivos de entidades del orden local.)

 Organización del Estado: (Archivos de la rama ejecutiva, archivos de la

rama legislativa, archivos de la rama judicial, archivos de los organismos de
orden de control, archivos de los organismos autónomos.)
Actualmente la utilización de las nuevas tecnologías tanto en la vida cotidiana de
las personas, como en las instituciones, ha revolucionado el acceso al
conocimiento y a la información. La globalización ha iniciado la desaparición de las
fronteras entre los hombres, pese a las barreras existentes como las socio-
económicas, lingüísticas y culturales. Es necesario conocer cada término
fundamental basado en los archivos y realizar un análisis estratégico propio de
nuestros principios archivísticos, valores, técnicas, cualidades etc.

En la actualidad contamos con altas tecnologías que facilita el trabajo pero no por
ello se debe descuidar y tranquilizar al momento de la realización de las funciones
archivísticas dentro de una empresa o institución. Por ende se debe ser más
cuidadoso y al momento de manejar este tema, el archivista no debe improvisar
es por eso que siempre es necesario contar con un orden al momento de realizar
dicha tarea.