GESTION GERENCIAL Código: FT-PGE-06

Fecha: 12/02/2016
INFORME DE AUDITORIAS DEL SISTEMA GESTION DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Versión No: 1

1. OBJETIVOS

- Confirmar el que el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo de

DISCOTRASAM cumple con los requisitos establecidos en el Decreto 1072 de 2015 y
Resolución 1111 de 2017.

- Confirmar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a DISCOTRASAM en

materia de seguridad industrial, salud en el trabajo.

- Constatar que el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo de

DISCOTRASAM contribuye al logro de la Política y los Objetivos SST.

- Identificar oportunidades de mejora al Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el

Trabajo de DISCOTRASAM.

2. ALCANCE

Aplica al cumplimiento del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo de

DISCOTRASAM bajo los requerimientos del Decreto 1072 de 2015 y Resolución 1111 de
2017.

3. FECHAS

Septiembre 16 de 2017

4. INTEGRANTES DEL EQUIPO AUDITOR

Ing. Roselino Cabrejo

5. AUDITOR LIDER

Ing. Roselino Cabrejo

6. REFERENCIAS (Listas de Verificación)

Para la actividad realizada el 16/09/2017 se tomó como referencia lista de chequeo basado
en los estándares mínimos establecidos en la Resolución 1111 de 2017.

7. PERSONAL CONTACTADO DE LA EMPRESA

Claudia Barrera

8. RESUMEN DE HALLAZGOS

A continuación se indican los resultados de los hallazgos evidenciados:

 No se cuenta con reglamento interno de trabajo ni reglamento de higiene y seguridad

industrial definido ni publicado en dos lugares diferentes dentro de la empresa de
acuerdo con lo establecido en la legislación colombiana.

 La persona designada como responsable del SG-SST no cuenta con el curso virtual de
50 horas de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015.
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 Se cuenta con las siguientes políticas (SG-SST, prevención del consumo de alcohol,
drogas y tabaco); así mismo los objetivos en SST; sin embargo están no están revisadas
ni aprobadas por la gerencia y/o representante legal ni se encuentran publicadas.

 La empresa como parte de su razón social hace transporte de gasolina, no se evidencia

inspecciones pre operacionales del arnés usado para actividades de trabajo en alturas ni
hoja de vida de este, ni la verificación del estado por parte de personal competente de
acuerdo con lo establecido en la Resolución 1409 de 2012.

 Se cuenta con acta de constitución del COPASST de acuerdo con la Resolución 2013 de
1986 realizada en marzo 2017, sin embargo se pudo evidenciar que dentro de los
representantes por parte de la gerencia figura la señora Claudia Barrera quien es la
misma gerente de la empresa, así mismo se evidencio que no se cuenta con actas de
reuniones mensuales del comité desde su creación en el mes de marzo hasta la fecha.

 No se videncia la conformación del comité de convivencia laboral de acuerdo con lo

establecido en la Ley 1010 de 2006 y los Decretos 652 y 1356 de 2012.

 Se cuenta con un programa de capacitación, sin embargo este no se ha revisado por

parte de la gerencia y/o responsable del SG-SST de acuerdo con lo establecido en el
Decreto 1072 de 2015.

 No se cuenta con un programa de inducción en SST para los trabajadores y/o

contratistas, no se realiza evaluación a la eficacia de las inducciones que se realizaron
en 2016.

 No se evidencio evaluación inicial al SG-SST por parte de personal competente de

acuerdo con lo establecido en el Decreto 1443 de 2014 modificado por el Decreto 1072
de 2015.

 Se cuenta con un plan anual de actividades del SG-SST el cual esta desactualizado a
2016, no se realiza el seguimiento a este ni se evidencio que estuviera aprobado por la
gerencia y/o representante legal.

 Se cuenta con procedimiento para el control de documentos y procedimiento para el

control de registros del sistema, sin embargo no se evidencio dentro de estos el tiempo
de retención de 20 años para los documentos y registros que se deben controlar de
acuerdo con el Decreto 1072 de 2015; así mismo los listados maestros de documentos y
registros no se han implementado.

