EL OFICIO

A) Definición

El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario,

utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.

B) Área de Difusión

El oficio define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno,
dentro de ella.

 A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con
aquellos que ocupan cargos directivos.
 A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o
institución.

Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución
o por quien hace sus veces. Abandonando asuntos específicos del trabajo. Los oficios de circulación
interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.

C) Utilidad y propósito

Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente
debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita.

El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a
cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento.

D) Partes del Oficio

1. Encabezamiento.-Damos el nombre del encabezamiento al extremo superior del documento y

comprende las siguientes partes:
2. Texto.- Denominamos texto a la parte central y principal de todo documento. Las partes del
texto reciben el nombre de secciones, cuya cantidad y denominación depende de cada clase
o tipo de documento.
3. Término.-comprende la clausura del texto con la respectiva firma.

E) Tipos de Oficio

 Oficio Simple o Directo

Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona.
Generalmente en caso de una invitación, una petición, agradecimiento o información de
eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una
empresa para gestionar algún servicio.
 Oficio Múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios
destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio,
dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para
 colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la
documentación.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante
es importante recordar que:
El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.
En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser
la última parte de este tipo de oficio.

a) Partes del Encabezado

 Membrete

Es la inscripción que identifica a la institución, organismo, entidad o empresa que remite el

documento.

Ministerio de Educación

Instituto Superior Pedagógico

“Honorio Delgado Espinoza”

  Nombre del año

En nombre de año es la denominación que da el gobierno a cada año calendario, mediante ley o
decreto supremo. Ejemplo:

2013 “Año de la lucha contra la corrupción e impunidad”

Lugar y fecha

El lugar y la fecha es la parte que indica dónde y cuándo se elabora el documento. Comprende el
nombre de la localidad y el día, el mes y el año de su elaboración.

Lima, 15 de noviembre de 2019.

Lima, noviembre 15 de 2019.

En documentos de circulación interna, se puede abreviar la fecha de diferentes maneras:

15 noviembre 2019

15/11/2019

15-11-2019

2019-11-15

 Código

El código es la parte que individualiza al documento e identifica a la institución y/o dependencia de

la referencia. Está compuesta por:

El nombre completo del documento y la abreviatura de la palabra “numero”, con mayúsculas. Por
ejemplo: OFICIO No.

El número correlativo asignado al documento, integrado por tres dígitos, que se renuevan anualmente:
001.

Las dos últimas cifras del año calendario en el cual se redacta el documento, entre guiones: - 2019-.

Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que elabora el documento, separadas por guión
o barra inclinada.

OFICIO Nº. 001-2023-ISPHDE

 Destinatario

Es la parte que identifica a la persona, dependencia, institución o empresa a quien se remite el

documento

 Asunto

Es el resumen o la síntesis del contenido de un documento o del motivo que le da origen. Está
integrado por los siguientes elementos:
 La palabra asunto seguida de dos puntos; y,

Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del documento, en forma breve y precisa, tipo
telegrama.

Asunto: Festival de Sabores

 Referencia

Es la parte que hace mención a los antecedentes del documento que se elabora.

Es una parte complementaria porque su uso es opcional. La llevan únicamente las comunicaciones
que contestan o reiteran documentos anteriores. Esta parte comprende:

El termino referencia (completo o abreviado) seguido de dos puntos; y el código y la fecha

simplificados o abreviados del documento que sirve de antecedente. Por ejemplo:

Ref.: Ofic. No. 123-2019-OR

DE 15 de nov. de 2019

b) Partes del Texto

 Nota sobre el Vocativo

Es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de empezar la redacción del texto.

Actualmente manuales de correspondencia moderna y normas internas de los organismos del Sector
Público, no consideran al vocativo parte del documento administrativo.

Señor Director

Muy señor mío

De mi mayor consideración

 Cuerpo o texto

Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y
precisa y muy brevemente.

Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, con su

consentimiento nuestra Institución, se realizó el FESTIVAL DE SABORES, dicha actividad se
efectuó con toda normalidad y éxito, confraternizando toda la familia del ISPHDE, en la institución,
localizado en Cayma. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para este evento.

 Despedida

En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas.

Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima
personal.

c) Partes del Término

  Antefirma.-Es la palabra o frase de cortesía que se emplea cuando se ha concluido la redacción
del texto de un documento administrativo, precede a la firma del responsable de la
comunicación. Pueden ser:

Atentamente,

Cordialmente,

Afectuosamente, entre otros.

