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UFCD ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO

0361 DO ARQUIVO
ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

Índice

Introdução ................................................................................................................ 2
Âmbito do manual..................................................................................................... 2
Objetivos ................................................................................................................. 2
Conteúdos programáticos .......................................................................................... 2
Carga horária ........................................................................................................... 2
1.Técnicas de arquivo............................................................................................... 3
1.1.Conceito ............................................................................................................. 3
1.2.Funções.............................................................................................................. 9
1.3.Requisitos ......................................................................................................... 12
1.4.Caraterização .................................................................................................... 23
1.5.Critérios de classificação e arquivo ...................................................................... 27
1.6.Principais regras do arquivo informático .............................................................. 43
Bibliografia ............................................................................................................. 50

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Introdução

Âmbito do manual

O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de formação de curta
duração nº 0361 – Organização e manutenção do arquivo, de acordo com o Catálogo
Nacional de Qualificações.

Objetivos

 Descrever as funções e os requisitos da gestão de arquivo

Conteúdos programáticos

 Técnicas de arquivo
o Conceito
o Funções
o Requisitos
o Caracterização
o Critérios de classificação e arquivo
o Principais regras do arquivo informático

Carga horária

 25 horas

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1.Técnicas de arquivo

1.1.Conceito

O documento é uma unidade constituída pela informação e pelo seu suporte.

Por sua vez, o arquivo está ligado à entidade produtora não sendo algo independente.

Os arquivos nascem da necessidade de servir de garantia dos direitos da instituição ou da


pessoa - valor primário - mas, com o decorrer do tempo transformam-se em fontes históricas
da instituição ou pessoa - adquirem assim um valor secundário. São, assim, constituídos de
uma forma natural.

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Pode definir-se arquivo como:

O Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte
material, elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado, em função da sua
atividade e conservado para efeitos administrativos.

Em termos empresariais, o arquivo designa:


 O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector, asseguram a
organização sistematizada da informação/documentação, a sua conservação, o seu
acesso e consulta;
 O conjunto de documentos que são conservados pela empresa segundo métodos de
classificação e durante períodos de tempo predeterminados pela lei ou pelas suas
conveniências.
 O local onde esses documentos são conservados.

Em primeiro lugar, um arquivo é um conjunto orgânico de documentos. Quer isto dizer, que
os documentos de arquivo se inter-relacionam uns com os outros, ou seja, que o documento
só pertence a um arquivo, se outro ou outros documentos lhe deram origem, ou se ele der
origem a outros documentos e assim sucessivamente.

Isto leva-nos igualmente a equacionar as funções de determinado serviço, nas quais o


documento necessariamente se tem que enquadrar e que, de certa forma, explicam a sua
existência, ao mesmo tempo que o conjunto de documentos é um espelho dessas funções.

Retirar um documento de arquivo, do contexto onde ele foi recebido ou produzido, é retirar-
lhe toda a razão da sua existência, ao mesmo tempo que se retira valor ao arquivo no seu
conjunto.

O conceito avança ainda que, para o documento de arquivo, não interessa a sua data, forma
ou suporte material.

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A data e o local onde foi produzido o documento, não são preponderantes para o facto de
ele fazer parte integrante da tramitação de um determinado assunto, que está a ser tratado
por determinado serviço, até porque esta é uma variável que não é controlável pelos próprios
serviços.

Por outro lado, todos os documentos que façam parte deste conjunto orgânico farão parte
do arquivo, o que remete para a própria idade das instituições ou da criação dos serviços.
Por outro lado, outra questão que não influencia o facto de um documento pertencer a um
determinado arquivo, é a sua forma ou suporte material.

Interessa-nos ainda equacionar o facto, de o documento de arquivo ser produzido no


exercício de uma atividade.

Ou seja, qualquer documento só pertence ao arquivo de um determinado serviço, se for


enquadrado dentro das funções que esse serviço cumpre, no quadro da instituição em que
se insere.

E por último, analisemos o facto de os documentos de arquivo, serem conservados a título


de prova ou informação.

Quer isto dizer, que um serviço ou instituição, apenas conserva os documentos, porque eles
informam sobre o desenvolvimento da sua atividade, para efeitos de cumprimento das suas
obrigações e provam a tramitação dos assuntos dentro desse mesmo serviço e na sua relação
com o exterior.

A intenção de um arquivo administrativo não é a de um serviço fazer história, mas a de


provar que cumpriu as suas funções e que as cumpriu de forma regulamentar.

Os arquivos são normalmente classificados quanto:


 À forma de organização,
 À frequência de consulta,
 À posição dos documentos

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 E ao grau de informatização.

Quanto à forma de organização

Centralizados
 Nas pequenas e médias empresas, o arquivo encontra-se normalmente centralizado
num único sector, comum aos vários departamentos.

Descentralizados
 Nas grandes empresas, cada sector/departamento tem um arquivo próprio, havendo
ou não duplicados ou acesso informático da parte da administração/gestão.

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Mistos
 Combinação dos dois sistemas

Quanto à frequência de consulta

Ativos
 São constituídos por documentos recentes relativos a assuntos em curso;

Semi-ativos
 Dizem respeito aos documentos com baixo índice de consulta, ou de consulta
periódica.

Inativos ou mortos
 Contêm documentação que por razões de ordem fiscal, jurídica ou histórica devem
ser conservados, sendo a sua consulta apenas feita em casos especiais.

