RAUL ALVEIRO CRISTANCHO FERNNADEZ.

INSTRUCTOR: COMFABOY

Taller de lectura y
Comprensión.

Gestión de proyectos:

Responder con sus propias palabras los siguientes interrogantes:

¿Cómo define, la gestión de proyectos?

Son todas aquellas acciones que debemos realizar utilizando recursos
y herramientas que nos llevan a el cumplimiento de un objetivo fijado
en un tiempo determinado.

¿Cómo se planifica paso a paso un proyecto?

Para planificar un proyecto se ha de definir cuáles serán las actividades
que se tendrán que hacer, estimar la duración del proyecto. También
has de indicar cuáles serán los recursos necesarios para poder llevar
a cabo con éxito el proyecto.

¿Con base en la lectura construya tres conclusiones que permitan el

cumplimiento del objetivo de un proyecto?

En conclusión para el cumplimiento del objetivo de un proyecto se ha de

optimizar el orden de las tareas.

Para cada una de las tareas hay que establecerlos plazos y recursos
necesarios para su consecución.

Es importante crear un diagrama de Gantt y determinar el camino crítico

para Conocer todas y cada una de las actividades que intervienen en las
fases del proyecto y cómo se relacionan entre sí.

La gestión de proyectos de forma eficiente es una característica común

a muchos emprendedores y empresarios. Pero también podemos aplicar la
metodología de gestión de proyectos a nuestro día a día para planificar
desde una mudanza hasta una boda. La gestión de proyectos requiere de
una metodología para que seamos capaces de conseguir nuestros
objetivos marcados en plazo y dentro del presupuesto.

GESTION DE PROYECTOS
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A continuación vamos a ver

los pasos necesarios para la gestión de proyectos con éxito. Para eso
utilizaremos un ejemplo de la vida real en el que muchos estamos
familiarizados: la organización de una boda.

Contenido
 1. Define el proyecto
 2. Detalla los pasos del proyecto
 3. Establece plazos y recursos
 4. Ajusta el proyecto
 5. Evalúa los riesgos

 6. Ejecuta tu proyecto
 Las claves de la gestión de proyectos
1. Define el proyecto
La clave para tener éxito en la gestión de proyectos es definir bien las tres
principales variables que son comunes a todo proyecto: el alcance, la
duración y el costo. Estas variables se relacionan de forma directa. De este
modo si queremos reducir la duración de un proyecto debidamente ajustado,
es necesario aumentar los costes asociados o replantear el alcance para
que sea más simple.
Por ejemplo, un gran proyecto con el que muchos estamos familiarizados es
la planificación de una boda. Para ello, lo primero que es necesario definir
es el alcance de la boda. Tienes que decidir si quieres tener una boda íntima
para unos pocos familiares o un gran boda con cientos de personas
invitadas. También tienes que definir cuanto tiempo dispones para planear
la boda. Quizás te interese casarte en primavera de este mismo año o mejor
tomártelo con más calma hasta la primavera del próximo año. Además
deberías de marcarte un presupuesto cerrado. Si consideras que casarte
es un mero trámite quizás quieras gastarte lo mínimo e imprescindible, pero
si estás pensando en montar la boda de tus sueños (o de los sueños de tu
pareja) deberás de tener un presupuesto mucho más generoso.

Para definir el proyecto será necesario que realices una investigación

preliminar sobre proyectos similares para poderte hacer una idea. Una
vez que tienes una idea clara asegúrate que defines tu proyecto de una
forma nítida y sencilla. Por ejemplo la boda que estamos planificando
quedaría definida de esta manera: Celebrar la boda con 100 invitados el día
12 de junio con un presupuesto de $15.000.000.

2. Detalla los pasos del proyecto

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Una vez definido el objetivo de

nuestro proyecto, tenemos que definir los pasos a realizar con el máximo
detalle posible. Es el momento de definir las tareas. En la gestión de
proyectos se deben definir las tareas de forma definitiva y marcando un
resultado esperado.
La boda es un proyecto muy grande. Por eso lo dividimos en sub-
proyectos más pequeños. Así podemos trabajar de forma
independiente, exhaustiva y coordinada. Por ejemplo hacemos una
primera división creando estos cinco grandes bloques:
 La ceremonia
 El banquete
 Los vestidos de los novios
 Los invitados
 El viaje de novios.
Dentro del primer bloque de la ceremonia podemos subdividirle en tareas
específicas:

 Elegir iglesia
 Escoger la decoración de la iglesia
 Preparar la documentación necesaria para casarse
 Realizar el cursillo prenupcial
 Seleccionar las lecturas de la ceremonia
 Seleccionar la música de la ceremonia
 Escoger a los padrinos y testigos, etc.