 No se ha realizado la evaluación periódica de las funciones y responsabilidades de

aquellos cargos que tienen establecidas rendiciones de cuentas y autoridad frente al SG-
SST.

 No se cuenta con una matriz de identificación de requisitos legales en SST aplicables a

las actividades que la empresa realiza.

 Se tiene definido un procedimiento para seleccionar y evaluar a proveedores y/o

contratistas sin embargo no se evidencia registros o soportes que garanticen la selección
y/o evaluación de los proveedores y/o contratistas de acuerdo con el procedimiento, así

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mismo se evidencia que los controles en SST definidos no son claros para el tipo de
proveedor y/o contratista que la empresa maneja.

 No se evidencia la implementación del procedimiento de gestión del cambio, teniendo en

cuenta los cambios en requerimientos legales que afecta las actividades de la empresa,
así mismo el procedimiento que se definió no es claro en cuento a establecer las
entradas para gestionar los cambios que pueden afectar la seguridad y salud de los
trabajadores en general.

 No se evidencio perfil sociodemográfico de la empresa acorde con lo establecido en el

Decreto 1072 de 2015.

 Los exámenes médicos ocupacionales no se realizan acorde con el profesiograma que

estableció la empresa, no se cuenta con informe de condiciones de salud por parte del
médico que realizo los exámenes médicos ocupacionales ni se cuenta con licencia del
médico de acuerdo con lo establecido en la Resolución 2346 de 2007; así mismo no se
hace seguimiento a las recomendaciones establecidas en el concepto de aptitud medica
laboral y dentro del procedimiento para exámenes médicos no se establece el
mecanismo y responsabilidades para la custodia de las historias clínicas ocupacionales.

 No se cuenta con programas de vigilancia epidemiológicas (PVE) de acuerdo con los

resultados de los exámenes médicos ocupacionales ni de los riesgos identificados, así
mismo no se cuenta con indicadores de Incidencia y Prevalencia para el control de los
casos de enfermedad laboral que se puedan presentar en la empresa.

 No se cuenta con un programa de actividades de prevención y promoción en salud para

los trabajadores de acuerdo con los riesgos identificados.

 No se llevan estadísticas de accidentalidad (IS, IF, ILI) ni de tratamientos de primeros

auxilios, ausentismo, enfermedad laboral ni de mortalidad.

 Dentro de la matriz de identificación de peligros no se evidencio los peligros a los cuales

están expuestos los visitantes (clientes, proveedores, personal externo entre otros), ni se
contemplan algunos peligros derivados del transporte de combustibles líquidos (gasolina,
ACPM) y del trasiego que se realiza desde el tanque del vehículo hacia los tanques que
surten los surtidores de combustibles.

 No se cuenta con las hojas de seguridad (MSDS) de todos los químicos utilizados en la
empresa incluyendo aquellos de uso para aseo tales como cloro, jabón detergente, jabón
líquido para manos, limpiadores, etc.

 No se evidencia la realización de mediciones higiénicas de acuerdo con los riesgos

identificados.

 No se cuenta con un programa de inspecciones realizadas por la alta dirección,

COPASST, brigadista, entre otros, no se realiza inspección a equipos de emergencia
(extintores, botiquines, camillas) ni a infraestructura, no se revisa el estado de
luminarias, cableado eléctrico, equipos, vehículos; con el fin de garantizar que estén en
condiciones adecuadas.

 No se cuenta con un programa de mantenimiento para los equipos, vehículos,

herramientas, instalaciones, entre otros.
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 No se cuenta con una matriz de EPP o de un documento donde se establezcan los

requerimientos para la selección de EPP, especificaciones técnicas, así como los
criterios para dar de baja, cambio o reposición de EPP; ni se contemplan la entrega de
EPP para protección respiratoria y manipulación de sustancias químicas para los Isleros
que se encuentran expuestos a vapores de los combustibles y manipulan combustibles.

