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APRESENTAÇÃO

Olá cursista!

Bem Vindo ao Curso Auxiliar Administrativo!

A SECTI - Secretaria da Ciência, Tecnologia, Inovação e Educação

Profissional por meio do Projeto Qualificar ES oferta cursos de
qualificação profissional, possibilitando novas oportunidades e
para qualificação do cidadão que procura aperfeiçoar seu
conhecimento, com vistas a melhor qualidade de vida.

O curso de Auxiliar Administrativo é destinado aos profissionais

que trabalham juntamente com os administradores, auxiliando
nas mais variadas tarefas e decisões diárias do setor e que
buscam se atualizar e renovar seus conhecimentos.

O mercado de trabalho para o Auxiliar Administrativo é amplo,

há oportunidades de trabalho em empresas de diversos ramos
de atuação, desde o comércio, serviços e instituições públicas.

Nesse curso você aprenderá técnicas de arquivamento, entre

outros.

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Ao final desse curso você estará apto para:

● Atuar profissionalmente como Auxiliar Administrativo;

● Desempenhar as principais atividades diárias exigidas na
função;
● Buscar continuamente a evolução profissional na área.

Por isso, ler o material, compartilhar experiências, interagir com

o professor/tutor, trazer exemplos, fazer os exercícios, é de
fundamental importância para o desenvolvimento do seu
aprendizado.
Desejo a você, bons estudos!

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INTRODUÇÃO

Cursista, para iniciarmos o curso, nessa semana nosso principal

objetivo é abordar as características e requisitos necessários ao
profissional Auxiliar Administrativo.

Vamos começar uma etapa de muitas aprendizagens!

Nesta semana teremos a oportunidade de tratar da ocupação do

Auxiliar administrativo. Quais seriam os principais
conhecimentos dessa ocupação? Será que basta saber organizar
documentos e pastas? Um auxiliar administrativo precisa
desenvolver uma série de qualidades que vai facilitar muito o
exercício dessa atividade, pois, além de conhecer aspectos da
administração de uma empresa, deve dominar várias práticas
relativas a sua ocupação, como conhecimento de documentos e
dos processos internos de uma organização, entre outros
importantes fatores que podem contribuir para uma formação
profissional mais sólida. Você se informará sobre os
conhecimentos esperados desse profissional nos dias de hoje. O
convida a conhecer mais sobre o mercado de trabalho, o que é
um importante aspecto para sua formação nessa ocupação.

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 O QUE É SER UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO

O auxiliar administrativo é um trabalhador/colaborador que

auxilia nas mais variadas funções e serviços de uma empresa
privada ou pública, apoiando áreas de recursos humanos,
finanças e logística. Presta suporte nas administrações em geral,
independentemente do tipo e tamanho da empresa. O
funcionamento de uma empresa depende direta ou
indiretamente do que chamamos de rotinas administrativas,
que são desempenhadas por este profissional. Quais as tarefas
mais demandadas para o auxiliar administrativo?

✓ É responsável por arquivar documentos;

✓ Fazer fotocópias;
✓ Coletar assinaturas em documentos;
✓ Rever processos e conferir dados em documentos ou
notas fiscais;
✓ Pode ser responsável pela compra de materiais;
✓ Preparar relatórios, formulários e planilhas;
✓ Acompanhar processos administrativos;
✓ Atender clientes;
✓ Prestar apoio logísticos;

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 ✓ Atualização de cadastro e atendimento a fornecedores e
clientes.
✓ Executar rotinas de apoio em todas as áreas da
empresa, ser proativo (citar casos: “Fernando”,
“Vaquinha”);

O Assistente/auxiliar administrativo também pode seguir linhas

de atuação profissional específicas, dependendo do perfil e da
estrutura da empresa para a qual trabalha. Confira alguns
exemplos:

● Assistente de Compras
● Assistente Comercial
● Assistente de Logística
● Assistente de Departamento Pessoal
● Assistente de Atendimento

