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JACOBS

INGENIERÍA, COMPRAS Y CONTRATOS FASE DE DEFINICIÓN


PROYECTO CHLORIDE LEACH CAPACITY CMCC

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PN204-DPS-200-Z-MA-C0001
CJTJ5941-ODSC09-200/Z.MA/C0001

REVISIÓN “0”

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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Elaborado por Fecha Firma Cargo

A. Poblete 15/05/2018 Ingeniero

Revisado por Fecha Firma Cargo

I. Onetto 31/05/2018 Jefe de Disciplina

Aprobado por Fecha Firma Cargo

I. Onetto 31/05/2018 Coordinador de Ingeniería

S. Torres 31/05/2018 Jefe de Proyecto

Aprobado por Fecha Firma Cargo


Jefe de Ingeniería Pampa
Rubén Letelier
Norte
Director de Proyecto Pampa
Mario Vallejos
Norte

Vigencia: Mayo-2018 Revisión: 0

Revisión Fecha Emitido para Observación

A 23/01/2018 Interdisciplina

B 24/01/2018 Revisión y Comentarios

0 15/05/2018 Información

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CONTENIDO

1.0 introducción 7
1.1. Propósito de este Manual de Procedimientos 7
1.2. Alcance de este Manual de Procedimientos 7
1.3. Control y Difusión 7
2.0 ORGANIZACIÓN, ROLES, RESPONSABILIDADES Y GESTIÓN DE LOS
RECURSOS 8
2.1. Organización 8
2.2. Roles y Responsabilidades 9
2.2.1. DPE (Designated Project Executive) 9
2.2.2. Jefe de Proyecto 9
2.2.3. Coordinador de Ingeniería 10
2.2.4. Ingeniero de Proyecto 12
2.2.5. Jefes de Disciplina de Ingeniería 12
2.2.6. Ingenieros de Disciplina 13
2.2.7. Proyectistas de Disciplina 13
2.2.8. Líder Abastecimientos y Contratos 14
2.2.9. Jefe de Constructibilidad 15
2.2.10. Jefe de Planificación y Control 15
2.2.11. Jefe de Estimaciones 16
2.2.12. Coordinador de Calidad 16
2.2.13. Encargado de Control de Documentos 16
2.3. Recursos Humanos 17
2.4. Infraestructura 17
3.0 COMUNICACIONES 18
3.1. Introducción 18
3.2. Canales de Comunicación 18
3.3. Reuniones de Coordinación 19
3.3.1. Reuniones de Coordinación Administrativa o Contractuales con el Cliente 19
3.4. Centros de Comunicaciones y Archivo 20
3.4.1. Centro de Comunicaciones 20
3.4.2. Gestión de Entregables 20
3.4.3. Archivo en red 20
3.4.4. Recepción de Comentarios de BHP 21
3.5. Comunicación desde Jacobs a BHP 21
3.5.1. Tipo y Codificación 21
3.5.2. Formatos y Formularios 23
3.6. Comunicación desde BHP a Jacobs 23
3.7. Matriz de Reemplazos 23
4.0 PLAN DE INGENIERÍA 24
4.1. Desarrollo 24
4.2. Entregables de Ingeniería 24

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4.3. Proceso de Desarrollo del Producto de Ingeniería hasta su Aprobación 24


4.3.1. Aplicaciones de Software de diseño e Ingeniería 26
4.3.2. Control de Calidad 26
4.4. Codificación de Documentos de Ingeniería 28
4.4.1. Definición de la Numeración BHP 28
4.4.2. Definición de la Numeración Jacobs 29
4.5. Planos y Documentos (Productos) del Proyecto 30
4.6. Procedimientos de Anulación de Productos 30
4.7. Productos con pendientes 31
4.8. Proceso de Modificación a los planos o Documentos 32
4.9. Proceso de Recepción y Revisión Vendor 33
4.9.1. Definiciones 33
4.9.2. Codificación de Entregables Vendor 33
4.9.3. Categorías de Tipo de Entregable 33
4.9.4. Ingeniero Responsable de Orden de Compra 33
4.9.5. Proceso de Recepción y Revisión de Planos y Documentos Vendor 34
4.10. Tamaño y Título de los Planos 35
4.10.1. Tamaño 35
4.10.2. Titulación 35
4.11. Aprobación de Documentos 35
4.12. Consideraciones generales para el documento 35
4.13. Plan de Gestión de Cambios de la Ingeniería 36
4.14. Notificación de Cambio de Diseño 36
4.15. Procedimientos de Ingeniería 36
5.0 CONTROL DE PROYECTOS 38
5.1. Alcance 38
5.2. Estructura de Quiebre del Proyecto – WBS 38
5.3. Medición de avance 38
5.4. Control de Cambios 39
5.4.1. Proceso 40
5.5. Informes de avance 41
5.6. Estado de Pago 41
5.7. Facturación 42
5.8. Referencias 42
6.0 ABASTECIMIENTOS 43
6.1. Propósito 43
6.2. Alcance 43
6.3. Definiciones 44
6.3.1. Requisición de Materiales 44
6.3.2. Originador o Ingeniero Requisitor 44
6.3.3. Proceso de Abastecimiento 44
6.3.4. Purchasing Status Report 44
6.3.5. Proponente, Proveedor, Contratista, Licitante u Oferente 45

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6.3.6. Proponente Exclusivo 45


6.3.7. Listado de Proveedores 45
6.3.8. Metodología de Evaluación Comercial 45
6.3.9. Autorización para Iniciar Proceso de Licitación 45
6.3.10. Solicitud de Cotización 46
6.3.11. Cotización, Propuesta u Oferta 46
6.3.12. Apertura de Ofertas 46
6.3.13. Evaluación Comercial 46
6.3.14. Carta de Recomendación de Compra (LOR). 47
6.3.15. Carta de Autorización para Negociar 47
6.3.16. Orden de Compra 47
7.0 CONSTRUCTIBILIDAD 48
7.1. Definiciones 48
7.2. Constructibilidad durante la Fase de ingeniería 48
7.2.1. Tareas de Constructibilidad 48
7.2.2. Revisiones de Constructibilidad 49
7.3. Referencia 49
8.0 ESTIMACIÓN DE COSTO DE CAPITAL (CAPEX) 50
9.0 CONTROL DE DOCUMENTOS 52
9.1. Alcance 52
9.2. Estrategia de Control de Documentos 53
9.3. Documentos Provistos por BHP / Terceras Partes 53
9.4. Distribución de Documentos 53
9.4.1. Documentación generada por Jacobs 54
9.4.2. Documentación comentada por BHP, recibida por Jacobs 54
9.4.3. Documentación Proveedor / BHP, recibida por Jacobs 55
9.4.4. Documentación generada por terceros 55
9.5. Revisión y/o Aprobación BHP 55
9.6. Formato de Entrega 55
9.7. Emisión de Productos 55
9.8. Creación y Emisión de SDI (Solicitud de información) 57
9.9. Referencia 57
10.0 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD 58
10.1. Propósito 58
10.2. Sistema de Gestión de Calidad Jacobs 58
10.3. Planificación y Programación de las Actividades de Gestión de Calidad 58
11.0 HSE, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIOAMBIENTE 60
12.0 POLÍTICAS ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN ABC JACOBS 62
13.0 CIERRE DEL SERVICIO 64
13.1. Referencias 64
ANEXO A – FORMATO PARA LAS COMUNICACIONES 65

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A.1 Formato para Cartas 65


A.2 Formato para Transmittal 66
A.3 Formato para Minutas de Reunión 67
A.4 Formato para Solicitud de Información 68
ANEXO B – FORMATOS PARA INGENIERÍA 69
B.1 Formato de Documentos 69
B.2 Formato de Planos 70
B.3 Lista de Chequeo de Planos 71
B.4 Timbres 72

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1.0 INTRODUCCIÓN

Los requerimientos del Contrato Marco de servicios de ingeniería están orientados al


desarrollo de ingenierías de perfil, conceptuales, así como también ingeniería básica y de
detalles.

Para este Contrato Marco se asignará por parte de Jacobs un Administrador del Contrato,
quien será responsable de las comunicaciones con BHP y de recibir los requerimientos que
BHP solicite cotizar. Una vez recibida una solicitud de cotización el Administrador del
Contrato será responsable de preparar la oferta por el servicio de Ingeniería.

1.1. Propósito de este Manual de Procedimientos

Este Manual de Procedimientos presenta las orientaciones generales del grupo de Jacobs,
para el desarrollo del servicio, alineado con los objetivos de BHP. El conjunto de Planes y
Procedimientos que conforman el presente Manual de Procedimientos son instrucciones
para todo el personal, que detallan la aplicación de sistemas y procesos necesarios para
lograr los resultados esperados.
Este Manual de Procedimientos es un documento complementario de las disposiciones del
Contrato y sus Documentos Integrantes, que incluye en forma detallada el alcance, las
normas, procedimientos y secuencias a seguir por las partes para cumplir con sus
responsabilidades en lo relacionado con la gestión del Contrato. El presente documento no
modifica los alcances ni compromisos contractuales de las partes establecidas en el
Contrato y sus Documentos Integrantes, los que siguen teniendo prelación sobre éste.

1.2. Alcance de este Manual de Procedimientos

El alcance de este Manual de Procedimientos es para todos los aspectos generales que
involucren los métodos de trabajo o procedimientos en Contrato Marco, Servicios de
Estudios e Ingenierías, dentro de los alcances establecidos en el Contrato de Trabajo.

1.3. Control y Difusión

Será responsabilidad del Jefe de Proyecto de Jacobs la entrega al Cliente del presente
Manual de Procedimientos.
El Jefe de Proyecto, revisará el Manual de Procedimientos cuando ocurra algún cambio
significativo de alcance o cambio de fase, para confirmar su cumplimiento continuo con los
requerimientos del Proyecto, aprobando los cambios o ajustes según aplique.
El presente Manual de Procedimientos es un documento controlado y debe ser emitido y
administrado en forma alineada con la metodología de Control de Documentos, además
debe estar disponible y debe ser difundido a todo el personal de Jacobs que participe en el
servicio.

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2.0 ORGANIZACIÓN, ROLES, RESPONSABILIDADES Y GESTIÓN DE LOS RECURSOS

2.1. Organización

La organización del equipo Jacobs se encuentra liderada por un Jefe de Proyecto, el cual
es apoyado por los Jefes Funcionales de cada disciplina. Cada disciplina se encuentra
liderada por un jefe o encargado de disciplina.

El organigrama del equipo Jacobs se muestra a continuación:

Figura 2-1 Organigrama Jacobs

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Para organización específica de la ODS C09 CLC CMCC Fases DPS ver Anexo C de este
Manual de Procedimientos.

2.2. Roles y Responsabilidades

Los principales roles que se definen para el desarrollo de este servicio son:

2.2.1. DPE (Designated Project Executive)

 Revisa contratos, propuestas y expectativas del Cliente para asegurar la correcta


aplicación de los requisitos del Cliente y las expectativas.
 Asegura la aplicación oportuna de los procedimientos adecuados del Proyecto.
 Monitorea la finalización de las actividades de Iniciación del Proyecto.
 Realiza revisiones mensuales de Proyecto.
 Realiza Encuestas al Cliente en conformidad con el procedimiento PISOP310
Encuestas al Cliente, JVEP02, y el plan de encuesta al Cliente.
 Realiza un control continuo de los riesgos del Proyecto y garantiza que los asuntos
se asignen para ser resueltos.
 Resuelve problemas de recursos del Proyecto que están fuera del control del Jefe
de Proyecto.
 Reconoce los logros del equipo del Proyecto.
 Apoya al Jefe de Proyecto en el desarrollo e implementación de los Avisos de
Mejora de Desempeño (Ref. GSOP310) con respecto a acciones correctivas o
preventivas como resultado de hallazgos internos, de terceros y de auditorías del
Proyecto, o de cualquier otra actividad del Proyecto o de operaciones.
 Considera las encuestas al Cliente, las auditorías de Proyecto y los avisos de
mejora durante las revisiones mensuales del Proyecto para determinar el estado y
el éxito de las acciones correctivas y preventivas.

2.2.2. Jefe de Proyecto

 Una persona de confianza tanto por parte del Cliente como por parte de Jacobs
convirtiéndose en el intermediario válido entre ambos y en quien se delega la
autoridad para la ejecución del Proyecto.
 La Autoridad máxima dentro del grupo de trabajo asignado al Proyecto.
 Representante autorizado por la Alta Gerencia de Jacobs ante el Cliente para
administrar asertivamente los servicios comprometidos en el Proyecto.
 Relacionarse directamente con el Cliente. Toda información que se entrega o se
recibe del Cliente la administra y difunde a quien corresponda en la Organización
del Proyecto.

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 Responsable de planificar, coordinar y dirigir las actividades de la organización del


Proyecto y velar por la oportuna asignación del personal a la organización del
Proyecto.
 Responsable de la implementación de los sistemas y herramientas de apoyo y
control a la gestión del Proyecto, así como la oportuna emisión de los Informes
contractuales.
 Responsable de controlar las desviaciones del Proyecto y presentar las órdenes de
cambio al Cliente.
 Asegurar la implementación de los requerimientos de seguridad, salud ocupacional
y medio ambiente y es el responsable de su cumplimiento.
 Responsable del control de Calidad de las distintas actividades del Proyecto,
verificando que ellas se hayan realizado respetando la normativa vigente, los
estándares y procedimientos del Cliente y de la compañía cumpliendo a cabalidad
con los requerimientos y estándares del Proyecto.
 Responsable de la supervisión y control de las actividades correspondientes a
emisión y tramitación de estados de pago, control de costos, y del registro y
contabilización de los costos del Proyecto.
 Responsable de la emisión y posteriores actualizaciones del programa del
Proyecto.
 Responsable por el cumplimiento de los plazos de ejecución del Proyecto.
 Responsable de definir los hitos contractuales con el Cliente y hacer la entrega de
ellos al encargado de Programación.
 Conocer y velar por el cumplimiento de los valores y políticas (Calidad y
Sustentabilidad) corporativas.
 Responsable del control del riesgo del Proyecto.
 Responsable de asegurar que el personal a su cargo, cuente con la experiencia
necesaria, se encuentre debidamente capacitado y tenga las habilidades
requeridas, para lograr la prestación del servicio en conformidad con lo ofertado al
Cliente.

2.2.3. Coordinador de Ingeniería

 Responsable de planificar, coordinar y dirigir las actividades de la organización del


Proyecto y velar por la oportuna asignación del personal al Proyecto.
 Responsable de la implementación de los sistemas de apoyo y control a la Gestión
del Proyecto.
 Velar por controlar las desviaciones del Proyecto y presenta las órdenes de cambio
al Cliente.
 Velar por el Aseguramiento y Control de Calidad de las distintas actividades del
Proyecto, verificando que ellas se hayan realizado respetando las normativas
vigentes, los estándares y procedimientos de Jacobs y que cumpla con los
requerimientos del Cliente.

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 Responsable de la supervisión y control de las actividades correspondientes a


emisión y tramitación de estados de pago, control de costos, y del registro y
contabilización de los costos del Proyecto.
 Velar por la emisión de la primera revisión y posteriores actualizaciones del
programa del Proyecto.
 Velar por el cumplimiento de los plazos de ejecución del Proyecto.
 Coordina y dirige las reuniones de revisión y análisis de los riesgos del Proyecto,
preocupándose de la preparación del informe de tales reuniones.
 Vela por el correcto cumplimiento de las Políticas de HSE, Calidad y Valores de
Jacobs entre el personal del Proyecto.
 Administrar la Ingeniería, revisar e interpretar todos los datos preliminares
suministrados por el Cliente y gestionar los recursos para la ejecución de los
trabajos de Ingeniería.
 Planificar y programar el trabajo del equipo de ingeniería de modo de cumplir con
los requerimientos del Programa Maestro de ejecución del Proyecto. Incluye la
planificación de corto, mediano y largo plazo.
 Responder por la calidad de la ejecución técnica del trabajo, la completitud de la
información contenida en los productos desarrollados de acuerdo a los alcances del
trabajo, el plazo y los recursos empleados en la ejecución de los entregables de
acuerdo al presupuesto y el Programa Maestro, la aplicación de las normas,
estándares y los procedimientos establecidos en el Manual de Procedimientos del
Proyecto.
 Asegurar la coordinación multidisciplinaria e impulsar un ambiente de trabajo de
permanente y sana comunicación.
 Manejar oportunamente las desviaciones significativas a las bases de diseño o de
alteración de normas, prácticas o disposiciones legales, que afecten a su
presupuesto de recursos, su tiempo de ejecución o procedimientos establecidos,
derivadas de cambios solicitados por el Cliente, por terceros o propios, generados
por mejoras de diseño propuestas. Debe solicitar reuniones de aclaración con sus
superiores y el Cliente, autorización y lineamientos para proceder con tales
modificaciones.
 Detectar, proponer y aplicar mejoras en el proceso de ejecución del Proyecto con
la finalidad de agregar valor a estas actividades.
 Informar el avance de las actividades de ingeniería.
 Supervisar la correcta aplicación de las indicaciones del Manual de Procedimientos
del Proyecto.
 Responder por la calidad de la ejecución técnica del trabajo integral, la completitud
de la información contenida en los productos desarrollados de acuerdo a los
alcances del trabajo, el plazo y los recursos empleados en la ejecución de los
entregables de acuerdo al presupuesto y el Programa Maestro, la aplicación de las

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normas, estándares y los procedimientos establecidos en el Manual de


Procedimientos del Proyecto.
 Preparar las órdenes de cambios a los requerimientos del contrato, aportar los
antecedentes de respaldo necesarios al Ingeniero de Costos, para permitir la
gestión de éste ante el Cliente y conseguir sus comentarios y/o aprobación, de ser
necesario y posible, se coordinará una reunión entre los especialistas de la o las
áreas a las que afecte el cambio para facilitar las soluciones posibles.

