TEMA:

“AUDITORIA ADMINISTRATIVA”
INTRODUCCIÓN

La administración de empresas en un proceso de funciones básicas diferentes cada una

de las otras, tales como planificación, organización, dirección, ejecución y control. En el

ámbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos

encontrados en el mismo

En la teoría administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economía y

se considera como un principio rector. La evaluación del desempeño organizacional es

importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que

casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo

pertinente a la practica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluación

simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásico, se reduce el alcance y se

sectoriza la concepción de la empresa, así como la potencialidad de la acción

participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control

coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y solo mide

los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación

crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que

involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.
LA AUDITORIA
1.1. Antecedentes

La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad,

basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar

su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos

de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.

Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta

técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.

En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones

profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacándose

entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de

Venecia (Italia), 1.581.

La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió

nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a

atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas ( donde la

naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).

Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios

científicos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificación anual

de los balances que debían hacer los auditores.

También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las

normas de auditoria, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que
conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en

diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943.

El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoria es

realmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseñanza

cátedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo

organizarse cursos similares a los que en otros países se realizan.

1.2. Definiciones

Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables,

dedicándose a observar si los mismos eran exactos.

Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo

acontecido y las respectivas referencias de los registros.

Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no

obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto

remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.

En forma sencilla y clara, escribe Holmes:

"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El

auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones,

registros y documentos."

Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad de

Harvard el cual expresa lo siguiente:

"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así

como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la

actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados

financieros; Es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para

determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados

de ellos.

1.3. Objetivo

El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el

desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis,

evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades

revisadas.

Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las

Gerencias.

1.4. Finalidad

Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado.

Podemos escribir los siguientes:

1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial

2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.

3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.

4. Descubrir errores y fraudes.

5. Prevenir los errores y fraudes

6. Exámenes de aspectos fiscales y legales

7. Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)

8. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

Estudios generales sobre casos especiales, tales como:

Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta técnica.

Clasificación de la Auditoria

Auditoría Externa

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen

crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica,

realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando

técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la

forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para

su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los

terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se

produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena

credibilidad en la información examinada.

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una

organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas

generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en

forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por

lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de

Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede

existir Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del

Sistema de Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información

Automático etc.
La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad,

integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella

información producida por los sistemas de la organización.

Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el

producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una

opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha

información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.

Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional

reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y

profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho

de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y

concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los

documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor

en su trabajo de investigación.

Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una

combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables,

juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y

razonable.

Auditoría Interna

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de

información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos

laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir

informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son

de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo

la figura de la Fe Publica.

Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene

a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se

preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control

interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está

dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto

desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una

garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público.

La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor

interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta

administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta

puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el

Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la

confianza del Público.

La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la

organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni

debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de

los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo

alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa,

pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las

medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene

en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y

decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una

función asesora.
Diferencias entre auditoria interna y externa:

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa,

algunas de las cuales se pueden detallar así:

En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras

que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.

En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el

caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras

personas o sea ajena a la empresa.

La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación

contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe

Pública.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

2.1. Antecedentes

Con el propósito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a través del tiempo, es

conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera más

significativa a lo largo de la historia de la administración.

En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association

sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras,

consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su

ambiente presente y futuro probable."

Más adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señala que "La

confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control

administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación

de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa."

Dos años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios

de Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del

desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para

determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles

deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos

objetivos."

El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El

Análisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja

productividad para establecer las bases para mejorarla" a través de un método que

identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operación de una

organización.

Transcurrido un año, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la

evolución de la auditoría administrativa: 1) Víctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y

Procedimientos, en el cual presenta la contribución de William P. Leonard con el nombre

de auditoría administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of

Excellence Managements integra un método para auditar empresas con y sin fines de

lucro, tomando en cuenta su función, estructura, crecimiento, políticas financieras,

eficiencia operativa y evaluación administrativa.

El atractivo por el tema se extiende al ámbito académico y, en 1960, Alfonso Mejía

Fernández, de la Escuela Nacional de Comercio y Administración de la Universidad

Nacional Autónoma de México, en su tesis profesional La Auditoría de las Funciones de la

Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y

funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una

auditoría administrativa.

Para 1962, Roberto Macías Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administración

del Instituto Politécnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias

administrativas, en la asignatura Teoría de la Administración, destina un espacio para

presentar un trabajo de auditoría administrativa.

Por otra parte, en 1964, Manuel D´Azaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y

Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, en su tesis profesional

La Revisión del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas

analicen su comportamiento a partir de la revisión de las funciones de dirección,

financiamiento, personal, producción, ventas y distribución, así como registro contable y

estadístico.

A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en

donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditoría. Asimismo,

precisa las diferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera, y

desarrolla los criterios para la integración del equipo de auditores en sus diferentes

modalidades.

En 1966, José Antonio Fernández Arena, presenta la primera versión de su texto La

Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes

enfoques de la auditoría administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia

visión de la técnica.
Más adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustín Reyes Ponce, en

Administración de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una

visión general de la auditoría administrativa, en tanto que William P. Leonard publica

Auditoría Administrativa: Evaluación de los Métodos y Eficiencia Administrativos, en

donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la

auditoría administrativa.

Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de

Bonilla en su Manual de Casos Prácticos sobre Auditoría Administrativa, propone

aplicaciones viables de llevar a la práctica y, Jorge Álvarez Anguiano, en Apuntes de

Auditoría Administrativa incluye un marco metodológico que permite entender la

auditoría administrativa de manera por demás accesible.

En 1978, la Asociación Nacional de Licenciados en Administración, difunde el documento

Auditoría Administrativa, el cual reúne las normas para su implementación en

organizaciones públicas y privadas.

Poco después, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditoría Administrativa con

Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditoría administrativa y a la

forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las áreas funcionales,

ambiente de trabajo y sistemas de información.

En 1988, la oficina de la Contraloría General de los Estados Unidos de Norteamérica

prepara las Normas de Auditoría Gubernamental, que son revisadas por la Contraloría

Mayor de Hacienda (entidad de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público), las cuales

contienen los lineamientos generales para la ejecución de auditorias en las oficinas

públicas.
Al iniciarse la década de los noventa, la Secretaría de la Contraloría General de la

Federación se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y

marcos de actuación para las instituciones, trabajo que, en su situación actual, como

Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, continúa ampliando y

enriqueciendo.

2.2. Definiciones

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una

organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de

mejora.

Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:

" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa,

institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus

métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y

materiales".

Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y

completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles

jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de

los integrantes de la institución.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso de auditoria se

lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoria para la dirección superior. Otras

definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente

de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.

2.3. Necesidades de la auditoria administrativa

En las dos ultimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información,

en la presente década parece ser muy probable que habrá una gran demanda de

información respecto al desempeños de los organismos sociales. la auditoria tradicional(

financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de

reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio

ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades

industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes

financieros.

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de

examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud.

En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de

contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y evaluación de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria administrativa

funcional)

La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo ( auditoria analítica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar

y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera

sistemática, abarcando la totalidad de la misma.

2.4. Objetivos de la auditoria administrativa

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los

siguientes:
De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el

comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los

recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura,

competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de

autoridad y el trabajo en equipo.

De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está

inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las

expectativas y satisfacción de sus clientes.

De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en

todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente

competitivos.

De cambio.-La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la

organización.

De aprendizaje.-Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje

institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice

para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido

instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

2.5. Principios de auditoría administrativa

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las auditorias

administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por tanto

debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

Sentido de la evaluación

La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros,

contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos.

Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual

como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de

funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la

implantación de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del

trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y

que los recursos se apliquen en forma económica.

Importancia del proceso de verificación

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que sé esta

haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica

nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el

supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa

respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de

información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios

e imprescindibles.

Habilidad para pensar en términos administrativos

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de una administrador a quien se

le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería

hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy

importante para el auditor administrativo.

2.6. Alcance

Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles,

relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como:

a) Naturaleza jurídica

b) Criterios de funcionamiento

c) Estilo de administración

d) Proceso administrativo

e) Sector de actividad

f) Ámbito de operación

g) Número de empleados

h) Relaciones de coordinación

i) Desarrollo tecnológico

j) Sistemas de comunicación e información

k) Nivel de desempeño

l) Trato a clientes (internos y externos)

m) Entorno

n) Productos y/o servicios

o) Sistemas de calidad
2.7. Campo de Aplicación

En cuanto a su campo, la auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de

organización, sea ésta pública, privada o social.

En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de

operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas

generales de estrategia. Con base en esos criterios, las instituciones del sector se

clasifican en:

1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaría de Estado)

2. Entidad Paraestatal

3. Organismos Autónomos

4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)

5. Comisiones Intersecretariales

6. Mecanismos Especiales

En el Sector Privado se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de

estructura, elementos de coordinación y relación comercial de las empresas, sobre la

base de las siguientes características:

1. Tamaño de la empresa

2. Sector de actividad

3. Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:

1. Microempresa

2. Empresa pequeña
3. Empresa mediana

4. Empresa grande

Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo específico de la empresa, el

cual puede quedar enmarcado básicamente en:

Telecomunicaciones

2. Transportes

3. Energía

4. Servicios

5. Construcción

6. Petroquímica

7. Turismo

8. Cinematografía

9. Banca

10. Seguros

11. Maquiladora

12. Electrónica

13. Automotriz

14. Editorial

15. Arte gráfico

16. Manufactura

17. Autocartera

18. Textil

19. Agrícola

20. Pesquera

21. Química
22. Forestal

23. Farmacéutica

24. Alimentos y Bebidas

25. Informática

26. Siderurgia

27. Publicidad

28. Comercio

En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse en:

1. Nacionales

2. Internacionales

3. Mixtas

También tomando en cuenta las modalidades de:

1. Exportación

2. Acuerdo de Licencia

3. Contratos de Administración

4. Sociedades en Participación y Alianzas Estratégicas

5. Subsidiarias

En el Sector Social, se aplica considerando dos factores:

1. Tipo de organización

2. Naturaleza de su función

Por su tipo de organización son:

Fundaciones

2. Agrupaciones

3. Asociaciones

4. Sociedades

5. Fondos

6. Empresas de solidaridad

7. Programas

8. Proyectos

9. Comisiones

10. Colegios

Por la naturaleza de su función se les ubica en las siguientes áreas:

1. Educación

2. Cultura

3. Salud y seguridad social

4. Política

- Obrero

- Campesino

- Popular

5. Empleo

6. Alimentación

7. Derechos humanos

8. Apoyo a marginados y discapacitados

Podemos concluir, que la aplicación de una auditoría administrativa en las

organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de su estructura

orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en

particular, con el grado y forma de delegación de autoridad.

