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Nesse E-book você verá:

Gestão e Manutenção de equipamentos: Garantindo que


tudo funcione!
● O papel da gestão e manutenção de equipamentos
● Os profissionais responsáveis
● Como fazer uma boa gestão

Uso de um CMMS
● Os impactos da gestão e manutenção eficiente nos
negócios

Estratégias para aumentar a produtividade da frota


● Acompanhe as rotas
● Estabeleça metas e desafios
● Qualifique sua equipe
● Cuidados com a sua frota

Estratégias para eliminar o tempo ocioso


● Preparação de carga
● Planejamento de rotas
● Manutenções preventivas
A vida de uma empresa seria muito melhor Pois, uma coisa é certa: a sua estrutura
se precisássemos nos preocupar apenas vai precisar de manutenção, seja ela
em montar uma estrutura, contratar corretiva ou preventiva. E aqui a gente
equipe qualificada para desenvolvimento ainda acrescenta mais um tipo: a
de suas funções e ver a produção preditiva.
acontecendo: produtos entrando e saindo
do estoque, vendas a todo vapor. Mas, Mas, se você não conhece esses termos e
infelizmente, existem mais camadas nesse não tem a gestão de manutenção da sua
processo do que a gente pensa à primeira empresa organizada, pode ficar
vista. Em todo esse processo, por exemplo, tranquilo: continue lendo esse artigo e
equipamentos podem danificar. E, então, o aprenda como esse setor, quando gerido
que fazer se sua empresa não estiver de forma inteligente, é estratégico e
preparada? primordial para o sucesso da sua
companhia.
A gestão de manutenção é um setor
primordial para o sucesso do fluxo de uma
empresa. Pode parecer meio pessimista, à
primeira vista, pensar em avarias e defeitos
dos equipamentos da sua empresa antes
deles acontecerem. Mas, a prevenção,
nesse caso, é o melhor negócio.
O papel da gestão e manutenção de
equipamentos

A gestão de manutenção é o setor No caso do carro, o seu funcionamento.


responsável por gerenciar todas as Em uma empresa, sua saúde financeira.
manutenções de equipamentos de uma
empresa, sejam máquinas, aparelhos de Mas, ao contrário do que pode parecer
climatização, hardwares e qualquer outro em uma primeira análise, a gestão de
ativo essencial para o seu funcionamento e manutenção não é responsável apenas
sucesso. É um setor que tem como desafio por resolver problemas, ou seja,
melhorar o desempenho de uma empresa consertar alguma coisa que estragou. O
como um todo por meio da gestão e trabalho pode ser muito mais complexo e
cuidado dos seus ativos. envolve diversos processos de gestão.

No varejo, por exemplo, pode ser o sistema A manutenção preventiva é aquela onde
de gestão de vendas. Já em um hotel o o gestor de manutenção trabalha com a
funcionamento do frigobar dos quartos, manutenção antes que o ativo tenha,
mesmo que não seja fundamental para que efetivamente, um problema. Em fábricas,
ele se mantenha em funcionamento, pode por exemplo, alguns equipamentos são
impactar na avaliação dos hóspedes. E esse essenciais para o funcionamento da
tipo de avaliação pode impactar no número produção. Dessa forma, caso estas
de reservas e, consequentemente, no fluxo máquinas parem de funcionar de forma
financeiro e nas metas da empresa. Sim, inesperada, o impacto é enorme,
uma empresa é como o motor de um carro. envolvendo possíveis perdas de
Todos os elementos precisam estar em matéria-prima, ociosidade de pessoal e,
plena atividade para que tenha o melhor claro, um enorme impacto financeiro.
desempenho .
Ao adotar o modelo de manutenção consideravelmente o impacto na
preventiva, o gestor de manutenção é produção.
capaz de agendar este trabalho para
períodos ociosos da produção, como férias A definição por estes modelos - ou os
coletivas ou, mesmo, horários de escalas outros existentes, deve ser feita de forma
menores de funcionários. estratégica. Em empresas menores, com
ativos de custos mais baixos, manutenção
Uma gestão de manutenção eficiente tem preditiva e preventiva podem
também como premissa o monitoramento representar custos mais altos que o
constante dos ativos. Assim, é possível esperado.
prever problemas antes que eles O fundamental, independente do
aconteçam. E, claro, atuar na solução a formato adotado, deve ser definir esse
tempo. Dessa forma, o processo de processo previamente, de forma
manutenção contribui com a otimização de estratégica, para que não seja necessário
recursos da empresa. tomar decisões emergenciais. Estas,
Este monitoramento constante contribui muitas vezes, podem representar custos
também com o modelo de manutenção não previstos.
preditiva. Neste caso, o gestor avalia
constantemente o desgaste dos
equipamentos para entender quando deve
realizar alguma manutenção. Da mesma
forma que a manutenção preventiva, nesse
caso também é possível agendar a
paralisação do equipamento, diminuindo
Os profissionais responsáveis