2.2.4. Ingeniero de Proyecto

 Apoyar la Gestión del Jefe de Proyecto y de Coordinador de ingeniería.


 Comprender los requerimientos del cliente, en su área específica, y luego transmitir
a las diversas especialidades del Proyecto las definiciones técnicas.
 Coordinar la información de las áreas del Proyecto y las terceras partes, si las
hubiere.
 Comprender el contrato y su alcance.
 Identificar, generar y coordinar las Notas de Cambio, a través de reuniones
periódicas con el Cliente y las Disciplinas.
 Aprobar Estados de Pagos de terceras partes, si las hubiera.
 Detectar y promover mejoras al Proyecto aplicando el sistema Value Plus.
 Realizar reuniones de alineamiento con el cliente y las disciplinas.
 Asegurar que los entregables de ingeniería estén convenientemente revisados,
chequeados y aprobados en el tiempo adecuado, utilizando el sistema JPI,
aplicando los estándares y procedimientos definidos para ello.
 Participar en la revisión del modelo 3D. Participar en todos los talleres a llevar a
cabo durante el desarrollo de la ingeniería.
 Mantener y coordinar semanalmente reuniones de manejo de cambios con las
disciplinas involucradas.
 Proporcionar retroalimentación a los gerentes acerca del desempeño del equipo de
trabajo y del Jefe de Disciplina.
 Conocer y velar por el cumplimiento de los valores y políticas (Calidad y
Sustentabilidad) corporativas.

2.2.5. Jefes de Disciplina de Ingeniería

 Supervisar y verificar los diseños y soluciones técnicas del Proyecto.


 Proveer los recursos humanos de la disciplina en el Proyecto, responsabilizándose
de la asignación del personal adecuado para el Proyecto.
 Tomar decisiones respecto a la selección, entrenamiento, clasificación y evaluación
del personal de su disciplina.

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 Detectar anticipadamente situaciones que puedan afectar el desarrollo de los


trabajos.
 Preocuparse de mantener capacitado al grupo de ingenieros y proyectistas a su
cargo.
 Coordinar al personal para desarrollar y consolidar programas y supervisar los
presupuestos de horas para todos los entregables del Proyecto.
 Ser el responsable del gasto de HH en su disciplina y el cumplimiento del programa
de entrega.
 Preocuparse de mantener la productividad de HH del equipo en el rango establecido
por el Gerente del Proyecto.
 Mantener un registro actualizado del personal de su disciplina.
 Asegurar el entrenamiento y capacitación del personal a su cargo para la
identificación, preparación y manejo de los cambios de Ingeniería producto de
modificaciones de diseño.
 Conocer y velar por el cumplimiento de los valores y políticas (Calidad y
Sustentabilidad) corporativas.
 Cumplir los requisitos y estándares de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente.

2.2.6. Ingenieros de Disciplina

 Chequear planos y documentos.


 Coordinar la preparación esquemas, disposiciones generales y planos, definidos en
base a instrucciones y memorias de cálculo con completo dominio de normas y
procedimientos que rigen el diseño.
 Coordinar el diseño con las otras disciplinas.
 Recopilar información de proveedores y luego dimensionar los equipos dentro de
su especialidad
 Preparar lista de materiales y cubicaciones.
 Coordinar el trabajo que deben llevar a cabo el grupo de proyectistas de su
disciplina o Proyecto.
 Coordinar el aseguramiento, levantamiento de los pendientes y modificaciones de
los planos ya emitidos.
 Orientar su trabajo a la entrega de soluciones y al término de los trabajos
encomendados.

2.2.7. Proyectistas de Disciplina

 Preparar esquemas, disposiciones generales y planos, definidos en base a


instrucciones y memorias de cálculo con completo dominio de normas y
procedimientos que rigen el diseño.

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 Realizar Autochequeos y Chequeos de planos asumiendo total responsabilidad por


la calidad y completitud del mismo.
 Entrega de las listas de chequeo completos y firmados.
 Coordinar el diseño con las otras disciplinas.
 Recopilar información de proveedores y luego dimensiona los equipos dentro de su
especialidad
 Realizar el aseguramiento, levantamiento de las pendientes y modificaciones de los
planos ya emitidos.
 Orientar su trabajo a la entrega de soluciones y al término de los trabajos
encomendados.

2.2.8. Líder Abastecimientos y Contratos

 Desarrollar los trabajos del servicio, correspondientes a su área, de acuerdo a los


procedimientos de BHP y Jacobs cumpliendo con los objetivos de calidad y
Sustentabilidad.
 Administrar y coordinar las actividades del área de abastecimiento para cumplir con
los objetivos de los servicios.
 Implementar los estándares Sustentabilidad en su departamento y
responsabilizarse del cumplimiento de los objetivos y metas de Sustentabilidad.
 Participar en el desarrollo y actualizar los procedimientos y prácticas a utilizar por
su equipo de trabajo para los servicios.
 Verificar la entrega de equipos y materiales requeridos por el proyecto. Generar el
Plan de Abastecimiento para los servicios.
 Definir y atender la demanda de personal de acuerdo a las necesidades del
proyecto, asignando los recursos apropiados de acuerdo a los perfiles y plazos
establecidos.
 Verificar el correcto desempeño del personal que se encuentra asignado a su área.
 Participar en el proceso de acordar normas y procedimientos de abastecimiento
para el proyecto, los cuales, deben estar siempre en concordancia con las políticas,
normas y procedimientos de abastecimiento de Jacobs Chile.
 Difundir y aplicar los procedimientos de abastecimiento del proyecto.
 Elaborar el plan de abastecimiento en el que se desarrollen las estrategias del área.
 Recomendar fuentes de abastecimiento de acuerdo a las necesidades de equipos,
componentes y materiales para las instalaciones y montajes.
 Preparar y desarrollar estrategias de importación de equipos.
 Licitar servicios de transporte y gestión aduanera.
 Preparar programa de inspecciones técnicas.
 Preparar listado tanto de proveedores de equipos como de materiales a utilizar en
el proyecto y obtener aprobación del cliente.

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 Obtener ofertas en base a las requisiciones definidas en el Plan de Abastecimiento.


 Efectuar evaluaciones comerciales y coordinar las evaluaciones técnicas.
 Preparar y presentar las cartas de recomendación.
 Emitir las cartas de adjudicación y órdenes de compra aprobada por el cliente.
 Establecer, gestionar y supervisar el transporte y la logística.
 Gestionar la resolución de reclamos relacionados con las compras.
 Realizar las evaluaciones de desempeño de las personas que se encuentran a su
cargo.
 Conocer y velar por el cumplimiento de los valores y políticas corporativas.

2.2.9. Jefe de Constructibilidad

 Controlar el flujo y el progreso de la Constructibilidad del Proyecto.


 Aplicar correctamente los Procedimientos de Constructibilidad.
 Implementar la constructibilidad desde el inicio del Proyecto.
 Hacer revisión interdisciplina de los entregables, indicando eventuales
modificaciones requeridas para que los diseños sean construibles.
 Orientar grupo de todos los procedimientos utilizados para el desarrollo de la
Constructibilidad durante el estudio.
 Analizar y comprobar la viabilidad del programa de obras específicos del Proyecto.
 Interactuar con el equipo del Proyecto, que sea el punto focal para supervisar y
coordinar el esfuerzo de la Constructibilidad.
 Conocer y velar por el cumplimiento de los valores y políticas (Calidad y
Sustentabilidad) Corporativas.
 Cumplir los requisitos y estándares de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente.

2.2.10. Jefe de Planificación y Control

 Desarrollar la planificación de trabajo a través de fases y actividades que se deben


llevar a cabo en el Proyecto.
 Interactuar con las distintas especialidades que existen en el Proyecto con la
finalidad de definir y actualizar el programa a utilizar.
 Desarrollar las curvas de recursos que necesitará el Proyecto.
 Responsable de mantener el control del programa que se utiliza en el Proyecto.
 Responsable de realizar la proyección del Proyecto y de sugerir acciones
correctivas.
 Desarrollar el nivel de detalle y actividades del programa que deben desarrollar los
equipos de trabajo dentro de cada especialidad.
 Definir y controlar las bases del programa que utiliza el Proyecto.

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2.2.11. Jefe de Estimaciones

 Liderar la estimación de inversión del Proyecto.


 Generar la información necesaria para entregar el informe de Costos al Cliente.
 Coordinar las revisiones internas necesarias ante de emitir el informe de Costos al
Cliente.

2.2.12. Coordinador de Calidad

 Programar Auditorias de Calidad, incluyendo la responsabilidad de verificar que


ellas sean físicamente realizadas y documentadas y que sus recomendaciones
sean recibidas y efectuadas por quién corresponda.
 Analizar los métodos y los procedimientos adecuados para cumplir con los
estándares, los códigos y las reglas aplicables.
 Prestar asistencia técnica especializada a las distintas áreas, a requerimiento de
los respectivos jefes de área o del Gerente de Proyecto en materias de
aseguramiento de Calidad.
 Administrar el Manual de Procedimientos, es decir, planificar, organizar, dirigir,
coordinar y controlar las actividades inherentes al cumplimiento y desarrollo del
Manual de Procedimientos.
 Promover el desarrollo y control de las acciones pro-activas que sean desarrolladas
e informadas por el personal que afecta a la calidad del Proyecto.
 Efectuar labores de Inducción al personal de Proyecto, cuya labor afecte al Sistema
de Gestión de Calidad del Proyecto.
 Coordinar las acciones preventivas y en lo posible pro-activas para asegurar la
Calidad del Proyecto.
 Manejar las estadísticas generadas mediante la Verificación de Calidad de Planos
y Documentos, analizando tendencias y detectando en conjunto con los Líderes de
Disciplinas, las causas de raíz de las distintas observaciones emitidas.
 Liderar la investigación acerca de las No-Conformidades y de sus acciones
correctivas.
 Manejar los registros de Auditorias, hallazgos, no-conformidades, su seguimiento y
control de acciones correctivas.
 Manejar y gestionar de acuerdo al Plan de Aseguramiento de Calidad.

2.2.13. Encargado de Control de Documentos

 Organizar y liderar el área de control de documentos.


 Organizar y mantener disponible los archivos técnicos y bases de datos del
Proyecto.

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 Entregar información a las distintas áreas de Ingeniería de acuerdo a sus


necesidades.
 Mantener y archivar la información de los proveedores.

2.3. Recursos Humanos

Jacobs ha dispuesto los recursos necesarios para el desarrollo del servicio a objeto de
cumplir con los requerimientos de BHP. Estos recursos contemplan entre otros:
 El personal, sus habilidades y conocimientos.
 Los lugares de trabajo, con sistemas y equipos necesarios, para que el personal
pueda aplicar sus conocimientos y habilidades, para desarrollar nuestros servicios
 El ambiente de trabajo, donde el personal tendrá una relación directa entre el equipo
Jacobs y de BHP.

Las necesidades de capacitación se establecerán de acuerdo a la revisión de las


necesidades generales de todo el equipo del Proyecto, con el objetivo de garantizar que el
personal cuente con las competencias para llevar a cabo eficazmente las tareas.

2.4. Infraestructura

Jacobs suministra los espacios de trabajo y equipos (Hardware y Software) necesarios para
lograr la conformidad del producto. Además, suministra los servicios de apoyo y
mantenimiento para este fin.
Jacobs ha identificado factores físicos y humanos que establecen un ambiente de trabajo
eficaz para el desarrollo de sus actividades. Algunas de las características identificadas
que definen el entorno laboral son:

 Reglamentación y consideraciones de seguridad para el beneficio de los


trabajadores y de la organización
 Instalaciones adecuadas (bajo nivel de ruido, iluminación, sistema de climatización)
con estaciones de trabajos ergonómicas.
 El trabajo se desarrollará en el edificio de Jacobs ubicado en Apoquindo 5400 Las
Condes.

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3.0 COMUNICACIONES

3.1. Introducción

En este capítulo se incluyen los procedimientos básicos destinados a implementar y


mantener las comunicaciones entre BHP y Jacobs en relación con los trabajos
encomendados a estos últimos para el Servicio.

Este sistema de comunicaciones, además de proporcionar la información usual sobre la


ejecución del trabajo, permite la oportuna detección y pronta atención de las numerosas
situaciones imprevistas que frecuentemente ocurren durante el desarrollo de proyectos
complejos. Es decir, las comunicaciones no sólo deben permitir la transmisión de la
información requerida regularmente, sino que además deben permitir la pronta definición
de situaciones imprevistas, como reclamos del Cliente, y la oportuna toma de decisiones
orientadas a un mejor logro de los objetivos del Proyecto.

El objetivo es asegurar que la comunicación se establezca en forma clara y ordenada


durante el desarrollo del Proyecto. Los miembros claves del grupo de Proyecto necesitan
pautas específicas si pretenden ser efectivos en su tarea. Cada miembro clave del equipo
del Proyecto necesita estar siempre informado del Proyecto y de los factores de éxito en
las metas, y su contribución particular para lograrlas.

3.2. Canales de Comunicación

Estas instrucciones se aplicarán a todas las comunicaciones oficiales entre BHP y Jacobs
y otros participantes de la organización del Proyecto, en relación a las actividades de
ingeniería encomendadas por BHP a Jacobs o para la ejecución del Servicio.
Se espera una comunicación entre todos los actores del Proyecto, de manera de lograr
una efectiva integración técnica de los equipos profesionales entre las partes. Sin embargo,
todo acuerdo y/o compromiso entre las partes deberá formalizarse a través del Jefe de
Proyecto de BHP y Jacobs.
Los canales de comunicación entre todas las personas asignadas al Proyecto y empresas
relacionadas con él serán los siguientes:
 Cartas
 Minutas Reuniones y Listas de Acciones
 Notas de envíos
 Correo electrónico (email)
Toda comunicación deberá tener una versión escrita, cualquiera sea el canal inicialmente
utilizado. Es decir, toda comunicación verbal deberá confirmarse por escrito tan pronto
como sea posible.

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Los niveles superiores de supervisión del Proyecto de BHP y Jacobs, Jefe de Proyecto,
Jefe de Ingeniería y los Jefes de Disciplina pueden comunicarse directamente entre ellos.
Más aún, se espera de ellos un contacto estrecho para que se produzca una efectiva
integración técnica de los equipos profesionales de las partes. Sin embargo, dicha
supervisión deberá mantener permanentemente informados a sus superiores de las
decisiones que van tomando y consultar con ellos las más relevantes, entre las cuales se
identifican aquellas que produzcan impactos decisivos en los montos de inversión y/o
aumento de plazo que se generarían por su aplicación.
Los datos de contacto de los niveles superiores de supervisión del Proyecto se encuentran
en el siguiente cuadro:

Tabla 3-1 Datos de Contacto


Apellido Nombre Cargo e-mail
Jefe de
Concha Omeremeth Proyectos de Omeremeth.OG.Concha@bhpbilliton.com
BHP Billiton

Apellido Nombre Cargo e-mail


Jacobs
Bravo Ricardo DPE Jacobs Ricardo.Bravo@jacobs.com
Administrador
Torres Sixto Sixto.Torres@jacobs.com
de Contratos
Experto en
Prevención de
Vergara Claudio Claudio.Vergara@jacobs.com
Riesgos y
M.A.
Véliz Christian Líder QA Christian.Veliz@jacobs.com
Jefe de
Según Según
Proyectos Según ODS
ODS ODS
ODS
Jefe de
Especialidad
Godoy Juan Pablo Juan.Godoy@jacobs.com
Programación
y Control

Los datos de contactos específicos para ODS C09, se encuentran Anexo C de este Manual
de Procedimientos.

