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EMPRESA BRASILEIRA DE SERVIÇOS HOSPITALARES

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Regulamento - SEI nº 1/2019/DAS-EBSERH

Brasília, 22 de janeiro de 2019.

REGULAMENTO DE GESTÃO DE MATERIAIS DE CONSUMO E MEDICAMENTOS

Esse Regulamento apresenta um conjunto de normas estabelecidas para a organização e gestão de


Almoxarifados e Unidades de Abastecimento Farmacêutico para as Unidades Hospitalares vinculadas à
Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares – Rede Ebserh.

Compreendem-se como almoxarifados as áreas responsáveis pela aquisição, recepção, estocagem e


distribuição de materiais de consumo e produtos para a saúde nas unidades hospitalares. Define-se
Unidade de Abastecimento Farmacêutico como sendo o serviço de assistência farmacêutica destinado
ao armazenamento de medicamentos e correlatos, onde são realizadas atividades quanto à sua correta
aquisição, recepção, estocagem e distribuição.

FUNDAMENTAÇÃO LEGAL

Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964;

Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993;

Lei n° 12.401, de 28 de abril de 2011;

Lei nº 13.303, de 30 de junho de 2016;

Lei n° 13.021, de 08 de agosto de 2014;

Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002;

Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013;

Decreto n° 9.412, de 18 de junho de 2018;

Decreto n° 99.658, de 30 de outubro de 1990;

Decreto n° 5.450, de 31 de maio de 2005;

Portaria n° 106, de 10 de maio de 2016; INMETRO;

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Portaria n° 344, de 12 de maio de 1998; SVS/Ministério da Saúde;

Portaria nº 448, de 13 de setembro de 2002; Secretaria do Tesouro Nacional/MF;

Portaria n° 3.916, de 30 de outubro de 1998; Gabinete do Ministro/Ministério da Saúde;

Portaria nº 4.283, de 30 de dezembro de 2010; Gabinete do Ministro/Ministério da Saúde;

Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril de 1988; Secretaria de Administração Pública-SEDAP;

Instrução Normativa n° 5, de 27 de junho de 2014, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;

Regulamento de Licitações e Contratos, de 28 de junho de 2018; Ebserh.

CAPÍTULO I

DAS CONSIDERAÇÕES INICIAIS

A gestão hospitalar é complexa por envolver múltiplas atividades administrativas e assistenciais, com
díspares atores e interesses conflitantes, distribuídas em uma extensa cadeia produtiva cujo resultado
final é a prestação de vastos serviços ambulatoriais e hospitalares. Em geral, a depender do porte e do
nível de complexidade da organização hospitalar, os gastos com materiais e medicamentos são altos
como proporção das despesas correntes totais, sendo expressivo o arsenal de materiais/medicamentos
a serem administrados. Nesse contexto, uma programação de compras eficiente e uma logística de
suprimentos bem administrada é uma fronteira promissora para a minimização de custos, geração de
economia potencial e de vantagens competitivas relevantes para a instituição, além da melhora
significativa na qualidade da assistência prestada (VECINA; REINHARDT, 2002).

Segundo Rosenfeld (2001), os materiais são recursos fundamentais em um hospital, constituindo-se


em infraestrutura indispensável. Nesse sentido se faz necessária a adoção de processos harmônicos e
alinhados para a efetiva gestão dos diferentes materiais utilizados em uma organização hospitalar.

A gestão da logística hospitalar deve atender simultaneamente tanto requisitos financeiros como
operacionais, exigindo uma abordagem estratégica e operacional de modo a sustentar toda cadeia de
suprimentos, buscando sempre resultados globais (BARBIERI, 2006). A organização dos processos
institucionais visa otimizar tempo e recursos, por meio da padronização dos fluxos de abastecimento
com vistas a permitir a identificação tempestiva dos dados de consumo, bem como variação nas
demandas, possibilitando uma melhor gestão de estoque, diminuição do risco de falta ou desperdício
de produtos, redução de compras emergenciais e da prática de preços excessivos, garantia de poder de
barganha nos processos administrativos e a consequente minimização dos custos. A gestão por
processos é adotada pela Ebserh, impulsionando, dentre outras questões, a harmonização dos
processos semelhantes (fluxo de produtos e serviços), independente da sua subordinação hierárquica,
promovendo a geração de condutas e controles padronizados, como fruto da evolução do processo de
gestão.

A gestão de demanda de recursos materiais na saúde não pode ser vista como atividade que finda em
si mesma, mas sim como um sistema que possa gerar e armazenar informações valiosas para suporte e
posterior tomada de decisão, especialmente aquelas relacionadas ao atendimento seguro e eficiente
aos pacientes. Autores como Bowersox, Closs e Cooper (2006) afirmam que, “[...] um processo eficaz de
gestão da demanda deve desenvolver uma previsão integrada e consistente que apoie as necessidades
de seus usuários, como finanças, marketing, vendas, compras e logística”.

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Os processos de gestão de materiais/medicamentos, sejam eles para uso na assistência direta ao
paciente ou nas atividades de suporte às áreas meio e de apoio em uma organização hospitalar, devem
atender às normas vigentes para cada grupo de produtos. No campo dos produtos para a saúde, as
regulamentações sanitárias são requisitos essenciais, bem como para a gestão dos
materiais/medicamentos farmacêuticos, que requerem responsabilidade técnica específica para sua
gestão, em resposta às demandas sanitárias e ao bem da saúde e segurança dos pacientes, tendo por
meio o uso racional e por finalidade a cura ou alívio das doenças (Ministério da Saúde, Portaria Nº
4.283, de 30 de dezembro de 2010).