1.2 CARACTERÍSTICAS DO PROFISSIONAL

Existem hábitos e competências reconhecidamente necessárias

para obtermos resultados na busca do sucesso profissional. A
pessoa de sucesso é reconhecida de longe. Não porque tenha um
símbolo estampada em si mesma, mas porque suas atitudes
refletem o sucesso. E essas atitudes incluem o andar, o olhar, as
maneiras, os gestos, a fala etc.
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Precisamos constantemente refletir sobre nossas atitudes,
formas de agir e de nos relacionar no trabalho, pois elas podem
fazer muita diferença nesse ambiente. Uma boa comunicação
pode ajudá-lo a ser mais autoconfiante, a estabelecer uma boa
relação com colegas, empregadores e clientes, se for o caso.
Assim, da mesma forma como você está sempre atento à
realização das suas atividades, precisa também tomar alguns
cuidados em relação ao modo como se comunica. A cordialidade,
ou seja, a gentileza e o respeito no trato com todos, torna o
ambiente de trabalho mais agradável e amistoso, além de ser um
fator fundamental para realizar com clareza e objetividade suas
atividades.

1.3 REQUISITOS PARA SER UM BOM PROFISSIONAL

A seguir veja algumas características de um bom profissional no

exercício da profissão.

● Habilidades Necessárias: boa habilidade de comunicação

escrita e oral, habilidade em resolução de problemas,
planejamento e organização, capacidade de concentração,
dinamismo, saber trabalhar sob pressão, priorizar e honrar
compromissos de datas términos de serviços, saber manter
informações confidenciais.
● Conhecimentos Necessários: conhecer métodos, sistemas,
procedimentos, equipamentos de trabalho, saber o que cada
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 pessoa da empresa faz, saber elaborar orçamentos e
elaborar relatórios, saber manter registros e controles.
● Qualidades Pessoais: ter iniciativa, bem organizados,
pacientes, habilidade de relacionar-se com pessoas
diferentes, saber adaptar-se a novas tarefas, assiduidade,
pontualidade, honestidade.

Além disso, por lidar muitas vezes com documentos e

informações sensíveis, é fundamental que esse profissional
demonstre grande senso de responsabilidade e tenha postura
ética.

• Veja o vídeo:

"Conheça o País mais Honesto do Mundo - Fantástico" -

YouTube

• https://www.youtube.com/watch?v=Uj6MApO66s8

1.4 ÉTICA PROFISSIONAL

A palavra ética é de origem grega, ethos, e significa costume,

ética deve ser entendida como um conjunto de princípios
básicos que visa disciplinar e regular os costumes, a moral e a
conduta das pessoas. O que é ser ético? Ser ético nada mais é

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do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar outros. É ser
altruísta (Atitude solidária oposta ao egoísmo; se dedica aos
outros; solidariedade), é estar tranquilo com a consciência
pessoal. É cumprir com os valores da sociedade em que vive, ou
seja, onde mora, trabalha, estuda. Ética é tudo que envolve
integridade, é ser honesto em qualquer situação, é ter coragem
para assumir seus erros e decisões, ser tolerante e flexível, ser
humilde. O que é ética profissional? A Ética profissional se inicia
com a reflexão. Quando escolhemos a nossa profissão,
passamos a ter deveres profissionais obrigatórios. Os jovens
quando escolhem sua carreira, escolhem pelo dinheiro e não
pelos deveres e valores. Ao completar a formação em nível
superior, a pessoa faz um juramento, que significa seu
comprometimento profissional. Isso caracteriza o aspecto moral
da ética profissional. Mesmo quando você exerce uma carreira
remunerada, não está isenta das obrigações. Sabemos que
existem vários tipos de Ética: ética social, do trabalho, familiar,
profissional. Especialmente, Ética profissional é refletir sobre as
ações realizadas no exercício de uma profissão e deve ser
iniciada antes da prática profissional. Se você já iniciou a sua
atividade profissional fora da área que você gosta não quer
dizer que você não tenha deveres e obrigações a cumprir como
profissional. Como ser um profissional ético? Ser um
profissional ético nada mais é do que ser profissional mesmo
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nos momentos mais inoportunos. Para ser uma pessoa ética,
devemos seguir um conjunto de valores. Ser ético é proceder
sem prejudicar os outros. Algumas das características básicas de
como ser um profissional ético é ser bom, correto, justo e
adequado.

Além de ser individual, qualquer decisão ética tem por trás

valores fundamentais, como:

✓ Ser honesto em qualquer situação – é a virtude dos

negócios;
✓ Ter coragem para assumir as decisões – mesmo que seja
contra a opinião alheia;
✓ Ser tolerante e flexível – deve-se conhecer para depois
julgar as pessoas;
✓ Ser íntegro – agir de acordo com seus princípios;
✓ Ser humilde – só assim conseguir reconhecer o sucesso
individual.

