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(Agosto 2012)
No.68
Los Gastos Reembolsables y Los Viáticos son desembolsos habituales que realizan las empresas
y muchas veces desconocemos sus implicaciones tributarias en materia del Impuesto al Valor
Agregado (IVA) e Impuesto Sobre La Renta (ISLR). Recibimos una factura de un trabajador o
proveedor por estos dos conceptos y empiezan en nuestra mente a aparecer muchas interrogantes,
tales como: ¿Debo retener ISLR e IVA?, ¿Puedo deducir el Crédito IVA indicado en la factura?,
¿Es deducible del ISLR?, ¿Incluyo o no dichos desembolsos como base imponible para calcular
el IVA? Esto surge porque se presenta la incertidumbre de quién es el sujeto obligado por Ley a
efectuar la retención o disfrutar la deducción de los impuestos, en virtud que la figura del pagador
no coincide con la del deudor.
Los Gastos reembolsables, son pagos que asume el proveedor de un bien o servicio por cuenta
de su cliente o también cuando se originan en las actividades de intermediación por mandato de
un tercero. Estos gastos pueden o no ser computados como parte del costo del producto o servicio
vendido, pero la característica más resaltante es que se convino con el cliente o tercero que serán
reembolsados. Algunos ejemplos de estos gastos son los incurridos por alojamientos, pasajes,
combustibles, almuerzos, adquisiciones de bienes y servicios, entre otros.
Los Gastos de viático, son sumas de dinero que el empleador reconoce a un trabajador bajo
relación de dependencia para cubrir los gastos en que éste incurre para el cumplimiento de sus
funciones fuera de su sede habitual de trabajo, tales como: transporte, manutención y
alojamiento.
En su mayoría, estos gastos están sujetos a obligaciones tributarias y se presta a confusión sobre
quién es el responsable de velar por el cumplimiento de las mismas: si el pagador (representante
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o intermediario) o el deudor (cliente o tercero). A continuación daremos respuesta sobre algunas
interrogantes relacionadas con estas erogaciones.
Cuando el intermediario o representante emite la factura a su cliente por la venta del bien o
servicio prestado ¿Debe incluir como parte de la base imponible para calcular el IVA los
gastos reembolsables y viáticos?
Vemos en un primer momento que la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) incluye a los
gastos reembolsables en la base imponible como “gastos de toda clase o su reembolso”, para a
continuación exceptuar de la inclusión en la base imponible de este impuesto aquellos gastos que
se paguen “por cuenta del comprador o receptor del servicio, en virtud del mandato de este”. No
indica que el mandato deba ser expreso (por escrito), por lo que debe entenderse que incluye
también los mandatos tácitos (verbales).
Los criterios a emplear para incluir o no estos gastos dentro de la base imponible dependerán de
las siguientes situaciones:
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servicios prestados. En este caso, las facturas que respaldan estos gastos deben ser
emitidas a nombre del pagador y no del cliente
2. Si los gastos incurridos por el pagador son realizados por cuenta del cliente, no formarán
parte de la base imponible de la venta de bienes o servicios prestados porque dichos
gastos fueron efectuados por mandato de éste y no corresponden a contrataciones propias
del pagador. En este caso, las facturas que respaldan estos gastos deben ser emitidas a
nombre del cliente
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“La intermediación onerosa implica la realización de dos operaciones
claramente diferenciadas, la primera es la operación objeto del mandato y
la segunda será la constituida por las gestiones que el mandatario debe
realizar en nombre de su mandante para la consecución de aquella, y por
cuya ejecución el intermediario cobra un precio…
Con relación a los desembolsos por viáticos cuando éstos forman parte del costo del bien o
servicio vendido sí deben incluirse en la base imponible, tal como lo señala la Administración
Tributaria en doctrina ya citada previamente.
¿Se pueden deducir los créditos fiscales IVA incluidos en facturas pagadas por un tercero
para ser reembolsadas o que formen parte de una factura pagada como viático?
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Aquí la norma es clara, el pagador debe entregar la factura original que pagó por cuenta del
cliente para que éste pueda deducir los créditos fiscales; de igual manera, en el caso del viático el
patrono puede hacer uso del crédito de IVA contenido en la factura, siempre y cuando la misma
cumpla con la normativa fiscal.
Es bueno acotar que para deducir el crédito fiscal contenido en una factura, ésta debe emitirse a
nombre del beneficiario, es decir cliente o patrono según el caso.
¿Se debe hacer retención del IVA cuando se va a pagar un gasto que va a ser reembolsado
por el cliente o tercero?
Ahora bien, el problema se presenta cuando estas operaciones de compras son realizadas a través
de intermediarios bajo la figura de gastos reembolsables, presentándose la confusión al no saber
si la responsabilidad de retener es del intermediario (pagador) o de su representado (deudor).
Cuando el gasto reembolsable es realizado por mandato del representado, éste se constituye en el
deudor y sobre él recae la responsabilidad de retener el IVA siempre que previamente haya sido
calificado por la Administración Tributaria Sujeto Pasivo Especial, pero como la factura es
pagada por el intermediario, el representado deberá girar las instrucciones al intermediario para
que éste proceda a retener en su nombre el impuesto correspondiente al momento del pago o
abono en cuenta y le entregue el monto retenido para que aquél proceda a enterarlo al Estado. En
estos casos, el intermediario entregará al proveedor del bien o servicio, un comprobante de
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retención de IVA por cuenta de tercero cumpliendo con los requisitos establecidos en las normas
antes descrita. En la práctica, observamos a los intermediarios enviar la factura del proveedor a su
representado para que éste emita el comprobante de retención de IVA y el intermediario proceda
a entregársela al proveedor.