Quanto à posição dos documentos

Horizontais
 Documentos arquivados horizontalmente, uns a seguir aos outros, em estantes ou
armários com prateleiras (usam-se para formatos superiores ao A4 ou em arquivos
semi-ativos/inativos, uma vez que são de difícil acesso);

Verticais
 Documentos arquivados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a ordenação
da esquerda para a direita e de cima para baixo (usa-se para dossiers, caixas de
cartão, livros, vídeos, etc.);

Suspensos
 Documentação colocada em pastas ou bolsas de papel kraft, dobrado em forma de
fole, suspensas pela parte superior em classificadores que deslizam numa estrutura

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metálica. As pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou


encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de processos);

Rotativos
 Os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo (vertical ou
horizontal). Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso
normalmente guardado em armário próprio.

Quanto ao nível de informatização

 Não informatizados ou tradicionais;

 Parcial ou totalmente informatizados.

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1.2.Funções

Durante décadas a função do arquivo foi considerada irrelevante para a maior parte das
organizações.

No entanto, nos últimos trinta anos a dinâmica funcional em que se movem as organizações
tem-se alterado rapidamente, aumenta a diversidade dos serviços, do trabalho e das
operações administrativas.

Hoje em dia vive-se numa época em que a informação e os respetivos suportes documentais,
são fundamentais para o funcionamento administrativo de cada serviço.

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Deste modo, essa informação só terá utilidade e só cumprirá a missão, se estiver ordenada,
classificada e arrumada devidamente, de forma a possibilitar uma consulta rápida e certa,
perante as solicitações técnicas e administrativas do dia-a-dia.

As funções do arquivo são de natureza meramente auxiliar ou instrumental. Isto equivale a


dizer que constitui uma atividade interna que tem por objetivo manter a organização ou a
instituição em perfeitas condições de funcionamento.

Funções do arquivo:

 Recolher e Ordenar a documentação: mediante a recolha, registo e classificação dos


documentos;
 Fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços;
 Controlar os atos administrativos;
 Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento
adequado (armários, ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições
ambientais ideais de forma a não se danificarem os suportes (sob a ação da
humidade, calor e frio, entre outros).

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Como o suporte das atividades administrativas tem sempre um carácter documental, é


evidente que, na prática, a organização e funcionamento do arquivo se reveste de capital
importância, especialmente para aqueles serviços cujo trabalho normal requer o exame e
consulta de antecedentes.

A correta compreensão da importância do Arquivo parte, portanto, da superação da ideia de


simples depósito ou coleção de documentos, passando a ser visto como um serviço altamente
especializado, atualizado e dinâmico, inserido num sistema de informação, servindo-o e
complementando.

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1.3.Requisitos

No atual contexto observamos que a informação constitui um recurso fundamental para


qualquer organismo. Deste modo a organização que dispuser da melhor forma as
informações, alcançará maior sucesso.

Para entendermos o lugar que a arquivística deve ocupar frente à gestão da informação
precisamos, antes de mais, compreender o que esta é no interior da organização.

Existe uma necessidade de recolher a informação dentro da organização que obedece a uma
formalização estrutural.

Após este reconhecimento a arquivística dará o seu contributo à organização através de um


programa constituído por três fases:

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 A primeira fase consiste na criação, difusão e acesso à informação e visa conceber a


informação estruturada, registando-a num suporte adequado, inserindo-a num meio
de difusão adequado a fim de facilitar o seu acesso.
 A segunda fase consiste na classificação e recuperação da informação, onde todas as
funções e subfunções da organização são analisadas, esquematizadas e organizadas
num sistema de classificação e de recuperação válido para todos os sectores da
organização (uniformidade). O sistema de classificação e recuperação deve ser
seguido por todos de forma padronizada.
 A terceira fase visa a proteção e conservação da informação, visto que a informação
com estas características pode ser facilmente comunicada. Deve existir a proteção de
documentos essenciais e confidenciais, assim como a proteção e conservação dos
documentos intermédios e de documentos permanentes.

Plano de arquivo

Uma vez que todo o sistema de arquivo tem que se adaptar às variadas condições em que
opera a empresa.

Logo qualquer secretária deve estudar um plano próprio de arquivo começando por
apreciar os seguintes elementos:
 Os tipos de material a arquivar;
 A finalidade com que é efetuado o arquivo;
 A quantidade de material a arquivar;

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 As aparelhagens disponíveis
 Onde se efetua o arquivo
 Quando deve ser efetuado e de quanto tempo se dispõe para cada operação;
 As futuras ampliações previstas para o trabalho de arquivo;

Características de um plano de arquivo

 1 – Facilitar tanto quanto possível os trabalhos que se seguem à classificação;


 2 - Permitir realizar o trabalho de arquivo com a máxima simplicidade e rapidez
 3 – Determinar os critérios das categorias e a ordem de classificação dentro de cada
categoria;
 4 – Indicar quais são as categorias em que deve ser dividido o material;
 5 – Ter em conta as exigências futuras e um grau adequado de flexibilidade

Para organizar um arquivo é necessário:


 Identificar a atividade da instituição ou empresa e da área onde trabalha;
 Relacionar e organizar os diferentes documentos;
 Identificar os documentos que são criados no decorrer da atividade da empresa.
 Ter em conta o custo de manutenção do arquivo;
 Dimensão da empresa;
 Recursos humanos e financeiros.

Objetivos possíveis de um plano de arquivo:

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1.Organização dos documentos

 Identificação das séries


 Classificação
 Elaboração do Quadro de Classificação
 Ordenação e Instalação
 Instrumentos de Recuperação
 Normas

2.Gestão e controlo de processos

 Normalização de formulários
 Racionalização dos procedimentos

3.Gestão Automatizada dos Documentos

 Correio eletrónico
 Gestão da Informação
 Gestão de todos os documentos dos serviços e ligação a outras fontes de informação

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A gestão e controlo da informação deve ser o objetivo último em todos os serviços. Mas este
controlo só se consegue atingir com a soma de três fatores:
• Uma boa organização dos documentos.
• Uma organização perfeita e uma boa coordenação dos serviços da instituição.
• Software adaptado à realidade de cada serviço.

