Nesse E-book você verá:

Gestão e Manutenção de equipamentos: Garantindo que

tudo funcione!
● O papel da gestão e manutenção de equipamentos
● Os profissionais responsáveis
● Como fazer uma boa gestão

Uso de um CMMS
● Os impactos da gestão e manutenção eficiente nos
negócios

Estratégias para aumentar a produtividade da frota

● Acompanhe as rotas
● Estabeleça metas e desafios
● Qualifique sua equipe
● Cuidados com a sua frota

Estratégias para eliminar o tempo ocioso

● Preparação de carga
● Planejamento de rotas
● Manutenções preventivas
A vida de uma empresa seria muito melhor
se precisássemos nos preocupar apenas
em montar uma estrutura, contratar
equipe qualificada para desenvolvimento
de suas funções e ver a produção
acontecendo: produtos entrando e saindo
do estoque, vendas a todo vapor. Mas,
infelizmente, existem mais camadas nesse
processo do que a gente pensa à primeira
vista. Em todo esse processo, por exemplo,
equipamentos podem danificar. E, então, o
que fazer se sua empresa não estiver
preparada?
A gestão de manutenção é um setor
primordial para o sucesso do fluxo de uma
empresa. Pode parecer meio pessimista, à
primeira vista, pensar em avarias e defeitos
dos equipamentos da sua empresa antes
deles acontecerem. Mas, a prevenção,
nesse caso, é o melhor negócio.
Pois, uma coisa é certa: a sua estrutura
vai precisar de manutenção, seja ela
corretiva ou preventiva. E aqui a gente
ainda acrescenta mais um tipo: a
preditiva.
Mas, se você não conhece esses termos e
não tem a gestão de manutenção da sua
empresa organizada, pode ficar
tranquilo: continue lendo esse artigo e
aprenda como esse setor, quando gerido
de forma inteligente, é estratégico e
primordial para o sucesso da sua
companhia.
O papel da gestão e manutenção de
equipamentos
A gestão de manutenção é o setor
responsável por gerenciar todas as
manutenções de equipamentos de uma
empresa, sejam máquinas, aparelhos de
climatização, hardwares e qualquer outro
ativo essencial para o seu funcionamento e
sucesso. É um setor que tem como desafio
melhorar o desempenho de uma empresa
como um todo por meio da gestão e
cuidado dos seus ativos.
No varejo, por exemplo, pode ser o sistema
de gestão de vendas. Já em um hotel o
funcionamento do frigobar dos quartos,
mesmo que não seja fundamental para que
ele se mantenha em funcionamento, pode
impactar na avaliação dos hóspedes. E esse
tipo de avaliação pode impactar no número
de reservas e, consequentemente, no fluxo
financeiro e nas metas da empresa. Sim,
uma empresa é como o motor de um carro.
Todos os elementos precisam estar em
plena atividade para que tenha o melhor
desempenho .
No caso do carro, o seu funcionamento.
Em uma empresa, sua saúde financeira.
Mas, ao contrário do que pode parecer
em uma primeira análise, a gestão de
manutenção não é responsável apenas
por resolver problemas, ou seja,
consertar alguma coisa que estragou. O
trabalho pode ser muito mais complexo e
envolve diversos processos de gestão.
A manutenção preventiva é aquela onde
o gestor de manutenção trabalha com a
manutenção antes que o ativo tenha,
efetivamente, um problema. Em fábricas,
por exemplo, alguns equipamentos são
essenciais para o funcionamento da
produção. Dessa forma, caso estas
máquinas parem de funcionar de forma
inesperada, o impacto é enorme,
envolvendo possíveis perdas de
matéria-prima, ociosidade de pessoal e,
claro, um enorme impacto financeiro.
Ao adotar o modelo de manutenção consideravelmente o impacto na
preventiva, o gestor de manutenção é produção.
capaz de agendar este trabalho para
períodos ociosos da produção, como férias A definição por estes modelos - ou os
coletivas ou, mesmo, horários de escalas outros existentes, deve ser feita de forma
menores de funcionários. estratégica. Em empresas menores, com
ativos de custos mais baixos, manutenção
Uma gestão de manutenção eficiente tem preditiva e preventiva podem
também como premissa o monitoramento representar custos mais altos que o
constante dos ativos. Assim, é possível esperado.
prever problemas antes que eles O fundamental, independente do
aconteçam. E, claro, atuar na solução a formato adotado, deve ser definir esse
tempo. Dessa forma, o processo de processo previamente, de forma
manutenção contribui com a otimização de estratégica, para que não seja necessário
recursos da empresa. tomar decisões emergenciais. Estas,
Este monitoramento constante contribui muitas vezes, podem representar custos
também com o modelo de manutenção não previstos.
preditiva. Neste caso, o gestor avalia
constantemente o desgaste dos
equipamentos para entender quando deve
realizar alguma manutenção. Da mesma
forma que a manutenção preventiva, nesse
caso também é possível agendar a
paralisação do equipamento, diminuindo
Os profissionais responsáveis