3.3. Reuniones de Coordinación

3.3.1. Reuniones de Coordinación Administrativa o Contractuales con el Cliente

La coordinación administrativa del contrato se efectuará principalmente a través de


reuniones de coordinación, las cuales tendrán lugar en las oficinas de Jacobs.

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Con frecuencia semanal el equipo clave de BHP y Jacobs tendrán reuniones de


coordinación citadas y programadas en Outlook (correo corporativo).
Estas reuniones serán semanales o con la periodicidad que la Orden de Trabajo específica
lo defina.

Las reuniones especificas definidas para ODS C09, se encuentran en Anexo C de este
Manual de Procedimientos.

3.4. Centros de Comunicaciones y Archivo

3.4.1. Centro de Comunicaciones

En Jacobs se establecerá un centro único de procesamiento, control y archivo de todas las


comunicaciones enviadas o recibidas físicamente durante la ejecución del Proyecto. Esta
función prioritaria de la administración del Proyecto estará radicada en:
 Sra. Carolina Peralta
o Asistente Bilingüe de Proyecto
o Fono : (+56 2) 2512 3165
o Dirección: Apoquindo N° 5400, Las Condes.
o E-mail : Carolina.Peralta@jacobs.com

 Sr. Sergio Vilches


o Control de Documentos
o Fono : (+56 2) 2512 3014
o Dirección: Apoquindo N° 5400, Las Condes.
o E-mail : Sergio.Vilches@jacobs.com

3.4.2. Gestión de Entregables

En este Manual de Procedimientos se entregan instrucciones específicas para la


numeración, emisión, revisión y aprobación de los productos de ingeniería (planos y
documentos) que se elaborarán durante el desarrollo del servicio.

3.4.3. Archivo en red

Los archivos Administrativos y Técnicos, estarán disponible en su correspondiente versión


en la red de Jacobs.
El registro y archivo de documentación técnica del Proyecto generada físicamente, será
mantenido en una biblioteca centralizada del Proyecto.
Los lugares donde se almacenará toda la información Técnica, Contractual y Administrativa
del Proyecto son el disco P del Proyecto y en la base de datos Jacobs Project Information
JPI.

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3.4.4. Recepción de Comentarios de BHP

Se consideran comentarios formales de BHP sólo los enviados formalmente y con firma,
como respuesta a una emisión controlada de un documento firmado. Estos comentarios
deben ser canalizados vía Control de Documentos. Otros comentarios podrán ser
considerados por Jacobs a su discreción. Los documentos comentados por BHP deben ser
devueltos en un período máximo de 5 (cinco) días hábiles (jornada 5 x 2).

3.5. Comunicación desde Jacobs a BHP

La correspondencia de Jacobs a BHP se diferenciará por su contenido, referido siempre a


un solo asunto. En general, la correspondencia será unidireccional excepto en aquellos
casos que se requiera la aprobación del Jefe de Proyecto de BHP, quien deberá devolver
una copia firmada en señal de aprobación.
La distribución de la correspondencia Administrativa y Contractual del Contrato Marco
desde Jacobs hacia BHP se hará siempre dirigida al Sr. Omeremeth Concha, Administrador
de Contrato Pampa Norte.
Cabe señalar que los Estados de Pago y otros Documentos Contractuales deben enviarse
por carta.

La matriz de comunicaciones específica para la Orden de Servicio se encuentra en Anexo


PN204-DPS-200-Z-MA-C1000_Anexo C.

El formato de la información está definido según se indica a continuación.

3.5.1. Tipo y Codificación

La correspondencia se clasificará y codificará tanto de acuerdo a procedimientos de BHP


como procedimientos de Jacobs, así como se indica a continuación:

Documentación Administrativa y Contractual

El Asistente de Proyecto de Jacobs será responsable por codificar la documentación


administrativa. La numeración de Documentos Administrativos se regirá de acuerdo al
siguiente criterio general:

PN204-BBB-NNN-X-YY-0001
Dónde:
PN204 : Número de Proyecto
BBB : Fase (IPS/SPS/DPS/EXE)
NNN : Área Física

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X : Disciplina
YY : Tipo de Documento
XXXX : Correlativo

Transmittal para planos y documentos técnicos

La numeración de Transmittals se regirá de acuerdo al siguiente criterio general:

CJTJ5941-NNNN

Dónde:
CJTJ5941 : Código de proyecto Jacobs
NNNN : Correlativo de la combinación

Correspondencia E-mail

Todas las consultas y compromisos no contractuales, tanto por BHP como por Jacobs,
podrán ser hechas a través de e-mail.

Para el caso de Jacobs, se enviarán los e-mails con copia a la Asistente del Proyecto, para
lo cual se generará un directorio llamado “EMAIL” donde se encontrarán todos los e-mails
enviados y recibidos de BHP, ordenados por fecha.

SDI y Registro Oficial (Log)

Control de Documentos del Proyecto mantendrá un archivo Excel que lleve el seguimiento
de las Solicitudes de Información (SDI) emitidas, cuyos campos serán:
 N° de SDI.
 Descripción de lo consultado.
 Descripción de lo contestado.
 Disciplina emisora.
 N° de Transmittal.
 Fecha de emisión.
 Fecha requerida de respuesta.
 Fecha de respuesta.
 Estado de cierre.

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3.5.2. Formatos y Formularios

En Anexo A de este manual de procedimientos se presentan los formularios y/o formatos


estándar que se utilizarán en la preparación de la correspondencia.
Se incluyen:
 Formato de Carta – General
 Formato Transmittal
 Formato de Minuta de Reunión
 Formato Solicitud de Información (SDI)

3.6. Comunicación desde BHP a Jacobs

La distribución de la correspondencia del Contrato Marco Administrativa y Contractual


desde BHP a Jacobs se hará siempre dirigida al Jefe de Proyecto, Sr. Sixto Torres.
Para el caso de emisión de planos y documentos técnicos desde BHP a Jacobs, se
agregará en copia a Control de Documentos de Jacobs.
El formato estará definido según los procedimientos internos de BHP.

3.7. Matriz de Reemplazos

En la siguiente matriz se encuentran los reemplazos del personal clave del Contrato
Marco, en caso de requerir información en su ausencia por cualquier motivo.

Tabla 3.2 Matriz de Reemplazos


Cargo Nombre Reemplazo
Administrador de Sixto Torres Ricardo Bravo
Contrato
Experto en Claudio Vergara Iván Pérez
Prevención de
Riesgos y M.A.
Líder QA Christian Véliz Alejandra Poblete
Jefe de Proyectos Según ODS Sixto Torres
ODS
Jefe de Especialidad Juan Pablo Godoy Natalia Tapia
Programación y
Control
Control de Sergio Vilches Cristián Aránguiz
Documentos

La matriz de reemplazos específica para ODS C09, se encuentra en Anexo C de este


Manual de Procedimientos.

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4.0 PLAN DE INGENIERÍA

4.1. Desarrollo

El Grupo de Ingeniería desarrollará el trabajo en concordancia con los procedimientos de


Jacobs.
Este grupo incluirá las siguientes disciplinas:
 Civil/ Estructuras/ Arquitectura
 Procesos
 Cañerías
 Mecánica
 Electricidad
 Automatización (Sistema de Control e Instrumentación)

4.2. Entregables de Ingeniería

El Grupo de Ingeniería del Proyecto usará los sistemas, procedimientos y estándares con
que cuenta Jacobs por cada disciplina, para el desarrollo de los trabajos.
Los criterios que se elaborarán para desarrollar los servicios de ingeniería, cumplirán al
menos las siguientes consideraciones generales de diseño:
 Considerar los estándares de diseño de BHP.
 Incorporar los estándares de seguridad de Jacobs.
 Incorporar soluciones optimizando los recursos disponibles.
 Minimizar los costos totales de inversión sin afectar los estándares de calidad.
 Minimizar los problemas durante la construcción.
 Protección a las personas, instalaciones y al medioambiente.
 Cumplir con los mejores patrones y estándares de la Ingeniería de Proyectos.

4.3. Proceso de Desarrollo del Producto de Ingeniería hasta su Aprobación

El proceso de desarrollo de un producto de ingeniería se muestra en el diagrama de flujo


explicativo “Proceso de Ejecución de Planos y Documentos (Productos) de Ingeniería”, el
que se muestra a continuación.

La tabla siguiente resume este proceso, mostrando los pasos de los cuales consta y los
objetivos de cada uno de ellos.

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Tabla 4.1 Proceso de Ejecución de un Producto


PROCESO DE EJECUCION DE UN PRODUCTO
ETAPA OBJETIVO RESPONSABLE/
FIRMA PARA EMISION

Desarrollo Se crea el Producto en el JPI y se le


adosan los antecedentes significativos
Chequeo interno Se libera el producto para el chequeo Originador
de la disciplina interno de la disciplina
Validación de Se validan los comentarios entre el Originador e Ingeniero
comentarios originador y el revisor y se incluye las Supervisor.
observaciones
Emisión Rev. A En esta emisión se realiza la coordinación Aprobación final por
interdisciplinaria y de control de calidad, Jefe de Disciplina y el
de acuerdo al PVE del Proyecto. Coordinador de
Ingeniería.

Verificación y Se somete a revisión de calidad técnica Revisor Qc asignado por


control de calidad del diseño por un especialista de la la Gerencia Corporativa
disciplina, de acuerdo a PVE. En caso que de la disciplina al
el documento sea rechazado por el revisor Proyecto.
de calidad Qc, el documento debe ser
emitido en revisión A1, A2… hasta que el
documento sea aprobado.
Coordinación Las disciplinas relacionadas revisan la De acuerdo a PVE
Interdisciplinaria coordinación y ensamble con sus propios según tipo de
diseños documento

Validación de El originador valida con quien corresponda Disciplina responsable


comentarios los comentarios recibidos y los incorpora

Emisión Rev. B, Emisión para Revisión y Comentarios del Aprobación final por
C, C1, C2, …Cn Cliente Jefe de Disciplina,
Coordinador de
Ingeniería y Jefe de
Proyecto.
Revisión y BHP revisa y comenta de acuerdo a un
Aprobación estado de revisión de documentos como:
Cliente Aprobado (A: Proceed)
Aprobado con comentarios (B: Proceed,
Change as Notice and Resubmit)
Rechazado (C: Do not Proceed, Change
as Notice and Resubmit)

Validación de los Se validan e incorporan los comentarios


comentarios pertinentes por la disciplina originadora.
Cliente Si fue rechazado, se devuelve al
originador para correcciones y emisión de
una revisión superior.

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PROCESO DE EJECUCION DE UN PRODUCTO


ETAPA OBJETIVO RESPONSABLE/
FIRMA PARA EMISION

Emisión en Rev. 0 Emisión Final Aprobación final por


Jefe de Disciplina,
Coordinador de
Ingeniería y Jefe de
Proyecto. Esta emisión
deberá venir además
con el entregable en
revisión anterior, con los
comentarios levantados
por Jacobs.
Aprobación Cliente aprueba la revisión 0
Cliente
Emisión Rev. 0 Emisión Final Aprobada Aprobación final por
Jefe de disciplina,
Coordinador de
ingeniería y Jefe de
Proyecto.

4.3.1. Aplicaciones de Software de diseño e Ingeniería

El Grupo de Ingeniería del Proyecto utilizará las Aplicaciones de Software Estándares de


Jacobs, y que son los siguientes:
 InRoads
 MathCad
 Caesar
 Hammer
 Watercad
 Risa 3D
 AutoCAD
El no uso de las aplicaciones especificadas requiere previa aprobación del Gerente
Funcional de Ingeniería.

4.3.2. Control de Calidad

Se implementará un Plan de Aseguramiento de Calidad de la Ingeniería, asegurando la


entrega final de productos a plena conformidad de BHP.
En el Plan de Aseguramiento de Calidad se establecen los controles de calidad a realizar
a los entregables del Proyecto, verificaciones al proceso de emisión y los planes de calidad,
entre otros.

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Coordinación Técnica
Para la discusión de temas técnicos relacionados con el servicio de ingeniería se realizarán
reuniones de coordinación técnica entre el grupo de ingeniería de Jacobs.

Chequeo
Previo a la primera emisión de un entregable de ingeniería, se le realizará una verificación,
que tendrá como objetivo asegurar que se cumplan los requisitos establecidos en los datos
iniciales y criterios de diseño. Para ello, se realizarán actividades de comprobación
(chequeo), análisis de consistencia y alcance, cálculos alternativos y comparaciones con
otros diseños. La actividad de comprobación o chequeo, será realizada por un especialista
interno de cada Disciplina. La copia de chequeo deberá quedar adjunta como comentario
al entregable en JPI siendo el elaborador el encargado de realizar esta tarea. El documento
debe ser identificado con la descripción “Copia de chequeo”.

Coordinación Interdisciplina
En los entregables en que se requiera coordinación interna (de acuerdo a la matriz del
PVE), control de documentos avisará vía correo la asignación de la tarea. Cada disciplina
deberá incorporar sus comentarios usando la plataforma Bluebeam, además de colocar las
iniciales del revisor y la fecha en el timbre de Coordinación.

Posteriormente control de documentos ingresará a JPI como comentario el archivo final de


la Coordinación Interdisciplinaria como “Término de CI”. El plazo para la Coordinación
Interdisciplinaria son 3 días.

Verificación de Diseño
Para los documentos que sean revisados por el Gerente de Disciplina de la Compañía
también se debe guardar respaldo. Al igual que en la Coordinación Interdisciplinaria, control
de documentos avisará vía correo la asignación de la tarea y fecha límite para su revisión.
El Gerente de Disciplina de la Compañía deberá indicar los comentarios y completar el
timbre de revisión con los tipos de errores detectados, además de colocar sus iniciales y la
fecha.
Posteriormente control de documentos ingresará a JPI como comentario la Verificación del
Diseño para que la disciplina originadora del entregable proceda a levantar las
observaciones antes de emitir en revisión B. El documento debe ser identificado con la
descripción “Término de VD”.
Todos los entregables que vayan a revisión funcional, deben ir con copia al coordinador de
calidad, para registrar esta información y generar las estadísticas de calidad de Proyecto.
La verificación del Diseño se realiza en paralelo a la Coordinación Interdisciplinaria.

Formulario de revisión CAD


Previo a la primera emisión de un plano, antes de enviar a chequeo se debe completar la
lista de chequeo CAD que se muestra en el anexo E y que posteriormente se debe adjuntar
al entregable en JPI como comentarios siendo el elaborador el encargado de realizar esta
tarea. El documento debe ser identificado con la descripción “Check list CAD”.

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Listas de Verificación de Diseño


Previo a la primera emisión de un plano se debe completar la lista de verificación de diseño.
Estas listas están disponibles en el disco S: en la siguiente ruta: S:\04-SGC Jacobs Chile\6.
Formatos Jacobs Chile\Ingeniería\Varios\Formatos Proc. JCL-F-200-01 Prep. Planos.
Una vez completado el listado se debe adjuntar al entregable en JPI como comentario
siendo el elaborador el encargado de realizar esta tarea. El documento debe ser
identificado con la descripción “Lista de Verificación de Diseño”.

Respuestas a comentarios
Las disciplinas deben dejar evidencia de las respuestas a los comentarios tanto de las
Coordinación Interdisciplinarias (CI) y Verificación del Diseño (VD) como de las revisiones
del Cliente (RC), respondiendo al lado del comentario. En todos los casos debe quedar el
respaldo de las respuestas en JPI como comentario, por lo cual se deben guardar con la
descripción “Respuesta a CI”, “Respuesta a VD” y “Respuesta a RC” respectivamente. El
encargado de esta tarea es el elaborador del entregable.

En general el Control de Calidad en la Ingeniería será desarrollado según el Instructivo


JCL-WI-200-07 Rev. 2.

4.4. Codificación de Documentos de Ingeniería

Los entregables del Proyecto tendrán doble numeración, siendo la oficial la numeración del
Cliente.

4.4.1. Definición de la Numeración BHP

Todos los entregables de la ingeniería deben estar nombrados, codificados y desglosados


por especialidad, de acuerdo al documento PNN-K-PE-0018 “Procedimiento Control
Documental” de BHP, respetando la Estructura de Desagregación del Proyecto (WBS) de
BHP.
Igualmente, la documentación entregada al finalizar la ingeniería deberá además incluir
toda la documentación administrativa desarrollada durante la ejecución del Servicio, como,
por ejemplo: Estados de Pago, Órdenes de Cambio, Minuta de Reuniones, Presentaciones
de Reuniones, Informes de Avance, etc.

El proceso de control de documento debe ceñirse los siguientes documentos internos de


BHP:
 PNN-K-PE-0018 “Procedimiento Control Documental”
 PNN-K-IN-A0029 “Instructivo Entrega de Carpetas TOP de Proyectos”.

