ebook

Decreto de
Tramitação
Eletrônica
O que você precisa saber
para atendê-lo.

1
Uma iniciativa:

www.e-gestaopublica.com.br
Guia para projetos cofinanciados: O que é preciso saber para começar a captar investimentos e gerenciar o processo Uma iniciativa:
O Governo Federal tornou obrigatória a tramitação
eletrônica de documentos por meio do Decreto 8.539, publicado
em 8 de outubro de 2015. Ele dispõe que órgãos e entidades da
administração pública federal direta, autárquica e
fundacional deverão tramitar processos administrativos
exclusivamente por meio eletrônico.

As instituições têm seis meses, a contar da data da

publicação, para apresentar um cronograma de implementação
da tramitação eletrônica de processos
administrativos ao Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão (MP).

Com este material de apoio você vai conhecer mais

sobre o decreto e identificar todas as premissas
previstas na normativa sobre processo administrativo
eletrônico.

Veja a seguir o que este eBook educativo contempla.

Decreto de Tramitação Eletrônica: O que você precisa saber para entendê-lo Uma iniciativa:
O que você vai
encontrar no Guia:

4 O que é o Decreto 8.539/2015

5 Benefícios da tramitação eletrônica

7
O que você precisa fazer para atender
ao decreto?

9 Lições Finais

Dicas para leitura do eBook

• O índice é clicável, ou seja, ao clicar em um título, você será
direcionado para a página com o conteúdo;
• As palavras sublinhadas contêm um link para uma
página externa

Decreto de Tramitação Eletrônica: O que você precisa saber para entendê-lo Uma iniciativa:
1 O que é decreto 8.539?
O decreto é uma novidade para órgãos e entidades da
Administração Pública Federal.
Publicado em 8 de outubro de 2015, o decreto n° 8.539
estabelece a obrigatoriedade de implantação de sistema
informatizado para gestão e trâmite dos processos
administrativos eletrônicos no âmbito dos órgãos
e das entidades da administração pública federal
direta, autárquica e fundacional.
O decreto ainda prevê o uso do certificado
digital no padrão definido pela Infraestrutura
de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para
assinatura dos documentos integrantes
dos processos administrativos eletrônicos,
garantindo sua autenticidade e
integridade.
Entre os principais objetivos do decreto estão:
Garantir a eficiência das ações governamentais;
Realizar os processos administrativos com mais segurança,
transparência e economia;
Ampliar a sustentabilidade ambiental com a redução do uso do papel;
Facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.
As instituições deverão apresentar, no prazo de seis meses após a
publicação do decreto: 08/04/2016. Um cronograma de atividades para a
sua implementação à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
A partir daí, terão um prazo de dois anos, contados a partir da data de publicação
do decreto, para implementá- lo. As instituições que já utilizam processos
eletrônicos terão até três anos para adequação.

“ Decreto n° 8.539/2015 determina que a tramitação

dos processos seja eletrônica

” 4

Guia parade
Decreto projetos cofinanciados:
Tramitação Eletrônica:OOque
queévocê
preciso saber
precisa parapara
saber começar a captar investimentos e gerenciar o processo
entendê-lo Uma iniciativa:
2 Os benefícios da Redução de custos:

tramitação eletrônica O processo também pode refletir na redução significativa de

custos com papel, impressão, transporte e principalmente
A implantação do processo eletrônico visa alcançar benefícios espaço físico para armazenamento de documentos. O Ministério
ligados diretamente a agilidade, produtividade, transparência, da Justiça registrou, em 2015, uma redução de R$ 2 milhões nos
satisfação do usuário e redução de custos. gastos com o uso do sistema eletrônico. A economia foi contada
a partir da diminuição dos valores nos contratos para aquisição
de papel, serviço de postagem, impressão e transporte.
Mais agilidade:
Com a adoção da tramitação eletrônica muitos dos
procedimentos burocráticos podem ser eliminados, aumentando
a celeridade na análise e deferimento dos processos, como
foi o caso da Prefeitura Municipal de Florianópolis que, até o
momento, já obteve uma redução média de 54% em relação ao
tempo de trâmite do processo físico, aumentando a eficiência
no atendimento ao cidadão.

Transparência:
Com a implantação do processo eletrônico, o acesso às
informações é facilitado e mais rápido, além de tornar mais
transparente o acompanhamento dos processos administrativos
que tramitam nos órgãos públicos.

