Contabilidad General Manual del Libro de Caja

LIBRO DE CAJA
Es un auxiliar contable que se utiliza en combinación con el Libro Diario. Registra todos los movimientos en
efectivo que realice la empresa durante un periodo mensual, con base en estos datos se realizan únicamente dos
registros mensuales de caja en el Libro Diario, uno para registrar ingresos en efectivo y otro para registrar los egresos
en efectivo. Para empresas que no llevan contabilidad completa suele ser obligatorio (Art. 46, ley del ISR).
Se elabora en un rayado de dos columnas a Doble Folio, es decir DEBE y HABER, la primera columna
representará los Parciales, la segunda columna los Totales. Sus elementos son: El Encabezado, Fecha, Nombre de la
Cuenta, Descripción, Cantidades, Resumen y Certificación, como se observa en el ejemplo siguiente
LIBRO DE CAJA
DEBE correspondiente al mes de Enero de 20XX HABER
(Cifras en Quetzales)
OBSERVACIÓN: Las expresiones “DEBE” y “HABER”, así como el nombre de la empresa, suelen omitirse por considerarse sobreentendidas.
Día 01 Existencia inicial según arqueo 4 0 0 0 00 Día 14 Bancos 3 0 0 0 00
10 Ventas 2 0 0 0 00 Depósito según boleta No. 01
Facturas de la No. 001 a la 010 16 Compras 2 0 0 0 00
10 IVA por Pagar 2 4 0 00 Factura No.128 de La Perla
12% sobre Q.2,000.00 16 IVA por Cobrar 2 4 0 00
17 IVA por Pagar 4 8 0 00 12% sobre Q.2,000.00
12% sobre Q.4,000.00, Factura 21 IVA por Cobrar 3 6 0 00
No.011 12% sobre Q.3,000.00, Fact.
22 Comisiones 2 8 0 00 No.214 de Dist. El Mimo, S. A.
Factura No. 316 de Inversiones 23 Papelería y Útiles 4 0 0 00
Múltiples, S. A. Fact. No.402 de Scribe, S. A.
29 Clientes 2 5 0 0 00 23 IVA por Cobrar 4 8 00
Recibo de Caja No.003 a 12% sobre Q.400.00
Favor de Julio Verne 30 Proveedores 2 0 0 0 00
Suman los Ingresos del mes 5 5 0 0 00 Rec. De Caja No.028 de Dist.
El Mimo, S. A., por abono a
nuestra deuda
Suman los Egresos del mes 8 0 4 8 00
Saldo para Febrero 20XX 1 4 5 2 00
TOTAL 9 5 0 0 00 TOTAL 9 5 0 0 00

RESUMEN
Existencia inicial según arqueo 4 0 0 0 00 Bancos 3 0 0 0 00
Ventas 2 0 0 0 00 Compras 2 0 0 0 00
IVA por Pagar 7 2 0 00 IVA por Cobrar 6 4 8 00
Comisiones 2 8 0 00 Papelería y Útiles 4 0 0 00
Clientes 2 5 0 0 00 Proveedores 2 0 0 0 00
Suman los Ingresos del Mes 5 5 0 0 00 Suman los Egresos del Mes 8 0 4 8 00
Saldo para Febrero 20XX 1 4 5 2 00
TOTAL 9 5 0 0 00 TOTAL 9 5 0 0 00

Cobán, A. V. 31 de Enero de 20XX

Edin Haroldo Barrientos Herrera

Perito Contador Registro 1-16-254382

Edin Haroldo Barrientos Herrera 1

Contabilidad General Manual del Libro de Caja

Los Totales deberán coincidir en la línea para ambos folios, cuando un registro de compra o venta sea
completamente en efectivo (días 10, 16 y 23) el registro de IVA no necesita detalle de factura, cuando las ventas o
compras sean al crédito (días 17 y 21) se considera necesario detallar los datos de facturación como se observa en el
ejemplo.

PROCEDIMIENTO: Para su registro, debemos identificar los movimientos que se realizan en efectivo, en el
caso de los Ingresos en efectivo serán registrados en el lado del DEBE y los Egresos en efectivo se registrarán en el
HABER. El primer registro se considera como “Existencia inicial según arqueo”, para los siguientes utilizaremos la
siguiente información:

01. Fecha, el día del mes en que se realiza la transacción.

02. Nombre de la Cuenta, cuenta que da origen al ingreso (ventas, IVA, comisiones cobradas, etc.) o egreso
(compras, IVA, intereses gasto, etc.)
03. Cantidad, la cantidad correspondiente, registrada a la altura de la última línea de escritura del Nombre de la
Cuenta (ver ubicación de cantidades en el ejemplo). Para la existencia inicial se utilizará la segunda columna, en
los registros siguientes se utilizará la primera.
04. Descripción, breve detalle de lo que se registra, esto puede incluir los documentos que respaldan la operación si
los hubiera. Se debe evitar la duplicación de la información, como en el caso de las compras o ventas en efectivo,
se omite repetir las facturas que respaldan el IVA cuando estas ya han sido registradas en la cuenta de adquisición
o salida.
05. Sumas del mes, sumar todas las cantidades de la primera columna del DEBE y del HABER registrando dichas
cantidades en la segunda columna correspondiente.
06. Saldo, determinar la diferencia entre el DEBE (existencia inicial y suma del mes) y el HABER, por regla, el DEBE
será mayor al HABER, caso contrario el registró podrá contener errores pues no es posible gastar más efectivo del
que se posee. Este saldo se coloca en la segunda columna del HABER para obtener el cuadre correspondiente.
07. Totales, Sumar las cantidades de la segunda columna del DEBE (saldo inicial y suma del mes) y las cantidades de
la segunda columna del HABER (suma del mes y saldo), ambas deberán tener el mismo resultado. Los totales
deben coincidir en la línea de registro utilizando anulación de líneas vacías según sea necesario como se observa en
el ejemplo.
08. Resumen, realice resumen con nombre de cuentas y cantidades solamente. Sume las cantidades que correspondan
a la misma cuenta. Los totales deberán cerrarse en la misma línea.
09. Cierre y Certificación, cierre sus operaciones con doble línea y certifique el documento.

El Libro de Caja se utiliza combinado con el Libro Diario, las cantidades u operaciones que no impliquen
efectivo serán registradas en el Libro Diario. Cuando la operación sea completamente en efectivo se registrará
únicamente en el Libro de Caja, cuando la operación no implique efectivo se registrará únicamente en el Libro Diario,
cuando la operación implique movimiento en efectivo y movimientos sin efectivo deberán registrarse los
movimientos en efectivo en el Libro de Caja y los movimientos sin efectivo en el Libro Diario, como se ejemplifica a
continuación.

EJEMPLO 01. Hoy, 18 de Abril, pagamos Q.6,666.66 a nuestro proveedor Distribuidora El Infierno mediante
cheque No.666 del Banco de Sangre, Nota de Débito No.66.En este caso se observa que no hay movimiento en
efectivo, se registrará únicamente la partida de diario correspondiente.

Abril 18 P # 01
Proveedores 6 6 6 6 66
Bancos 6 6 6 6 66
R//Abono a distribuidora el infierno mediante che-
que No. 666 del Banco de Sangre. N. de D. No.66 6 6 6 6 66 6 6 6 6 66

EJEMPLO 02. Hoy, 21 de Mayo, vendimos Q.7,840.00 en efectivo, Facturas de la No.070 a la No.077.En
este caso el movimiento es completamente en efectivo, por tanto únicamente se registrará en el Libro de Caja. La
venta implica un ingreso, los cuales se registran en el DEBE.

Edin Haroldo Barrientos Herrera 2

Contabilidad General Manual del Libro de Caja

Día 21 Ventas 7 0 0 0 00
Facturas de la No. 070 a la 077
21 IVA por Pagar 8 4 0 00
12% sobre Q.7,000.00

Como puede apreciarse, las facturas que respaldan la operación se detallan en el primer registro, Ventas, y se
omiten en el segundo, IVA por Pagar (12% para Guatemala), para minimizar el uso del espacio.

EJEMPLO 03. Hoy, 06 de Junio, compramos Q.3,360.00 en efectivo, Fact. No.099 de Almacén El Purgatorio.
En este caso el movimiento es completamente en efectivo, únicamente se registrará en el Libro de Caja. La compra
implica un egreso de efectivo, los cuales se registran en el HABER.
Día 06 Compras 3 0 0 0 00
Factura No. 099 de Almacén El
Purgatorio
06 IVA por Cobrar
12% sobre Q.3,000.00 3 6 0 00

Como puede apreciarse, la factura que respalda la operación se detalla en el primer registro, Compras, y se
omite en el segundo, IVA por Cobrar (12% Guatemala), para maximizar el aprovechamiento del espacio disponible.

EJEMPLO 04. Hoy, 07 de Julio, se pagaron dos letras de Q.2,500.00 cada una, pagando una en efectivo y otra
mediante cheque No.077 del Banco Divina Providencia, S. A. Recibo de Caja No.007 de Muebles El Ángel En este
caso existen movimientos en efectivo y movimientos sin efectivo, debiendo registrar los movimientos en efectivo en el
Libro de Caja y los movimientos sin efectivo en el Libro Diario, quedando de la siguiente manera.

Libro Diario, una letra fue pagada mediante cheque, esto no implica efectivo:
Julio 07 P # 01
Documentos por Pagar a Corto Plazo 2 5 0 0 00
Bancos 2 5 0 0 00
R//Pago de una letra a Muebles el Ángel mediante
cheque No.077 del Banco Divina Providencia,
Recibo de Caja No.007 2 5 0 0 00 2 5 0 0 00

Libro de Caja, una letra fue pagada en efectivo, un pago implica egreso:
Día 06 Documentos por Pagar a
Coto Plazo 2 5 0 0 00
Recibo de Caja No.007 de
Muebles el Ángel por pago de
una letra

Como se puede observar, los documentos que respaldan la operación (recibo de caja) se registran en ambos
Libros debido a que cada registro es individual y no hay duplicación en ninguno de los dos.