A Ebserh, tendo por missão ensinar para transformar o cuidar, busca implementar as melhores práticas
em todos os processos institucionais e, no campo da gestão de suprimentos, identificar e sanar
deficiências, por vezes existentes, na cadeia de suprimentos em suas unidades hospitalares. Trabalhar
de modo confiável, com base em modelos de previsão da necessidade de ressuprimento de produtos
para saúde e medicamentos em uma unidade hospitalar, consiste em realizar estudos minuciosos e
específicos, devido às incertezas que configuram o comportamento da demanda dos serviços
oferecidos por um hospital. Nesse contexto, a elaboração da proposta de melhoria dos processos
logístico-hospitalares visa otimizar os recursos existentes e minimizar os riscos à saúde do paciente.

A proposta deste regulamento no âmbito da Rede Ebserh, bem como as competências aqui definidas,
dentre outras normas, atende às disposições estabelecidas na Instrução Normativa SEDAP nº 205 de 8
de abril de 1988 que determina, entre outras funções, o seguinte:

Ao Departamento de Administração ou unidade equivalente compete ainda: supervisionar e controlar


a distribuição racional do material requisitado, promovendo os cortes necessários nos pedidos de
fornecimento das unidades usuárias, em função do consumo médio apurado em série histórica
anterior que tenha servido de suporte para a projeção de estoque vigente com finalidade de evitar,
sempre que possível, a demanda reprimida e a consequente ruptura de estoque.

Considera-se ainda, para instrução deste regulamento, que o Serviço de Planejamento de Tecnologias
em Saúde - SPTS é o “Serviço” estabelecido na Administração Central da Rede Ebserh, responsável
pelos processos de gestão de tecnologias em saúde. Por este motivo, a regulamentação aqui definida
aplica-se as Unidades de Almoxarifados, ligadas as Gerências Administrativas e as Unidade de
Abastecimento Farmacêutico, ligadas as Gerências de Atenção à Saúde, nas Unidades Hospitalares
ligadas a Ebserh.

Seção 1 - Das definições

Art. 1º Para efeitos deste regulamento, foram adotadas as seguintes definições:

I. AGENTE RESPONSÁVEL: é todo servidor ou empregado público que, em virtude do cargo ou


função que ocupa ou ainda em razão de determinação superior, responda pela guarda, depósito,
controle ou uso de bens de propriedade da Unidade Hospitalar;
II. ALIENAÇÃO: transferência do direito de propriedade do material, permuta ou doação;
III. ATESTE: declaração, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações
contratadas;
IV. AUTORIZAÇÃO DE SAÍDA DE MATERIAL: documento assinado pelo gestor de almoxarifado, com
anuência da chefia imediata que autoriza o registro e a retirada de materiais e medicamentos
das dependências da Unidade Hospitalar;
V. AUTORIZADOR INTERNO: colaborador credenciado para autorização do documento de
Requisição de Material de Consumo (RM);
VI. COLABORADOR: agente público em exercício nas Unidades Hospitalares, podendo ser: servidor
público, empregado público, contratado por tempo determinado ou prestador de serviço

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terceirizado;
VII. COLEGIADO EXECUTIVO: órgão deliberativo da gestão que possui poder para tomada de
decisões, constituído por: Gerente Administrativo; Gerente de Atenção à Saúde; Gerente de
Ensino e Pesquisa; e Superintendente;
VIII. COMISSÕES DE PADRONIZAÇÃO: instâncias colegiadas, consultivas e deliberativas,
independentes, que objetivam normatizar, implementar e revisar a padronização de produtos
nos hospitais da Rede Ebserh. Instituídas em cada Hospital Universitário Federal (HUF),
vinculadas à Superintendência, em decorrência de sua transversalidade de atuação. São elas:
Comissão de Padronização de Produtos para Saúde (CPPS) e Comissão de Farmácia e
Terapêutica (CFT);
IX. COMISSÃO DE RECEBIMENTO: comissão composta por, no mínimo, 3 (três) servidores ou
empregados públicos, com participação desejável dos Gestores de Almoxarifados, nomeados
por portaria específica, que tem por objetivo proceder a conferência quanti e qualitativa dos
materiais e medicamentos adquiridos pelas Unidades Hospitalares, com valor acima de R$
176.000,00 (cento e setenta e seis mil reais) quando de seu recebimento nos almoxarifados ou
em outro local adequado, em conformidade ao Decreto nº 9.412/18 que atualiza os valores das
modalidades de licitação de que trata o art. 23 da Lei nº 8.666/93. Para os hospitais que seguem
o rito da Lei nº 13.303/16 deverão seguir o Regulamento de Licitações e Contratos da Ebserh;
X. COTA: quantidade de materiais de consumo pré-estabelecida entre os gestores de suprimentos e
os chefes das unidades administrativas e assistenciais, com apoio das equipes técnicas,
necessária para garantir a prestação de serviço por determinado período;
XI. EMPREGADO PÚBLICO: empregado em função pública sujeito ao regime jurídico CLT;
XII. GESTOR DE ALMOXARIFADO: servidor ou empregado público que tem como atribuição propor
a aquisição, receber, conferir, estocar, controlar e distribuir os materiais hospitalares adquiridos
pela Unidade Hospitalar, exceto medicamentos;
XIII. GESTOR DE SUPRIMENTOS: servidor ou empregado público que tem como atribuição gerenciar
os processos de aquisições de materiais hospitalares sob sua responsabilidade, definir os níveis
de estoque a serem adotados e responder pelos materiais de consumos adquiridos pela
Unidade Hospitalar;
XIV. GESTOR DA UNIDADE DE ABASTECIMENTO FARMACÊUTICO: servidor ou empregado público,
necessariamente farmacêutico, que tem como atribuição gerenciar os processos de aquisição de
medicamentos e correlatos, sob sua responsabilidade, definir os níveis de estoque a serem
adotados e responder pelos medicamentos adquiridos pela Unidade Hospitalar;
XV. INDICADORES: são informações quantitativas ou qualitativas que expressam o resultado de um
processo ao longo de determinado período, em termos de eficiência, eficácia, efetividade ou
nível de satisfação;
XVI. INUTILIZAÇÃO: consiste na destruição total do material de consumo estocado nas unidades de
almoxarifados, que ofereça ameaça vital para pessoas, risco de prejuízo ecológico ou
operacional ou inconveniências de qualquer natureza para as Unidades Hospitalares, tais como:
a. Material vencido;
b. Material contaminado (por agentes biológicos, químicos ou radioativos) e sem
possibilidade de recuperação;
c. Material atacado por pragas; e
d. Material com embalagem violada;
XVII. INVENTÁRIO DE ESTOQUE: levantamento de todos os bens de consumo armazenados no
estoque, para manter a compatibilidade entre o registrado em sistema de controle de estoque
(estoque lógico) e a quantidade disponível fisicamente (estoque físico), bem como registros
financeiros;
XVIII. NATS: Núcleo de Avaliação de Tecnologias em Saúde, que tem como competência avaliar
tecnologias em saúde, considerando obsolescência, a necessidade de substituição ou
incorporação;