 Se evidencia un análisis de vulnerabilidad realizado por la ARL positiva, sin embargo no

se cuenta con un plan de emergencias por escrito, no se han realizado simulacros de
acuerdo con las vulnerabilidades encontradas, no se cuenta con personal brigadista
capacitado para atender una situación de emergencia, así mismo no se tienen
publicados planos de evacuación donde estén identificados la ubicación de equipos de
emergencia y rutas de evacuación, así como los puntos de encuentro (principal y
secundario), no se han realizado convenios de ayuda mutua o de cooperación con
empresas vecinas en caso de una situación de emergencia, ni un inventario de recursos
para la atención de una emergencia.

 Se tiene establecidas fichas técnicas para los indicadores que miden los objetivos del
SG-SST, sin embargo no están definidos cuales son los indicadores de estructura,
proceso o resultado de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015.

 No se ha realizado auditoria interna al SG-SST de la empresa, el procedimiento de

auditoria interna no contempla la participación del COPASST en la planificación de las
autorías que se realicen, así mismo no se tiene definido un perfil para los auditores
internos o en el caso que la empresa contrate auditores externos; el formato plan de
auditoria no contempla los posibles riesgos que se puedan presentar en la actividad de
auditoria de acuerdo con los cambios establecidos en las normas ISO 9001 e ISO
19011.

 No se evidencio soportes o registros de los resultados de revisión por parte de la alta

dirección de la empresa al SG-SST.

 No se han implementado acciones resultantes de las actividades del SG-SST.

9. OBSERVACIONES Y/O OPORTUNIDADES DE MEJORA

- Se cuenta con un manual de funciones y responsabilidades para los cargos existentes

en la empresa; el cual contiene las funciones y responsabilidades establecidas en el
Decreto 1072 de 2015; sin embargo es importante que el personal conozca cuales son
estas funciones y responsabilidades frente al SG-SST, así mismo las rendición de
cuentas y autoridad frente a estas funciones y responsabilidades dejando la evidencia
respectiva mediante la firma de notificación; además tener en cuenta que frente al SG-
SST hay otras funciones y responsabilidades que no se indicaron en el manual como el
reporte de actos y condiciones inseguras, reporte de incidentes, entre otras.

- Se cuenta con un presupuesto establecido para las actividades del SG-SST, sin
embargo este debe ser revisado y aprobado por la gerencia de la empresa, así mismo es
importante realizar el seguimiento a este para verificar si realmente se está cumpliendo
con estos recursos asignados definiendo metas para este.

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- Se debe definir un mecanismo para que el reglamento interno de trabajo sea aprobado
por el personal de la empresa de acuerdo con lo establecido en la ley 1429 de 2010
articulo 17.

- Se tienen definidos los objetivos del SG-SST sin embargo es importante tener en cuenta
que estos deben ser coherentes con la política del SG-SST, ya que se encontraron
objetivos que no tienen esa coherencia con la política, como el objetivo de dar
cumplimiento a la legislación, no se tiene en cuenta el criterio que establece que la
política es el marco de referencia para el establecimiento o definición de objetivos.

- Se debe garantizar las competencias del personal que realiza el transporte de

combustible líquido (conductor), verificando que tenga las respectivas certificaciones
vigentes de:

 Trabajo en alturas avanzado (40 horas)

 Manejo y manipulación de mercancías peligrosas (80 horas)
 Mecánica básica
 Manejo defensivo
 Primeros auxilios

- De acuerdo con la Resolución 1401 de 2012 y Decreto 1609 de 2002 para el transporte
de mercancías peligrosas se debe contar con las hojas de seguridad, tarjetas de
emergencia del producto que se transporta, así mismo se debe tener un plan de
contingencias que el conductor a cargo debe conocer y tener en caso de presentarse un
incidente que atente contra la seguridad de las personas, el medio ambiente y los
equipos.

- Es importante que los integrantes del COPASST conozcan sus funciones y

responsabilidades como integrantes de este comité.

- Es importante definir dentro de las actividades del programa de capacitación actividades

para el COPASST.

- Se debe definir un programa de inducción en SST para todos los trabajadores y/o
contratistas incluyendo a todo el personal administrativo dando una cobertura del 100%,
evaluando la eficacia de estas inducciones.