Um setor de manutenção eficiente só é Já os profissionais que executam,


possível com profissionais qualificados. Em efetivamente, as manutenções dos
todos os níveis hierárquicos. O setor, equipamentos, precisam ter formação,
normalmente, é comandado por um gestor técnica ou superior, em cursos de
de manutenção. Este gestor é responsável eletrônica, mecatrônica ou, mesmo,
por monitorar toda a equipe, seu mecânica. A formação exata vai
desenvolvimento e os resultados do depender da necessidade da empresa.
trabalho realizado por meio de indicadores Mas, quanto mais interdisciplinar um
de performance. O gestor também é a time, melhor.
pessoa que busca modernizar o setor,
utilizando softwares de gestão de equipes Outro um ponto fundamental para o
e de manutenção. sucesso de um time ultrapassa a
formação e qualificação. É essencial que
A formação necessária para desenvolver esse time se mantenha atualizado. Por
esse trabalho é em Engenharia de isso, é papel do gestor oferecer para sua
Produção. E, em muitos casos, até mesmo a equipe cursos e treinamentos para
pós-graduação na área pode ser atualização.
importante. Mas, o que poucos consideram
na hora da formação - e é um grande
diferencial - é qualificação em gestão de
pessoas. Esse gestor, além de lidar com
equipe interna e externa, também é
responsável por montar a equipe, mantê-la
motivada e contribuir com sua formação.
Como fazer uma boa gestão

Já falamos sobre quem são os profissionais E, claro: atue próximo da sua equipe,
que trabalham na gestão de manutenção e diariamente, garantindo que este
a sua importância para o sucesso de uma calendário seja cumprido.
empresa. Mas, afinal, como é possível
implantar esse processo e realizar uma Outro ponto importante desse
gestão eficiente nesse setor? planejamento é definir prioridades. Crie
uma escala onde é possível ver
Pode parecer simples dizer assim, mas um rapidamente e claramente qual o nível de
planejamento estratégico é a chave do importância dos equipamentos da sua
sucesso de uma boa gestão de empresa. A partir disso, será possível
manutenção. Mas, claro que não vamos cruzar essas informações com o tempo
deixar essa informação aqui sem te ajudar de uso de cada máquina, tempo gasto na
a organizar melhor esse planejamento e, manutenção, nível de desgaste e o
consequentemente, os resultados da sua impacto da sua paralisação na produção.
equipe. Então, confira algumas dicas para
realizar esse trabalho com sucesso e Parece muita informação, né?! E é,
garantir o sucesso do seu negócio. mesmo. Mas, todo esse processo fica
mais fácil e inteligente se você seguir
Para começar, a primeira coisa a ser essa dica primordial: use a tecnologia a
planejada pelo gestor é um cronograma de seu favor. Mas vamos falar,
manutenções. Use dos conceitos de especialmente disso, daqui a pouco.
manutenção preventiva e preditiva para
definir um calendário de manutenção nos
equipamentos da empresa.
Por fim, envolva todos os setores e
funcionários da empresa nessa função.
Conscientize todos os colaboradores da
importância da prevenção e do cuidado de
todos os equipamentos. Afinal, o pleno
funcionamento de máquinas contribui com
o bom trabalho de todos.