EJEMPLO 05. Hoy, 09 de Septiembre, se compraron al crédito 10,080.00 de mercaderías, IVA incluido,
Factura No.099 de Distribuidora Paraíso Terrenal. El IVA se pagó en efectivo. Se identifica la existencia de
Movimiento en Efectivo (pago del IVA) y Movimiento sin Efectivo (compra a crédito) por lo cual se hace necesario
registrar estos movimientos en los correspondientes asientos para Libro Diario y Libro de Caja como se observa a
continuación:

Edin Haroldo Barrientos Herrera 3

Contabilidad General Manual del Libro de Caja

Libro Diario, el Valor Neto de la compra se realizó al Crédito:

Valor Neto (Sin IVA): Q.10,080/1.12 = Q.9,000.00

Julio 07 P # 01
Compras 9 0 0 0 00
Proveedores 9 0 0 0 00
R//Compra a crédito, Factura No.099 de Distribui-
dora El Paraíso Terrenal 9 0 0 0 00 9 0 0 0 00

Libro de Caja, el IVA fue pagado en efectivo, los pagos son egresos, folio del HABER:
IVA: Q.9,000.00 * 0.12 (12%) = Q.1,080.00
IVA por Cobrar 1 0 8 0 00
12% sobre Q.9,000.00, factura
No.099 de Distribuidora El Para-
íso Terrenal

Como se puede observar, los documentos que respaldan la operación (factura correspondiente) se registran en
ambos Libros debido a que cada registro es individual y se hace necesario respaldar documentalmente ambos registros.
PARTIDAS FINALES DEL LIBRO DE CAJA: El objetivo del Libro de Caja es minimizar el uso de la cuenta Caja
(una de las más comunes) en el Libro Diario, por ello, al finalizar el mes deberán registrarse todos los movimientos de
efectivo en el Libro Diario, una partida para los ingresos y una para los egresos, para ejemplificación utilizaremos el
Libro Caja presentado en la primera página.
Ingresos: Cargar la cuenta Caja con los Ingresos del Mes y Abonar las cuentas del DEBE del resumen.
Egresos: Cargar las cuentas del HABER del resumen y abonar la cuenta Caja con los Egresos del Mes.
Enero 31 P # 01
Caja 5 5 0 0 00
Ventas 2 0 0 0 00
IVA por Pagar 7 2 0 00
Comisiones 2 8 0 00
Clientes 2 5 0 0 00
R// Ingresos habidos durante el mes de Enero 2,013
según resumen de caja de esta fecha 5 5 0 0 00 5 5 0 0 00
Enero 31 P # 02
Bancos 3 0 0 0 00
Compras 2 0 0 0 00
IVA por Cobrar 6 4 8 00
Papelería y Útiles 4 0 0 00
Proveedores 2 0 0 0 00
Caja 8 0 4 8 00
R// Egresos habidos durante Enero de 2,013 según
resumen de caja de esta fecha 8 0 4 8 00 8 0 4 8 00

El Libro de Caja es un gran auxiliar metodológico para el Libro Diario, razón por la cual se hace necesario
poseer un excelente manejo de la partida doble para aplicar los conceptos de ingresos y egresos de efectivo y separarlos
de los movimientos que no impliquen efectivo.

Edin Haroldo Barrientos Herrera 4

Contabilidad General Manual del Libro de Caja

ANEXOS
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS:
Si se ha utilizado técnica de Doble Folio para el Libro Mayor, una vez finalizados los traslados y establecidos
los saldos finales para cada rúbrica o cuenta, se realizará una comprobación de saldos, esto es útil para determinar la
existencia de posibles errores en el registro. Para ello utilizaremos una hoja de cuatro columnas, divididas en dos
columnas de SUMAS (Debe y Haber), y dos columnas de SALDOS (Deudor y Acreedor), debiendo cuadrar los
resultados de las columnas de SUMAS y las columnas de SALDOS. En las columnas de SUMAS colocaremos lo que
sumen los folios del DEBE y HABER en cada cuenta del Libro Mayor: En las columnas de SALDOS estableceremos
cual es el saldo final para cada cuenta, restando la cantidad menor a la cantidad mayor. Cuando una cuenta tenga saldo
en una sola columna de SUMAS, simplemente trasladaremos dicho saldo a la misma columna en los SALDOS (Ctas.
05, 06 y 08 del ejemplo) Cuando una cuenta tenga saldos en ambas columnas de SUMAS, restaremos la cantidad
menor de la cantidad mayor y el resultado lo colocaremos en la misma columna de SALDOS donde se encuentra la
cantidad mayor.
Ejemplo Práctico No. 01: Con base en los datos del Libro Mayor, se elabora Balance de Comprobación de Saldos del
Tienda Deportiva “Rocky”.

Edin Haroldo Barrientos Herrera 5