 Firma.- Comprende el nombre, el apellido o los apellidos y la rúbrica establecida y estilizados

de la persona que se responsabiliza el documento.
 Posfirma.- La posfirma es la parte que identifica al responsable de la comunicación. Está
compuesta por los siguientes elementos: Profesión o grado académico, en forma abreviada.
Nombre(es) y apellidos del con mayúsculas.

Cargo que desempeña, cuyos sustantivos y adjetivos se escriben con letra inicial mayúscula:

Jefe de Planificación

 Sello.-EL sello es el instrumento que autentica o legaliza el documento que se envía: refrenda
la firma del responsable de la comunicación. Este es de forma circular en los organismos
dependientes del Estado. Lo usan las personas que tienen cargos directivos. Lleva el nombre
de sello de legalización.
 Anexo.- Es una parte opcional. Se emplea únicamente cuando al documento que remitimos
hay necesidad de acompañar objetos u otros documentos tales como: recibos, facturas,
certificados, testimonios, fotografías, grabaciones, etc.
 Con copia.- la con copia es la parte que identifica o hace mención a las autoridades,
dependencias y/o servidores a quienes se envían las copias del documento que se redacta.
Comprende los siguientes elementos: Encabezamiento que vienen a ser la abreviatura de la
frase “con copia”, así: c.c., y la relación de las autoridades, dependencias y/o servidores a
quienes se remiten las copias del documento. Por ejemplo:

c.c.:

Dirección

Subdirección

Archivo

 Pie de página.- el pie de página es la parte que

identifica a los responsables de la elaboración
del documento. Comprende las iniciales del
nombre o nombres y de los apellidos de la
persona que se menciona en la posfirma y de
aquélla que se encargó de su mecanografiado o
digitación

TCL: Dir.
mzs: sec.

F) Estilos de Redacción

 Bloque

El estilo bloque se caracteriza por iniciar la redacción de los párrafos del texto sin dejar sangría.

 Semibloque

Éste se singulariza por comenzar la redacción de los párrafos del texto dejando sangría, que por lo
general es de 5 espacios horizontales en blanco, el cual puede aumentar o disminuir, sólo y
únicamente es a inicio del párrafo.












 Bloque Extremo

El estilo bloque extremo se distingue por comenzar la redacción de todas las partes del documento en
el margen izquierdo, a excepción del nombre del año que mantiene su ubicación habitual y del sello
de legalización que se imprime al lado derecho de la firma

LA SOLICITUD
CONCEPTO. -
La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho, beneficio o servicio
que se considera que puede ser atendido.
El derecho a petición en caso de Perú está amparado por el Art.2º inciso.20,de la actual Constitución
Política que manifiesta que toda persona tiene derecho a formular peticiones ,individual o
colectivamente ,por escrito ante la autoridad competente, la que está obligada a dar al interesado una
respuesta también por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.
Los miembros de las fuerzas Armadas y Policía Nacional sólo pueden ejercer individualmente el
derecho de petición.

La solicitud inicia el trámite de una acción no contenciosa. Puede ser entregada personalmente por
el interesado, por intermedio de otra persona o remitida vía fax o por correo, en este último caso como
“correspondencia certificada”. Al enviarse por correo, debe ser depositada antes del vencimiento del
plazo establecido para su presentación. Si la solicitud llega a su destino después del plazo fijado para
su entrega, se toma en cuenta como si hubiera sido presentada la fecha de su depósito en el correo lo
que se prueba con el respectivo comprobante de recepción del correo o su certificación.
A veces la solicitud se presenta acompañada de los requisitos que exigen las instituciones para tratar
o entender el pedido formulamos. Por ejemplo, cuando se solicita certificado de estudios hay que
adjuntar el recibo del pago que se ha efectuado por este concepto. Dichos requisitos pueden ser
certificados, constancias, recibos, fotografías, fichas, declaraciones juradas, el “currículum vitae” del
interesado, etc. Los documentos que se acompañan a la solicitud debe presentarse debidamente
ordenados (en el orden en que lo exigen), numerados y engrapados, o colocados en un fólder para que
no se pierdan o confunda.
Si en el curso del tratamiento de la solicitud, se advierte que el solicitante no ha cumplido con todos
los requisitos necesarios para la atención de su pedido, la autoridad podrá notificarlo, de oficio, para
que subsane tal omisión en un aplazo prudencial.

2.-ENLACE
La solicitud establece relación entre el solicitante o los solicitantes y la autoridad a quien está dirigida
(destinatario).

El que presenta una solicitud lo hace como persona natural, con derechos y responsabilidades
individuales, al margen del cargo que podría desempeñar en la institución o fuera de ella.