Comportamento eticamente adequado e sucesso continuado

são indissociáveis.

• Veja o vídeo: "Conheça o País mais Honesto do

Mundo - Fantástico" - YouTube

• https://www.youtube.com/watch?v=Uj6MApO66s8

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 1.5 APRESENTAÇÃO PESSOAL

1. 5.1 – Elaboração do currículo

Ele é a porta de entrada para uma nova rotina de vida. Não há

vagas de emprego que passe por um currículo. Por isso, quanto
mais bem feito o seu resumo profissional, maiores as chances se
recolocar (ou começar) no mercado de trabalho. O currículo é
um documento que resume a sua trajetória profissional, sua
formação escolar, as principais atividades e funções exercidas,
cursos e estágios, além de dados pessoais como endereço,
telefone e data de nascimento. Quem busca vaga no mercado
de trabalho precisa preparar um currículo eficiente, objetivo,
colocando apenas o que é realmente necessário que o
contratante precisa saber sobre você, ou seja, informações
sobre a sua vida, além dos seus contatos.

1. 5.2 – Dicas para Elaboração de um bom currículo

✓ Dados Pessoais - É fundamental que seus dados pessoais

como nome completo, idade, endereço, telefone e e-mail
apareçam logo no topo do documento, para facilitar a
comunicação da empresa com você. Demais documentos não
são necessários nesta fase.
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✓ Objetivo - Seja direto e da forma mais sucinta possível
declare qual a área ou setor que você busca uma
oportunidade. Ex.: Setor de Produção.
✓ Formação Acadêmica - Relacionar nesta parte do currículo
sempre da maior formação para menor, como por exemplo
Pós-Graduação, Graduação, e mencionar cursos técnicos que
estejam relacionados com a vaga pretendida. Se você,
candidato não tiver uma formação Superior relacione a
vontade sua formação Técnica, sempre com o nome da
Instituição e o ano da conclusão.
✓ Idiomas - Mencionar apenas aqueles aos quais você
realmente tem o domínio ou se estiver estudando deixar
claro em qual nível está. Esta pode ser uma oportunidade de
chamar a atenção do selecionador para você, pois você está
estudando e buscando conhecimento.
✓ Experiência Profissional - Relacione sempre as 3 últimas
empresas em que trabalhou, da última ou atual até a
terceira, sempre descrevendo o cargo ocupado, o tempo em
cada função e também o trabalho que era exercido, tentando
chamar a atenção de quem está lendo seu currículo para
todas as suas qualificações.
✓ Cursos e Informática - Relacione apenas os cursos de
Qualificação Profissional que tenham relação com a vaga
pretendida e no item Informática destaque qual seu nível de
12
 conhecimento e quais programas e ferramentas você
domina.

• VÍDEO: Max Gehringer Dicas para um Currículo

Campeão – YouTube

• https://www.youtube.com/watch?v=jl7KYtdN23Q

1.5.3 – Ferramentas para elaboração de currículo

Diante das inovações propostas pela popularização do uso da

internet e demais tecnologias o currículo eletrônico tornou-se
cada vez mais comum.

Esse modelo de currículo nada mais é do que um arquivo de

texto (geralmente em formato PDF) que pode ser enviado
diretamente por e-mail.

Apesar de parecer simples é comum que os profissionais

tenham dúvidas na hora de elaborar um arquivo de currículo no
modelo correto. E uma técnica para facilitar essa tarefa é usar
sites geradores de currículo, nessa apostila irei citar como
exemplo a ferramenta de designer chamada Canva.

1) Para conferir acesse o link:

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 https://www.canva.com/pt_br/criar/curriculo/

2) Para saber como utilizar a ferramenta Canva para gerar um

currículo assista ao tutorial abaixo:

h https://www.youtube.com/watch?v=AEjm_faOjCs

3) Após desenhar o seu currículo usando o apoio do Canva

lembre-se de baixá-lo em formato PDF e guardá-lo em seu
computador, dessa forma sempre que surgir uma
oportunidade você terá seu arquivo em mãos para enviá-lo.