Um setor de manutenção eficiente só é Já os profissionais que executam,

possível com profissionais qualificados. Em efetivamente, as manutenções dos
todos os níveis hierárquicos. O setor, equipamentos, precisam ter formação,
normalmente, é comandado por um gestor técnica ou superior, em cursos de
de manutenção. Este gestor é responsável eletrônica, mecatrônica ou, mesmo,
por monitorar toda a equipe, seu mecânica. A formação exata vai
desenvolvimento e os resultados do depender da necessidade da empresa.
trabalho realizado por meio de indicadores Mas, quanto mais interdisciplinar um
de performance. O gestor também é a time, melhor.
pessoa que busca modernizar o setor,
utilizando softwares de gestão de equipes Outro um ponto fundamental para o
e de manutenção. sucesso de um time ultrapassa a
formação e qualificação. É essencial que
A formação necessária para desenvolver esse time se mantenha atualizado. Por
esse trabalho é em Engenharia de isso, é papel do gestor oferecer para sua
Produção. E, em muitos casos, até mesmo a equipe cursos e treinamentos para
pós-graduação na área pode ser atualização.
importante. Mas, o que poucos consideram
na hora da formação - e é um grande
diferencial - é qualificação em gestão de
pessoas. Esse gestor, além de lidar com
equipe interna e externa, também é
responsável por montar a equipe, mantê-la
motivada e contribuir com sua formação.
Como fazer uma boa gestão

Já falamos sobre quem são os profissionais E, claro: atue próximo da sua equipe,
que trabalham na gestão de manutenção e diariamente, garantindo que este
a sua importância para o sucesso de uma calendário seja cumprido.
empresa. Mas, afinal, como é possível
implantar esse processo e realizar uma Outro ponto importante desse
gestão eficiente nesse setor? planejamento é definir prioridades. Crie
uma escala onde é possível ver
Pode parecer simples dizer assim, mas um rapidamente e claramente qual o nível de
planejamento estratégico é a chave do importância dos equipamentos da sua
sucesso de uma boa gestão de empresa. A partir disso, será possível
manutenção. Mas, claro que não vamos cruzar essas informações com o tempo
deixar essa informação aqui sem te ajudar de uso de cada máquina, tempo gasto na
a organizar melhor esse planejamento e, manutenção, nível de desgaste e o
consequentemente, os resultados da sua impacto da sua paralisação na produção.
equipe. Então, confira algumas dicas para
realizar esse trabalho com sucesso e Parece muita informação, né?! E é,
garantir o sucesso do seu negócio. mesmo. Mas, todo esse processo fica
mais fácil e inteligente se você seguir
Para começar, a primeira coisa a ser essa dica primordial: use a tecnologia a
planejada pelo gestor é um cronograma de seu favor. Mas vamos falar,
manutenções. Use dos conceitos de especialmente disso, daqui a pouco.
manutenção preventiva e preditiva para
definir um calendário de manutenção nos
equipamentos da empresa.
Por fim, envolva todos os setores e
funcionários da empresa nessa função.
Conscientize todos os colaboradores da
importância da prevenção e do cuidado de
todos os equipamentos. Afinal, o pleno
funcionamento de máquinas contribui com
o bom trabalho de todos.