Além disso, incentive que funcionários se


comuniquem com a equipe de manutenção
para reportar diminuição de qualidade ou
eficiência de equipamentos. Os
utilizadores podem ser o melhor
termômetro dos resultados entregues
pelas máquinas e ativos.
Como comentamos há pouco, ter a Além disso é possível gerir outros dados
tecnologia como aliada no processo de relacionados com todo o processo.
gestão de manutenção é fundamental para
a realização de um trabalho eficiente e que Por se tratar de um sistema super
entrega resultados positivos. Um completo, não teríamos a pretensão de
investimento fundamental que deve ser resumir tão rapidamente seu
feito pelo gestor de manutenção é em um funcionamento. Mas, o que podemos
Computerized Maintenance Management garantir, é que um CMMS é uma
System/Software ou CMMS para os íntimos. ferramenta de trabalho fundamental
para o gestor, que tem acesso a todos os
Basicamente, o CMMS, em bom português, processos realizados - e agendados - pelo
é um sistema de gestão de manutenção seu time em tempo real.
computadorizado. Por meio de um sistema
como esse, o líder do setor tem como gerir No caso de equipes externas, o gestor
todos os processos de manutenção que pode conectar uma tecnologia com a
acontecem dentro da empresa - e fora dela. outra. Por exemplo: como saber se o seu
Por meio dele, que tem funcionamento técnico realizou uma vistoria
super descomplicado, é possível agendar programada em um equipamento
uma manutenção, acompanhar esse externo? Com a tecnologia NFC.
agendamento em tempo real, processar o
chamado e resolver. Ou seja, registrar que
a manutenção foi efetivamente realizada.
Lá vamos nós mais uma vez com uma sigla. Estas informações, integradas com o
A Near Field Communication é uma CMMS, contribuem para que o gestor
tecnologia de conectividade sem fio. À monitore o trabalho da sua equipe,
primeira vista parece muito com o mesmo à distância.
bluetooth, até porque a NFC também
permite a troca de informações entre Por reunir todas essas informações
dispositivos. Mas, existem duas grandes estratégicas, o CMMS é uma ferramenta
diferenças: a NFC não exige fundamental para que o gestor avalie
emparelhamento ou qualquer tipo de resultados e indicadores do seu setor.
conexão entre os dispositivos e ela tem
uma distância máxima de 4 centímetros
entre os equipamentos para que eles se
conectem.

Mas, como ele pode ser utilizado para a


gestão de manutenção? Muito simples. É
necessário colar uma etiqueta NFC nos
equipamentos e solicitar que o responsável
pela manutenção faça uma espécie de
check-in, pelo celular. Assim, ele confirma
sua presença no monitoramento do
equipamento, conforme agendado.
Os impactos da gestão e manutenção
eficientes nos negócios

No mundo corporativo, o melhor Mas, a definição prévia de manutenção


argumento para vender uma ideia ou, de gestão dos ativos independe de
mesmo, propor uma mudança de processos volume. Se uma empresa está ativa ela
dentro de uma empresa está associado aos tem equipamentos. E precisa saber como
lucros. Sim, o lucro é fundamental para o mantê-los em pleno funcionamento.
funcionamento e existência de uma
empresa. Apenas uma empresa com saúde Em empresas maiores o impacto de uma
financeira consegue manter a folha de gestão de manutenção eficiente pode ser
pagamentos em dia, equipes atuantes e maior, claro. Este setor impacta
motivadas e matéria-prima na fábrica. diretamente na eficiência do trabalho das
equipes, que não ficam paradas por
E a gente sabe que o setor de manutenção equipamentos estragados, na
nem sempre está na lista de prioridades no identificação de problemas antes mesmo
planejamento de uma organização. Mas a deles acontecerem e, ainda, no controle
sua atuação estratégica é primordial para de custos. Afinal, quanto mais bem
evitar gastos desnecessários e propor cuidados, mais durabilidade terão os
investimento inteligentes. ativos, diminuindo os gastos para
substituição.
E quando a gente fala em estratégia,
estamos nos referindo a firmas de
qualquer tamanho. A estrutura e o volume
de pessoas envolvidas vai ser melhor em
uma companhia menor, claro.
As empresas que possuem uma frota, Com isso, começamos a entender a
precisam ter claro em sua lógica que os importância do gerenciamento de frota,
veículos se tornam parte ativa do negócio, uma área que tem como objetivo
e assim como qualquer outra máquina ou aumentar a produtividade e diminuir o
equipamento, eles podem gerar lucro ou tempo perdido, resumindo: fazer mais
prejuízo, dependendo somente da forma com menos. E é exatamente como fazer
como ele é utilizado e gerenciado. isso que você verá ao longo deste manual.
Dividido em três partes, apresentamos
É por essa razão, que surge a área de métodos práticos para tornar sua frota
Gestão de Frotas. O gerenciamento de mais produtividade, ações chaves de
frota abrange tudo o que está relacionado gerenciamento dos veículos, cuidados e
ao veículo da empresa, isso inclui não estratégias para diminuir o tempo ocioso.
somente as documentações, multas,
controle de combustível e manutenções É importante salientar que se a sua
mas também o controle de visitas, entregas empresa tem apenas um veículo, esse
e serviços realizadas em campo, tempo de manual também é para você! A frota
conclusão de trajeto, melhores rotas, começa desde o primeiro veículo, assim
análise total da operação em campo e como o seu quadro de funcionários
criação de métodos e estratégias para começa com a primeira contratação.
conter os custos, eliminar o tempo ocioso Então, não perca tempo nem dinheiro por
dos veículos e atingir seu potencial achar que o seu veículo não precisa ser
máximo. controlado e gerenciado.
Acompanhe as rotas!