Debes de continuar detallando y dividiendo el proyecto hasta que

llegues a tareas sencillas y acotadas. Por ejemplo, dentro de la tarea de
escoger la decoración de la iglesia, podemos crear sub-tareas: Escoger las
flores del interior de la iglesia, preparar la iluminación de la iglesia, preparar
el exterior de la iglesia, etc. Y dentro de la tarea de escoger las flores del
interior de la iglesia puedes subdividirlo aún más en escoger las flores de los
bancos, escoger las flores para el altar, etc.

3. Establece plazos y recursos

Para cada una de las tareas que has definido anteriormente tienes que
marcarte los plazos y recursos necesarios para su consecución. Los plazos
se pueden marcar de dos formas principalmente:

 Indicando la fecha y hora concreta. Por ejemplo, el inicio de la

ceremonia será el día 12 de junio a las 11:00 de la mañana.

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 Indicando la dependencia y duración. Por ejemplo, los autobuses

comenzarán a llevar a los invitados al restaurante 30 minutos antes del
comienzo del banquete, en dos turnos de 15 minutos cada uno.
Para cada una de las tareas tienes que definir qué tipo de recursos
necesitas. En una empresa, cuando hablamos de recursos nos referimos
generalmente a dinero que tenemos que asignar para la consecución de
cada tarea. En una boda el concepto es más amplio. Puedes considerar a tu
hermana, el coche de un amigo, la finca de tus abuelos,… A la hora de
identificar los recursos la creatividad puede ahorrarte mucho dinero. Por
ejemplo, para definir los recursos de la sub-tarea “escoger las flores para el
altar” le asigno $500.000, y para la sub-tarea “preparar la iluminación de la
iglesia” le pido a mi amigo Antonio que tiene una agencia de publicidad, que
como regalo de boda se encargue de iluminar la iglesia con el material del
que dispone en su negocio. En este caso, este recurso no tendría un costo
directo en pesos.

4. Ajusta el proyecto
En este punto deberías de tener un listado con todas las tareas que
definen tu proyecto con todo el detalle que necesites. Cada una de esas
tareas tiene que tener asignados los recursos necesarios. Además, cada
tarea tiene que tener marcada cuál es su dependencia temporal con
respecto a otras tareas y su duración.
Pero con toda esta información, probablemente te estés preguntando, ¿voy
a poder tenerlo todo preparado para celebrar la boda con 100 invitados el
día 12 de junio con un presupuesto de $15.000.000?

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Para responder a esa

pregunta deberías crearte un diagrama de Gantt y determinar el camino
crítico. Si con la planificación actual consideras que no es posible
cumplir con el objetivo del proyecto, tendrás que realizar ajustes:
optimizar el orden de las tareas, retrasar la fecha de la boda, aumentar el
presupuesto o simplificar los planes de la boda. Al final, tú decides cuáles
son las prioridades y que estás dispuesto a sacrificar.

5. Evalúa los riesgos

Te encontrarás que varias de las tareas que has definido tienen ciertos
riesgos asociados. Dependiendo de tu tolerancia al riesgo y lo que te
gusten las sorpresas deberías considerar realizar planes de
contingencia para paliar los riesgos.

Por ejemplo, ¿tienes pensado realizar el banquete al aire libre? Como la

boda es a mediado de junio, lo más probable es que haga un tiempo
agradable. Sin embargo, deberías de plantearte qué vais a hacer si llueve
ese día. Quizás puedas hablar con el restaurante para que pongan una carpa
o que tengan una sala disponible cerca donde se puedán acomodar todos.
Si por otra parte, consideras que tener el banquete en el exterior es un riesgo
que no quieres asumir, tendrás que replantearte esta tarea para buscar un
restaurante que te ofrezca el banquete en el interior.

6. Ejecuta tu proyecto

La última fase del proyecto es su ejecución. Durante esta parte, deberás de

asegurarte de que cumples el proyecto tal y como planificaste. En una
empresa se suelen establecer métricas para controlar las posibles
desviaciones. En el caso de una boda, algunas de las principales métricas
pueden ser el dinero gastado y los días que quedan hasta la boda.
Durante esta fase también te surgirán imprevistos que deberás de ir
dando respuesta. Por ejemplo, si el cura se niega a casarlos teniendo como
padrino a tu padre que se divorció hace años de tu madre. Tendrás que ver
si puedes convencerle de que cambie de opinión, escoger a otro padrino u
otra iglesia donde oficiar la boda. Por eso es importante que tengas
preparado un plan B en caso de crisis.

Las claves de la gestión de proyectos.

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La gestión de proyectos es
fácil si eres capaz de descomponerle en tareas sencillas y manejables. Cada
fase del proyecto es importante. Sin embargo, en muchas ocasiones el éxito
reside en prestar especial atención a las fases de definición y
detalle porque te permite crear una estructura sólida para el resto del
proyecto.

Durante la fase de ejecución la clave es el control riguroso del

proyecto. Tienes que asegurarte de que estás cumpliendo el plan. En el
caso de que surjan imprevistos tienes que ser lo suficientemente flexible
como para adaptar ciertas tareas sin que impacten de forma peligrosa
en el resultado final.

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