La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y

operativos, las relaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y

mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una línea de

acción capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para

que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador sólido.

2.8. Factores y metodologías

1.- Planes y Objetivos.

Examinar y dicutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos.

2.- Organización.

a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora.

b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de

la empresa, (si es que la hay).

c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena

organización, funcionamiento y departamentalización.

3.- Políticas y Prácticas.

Hacer un estudio para ver qué acción (en el caso de requerirse) debe ser emprendida

para mejorar la eficacia de políticas y prácticas.

4.- Reglamentos.
Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales

y federales.

5.- Sistemas y Procedimientos.

Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o

irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr

mejorías.

6.- Controles.

Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces.

7.- Operaciones.

Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor

control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados.

8.- Personal.

Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área

sujeta a evaluación.

9.- Equipo Físico y su Disposición.

Determinar su podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una

mejor o más amplia utilidad del mismo.

10.- Informe.

Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios

convenientes.
 EL AUDITOR

3.1 Definición

Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con

libre ejercicio de una ocupación técnica.

3.2. Funciones generales

Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el auditor cuenta con un una serie de

funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento

general de una organización.

Las funciones tipo del auditor son:

 Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y

programas de trabajo.

 Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.

 Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.

 Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los

procesos, funciones y sistemas utilizados.

 Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.

 Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.

 Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.

 Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación,

corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.

 Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar

la efectividad de la organización
  Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y

niveles

 Revisar el flujo de datos y formas.

 Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el

funcionamiento de la organización.

 Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.

 Evaluar los registros contables e información financiera.

 Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de

avances.

 Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el

cambio organizacional.

 Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

3.3. Conocimientos que debe poseer

Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los

requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de

manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera

se emplearán durante su desarrollo.

Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de

formación:

Académica

Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, informática,

comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales,

ingeniería industrial, sicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad,

derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico.

Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, pueden

contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita

intervenir en el estudio.

Complementaria

Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de

diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

Empírica

Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones

sin contar con un grado académico.

Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar él ó

los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen.

También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional

cifrado en su cultura.

Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez

de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.

3.4. Habilidades y destrezas

En forma complementaria a la formación profesional, teórica y/o práctica, el equipo

auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo,

referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrínsecos a su

carácter.

La expresión de éstos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber

ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se dé a la tarea

de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes características:

 Actitud positiva.

 Estabilidad emocional.

 Objetividad.

 Sentido institucional.

 Saber escuchar.

 Creatividad.

 Respeto a las ideas de los demás.

 Mente analítica.

 Conciencia de los valores propios y de su entorno.

 Capacidad de negociación.

 Imaginación.

 Claridad de expresión verbal y escrita.

 Capacidad de observación.

 Iniciativa.

 Discreción.

 Facilidad para trabajar en grupo.

 Comportamiento ético.
3.5. Experiencia

Uno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las características

del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello

depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para

determinar la profundidad de las observaciones.

Por la naturaleza de la función a desempeñar existen varios campos que se tienen que

dominar:

 Conocimiento de las áreas sustantivas de la organización.

 Conocimiento de las áreas adjetivas de la organización.

 Conocimiento de esfuerzos anteriores

 Conocimiento de casos prácticos.

 Conocimiento derivado de la implementación de estudios organizacionales de

otra naturaleza.

 Conocimiento personal basado en elementos diversos.

3.6. Responsabilidad profesional

El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y

criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una

auditoría, así como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.

Para éste efecto, debe de poner especial cuidado en :

 Preservar la independencia mental

 Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional

aquiridas
  Cumplir con las normas o criterios que se le señalen

 Capacitarse en forma continua

También es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a

sus juicios, por que debe preservar su autonomía e imparcialidad al participar en una

auditoría.

Es conveniente señalar, que los impedimentos a los que normalmente se puede

enfrentar son: personales y externos.

Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen específicamente en el auditor y

que por su naturaleza pueden afectar su desempeño, destacando las siguientes:

Vínculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organización que se va a

auditar

-Interés económico personal en la auditoría

-Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas

-Relación con instituciones que interactúan con la organización

-Ventajas previas obtenidas en forma ilícita o antiética

Los segundos están relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su

función de manera puntual y objetiva como son:

Ingerencia externa en la selección o aplicación de técnicas o metodología para la

ejecución de la auditoría.

Interferencia con los órganos internos de control

Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditoría

Presión injustificada para propiciar errores inducidos

En éstos casos, tiene el deber de informar a la organización para que se tomen las

providencias necesarias.

Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su función está sujeta

a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas

profesionales tales como:

Objetividad.- Mantener una visión independiente de los hechos, evitando formular

juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.

Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos

oportuna y eficientemente.

Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.

Confidencialidad.- Conservar en secreto la información y no utilizarla en beneficio

propio o de intereses ajenos.

Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organización para

la que presta sus servicios.

Equilibrio.- No perder la dimensión de la realidad y el significado de los hechos.

Honestidad.- Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios

recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.

Institucionalidad.- No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y obedecer a

la organización a la que pertenece.

Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.

Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta ágil y efectiva.

Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su

objetividad al margen de preferencias personales.

Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

 Metodología para la Auditoría Administrativa

La auditoría Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administración está

cumpliendo sus objetivos, desempeñando las funciones gerenciales de planeación,

organización, dirección y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de

los objetivos trazados por la organización.