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1.5.4 – Perfil Profissional no Linkedin

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O Linkedin é uma rede social muito similar ao facebook, portanto no
linkedin é possível interagir com pessoas de diversas formas
como, por exemplo: seguir usuários, adicionar como contato,
ler um feed de notícias, receber notificações, enviar e receber
mensagens, entre outros.
Porém a principal diferença entre uma rede social e outra (facebook
x linkedin) está no objetivo de uma delas.
Ao passo que no facebook há um uso mais intimista e pessoal da
rede o linkedin, por sua vez, possibilita um uso mais
profissional desses recursos. Não raro o linkedin é usado para
estabelecer contatos de trabalho, recrutar pessoas e divulgar
vagas. O próprio linkedin te envia um alerta quando surgem
vagas de emprego dentro do seu perfil.

Ficou curioso? Aprenda como criar seu perfil no tutorial abaixo:

→ https://canaltech.com.br/redes-sociais/guia-
completo-como-usar-o-linkedin/

Após criar sua conta tire uns minutinhos para aprender sobre o
manuseio do linkedin nessa vídeo aula:

→ https://www.youtube.com/watch?v=FM_Kzmf2gZA

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 1.6 COMO SE COMPORTAR EM UMA ENTREVISTA DE
EMPREGO
- Atitudes Físicas: A atitude física está intimamente ligada à
postura, já que ambas são formadoras da imagem que você
transmite. Estas dicas servem para o ambiente profissional e
para qualquer tipo de situação em que você se encontrar. -
Cumprimento: quando nos encontramos com alguém, dentro de
um ambiente de trabalho ou não, é comum o aperto de mão.
Este aperto de mão deve ser dosado, nem forte nem fraco,
apenas a ponto de transmitir segurança.

- Forma de Andar: mesmo enfrentando problemas, você andar

com a postura de um vencedor, olhando para frente, queixo
ligeiramente levantado, ombros para trás, passos firmes,
cumprimento efusivos (mas sem intimidades), transmitindo
credibilidade.

- Como sentar-se: procure sempre manter-se ereto na cadeira,

não invadindo o espaço do outro, não mexer em objetos que
estão na mesa, ou mesmo colocando seus pertences pessoais
sobre a mesa.

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 TEXTO: USE A POSTURA PARA CONSEGUIR O EMPREGO
DESEJADO
Você está na entrevista daquele emprego que procura há
meses. Gostou da empresa, fala tudo o que treinou em casa.
Quando você já está certo que o lugar é seu, o entrevistador
levanta-se, agradece sua presença e o dispensa. Onde está o
erro? O mais provável é que você não tenha prestado atenção
em quem estava à sua frente, ou seja, "ouvia", mas não "via".
Isto quer dizer que você estava tão envolvido com o discurso
que se esqueceu da sua postura. A linguagem do corpo diz
muito sobre como a pessoa está reagindo a uma situação. Você
pode ter pistas se o entrevistador está gostando ou não de
você, e tentar reverter a situação. Por outro lado, a linguagem
do corpo é mais uma maneira de você passar sua mensagem:
"me contrate!" De acordo com o livro "O Corpo Fala: a
Linguagem Silenciosa da Comunicação Não-Verbal", o corpo
humano é dividido em três partes: Águia (cabeça - controle),
Leão (tórax - emoção) e Boi (abdômen - desejos instintivos).
Então, uma pessoa com a cabeça (controle) baixa, curvada para
a frente (tórax e abdômen reprimidos), passa uma imagem de
submissão total. Ao contrário, cabeça ereta e coluna reta
mostram que você é uma pessoa segura de si. Tendo isso em
mente, alguns truques de postura podem ser úteis para obter
aquela vaga tão sonhada.

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Dica: Após a entrevista, mesmo sem saber o resultado, mande
um e-mail, agradecendo pela oportunidade, texto rápido e
objetivo.