3.-FACULTAD PARA FIRMAR LAS SOLICITUDES

Esta facultad la tiene toda persona natural capaz mayor de 18 años; asimismo los representantes
legales a nombre de aquéllos a quienes representan.

Los menores de 18 años ejercen su derecho de petición por intermedio de sus padres o apoderados;
salvo que algunas instituciones permitan ejercerlo en determinados casos, como los colegios para que
soliciten sus certificados de estudios al concluir su educación secundaria.

La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institución e incluso por una persona
ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del pedido.
El que no es miembro de una institución presenta su solicitud por “mesa de partes” y el servidor de
ella lo puede hacer por “mesa de partes “o por intermedio de su jefe inmediato. Si el conducto es este
último, el jefe da curso a la solicitud mediante proverbio, “hoja de trámite “u otro documento ,con su
opinión favorable o desfavorable.

Toda solicitud debe presentarse por lo menos con una copia, la cual debe ser sellada, firmadas y
numerada por la persona que recepciona su original. Esta copia es la única constancia de la
presentación de la solicitud y permanece en poder del solicitante par efectuar cualquier reclamo si se
pierde o demora la atención.
*Aclaramos: últimamente cada institución cuenta con formatos de solicitud y allí simplemente hay
que llenar los datos y la petición correspondiente.Pero,si no cuenta con ese formato hay que redactarlo
en computadora y en sitios donde no existiera éste último puede hacerse manuscrito en papel bond
con letra legible y sin errores ortográficos. También cada institución tiene algunos modelos llenados
para facilitar la petición al usuario en caso de formatos que usa la entidad.

4.-PARTES DE UNA SOLICITUD

La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar y son:
1.-Sumilla: Es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumilla
es importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el contenido de la solicitud.
Ejemplos: SOLICITO: Examen de subsanación.

SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to año “A”(…)

2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe escribirse después de la

sumilla y todo en mayúscula.
Ejemplos: SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO…

SEÑOR ALCALDE PROVINCIAL DE…

3.-Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad

Ejemplo: Señor Director (SD)

Señor Alcalde ( SA)

4. Presentación del solicitante: datos o referencias personales, tales como

a) Nombres y apellidos completos

b) Ciudadanía

c) Edad

d) DNI (documento nacional de identidad)

e) domicilio.

En esta parte termina con una expresión de cortesía.

Ejemplo

Patricia Gonzales Pacheco, peruana, de 23 años de edad, con DNI N° 26639848, domiciliada en el
Jr..Alfonso Ugarte N° 298, Cajamarca, a usted con toda consideración expongo lo siguiente:

5.-El texto, cuerpo o petición: Es el asunto argumentativo que consta de dos partes:
a) La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los dispositivos legales vigentes
por los que se solicita.

b) La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los documentos requeridos para tal
efecto.
Ejemplo:

Que deseando continuar mis estudios, solicito se digne autorizar que se me otorgue mi certificado de
estudios del 5to año “A” cursado y probado en………para el efecto, acompaño el recibo de pago en
tesorería y las fotografías correspondientes.

6.-La despedida o conclusión: Llamado también pie. Consta de dos partes:

a) Menciona lo expuesto en la solicitud
Ejemplos:

Por lo expuesto:

Por tanto:

b) Son expresiones de agradecimiento por la atención que se dé al documento y se termina haciendo

mención a la justicia.

7.-Lugar y fecha.Se escribe al pie de la despedida y en la parte central a la derecha:

8.-Firma.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
 Revista educativa Partesdel.com, equipo de redacción profesional. (2017, 05). Partes de la
solicitud. Equipo de Redacción PartesDel.com. Obtenido en fecha 10, 2019, desde el sitio
web: https://www.partesdel.com/partes_de_la_solicitud.html.

 Autor: Julián Pérez Porto. Publicado: 2009.

Definicion.de: Definición de oficio (https://definicion.de/oficio/)

 «Oficio interno del Conapred». Agustín Estrada Negrete. 9 de septiembre de 2009.

Consultado el 12 de octubre de 2018.

 Autor: Florencia Ucha | Sitio: Definición ABC | Fecha: junio. 2009 | URL:
https://www.definicionabc.com/comunicacion/oficio.php

 URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/1244-ejemplo_de_oficio.html

 URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.html

 URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/1236-

ejemplo_de_carta_formal.html
Fuente: Ejemplo de Carta Formal

 Autor: Julián Pérez Porto. Publicado: 2009.

Definicion.de: Definición de la solicitud (https://definicion.de/solicitud/