Antes de mais, devemos considerar que os objetivos devem ser realistas e estar em perfeita
conexão com os recursos materiais e humanos existentes.

Equipamentos de arquivo

O local de instalação do arquivo deve ter em conta:

 Localização: deve ser acessível e com capacidade para se expandir;


 Iluminação: ampla, repartida e sem incidência direta do sol;
 Ventilado: ventilação natural, constante e regulável;
 Higienização: limpo, bem cuidado, com desinfestação periódica;

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 Disposição: fácil consulta e conservação, espaço livre para deslocação.


 Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações, entre outros.

O equipamento a adquirir deve ter em conta as necessidades específicas do arquivo, tamanho


dos documentos a arquivar, permitir fácil acesso e ainda considerar outras condições a fim
de:
 Economizar espaço;
 Rendibilizar os serviços;
 Assegurar a invulnerabilidade dos documentos arquivados, evitando o seu extravio
ou perda;
 Ter um aspeto decorativo;

A escolha do equipamento deve ter em conta as recomendações acima mencionadas e


ainda, as características físicas do arquivo:
 Estrutura;
 Tipo de fechadura;
 Acabamentos;
 Pintura.

A escolha dos diversos tipos de acessórios para o arquivo depende do método a utilizar e do
tipo de arquivo a adotar.

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Fichas e ficheiros

 As fichas são documentos sintéticos, de formatos e disposição gráfica normalizados


em material consistente (cartolina), que permitem a recolha organizada e
sistematizada da informação essencial de forma a facilitar a sua consulta.
 Um ficheiro é um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de
informação, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou
móvel.

Tipos de fichas

 Estáticas – contêm elementos que não se destinam a sofrer alterações (fichas de


bibliotecas);
 Dinâmicas – em permanente atualização (fichas de armazém);
 Cegas – as que se colocam sobrepostas ou umas atrás das outras, ficando apenas
visível a 1ª;
 Parcialmente visíveis – as que permitem a visibilidade do título/outros elementos
importantes que é necessário destacar;

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 Com sinalizadores - as que são acompanhadas de


separadores/indicativos/sinalizadores numéricos, alfabéticos, por assuntos, etc.

Tipos de ficheiros
 Horizontais - com fichas em posição vertical;
 Verticais – em posição vertical;
 De consulta direta;
 Remissivos – remetendo para outros com informações mais pormenorizadas;
 Tradicionais;
 Informatizados.

São vários os meios que possibilitam o armazenamento de informações de forma ordenada:


as fichas, os documentos, o arquivo e o dossier.

A ficha é um documento sintético e esquematizado que será preenchido posteriormente. Ex.:


ficha de clientes, fornecedores, …

O ficheiro permite:
 A anotação de diversa informação relacionada com o tema (clientes, pessoal,….);
 Consulta constante dessa informação;
 A comparação com elementos de outros ficheiros

Dossier

O dossier agrupa um conjunto de documentos relativos a um determinado tema ou situação.


Ex.: dossier dos clientes duvidosos, que terá de conter:
 Os nomes dos clientes;
 Os montantes em dívida
 Prazos de pagamento,…

Guias:

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 Acessórios usados em arquivos de tipo vertical e facilitam a localização rápida dos


documentos.
 São cartões do mesmo tamanho das pastas ou fichas arquivadas.
 Devem utilizar-se guias com proteção de metal ou plástico para evitar o seu desgaste.
 Promovem a rapidez na consulta.

Entre os arquivadores e unidades de conservação convém destacar:

Arquivadores de argolas

 Apropriados para arquivar a correspondência, listas, esquemas ou tabelas estatísticas.


 Quando não convém furar os documentos, podem utilizar os modelos mais largos que
permitem colocá-los em bolsas de plástico com os lados perfurados.

Caixas

 Devem-se evitar as metálicas ou as de plástico porque não permitem a transpiração


dos documentos.
 São os mais adequados para guardar pequenos fascículos, documentos informativos,
revistas, catálogos, etc.
 Convém estarem sempre cheias para que, ao serem colocadas na estante, os
documentos não fiquem dobrados.
 São excelentes para proteger os documentos do pó, luz ou do manuseamento
 A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta não ser muito cómoda.

Pastas de mola e com badanas

 São apropriadas para preparar o material que o chefe deve levar consigo para uma
reunião ou viagem.
 Utilizam-se para arquivar documentos informativos que não sejam muito volumosos.

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Pastas de pendurar

 Costumam-se arquivar em armários ou gavetas com calhas ou em carrinhos especiais


para os mesmos.
 Utilizam-se para documentos que não sejam muito volumosos e permitem a
ordenação alfabética ou por assuntos.
 Deve-se anotar o assunto do seu conteúdo nas janelas de plástico que apresentam
na parte lateral superior

Envelopes e bolsas

 Utilizam-se em menor medida, mas são de utilidade para fotografias ou diapositivos.


 Podem ser de papel normal ou plástico.

Formas de organização física do arquivo

Sistema Vertical:

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É aquele que, como o próprio nome indica, coloca os documentos (pastas, fichas, livros e
outros), dispostos verticalmente, uns após os outros, como acontece nas bibliotecas.

Desvantagens:
 Necessidade de retirar o documento ou ficha para proceder a anotações adicionais.

Sistema Horizontal

O sistema horizontal é constituído, geralmente, por armários ou estantes com divisões, onde
se colocam os documentos uns sobre os outros.