1.7 PLANEJAMENTO DE CARREIRA

A cada dia torna-se mais importante para o profissional a

condução de sua própria carreira. Não é mais possível que
apenas as empresas se preocupem com a carreira de cada
colaborador, uma vez que as competências de cada indivíduo
devem ser desenvolvidas de acordo com a sinalização do
mercado e a aplicabilidade dessas competências poderá ser
colocada em várias organizações. É preciso criar e manter a
empregabilidade. O desenvolvimento da especialidade (cursos
de graduação e pós-graduação) deve ser seguido por
conhecimentos ecléticos que permitam a atuação em várias
atividades e frentes de trabalho, tanto técnicos como gerencial.
Todo o esforço despendido para a obtenção de novos
conhecimentos somente terá validade quando estes puderem
efetivamente ser utilizados nas atividades desenvolvidas pelo
indivíduo. Sendo assim, o planejamento e a gestão de carreira
torna-se um fator preponderante na condução da trajetória
profissional e estimula o indivíduo a fazer uma análise de suas
competências e, principalmente, a entender a si próprio,

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tornando mais fácil a condução de seus ideais, facilitando o
encontro do trabalho certo e, consequentemente, aumentando
seu nível de satisfação.

1.8 Mercado de Trabalho

O Assistente Administrativo atua em:

● Empresas privadas do ramo comercial, industrial e de

serviços.
● Empresas e instituições públicas.
● Organizações sem fins lucrativos.
● Instituições de ensino.

O mercado de trabalho para auxiliar administrativos é favorável

em todos os setores da economia, pois estes profissionais são
essenciais a qualquer negócio como redes de lojas, hospitais,
escolas, indústrias, escritórios de contabilidade e assessorias.

O profissional que atua como assistente administrativo poderá

trabalhar em diferentes áreas ou setores de uma empresa, e não
apenas em um local predeterminado. Assim, é possível, para o
auxiliar administrativo;

realizar atividades de apoio para os diversos setores de uma

empresa (comercial, recursos humanos etc.), além de poder
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trabalhar também em diversos tipos de estabelecimento,
conforme mencionado acima. Pode-se dizer que as atividades da
administração têm por objetivo o exercício de quatro funções
básicas: planejar; organizar; controlar; dirigir.

Outra questão importante é entender como as empresas estão

organizadas do ponto de vista da economia da qual fazem parte.
A economia está dividida em três setores de atividade: primário,
secundário e terciário. O setor primário compreende as
atividades diretamente relacionadas à terra: o extrativismo, a
pecuária e a agricultura. O setor secundário reúne as atividades
industriais de transformação de matérias-primas em produtos
industrializados (máquinas, equipamentos, veículos, roupas,
alimentos, bebidas, cosméticos, produtos de higiene e de
limpeza, entre outros). O setor terciário representa as atividades
ligadas ao comércio e à prestação de serviços, como educação,
saúde, telecomunicações, transporte, limpeza, serviços de
alimentação, turismo, serviços bancários, entre outros.
As formas de organização do trabalho, que se alteraram no
decorrer da história, e Isso aconteceram, em parte, em razão da
globalização. É importante compreender que a globalização não
é um fenômeno apenas econômico. Ela abrange questões
políticas, sociais e, principalmente, a produção. A partir dos anos
1970, a economia e a política passaram por rápidas e profundas

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mudanças que contribuíram para o processo de globalização.
Esse termo indica uma integração planetária dos mercados, dos
meios de comunicação e dos transportes, principalmente em
razão dos avanços tecnológicos da segunda metade do século XX
(20) em diante. Os avanços tecnológicos da segunda metade do
século XX (20) invadiram todos os setores da economia, com
maior ou menor intensidade e impacto crescente no cotidiano
das pessoas.

A internet, por exemplo, revolucionou a maneira de trocar

informações, facilitando o trabalho nas esferas pública e privada.
De maneira geral, as pessoas têm cada vez mais acesso à
internet, mesmo sem ter conexão em casa; podem utilizá-la nos
centros instalados por prefeituras ou governos estaduais, e
outros estabelecimentos.

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REFERÊNCIAS:

BASTOS et al. Conceito e perspectivas de estudo das

organizações. In: Psicologia, Organizações e Trabalho no Brasil.
Zanelli et ali (org.).Porto Alegre, Artmed, 2004.

BOFF, Leonardo. Saber cuidar: ética do humano – compaixão

pela terra. 18. ed.Petrópolis: Vozes, 2012.

HARRINGTON, H. J. Aperfeiçoando processos organizacionais.

São Paulo: Makron Books, 1993.

MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à

administração. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2011.

NADLER, David. Arquitetura organizacional. Rio de Janeiro:

Campus, 1994.

SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL (SENAC).

Práticas administrativas em escritório. Rio de Janeiro: Senac
Nacional, 2010.

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