La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco

de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en

forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con

que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el

manejo oportuno y objetivo de los resultados.

También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la

información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones,

situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y

seguimiento.

Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las

cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las

iniciativas guarden correspondencia con los planes.

De conformidad con lo que se ha explicado hasta aquí, las etapas que integran la

metodología son:

Planeación.
 Instrumentación.

Examen.

Informe.

Seguimiento.

Planeación.

Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la

auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.

¿Qué cubre la planeación?

1. Objetivo.

2. Factores a revisar.

3. Fuentes de información.

4. Investigación preliminar.

5. Preparación del proyecto de auditoría.

6. Diagnóstico preliminar.
Objetivo.

En esta etapa se define el propósito de la auditoría. Se establecen las acciones que se

deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada

tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.

Factores a revisar.

Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran

fundamentales para el estudio de la organización en función de dos vertientes:

a) El proceso administrativo

b) Los elementos específicos que forman parte de su funcionamiento.

El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los

componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la

organización.

Fuentes de Información.

Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se

puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del

auditor.

• Estas pueden ser Internas o Externas

Fuentes de información Internas

• Órganos de gobierno

• Órganos de control interno

• Socios

• Niveles de la organización

• Unidades estratégicas de negocio

• Sistemas de información

Fuentes de información externas.

• Competidores actuales y potenciales

• Proveedores actuales y potenciales

• Clientes/usuarios actuales y potenciales

• Grupos de interés

• Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas

regulatorias y de calidad.

• Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.

Investigación Preliminar.

El siguiente paso lógico es realizar un “reconocimiento” o investigación preliminar para

determinar la situación de la organización.

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal y toda clase de

documentos relacionados y de interés.

Este procedimiento puede provocar una reformulación de objetivos, estrategias,

acciones o tiempos de ejecución.

Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta lo

siguientes criterios:

• Determinar las necesidades específicas.

• Identificar los factores que requieren atención.

• Definir estrategias de acción.

• Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue

• Describir la ubicación, la naturaleza y extensión de los factores.

• Especificar el perfil del auditor.

• Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Preparación del Proyecto

Con base en la información preliminar se debe proceder a preparar la información

necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye dos apartados:

 Propuesta Técnica

 Programa de Trabajo

Propuesta técnica: Tipo de auditoría que se pretende realizar.

Alcance: Áreas de aplicación.

Antecedentes: Recuento de auditorías administrativas y estudios de mejoramientos

previos.

Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la auditoría

administrativa.

Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación d recursos.

Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.

Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.

Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.

Costo: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.

Resultados: Beneficios que se espera lograr.

Información complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como

elementos de apoyo.

Programa de trabajo.

Identificación: Nombre de la auditoría.

Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.

Area(s) Universo bajo estudio.

Clave: Número progresivo de las actividades estimadas.

Actividades: Pasos específicos para captar y examinar la información.

Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades.

Calendario. Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.

Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.

Formato: Presentación y resguardo de avances,

Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.

Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.

Diagnóstico Preliminar.

Esta fase se fundamenta en la percepción que el auditor tiene sobre la organización

como producto de su visión.

Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la

realidad y a la cultura organizacional.

Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que

fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar

Para ello se deben considerar, los siguientes elementos:

Génesis de la organización:

Creación de la organización.

Cambios en su forma jurídica.

Conversión del objeto en estrategias.

Manejo de la delegación de facultades.

Infraestructura:

Esquema de operación (procesos/funciones)

Modificaciones a la estructura organizacional.

Programación institucional.

Nivel de desarrollo tecnológico.

Forma de operación:

Desempeño registrado.

Logros alcanzados.

Instrumentación:

Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa

en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen

más viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que

se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión

necesaria para mantener una coordinación efectiva.

Recopilación de información

Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga

posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de

interpretación que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar

la auditoría o, en su caso, a suspenderla.

Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre

presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación,

para mantener una línea de acción uniforme.

Técnicas de recolección

Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear

alguna, o una combinación, de las siguientes técnicas.

• Investigación documental.

• Observación directa.

• Acceso a redes de información.

• Entrevistas.

• Cuestionarios.

• Cedulas.

Investigación documental

Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar

elementos de juicio a la auditoría. A las fuentes documentales básicas a las que se

pueden acudir son:

Normativa:

• Acta constitutiva

• Ley que ordena la creación de la organización

• Reglamento interno

• Reglamentación especifica

• Tratados y convenios

• Decretos y acuerdos

Administrativos

• Organigramas

• Manuales administrativos

• Sistemas de Información

• Sistemas de normalización y certificación

• Cuadros de distribución de trabajo

• Plantillas de personal

• Inventarios de mobiliario y equipo

• Auditorías administrativas previas

Mercado:

• Productos y servicios

• Áreas (población ingresos factores limitantes).

• Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada,

característica).

• Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible), análisis

del régimen de mercado.

• Determinación de precios

Ubicación geográfica

• Localización

• Ubicación espacial interna

• Características

• Del terreno

• Distancias y costo de trasporte

• Justificación en relación con el tamaño y los procesos.

Estudios financieros:

• Recursos financieros para inversión

• Análisis y proyecciones financieras

• Programas de financiamiento

• Evaluación financiera
Situación económica

• Sistema económico

• Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economía

• Aspectos sociales

• Variables demográficas

• Relaciones con el exterior

Observación directa.

Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la

organización, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional

imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observación directa,

comente y discuta su percepción con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurará

de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y podrá

definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoría.

La entrevista.

Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para

obtener información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que

puede brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener
contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y

recibir comentarios.

Cuestionarios.

Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están

constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas

por capitulo o temáticas específicas. La calidad de la información que obtenga,

dependerá de su estructura y forma de presentación.

Cedulas.

Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la

auditoría. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y

columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y

análisis, también abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.

Medición.

Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar

relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el

proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito

estratégico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se

empleen con este fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de
la información que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán

para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones

contenidas en el informe de la auditoría.

Papeles de trabajo.

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo

que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y

procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las

conclusiones alcanzadas.

Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá

de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para

respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse

con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación,

opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas.

También se indicaran las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o

previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la

cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe

de auditoría.

El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y contenido

dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el testimonio del

trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.

Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe

incluir:
Identificación de la auditoría.

El proyecto de auditoría

Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.

Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría

Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo

Anotaciones sobre información relevante

Ajustes realizados durante su ejecución

Reporte de posibles Irregularidades

Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación

Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su consulta, los

papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los

tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente

sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la

secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia

obtenida, los procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes.

Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá

proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe

resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación que

pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditorías subsecuentes.

Evidencia.

La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la

auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y

conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel

de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de

confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable

que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas

en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo. La

evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:

Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o

sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras

materiales.

Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en

cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación

producto del trabajo.

Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación

de la auditoría.
Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la

información por áreas, apartados o componentes.

Para que la evidencia sea útil y valida, debe cubrir los siguientes requisitos:

Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y

recomendaciones del auditor.

Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido

validada.

Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho de

forma lógica y clara.

Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y

recomendaciones de la auditoría.

Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de

control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las siguientes

situaciones.

Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los registros

incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y documentación

inadecuada o alterada:

Transacciones realizadas fuera del curso normal

Limitaciones para acceder a los sistemas de información.

Registros incongruente con las operaciones realizadas

 Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias

En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con prudencia, preservando su

integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los

elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.

Supervisión del trabajo

Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario

ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando

la auditoría sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.

De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que

encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los

elementos de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función

de los objetivos de auditoría.

La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoría, comprende:

Revisión del programa de trabajo

Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores

Aclaración oportuna de dudas

Control del tiempo invertido en función del estimado

Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo

 Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están

completos y cumplen con su propósito.

Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es conveniente

observar los siguientes criterios.

Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de investigación en

todo el equipo de auditores

Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda

Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes

Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes negativas o

no se apliquen las líneas de investigación definidas.

Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizado a los auditores e

instruirlos para mejorar su desempeño.

Así mismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple:

Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisión del

auditor responsable

Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisión y

no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.

Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del equipo, para

garantizar el contenido de las conclusiones.

Llevar una bitácora donde se derriba el comportamiento de los auditores.

 Preparara un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a lo largo de

la auditoría.

Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales

detectadas y el camino para instrumentarlas.

En resumen podemos decir que en la instrumentación se determina cómo recopilar la

información a través de las técnicas de recolección como la investigación documental,

observación directa, acceso a redes de información, entrevistas, cuestionarios, y

cedulas, y se toman en cuenta los aspectos de medición como indicadores y escalas, los

papeles de trabajo del auditor, la evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisión

del trabajo en sus diferentes modalidades.

Examen

En el examen se establece el propósito, el procedimiento y las variables cuantitativas

seleccionadas para revisar la información captada, y la formulación del diagnóstico

administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrán de servir para evaluar

los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un modelo analítico de la

organización.

El examen de los factores de la auditoría consiste en dividir o separar sus elementos

componentes para conocer la naturaleza, las características y el origen de su

comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las

partes entre sí y con el todo, y de estas con su contexto.

Propósito
Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la

oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las

circunstancias específicas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.

Procedimiento

El examen provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de

problemas, así como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:

Conocer el hecho que se analiza

Describir ese hecho

Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles.

Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación, seleccionado,

haciendo comparaciones y buscando analogías y discrepancias.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento considerado individualmente y

en conjunto.

Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo

originaron y el camino para su atención.

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud

interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos:

 ¿Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan.

¿Porque se hace? propósitos que se pretende alcanzar.

¿Quién lo hace? Personal que interviene.

¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplican.

¿Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan

¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.

Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas

anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la

pregunta ¿Por qué? hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de ese

momento el examen se torna más crítico, y permite que las nuevas respuestas vayan

abriendo una perspectiva cada vez mas profunda en cuanto a las alternativas para

respaldar las conclusiones y juicios del auditor. (Franklin 2003 pp.73).

Técnicas de análisis administrativos.

Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus

observaciones, y le posibilitan:

Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso administrativo.

Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos.

Examinar los resultados que está obteniendo la organización.

Revisar las circunstancias que inciden en los resultados.

 Verificar los niveles de efectividad.

Conocer el uso de los recursos.

Determinar la medida de consistencia en procesos específicos.

Entre las técnicas que se utilizan para realizar el análisis, y que representan un apoyo

valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:

Organizacionales

Administración por objetivos

Análisis de sistemas

Análisis de costo beneficio

Análisis de estructura

Árbol de decisiones

Autoevaluación

Control total de la calidad

Diagrama de causa y efecto

Control de calidad

Diagrama de pareto

Benchmarking

Empowerment
 Estudio de factibilidad

Estudio de viabilidad

Inteligencia emocional

Reingeniería organizacional

Reorganización

Cuantitativas

Análisis de serie de tiempos

Cadena de eventos

Modelo de inventarios

Modelos integrados de producción

Muestreo

Programación dinámica

Programación lineal

Teoría de las colas o de líneas de espera

Teoría de las decisiones. .(Franklin 2003 pp.74).