A continuación, se presenta la codificación de BHP para los documentos a generar:

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PNXXX – BBB-NNN – X – Y – CXXXX

 PNXXX: PN es la abreviación de Pampa Norte y XXX es el número correlativo del


Proyecto
 BBB: Fase (IPS/SPS/DPS/EXE)
 NNN: Código de Área Física
 X: Código de Disciplina
 Y: Código Identificador del Tipo de Documento.
 C: es la letra asignada al proveedor por parte del Gestor Documental que podría
ser desde la letra A la Z.
 CCCC: son 4 dígitos del número correlativo del documento. Por cada tipo de
documento el correlativo parte desde “0001”.

Para la codificación de SDI, se aplicará la misma estructura que para los documentos
generados para el proyecto.

4.4.2. Definición de la Numeración Jacobs

Los entregables del Proyecto también llevarán numeración de Jacobs de acuerdo a la


siguiente estructura:

CJTJ5941-ODSCXX-NNN/D.TT/NNNNN REV X

El sistema de codificación se basa en categorías, que permiten una rápida visualización


del contenido del documento o plano y su estado de aprobación, cuyo significado es el
siguiente:

Tabla 4.2 Codificación Jacobs


CODIGOS DESCRIPCION
CJTJ5941 Numero Jacobs Contrato
ODSCXX Número de Orden de Servicio Asignada
NNN Área, de acuerdo a WBS definido
D Código de Disciplina Técnica
TT Tipo de Documento
NNNNN Correlativo

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4.5. Planos y Documentos (Productos) del Proyecto

Los planos y documentos producidos, en adelante “Productos”, tendrán un desarrollo


acorde con la finalidad para la cual fue creado y que obedece al propósito del Proyecto.
Para la confección de documentos se utilizará como referencia la estructura de los formatos
corporativos Jacobs.
La producción de planos se basará en la generación de planos 2D mediante el uso de
AUTOCAD. El producto de este software será entregado en formato PDF y cuando se
alcance la revisión final se entregará en Nativo.

4.6. Procedimientos de Anulación de Productos

Cuando se requiera anular un producto, se emitirá en Rev. N y llevará en la descripción de


la revisión la palabra “Anulado”.
Los productos se emitirán electrónicamente, para los planos con formato doble carta, y
adicionalmente se colocará la leyenda “anulado” en forma diagonal y destacada en el
producto.
El procedimiento para determinar el estado final del producto en estos casos es el siguiente:

 El producto no ha sido iniciado: el producto será declarado como “Desechado”.


Aparecerá en los informes como “Cancelado” y el número de codificación asignado
originalmente no será reutilizado.
 El producto tiene un estado de avance y ha usado parte de sus recursos
comprometidos: El producto será emitido “Para anulación”, en la revisión siguiente
a la que se encuentra en ese momento, con una letra “N” asociada, por ejemplo, si
está en revisión “A”, será emitido para anulación con la revisión “N”. La codificación
del producto anulado no será reutilizada.

Motivos y consecuencias de la anulación de productos:

 Cambio de alcance: El producto puede ser anulado debido a un cambio de alcance


en el diseño o por una modificación mayor del diseño, detectada durante la revisión
para aprobación por parte del Cliente.
 Estimación incorrecta: El producto puede ser anulado debido a que hubo una
sobre estimación de trabajo para un tópico en particular o por encontrar modos más
eficientes de mostrar la información.
 Nuevo producto: Como consecuencia de lo anterior, cabe la probabilidad cierta de
tener que crear productos adicionales a la lista original de entregables, ya sea para
reemplazar o agregar nuevos diseños o para completar la información que es
necesario mostrar.
 Productos anulados: Tanto los productos anulados como los nuevos continuarán
siendo registrados en los informes del Proyecto.

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Cambio de diseño o de alcance: Al anular un producto por este motivo, las horas utilizadas
permanecerán como horas ganadas. Si estas anulaciones requieren de la creación de
nuevos productos, los recursos de horas requeridos deberán ser solicitados por el
Ingeniero de la especialidad involucrada quien iniciará un Trend con este motivo y el Jefe
de Proyecto solicitará emitir un Cambio de Orden si corresponde.

4.7. Productos con pendientes

Se permitirá la emisión de productos con información Pendiente. Las gerencias técnicas


de BHP y Jacobs, podrán acordar la emisión con pendientes, dependiendo de la
importancia que pueda tener el pendiente para la disciplina involucrada, con el propósito
de evitar atrasos en las fases siguientes del Proyecto.

Sin perjuicio de lo anterior, se preferirá emitir el producto en revisión final después de


obtener la información faltante. Se establecerá una fecha límite para obtener dicha
información, en caso que no se reciba el producto será emitido en forma definitiva con el
pendiente, si se cuenta con el acuerdo previo de las gerencias técnicas de BHP y Jacobs.
Se mantendrá un registro de pendientes (LOG) que identifique el número de entregable, la
cantidad de pendientes, la disciplina responsable del pendiente y la fecha comprometida
para su levantamiento. El responsable de supervisar este listado de pendientes será el
Gerente de Ingeniería o quién él designe. Este registro será controlado semanalmente en
las reuniones de Coordinación Técnica, a fin de verificar el cumplimiento de las fechas
definidas.

La emisión con pendientes sólo se podrá autorizar cuando la fuente de información


pendiente es externa a Jacobs. Las fuentes internas de Jacobs no darán origen a emisiones
con pendientes en revisiones 0 o superiores.

Para los casos de revisión con pendientes en los diseños, se deberá incluir el siguiente
cuadro que indique el motivo y responsable de pendiente.

CUADRO DE PENDIENTES
o
N CAUSA RESPONSABLE
1 XXXXXX
2 XXXXXX

Figura 4-1 Cuadro de pendientes

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4.8. Proceso de Modificación a los planos o Documentos

Para las revisiones identificadas con número, desde el 1 en adelante, cada cambio
realizado en los planos se indica y numera de la siguiente manera.

1 2 3
1 1 1

La cantidad total de cambios incorporados en la revisión se debe demostrar como


exponente en el símbolo triángulo en la viñeta y en la columna de descripción de las
revisiones.
3

En el caso de un plano que haya sido emitido con pendientes tanto en la revisión “0” como
en las superiores, el pendiente se marca con una nube indicando la razón del Pendiente.
Todos los cambios introducidos en el entregable al emitir una nueva revisión deben ser
claramente marcadas por medio de un triángulo que contenga su revisión (Ej. 1, 2, 3... etc.).
Una descripción resumida de las razones que motivaron la revisión, se incluye en el
casillero de las revisiones del plano o en notas de revisión ubicadas en algún otro lugar.
Los pendientes se destacarán usando una nube, tal como se muestra en la Figura 4. 2.
En las emisiones en Rev. 0 y posteriores se enmarcarán con una nube de pendientes en
el diseño que aún persistan. En las revisiones superiores a la revisión cero se enmarcarán
con una explosión las modificaciones de diseño. Todas las explosiones que señalaban
cambios incorporados en revisiones anteriores deben ser removidas del cuerpo del Plano.
Sólo los cambios correspondientes a la última revisión, deben ser enmarcados usando la
explosión.

Nube Explosión
Diseño Pendiente Cambio de Diseño

Figura 4-2 Pendientes y Cambio de Diseño

Para los documentos se usará triángulos sin numeración.


Para los documentos no se usarán triángulos ni nubes.

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4.9. Proceso de Recepción y Revisión Vendor

4.9.1. Definiciones

 Vendor: Proveedor
 Ingeniero Requisitor: Ingeniero a cargo de la Orden de Compra.
 JE: Jacobs Engineering
 JPI (Jacobs Project Information): Sistema de apoyo para la gestión documental
del proyecto.
 BB (BlueBeam): Aplicación que permite comentar entregables en línea, que
requieran revisión multidisciplinarias.
 VDRN (Vendor Data Request Notification): Transmittal de ingreso de información
Vendor a Jacobs. Jacobs lo genera, al momento de ingresar la información al
sistema documental JPI, y poder distribuirlo a Ingeniería y Cliente para revisión.
 VT (Vendor Transmittal): Transmittal para despacho de documentos comentados
y con estatus asignado por el ingeniero requisitor, hacia el proveedor.
 JFTT (Jacobs File Transfer Tool): Herramienta de transferencia de información
entre proveedores y Jacobs.

4.9.2. Codificación de Entregables Vendor

La codificación de información vendor, por parte de Jacobs, es dada por el sistema JPI, la
cual se compone según la siguiente estructura:

Orden de compra – Categoría del entregable – Secuencia (5 números entregados por el


sistema).

4.9.3. Categorías de Tipo de Entregable

Las categorías del tipo de entregable, las debe realizar el ingeniero requisitor, el cual debe
guiarse por la información entregada en el PRIP (Programa de Requerimiento de
Información al Proveedor).

4.9.4. Ingeniero Responsable de Orden de Compra

Cada Orden de Compra tiene un ingeniero requisitor asignado según la disciplina de la que
este provenga.

El detalle de la presente ODS, se encuentra en el anexo a este manual de procedimientos


PN204-DPS-200-Z-MA-C1000_Anexo C.

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4.9.5. Proceso de Recepción y Revisión de Planos y Documentos Vendor

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4.10. Tamaño y Título de los Planos

4.10.1. Tamaño

Los formatos de planos tendrán las siguientes dimensiones (en mm):


 A1 594 x 841
 A3 297 x 420 (estándar, doble carta)

4.10.2. Titulación

Los planos se titularán en un máximo de cinco líneas de la siguiente forma:

TITULO
CONTENIDO
LINEA N°
1 Nombre de Contrato / Proyecto
2 Tipo de Plano (Diagrama Unilineal, P&ID, etc.)
3 Sub área específica, Detalles (Planta, Secciones, etc.)

Todos los planos deberán cumplir con los siguientes requisitos:


 Título, fecha, número, incluyendo la revisión.
 Nombre y número del Proyecto.
 Indicación de referencias a otros planos.
 Indicación del sistema de coordenadas y cotas utilizado (UTM, local u otro).
 Firmas responsables.
 Indicación de pendientes (si aplica).

4.11. Aprobación de Documentos

La revisión de la documentación del Proyecto se efectuará de acuerdo al manejo de la


plataforma de JPI.
En el caso de la Coordinación Interdisciplinaria, el tiempo máximo de revisión será de 2
días hábiles, mientras que la Verificación del Diseño (VD) será máxima de 3 días hábiles.

4.12. Consideraciones generales para el documento

La confección de Documentos, tales como, Memorias de Cálculos, Evaluaciones Técnicas,


Criterios de Diseño, Hojas de Datos, Listados de Equipos, producto del desarrollo de la
Ingeniería, deberá realizarse con los Software Estándares de Jacobs, siendo estos, MS-
Office (Word, Excel y PowerPoint). El no uso de las aplicaciones especificadas requiere
previa aprobación del Gerente Funcional de Ingeniería.
Todos los documentos deberán generarse en archivo único, sean estos Word, Excel u otro,
sólo en aquellos casos en que, documentos generados con diferente software, no puedan
ser integrados en un documento único, deberán quedar integrados en un archivo híbrido

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cuidando que los nombres de los archivos sean nemotécnicos e identificándolos con un
correlativo.

4.13. Plan de Gestión de Cambios de la Ingeniería

El manejo del cambio, cualquiera que sea el tipo de cambio y cualesquiera que sean sus
causas, debe ser detectado, informado y registrado, como una forma sana de mantener la
limpieza y transparencia de la ejecución del Proyecto.
Jacobs realizará la gestión de cambios de los servicios incluidos en la Ingeniería siguiendo
las pautas del procedimiento PISOP-134 Change Management y por la aplicación de la
práctica de valor de JVEP-22 Change Management, En estos procedimientos de
encontrarán las definiciones de conceptos y la guía de las acciones a tomar.
En términos generales, para realizar un apropiado manejo del cambio, se deben cumplir
las siguientes premisas:
 Cada componente del equipo de trabajo debe tener plena conciencia de la
importancia de esta actividad, en su propio beneficio y en el del Proyecto en general.
 Cada componente del equipo de ingeniería debe conocer perfectamente los
alcances y límites de batería de las instalaciones definidos para este Proyecto y que
deben ser diseñadas y, además, del nivel de desarrollo requerido en tales diseños.
 Todos los componentes del equipo de ingeniería deben conocer perfectamente los
recursos destinados para cada una de las actividades incluidas en el desarrollo del
Proyecto y su programa de ejecución.
 Todos los componentes del equipo de ingeniería deben estar atentos a las
desviaciones del trabajo encomendado.
 Todas las desviaciones detectadas deben ser informadas y registradas, de acuerdo
al procedimiento de control de cambios.
 Todas las desviaciones aprobadas y que impacten alguna o todas las líneas bases
de desarrollo deben reflejarse a la brevedad en la modificación de la línea base
impactada y en los informes de avance del Proyecto.

4.14. Notificación de Cambio de Diseño

Los cambios de diseño generados durante la etapa de Ingeniería deberán registrarse a


través de una Notificación de Tendencia, la cual es generada por el Jefe de Disciplina de
Jacobs y que puede ser levantada tanto por ingeniería Jacobs como por el Cliente.
El control con el estado de las Notificaciones de Tendencia estará a cargo del Coordinador
de Ingeniería.

4.15. Procedimientos de Ingeniería

Para el desarrollo de esta ingeniería, según su aplicación y en correspondencia con el


alcance del servicio, se utilizará como referencia los siguientes procedimientos:

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Tabla 4.3 Procedimientos de Ingeniería


Procedimiento Denominación Objetivo

Seguridad en el PISOP 201 Definir las actividades de ingeniería y diseño de un


Diseño proyecto a fin de implementar aspectos de seguridad.

Administración y PISOP 202 Definir las actividades y métodos para el control,


Control de seguimiento, emisión, distribución, clasificación,
Documentos informes y archivo de documentación del servicio.

Verificación de PISOP 203 Definir los requerimientos mínimos para verificar la


Entregables precisión y contenido de los entregables del proceso
de diseño específico para la fase de un proyecto.

Diseño Asistido PISOP 207 Definir los “Roles y Responsabilidades” así como
por Computador documentar la implementación y mantención de
aquellas actividades asociadas con el Diseño Asistido
por Computador.

Software de PISOP 208 Definir los requerimientos mínimos para la validación,


Control de verificación y control de software utilizado dentro del
Ingeniería proceso de diseño.

El grupo de ingeniería de este servicio acudirá en consulta y se apoyará en el conjunto de


procedimientos de ingeniería listados en la siguiente ruta: S:\04-SGC Jacobs
Chile\5.Procedimientos Jacobs Chile, y los Instructivos (WI) que apliquen en cada caso.

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5.0 CONTROL DE PROYECTOS

5.1. Alcance

Las actividades de Programación y Control de Proyecto incluyen: gestión de cambio y sus


estimaciones de presupuestos asociadas, planificación, control de avance (programa),
medida de avance y manejo de costos del servicio, todos los cuales entregan los datos de
entrada que determinan las acciones de gestión para cumplir con tiempo y plazo.
En este capítulo se indica la metodología de Programación, Control de Proyecto, Gestión
de Cambio, emisión de reportes, estados de pagos y su información de respaldo.

En general para el Control de Proyecto se procederá según lo indicado en el Instructivo


generación y control de cronogramas para la fase de Ingeniería y Ejecución, documento
número PNN-K-IN-A0015 versión 1.0.0 de BHP.

5.2. Estructura de Quiebre del Proyecto – WBS

El WBS divide el trabajo en componentes manejables para la planificación y control.


Generalmente, la mayoría de los proyectos puede desglosarse sistemáticamente dentro de
una estructura jerárquica inteligente de niveles.
El WBS tiene por objetivo representar jerárquicamente los componentes del Proyecto. Las
tareas del nivel más bajo se identifican como los Entregables. Esta organización orientada
en términos de entregables debe definir el alcance total para cada uno de los Proyectos.
Para cada entregable se deben definir las actividades a realizar para asegurar que cada
proyecto incluya todo el trabajo necesario y solicitado en el alcance.
El desarrollo de los WBS debe ceñirse a lo especificado en el documento interno de BHP:

La Estructura de WBS específica para la Orden de Servicio se encuentra en Anexo PN204-


DPS-200-Z-MA-C1000_Anexo C.

5.3. Medición de avance

El Control de avance y su proyección de cumplimiento de plazos, se llevará semanalmente


mediante el uso de sistema de control de avance físico en planilla Excel según los
requerimientos de información definidos por el Cliente.
El control de avance físico se llevará mediante avances manuales dados por los jefes de
disciplina de manera de generar los reportes con horas ganadas y avance comparando lo
real con el programado. Estos reportes serán informados y analizados en las reuniones
semanales que son parte del plan de comunicaciones.
En este servicio los presupuestos de control serán en horas hombre y el avance estará
basado en el grado de desarrollo de cada entregable, asociándole un porcentaje
establecido a cada revisión del producto que se está elaborando. El avance será medido
sobre las actividades directas del servicio.