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XIX. ORDENADOR DE DESPESA: toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem emissão de
empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos (Decreto-lei Federal
nº 200/67, art. 80, § 1º). No âmbito da Ebserh o ordenador de despesa é o Superintendente ou
ente por este delegado em portaria;
XX. PLANO ANUAL DE COMPRAS: cronograma de aquisição de materiais de consumo e
medicamentos, pactuado entre gestores de suprimentos, gestores das Unidades de
Abastecimento Farmacêutico e de Almoxarifado e Setores de Administração, aprovado pelo
Colegiado Executivo da Instituição;
XXI. PROTOCOLO: registo da correspondência expedida, para recebimento e assinatura dos
destinatários, físico ou eletrônico. Preferencialmente, deve-se utilizar o Sistema Eletrônico de
Informações-SEI no âmbito da Ebserh;
XXII. QUARENTENA: período de tempo durante o qual os materiais/medicamentos são retidos com
proibição de seu emprego;
XXIII. RECEBIMENTO: atividade que abrange desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor
até a entrada dos produtos em estoque;
XXIV. RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DE ALMOXARIFADO (RMA): relatório contendo
movimentações de entrada e saída de materiais geridos pelos almoxarifados (considerando as
perdas por validade). Esse relatório será encaminhado à contabilidade mensalmente. É
recomendado que o RMA seja gerado pelo sistema de gestão de estoque utilizado em cada
Unidade Hospitalar;
XXV. REQUISITANTE: colaborador credenciado para emitir a RM;
XXVI. RESSUPRIMENTO: atividade de manutenção dos estoques, que deverá ser realizada
periodicamente, com vistas a reposição dos materiais e medicamentos, considerando o
consumo e o tempo de entrega do fornecedor;
XXVII. SERVIDOR PÚBLICO: pessoa legalmente investida em cargo público de caráter efetivo ou de
livre provimento;
XXVIII. TERMO DE REFERÊNCIA: documento onde serão apresentados, de forma precisa e detalhada, as
especificações e demais informações técnicas pertinentes ao objeto da contratação. Neste
documento conterá os critérios para a aceitação do bem ou serviço, especificando: os deveres do
contratado; os procedimentos de fiscalização; o prazo de execução do contrato; as sanções
aplicáveis, entre outras;
XXIX. UNIDADE ADMINISTRATIVA: unidade integrante da estrutura organizacional da Unidade
Hospitalar constante em seu Regimento Interno;
XXX. USO RACIONAL: utilização dos materiais e medicamentos de forma consciente de modo a
garantir o atendimento adequado ao usuário evitando o desperdício;
XXXI. USUÁRIO: pessoa física, em atendimento ambulatorial ou internação na unidade hospitalar, em
que são utilizados materiais de consumo e medicamentos.

Seção 2 - Da classificação

Art. 2º Os materiais são divididos em bens patrimoniais permanentes e de consumo.

§1º São bens patrimoniais permanentes os materiais que têm as seguintes características tomadas em
conjunto:

I - Durabilidade superior a dois anos;

II - Possibilidade de incorporação a outro bem sem a perda de sua identidade física, podendo ser
retirados sem prejuízo das características do principal; e

III - Possibilidade de recuperação diante de avarias decorrentes do uso regular, não se caracterizando
pela fragilidade ou perecibilidade, não sendo quebradiços ou deformáveis.

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§2º São bens de consumo, aqueles com vida útil fugaz, ou seja, que podem ser consumidos
prontamente ou em tempo inferior a 2 anos.

Art. 3º Quanto à forma de utilização, os bens podem ser:

I - De uso individual, quando sua utilização for restrita a apenas um usuário; e

II - De uso coletivo, quando sua utilização for efetuada por vários usuários.

Art.4º Quanto à condição de uso, um bem é classificado como:

I - Bom, quando estiver em perfeitas condições e em uso normal;

II - Ocioso, quando, embora esteja em perfeitas condições, não está sendo usado há pelo menos doze
meses;

III - Recuperável, quando estiver avariado, mas sua recuperação for possível e orçada em no máximo
50% (cinquenta por cento) de seu valor de mercado;

IV - Antieconômico, quando sua manutenção for onerosa ou seu rendimento for precário, em virtude
de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoleto; e

V - Irrecuperável, quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina, devido à perda de
suas características, aos riscos decorrentes de contaminações, ou em razão da inviabilidade econômica,
que se caracteriza quando a sua recuperação orçar acima de 50% (cinquenta por cento) do valor de sua
aquisição.

CAPÍTULO II

DAS AQUISIÇÕES, RECEBIMENTO, ARMAZENAMENTO, ESTOQUE E DISTRIBUIÇÃO

Seção 1 - Da aquisição de materiais/medicamentos

Art. 5º Os materiais e medicamentos são adquiridos mediante: compra, cessão, doação ou avaliação,
considerando-se:

I - Compra: toda modalidade de aquisição remunerada de um bem, para fornecimento de uma só vez
ou parcelado, à vista de documento comprobatório próprio (nota fiscal, fatura ou outro documento
fiscal equivalente) e vinculado à Nota de Empenho (NE) ou outro instrumento equivalente
regularmente emitido;

II- Cessão: modalidade de movimentação do insumo do acervo, com transferência gratuita de posse e
troca de responsabilidade, entre órgãos ou entidades da Administração Pública;

III - Doação: modalidade em que os materiais e medicamentos são recebidos gratuitamente,


provenientes de qualquer instituição pública, privada, filantrópica ou pessoa física, em perfeitas
condições de uso, em conformidade com a legislação vigente; e

IV - Avaliação: identificação de um insumo de propriedade das Unidades Hospitalares que não dispõe
de documentação específica.