Formulación del diagnóstico administrativo

El diagnóstico administrativo, parte esencial de la auditoría administrativa, es un

recurso que traduce los hechos y circunstancias en información concreta, susceptible de

cuantificarse y calificarse. Es también una oportunidad para diseñar un marco legal de

análisis; para sistematizar la información de la realidad de una organización, para

establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para identificar los factores más

relevantes de su funcionamiento; para determinar los recursos disponibles en la

resolución de problemas; y, sobre todo para servir como cauce a las acciones necesarias

que ofrezcan su atención efectiva.

El diagnóstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y

transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que

permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o

modelo analítico, de la realidad de la organización.(Franklin 2003 pp.79).

Informe

Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el cual

se consignen los resultados de la auditoría; identificando claramente el área, sistema,

programa, proyecto auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y

métodos empleados.

En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos así como las conclusiones y

recomendaciones de la auditoría, es indispensable que brinde suficiente información

respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo

del número de caos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza

la organización. Así mismo, es importante que tanto los hallazgos como las
recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente

documentada en los papeles de trabajo del auditor.

Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán

reunir tributos como:

Objetividad: visión imparcial de los hechos.

Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la información.

Claridad: Fácil comprensión del contenido.

Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la información.

Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia

de servicios.

Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los

instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja

abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para

determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos

probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la auditoría. Así

mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentación e

instrumentación. En caso de una modificación significativa, derivada de evidencia

relevante, el informe tendrá que ajustarse.

Aspectos operativos
Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos

prácticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se llevaron

a cabo en forma operativa.

Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden.

Introducción: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la

auditoría.

Antecedentes: Información que enmarca la génesis y situación actual de la

organización.

Justificación: Elementos que hicieron necesaria su aplicación.

Objetivos de la auditoría: Razones por las que se efectuó la auditoría y fines que se

persiguen con el informe.

Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno de ellos.

Recursos: Medios humanos, materiales y tecnológicos empleados.

Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo.

Alcance: Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo.

Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa.

Metodología: Marco de trabajo, técnicas e indicadores en el que se sustentó la

auditoría.

Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta.

Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.

 Recomendaciones: Señalamientos para mejorar la operación y el desempeño.

Alternativas de implantación: programas y método viables.

Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la

auditoría.

Opiniones de los responsables de las áreas auditadas: Puntos de vistas externos acerca

de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio

profundo. ( Franklin 2003 pp. 82).

Lineamientos generales para su preparación

No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones y

recomendaciones finales.

Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas prácticas y viables.

Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los

hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el

caso.

Homogenizar las integración y presentación de los resultados para que exista

coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creación.

Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados.

 Ofrecer a los niveles de detención los elementos idóneos para una toma de decisiones

objetiva y consistente.

Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de información permanente.

Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el no

cumplir, o hacerlo extemporáneamente, con las medidas recomendadas.

Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimientos de

las acciones.

Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para evaluar

el tratamiento y cursos de acción tomados en la obtención de resultados.

Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independientemente a la

aplicación de la auditoría, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de

verificar que han cumplido con todas las normas de auditoría.

Presentación del informe

Un vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de

auditoría convocará al grupo auditor para efectuar la revisión de su contenido; en caso

de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o aclarar, realizará los ajustes

necesarios para depurarlos. Cuando ya se cuente con el informe final, se procederá a su

entrega y presentación a:

Titular de la organización

Órgano de gobierno
 Niveles directivos

Mandos medios y nivel operativo.

Grupos de filiación, corporativos o sectoriales

La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de computación,

láminas o material audiovisual.

En el informe se registran los resultados de la auditoría, los aspectos operativos

acordados para orientar su ejecución y los lineamientos generales para su preparación.

Auditoría Administrativa por Áreas

A continuación se presenta dichas áreas con sus respectivos formatos así como un

modelo de formato que pueden ser aplicados a la gerencia y a la organización.

La auditoria utiliza diferentes instrumentos de recolección de información. Dentro de

estos se encuentra; Los cuestionarios, Las cédulas. Los formatos entre otros.

Los cuestionarios: son formatos que se emplean para obtener información de forma

homogénea, y están constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas,

secuenciales y separadas por capítulos o temática especifica.

Las cédulas:

Se utilizan para obtener la información requerida de acuerdo con el propósito de la

auditoria. Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y
columnas que faciliten la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis

de la información.

Áreas de análisis

las áreas de análisis aquí seleccionadas y descritas no abarcan la totalidad ni tampoco

son necesariamente idénticas a las funciones de los organismos tradicionales ni a las

unidades organizacionales

Auditoria de ventas

Descripción del área funcional

Esta función es decisiva en las empresas y consiste en colocar los bienes o servicios en

manos de la gente dispuestas a pagar más de lo que cuesta elaborar el bien o

proporcionar lo servicios. No existe empresa comercial (privada) que venda bienes y

servicios sin un margen de contribución que le permite al ente mantenerse en el tiempo.