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Todas HH asociadas a la generación directa de un entregable se denominan HH directas.


El porcentaje de avance físico de los entregables de ingeniería se determinará de acuerdo
a la siguiente tabla:

Acumulado
Revisión o Hito
%
Inicio elaboración del entregable 10

Entregable emitido para Coordinación Interdisciplina (Rev. A) 50

Entregable emitido para Aprobación Cliente (Rev. B) 60

Entregable rechazado por el Cliente y emitido en Revisión B1,


70
B2, B3, etc.
Entregable aprobado por el Cliente en revisión B (B1, B2, B3)
80
y emitido en Rev. 0 para firma del cliente
Entregable aprobado en Rev. 0, sin observaciones, para firma
100
del Cliente, en su emisión final

Para la asignación de avance físico de las actividades indirectas (aquellas actividades que
no son asociadas directamente al desarrollo de un entregable de la propia disciplina) se
considerará avance lineal a lo largo de la duración de la actividad.
Para efectos de cobros e información al Cliente el avance físico del estudio estará dado
por el Avance Físico Total Proyecto.

5.4. Control de Cambios

El equipo del Proyecto estará atento a eventuales variaciones o solicitudes de cambios en


el alcance del Proyecto, las que pueden derivarse de modificaciones a las definiciones
iníciales, modificaciones parciales en los objetivos, influencias o cambios en las
condiciones externas del Proyecto u otros.
Además de los cambios explícitamente solicitados por el Cliente y los derivados del
seguimiento permanente del equipo de control.
Luego de identificado un cambio, el Jefe de Proyecto y quienes este designe verificarán los
impactos que normalmente tiene en los costos, programación, calidad u otras variables del
Proyecto. Es decir, se requerirán ajustes en la planificación.
Cuando un cambio se ha identificado, verificado, y evaluado, se procederá a oficializarlo
de acuerdo a la siguiente metodología de control de Tendencia y cambios.

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5.4.1. Proceso

El proceso se inicia con el reconocimiento de potenciales cambios antes de que estos se


produzcan, permitiendo tomar acciones correctivas oportunamente en caso que se
requieran.
Se entenderán por notificación de tendencia los potenciales cambios al alcance en costo y
plazo del estudio en desarrollo.
Para efectos de informar las notificaciones de tendencias y cambios se desarrollará un
LOG que ira adjunto en los Informes Semanales. Estos cambios potenciales permitirán
cuantificar el costo y plazo de los impactos en el Servicio y en el Proyecto.
La naturaleza de las tendencias podrá ser:
 Evolución del diseño.
 Transferencias.
 Cambio de Alcance.

El origen de las tendencias podrá ser:


 Solicitado por el Cliente.
 Solicitado por Jacobs.
 Otros.

El estatus de las tendencias podrá ser:


 Aprobada: Se puede proceder con los trabajos y con la emisión de la Notificación
de Cambio.
 Aprobada con Observaciones: Se puede proceder con los trabajos, pero se
deberá levantar las observaciones antes de la emisión de la Notificación de Cambio.
 Re-emitir: Remitir la Tendencias de acuerdo a las observaciones para nueva
evaluación por parte del Cliente. No aplica aprobación ni rechazo
 Pendiente: No proceder, no están las condiciones para hacer una definición; se
deberá analizar en las siguientes reuniones de tendencias.
 Cancelada: No proceder con el trabajo.
 Rechazada: No constituye desviación, proceder con el trabajo que está incluido en
el alcance original.

Los entregables, asociados a la gestión de cambios son los siguientes


 Notificación de Tendencias: Contiene el Nº de registro, revisión, descripción de la
desviación, la naturaleza, horas-hombre, entregables, costo, referencias, y firma de
elaboradores responsables.
 Respaldo de las Desviaciones: Horas-Hombre/entregables quebrados por
disciplina, comunicaciones, documentación que sustenta la desviación, estimación
de costos de inversión asociados a la desviación, etc.

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 Log de tendencias: Incluye potenciales tendencias, tendencias aprobadas y


cambios, con la información resumida de las notas de desviación.
 Notificación de Cambio: Documento que contiene el registro de una o más
Tendencias aprobadas.

Reuniones de revisión de tendencias y cambios al Proyecto


 La revisión de Tendencias será realizada semanalmente, como un tema de las
reuniones Contractuales.

5.5. Informes de avance

Los Informes de Avance son el medio clave para todos los participantes involucrados en el
Estudio, de manera de asegurar comunicaciones oportunas y consistentes. Los elementos
claves de este sistema son los informes de las actividades de control, proyección de costos
y programa.
La preparación de los informes está bajo la responsabilidad del Jefe de Proyecto, siendo
esencial para esta actividad, la búsqueda y recolección del input de todo el Equipo del
Proyecto y de los procesos de gestión de cambios del Proyecto.
El informe que se presentará durante el desarrollo del Servicio es un Informe Semanal que
se emitirá los días viernes, actualizado al día jueves anterior, que contenga los siguientes
aspectos:
 Hoja 1: Portada
 Hoja 2: Información de Proyecto
Observaciones Generales
Programación
Finanzas
Curva S
 Hoja 3: Informe por entregable
 Hoja 4: Estatus Control de Documentos
 Hoja 5: Gráfico
 Hoja 6: Registro de Tendencias y Cambios
 Hoja 7: Curva
 Hoja 8: P6
 Hoja 9: Métrica

5.6. Estado de Pago

Se presentarán Estados de Pago mensuales determinado en base a los montos del


Contrato y al avance físico verificado en cada uno de los ítems de pago.
Jacobs presentará los Estados de Pago, con la siguiente información de respaldo:
 Tabla resumen de medición de avance físico.

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 Detalle de los Gastos contractuales del Servicio.

5.7. Facturación

A través de email, el Cliente aprueba el estado de pago, proporcionando un número HES


(Hoja Estado Servicio) para incluir como el único respaldo en la factura.
El jefe de Control de Proyectos envía por email una solicitud de factura al Departamento
de Contabilidad de Jacobs, proporcionando toda la información que incluir en la factura.
El Departamento de Contabilidad de Jacobs emite una factura electrónica al Cliente,
solicitando pago por transferencia electrónica.

5.8. Referencias

 PISOP130: Plan de Control del Proyecto y Estructura de Desglose del Trabajo


 PISOP131: Planificación y Programación
 PISOP133: Gestión de Costos
 PISOP134: Administración de Cambios
 PISOP135: Medición del Desempeño
 JVEP22: Gestión de Cambios

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6.0 ABASTECIMIENTOS

6.1. Propósito

El propósito de este Procedimiento es describir, reglamentar y uniformar las actividades de


la disciplina de Abastecimientos para Contrato Marco de BHP.

El presente Capítulo está basado en un conjunto de Procedimientos, Instrucciones y


Pautas asociadas a la administración de bienes de abastecimiento vigentes para el
Proyecto.

6.2. Alcance

El proceso de adquisiciones como parte del alcance de Jacobs, contempla las etapas de:
 Preparación de la solicitud de Cotización, incorporando la documentación técnica,
administrativa y comercial para el desarrollo del proceso de licitación.
 Gestión de preguntas y respuestas en las etapas de preparación de ofertas y
evaluación de ofertas.
 Desarrollo de la Evaluación Comercial.
 Emisión de la Carta de Recomendación para Compra, considerando la Evaluación
Técnica Aprobada por el Cliente y la Evaluación Económica.
 Apoyo en la etapa de negociación con Proveedores.
 Preparación de la Orden de Compra incorporando toda la información comercial
acordada con el proponente más la Requisición Técnica para Compra y los
documentos técnicos indicados en ésta.
 Sólo en casos especiales y frente a la imposibilidad de emitir una Orden de Compra
en forma Oportuna, se considerará la emisión de una Carta de Adjudicación para
compra, la cual deberá indicar al menos los montos, plazos y condiciones
comerciales definidas para el alcance solicitado en las Bases Técnicas.
 Gestión sobre los documentos de Ingeniería Vendor para que éstos sean
entregados conforme al listado y programa de entrega de documentos Vendor. La
revisión y calificación (aceptación o rechazo) de los entregables de la Ingeniería
Vendor será efectuada por Ingeniería Jacobs y Control de Documentos Jacobs
apoyará con la gestión de los documentos.
 Abastecimiento de Jacobs efectuará la activación (expediting) sobre los equipos y
suministros adquiridos mediante las órdenes de compra.

En general, las actividades de Abastecimiento comprenden las siguientes etapas:


 Planificación.
 Conformación de la Compra. Esta etapa comprende la definición del listado de
proponentes, preparación y envío de solicitudes de cotización, gestión de consultas
y respuestas, recepción de ofertas, evaluación de ofertas (técnica por Ingeniería

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Jacobs, comercial por Abastecimiento), emisión de Cartas de Recomendación y


Órdenes de Compra.
 Administración de la Orden de Compra. Las principales actividades son:
coordinación y desarrollo de reuniones de inicio
 Cierre de la Orden de Compra.

Además, todos los procesos de compras sólo podrán iniciarse con documentos en Revisión
“0”, desarrollados con el nivel de ingeniería apropiado al tipo de equipo/material y
modalidad de compra. El uso de cualquier documento bajo revisión 0, deberá ser
autorizado en forma especial por el Gerente de Proyecto de BHP.

6.3. Definiciones

6.3.1. Requisición de Materiales

Documento, emitido por las disciplinas de Ingeniería, mediante el cual se solicitan y


especifican los bienes y/o materiales requeridos para el Proyecto. Este documento
principal, según la complejidad de los bienes y/o materiales solicitados debe ir acompañado
de otros documentos técnicos, tales como especificaciones técnicas, hojas de datos,
criterios de diseño, planos y/u otros que permitan definir claramente lo que se solicita. La
requisición de materiales inicialmente será para “Cotización”, cuya abreviación es MRQ
(“Material Request for Quotation”) y posteriormente será para “Compra” MRP (“Material
Request for Purchase”).

6.3.2. Originador o Ingeniero Requisitor

Persona que genera una requisición, para cubrir la necesidad del Proyecto. Responsable
de obtener los endosos correspondientes.

6.3.3. Proceso de Abastecimiento

Es el conjunto de actividades requeridas para efectuar el aprovisionamiento de los bienes


y suministros críticos del proyecto, en forma económica, con la calidad requerida y dentro
de los plazos establecidos por el programa del proyecto.

6.3.4. Purchasing Status Report

Este documento también llamado “Programa de Compras” establece los paquetes de


compra definidos para el Proyecto con sus respectivas fechas de programa (Schedule),
pronóstico (Forecast) y real (Actual), el cual se emite semanalmente para efectos de control
de las actividades de Abastecimiento. Este documento se enviará junto con el reporte
semanal del proyecto.

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Este documento nace en Rev.”B” en el sistema JPI debido a que previo a su primera
emisión se efectuó un trabajo interno y externo con el Cliente.

6.3.5. Proponente, Proveedor, Contratista, Licitante u Oferente

Es la denominación que recibe una empresa o persona invitada a participar en una


Licitación.

6.3.6. Proponente Exclusivo

Es aquel que, por condiciones especiales del requerimiento, es el único llamado a participar
como proponente en un proceso de Licitación, justificándose no considerar el concurso de
otros proponentes. Esta justificación debe quedar claramente expresada en el documento
denominado “Waiver” o Solicitud de Proveedor Único, mediante el cual se autoriza la
utilización de una única fuente o proponente único.

6.3.7. Listado de Proveedores

Documento que lista todos los proveedores considerados para este Proyecto. Este
documento se modificará conforme los requerimientos de ingeniería del proyecto.

6.3.8. Metodología de Evaluación Comercial

Documento de Abastecimiento que establece la metodología y los criterios a evaluar de las


ofertas comerciales recibidas de los proponentes para cada paquete de compra. Se emitirá
una Metodología de Evaluación para cada familia de equipos y/o suministros. Este
documento nacerá en Rev.”B” debido a que se efectuó un trabajo previo en forma interna
(Jacobs) y con el Cliente para establecer un documento base sobre el cual se efectuarán
las modificaciones para cada equipo y/o suministro indicado en el PSR.

6.3.9. Autorización para Iniciar Proceso de Licitación

Jacobs debe solicitar formalmente al Gerente de Proyecto de BHP la autorización para


iniciar los procesos de compra mediante carta “Solicitud de Autorización para Inicio de
Licitación”, adjuntando los siguientes documentos:
 Carta “Invitación a la licitación N° XXXX” o “Solicitud de cotización N° XXXX”
(compra de asignación directa o proveedor único), que incluye el calendario del
proceso de licitación.
 Requisición de Materiales y sus anexos tales como Hojas de Datos, Criterios de
Diseño, Especificaciones Técnicas o cualquier otro que aplique al menos en
Revisión 0.
 Modelo de Orden de Compra.
 Metodologías de Evaluación Técnica y Económica.
 Instrucciones a los Proponentes

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 Justificación de proveedor único o asignación directa cuando aplique.

Una vez recibida la autorización, Jacobs tendrá un plazo máximo de 5 días hábiles para
iniciar el proceso de cotización.

6.3.10. Solicitud de Cotización

Acto escrito por el cual el Área de Abastecimiento de Jacobs solicita a los Proveedores una
cotización, la cual debe expresar al menos lo siguiente: precios, cantidades, lugar y fechas
de entrega, términos y condiciones comerciales y técnicas por determinados bienes,
materiales y/o servicios.

6.3.11. Cotización, Propuesta u Oferta

Documento oficial a través del cual un proveedor formaliza su oferta, en respuesta a la


Carta de Solicitud de Cotización enviada por el Área de Abastecimiento del Proyecto.

Las invitaciones a cotizar deben establecer la forma y el plazo en que deben ser
presentadas las ofertas. Cualquiera sea la forma estipulada, ella debe asegurar que:
 Todos los proponentes dispongan de la misma información para preparar sus
ofertas.
 Todos los proponentes podrán solicitar aclaraciones.
 La confidencialidad de la información será debidamente resguardada.
 Las ofertas no pueden ser conocidas por otros proponentes o terceros.
 Las ofertas no pueden ser alteradas.
 Las ofertas económicas deberán ser debidamente custodiadas.

Es responsabilidad de Jacobs responder todas las preguntas técnicas y coordinar con el


Gerente de Proyecto de BHP (o quien éste designe) las respuestas a consultas
legales/económicas/financieras que se requieran.

6.3.12. Apertura de Ofertas

Las ofertas técnicas y económicas serán abiertas en forma simultánea.

6.3.13. Evaluación Comercial

Documento (Tabla Comparativa de Ofertas) en que se ecualizan, homologan (si aplica) y


comparan los precios de las cotizaciones recibidas, detallándose las condiciones
comerciales ofrecidas como plazos de entrega, formas de pago, garantías, etc.
indicándose, además, si cumplen o no técnicamente con las especificaciones exigidas por
el Proyecto. Incluirá de forma referencial, información de VAC si corresponde. Será firmado
por las siguientes personas de Jacobs: Comprador, Jefe de Abastecimiento y Gerente de
Proyecto. Se incluirá como documento adjunto a la Carta de Recomendación (LOR).

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En caso que durante el proceso sean descalificadas las ofertas, por razones técnicas o
comerciales, se deberá solicitar autorización a BHP para continuar con el proceso de
licitación. Esto se efectuará mediante una carta que expondrá las razones por las cuales
no es posible considerar las ofertas recibidas.

6.3.14. Carta de Recomendación de Compra (LOR).

Documento emitido para aprobación de BHP como resultado de los procesos previos de
evaluación y reunión de negociación, a través del cual se recomienda la adjudicación de
bienes o suministros a uno o más de los Proponentes participantes. Esta carta incluye al
menos: resumen de precios, plazos de entrega y demás condiciones. Esta carta también
es conocida como “LOR” por su sigla en inglés de Letter of Recomendation. Por medio de
este documento debidamente aprobado, BHP autoriza formalmente a Jacobs para que
emita la Orden de Compra a él o los proveedor (es) recomendado(s) para esta la Fase del
proyecto.

6.3.15. Carta de Autorización para Negociar

Documento (carta) emitido para aprobación de BHP, a través del cual, se recomienda
negociar con uno o más Proponentes, basado en el resultado de las evaluaciones técnica
y económica.

6.3.16. Orden de Compra

Documento formal mediante el cual se solicitan formalmente al Proveedor los bienes y


suministros requeridos. Este documento sólo puede ser emitido una vez que el BHP
aprueba la Carta de Recomendación (LOR) e Ingeniería Jacobs entrega la Requisición de
Materiales (MRP) para compra aprobada también por BHP.