Cabe acotar, que en estas transacciones las facturas objeto de retención deben estar emitidas a
nombre del representado o cliente y no del intermediario; en caso contrario, la responsabilidad de
practicar la retención recaerá sobre dicho intermediario, siempre que haya sido calificado Sujeto
Pasivo Especial, por considerarse que el gasto corresponde a contrataciones propias de
intermediario, constituyéndose éste en el deudor.
Otra situación presentada con los gastos reembolsables es cuando la empresa, siendo agente de
retención de IVA, recibe facturas emitidas a su nombre pagadas por los trabajadores bajo la
figura de viático u otro concepto. Los viáticos se corresponden con una suma pagada a un
trabajador bajo relación de dependencia que debe movilizarse fuera de su lugar de trabajo y el
patrono le otorga una cantidad para cubrir sus gastos de traslado y alojamiento, si en este traslado
el trabajador debe incurrir en otro tipo de gastos como por ejemplo el alquiler de un local para
una presentación de ventas de la empresa que representa, este gasto tiene la naturaleza de gasto
reembolsable y no de viático.
Aquí la respuesta es muy directa. Si el gasto reembolsable cumple las condiciones acá señaladas
no se hará la retención. Y en ningún caso se hará retención cuando es un viático y cuando las
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operaciones sean pagadas con tarjetas de débito o créditos cuyo titular sea el agente de retención.
En los casos de Viáticos, sugerimos registrar todos los conceptos involucrados en una cuenta
contables denominada “Viáticos” o “Gastos de Viajes” para así no quede la menor duda que son
erogaciones realizadas por estos concepto.
¿Son deducibles los gastos reembolsables y los viáticos? ¿Debe practicarse la retención del
Impuesto Sobre La Renta sobre ellos?
A los fines del Impuesto Sobre la Renta la exigencia para deducir estos gastos es que sean
normales y necesarios con el objeto de producir la renta; por consiguiente, si cumplen con este
criterio, serán deducibles; ahora bien, la confusión se presenta cuando nos detenemos a evaluar si
debe hacerse la retención del Impuesto Sobre La Renta y quién debe hacerla. De acuerdo con el
artículo 87 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, los responsables de practicar la retención son
los “Deudores”, pero al artículo 1 del Decreto No 1808 que regula el régimen de retención de
Impuesto Sobre La Renta designa a los “Deudores” o “Pagadores”. y aquí viene la duda porque
en muchas ocasiones el pagador no necesariamente es el responsable de la deuda en virtud que
actúa por mandato de éste y si la naturaleza del gastos está sujeta a retención, entonces como
saber cuando la responsabilidad recae en el Pagador o en el Deudor.
Dicho esto, iniciemos nuestro análisis con los gastos de viáticos. Como bien lo hemos descrito
anteriormente los viáticos son erogaciones pagadas por el trabajador bajo relación de
dependencia para el cumplimiento de sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo; sin
embargo, existen conceptos como los de transporte u hospedaje que están sujetos a retención del
Impuesto Sobre La Renta cuyas facturas en algunas ocasiones son emitidas a nombre de la
empresa y otras a nombre del trabajador.
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Cuando las facturas sujetas a reembolsos son emitidas a nombre del trabajador, la deuda fue
contraída por éste en cuyo caso la responsabilidad a retener recaerá sobre dicho trabajador, pero
cuando las mismas son emitidas a nombre de la empresa la responsabilidad a retener recaerá
sobre la entidad en virtud que es la contratante y el trabajador solo realizó el pago por cuenta de
éste. Para evitar la multa por no retener, la empresa deberá asumirla. Distinto es el caso cuando
estos gastos son pagados por el trabajador con una tarjeta de crédito, sean corporativas o no, en
cuyo caso la responsabilidad a retener recae sobre la empresa emisora de la tarjeta de crédito por
estar designada como responsable a practicar la retención según lo dispone el artículo 17 del
Decreto No 1808 antes mencionado.
Que formen parte del precio del bien o servicio vendido en cuyo caso se tomará como parte de la
base imponible para hacer la retención.
Que no formen parte del precio del bien o servicio vendido en cuyo caso el intermediario o
tercero anexará a su factura, los soportes correspondiente donde se demuestra que no obtuvo
ingreso o enriquecimiento alguno por el pago de los mencionados gastos y de esta forma no
aplica la retención; sin embargo, el pagador intermediario debe demostrar haber hecho la
retención correspondiente en el gasto reembolsable entregando la copia del comprobante de
retención respectivo, y de no haberlo hecho el sujeto pasivo (Deudor o mandante) debe practicar
la retención correspondiente dada la responsabilidad solidaria que se genera por el mandato
otorgado al intermediario o tercero.
Para cualquier información adicional sobre los asuntos expuestos en esta comunicación pueden
hacerlo por los teléfonos 761.66.59 o (0416) 6333757 y gustosamente les atenderemos. Si usted
desea conocer otras síntesis tributarias emitidas por nosotros, pueden consultar en nuestra página
Web: www.mrconsultoresasoc.com o en twitter www.twitter.com/mr_consultores