Bom, se uma empresa possui um ou mais Mas talvez você esteja se perguntando:
veículos isso significa que há a necessidade como eu faço esse acompanhamento da
de executar ações externas, sejam elas minha frota? Bom, é nesse momento que
coletas, entregas, serviços... enfim, haverá precisamos recorrer à ferramentas
sempre uma rota e ordem de ações a especializadas nisso, como Softwares de
serem concluídas. rastreamento, por exemplo. E aqui vale
um adendo importante, é preciso
Acompanhar essas rotas é o principal entender que não basta simplesmente
passo que você deve dar se quer aumentar colocar um rastreador em seus veículos.
a produtividade da sua frota. É a partir
desse acompanhamento que você passa É necessário atentar-se ao sistema que
ter em mãos dados precisos quanto a transforma os dados captados pelo
performance das suas operações, e então aparelho em informações úteis ao gestor.
começar a identificar pontos fortes e Se essas informações chegarem
fracos da sua frota. atrasadas ou forem exibidas em uma tela
confusa e de difícil navegação, é muito
Essa análise é fundamental para garantir a provável que você perca tempo tentando
eficiência da gestão dos seus veículos, compreender essas informações e até
primeiro porque você saberá o que está ou suas análises e tomadas de decisão serão
não sendo cumprido e o porquê. Segundo prejudicadas por dados incompletos.
que seus planejamentos e ações serão
embasados em dados reais da frota e não
com base em achismos.
O rastreamento veicular não serve apenas
para a segurança dos seus veículos, mas é
também uma ótima ferramenta de gestão,
por meio dele você conseguirá
acompanhar sua frota em campo e ter
todas as informações de performance
registradas podendo analisá-las, corrigir
gargalos e criar planejamentos com base
em dados reais.

Alguns sistemas de rastreamento que


possuem funções de gestão e roteirização,
auxiliam a identificar o caminho mais curto
para realizar uma entrega ou serviço
agilizando o atendimento ao cliente,
otimizando as rotas além de que os
motoristas passam a conduzir os veículos
de forma mais adequada criando um
padrão de comportamento alinhado com
as exigências da empresa. Logo, sua frota
passa a gerar menos gastos e claro, a
produzir mais.
Estabeleça metas e desafios!