Além disso, incentive que funcionários se

comuniquem com a equipe de manutenção
para reportar diminuição de qualidade ou
eficiência de equipamentos. Os
utilizadores podem ser o melhor
termômetro dos resultados entregues
pelas máquinas e ativos.
Como comentamos há pouco, ter a
tecnologia como aliada no processo de
gestão de manutenção é fundamental para
a realização de um trabalho eficiente e que
entrega resultados positivos. Um
investimento fundamental que deve ser
feito pelo gestor de manutenção é em um
Computerized Maintenance Management
System/Software ou CMMS para os íntimos.
Basicamente, o CMMS, em bom português,
é um sistema de gestão de manutenção
computadorizado. Por meio de um sistema
como esse, o líder do setor tem como gerir
todos os processos de manutenção que
acontecem dentro da empresa - e fora dela.
Por meio dele, que tem funcionamento
super descomplicado, é possível agendar
uma manutenção, acompanhar esse
agendamento em tempo real, processar o
chamado e resolver. Ou seja, registrar que
a manutenção foi efetivamente realizada.
Além disso é possível gerir outros dados
relacionados com todo o processo.
Por se tratar de um sistema super
completo, não teríamos a pretensão de
resumir tão rapidamente seu
funcionamento. Mas, o que podemos
garantir, é que um CMMS é uma
ferramenta de trabalho fundamental
para o gestor, que tem acesso a todos os
processos realizados - e agendados - pelo
seu time em tempo real.
No caso de equipes externas, o gestor
pode conectar uma tecnologia com a
outra. Por exemplo: como saber se o seu
técnico realizou uma vistoria
programada em um equipamento
externo? Com a tecnologia NFC.
Lá vamos nós mais uma vez com uma sigla.
A Near Field Communication é uma
tecnologia de conectividade sem fio. À
primeira vista parece muito com o
bluetooth, até porque a NFC também
permite a troca de informações entre
dispositivos. Mas, existem duas grandes
diferenças: a NFC não exige
emparelhamento ou qualquer tipo de
conexão entre os dispositivos e ela tem
uma distância máxima de 4 centímetros
entre os equipamentos para que eles se
conectem.
Estas informações, integradas com o
CMMS, contribuem para que o gestor
monitore o trabalho da sua equipe,
mesmo à distância.
Por reunir todas essas informações
estratégicas, o CMMS é uma ferramenta
fundamental para que o gestor avalie
resultados e indicadores do seu setor.

Mas, como ele pode ser utilizado para a

gestão de manutenção? Muito simples. É
necessário colar uma etiqueta NFC nos
equipamentos e solicitar que o responsável
pela manutenção faça uma espécie de
check-in, pelo celular. Assim, ele confirma
sua presença no monitoramento do
equipamento, conforme agendado.
Os impactos da gestão e manutenção
eficientes nos negócios