Pero la actividad de vender con ganancia no es cosa fácil; viene a ser el producto final

de un conjunto complejo de actividades. Objetivos de una auditoria de ventas el

propósito de una auditoria administrativa de ventas es el de analizar e identificar la

función de ventas dentro de las estructura orgánica de la empresa, Determinando la

efectividad de su operación y la forma de emplear los recursos

Auditoria de compras

Podemos considerar que las operaciones comerciales empiezan con el suministro de

materias primas, abastecimientos y servicios necesarios para producir para

Producir y vender un producto; por tanto las compras son de vital importancia para las

ganancias.

Objetivo de la auditoria de compras

La auditoria de compras tiene como propósito examinar y evaluar si la función de

compras se realiza en la cantidad, calidad, tiempo y precios adecuados para determinar

su eficiencia y eficacia. Para esto deberán examinarse Sistemáticamente los

procedimientos de requisición de materiales, orden de Compra, las formas utilizadas,

verificar si se realizan diversas cotizaciones, si existe un directorio de proveedores, si se

reciben catálogos y folletos y el uso que se les da.

AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS

La auditoria de recursos humanos es un examen objetivo, minucioso y lógico de los

objetivos, políticas, sistemas, controles aplicación de recursos y la estructura de la

organización que tiene a su cargo la responsabilidad de los recursos humanos.

Constituyéndose un instrumento de la función de control.

Objetivo de la auditoria

La auditoria de recursos humanos es un instrumento para examinar y evaluar aspectos

de personal con fines de administración, información, y control.

AUDITORIA DE CRÉDITO Y COBRANZA

El crédito es la confianza dada o recibida a cambio de un valor. El crédito coloca una

obligación a pagar por el comprador y da el derecho de cobro al vendedor. El

Crédito se utiliza como un medio de cambio y un agente de producción.

Objetivo de la auditoria

El área de crédito y cobranza ofrece una oportunidad para examinar los controles

financieros, los procedimientos y la información en general. El objetivo de una

Auditoria administrativa, en esta función es el de examinar y evaluar las áreas básicas

de interés para el auditor, como son: la eficiencia, la puntualidad y la precisión de las

operaciones registradas, las operaciones de los datos, los medios de decisión y el control

de créditos cobranza para determinar como viene operando este departamento.

Importancia de la Auditoria Administrativa

Auditoria - proviene del latin `auditorius', y de esta proviene la palabra auditor, que se
refiere a todo aquel que tiene la virtud de oír.

La Auditoria es un examen crítico (pero no mecánico) que se realiza con el fin de evaluar la
eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, etc. La auditoria implica la preexistencia
de fallas en la entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la eficacia y
eficiencia de una sección o de un organismo.

“... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor

observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos.”

-Holmes

¿Qué es la Auditoria Administrativa?

Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las
fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas,
 leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operación de los
reportes y asegurar que la organización los este cumpliendo y respetando.

La Auditoria Administrativa examen metódico y ordenado de los objetivos de una empresa de

su estructura orgánica y de la utilización del elemento humano a fin de informar los hechos
investigados.

Su importancia: proporciona a los directivos de una organización un panorama sobre la forma

como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando
aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos revelados exigen
una mayor o pronta atención.

¿Cuál es la importancia de la Auditoria Administrativa?

La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué

grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección.
Además de esto, también se valora la capacidad y lo apropiado a la practica administrativa.
Es necesario una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y
propósitos que están presentes en la organización. Debido a esto, cada auditoria
administrativa deberá realizarse de forma distinta dependiendo de la organización.

Objetivo de una Auditoria: señalar las fallas y los problemas; presentar sugerencias y
soluciones; y apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para
ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e
información concerniente a las actividades revisadas.

Objetivos de la Auditoria Administrativa:

 Control: Orientan los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento
organizacional en relación con estándares preestablecidos.
 Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo
con la dinámica administrativa establecida por la organización.
 Organización: Determinan que su curso apoye la definición de la competencia, funciones y
procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en
equipo.
 Servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la organización posee un
proceso que la enlaza cualitativamente y cuantitativa con las expectativas y satisfacción
de sus clientes.
 Calidad: Orientan que tienda a elevar los niveles de desempeño de la organización en
todos sus contenidos y ámbitos- con el fin de producir bienes y servicios altamente
competitivos.
 Cambio: Transforman en un instrumento que hace más transparente y receptiva a la
organización (flexibilidad.)
 Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional
con el fin de que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para
convertirlas en oportunidades de mejora.
 Toma de decisiones.

Plan Estratégico
La implementación de un Plan estratégico tiene como objetivo primordial la toma de
decisiones lógicas para alcanzar el objetivo empresarial, minimizando las posibilidades de
error y maximizando las posibilidades de éxito. Por ende, es necesario hacer un estudio,
planteamiento e implementación de un plan estratégico, para cubrir el área de necesidad
empresarial, tomando siempre la empresa como un TODO.

Factores importantes en la Eficiencia de la utilización de Recursos Humanos

 Incentivos
 Capacitación del Personal
 Capacidad para solucionar problemas
 Clima Laboral
 Modelo de interrelaciones humanas
 Interacción de RRHH con el medio ambiente
 Gestión de comunicación
Factores importantes en la Eficiencia de la utilización de Materiales
 Gastos
Factores importantes en la eficiencia de la utilización de RECURSOS HUMANOS
La auditoria de recursos humanos puede definirse como el análisis de las políticas y prácticas
de personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de
sugerencias para mejorar. El propósito principal de la auditoria de recursos humanos es
mostrar como está funcionado el programa, localizando prácticas y condiciones que son
 perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones
que deben incrementarse.