Um dos elementos essenciais para um bom master, que pode ser aquele que
desempenho da frota é o motorista. Ele conseguiu pontuar bem em todas as
que é responsável pela forma como seus categorias. Além de recompensar o
veículos serão conduzidos, e colaborador por uma boa conduta, as
consequentemente como os seus clientes premiações também servem de incentivo
se sentiram satisfeitos com entregas e para que os outros motoristas queiram
atendimentos dentro do horário marcado e melhorar seu desempenho.
mercadoria em boa conservação.
Outra estratégia é incentivar a
Suas métricas são diretamente afetadas competição saudável entre seus
pelo desempenho dos seus motoristas, condutores.
felizmente, existem várias estratégias para Estipule uma média de gasto de
mantê-los produtivos e motivados. Quer combustível como meta, então crie uma
saber como? Pegue o papel e a caneta, e relação de pontuação de acordo com a
anote algumas ideias para a sua frota! média de consumo. Quem ficar na média
ganha uma nota, quem ficar abaixo ganha
Valorizar o trabalho do seu colaborador é uma nota maior e quem ficar acima perde
uma das ações que mais geram resultados, nota, a partir disso crie um ranking e ao
por isso crie métodos de premiação por final de um determinado período dê um
conduta. Estipule alguns critérios que bônus aos motoristas mais econômicos. A
possam classificar os motoristas do mês ou média por ser também em tempo de
trimestre entre: o motorista mais atendimento ou multas, aquilo que é a
cuidadoso; o motorista com menos multas; maior dor da sua frota.
o motorista mais econômico e o motorista
Qualifique sua equipe!

Se você quer que seus motoristas tenham Sua empresa pode organizar pequenos
uma boa conduta e sigam as normas da sua workshops que tragam discussões em
empresa, então você precisa deixar isso cima dos principais problemas da sua
claro à eles. E mais, você precisa treiná-los frota, como por exemplo:
para que eles estejam capacitados a ● Como economizar combustível;
cumprirem com excelência aquilo que é ● Manias e vícios que fazem mal ao
esperado, dessa forma você evita erros e veículo;
perdas de tempo. ● Dicas de segurança;
● A importância da direção
Existem alguns modelos de Guia de Boa defensiva.
Conduta já pré-definidos que você pode Outra boa maneira de motivar sua equipe
fazer o download e editá-los adequando às e trazer o sentimento de pertencimento
normas da sua empresa. Imprima o Guia e por meio de reuniões ou rodas de
deixe disponível a todos os seus conversa, onde vocês como equipe
colaboradores para que eles possam podem discutir como evitar atrasos nas
consultar sempre que necessário. entregas, como lidar com imprevistos na
estrada… Criar essas oportunidades de
Os treinamentos são uma ótima maneira discutirem suas principais dificuldades é
de motivar sua equipe, pois dessa forma uma ótima ação para que você como
sua empresa está afirmando que confia na gestor, possa identificar pontos de
capacidade profissional deles e por isso, melhorias e para os motoristas que se
está investindo para que sejam cada vez sentirão valorizados em poder contribuir
melhores. com a empresa e ter voz ativa.
Uma boa ação a ser feita nessas rodas de
conversa, é convidar seus motoristas
exemplares a compartilharem com os
demais dicas e métodos que eles adotam
em sua rotina que os tornam destaques.
Cuidado com a sua frota!

A gestão de frotas em uma empresa é rodado e um relatório de documentações


essencial, pois é por meio dessa função que dos respectivos veículos.
sua empresa terá uma visão ampla do que
de fato está acontecendo, e assim poderá Aqui vale um ponto de atenção! É
conter gastos e aumentar o rendimento importante você identificar quem é o
dos veículos. motorista de cada veículo para que assim
você possa comparar com as médias e
Além de você estabelecer uma política de identificar quem são os condutores que
frota, como comentamos no tópico precisam de treinamento ou não, além de
anterior ao criar um guia de boa conduta que infelizmente muitas empresas
do motorista, há outros métodos que precisam lidar com as questões das
podem ser adotados a fim de garantir o multas.
sucesso na execução do seu planejamento.
Quanto maior o controle que você tiver A gestão de multas deve sempre receber
sobre as informações e operações da sua uma atenção especial por duas razões:
frota, mais fácil será assegurar que os Uma porque se as multas não são pagas
resultados serão alcançados. dentro do prazo os valores aumentam e
geram mais prejuízos a empresa, e
Portanto, é primordial que você tenha uma segundo que se você não sabe quem
listagem sempre atualizada dos seus cometeu as infrações você terá um
veículos onde nessa lista contenha: quem problema para resolver pois caso não
os conduz, quais os horários que esses indique algum condutor, a empresa
veículos estão rodando, a média de receberá outra multa chamada NIC (Não
consumo de cada veículo, a média de km Indicação do Condutor).
Outro ponto importante que merece
cuidado, caso sua empresa trabalhe com
transporte de cargas, é quanto ao
carregamento. Se um veículo trafega
pesado demais, algumas consequências
surgirão como: desgastes de peças do
automóvel, maior consumo de combustível
além de poder colocar em risco a vida do
motorista e dos demais.