No mundo corporativo, o melhor Mas, a definição prévia de manutenção

argumento para vender uma ideia ou, de gestão dos ativos independe de
mesmo, propor uma mudança de processos volume. Se uma empresa está ativa ela
dentro de uma empresa está associado aos tem equipamentos. E precisa saber como
lucros. Sim, o lucro é fundamental para o mantê-los em pleno funcionamento.
funcionamento e existência de uma
empresa. Apenas uma empresa com saúde Em empresas maiores o impacto de uma
financeira consegue manter a folha de gestão de manutenção eficiente pode ser
pagamentos em dia, equipes atuantes e maior, claro. Este setor impacta
motivadas e matéria-prima na fábrica. diretamente na eficiência do trabalho das
equipes, que não ficam paradas por
E a gente sabe que o setor de manutenção equipamentos estragados, na
nem sempre está na lista de prioridades no identificação de problemas antes mesmo
planejamento de uma organização. Mas a deles acontecerem e, ainda, no controle
sua atuação estratégica é primordial para de custos. Afinal, quanto mais bem
evitar gastos desnecessários e propor cuidados, mais durabilidade terão os
investimento inteligentes. ativos, diminuindo os gastos para
substituição.
E quando a gente fala em estratégia,
estamos nos referindo a firmas de
qualquer tamanho. A estrutura e o volume
de pessoas envolvidas vai ser melhor em
uma companhia menor, claro.
As empresas que possuem uma frota,
precisam ter claro em sua lógica que os
veículos se tornam parte ativa do negócio,
e assim como qualquer outra máquina ou
equipamento, eles podem gerar lucro ou
prejuízo, dependendo somente da forma
como ele é utilizado e gerenciado.
É por essa razão, que surge a área de
Gestão de Frotas. O gerenciamento de
frota abrange tudo o que está relacionado
ao veículo da empresa, isso inclui não
somente as documentações, multas,
controle de combustível e manutenções
mas também o controle de visitas, entregas
e serviços realizadas em campo, tempo de
conclusão de trajeto, melhores rotas,
análise total da operação em campo e
criação de métodos e estratégias para
conter os custos, eliminar o tempo ocioso
dos veículos e atingir seu potencial
máximo.
Com isso, começamos a entender a
importância do gerenciamento de frota,
uma área que tem como objetivo
aumentar a produtividade e diminuir o
tempo perdido, resumindo: fazer mais
com menos. E é exatamente como fazer
isso que você verá ao longo deste manual.
Dividido em três partes, apresentamos
métodos práticos para tornar sua frota
mais produtividade, ações chaves de
gerenciamento dos veículos, cuidados e
estratégias para diminuir o tempo ocioso.
É importante salientar que se a sua
empresa tem apenas um veículo, esse
manual também é para você! A frota
começa desde o primeiro veículo, assim
como o seu quadro de funcionários
começa com a primeira contratação.
Então, não perca tempo nem dinheiro por
achar que o seu veículo não precisa ser
controlado e gerenciado.
Acompanhe as rotas!
Bom, se uma empresa possui um ou mais
veículos isso significa que há a necessidade
de executar ações externas, sejam elas
coletas, entregas, serviços... enfim, haverá
sempre uma rota e ordem de ações a
serem concluídas.
Acompanhar essas rotas é o principal
passo que você deve dar se quer aumentar
a produtividade da sua frota. É a partir
desse acompanhamento que você passa
ter em mãos dados precisos quanto a
performance das suas operações, e então
começar a identificar pontos fortes e
fracos da sua frota.
Essa análise é fundamental para garantir a
eficiência da gestão dos seus veículos,
primeiro porque você saberá o que está ou
não sendo cumprido e o porquê. Segundo
que seus planejamentos e ações serão
embasados em dados reais da frota e não
com base em achismos.
Mas talvez você esteja se perguntando:
como eu faço esse acompanhamento da
minha frota? Bom, é nesse momento que
precisamos recorrer à ferramentas
especializadas nisso, como Softwares de
rastreamento, por exemplo. E aqui vale
um adendo importante, é preciso
entender que não basta simplesmente
colocar um rastreador em seus veículos.
É necessário atentar-se ao sistema que
transforma os dados captados pelo
aparelho em informações úteis ao gestor.
Se essas informações chegarem
atrasadas ou forem exibidas em uma tela
confusa e de difícil navegação, é muito
provável que você perca tempo tentando
compreender essas informações e até
suas análises e tomadas de decisão serão
prejudicadas por dados incompletos.
O rastreamento veicular não serve apenas
para a segurança dos seus veículos, mas é
também uma ótima ferramenta de gestão,
por meio dele você conseguirá
acompanhar sua frota em campo e ter
todas as informações de performance
registradas podendo analisá-las, corrigir
gargalos e criar planejamentos com base
em dados reais.