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7.0 CONSTRUCTIBILIDAD

El propósito de este capítulo es establecer los requisitos para la aplicación de la disciplina


Constructibilidad que apoya y optimiza el desarrollo de la Ingeniería.
Se explica las funciones y responsabilidades aplicables al proceso de la Constructibilidad,
durante el desarrollo del Proyecto.

7.1. Definiciones

El detalle de las definiciones utilizadas por Constructibilidad se encuentra en el Field


Management Manual – Exhibit 2.2 “Glossary of Terms”. Las principales se presentan a
continuación:

Constructibilidad
Jacobs ha adoptado la enunciación de lo definido por la Construction Industry Institute (CII),
el cual define como Constructibilidad: "el uso óptimo del conocimiento de la construcción y
la experiencia en la planificación, diseño de Ingeniería, compras y operaciones para lograr
los objetivos generales del Proyecto. Los máximos beneficios de esta actividad ocurren
cuando los profesionales seleccionados, de gran experiencia y conocimiento en
construcción se involucren desde el comienzo en la fase de la Ingeniería del Proyecto”.

Revisión de Constructibilidad
La revisión de constructibilidad es la evaluación de la capacidad de construir de forma
segura.

7.2. Constructibilidad durante la Fase de ingeniería

El personal de Constructibilidad de Jacobs asignado al Proyecto durante la Fase de


Ingeniería, será responsable de dirigir y realizar todas aquellas actividades y entregables
necesarios para asegurar la constructibilidad del Proyecto, considerando la fase de
Ingeniería del servicio en ejecución.
Asimismo, este Grupo proporcionará el apoyo al desarrollo de los entregables de Ingeniería
desde el punto de vista constructivo y contribuirá al desarrollo del Programa Maestro y a la
estimación de los costos CAPEX en aquellos aspectos de los costos indirectos del
presupuesto.
Dependiendo de la fase de Ingeniería del servicio en ejecución y del alcance definido en la
Orden de Servicio específica, el equipo de Constructibilidad podrá:

7.2.1. Tareas de Constructibilidad

Revisar planos y especificaciones técnicas, participar activamente en las reuniones de


diseños, realizar visitas a terreno, participar en reuniones de coordinación del Proyecto,
revisiones del plan de terreno y revisiones del programa.

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Adicionalmente podrá reunirse de forma programada para discutir conceptos de


constructibilidad, compartir lecciones aprendidas a partir de la base de datos, y
proporcionar información a los diseños de Constructibilidad.
Antes de finalizar la Ingeniería, el equipo de Constructibilidad podrá realizar una revisión
final de constructibilidad para comprobar la integridad y exactitud de los datos del diseño.
Esta opinión no modifica el diseño, sino que será una revisión final de los aspectos
señalados.
Finalmente, dependiendo del alcance definido en la Orden de Servicio específica, podrá:
 Elaborar el Plan de Ejecución de etapa de Construcción (CM) del Proyecto.
 Apoyar en la revisión y actualización del Plan de Seguridad, Sustentabilidad y Medio
Ambiente, según el Field Management Manual – Section 4.0 “Field Safety”.
 Analizar y emitir recomendaciones referentes a la aplicabilidad de pre-instalaciones
y modularización, si fuese factible.
 Desarrollar, coordinar y dirigir los Talleres de Constructibilidad.
 Participar y apoyar la práctica de valor agregado “Value Plus”, según JVEP-12.
 Apoyar la revisión CRR-2 (“Construction Readiness Review”), según el Field
Management Manual – Section 2.4. El objetivo principal de esta revisión es evaluar
si todo está en su lugar o estará en su lugar, asegurando una transición suave y
eficiente para el terreno.
 Realizar la planificación de actividades y plazos para la ejecución de instalaciones
temporales, obras tempranas, trabajos proyectados, actividades de
precomisionamiento, comisionamiento y puesta en marcha.
 Apoyar la generación del Programa de ejecución del Proyecto.
 Apoyar la generación de las Bases de Licitación de los contratos de montajes.
 Identificar partidas críticas y recomendar acciones que permitan minimizar su
criticidad.
 Apoyar la revisión y actualización del Plan de Contratos.
 Actualizar la dotación para la etapa de construcción.

7.2.2. Revisiones de Constructibilidad

Las revisiones de Constructibilidad serán programadas y facilitadas por el Jefe de


Disciplina de Constructibilidad.
En particular, podrán realizarse las siguientes actividades:
 Revisión de documentos claves de Ingeniería (según PVE) con el objeto de verificar
las facilidades de su Construcción.
 Revisión de especificaciones de Construcción.

7.3. Referencia

 JCL-WI-500-01. Constructabilidad.
 JVEP03 Constructibilidad

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8.0 ESTIMACIÓN DE COSTO DE CAPITAL (CAPEX)

La Estimación de Costo será desarrollada para cumplir con los estándares de BHP, que
relaciona cada estimación de costos con el tipo de estudio de ingeniería en desarrollo.
Todos los supuestos, consideraciones y exclusiones quedarán establecidos en el
documento Base de Estimaciones.
La Estimación de Costo de Capital contendrá lo siguiente:

Costos Directos
Incluirán todos los costos asociados a equipos, materiales y mano de obra, que se
requieren para materializar las diferentes áreas del Proyecto.
La información básica para obtener los Costos Directos del Proyecto será desarrollada y
documentada concordante con la definición de áreas establecidas en las Bases de
Estimación.
Los Costos Directos incluirán lo siguientes ítems:

Adquisiciones -Costo de Equipos y Materiales procedencia extranjera


-Costo de Equipos y Materiales procedencia nacional
Construcción -Costo de Mano de Obra
-Costo de Materiales de Construcción

-Costo de Equipos de Construcción


-Gastos generales y utilidades del Contratista
-Subcontratos

Costos Indirectos
Corresponden a los costos asociados a toda actividad distribuida en más de una partida y
no asociados directa o exclusivamente, a la ejecución de una determinada partida
Las categorías de costos indirectos que se identifican son las siguientes:
 Instalaciones y servicios comunes de construcción
 Implementación de Contratistas (Ingeniería y Administración)
 Costos Indirectos de BHP

Proceso de Revisión de la Estimación De Costos


Una vez finalizada la estimación de costos, esta será emitida para revisión interna del
Proyecto (ingeniería, adquisiciones, construcción) y para revisión del Gerente Corporativo
de la Compañía.

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Informe Final Estimación de Costos


Una vez terminado este proceso de revisiones, la estimación de costos de capital (CAPEX)
será emitida al Cliente en un informe denominado “Estimación de Costos” conteniendo los
puntos indicados en el documento LINEAMIENTOS PARA LA ESTIMACIÓN DE FASES
DE ESTUDIO, CAPEX Y OPEX, de BHP.

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9.0 CONTROL DE DOCUMENTOS

El objetivo de este capítulo es identificar los procesos y Protocolos a los que Control de
Documentos de Jacobs, se adhiere y definir todo objetivo clave que deba lograrse en la
prestación del servicio.
Además, identificar y definir claramente “Cuales” servicios deben llevarse a cabo por medio
de la función de Control de Documentos y proporcionar a la Gerencia un estatus
actualizado sobre el estado de los documentos del Proyecto.

9.1. Alcance

Toda la información debe ser enviada y recibida a través de Control de Documentos.


Es responsabilidad de Control de Documentos, asegurar que los documentos sean
controlados y distribuidos entre los miembros del Proyecto de una manera eficaz y
eficiente, en base a los procedimientos establecidos.
Es de vital importancia cumplir los procedimientos de Control de Documentos durante el
desarrollo del Proyecto y después de su término. Todos los documentos de entrega
controlada de ingeniería y otras áreas y departamentos, necesitan ser de fácil acceso para
todo el equipo durante el ciclo de vida del Proyecto.
El propósito de este capítulo es identificar la función que desempeña Control de
Documentos y los objetivos claves que debe alcanzar.
Jacobs utilizará su sistema de gestión documental JPI de acuerdo al Instructivo de trabajo
“JPI Training Manual”, el cual permite gestionar inequívocamente todos los documentos
producidos por el Proyecto.
En particular, referido a los productos de Ingeniería, este sistema permite al menos lo
siguiente:
 Crear un documento, el cual está inserto en un registro de identificación (tarjeta).
 Proporciona el formato correspondiente al producto creado
 Permite incluir en la tarjeta todos aquellos antecedentes relacionados al producto
en desarrollo y los guarda junto a él.
 Asigna el número correlativo en forma automática, evitando duplicidad de
codificación.
 Cada vez que el producto es emitido, guarda una copia de seguridad de él, la cual
es inviolable, lo cual permite hacer seguimientos históricos de la vida del producto.
 Evita una doble emisión en cualquier revisión en particular.
 Permite obtener información de estado de todos los productos definidos para el
Servicio.
 Permite trazabilidad de los productos.
 Permite el libre acceso a la información para cualquier persona integrada en la red
de trabajo del Proyecto.

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Control de Documentos proporciona los siguientes servicios para el Proyecto:


 Punto de Almacenamiento y Archivo Central de todas las Revisiones generadas a
lo largo del Proyecto en JPI.
 Registro de entregables y documentos.
 Verificación en copia dura (papel) o electrónica de que el control de calidad de los
entregables de ingeniería haya sido efectuado.
 Informe de situación de estado de los documentos emitidos.
 Emisión y entrega de documentos y planos.
 Registro de documentos y planos de diversas fuentes (Antecedentes del Cliente).
 Archivo de Documentos y Planos.
 Distribución de los entregables de acuerdo a la Matriz de Distribución definida para
el Proyecto.
 Archivo de Entregables del Proyecto (a la finalización del Proyecto y sujeto a la
solicitud del Gerente de Proyecto).

9.2. Estrategia de Control de Documentos

Las categorías de documentos que se necesita controlar para el Cliente, incluyen al menos
las siguientes:
 Documentos generados por Ingeniería Jacobs.
 Documentos de BHP, incluida toda revisión de comentarios recibida.
 Otros documentos de terceras partes (incluye Contratistas y/o Proveedor si aplica).

9.3. Documentos Provistos por BHP / Terceras Partes

Estos documentos pueden ser recibidos por un miembro del Equipo del Proyecto, o
entregado por el Cliente, debiendo ser derivados a Control de Documentos o ser enviados
directamente a esa sección. Los documentos son registrados en el disco P y distribuidos
para la acción como lo instruya el Gerente del Proyecto o de acuerdo con la matriz de
distribución de documentos.

9.4. Distribución de Documentos

La prioridad para la distribución de los documentos será según orden de llegada excepto
que el Gerente de Proyecto indique lo contrario.
La Gerencia del Proyecto debe comunicar y mantener informado a Control de Documentos
de cualquier cambio en las prioridades.
La distribución de la documentación generada por Jacobs se efectuará según la siguiente
matriz, de acuerdo a la nomenclatura siguiente:

 E: Emisor

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 R: Receptor
 C: en copia
Tabla 9.1 Distribución de Documentos

Coordinador de Ingeniería

Control de Documentos
Control de Proyectos
Tipo de Documentos

Jefes de Disciplina
jefe Proyecto
USO

Jacobs
Materias Contractuales C
Estados de Pago C E
Carta Facturas C E
Ordenes de Cambio C E
Nota de Desviación C E
Transmitt Documentos Técnicos C C C E
al
Notas de Clarificaciones C C C E
Envió Técnicas (SDI)
Lista de Acciones E C C E/C
Minutas de Reuniones E C C E/C
E-Mails
Informes de Avance C E E/C
E/R/ E/R/
Información General E/R/C
C C

9.4.1. Documentación generada por Jacobs

Para la documentación generada por Jacobs se define el almacenamiento de la copia


electrónica en formato nativo en el sistema JPI, y el envío a BHP de un duplicado digital
(PDF) con firma digital.

9.4.2. Documentación comentada por BHP, recibida por Jacobs

BHP enviará sus comentarios en una copia digitalizada (pdf) y/o copia dura, la cual se
almacenará en el sistema JPI y se generarán notificaciones a los Jefes de Disciplina
correspondientes en Jacobs. Junto con la emisión siguiente se enviará a BHP la copia
escaneada de respuesta a los comentarios.

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9.4.3. Documentación Proveedor / BHP, recibida por Jacobs

Cuando aplique, se escaneará y/o almacenará la información en JPI y en el disco P, y se


enviarán correos de aviso a Ingeniería Jacobs. BHP recibirá copia electrónica.

9.4.4. Documentación generada por terceros

Otros tipos de información, no contemplada en las definiciones anteriores, se almacenarán


en el disco P y se informará por correo a la organización, se enviará copia electrónica a
BHP.

9.5. Revisión y/o Aprobación BHP

La revisión de entregables por BHP no libera Jacobs de su responsabilidad por el contenido


de dicho entregable.
Los entregables emitidos al Cliente para su Revisión y/o Aprobación (según PVE) deben
ser enviados vía Control de Documentos. Cuando se requiere una revisión, el documento
es enviado a Control de Documentos desde donde es distribuido al Cliente por medio de
un Transmittal de Documentos.
Los comentarios del Cliente, serán enviados electrónicamente.
Para efectos del cumplimiento del programa del Proyecto se concuerda un plazo de
revisión de 5 días hábiles, dentro de los cuales los comentarios o aprobación deben llegar
por intermedio de Control de Documentos, de lo contrario, se liberará como “Aprobado
Plazo Vencido” para que este se pase a revisión superior.
En caso que el Cliente entregue en plazo los comentarios, Control de Documentos debe
registrar el documento en el sistema JPI, luego hacer la notificación al líder de la disciplina
correspondiente para que realice los cambios solicitado por el Cliente
Todo comentario asociado y revisión de estado de Cliente incluyendo las fechas reales de
devolución deben ser registradas por Control de Documentos en el JPI.

9.6. Formato de Entrega

El formato de entrega de los entregables será en PDF para revisiones intermedias y en


nativo para versiones finales y en revisiones intermedias.

9.7. Emisión de Productos

El proceso de emisión de productos consiste en hacer llegar una copia de los productos
emitidos a cada uno de los responsables para los cuales, de acuerdo a la matriz de
distribución, es de interés conocer su contenido. Además, quedan registrados en una base
de datos los antecedentes inherentes a la emisión del producto (número del producto,
código de actividad, fecha de emisión, revisión del producto, etc.).
El flujo de emisión en JPI es el siguiente:

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Sign : Originador
Checking Approval : Jefe de Disciplina
Discipline Approval : Coordinador de Ingeniería
Project Approval: : Gerente de Proyecto

Control de documentos, que es el encargado de las emisiones al Cliente, recibe el plano o


documento, electrónicamente. Los registros de revisión asociados quedan incorporados
electrónicamente a través del sistema JPI.
Luego, procede inmediatamente a la emisión del producto, es decir, lo procesa en el
sistema de emisión, imprime Transmittal y las distribuye.

Tabla 9.2 Glosas de Emisión


Tipo documento o plano Emisión Glosa
Todos los documentos de
Revisión A Interdisciplina
ingeniería
Todos los planos de
Revisión A Emitido para Interdisciplina
ingeniería
Todos los documentos de Revisión B, C, C1, C2, ….
Revisión y comentarios
ingeniería CN
Todos los planos de Revisión B, C, C1, C2, …. Emitido para Revisión y
ingeniería CN comentarios
Para las requisiciones Cotización / Revisión y
Revisión B
comentarios
Todos los documentos de
Revisión 0 Para Construcción
ingeniería
Todos los planos de
Revisión 0 Emitido Para Construcción
ingeniería
Planos Revisión 0 Para Construcción
Para las requisiciones Revisión 0 Para Cotización
Para las bases técnicas Revisión 0 Para Construcción
Para las evaluaciones Revisión 0 Recomendación
Para informes y reportes Revisión 0 Información
Para criterios, memorias de
Revisión 0 Para Construcción
cálculo, especificaciones
Para Listados Revisión 0 Para Construcción
Todos los documentos y
planos de ingeniería, con
Revisión 0 Para Licitación
pendientes por información
Vendor
Todos los documentos
Revisión N Anulado
planos de ingeniería

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Los productos de ingeniería para revisión y comentarios de BHP se emitirán en Rev. B e


irán estampados con un timbre, según se muestra en la figura:

Figura 9-1 Timbre Aprobación

9.8. Creación y Emisión de SDI (Solicitud de información)

El propósito de la gestión de las SDI (Solicitud de Información), es de llevar en forma


adecuada y eficiente las consultas realizadas y recibidas del Cliente, Contratistas y/o
Proveedores.
De sus siglas SOLICITUD DE INFORMACION (SDI), es el proceso o protocolo formal
mediante el cual, se solicita información de aclaración a planos, especificaciones u otro
para llevar a cabo sin errores parte de un proyecto.
Control de documentos será responsable por la mantención y actualización del LOG de
SDI.
El Jefe de Disciplina deberá solicitar a Control de Documentos el formato y numeración
correlativa correspondiente a la SDI, luego de elaborarla enviará al Coordinador de
Ingeniería correspondiente esta para aprobación.
El Coordinador de Ingeniería enviará a Control de Documentos para emitir, las cuales
tienen un plazo de respuesta de 4 días hábiles por parte del Cliente.