Seção 2- Do recebimento dos materiais de consumo e medicamentos

Art.6º. São documentos hábeis para o recebimento dos materiais e medicamentos nos almoxarifados
ou na Unidade de Abastecimento Farmacêutico:

I - Nota Fiscal;

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II – Termo de Doação;

III - Termo de Transferência (entre Unidades Gestoras da Ebserh).

Parágrafo único. Quando obtido através de doação o insumo será incluído no estoque, de acordo com
o respectivo termo ou processo.

Art.7º O insumo deverá ser recebido:

I - Provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, para verificação da


conformidade com as exigências contratuais;

II - Definitivamente, quando verificado o atendimento das exigências contratuais.

Art.8º. Para o aceite definitivo, os responsáveis pelo recebimento ou a Comissão de Recebimento de


Materiais, deverá fazer a conferência física do material e, em caso de medicamento e materiais
laboratoriais, deverá observar as condições exigidas em bula pelo fabricante, examina-
los qualitativamente e conferir os dados da nota fiscal, comparando-os com os documentos gerados no
processo de compra, se for o caso.

§ 1º Quando o insumo não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar faltas
ou defeitos, o Gestor de Almoxarifado e Gestor da UAF, providenciará junto ao fornecedor a
regularização da entrega para efeito de aceitação.

§ 2º O insumo que apenas depender de conferência com os termos do pedido e do documento de


entrega, será recebido provisoriamente e aceito pelo Gestor de Almoxarifado, Gestor da UAF (nos casos
de medicamentos) ou por empregado público designado para esse fim.

§ 3º Se o material depender, também, de exame qualitativo quando do primeiro recebimento, o Gestor


de Almoxarifado, Gestor da UAF (nos casos de medicamentos), ou servidor ou empregado público
designado, providenciará o Termo de Conformidade ou Parecer e solicitará à unidade competente o
laudo, para a respectiva aceitação.

§ 4º O exame qualitativo poderá ser feito por técnico especializado e/ou pela Comissão de
Padronização, não podendo a área técnica negar-se a fazer a avaliação solicitada.

§ 5º A avaliação deverá ser realizada em 3 (três) dias úteis, à partir da solicitação, para preenchimento
do Termo de Conformidade correspondente ao material vistoriado.

§ 6º Os materiais ou medicamentos de consumo adquiridos em grandes quantidades, de tal forma que


se torne inviável sua conferência unitária, deverão ser conferidos pelo Gestor de Almoxarifado, Gestor
da UAF (nos casos de medicamentos), servidor ou empregado público designado pelo gestor,
adotando sistema de amostragem aleatória definido e formalizado na instituição em procedimento
operacional padrão.

§ 7º O não-atendimento pelo fornecedor ao chamado para reposição ou correção dos materiais e


medicamentos entregues, assim como a desobediência aos prazos, serão comunicados ao setor
competente, para as devidas medidas punitivas, previstas nas normas vigentes.

Art.9º. Estando os materiais e medicamentos de acordo com as especificações exigidas, os Gestores de


Almoxarifado, Gestor da UAF (nos casos de medicamentos) ou Comissão de Recebimento, deverão
carimbar o verso do documento fiscal apresentado pelo fornecedor, com sua assinatura e identificação,
procedendo ao devido ateste.

Art.10. Após a conferência e o aceite do insumo, quando o item for entregue parcialmente, o
colaborador designado providenciará o envio, via Sistema Eletrônico de Informações-SEI ou, caso não

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o possua, por instrumento similar, para a Unidade de Liquidação da Despesa ou equivalente, da 1ª via
da Nota Fiscal e a respectiva documentação necessária para realização da liquidação da NE e outros.
Quando o item for entregue em sua totalidade, o processo deve ser encaminhado para liquidação e
pagamento.

§ 1º Os materiais e medicamentos com aceite serão imediatamente incorporados ao estoque e terão


seus quantitativos de entrada lançados no programa de controle de estoque utilizado pela instituição,
de acordo com as especificações contidas no processo de aquisição.

§ 2º No ato de incorporação do insumo ao sistema de controle de materiais, deverão ser


criteriosamente observadas as descrições e as unidades de medidas já existentes correspondentes ao
mesmo tipo de material.

§ 3º Os insumos incorporados devem ser classificados de maneira padronizada, ou seja, o código e a


descrição atribuídos ao material no processo de compra serão os mesmos utilizados no registro de
entrada do sistema de controle de estoque de almoxarifado.

§ 4º No caso de problemas com recebimento de materiais e medicamentos, estes serão segregados na


quarentena até um posicionamento do fornecedor.

Art.11. No caso de materiais e medicamentos doados:

§ 1º Para o recebimento, conferência e registro do insumo doado, faz-se necessário os seguintes


elementos:

a. Documentação que deu origem ao fato;


b. Condição da doação;
c. Especificação completa do objeto;
d. Quantidade;
e. Valor unitário;
f. Lote e validade;
g. Justificativa da doação;
h. Procedência (identificação do doador – pessoa física ou jurídica, com obrigatoriedade de
informar o CPF ou CNPJ).