Alguns sistemas de rastreamento que

possuem funções de gestão e roteirização,
auxiliam a identificar o caminho mais curto
para realizar uma entrega ou serviço
agilizando o atendimento ao cliente,
otimizando as rotas além de que os
motoristas passam a conduzir os veículos
de forma mais adequada criando um
padrão de comportamento alinhado com
as exigências da empresa. Logo, sua frota
passa a gerar menos gastos e claro, a
produzir mais.
Estabeleça metas e desafios!
Um dos elementos essenciais para um bom
desempenho da frota é o motorista. Ele
que é responsável pela forma como seus
veículos serão conduzidos,
consequentemente como os seus clientes
se sentiram satisfeitos com entregas e
atendimentos dentro do horário marcado e
mercadoria em boa conservação.
Suas métricas são diretamente afetadas
pelo desempenho dos seus motoristas,
felizmente, existem várias estratégias para
mantê-los produtivos e motivados. Quer
saber como? Pegue o papel e a caneta, e
anote algumas ideias para a sua frota!
Valorizar o trabalho do seu colaborador é
uma das ações que mais geram resultados,
por isso crie métodos de premiação por
conduta. Estipule alguns critérios que
possam classificar os motoristas do mês ou
trimestre entre: o motorista mais
cuidadoso; o motorista com menos multas;
o motorista mais econômico e o motorista
master, que pode ser aquele que
conseguiu pontuar bem em todas as
categorias. Além de recompensar o
e colaborador por uma boa conduta, as
premiações também servem de incentivo
para que os outros motoristas queiram
melhorar seu desempenho.
Outra estratégia é incentivar a
competição saudável entre seus
condutores.
Estipule uma média de gasto de
combustível como meta, então crie uma
relação de pontuação de acordo com a
média de consumo. Quem ficar na média
ganha uma nota, quem ficar abaixo ganha
uma nota maior e quem ficar acima perde
nota, a partir disso crie um ranking e ao
final de um determinado período dê um
bônus aos motoristas mais econômicos. A
média por ser também em tempo de
atendimento ou multas, aquilo que é a
maior dor da sua frota.
Qualifique sua equipe!
Se você quer que seus motoristas tenham
uma boa conduta e sigam as normas da sua
empresa, então você precisa deixar isso
claro à eles. E mais, você precisa treiná-los
para que eles estejam capacitados a
cumprirem com excelência aquilo que é
esperado, dessa forma você evita erros e
perdas de tempo.
Existem alguns modelos de Guia de Boa
Conduta já pré-definidos que você pode
fazer o download e editá-los adequando às
normas da sua empresa. Imprima o Guia e
deixe disponível a todos os seus
colaboradores para que eles possam
consultar sempre que necessário.
Os treinamentos são uma ótima maneira
de motivar sua equipe, pois dessa forma
sua empresa está afirmando que confia na
capacidade profissional deles e por isso,
está investindo para que sejam cada vez
melhores.
Sua empresa pode organizar pequenos
workshops que tragam discussões em
cima dos principais problemas da sua
frota, como por exemplo:
● Como economizar combustível;
● Manias e vícios que fazem mal ao
veículo;
● Dicas de segurança;
● A importância da direção
defensiva.
Outra boa maneira de motivar sua equipe
e trazer o sentimento de pertencimento
por meio de reuniões ou rodas de
conversa, onde vocês como equipe
podem discutir como evitar atrasos nas
entregas, como lidar com imprevistos na
estrada… Criar essas oportunidades de
discutirem suas principais dificuldades é
uma ótima ação para que você como
gestor, possa identificar pontos de
melhorias e para os motoristas que se
sentirão valorizados em poder contribuir
com a empresa e ter voz ativa.
Uma boa ação a ser feita nessas rodas de
conversa, é convidar seus motoristas
exemplares a compartilharem com os
demais dicas e métodos que eles adotam
em sua rotina que os tornam destaques.
Cuidado com a sua frota!
A gestão de frotas em uma empresa é
essencial, pois é por meio dessa função que
sua empresa terá uma visão ampla do que
de fato está acontecendo, e assim poderá
conter gastos e aumentar o rendimento
dos veículos.
Além de você estabelecer uma política de
frota, como comentamos no tópico
anterior ao criar um guia de boa conduta
do motorista, há outros métodos que
podem ser adotados a fim de garantir o
sucesso na execução do seu planejamento.
Quanto maior o controle que você tiver
sobre as informações e operações da sua
frota, mais fácil será assegurar que os
resultados serão alcançados.
Portanto, é primordial que você tenha uma
listagem sempre atualizada dos seus
veículos onde nessa lista contenha: quem
os conduz, quais os horários que esses
veículos estão rodando, a média de
consumo de cada veículo, a média de km
rodado e um relatório de documentações
dos respectivos veículos.
Aqui vale um ponto de atenção! É
importante você identificar quem é o
motorista de cada veículo para que assim
você possa comparar com as médias e
identificar quem são os condutores que
precisam de treinamento ou não, além de
que infelizmente muitas empresas
precisam lidar com as questões das
multas.
A gestão de multas deve sempre receber
uma atenção especial por duas razões:
Uma porque se as multas não são pagas
dentro do prazo os valores aumentam e
geram mais prejuízos a empresa, e
segundo que se você não sabe quem
cometeu as infrações você terá um
problema para resolver pois caso não
indique algum condutor, a empresa
receberá outra multa chamada NIC (Não
Indicação do Condutor).
Outro ponto importante que merece
cuidado, caso sua empresa trabalhe com
transporte de cargas, é quanto ao
carregamento. Se um veículo trafega
pesado demais, algumas consequências
surgirão como: desgastes de peças do
automóvel, maior consumo de combustível
além de poder colocar em risco a vida do
motorista e dos demais.