9.9. Referencia

 JCL-WI-200-08 Administración y Control de Documentos

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10.0 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

10.1. Propósito

Definir como se implementa el sistema de gestión de calidad del Proyecto para garantizar
que los resultados de la labor que realiza Jacobs en el Proyecto cumplan con los
requerimientos del Cliente y satisfacer o exceder sus expectativas.

10.2. Sistema de Gestión de Calidad Jacobs

Este Manual de Procedimientos, junto al, Mapa de Proceso de Trabajo de la línea de


Negocio de Minería y Minerales (JSTEPS), y los Procedimientos Operativos de la Industria
de Procesos Estándar (PISOPs), responden al QUÉ, CÓMO y CUÁNDO se lleva a cabo la
implementación de cada una de las herramientas de gestión de calidad definidas a utilizar
en el Proyecto.
El Sistema de Calidad Jacobs se ajusta a los requisitos de ISO9001:2008, y se define en
el Manual del Sistema de Calidad Global Jacobs y PISOP300, Requisitos del Sistema de
Calidad para los procesos industriales.

10.3. Planificación y Programación de las Actividades de Gestión de Calidad

Se debe generar un programa de implementación del Sistema de Gestión de Calidad, el


cual debe considerar al menos lo siguiente:

 Plan implementación Sistema Gestión de Calidad Jacobs


 Preparar Programa de Trabajo
 Preparar y Publicar Manual de Procedimientos
 Preparar y Publicar Plan de Aseguramiento de Calidad (incluido en Manual de
Procedimientos)
 Preparar Plan de Auditoria
 Preparar Plan de Capacitaciones
 Preparar batería de Procedimientos y formatos a utilizar en el Proyecto
 Gestionar Planificar Encuestas de Expectativas y Satisfacción del Cliente
 Planificar Actividades JSTEPS, JVEPS, PISOPs, aplicables al servicio
 Implementación de Auditorias, Capacitaciones y Encuestas.
 Realizar Checklist de Inicio de Proyecto y presentar al Project Manager
 Implementar Plan de Auditorias
 Implementar Plan de Capacitación
 Realizar Encuesta de Expectativas al Cliente
 Realizar Encuesta de Satisfacción del Cliente
 Implementación JSTEPS, JVEPS, PISOPs y Procedimientos, aplicables al servicio.

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El Programa de implementación del sistema de Gestión de Calidad, se encuentra en anexo


a este Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000_Anexo C.

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11.0 HSE, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIOAMBIENTE

El Plan de HSE, tiene por objetivo entregar los lineamientos generales para la
implementación en el Proyecto las políticas y procedimientos de HSE de BHP y de Jacobs
y proporcionar las herramientas necesarias para que todos los trabajadores puedan
identificar los peligros y evaluar los riesgos, adoptar las medidas de control adecuadas,
para prevenir accidentes y lesiones.
La Gerencia de Jacobs, ha definido como base para su proceso de control de los riesgos
la cultura de cuidado a través del BeyondZero, el cual nos permitirá involucrar a los distintos
niveles de la organización, en el compromiso con la salud, seguridad, medio ambiente,
logrando con ello:

 Disminuir la probabilidad de tener incidentes o enfermedades profesionales.


 Un mejor servicio al Cliente.
 Fortalecer nuestra imagen y proyección en el futuro.
 Cumplir con la legislación chilena vigente, emanada de los organismos
fiscalizadores vigentes.
 Motivar y capacitar a los trabajadores.
 Promover una cultura de cuidado a través del concepto de BeyondZero

Figura 11-1 Control de Riesgos

El plan de HSE que implementará Jacobs, está basado en un sistema de gestión de mejora
continua, que se apoya en el compromiso de la Gerencia de lograr cero incidentes,
mediante la ejecución de los procesos de negocios de Jacobs y forja el compromiso de
equipo, mediante la participación activa de cada trabajador que participa en el Proyecto.

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El plan de HSE se desarrolla de acuerdo a las diferentes fases contempladas en el mapa


de procesos JSTEPS de HSE. En cada fase del mapa de procesos se van detallando las
actividades que se deben implementar y se incorporan los requerimientos del Cliente.
La estructura base del presente plan se fundamenta en el modelo de los sistemas de
gestión establecidos en las normas ISO 14.001: 2004 “Sistema de Gestión Ambiental”;
OHSAS 18001:2007 “Sistema de gestión de la seguridad y salud”. La base de este enfoque
se resume en:
 Políticas,
 Planificación,
 Implementación,
 Verificación,
 Revisión por la Dirección.

El detalle del plan de HSE se encuentra en el documento PN196-045-Z-PM-C0004 Plan
HSE.
Se elaborarán Planes de Seguridad, Salud Ocupacional y Medioambiente (HSE) en forma
particular para cada Cliente, siguiendo la estructura y contenidos exigidos por cada una.
Para los diseños de ingeniería de cada una de las disciplinas que se desarrollen en un
servicio adjudicado, deberán considerar las exigencias y recomendaciones contempladas
en los Requisitos de Verificación de Seguridad en el Diseño definidos por el área HSE de
Jacobs en base a la normativa legal nacional o internacional, normativa del Cliente, vendor,
etc. Estos requisitos se encuentran establecidos en listados de verificación particulares
(checklist) disponibles para su revisión en la siguiente ruta:
P:\CJTJ5943\00_Project_Info\11_Procedure_Manual\Lista de Verificación Seguridad en el
Diseño

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12.0 POLÍTICAS ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN ABC JACOBS

Jacobs Engineering Group Inc. está comprometida a realizar sus negocios de manera
honrada, ética e íntegra. Exigimos a nuestros directores, funcionarios y empleados, y a los
de sus filiales y subsidiarias en todo el mundo (“Personal Jacobs”), cumplir con esta Política
contra la Corrupción (la “Política”). Adicionalmente, la compañía exige a los muchos
terceros que actúan en su nombre que cumplan con esta Política.
Es política de Jacobs no involucrarse en ninguna actividad corrupta y cumplir con todas las
leyes anticorrupción. La política de Jacobs respecto a la anticorrupción, aplicable al
presente servicio está detallada en el documento GPS01-103-07 Apéndices de la Política
Global/Política Global Anti-Corrupción. Esta aplica en forma conjunta con los siguientes
documentos de referencia:
 GPS01-103: Código de Conducta de Jacobs
 GPS01-101: Programa de Prácticas de Negocios y su Cumplimiento.
 GPS01-108-02: Nombramiento de Representantes de Ventas
 GPS01-108-03: Retención de Intermediarios No Comprometidos en Ventas

Al menos las siguientes actividades deben ser realizadas para asegurar el cumplimiento
de las Políticas ABC de Jacobs cuando sean aplicables:
En relación con el Cliente:

 Verificar que Ventas Jacobs ha evaluado las políticas ABC del Cliente y que estén
alineadas con las de Jacobs, especialmente para los requisitos que se incluirán en
los términos y condiciones contractuales de los proveedores, vendedores,
contratistas o subcontratistas.
 Identificar las alertas ABC durante la revisión del Contrato. Alinear al Cliente en los
requisitos de conducta profesional y ABC Jacobs
En relación con el personal de Jacobs:

 Verificar que cada miembro del equipo ha entendido y firmado el Código de


Conducta ABC de Jacobs como parte de su contrato de trabajo
 Verificar que el personal clave ha completado con éxito la inducción on-line ABC y
la inducción presencial con el Departamento Legal de Jacobs

En relación a los Proveedores, Contratistas y Subcontratistas:

 Generar una lista de los Proveedores, Contratistas y Subcontratistas del Proyecto


 Verificar que los Proveedores, Contratistas y Subcontratistas están acreditados bajo
las políticas de gestión de proveedores de Jacobs
 Demostrar que la Gerencia de Abastecimiento de Jacobs, GVP, Legal & SVP han
aprobado la incorporación de Proveedores y Subcontratistas

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 Verificar que los términos y condiciones para Proveedores y Subcontratistas


incluyen referencias a código de conducta de Jacobs y procedimientos globales
anticorrupción
En relación a los Sub-consultores:

 Establecer la lista de los sub-consultores con el Cliente al inicio del Proyecto.


 Verificar que los Sub-consultores han sido contratados a través de Gerencia de
Abastecimiento de Jacobs, cumpliendo los procedimientos establecidos.
 Verificar que los términos y condiciones para los Sub-consultores incluyen
referencias al Código de Conducta y procedimientos globales anticorrupción de
Jacobs.
Generar un Plan de Auditoría ABC con el calendario y los procedimientos de auditoría
interna de Jacobs.
Informar mensualmente a la Gerencia de Jacobs durante los OPR, el estatus de ABC, sobre
todo en actividades de alto riesgo.
El Gerente de Proyecto debe demostrar liderazgo visible en la implementación de las
políticas ABC en el Proyecto. El Gerente de Proyecto debe tomar medidas prácticas y
razonables para comunicar el programa de ABC, y proveer y documentar una capacitación
eficaz en el programa, adaptado a las necesidades relevantes, circunstancias, roles y
responsabilidades, a todos los niveles del equipo de Proyecto.

Todas las actividades a realizar para asegurar el cumplimiento de las políticas ABC,
estarán basadas en los siguientes procedimientos de Jacobs, cuando sean aplicables:

 GPSO1-103-07 Anti-Corruption Policy


 GPSO1-108 Global Anti-Corruption Policy for Private Sector Suppliers
 GPSO1-108-01 Procedure for the Due Diligence Process for Suppliers
 GPSO1-108-02 Appointment of Sales Representatives
 GPSO1-108-03 Retention of Intermediaries Not Engaged in Sales

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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13.0 CIERRE DEL SERVICIO

El objetivo de este capítulo es otorgar una guía para el proceso de traspaso al Cliente y
cierre del servicio finalizado.
El objetivo de esta etapa es finalizar la ejecución del Proyecto desde el punto de vista
técnico y legal. Es por esto que en esta etapa es fundamental que se genere toda la
documentación para que se finalice contractualmente la participación de Jacobs en el
servicio.
De acuerdo a lo señalado en los estándares corporativos de Jacobs, para el término de los
proyectos, se utiliza el PISOP-100, en donde existe un Checklist de Cierre que cubre todas
las actividades de esta etapa.
El cierre del servicio es el término formal de la relación contractual entre Jacobs y BHP. La
fase de cierre termina cuando se han cerrado todas las actividades de cumplimiento y
termino.
El cierre del Proyecto implicará el cumplimiento de las siguientes actividades:
 Emisión del Informe Final del Servicio a BHP
 Emisión de todos los entregables comprometidos por Jacobs como parte del
servicio
 Aceptación por BHP de los entregables emitidos por Jacobs.
 Pago de todas las facturas emitidas por concepto del servicio
 Revisión por parte del encargado de Costos del Proyecto que no haya cargos de
tiempo, informes de gastos o facturas de proveedores de Jacobs en el sistema de
facturación para el Cliente cuando la notificación de cierre del Proyecto sea recibida
para firma.
 Realización del Taller de lecciones Aprendidas al término del servicio
 Realización de la Encuesta de satisfacción Final del Cliente
 Emisión del Informe Final de cierre Interno de Jacobs
 Realización de la Auditoría de cierre interna de Jacobs

13.1. Referencias

 GSOP100: Project Management and Execution


 JCL-WI-100-05: Informe Interno Término Proyecto

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ANEXO A – FORMATO PARA LAS COMUNICACIONES

A.1 Formato para Cartas

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A.2 Formato para Transmittal

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A.3 Formato para Minutas de Reunión

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A.4 Formato para Solicitud de Información

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ANEXO B – FORMATOS PARA INGENIERÍA

B.1 Formato de Documentos

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B.2 Formato de Planos

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B.3 Lista de Chequeo de Planos

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B.4 Timbres

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JACOBS
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REVISIÓN “0”

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Elaborado por Fecha Firma Cargo

A. Poblete 15/05/2018 Ingeniero

Revisado por Fecha Firma Cargo

I. Onetto 31/05/2018 Jefe de Disciplina

Aprobado por Fecha Firma Cargo

I. Onetto 31/05/2018 Coordinador de Ingeniería

S. Torres 31/05/2018 Jefe de Proyecto

Aprobado por Fecha Firma Cargo


Jefe de Ingeniería Pampa
Rubén Letelier
Norte
Director de Proyecto Pampa
Mario Vallejos
Norte

Vigencia: Mayo-2018 Revisión: 0

Revisión Fecha Emitido para Observación

A 23/01/2018 Interdisciplina

B 24/01/2018 Revisión y Comentarios

0 15/05/2018 Información

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CONTENIDO

1.0 introducción 4
1.1. Propósito de este Anexo al Manual de Procedimientos 5
1.2. Alcance de este Manual de Procedimientos 5
1.3. Control y Difusión 5
2.0 ORGANIZACIÓN, ROLES, RESPONSABILIDADES Y GESTIÓN DE LOS
RECURSOS 6
2.1. Organización 6
3.0 COMUNICACIONES 7
3.1. Comunicación desde Jacobs a BHP 8
4.0 PLAN DE INGENIERÍA 10
5.0 CONTROL DE PROYECTOS 13
5.2. Estructura de Quiebre del Proyecto – WBS 13
6.0 ABASTECIMIENTOS 14
7.0 CONSTRUCTIBILIDAD 15
8.0 ESTIMACIÓN DE COSTO DE CAPITAL (CAPEX) 15
9.0 CONTROL DE DOCUMENTOS 15
10.0 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD 16
10.1. Programa de Implementación de Sistema de Gestión de CalidadError! Bookmark
not defined.
11.0 HSE, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIOAMBIENTE 18
12.0 POLÍTICAS ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN ABC JACOBS 18
13.0 CIERRE DEL SERVICIO 18

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1.0 INTRODUCCIÓN

BHP Pampa Norte es una sociedad del giro minero, ubicada en Esmeralda 340, Edificio
Esmeralda, Iquique. Pampa Norte controla las operaciones mineras Compañía Minera
Cerro Colorado (CMCC) y Minera Spence S.A. (MSSA).

El yacimiento de Compañía Minera Cerro Colorado (CMCC) se encuentra a una altitud


cercana a 2.700 m.s.n.m., aproximadamente a 120 km al este de Iquique, en la Comuna
de Pozo Almonte, I Región de Chile.

El mineral se alimenta a dos plantas que trabajan en paralelo (Planta 1 y Planta 2) que
contienen los procesos de chancado, aglomeración, lixiviación en pilas, extracción por
solventes y una nave de electro-obtención común, para obtener como producto final
cátodos de cobre grado A.

Con el fin de incrementar la recuperación de cobre, CMCC se encuentra desarrollando el


Proyecto Chloride Leach Capacity CLC Planta 2, el cual considera utilizar las actuales
instalaciones de la Planta N°2 para continuar realizando el proceso de lixiviación de
minerales, ahora bajo concentraciones de cloruro de 40 g/L aproximadamente en las
soluciones de riego a las pilas. Para esto, el Proyecto CLC introduce cambios acordes a
las nuevas condiciones que el proceso requiere, lo que considera generar, la separación
de las actuales Plantas 1 y 2 y la incorporación de nuevas etapas de lavado para el control
de concentraciones de cloruro para tratar las soluciones de la Planta 2 de manera
independiente de la Planta 1.

Jacobs ha sido encomendado por CMCC para desarrollar los servicios de Ingeniería en su
fase de definición (DPS) para el Proyecto Chloride Leach Capacity CLC Planta 2.

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1.1. Propósito de este Anexo al Manual de Procedimientos

Este anexo al Manual de procedimientos presenta las orientaciones generales del grupo
de Jacobs, para el desarrollo de la Orden de Servicio requerida por BHP. El conjunto de
Planes y Procedimientos que conforman el presente Manual de Procedimientos son
instrucciones para todo el personal, que detallan la aplicación de sistemas y procesos
necesarios para lograr los resultados esperados.
Este anexo al Manual de procedimientos es un documento complementario de las
disposiciones del Contrato Original y sus documentos integrantes, que incluye en forma
detallada el alcance, las normas los procedimientos y secuencias a seguir por las partes
para cumplir con sus responsabilidades en lo relacionado con la gestión del contrato.

1.2. Alcance de este Anexo al Manual de Procedimientos

Comprende todas las actividades que Jacobs deberá realizar para cumplir con el
requerimiento de Pampa Norte: “Chloride Leach Capacity Compañía Minera Cerro
Colorado”.