§ 2º A constatação da existência de materiais e medicamentos para avaliação geralmente ocorre nas


seguintes situações:

I – Quando da doação de materiais e medicamentos sem valor registrado;

II - Quando da execução de vistorias e auditorias;

III - Em outras situações em que se identifique a existência de um insumo sem documentação


específica;

§ 3º Quando da constatação de materiais/medicamentos que necessitam de avaliação financeira, o


presidente da Comissão de Padronização verifica junto ao Setor de Regulação se o insumo será
utilizado para procedimentos para os quais o hospital possui ou não contratualização e/ou habilitação,
e a Comissão de Padronização deverá previamente avaliar a pertinência da incorporação do insumo
doado na padronização da Unidade Hospitalar.

§ 4º A avaliação financeira/contábil do insumo será realizada por Comissão de Avaliação de Bens,


constituída por, no mínimo 3 (três) servidores/empregados públicos pertencentes ao quadro de
funcionários da Unidade Hospitalar, quando aprovada incorporação do insumo doado pela Comissão
de Padronização.

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§ 5º Após a conclusão da avaliação do insumo e de acordo com as informações da Comissão de
Avaliação de Bens, os Gestores de Almoxarifados (de produtos para saúde e abastecimento
farmacêutico) farão a inclusão dos materiais no estoque, informando todos os dados necessários, bem
como, todas as informações do processo de avaliação no sistema de Gestão de Estoque.

Seção 3 - Da armazenagem

Art.12. A armazenagem compreende a guarda, localização e segurança, garantindo as condições ideais


de preservação e suprimento adequado das necessidades operacionais da Unidade Hospitalar, seja
para atividades administrativas ou assistenciais, obedecendo a legislação vigente.

Art.13. O insumo será considerado em estoque após o cumprimento das formalidades de recebimento
e aceitação e incorporação do mesmo ao sistema de controle utilizado pela instituição.

Art.14. O acesso às dependências onde estão armazenados os materiais e medicamentos do hospital é


restrito aos funcionários lotados no setor e, em casos especiais, às pessoas devidamente autorizadas
pelos Gestores de Almoxarifado ou da Unidade de Abastecimento Farmacêutico.

Art.15. Os principais cuidados no armazenamento de materiais e medicamentos, dentre outros, são:

I - Protegidos contra furto e roubo, perigos mecânicos, ameaças climáticas, luz, umidade, bem como de
insetos e roedores;

II - Quando de menor validade deverão ser estocados a frente e à esquerda de modo a serem
fornecidos em primeiro lugar com a finalidade de evitar as perdas por vencimento no estoque,
obedecendo a regra do FEFO ("First-Expire, First-Out" ou Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai.);

III - Estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário;

IV - Estocados em lugar de fácil acesso e próximo das áreas de expedição, quando possuírem grande
movimentação, sempre que possível;

V - Estocados na parte mais afastada das áreas de expedição quando possuírem pequena
movimentação, sempre que possível;

VI - Estocados com afastamento mínimo de 50 cm de pisos, parede e tetos, devendo ainda ser utilizado
o acessório de estocagem adequado;

VII - A organização e o armazenamento não devem prejudicar o acesso às saídas de emergência, aos
extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater o incêndio (Corpo de
Bombeiros);

VIII - Quando da mesma classe deverão ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a
movimentação, inventário, e estocagem:

a) Produtos sob responsabilidade farmacêutica deverão ser estocados na UAF


(Unidade de Abastecimento Farmacêutico) atendendo a legislação pertinente,
com especial atenção aos medicamentos de controle especial da Portaria MS nº
344/1998 (psicotrópicos e entorpecentes), que requerem armazenamento em
armários trancados com chave;

b) Medicamentos termolábeis devem ser armazenados em refrigeradores e


monitorados com termômetros, mantendo a temperatura de +2 a +8°C, bem como
o controle de temperatura e umidade do ambiente;

IX - Os insumos pesados ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes e porta-
estrados, eliminando-se os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação.

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X - Produtos químicos requerem áreas isoladas e com arquitetura que promova facilidade de combate
a incêndio e menores danos em caso de explosão.

XI - Conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver possibilidade de


fornecimento parcelado ou por ocasião da utilização. Os medicamentos devem obedecer às instruções
contidas na RDC nº 80 de 11 de maio de 2006. Nesse caso, quando abertas as embalagens, estas devem
ser sinalizadas, indicando visualmente que a embalagem é preferencial para o atendimento aos
pedidos e que, no inventário deve ser aberta para contagem individual das unidades;

XII - A organização nas prateleiras deve ser feita de modo a manter voltada para o lado de acesso ao
local de armazenagem a face da embalagem (ou etiqueta) contendo a marcação do item, permitindo a
fácil e rápida leitura da identificação e das demais informações registradas;

XIII – quando for necessário o empilhamento do insumo, deve-se obedecer às orientações contidas na
embalagem para a segurança e altura das pilhas.

Art.16. As áreas de estocagem deverão ser providas de boa iluminação, climatização, controle de
pragas e ainda de estruturas de estocagem adequadas para o armazenamento.

Art.17. Deverá ser realizado nas áreas de estocagem o controle diário de temperatura e umidade, tendo
registro escrito, em formulário padronizado e disponível para verificação.

Art.18. Quando vencidos, avariados e pendentes da resolução de intercorrências no ato de


recebimento, deverão ser segregados em área de quarentena, devidamente identificada, até que sejam
realizados os encaminhamentos de trocas com fornecedores, ou descarte, de acordo com rotina
padronizada e formalizada em Procedimento Operacional Padrão-POP ou processo de trabalho. Os
produtos em quarentena deverão ter seu estoque transferido para uma área com igual nomenclatura
no sistema eletrônico de controle de estoque, sendo passível de auditoria.

Seção 4 – Do estoque

Art.19. Os estoques devem ser mensurados pelo valor de custo histórico ou pelo valor realizável
líquido, dos dois o menor, exceto:

a. Os estoques adquiridos por meio de transação sem contraprestação devem ser mensurados pelo seu
valor justo na data da aquisição;

b. Os bens de almoxarifado devem ser mensurados pelo preço médio ponderado das compras, em
conformidade com o inciso III do art. 106 da Lei 4.320/1964.