Desvantagens:
 Acessibilidade difícil;
 É necessário criar muitas intercalações, o que ocupa muito espaço;
 Necessidade de se deslocarem documentos que estiverem sobre o documento
procurado

Sistema Rotativo

O sistema rotativo é aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se


encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso aos
documentos que tenham necessidade de consultar.

Vantagens:
 Facilidade de leitura;
 Acessibilidade;
 Necessidade de pouco espaço.

Desvantagens:
 Custo elevado;
 Despesas adicionais com pastas suspensas.

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1.4.Caracterização

Dado que a informação nas organizações assume ainda, sobretudo, o formato de texto, será
útil considerara as suas características, como descritas abaixo:
 Tipo – carta, relatório, etc.;
 Forma – Minutas, originais ou cópias;
 Formato – Características do suporte e disposição de informação no mesmo;
 Autor/ remetente;
 Destinatário;
 Data e local de emissão;
 Conteúdo dos documentos.

Os documentos de gestão são normalmente constituídos por:


• Originais múltiplos.

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• Documentos procedentes de outros serviços, e que são recebidos em forma de


fotocópia, para informação.
• Cópias de documentos elaborados pelos serviços.
• Dossiês.

A documentação informativa auxiliar é formada por:


• Textos legais (manuais de direito, dicionários, revistas especializadas, etc.).
• Fotocópias de legislação, folhetos divulgativos, atas de congressos, informações
impressas, catálogos, etc.).

No que respeita aos documentos de apoio, iremos abordar a organização dos dossiês, já que
para a restante documentação irão valer as normas que analisaremos para a criação de um
sistema de arquivo.

No que respeita à documentação informativa auxiliar destacaremos a ordenação de folhetos


divulgativos e atas de congressos, já que estes constituem um dos maiores problemas de
organização deste tipo de documentos, nos diversos serviços.

Dossiers

Não podemos confundir um dossiê, com um processo administrativo. Os dossiês formam-se


quando interessa juntar informação sobre um assunto específico.

Na maioria dos serviços a sua conservação é efémera, embora existam algumas exceções,
como por exemplo os dossiês de imprensa num gabinete de relações públicas.

O melhor sistema de arquivo para os dossiês, será a sua conservação num disco ótico. Os
documentos selecionados (que procedem de processos administrativos, recortes de
imprensa, notas manuscritas, etc.) podem ser digitalizados com o scanner e conservados em
disco o tempo necessário para utilizar a informação.

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Se não existe equipamento informático adequado, ou se o volume de documentação não


justifica a alteração de suporte, os dossiês em suporte papel devem ordenar-se pelo assunto
de que tratam. Mas para tal, há que estabelecer um índice que permita a sua rápida
recuperação ou a inclusão de um novo dossiê.

Não é aconselhável dar uma ordem alfabética, sem a existência de um índice prévio, já que
a denominação do dossiê nunca é muito clara no momento da sua criação e pode ser
chamado de formas diferentes com o passar do tempo.

Na arrumação física dos dossiês é aconselhável utilizar capilhas suspensas, prevendo a


incorporação de folhetos informativos, catálogos, fotografias ou outro material que não seja
conveniente perfurar.

Os dossiês bem construídos, podem ser uma fonte de informação estratégica, mas nunca
farão parte do sistema de arquivo, uma vez que não são documentos originais, ou processos
completos e finalizados. Podem no entanto, fazer parte de um centro de documentação.

Catálogos, folhetos divulgativos e atas de congressos

Este tipo de documentos existe em grande número, na maior parte dos nossos serviços,
existindo uma enorme tendência para os arquivar como correspondência recebida. Opção
claramente errada, uma vez que:
 Perde-se a informação que contém.
 Apresentam um enorme volume documental.

Esta documentação deve ser arquivada de forma centralizada, por áreas de trabalho, para
que a informação fique acessível a todos os interessados.

Normalmente, os catálogos, folhetos informativos, atas, manuais, etc., recebem-se com um


ofício a acompanhar, o qual se separa e arquiva-se, este sim, na correspondência recebida,
com a indicação da cota onde se localiza o catálogo, folheto, etc. Esta cota pode ser

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constituída por um código, se codificámos o índice feito a priori, ou a primeira letra do assunto
de que trata o folheto.

Para a sua instalação é aconselhável a utilização de estantes abertas e sapatas, que facilitem
o acesso aos documentos. As sapatas devem ter uma etiqueta a indicar o assunto. Podem
utilizar-se sapatas de cores diferentes, conforme o assunto, e nos folhetos colocar um
pequeno autocolante, da cor da sapata respetiva, onde se arquivará o documento.

Desta forma, tanto o arquivo como a pesquisa e posterior arrumação simplifica-se


extraordinariamente.

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1.5.Critérios de classificação e arquivo

Processo de classificação

Entende-se por classificação, o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma
ordenada, um determinado conjunto de elementos, de modo a facilitar a sua posterior
identificação, localização e consulta.

A classificação é a operação pela qual se atribui ao documento um dado código designativo


do seu assunto principal associando-o física ou intelectualmente a outros documentos.

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Para se operar a classificação dos documentos utiliza-se um instrumento que consiste no


plano de classificação e que apresenta como principais características:
 Permitir uma organização dos documentos e a sua recuperação através de critérios
temáticos e/ou funcionais, dotando o arquivo de uma estrutura lógica e, assim, mais
funcional e transparente;
 Não dever ser encarada como uma operação que visa o controlo e a recuperação de
documentos isolados, servindo fundamentalmente para recuperar conjuntos de
documentos com afinidades temáticas ou funcionais;
 Agrupam logicamente as funções, os assuntos e a documentação que lhes está
associada constituindo classes significativas de acordo com um critério temático,
funcional ou outro;
 Possuem, geralmente, uma estrutura hierárquica em que as classes mais genéricas
desdobram-se noutras mais específicas e, assim sucessivamente, constituindo
diferentes níveis: as classes principais, as intermédias e as menores.
 A cada classe, subclasse ou sub-subclasse é atribuído um determinado código que
pode ser numérico, alfabético ou alfanumérico.

