Enero/2019

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS ACORB-PRO-SIG-011
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Revisión
DESCRIPCIÓN
No.
1 Nuevo Documento

Está cubierta es un registro de todas las revisiones de los estándares y/o especificaciones identificadas
arriba por el número y el título. Todas las páginas de cubierta previstas deben ser reemplazadas y
destruidas.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre Keiner Rios Jose Arias
Cargo Analista sst Gerente General

Firma
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología para definir los criterios de elaboración, codificación, aprobación,

distribución, archivo y control de los documentos que componen el Sistema de Gestión Integral de
LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE RECICLADORES - ACORB.

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos internos y externos del Sistema de Gestión Integral de la
empresa.

3. DEFINICIONES

Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma
particular.

Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Documento del Sistema de Gestión: Es todo medio escrito o electrónico para transferencia
de información que guarda correspondencia con el Listado de Documentos del Sistema de
Gestión.

Documento Externo: Es aquel documento originado en un establecimiento externo a la empresa

pero que tiene influencia en forma directa o indirecta sobre las actividades de la misma.

INSTRUCTIVOS DE TRABAJO: Describen de manera detallada una actividad o proceso.

Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de

una acción.

Listado Maestro de Documentos: Lista en la cual se relacionan los documentos controlados del
Ministerio del Trabajo.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Registros: Constituyen la evidencia documentada de que una actividad relacionada con el SG o

con el servicio prestado, cumple con los requisitos especificados para el mismo.
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4. DESCRIPCION

1. Identificar la necesidad de creación, actualización y/o retiro de un documento: Todo

trabajador puede identificar la necesidad de crear, actualizar y/o retiro de un documento y
trasmitirlo a su jefe inmediato quien evaluara lo informado por el solicitante.

Una vez evaluada la necesidad y es aprobada por el jefe inmediato le informa al encargado del
Sistema de gestión por medio de un correo electrónico la solicitud para la creación,
actualización y/o retiro del documento.

2. Evaluar la solicitud: El responsable del Sistema de Gestión evalúa la necesidad presentada y

valida la información suministrada para la creación, actualización y/o retiro del documento.

3. Elaborar el documento: El responsable del Sistema de Gestión procede a elaborar y/o

actualizar el documento con la información suministrada por el solicitante.

Si es un nuevo documento, los programas, procedimientos e instructivos se crean bajo el

siguiente esquema:

Objetivo
Alcance
Definiciones
Descripción del Proceso
Responsabilidades
Documentos Relacionados
Registros Relacionados

Codificar el Documento: El responsable del Sistema de Gestión codifica el documento teniendo

en cuenta las siguientes directrices, asimismo utiliza un código alfanumérico:

Encabezado:

Rev.6, ENERO /2016

NOMBRE DEL HINELEC-DOC-GER-003
DOCUMENTO Página 1 de 1

Se divide en tres partes, la primera parte se coloca el logo de la empresa, en la segunda parte el
nombre del documento y la tercera parte se divide en tres columnas, la primera se coloca la
revisión y fecha de creación y/o actualización del documento; en la segunda columna se coloca el
código del documento y la tercera columna va el número de páginas del documento.
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A continuación se relaciona las abreviaturas de los documentos:

GERENCIA GER
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL SIG
GESTION HUMANA GEH

A Continuación se relaciona la abreviatura de los documentos teniendo en cuenta la pirámide

documental:

POLITICA DOC
PROGRAMA PRG
PLAN PLP
PROCEDIMIENTO PRO
INSTRUCTIVO INS
REGISTRO REG

4. Revisar y Aprobar del Documento: Una vez terminado el documento el responsable del
Sistema de Gestión envía el documento al jefe inmediato para su revisión. La aprobación de los
documentos del Sistema de Gestión es realizada por el Gerente General. Esto queda plasmado
en la primera hoja de los documentos:

Está cubierta es un registro de todas las revisiones de los estándares y/o

especificaciones identificadas arriba por el número y el título. Todas las páginas de
cubierta previstas deben ser reemplazadas y destruidas.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre
Cargo
Firma

5. Actualizar el Control de Cambios: El responsable del Sistema de Gestión actualiza el control

de cambios el cual está plasmado en la primera hoja de los documentos:

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No.
1 Nuevo Documento

6. Actualizar el Listado Maestro de Documentos: Una vez aprobado el documento el

responsable del Sistema de Gestión actualiza el Listado Maestro de Documentos.

7. Distribuir y Divulgar el Documento: El responsable del Sistema de Gestión identifica las

personas relacionadas con el documento y divulga el nuevo o actualización del documento.
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8. Retirar el Documento Obsoleto: Se ubica el documento digital en la carpeta del Sistema de

Gestión y se cambia a la carpeta digital de “Documentos Obsoletos”.

9. Controlar los Documentos Externos: El responsable de cada proceso determina si el

documento externo debe ser incluido o actualizado en el Listado Maestro de Documentos, si
debe ser incluido se informa al responsable del Sistema de Gestión para su actualización en el
Listado Maestro de Documentos.

5. RESPONSABILIDADES

Sistema de Gestión:

Elaborar y/o revisar los documentos asociados a los procedimientos obligatorios del Sistema de
Gestión
Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del Sistema de
Gestión
Difundir los Documentos

Líder del Proceso

Solicitar la creación, actualización y/o retiro de los documentos del Sistema de Gestión
Revisar los documentos a los que solicito creación y/o actualización

Gerente General

Aprobar los documentos del Sistema de Gestión

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Norma ISO 9001

RUC

7. REGISTROS RELACIONADOS

Listado Maestro de Documentos