1.3. Control y Difusión

Ver punto 1.3 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

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2.0 ORGANIZACIÓN, ROLES, RESPONSABILIDADES Y GESTIÓN DE LOS RECURSOS

2.1. Organización

La organización para la presente Orden de Servicio es la siguiente:

Figura 2-1 Organigrama Jacobs

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2.2. Roles y Responsabilidades

Ver punto 2.2 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

2.3. Recursos Humanos

Ver punto 2.3 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

2.4. Infraestructura

Ver punto 2.4 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

3.0 COMUNICACIONES

3.1. Introducción

Ver punto 3.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

3.2. Canales de Comunicación

Los datos de contacto de los cargos claves para esta ODS son:

Tabla 3-1 Datos de Contacto


Apellido Nombre Cargo e-mail
Jefe de
Concha Omeremeth Proyectos de Omeremeth.OG.Concha@bhpbilliton.com
BHP Billiton
Director de
Vallejos Mario Proyecto Mario.G.Vallejos@bhpbilliton.com
Pampa Norte
Jefe de
Letelier Rubén Ingeniería Ruben.RC.Letelier@bhpbilliton.com
Pampa Norte

Apellido Nombre Cargo e-mail


Jacobs
Bravo Ricardo DPE Jacobs Ricardo.Bravo@jacobs.com
Administrador
Torres Sixto Sixto.Torres@jacobs.com
de Contratos
Experto en
Prevención de
Vergara Claudio Claudio.Vergara@jacobs.com
Riesgos y
M.A.
Coordinador
Poblete Alejandra Alejandra.Poblete@jacobs.com
QA

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Apellido Nombre Cargo e-mail


Jefe de
Torres Sixto Sixto.Torres@jacobs.com
Proyecto
Coordinador
Onetto Irene Irene.Onetto@jacobs.com
de Ingeniería
Ingeniero de
Millán Pablo Pablo.Millan@jacobs.com
Proyecto
Control de
Seguel Cristian Cristian.Seguel@jacobs.com
Proyecto
Merluzzi Pedro Programación Pedro.Merluzzi@jacobs.com

3.3. Reuniones de Coordinación

Las reuniones definidas para la presente ODS son las siguientes:

Reunión de coordinación interna Jacobs:


Lunes de 16:30 a 18:00 hrs.

Reunión contractual con cliente:


Martes 08:30 a 09:30 hrs.

Reunión técnica con cliente:


Martes 11:00 a 12:00 hrs.

3.4. Centros de Comunicaciones y Archivo

Ver punto 3.4 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

3.5. Comunicación desde Jacobs a BHP

La matriz de comunicaciones específica para la Orden de Servicio es la siguiente:

Tabla 3-2 Matriz de Comunicaciones desde Jacobs hacia BHP


MATRIZ DE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL - INGENIERÍA (NOMBRE PROYECTO /
PROVEEDOR)
DOCUMENTOS GESTIÓN DE PROYECTO
Area C&DM CO GP LI
(INGENIERÍA) / Envío e-mail
Costo / Comunic

Minutas 01 N/A 01 01
Evaluaci ación

Cartas Contractuales 01 N/A 01 01


Plazo /

Cronograma maestro del proyecto 01 N/A 02 02


ón

Informes Reportabilidad de Cronograma 01 N/A 02 02

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Solicitudes de Información 01 N/A N/A 02

Control de Solicitudes de Información 01 N/A N/A 02

Action List 01 N/A N/A 02

Estatus de Emisiones 01 N/A 02 01

Change Management 01 N/A 02 02

Estados de Pago 01 N/A 01 01


Ordenes de Cambio / Notificación de
01 N/A 01 01
tendencias
riesgo / Hsec

Informes HSEC 01 N/A 02 02


Gestión de

/ QA/QC

Inventario de Riesgos 01 N/A N/A 02

Plan Calidad del Servicio 01 N/A N/A 02


ESTRUCTURA DOCUMENTOS DE
Documentos

C&DM CO GP LI
Técnicos

INGENIERÍA
Entregables Ingeniería Procesos 01 N/A N/A 01

Entregables Ingeniería 01 N/A N/A 01

Tabla 3-3 Códigos


Codificación de la distribución

Código Descripción

01 Necesario (Para)

02 Con copia a: (CC)

N/A No aplica

Tabla 3-4 Receptores


Código Responsable Nombre Email

CO Contract Owner Omeremeth Concha


Omeremeth.OG.Concha@bhpbilliton.com
GP Gerente Proyecto Mario Vallejos
Mario.G.Vallejos@BHPBilliton.com
LI Líder Ingeniería Rubén Letelier
Ruben.rc.letelier@bhpbilliton.com
Control and Document
C&DM Marco Vidal marco.vidal@ryq.cl
Management

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3.6. Comunicación desde BHP a Jacobs

Ver punto 3.6 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

3.7. Matriz de Reemplazos

En la siguiente matriz se encuentran los reemplazos del personal clave de la ODS, en caso
de requerir información en su ausencia por cualquier motivo.

Tabla 3-5 Reemplazo de Puestos Claves


Cargo Nombre Reemplazo
Jefe de ODS Sixto Torres Irene Onetto
Experto en Prevención de Claudio Vergara Iván Pérez
Riesgos y M.A.
Coordinador QA Alejandra Poblete Andrea Gamboa
Control de Proyecto Cristian Seguel Natalia Tapia
Control de Documentos Sergio Vilches Marcelina Montero

4.0 PLAN DE INGENIERÍA

4.1. Desarrollo

Ver capítulo 4.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.2. Entregables de Ingeniería

Ver capítulo 4.2 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.3. Proceso de Desarrollo del Producto de Ingeniería hasta su Aprobación

Ver capítulo 4.3 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.4. Codificación de Documentos de Ingeniería

Ver capítulo 4.4 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.5. Planos y Documentos (Productos) del Proyecto

Ver capítulo 4.5 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.6. Procedimientos de Anulación de Productos

Ver capítulo 4.6 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

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4.7. Productos con pendientes

Ver capítulo 4.7 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.8. Proceso de Modificación a los planos o documentos

Ver capítulo 4.8 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.9. Proceso de recepción y revisión Vendor

4.9.1. Definiciones

Ver capítulo 4.9.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.9.2. Codificación de Entregables Vendor

Ver capítulo 4.9.2 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.9.3. Categorías de Tipo de Entregable

Ver capítulo 4.9.3 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.9.4. Ingeniero Responsable de Orden de Compra

Cada Orden de Compra tiene un ingeniero requisitor asignado según la disciplina de la que
este provenga.
El detalle de la presente Orden de Servicio, se presenta a continuación.

N° DE PAQUETE INGENIERO
DESCRIPCIÓN
DE COMPRA REQUISITOR
Cañerías
5941-CA0001 Bombas Manejo de Soluciones Guillermo Muñoz
5941-CA0002 Válvulas de Titanio Guillermo Muñoz
5941-CA0003 Spools de Titanio Guillermo Muñoz
5941-CA0004 Cañerías de Acero Guillermo Muñoz
5941-CA0005 Cañerías de FRP Guillermo Muñoz
5941-CA0006 Cañerías de HDPE Guillermo Muñoz
5941-CA0007 Ducha de Emergencia Guillermo Muñoz
5941-CA0008 Válvulas Manuales y Juntas Guillermo Muñoz
5941-CA0009 Bomba Sumidero Guillermo Muñoz
Eléctricos

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N° DE PAQUETE INGENIERO
DESCRIPCIÓN
DE COMPRA REQUISITOR
5941-EL0001 Salas Eléctricas Eduardo Garay
5941-EL0002 Subestaciones Unitarias Eduardo Garay
5941-EL0004 Subestaciones Padmounted Eduardo Garay
5941-EL0005 Cables de Fuerza y Control Eduardo Garay
5941-EL0006 Luminarias Eduardo Garay
5941-EL0007 Estaciones De Control y Botoneras Eduardo Garay
Estructuras
5941-ES0001 Estructuras de Acero y Calderería Juan Carlos López
Mecánica
5941-ME0001 Correas Manejo de Sal Carlos Escudero
5941-ME0002 Lavador de Gases Carlos Escudero
5941-ME0005 Cambio Materialidad Agitadores Trenes “D” y “E” Carlos Escudero
5941-ME0010 Alimentador Pesométrico Carlos Escudero
5941-ME0011 Alimentador Vibratorio Carlos Escudero
5941-ME0012 Elevador de Capacho Carlos Escudero
5941-ME0015 Ventiladores y Sopladores Carlos Escudero
Instrumentación
5941-AC0009 Sistema de Control y Gabinetes de Telecomunicaciones Alfredo Sandoval
5941-AC0010 Válvulas de Control Motorizadas moduladas on – off Alfredo Sandoval
5941-AC0011 Instrumentos Tipo 1 (transmisores temp. flujo, nivel, presión) Alfredo Sandoval
5941-AC0012 Instrumentos Tipo 2 (instrumentos locales) Alfredo Sandoval
5941-AC0013 Fibra Óptica Alfredo Sandoval
5941-AC0015 Detector de Camión Alfredo Sandoval
5941-AC0016 Barrera Microonda Alfredo Sandoval
5941-AC0017 Sistema de CCTV Alfredo Sandoval

4.9.5. Proceso de Recepción y Revisión de Planos y Documentos Vendor

Ver capítulo 4.9.5 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.10. Tamaño y Título de los planos

Ver capítulo 4.10 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.11. Aprobación de Documentos

Ver capítulo 4.11 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.12. Consideraciones generales para el documento

Ver capítulo 4.12 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

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4.13. Plan de Gestión de Cambios de la Ingeniería

Ver capítulo 4.13 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.14. Notificación de cambio de diseño

Ver capítulo 4.14 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

4.15. Procedimientos de Ingeniería

Ver capítulo 4.15 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

5.0 CONTROL DE PROYECTOS

5.1. Alcance

Ver capítulo 5.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

5.2. Estructura de Quiebre del Proyecto – WBS

La Estructura de WBS específica para la Orden de Servicio es la siguiente:

Tabla 5-1 WBS


Área
Descripción
Nivel I Nivel II
220 Aglomeración Planta 2
220 Aglomerado
221 Adición de Sal
222 Aireación
223 Lavador de Gases
224 Lixiviación
225 Manejo de Soluciones
226 Sistema Contra Incendio Aglomerado
227 Sistema Control Aglomerado
228 Sistema Eléctrico Aglomerado
230 Extracción por Solventes Planta 2
230 SX General
231 Tren D
232 Tren E
233 Nueva Etapa de Lavado
234 Sistema Contra Incendio SX
235 SX Sistema Control

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Área
Descripción
Nivel I Nivel II
236 SX Sistema Eléctrico
240 Patio de Estanques Planta 2
240 Tank Farm
241 Estanque Orgánico TK-01
242 Estanque Orgánico TK-25
243 Sistema Contra Incendio TF

5.3. Medición de avance

Ver capítulo 5.3 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

5.4. Control de cambios

Ver capítulo 5.4 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

5.5. Informes de avance

Ver capítulo 5.5 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

5.6. Estado de Pago

Ver capítulo 5.6 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

5.7. Facturación

Ver capítulo 5.7 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

5.8. Referencias

Ver capítulo 5.8 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

6.0 ABASTECIMIENTOS

6.1. Propósito

Ver capítulo 6.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

6.2. Alcance

Ver capítulo 6.2 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

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6.3. Definiciones

Ver capítulo 6.3 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

7.0 CONSTRUCTIBILIDAD

Ver capítulo 7.0 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

7.1. Definiciones

Ver capítulo 7.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

7.2. Constructibilidad durante la Fase de Ingeniería

Ver capítulo 7.2 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

7.3. Referencia

Ver capítulo 7.3 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

8.0 ESTIMACIÓN DE COSTO DE CAPITAL (CAPEX)

Ver capítulo 8.0 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

Para más detalle de ver Plan de Estimación de Costos PN204-DPS-200-T-CE-C0001, en


su última revisión.

9.0 CONTROL DE DOCUMENTOS

Ver capítulo 9.0 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

9.1. Alcance

Ver capítulo 9.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

9.2. Estrategia de Control de Documentos

Ver capítulo 9.2 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

9.3. Documentos provistos por BHP / Terceras partes

Ver capítulo 9.3 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

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ANEXO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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9.4. Distribución de Documentos

Ver capítulo 9.4 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

9.5. Revisión y/o Aprobación BHP

Ver capítulo 9.5 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

9.6. Formato de Entrega

Ver capítulo 9.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

9.7. Emisión de Productos

Ver capítulo 9.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

9.8. Creación y Emisión de SDI (Solicitud de Información)

Ver capítulo 9.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

9.9. Referencia

Ver capítulo 9.9 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

10.0 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

10.1.Propósito

Ver capítulo 10.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

10.2.Sistema d Gestión de Calidad Jacobs

Ver capítulo 10.2 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

10.3.Planificación y Programación de las Actividades de Gestión de Calidad

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PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD PARA PROYECTOS JCL-F-320QU-01.AF

(IMPLEMENTACION DEL SGC) Fecha: 14.02.17


Rev.0

CJTJ5941-C09 Ing. Compras y Contratos Fase de Definición Proyecto Chloride Leach Capacity CMCC Sixto Torres Alejandra Poblete 0
Codigo Proyecto Nom bre del proyecto Cliente Gerente de Proyecto Jefe/ Coordinador QA Revisión

2018 Fecha
ACTIVIDADES/ PROCESOS Q2 Q3 Q4 Fecha Planificada Pronosticada Fecha Completada Comentarios
Ene Feb Ma r Abr Ma y Jun Jul Ago Sep (Forecast)
PVE Pl a n de Veri fi ca ci ón de Entrega bl es X 05-feb-18 05-feb-18 05-feb-18
ENCUESTAS

Encues ta de Expecta ti va s X 19-ene-18 19-ene-18 19-ene-18 NA


CLIENTE

1° Encues ta de Sa ti s fa cci ón X 16-a br-18 02-jun-18


Encues ta de Sa ti s fa cci ón Fi na l X 02-jul -18
Revi s i ón de Ini ci o - Set up del Proyecto X 05-feb-18 05-feb-18 05-feb-18
Auditorías QA
PROGRAMA DE AUDITORÍAS

Control de Proyecto X 12-feb-18 26-a br-18 26-a br-18


Pl a ni fi ca ci ón del Proyecto X 12-feb-18 26-a br-18 26-a br-18
Proces os X 14-feb-18 14-feb-18 14-feb-18
Ci vi l X 05-ma r-18
Es tructura s X 05-ma r-18 03-ma y-18 03-ma y-18
Mecá ni ca X 14-feb-18 20-a br-18 20-a br-18
Pi pi ng X 06-ma r-18 24-a br-18 24-a br-18
El éctri ca X 15-feb-18 20-a br-18 20-a br-18
Cons tructi bi l i da d X 12-ma r-18 03-ma y-18 03-ma y-18
Ins trumenta ci ón X 13-ma r-18 20-a br-18 20-a br-18
Aba s teci mi entos X 14-ma r-18
Audi toría de Ci erre X 01-a go-18
03 Cons tructi bi l i da d 24-a br-18 24-a br-18 24-a br-18
05 Pl a n Ejecuci ón Proyecto (Ma nua l de Procedi mi entos ) X 24-ene-18 24-ene-18 24-ene-18
07 Lecci ones Aprendi da s X 02-feb-18 - - Ta l l er ca ncel a do por el cl i ente
JVEP's

07 Lecci ones Aprendi da s de Ci erre X 29-jun-18


08 Al i nea mi ento Equi po X 09-ene-18 09-ene-18 09-ene-18
12 Va l ue Pl us Perma nente en el Proyecto
22 Ges ti ón de Ca mbi os Perma nente en el Proyecto
23 Sus ta i na bi l i ty Pl us Perma nente en el Proyecto
CAPACITACION

Ta l l er As egura mi ento de Ca l i da d X 16-feb-18 19-feb-18 19-02-2018


PLAN DE

Ta l l er Encues ta Expecta ti va s Cl i ente X 22-ene-18 22-ene-18 22-ene-18


ES

Ta l l er Encues ta Sa ti s fa cci ón Cl i ente X 23-a br-18


Ta l l er Encues ta Fi na l Sa ti s fa cci ón Cl i ente X 06-jul -18

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11.0 HSE, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIOAMBIENTE

Ver capítulo 11.0 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

12.0 POLÍTICAS ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN ABC JACOBS

Ver capítulo 12.0 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

13.0 CIERRE DEL SERVICIO

Ver capítulo 13.0 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

13.1.Referencias

Ver capítulo 13.1 en Manual de Procedimientos PN204-DPS-200-Z-MA-C1000.

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