Para que a classificação documental funcione e seja plena de eficácia na recuperação dos
documentos existe um pequeno número de regras básicas que devem ser atendidas no
sentido de se manterem os documentos ordenados:
 Os documentos devem ser classificados dentro dos dossiers e estes devem estar
classificados entre si;
 Não existem peças isoladas, todo e qualquer documento pertence a um conjunto
coerente, o dossier;
 Os dossiers comportam sempre uma ordem interna: ordem cronológica, alfabética,
numérica, etc.
 Os dossiers de negócio ou de estudo, na sua especificidade, compõem-se de sub-
dossiers que correspondem às etapas ou outros aspetos da condução do negócio ou
estudo;
 A manutenção material do dossier necessita das seguintes precauções:
 Escrever o título do dossier na lombada;

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 Manter a ordem interna porque uma peça tirada para consulta deve ser posta no seu
lugar; agrafar o conjunto carta e resposta;
 Utilizar separadores para agrupar os sub-dossiers;
 Não tirar definitivamente as peças para abrir outros dossiers - utilizar sempre
fotocópias.

Codificação

Quando se apresenta o plano de classificação junta-se sempre um índice de assuntos.

O índice é um documento que regista, de acordo com uma ordenação pré-estabelecida


(sequencial ou sistemática), os descritores, designações ou títulos de um documento,
acompanhados das respetivas referências ou cotas.

A codificação apresenta-se de grande utilidade porque a elaboração de um sistema de


codificação numérico ou alfabético serve para distinguir as rubricas do plano de classificação.

Assim, cada dossier deverá ter uma codificação que será a sua identificação. A Codificação
escolhida deve ser sempre simples, de fácil atribuição e de fácil leitura.

Existem diferentes métodos de codificação mas os principais são:


 Códigos alfabéticos - são sistemas fechados porque têm limitações na quantidade de
símbolos que podem ser usados - 26 - pelo que dificilmente se adaptam a uma
estrutura hierárquica;
 Códigos numéricos - com utilização da classificação numérico decimal em que faz
corresponder aos diferentes níveis de um plano de classificação números e decimais
significativos. Está limitado a um máximo de 10 divisões por nível.
Ex.: Classe - 40 000
Subclasse - 41 000
Divisão - 41 200
Subdivisão - 41 230

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ou com utilização da classificação numérica por blocos sequenciais que tem a vantagem de
ser completamente aberto, do número 1 a infinito.
Ex.: Classe - 1.
Subclasse - 1.1.
Divisão - 1.1.2.
Subdivisão - 1.1.2.3.

 Códigos alfanuméricos - fazem a combinação de códigos alfabéticos e numéricos,


com inúmeras variações possíveis.
Ex.: Classe - HUM
Subclasse - HUM - 1000
Divisão - HUM - 1200
Subdivisão - HUM - 1230

Ordenação

É a fase seguinte à classificação e consiste em agrupar a documentação segundo o esquema


de classificação adotado, a fim de os relacionar e colocar em determinada unidade de
instalação (pastas, caixas, maços, dossiers, etc.).

O que determina a ordenação interna de um fundo é, numa primeira fase, a estrutura


organizacional, obedecendo a seguir à tipologia documental, aliada à função que a determina
o que dá origem a diferentes sistemas de ordenação.

Estes sistemas de ordenação podem ser de diferentes tipos:

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 Ordenação Alfabética;
 Ordenação Cronológica;
 Ordenação Geográfica;
 Ordenação Numérica;
 Ordenação Ideológica;

Existem ainda, outros sistemas de classificação, tais como:


 Ordenação Automática;
 Ordenação Alfanumérica

Ordenação Alfabética:

 Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto.


 É um método fácil, lógico e prático
 Podemos utilizar a ordenação com base no apelido ou numa palavra- chave (escolas
secundárias, particulares, preparatórias e universitárias).

Vantagens:

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 Simplicidade no plano de classificação (não são previstas classes nem subclasses e o


único elemento necessário para classificar o material é o nome das coisas a classificar
firma ou nome da pessoa.
 Familiaridade com o critério de ordenação (a ordem alfabética é uma das mais
tradicionais,
 Elasticidade (é sempre possível inserir novos nomes no lugar exato).
 Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens simples).
 Possibilidade de encontrar facilmente uma posição.

Desvantagens
 Os critérios de ordenação do material não são inequívocos (é fácil surgirem dúvidas,
serem cometidos erros, e que aqueles que classificam efetuam sucessivamente a
procura não sigam os mesmos critérios).
 Se o material for muito a classificação tem de ser feita por pessoas práticas neste tipo
de trabalho.
 Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de homonímia (repetição
dos mesmos nomes).

Resumindo, a classificação por nome em ordem alfabética é aconselhável como único


sistema para a ordenação do material quando:
 Este não é muito;
 As probabilidades de cometer erros de sistematização são limitadas.

Regras de classificação por ordem alfabética

Para que a classificação por nome em ordem alfabética seja eficiente tem que se seguir
certas regras:

1 – Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja,


primeiro o último nome, depois os restantes na ordem em que se apresentam.
Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome.