Art.20. O valor de custo dos estoques deve incluir todos os gastos de aquisição e de transformação,
bem como outros gastos incorridos para torná-los disponíveis para uso. O custo de aquisição
compreende:

a. O preço de compra;

b. Os impostos de importação e outros tributos não recuperáveis;

c. Frete (transporte);

d. Seguro;

e. Manuseio; e

f. Outros diretamente atribuíveis à aquisição de produtos acabados, materiais e suprimentos.

Seção 5 - Do fornecimento de insumo

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Art.21. O fornecimento de insumo se dará por Requisição de Material (RM), que será elaborada por
meio do sistema de gestão de estoque ou formulário padronizado na instituição e, a dispensação de
medicamentos através da prescrição médica avaliada pelo profissional farmacêutico, efetivando a
saída por código de barras (quando disponível esse recurso na unidade hospitalar).

Art.22. As Unidades de Almoxarifado e UAF atenderão às solicitações mediante as requisições


realizadas pelas unidades demandantes do hospital.

Art.23. Cabe aos responsáveis das unidades do hospital, a indicação ao gestor de almoxarifado de no
mínimo 2 (dois) requisitantes de materiais e medicamentos.

Parágrafo Único. Os requisitantes poderão ser alterados pelo responsável da unidade demandante, a
qualquer momento, mediante formalização junto aos Gestores de Almoxarifado e UAF;

Art.24. As RMs deverão ser preenchidas no sistema de gestão de estoque ou formulário padronizado,
informando obrigatoriamente, o nome da unidade demandante, CPF do paciente, os materiais e
medicamentos e as quantidades desejadas.

Art.25. Cabe à Unidade Demandante, após avaliação do quantitativo ainda disponível no setor, solicitar
no sistema a quantidade que complete as cotas pactuadas.

Art.26. Os produtos solicitados deverão ser separados em conformidade com a RM para materiais e
com a prescrição médica para medicamentos e serão disponibilizados para que o requisitante ou
funcionário devidamente autorizado faça a conferência dos itens e quantidades solicitadas para o
recebimento formal do material.

Parágrafo único. É vedado rasurar a RM.

Art.27. Os materiais e medicamentos que apresentarem desvio de qualidade devem ser informados ao
Setor de Vigilância em Saúde e Segurança do Paciente e notificados no Aplicativo de Vigilância em
Saúde e Gestão de Riscos Assistenciais-VIGIHOSP para investigação e comprovação, devendo ser
trocados junto às Unidades de Almoxarifados ou UAF, que adotarão as medidas junto ao fornecedor
para a substituição dos produtos.

Art.28. As Unidades Demandantes deverão planejar seu consumo e o armazenamento dos materiais e
medicamentos, estabelecidos através das cotas, para que não haja sobras ou desperdícios.

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS DOS GESTORES DE SUPRIMENTOS, FARMÁCIA E ALMOXARIFADOS

Seção 1 – das competências dos Gestores dos Setores de Suprimentos e de Farmácia

Art.29. As competências abaixo descritas aplicam-se aos Setores de Suprimentos ou Farmácia e as


Divisões ou Gerências, onde estão vinculadas as Unidades de Almoxarifado ou Unidades de
Abastecimento Farmacêutico, nos casos em que os setores não estiverem contemplados nos
organogramas das Unidades Hospitalares.

Art.30. Os Gestores deverão elaborar o plano anual de aquisição de materiais de consumo e


medicamentos, devendo o mesmo ser aprovado pelo Colegiado Executivo.

Art.31. Os Gestores, mediante estatísticas de consumo, considerando critérios epidemiológicos, outras


opções terapêuticas, estratégias de cobertura e tratamento, entre outras de cunho assistencial,
coordenarão a elaboração dos pedidos de licitação de materiais de consumo, medicamentos e
correlatos, visando a manutenção dos estoques e submeterão à apreciação e aprovação do Ordenador

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de Despesa.

Art.32. É responsabilidade dos Gestores a elaboração do Termo de Referência, com apoio das áreas
técnicas que utilizam os produtos, realizando o levantamento, consolidação, avaliação e análise das
quantidades necessárias de material.

§1º O Termo de Referência (TR) deverá descrever, obrigatoriamente, o código Catmat, código do
sistema de estoque e código padronizado Ebserh (se houver), a descrição, a quantidade e a unidade de
medida a ser adquirida.

§2º Na elaboração do TR, deverão ser priorizados os descritivos do Catálogo Padronizado de Produtos
para Saúde da Rede Ebserh assim como o Catálogo de Medicamentos Selecionados em uso na Rede
Ebserh.

§ 3º Todo pedido de itens não padronizados, deverá ser encaminhado à respectiva Comissão de
Padronização (de produtos para saúde ou medicamentos), que analisará o pedido seguindo a normas
vigentes.

§ 4º A fim de otimizar o controle do estoque, os Gestores deverão acompanhar o andamento do


processo de aquisição, juntamente com o Setor de Administração.

§ 5º Os Gestores deverão apoiar a fase de aceitação de produtos e habilitação técnica dos licitantes
delegando, quando necessário, a avaliação dos materiais e medicamentos e dos documentos técnicos.

Art.33. Os Gestores deverão pactuar, com os chefes das Unidades Demandantes, em conjunto com as
áreas técnicas, as cotas máximas e mínimas, para distribuição dos materiais e medicamentos, de
acordo com a necessidade dos pacientes, o perfil assistencial e com as metas contratualizadas com o
Gestor SUS.

§ 1 º. A cota será apurada a partir do histórico de consumo de cada Unidade Demandante, podendo ser
adaptada para mais ou para menos em decorrência de fatos específicos que fujam à rotina da unidade
em determinado período.

§ 2 º. É proibida a estocagem de materiais e medicamentos nas Unidades Demandantes, além das


quantidades pactuadas nas cotas, sob pena de apuração de responsabilidade.