Decreto de Tramitação Eletrônica: O que você precisa saber para entendê-lo Uma iniciativa:
Segurança:
Uma das exigências do decreto é a utilização de assinaturas
digitais para garantir a autoria, autenticidade e a integridade dos
documentos. As assinaturas devem ser realizadas por meio de
certificado digital emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira – ICP-Brasil, que mantém a segurança dos arquivos, com
validade jurídica.
Cabe apontar que o decreto não faz objeção à utilização de outro
meio de comprovação da autoria e integridade de documentos
em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por
meio de nome de usuário e senha, sendo essa, porém uma forma
de verificação mais vulnerável a fraudes e erros em relação à
certificação digital ICP-Brasil.
Decreto de Tramitação Eletrônica: O que você precisa saber para entendê-lo
Sustentabilidade ambiental:
Menos papel, menos árvores cortadas, menos água e energia
elétrica desperdiçados com a produção do papel. Além da
economicidade, a sustentabilidade ambiental é um dos objetivos
do decreto. A desmaterialização dos processos moderniza e
torna a gestão pública mais eficiente, sem a necessidade de
impressões em papel. Ao investir em tecnologia, o poder público
adota práticas ambientalmente mais responsáveis, com reflexos
na economia de recursos ambientais.
Uma iniciativa:
3 O que você precisa fazer para
atender ao decreto?
A implantação do sistema de tramitação eletrônica representa um
marco de inovação, revisão de processos internos, participação e
busca de eficiência na administração pública.
Para que essa iniciativa ocorra com sucesso, você deve ficar atento a
algumas recomendações:
1 . Estrutura para implementação do projeto:
A sugestão é que primeiramente seja eleito um comitê para a
criação do projeto para implementação do sistema informatizado
para gestão de processos eletrônicos. Ele deverá ser composto
por profissionais com conhecimento das leis, normativas e
procedimentos internos relacionados ao processo administrativo
e também profissionais da área de TI, além dos gestores e/ou
tomadores de decisão.
Decreto de Tramitação Eletrônica: O que você precisa saber para entendê-lo
2 . Definição do escopo do sistema informatizado:
Em seguida é necessário definir os requisitos necessários para
atender o decreto e ainda verificar as principais dificuldades e
expectativas dos futuros usuários do sistema, com destaque
para a equipe do setor de protocolo que pode contribuir de forma
representativa para o projeto.
A recomendação é buscar uma solução de mercado especializada e
desenvolvida com tecnologias modernas que facilitem o dia-a-dia
dos usuários gerando aumento da sua produtividade. A escolha de
uma solução pronta garante resultados imediatos e os benefícios
são percebidos em um curto espaço de tempo.
O próximo passo é fazer uma avaliação dos Softwares disponíveis
no mercado por meio de pesquisas na Internet e posteriormente
convidando os fornecedores para apresentarem suas soluções.
Uma iniciativa:
Ao avaliar um fornecedor, recomenda-se
observar os seguintes pontos:
A. As funcionalidades do sistema atendem os requisitos
do decreto?
B. As interfaces são amigáveis e de fácil utilização?
C. O sistema faz a gestão dos processos administrativos
físicos e digitais permitindo que os usuários
executem suas atividades em uma única aplicação?
D. A solução ofertada contempla uma ferramenta
para desenho e automatização dos fluxos de trabalho
das classes processuais da sua organização?
E. O sistema disponibiliza mecanismos para
assinatura com certificado digital padrão ICP-Brasil
garantindo a autoria e integridade dos documentos
em processos administrativos eletrônicos?
F. A estratégia de implantação apresentada pelo
fornecedor é realista?
Guia parade
Decreto projetos cofinanciados:
Tramitação Eletrônica:OOque
queévocê
preciso saber
precisa
saber começar a captar investimentos e gerenciar o processo
G. A implantação dos processos digitais será gradativa assegurando
que as mudanças na cultura organizacional sejam bem aceitas pelos
servidores?
H. O fornecedor já implantou esse produto em clientes com
necessidades similares?
Hoje, há no mercado softwares que ajudam na integração e
modernização da gestão administrativa da organização pública,
aplicando metodologias de trabalho que visam atender as exigências
do decreto, como por exemplo, o sistema Solar BPM, da Softplan, que
realiza a gestão dos processos tanto físicos como digitais em uma única
solução.
3
. Elaboração de edital de compra
Caso o órgão ou instituição decida pela aquisição de uma solução
de mercado especializada na gestão de processos administrativos
eletrônicos, torna-se necessária a elaboração de um edital para licitação
de compra, incluindo termo de referência com os requisitos detalhados
do produto e os serviços ofertados. É fundamental a realização de
prova de conceito exigindo que o fornecedor comprove todos os
requisitos previstos no termo de referência, evitando surpresas após a
assinatura do contrato.
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parapara
entendê-lo Uma iniciativa:
4 Lições Finais

O uso do processo administrativo eletrônico pretende avançar na eficiência, eficácia e efetividade da ação
governamental, com ganhos para a sustentabilidade ambiental e para o acesso do cidadão a informação pública.

Com a leitura deste material esperamos que você entenda mais sobre a obrigatoriedade da tramitação
eletrônica de processos e seu funcionamento, desde as premissas normativas até a implantação, para que a
partir daí você possa se manter em conformidade com a lei vigente.

Obrigado pela leitura e até a próxima.

Caso tenha restado alguma dúvida, entre em contato com nosso consultor.
Se você quiser saber mais sobre projetos cofinanciados acesse o
nosso Site E-Gestão Pública (e-gestaopublica.com.br).

Esperamos que o conteúdo deste e-book tenha auxiliado no processo e

contribua para que mais projetos recebam aporte internacional.

Decreto de Tramitação Eletrônica: O que você precisa saber para entendê-lo Uma iniciativa:
O E-Gestão Pública é um portal de conteúdo
sobre tecnologia e transformação digital
para a gestão pública. Apresentamos ideias
para tornar o setor público cada vez mais
eficiente, transparente e próximo do cidadão.
Aqui você encontra materiais como este, que
falam sobre os desafios da gestão pública e
como resolvê-los, além de cases, que contam
histórias de órgãos públicos que já estão
implantando novas formas de tornar os
processos internos mais eficientes e prestar
serviços com mais qualidade para o cidadão.

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