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

Ex: Barbosa, Aníbal


Correia, António
Correia, João Carlos
Correia, Paulo

2 – As partículas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O’, Van, Vanden,
Von, etc), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte
integrante do nome

Ex: Oliveira, Carlos Santos de


Von Johnson, Erick
Von Blun, Eduardo

3 – Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ligados ou não por


hífen, não são separados

Ex: Castelo Branco, Sérgio


Vilas Boas, Heitor

4 – Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior, considera-se o


apelido inteiro seguindo a ordem normal.

Ex: Santa Rita, Luís


Santo António, Joaquim

5 – Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são


considerados na ordenação alfabética.

Ex: Freitas Júnior, Ary


Ribeiro Neto, Henriques

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetização quando servirem de elemento


de distinção.

Ex: Abreu Filho, Jorge


Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge

6 – Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre


parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetização.

Ex: Araújo, Paulo (General)


Estado de São Paulo (O)

7- Os nomes espanhóis são registados pelo penúltimo nome que corresponde ao


da família do pai.

Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de)


Hernandes Xavier, José

8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e árabes são registados na ordem em


que se apresentam.

Ex: Al Bem Abib

9 – Os nomes ligados por apóstrofo devem ser ligados como uma só palavra.

Ex: Sant’Ana, Armindo


Lê-se e arquiva-se Santana

10 – Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentam

Ex: Álvaro Costa & Cª

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

Barbosa Sousa, Ldª

11 – As expressões usadas no comércio, como Sociedade, Companhia, Empresa,


devem ser consideradas na alfabetização

Ex: Companhia Brasileira de Alimentos


Editora Abril, Ldª

12 – Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras,
devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma
palavra.

Ex: ANJE
CDU

13 – Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além do seu nome por
extenso, também por uma sigla, o arquivista deverá adotar pela forma de entrada
que melhor entende.

Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depósitos

14 – A correspondência recebida de secção divisão ou departamento de uma


empresa deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento.

Ex: ANJE – Divisão de Pessoal

15 – As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa


seguindo das regiões em que se encontram.

Ex: ANA Faro


ANA Lisboa

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

16 – Os nomes das instituições e órgãos governamentais são considerados como


se apresentam.

Ex: Banco de Portugal


Universidade do Algarve

17 – Os nomes dos órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser


precedidos do nome do país.

Ex: Estados Unidos – The Liberty Congress


Inglaterra – Red Cross

18 – Os numerais que fazem parte do nome, quer no início, quer no fim, devem
ser considerados como se estivessem escritos por extenso.

Ex: Ferragem dois irmãos


Inseticida mata Sete

Ordenação Cronológica:

 Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal (anos, meses,


dias, semanas, horas).
 Com base na data de emissão e de receção.
 Exemplo: arquivo de correspondência, letras a receber, cheques

Vantagens
 Uma das mais rápidas e menos dispendiosas;
 Não são previstas intercalações, mas apenas sobreposições ou acrescentos de
material novo;

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

Para encontrar o material classificado por esta ordem é preciso saber a data em que foi
colocado ou então percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema deve ser adotado
quando:
 O material a classificar é limitado
 Quando é possível conhecer aproximadamente a data da classificação

A classificação por ordem cronológica revela-se útil quando se tem que classificar
documentos de carácter financeiro.

Ordenação Geográfica:

 A documentação é arquivada tendo em conta a origem ou destino geográfico (países,


regiões, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, freguesias, ruas).
 Ex.: Arquivo de vendas para a Tunísia.

Este método de arquivo é muito utilizado no caso das empresas que mantêm correspondência
com várias filiais ou agências em várias zonas e ainda para firmas de transporte de cargas e
mercadorias.

Ordenação Numérica:

 Utiliza a numeração dos documentos conforme a ordem de entrada.


 Muito utilizado para a ordenação de revista, impressos, aos quais se atribui um
número de entrada.

Vantagens:
 Permite a classificação de um modo indefinido
 Ao contrário da alfabética, possibilita a deteção imediata da falta de um processo
 Permite um menor nº de arquivamentos errados, pois torna-se mais fácil ler números
do que letras;
 As operações de arquivo são mais rápidas

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

Desvantagens
 Torna-se quase impossível detetar um documento quando por lapso se lançar um nº
errado de processo.

Ordenação Ideológica:

 Também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-se,


fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo
os documentos referentes a um mesmo assunto ou objeto de conhecimento,
ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a
seguir, de forma alfabética.

Este é um dos métodos mais perfeitos de arquivo, porém requer um planeamento prévio
além de requisitos como:
 Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as
atividade da mesma;

Ordenação Automática:

 Caracteriza diversos objetos de uma coleção organizando-os por séries de atributos


(data, forma, língua, domínio, e outros).
 Este sistema é mais utilizado em Bibliotecas.

Ordenação Alfanumérica:

 Resulta da combinação dos sistemas de classificação alfabética e numérica.


 Baseia-se, na atribuição de um número ou conjuntos de números a uma determinada
classe alfabética para posterior arquivamento e localização.
 A letra é o elemento principal, enquanto o número é secundário.

Exemplo:

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

O nº 1 corresponde à classe compreendida entre: Aa – Al


O nº 2 corresponde à classe compreendida entre: Am – Az
O nº 3 corresponde à classe compreendida entre: Ba – Bl
O nº 4 corresponde à classe compreendida entre: Bm – Bz
O nº 5 corresponde à classe compreendida entre: Ca – Cl
O nº 6 corresponde à classe compreendida entre: Cm – Cz

E assim sucessivamente...

Ex: Se quisermos localizar um processo referente a Costa, José Gonçalves, temos de o


procurar no nº 6 (Cm - Cz) e dentro desta classe encontra-se arquivado por ordem
alfabética.

Processo de arquivo

São técnicas, formas, processos de classificação de documentos, que visam uma melhor
organização gestão e utilização de ficheiros e arquivos.