Art.34. Compete ainda aos Gestores de Suprimentos e Farmácia no âmbito da Ebserh:

I. Coordenar o processo de articulação para o planejamento logístico de itens adquiridos pelas


Unidades Hospitalares;
II. Estabelecer normas técnicas e delegar funções, no âmbito de suas competências;
III. Contribuir com as demais áreas da Gerência Administrativa na formulação e implantação de
processos de trabalhos que visem a otimização e agilidade das aquisições de materiais e
medicamentos ou outras tecnologias;
IV. Subsidiar administrativamente o processo de aquisição de materiais e medicamentos (produtos
para saúde, medicamentos, Órteses, Próteses e Materiais Especiais – OPMEs e demais
consumíveis), considerando as necessidades institucionais e a contratualização feita junto com
o gestor local do SUS;
V. Apoiar a implantação de protocolos clínicos, definidos e negociados pelas áreas assistenciais;
VI. Colaborar, em conjunto com a engenharia clínica, na elaboração de listas de materiais
necessários à incorporação de novas tecnologias em saúde, no que se refere aos equipamentos
médico-hospitalares, laboratoriais e odontológicos;
VII. Manter atualizado o cadastro dos materiais e medicamentos sob sua responsabilidade,
conforme padronizados pelas Comissões de Padronização;
VIII. Informar ao Serviço de Planejamento de Tecnologias em Saúde sobre novas padronizações e

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alterações nas atuais;
IX. Estabelecer fluxos, procedimentos operacionais e indicadores alinhados com as boas práticas
assistenciais;
X. Elaborar de forma sistemática e coordenada com as Unidades de Almoxarifado, de
Abastecimento Farmacêutico e de Produtos para Saúde, o planejamento de ressuprimento de
materiais e medicamentos necessários para o atendimento das necessidades dos pacientes e da
instituição;
XI. Elaborar de forma coordenada com as Unidades de Almoxarifado, de Abastecimento
Farmacêutico, de Produtos para Saúde, o planejamento das aquisições anuais de materiais e
medicamentos necessários para o atendimento das necessidades dos pacientes e da instituição;
XII. Remeter ao Serviço de Planejamento de Tecnologias em Saúde da Coordenadoria de Gestão da
Atenção Hospitalar da Diretoria de Atenção à Saúde/Ebserh o plano anual de compras, e suas
alterações, para acompanhamento;
XIII. Apoiar a Governança da Unidade Hospitalar na construção do Orçamento Base Zero;
XIV. Verificar a compatibilidade entre o OBZ e o Plano Anual de Compras, assim como propor ajutes;
XV. Coordenar, em conjunto com a área técnica, os processos de adesão aos pregões centralizados
ou a elaboração dos termos de referência locais para os itens de consumo e medicamentos não
contemplados nas compras centralizadas;
XVI. Acompanhar e controlar a aquisição e uso racional de materiais e medicamentos de acordo com
as diretrizes estabelecidas e normas legais;
XVII. Realizar o controle e acompanhamento das vigências e saldos de atas e contratos de materiais
de consumo e medicamentos;
XVIII. Apoiar o Núcleo de Segurança do Paciente no que tange ao desvio de qualidade, segregando em
quarentena os materiais com desvio de qualidade, suspeito e confirmado, procedendo troca
com fornecedor ou encaminhamento para descarte, quando indicado e, quando relacionado aos
medicamentos, quanto à efetividade terapêutica, queixas técnicas e desvio de qualidade, erros
de medicação e quase falhas, reações adversas e demais eventos adversos relacionados ao uso
de medicamentos;
XIX. Ser responsável pelas atividades que envolvam recursos humanos da sua Unidade no tocante a
ponto eletrônico, escala de trabalho, escala de férias, validação de atestados e outras atividades
estabelecidas pela Divisão de Gestão de Pessoas das Unidades Hospitalares ou ainda da
Diretoria de Gestão de Pessoas do Órgão Central da Rede Ebserh;

Seção 2 – das competências dos Gestores de Almoxarifados

Art.35. As competências abaixo definidas aplicam-se as “Unidades de Almoxarifado”, “Unidades de


Almoxarifados e Produtos para Saúde”, ou equivalentes, de acordo com a estrutura organizacional das
Unidades Hospitalares.

Art.36. Compete aos gestores de almoxarifados no âmbito da Ebserh:

I. A responsabilidade dos trabalhos inerentes às unidades sob sua competência, bem como
delegar atividades para as equipes sob sua gestão;
II. Organizar, armazenar, controlar e distribuir os estoques dos materiais e medicamentos sob seu
escopo de armazenamento;
III. Elaborar, mediante plano de ressuprimento, os pedidos de empenho de materiais, visando a
manutenção dos estoques;
IV. Encaminhar os empenhos, feitos pela Unidade de Programação Orçamentária Financeira, para
os fornecedores;
V. Acompanhar e monitorar o cumprimento das ordens de fornecimento e entregas conforme o
estabelecido nas Atas de Registro de Preços ou contrato de fornecimento;
VI. Acionar os fornecedores quando necessário para o atendimento dos empenhos enviados bem

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como tirar dúvidas ou pedir esclarecimentos quanto aos produtos entregues;
VII. Gerenciar, de forma articulada com os demais almoxarifados e com as áreas assistenciais,
quando couber, o recebimento de produtos de modo que os materiais/medicamentos
adquiridos atendam todos os pré-requisitos técnicos estabelecidos bem como todos os
requisitos administrativos/legais;
VIII. Acompanhar e controlar as aquisições de materiais e uso racional, de acordo com as diretrizes
estabelecidas;
IX. Elaborar indicadores que possibilitem a gestão dos materiais e medicamentos a curto, médio e
longo prazo;
X. Subsidiar tecnicamente o gestor de suprimentos com informações para os processos de
aquisições dos materiais sob sua responsabilidade;
XI. Emitir e encaminhar mensalmente ao Setor de Contabilidade o Relatório de Movimentação do
Almoxarifado (RMA), com anuência do Gestor de Suprimentos;
XII. Realizar, em conjunto com os fiscais dos contratos, o controle e acompanhamento, das vigências
e saldos de atas e contratos dos materiais de consumos.
XIII. Ser responsável pelas atividades que envolvam recursos humanos da sua Unidade no tocante a
ponto eletrônico, escala de trabalho, escala de férias, validação de atestados e outras atividades
estabelecidas pela Divisão de Gestão de Pessoas das Unidades Hospitalares ou ainda da
Diretoria de Gestão de Pessoas do Órgão Central da Rede Ebserh;

Art.37. Sempre que for evidenciado aumento expressivo no consumo ou indício de irregularidade nos
pedidos, os Gestores de almoxarifado deverão averiguar e comunicar ao Gestor de Suprimentos, para
devidas providências.