Seu trabalho pode ser otimizado por um


sistema que controla seus bens ativos e
permite que haja armazenamento e
gerenciamento desses dados em uma
mesma plataforma, desse modo seu
trabalho se torna muito mais prático e
preciso.
Bom, como vimos nas páginas anteriores Caso você não tenha um sistema que
existem diversos métodos para aumentar a possa te fornecer informações em tempo
produtividade da sua frota, e eliminar o real da sua frota, procure então manter a
tempo ocioso é a principal delas! Por uma comunicação entre motoristas e o setor
razão simples, se os seus veículos não de carregamento sempre em contato,
estão trabalhando então você está para que assim eles possam trabalhar de
gastando para não ter retorno, ou seja, forma alinhada e reduzir tempos de
prejuízo. espera.

Entre as estratégias para solucionar essa O planejamento de rota é outra


questão, separamos as três principais que estratégia muito usada e eficaz para a
toda empresa deve aplicar se quer ter uma gestão de frotas. Ao fornecer para o
frota que segue a lógica “fazer mais com motorista uma rota planejada ele não
menos”. perderá tempo estruturando quais
caminhos precisa fazer para atender
A primeira delas é a preparação da carga. todos os pontos, e também se sentirá
Se você consegue acompanhar seus mais seguro pois não corre o risco de se
veículos e saber exatamente que horário perder e cair em áreas de risco.
eles chegarão no Centro de Distribuição,
ou na empresa que fará o carregamento já
é possível preparar com antecedência a
carga e assim não deixar seus veículos
ociosos na espera da preparação da
mercadoria para o carregamento.
Quando esse planejamento é feito por um de acordo com a sua origem e destino,
sistema, a ordem dos atendimentos será como por exemplo o Waze, um aplicativo
criada de forma inteligente, ou seja, o gratuito e colaborativo que fornece a
roteirizador irá criar as rotas mais curtas a rota mais rápida desviando de
serem seguidas de acordo com a congestionamentos. Você pode alinhar
prioridade dos atendimentos, poupando com os seus motoristas para que sempre
tempo e combustível. traçem a rota por meio desse App antes
de saírem do seu local de origem, essa
Quando essas rotas são acompanhadas por pode ser uma boa forma para poupar
um sistema de rastreamento, caso o tempo nas entregas ou atendimentos.
motorista saia do percurso você é
notificado e assim poderá atuar de maneira E por último, mas não menos importante,
corretiva no mesmo momento. Essas ações dê atenção às manutenções preventivas.
de monitoramento e correção educam seus Essa ação impacta positivamente nas
motoristas fazendo com que eles não usem finanças da sua empresa e protege vidas,
os veículos para finalidades próprias e nem afinal defeitos mecânicos está como a
os deixem parados “matando tempo”. quarta maior causa de acidentes nas
estradas.
Hoje existem algumas outras alternativas
A manutenção preventiva são inspeções
para quem quer ganhar tempo no trânsito
feitas periodicamente que visam ajustar
e não possuem um software de
e eliminar possíveis defeitos, sempre com
rastreamento e roteirização, entre elas
o objetivo de conservar os veículos e
está o uso de aplicativos que traçam rotas
poupar gastos desnecessários.
Uma peça que apresenta problemas se não
for trocada rapidamente, pode danificar
outras peças e então passa a ser necessário
realizar manutenções corretivas, que
normalmente são mais caras e mais
demoradas para serem concluídas.

A frequência dessas inspeções deve seguir


as recomendações do fabricante e no
quanto os seus veículos são utilizados. Se
forem usados constantemente por um
longo tempo, é interessante reduzir o
tempo recomendado pelo fabricantes.
Essas manutenções devem ser registradas
para que assim você possa manter um
controle e não correr o risco de ter que
lidar com imprevistos que geram custos,
perda de tempo e até risco para seu
motorista, veículo e mercadoria.
FALAR COM UM CONSULTOR
SOLICITAR DEMONSTRAÇÃO

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