São dois os princípios fundamentais da organização arquivística:

Princípio da Proveniência dos Fundos

É o princípio básico da organização dos arquivos, segundo o qual deve ser respeitada a
autonomia de cada fundo ou núcleo, não misturando os seus documentos com os dos outros.

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

Todas as intervenções do arquivista (conceção do sistema, classificação, descrição,


comunicação, avaliação, conservação) devem ocorrer sob o signo da proveniência.

Princípio do Respeito pela Ordem Original do Fundo

É o princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a


organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os
documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade.

A organização do Arquivo deve ser pensada numa perspetiva das necessidades presentes,
mas também numa prospetiva das necessidades futuras do Serviço a que pertence.

Esta regra básica da organização de um Arquivo, exige a elaboração de um bom plano de


trabalho e alguns conhecimentos das técnicas de organização de um arquivo.

Nem todos os serviços arquivam o mesmo volume de documentos, nem têm as mesmas
necessidades de consulta de documentos.

Há serviços que têm muitos processos abertos ou em tramitação ao mesmo tempo e durante
um largo período de tempo e com um elevado índice de consulta.

Este tipo de serviços, necessitam de um Arquivo ágil, com os instrumentos de recuperação


dos documentos, como os ficheiros e os índices, altamente eficazes.

Outros serviços não tramitam muitos processos, mas recebem muita correspondência, à qual
têm que responder com a brevidade que a lei exige, sendo que posteriormente, raras vezes
a correspondência recebida e a sua resposta, raramente serão consultados no futuro.

Neste caso, poderá desenvolver-se um sistema de arquivo simples, após o estabelecimento


de critérios claros de classificação e ordenação.

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

Cada serviço tem as suas particularidades e devem ser os seus responsáveis a optar por um
sistema que, dentro dos critérios arquivísticos básicos, se adapte às suas circunstâncias.

Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiers e armários correspondentes, é


necessário cumprir algumas etapas:
 Inspeção;
 Leitura;
 Seleção;
 Classificação;
 Ordenação.

Inspeção
Consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu destino, pois este
pode ser para:
 Arquivar;
 Solicitar informação;
 Verificar a existência de antecedentes (ser anexado a outro).

Leitura:

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

Todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se analise o seu conteúdo
e se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou se é necessário criar uma).

Seleção:
Selecionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem qualquer utilidade para
a empresa ou instituição (cópias, comunicados sem importância).

Marcar a hora e a data de entrada de um documento, para que não haja dúvidas acerca da
chegada desse documento.

Classificação:
Determinar como será arquivado o documento, de acordo com o método e a classificação
adotados pela organização.

Ordenação:
É a organização dos documentos dentro das pastas e destas dentro dos arquivos. A escolha
da forma de ordenação depende da natureza dos documentos.

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

1.6.Principais regras do arquivo informático

A explosão documental das últimas décadas tem levado a uma cada vez maior procura de
soluções adequadas para dois grandes problemas:
 A escassez de espaço para armazenar tanta documentação;
 A necessidade cada vez maior de partilha da informação, que permita uma tomada
de decisões rápidas.

Nos nossos dias a evolução dos suportes de informação faz coexistir papel, filmes, suportes
magnéticos, vídeo, disco, etc.

É no sentido de procurar gerir a explosão documental que surge a Gestão Eletrónica dos
Documentos - GED que tem as seguintes funções principais:

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

 Entrada de documentos
 Tratamento de documentos
 Armazenamento de documentos
 Acesso aos documentos

Em suma, um sistema de GED deve permitir uma boa gestão dos documentos de arquivo. A
reorganização do serviço de arquivo é uma das prioridades a ter em conta, sempre que se
quer adotar uma solução de GED.

Outras das prioridades a ter em conta é a formação das pessoas que vão operar com o
sistema. O custo também deve ser tido em conta, não devendo também ser esquecidas as
atualizações e a manutenção do mesmo.

Depois de termos referido as funções de um sistema de gestão eletrónica dos documentos


temos que abordar as vantagens e as desvantagens que oferece um sistema de pesquisa em
linha quando comparado com a pesquisa manual.

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

Assim, como principais vantagens surgem:


 Acesso rápido e fácil a uma gama muito mais vasta e variada de informação;
 Atualização mais rápida e com maior frequência (que a correspondente versão
impressão);
 Maiores possibilidades de sucesso devido a maiores possibilidades de acesso
(palavras-chave) - pesquisa interativa;
 Possibilidade de pesquisar várias bases de dados ao mesmo tempo;
 Possibilidade de efetuar pesquisas de maior complexidade;
 Pesquisa mais rápida;
 Apresentação dos resultados selecionada de acordo com as preferências do utilizador;
 Poupança de espaço e baixo custo de armazenamento.

Como principais desvantagens:


 Necessidade de grande investimento inicial;
 Não recuperação de informação mais antiga;
 Exige pessoal especializado;
 Dificuldades provocadas pelos sistemas de informação;
 Necessidade de revisão das imagens digitalizadas, de forma a evitar erros de
reconhecimento de caracteres;
 Não existe reconhecimento jurídico do documento eletrónico o que leva a que se
tenha que conservar o original de todos os documentos que tenham valor de prova
ou valor legal;
 Incerteza quanto à sua durabilidade.

Existem também algumas características que são peculiares da gestão de documentos


eletrónicos:
 Maior complexidade tipológica;
 Dependência de sistema intermediário;
 Dissociação entre conteúdo, estrutura e suporte;
 Potencial passível de fácil alteração;
 Preservação da autenticidade fortemente dependente do sistema de produção/
gestão;

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

 Pré-determinação de elementos formais.