- Se debe definir un plan anual de actividades para el SG-SST aprobado por la gerencia
de la empresa, donde se realice el respectivo seguimiento para verificar si se cumplió
con la meta establecida para este.

- Establecer dentro del procedimiento para la identificación de requisitos legales como se

hace la identificación de aquellos requisitos de otra índoles y de como hace la empresa
para anticiparse a aquellos cambios en la legislación que puede afectar a las actividades
de esta.

- Mejorar mediante una matriz de comunicaciones aquellas comunicaciones que deben

ser comunicadas a las partes interesadas; ya que dentro del procedimiento actual se
obviaron comunicaciones importantes que deben darse a conocer.

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- Es importante que la empresa defina como va a realizar las investigaciones de los

accidentes de trabajo y enfermedades laborales que se presenten o puedan presentarse
en la empresa de acuerdo con la Resolución 1401 de 2007 y Decreto 1072 de 2015.

- La matriz de peligros se debe revisar como mínimo una vez cada año, es importante
realizar la descripción del motivo por el cual se hace la actualización, dentro del
procedimiento para identificación de peligros quede definido la periodicidad de la
actualización de la matriz, así como el seguimiento a la eficacia de las medidas de
intervención establecidas para los peligros identificados, así mismo dejar las evidencias
o soportes a las recomendaciones establecidas dentro de la matriz para los peligros
identificados.

- Se debe realizar el inventario del 100% de los productos químicos utilizados incluyendo
los combustibles, aseo y los de venta a clientes, así mismo capacitar al personal en el
conocimiento de las hojas de seguridad.

- Se debe realizar mediciones higiénicas acordes con los riesgos identificados y los
resultados de las recomendaciones darlas a conocer al COPASST de acuerdo con el
Decreto 1072 de 2015, con el fin de establecer los planes de acción para estas
recomendaciones.

- Es importante tener una brigada conformada y entrenada, realizar un acta de

conformación de la brigada con sus funciones y responsabilidades, así mismo al menos
una vez al año realizar un simulacro de acuerdo con los riesgos identificados en el
análisis de vulnerabilidad y publicar un MEDEVAC con los números de emergencia de
los entes de atención ante una emergencia (policía, bomberos, defensa civil, hospitales,
clínicas, etc.) así como el listado de los brigadistas con los que la empresa cuenta.

- Incluir dentro del procedimiento de revisión gerencial cuales son las entradas
establecidas en el Decreto 1072 de 2015 que la alta dirección de la empresa debe
revisar, así mismo divulgar al COPASST y al responsable del SG-SST los resultados de
la revisión realizada al SG-SST.

- El procedimiento para la implementación de acciones correctivas y preventivas define

como herramienta para identificar causas lluvia de ideas, es importante establecer otras
herramientas que están disponibles como 5 por que, tap root, espina de pescado,
parettos, etc.; ya que se tendrían otras opciones para identificar causas y no solo se
tendría la lluvia de ideas

10. ASPECTOS A RESALTAR.

 Se resalta el interés de la gerencia en el mantenimiento y mejora del SG-SST.

 Se cuenta con infraestructura adecuada, la cual es mejorada de acuerdo a sus
necesidades.
 La auditoría se realizó sin contratiempos de acuerdo con el plan establecido

11. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

El objetivo planificado para la auditoria al sistema de gestión en seguridad y salud en el

trabajo SG-SST de la empresa DISCOTRASAM bajo los requerimientos del Decreto 1072 de
2015 y Resolución 1111 de 2017, realizada el 16/09/2017 se ha cumplido con respecto a
establecer que el sistema de acuerdo al resultado de la evaluación está en un nivel
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“CRITICO”; ya que el resultado obtenido fue de 31/100 en la calificación de los estándares

mínimos acorde con la Resolución 1111 de 2017.

12. COMENTARIOS GENERALES

De acuerdo con el resultado de la evaluación realizada se debe evidenciar un plan de acción

que es la entrada para definir el Plan Anual de Actividades del SG-SST para el año 2018

GRAFICOS

Resultados por ciclo PHVA

Resultados por Estándar

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Cordialmente,

___________________
Ing. Roselino Cabrejo
Lic. S.O. No 8438

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