Seu trabalho pode ser otimizado por um

sistema que controla seus bens ativos e
permite que haja armazenamento e
gerenciamento desses dados em uma
mesma plataforma, desse modo seu
trabalho se torna muito mais prático e
preciso.
Bom, como vimos nas páginas anteriores
existem diversos métodos para aumentar a
produtividade da sua frota, e eliminar o
tempo ocioso é a principal delas! Por uma
razão simples, se os seus veículos não
estão trabalhando então você está
gastando para não ter retorno, ou seja,
prejuízo.
Entre as estratégias para solucionar essa
questão, separamos as três principais que
toda empresa deve aplicar se quer ter uma
frota que segue a lógica “fazer mais com
menos”.
A primeira delas é a preparação da carga.
Se você consegue acompanhar seus
veículos e saber exatamente que horário
eles chegarão no Centro de Distribuição,
ou na empresa que fará o carregamento já
é possível preparar com antecedência a
carga e assim não deixar seus veículos
ociosos na espera da preparação da
mercadoria para o carregamento.
Caso você não tenha um sistema que
possa te fornecer informações em tempo
real da sua frota, procure então manter a
comunicação entre motoristas e o setor
de carregamento sempre em contato,
para que assim eles possam trabalhar de
forma alinhada e reduzir tempos de
espera.
O planejamento de rota é outra
estratégia muito usada e eficaz para a
gestão de frotas. Ao fornecer para o
motorista uma rota planejada ele não
perderá tempo estruturando quais
caminhos precisa fazer para atender
todos os pontos, e também se sentirá
mais seguro pois não corre o risco de se
perder e cair em áreas de risco.
Quando esse planejamento é feito por um
sistema, a ordem dos atendimentos será
criada de forma inteligente, ou seja, o
roteirizador irá criar as rotas mais curtas a
serem seguidas de acordo com
prioridade dos atendimentos, poupando
tempo e combustível.
Quando essas rotas são acompanhadas por
um sistema de rastreamento, caso o
motorista saia do percurso você
notificado e assim poderá atuar de maneira
corretiva no mesmo momento. Essas ações
de monitoramento e correção educam seus
motoristas fazendo com que eles não usem
os veículos para finalidades próprias e nem
os deixem parados “matando tempo”.
Hoje existem algumas outras alternativas
para quem quer ganhar tempo no trânsito
e não possuem um software
rastreamento e roteirização, entre elas
está o uso de aplicativos que traçam rotas
de acordo com a sua origem e destino,
como por exemplo o Waze, um aplicativo
gratuito e colaborativo que fornece a
rota mais rápida desviando de
a congestionamentos. Você pode alinhar
com os seus motoristas para que sempre
traçem a rota por meio desse App antes
de saírem do seu local de origem, essa
pode ser uma boa forma para poupar
tempo nas entregas ou atendimentos.
é
E por último, mas não menos importante,
dê atenção às manutenções preventivas.
Essa ação impacta positivamente nas
finanças da sua empresa e protege vidas,
afinal defeitos mecânicos está como a
quarta maior causa de acidentes nas
estradas.
A manutenção preventiva são inspeções
feitas periodicamente que visam ajustar
de
e eliminar possíveis defeitos, sempre com
o objetivo de conservar os veículos e
poupar gastos desnecessários.
Uma peça que apresenta problemas se não
for trocada rapidamente, pode danificar
outras peças e então passa a ser necessário
realizar manutenções corretivas, que
normalmente são mais caras e mais
demoradas para serem concluídas.

A frequência dessas inspeções deve seguir

as recomendações do fabricante e no
quanto os seus veículos são utilizados. Se
forem usados constantemente por um
longo tempo, é interessante reduzir o
tempo recomendado pelo fabricantes.
Essas manutenções devem ser registradas
para que assim você possa manter um
controle e não correr o risco de ter que
lidar com imprevistos que geram custos,
perda de tempo e até risco para seu
motorista, veículo e mercadoria.
FALAR COM UM CONSULTOR
SOLICITAR DEMONSTRAÇÃO