Seção 3 - Gestores de Unidade de Abastecimento Farmacêutico

Art.38. A Chefia da unidade de abastecimento e dispensação, vinculada ao Setor de Farmácia


Hospitalar, deverá ser exercida, obrigatoriamente, por farmacêutico servidor ou empregado público.

Art.39. Compete aos Gestores de Unidade de Abastecimento Farmacêutico:

I. A responsabilidade dos trabalhos inerentes às unidades sob sua competência, bem como
delegar atividades para as equipes sob sua gestão;
II. Elaborar em consonância com a Gestão do Setor de Farmácia, com as Unidades de Dispensação
Farmacêutica e de Farmácia Clínica, estratégias de suprimento e ressuprimento, alinhadas às
diretrizes da Comissão de Farmácia e Terapêutica, visando o acesso perene, sintonizado com os
protocolos institucionais e uso racional;
III. Participar ativamente das atividades técnicas no âmbito da Assistência Farmacêutica elaboradas
e programadas, contribuindo com informações referente ao processo de suprimento dos
materiais/medicamentos farmacêuticos;
IV. Organizar, armazenar, controlar e distribuir os estoques dos medicamentos da instituição;
V. Elaborar, mediante plano de ressuprimento, os pedidos de empenho de medicamentos, visando
a manutenção dos estoques;
VI. Encaminhar os empenhos, feitos pela Unidade de Programação Orçamentária Financeira, para
os fornecedores;
VII. Acompanhar e monitorar o cumprimento das ordens de fornecimento e entregas conforme o
estabelecido nas Atas de Registro de Preços ou contrato de fornecimento;
VIII. Acionar os fornecedores quando necessário para o atendimento dos empenhos enviados bem
como tirar dúvidas ou pedir esclarecimentos quanto aos produtos entregues;
IX. Gerenciar, de forma articulada com os demais almoxarifados e área técnica, quando couber, o
recebimento de produtos de modo que os materiais e medicamentos adquiridos atendam todos
os pré-requisitos técnicos estabelecidos, bem como todos os requisitos administrativos e legais;
X. Acompanhar e controlar as aquisições de medicamentos e o seu uso racional, de acordo com as

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diretrizes estabelecidas;
XI. Elaborar indicadores que possibilitem a gestão dos medicamentos a curto, médio e longo prazo;
XII. Subsidiar tecnicamente o Gestor do Setor de Farmácia com informações para os processos de
aquisições dos medicamentos sob sua responsabilidade;
XIII. Ser responsável pelas atividades que envolvam recursos humanos da sua Unidade no tocante a
ponto eletrônico, escala de trabalho, escala de férias, validação de atestados e outras atividades
estabelecidas pela Divisão de Gestão de Pessoas das Unidades Hospitalares ou ainda da
Diretoria de Gestão de Pessoas do Órgão Central da Rede Ebserh;
XIV. Realizar o controle e acompanhamento das vigências e saldos de atas e contratos dos
materiais farmacêuticos e medicamentos ;
XV. Emitir e encaminhar mensalmente ao Setor de Contabilidade os RMA, com anuência do gestor
de Farmácia.

CAPÍTULO IV

DO INVENTÁRIO

Art.40. O inventário é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos
almoxarifados. Será realizado anualmente ou em condições especiais com o objetivo de evidenciar a
existência física dos saldos registrados nos demonstrativos financeiros e nos sistemas de controle de
estoque.

Art.41. O Inventário Geral de Estoques de cada almoxarifado será realizado por comissão devidamente
designada, devendo conter membros não pertencentes aos almoxarifados a serem inventariados,
conforme Norma Operacional de Inventário Físico de Estoques de Almoxarifado, instituída
pela Resolução-SEI nº 82, de 10 de maio de 2018, publicada no Boletim de Serviço nº 475, de 10 de
outubro de 2018.

Art. 42 Os procedimentos a serem adotados para as ações específicas de inventário estão na Resolução
SEI nº 82 de 10 de outubro de 2018, que normatiza todos os procedimentos referentes a essa atividade.

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

BARBIERI, José Carlos; MACHLINE, Claude. Logística hospitalar: teoria e prática. São Paulo: Saraiva,
2006.
BRASIL. Boas práticas para estocagem de medicamentos. Central de Medicamentos, 1989.
______. Manual de contabilidade aplicado ao setor público. 7ª edição, Ministério da Fazenda,
Secretaria do Tesouro Nacional, 2017.
EBSERH. Diretriz para Constituição de Comissões de Padronização de Produtos para Saúde, 1ª edição.
Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares, Brasília, 2018.
OWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J.; COOPER, M. B.Gestão Logística de Cadeia Suprimentos. Porto
Alegre: Bookman, 2006.
ROZENFELD, H. Reflexões sobre a Manufatura Integrada por Computador (CIM). EESC-USP. Material
em extensão pdf. 2001. 16 p.
VECINA NETO, Gonçalo; REINHARDT FILHO, Wilson. Gestão de recursos materiais e de medicamentos.
São Paulo: Peirópolis, 2002.

Documento assinado eletronicamente por Arnaldo Correia de Medeiros, Diretor(a),


em 24/01/2019, às 17:35, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art.

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6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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