Com estas características, é natural que a gestão de documentos eletrónicos necessite de


requisitos específicos como:
 Implementação de migrações periódicas de aplicações e suportes para garantir
acesso continuado;
 Adoção de aplicações e formatos normalizados para criação/transmissão e
armazenamento dos documentos, para garantir maior longevidade e
interoperabilidade;
 Adoção de suportes normalizados para armazenamento, por forma a não permitir
alterações subsequentes e garantir integridade e autenticidade na preservação a
longo prazo;
 Implementação de procedimentos de segurança - privilégios de acesso, sistemas de
auditoria eletrónica - para garantir a autenticidade dos documentos;
 Agregação ao documento de suficiente meta-informação para garantir a preservação
de:
o Elementos de conteúdo
o Elementos de contexto
o Elementos de segurança
o Elementos de estrutura
o Elementos de controlo
 Antecipação de todas as opções fundamentais da criação, gestão e preservação de
documentos para o momento da conceção do sistema;
 Imperativo multidisciplinar na conceção, implementação e manutenção de gestão de
documentos eletrónicos.

Sistemas magnéticos e óticos

Outra das soluções apresentadas para a resolução deste tipo de problemas, passam também
pelas novas tecnologias de miniaturização/compressão, de que são exemplo os sistemas
magnéticos e óticos.

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

O Disco Magnético apresenta as seguintes características:


 Tem o aspeto de um prato metálico em geral de alumínio revestido em ambas as
faces por um material magnético que permite a gravação de qualquer informação;
 Há vários tipos de discos: desde discos de grande capacidade (que podem armazenar
20 ou mais megabytes) a disquetes utilizadas em microcomputadores;
 Tem a grande vantagem de dispor de grande capacidade de armazenamento variando
de 5 até 20 ou mais megabytes e os utilizadores têm acesso direto rapidamente em
segundos;

A desvantagem que apresenta é que é facilmente sujeito a avarias.

O Disco Ótico apresenta as seguintes características:


 Esta tecnologia consiste na digitalização e compressão da imagem do documento com
o recurso a scanners, computadores e software apropriado sendo o seu
armazenamento em disco ótico;
 É um suporte de armazenamento de grande versatilidade;
 Ao contrário do microfilme que é imagem real, embora reduzida, do documento
original, a imagem armazenada em disco ótico é transformada, codificada e sujeita a
compressão. Os mais vulgares são os discos WORM (write once read many) e os
regraváveis ou magnético-óticos em que os dados são inscritos de uma forma não
permanente.

A microfilmagem

São várias as questões que se colocam aos arquivos, resultado da hipertrofia da


documentação, em suporte papel, que decorre da complexidade das administrações, e que
resultam nos seguintes problemas:

As soluções para estes problemas passam por novas técnicas, de que são exemplo:

Sistemas micrográficos possuidores de características como:

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ufcd 0361 - Organização e manutenção do arquivo

O microfilme é a reprodução fotográfica que reduz significativamente as dimensões dos


documentos fotografados.

Trata-se de uma técnica de reprodução que não implica a alteração da imagem, apenas
pressupõe uma mudança de dimensão e suporte, no caso em apreço, do papel para o
microfilme.

A recuperação da informação faz-se, por meio de um sistema ótico que aumenta a imagem
na proporção inversa à taxa de redução.

Apresenta como principais vantagens:


 Segurança contra perda ou destruição de documentos;
 Grande economia de espaço e de equipamentos acessórios para o arquivo;
 Longevidade, atribuindo-se-lhe uma duração de mais de cem anos;
 Fácil acesso devido à redução do volume que o arquivo passa a ter;
 Consulta rápida pela facilidade de localização de qualquer documento;
 Máxima confidencialidade e controlo dos documentos;
 Integridade do arquivo porque cada documento tem o seu lugar próprio,
salvaguardando o risco de engano ou extravio.

Existem diferentes tipos de microfilmagem:


 De substituição: em que se procede à destruição do original conservando apenas o
microfilme;
 De complemento: para preservar o documento;
 De segurança: cria-se cópia do filme precavendo a perda do original.

Também os suportes podem ser diferentes, dada a existência de diferentes suportes do


microfilme:
 A microficha
 A bobine ou rolo de filme
 Cassetes
 Jackets ou carteiras de acetato transparentes

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 Cartões de janela

Se existem diferentes tipos e diferentes suportes de microfilmagem, é natural que também


os métodos de microfilmagem difiram. Assim:
 Método simples ou standard: regista uma imagem numa face do documento;
 Método duplex: regista automaticamente frente e verso dos documentos;
 Método duo: permite registar os dois lados do filme.

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Bibliografia

Agrochão, Heitor, Práticas administrativas integradas: Guia do formando, Ed. IEFP/ ISG, 2004

Borges, Maria João, Secretariado: uma visão prática, Ed. Lidel, 2009

Lousã, Aires et al., Técnicas administrativas, Ed. Porto Editora, 2006

Picado, Carla, Organização e Técnicas de arquivo: manual de formação, Ed. IEFP/


Tecnoforma, 2002

Webgrafia

Documentos electrónicos

Peixoto, Pedro, “Manual de formação em arquivos administrativos”,


http://www.cm-vilareal.pt

Sites consultados

APBAD - Associação Portuguesa de bibliotecários, arquivistas e documentalistas


http://www.apbad.pt

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Termos e condições de utilização

AVISO LEGAL

O presente manual de formação destina-se a utilização em contexto educativo.


É autorizada a respetiva edição e reprodução para o fim a que se destina.
É proibida a divulgação, promoção e revenda total ou parcial dos respetivos conteúdos.

A marca informanuais encontra-se registada, nos termos legais, no INPI.


Qualquer ilícito detetado é passível de procedimento judicial contra o infrator.

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