 Incentivos

o Poseen un plan de incentivo, premios inmediatos y son enviados a cursos

Periódicamente para que los empleados estén actualizados.

o Los incentivos son de tipo monetario. Por cada venta que haga un miembro sin
importar que departamento recibe la ganancia, se le otorga una renumeración por
dicha venta.

 Capacitación del personal

o Se comparten conocimientos.

o Ocasionalmente, se les envía a cursos.

 La empresa cuenta capacidades para solucionar problemas, entrenar al personal, mejorar

procesos, optimizar recursos e innovar

 El clima laboral es de gran importancia en cuanto al aprovechamiento máximo de los

recursos humanos. Los empleados deben sentirse a gusto con su función dentro de la
empresa- lo ideal es que existiera un clima laboral ameno, en el cual los empleados tienen
un fin común- las siguientes cualidades:

o Autonomía en los Conflictos

o Relaciones sociales y Estructura fuera del ambiente laboral

o Calidad de recompensa y retribución en culminaciones de proyectos

o Motivación y Flexibilidad e innovación para la toma de decisiones

o Apoyo mutuo e interés recíproco de los miembros con quien trabajan

Los Trabajadores en la empresa poseen: flexibilidad, responsabilidad, reconocimientos,

espíritu de equipo y claridad en su trabajo.

El clima laboral dentro de la empresa es muy ameno, agradable y acogedor para el desarrollo
de las funciones de los trabajadores. Los integrantes de la empresa son todas jóvenes
mujeres con actividades en común que hace esto un ambiente más agradable.

 Modelo de interrelaciones humanas adecuado mediante el cual operan el producto, la

tecnología, el proceso y la gente: la empresa no la posee. Hoy se conocen las
 características generales de la organización del futuro; en cambio, aún falta elaborar el
contrato social del futuro, que motivará a la gente para trabajar con ella.

 Como sistema la Empresa interactúa constantemente con el medio ambiente lo que la

contribuye a su dinámica en los Recursos Humanos. Implica que tiene una capacidad de
flexibilidad, prevención y reacción al cambio que le permita adaptarse a las demandas del
entorno que la rodea.

 Existe una buena gestión de la comunicación, en el cual se anticipa la crisis, a través de

reuniones de comunicación pro-activas y fluidas con determinados targets. En momentos
de crisis se realizan reuniones para determinar el plan de acción a tomar.

Factores importantes en la eficiencia de la utilización de MATERIALES

La importancia en la eficiencia de la utilización de materiales es un factor sumamente

importante- al no manejarlo adecuadamente, puede llevar a la empresa a la quiebra.

Los gastos de compra de cualquier material que se requiera, viene aprobados formalmente
por parte de las dos socias de la Empresa. No existe mayor riesgo en la utilización de
Materiales.

Equilibrio de las cargas de trabajo

 Asignación de Responsabilidades

 Alineación del personal con las necesidades del negocio

 Dependencia del personal clave

Sin una clara asignación de responsabilidades, que permita un monitoreo efectivo del
desempeño, pueden fallar los mecanismos de responsabilidad y rendición de cuentas. Bajo el
clima de presión en algunos proyectos, es muy fácil olvidar tareas aparentemente
irrelevantes pero críticas, a menos que los responsables estén claramente identificados y
sepan que de ellos depende concluir debidamente esa tarea.

Es muy importante que las personas a quienes se asigne una responsabilidad estén
plenamente conscientes de ella y de cómo se relaciona con otras actividades de la Empresa.

 Asignación de Responsabilidades:

o Semanalmente, se realiza una reunión para discutir las responsabilidades de cada

persona sobre los proyectos. Referirse a Anexo (d)
 o Cada empleado posee un claro conocimiento sobre cada función que le
corresponde.

o No existe una documentación formal sobre la asignación de responsabilidades, sin

embargo esto no es de mayor consideración debido al tamaño reducido del
personal.

 Alineación del personal con las necesidades del negocio

o Al momento, el personal con el cual cuenta la empresa le permite cumplir

eficientemente con todas las funciones. En el momento en que se aumenten la
cantidad de proyectos se considerara la contratación. La empresa, ofrece los
estándares adecuados para que el trabajador se desarrolle en un ambiente laboral
satisfactorio.

o En caso tal de que se requiera del contrato de personal: en el proceso de

reclutamiento y selección como se menciona se selecciona a las personas con el
mejor perfil al puesto aspirado, siempre y cuando lleguen las exigencias de este. El
aspirante debe contar con ciertas competencias que se exijan.

 Dependencia del personal clave

o Los empleados de la empresa tienen conocimientos de los proyectos entre si. La

dependencia del personal clave es menor- en el momento en que no se pueda
contar con un empleado, otro puede tomar control sobre el proyecto. Es decir, en
caso de que no se pueda contar con una de las diseñadoras, la otra toma control
sobre el proyecto.

Métodos de control

Es importante reconocer el proceso por el cual se opera la empresa para tener una visión
amplia sobre los factores de control involucrados.

Proceso

 Llega la venta, pasa al departamento de Arte (Jefe de Arte)

 Se asigna el proyecto por orden de entrada. En caso tal de que la persona que le
corresponde el proyecto no es la más apta, se reasigna con el fin de obtener los mejores
resultados. Debido al tamaño de la empresa, la asignación de proyectos no ocasiona
conflictos entre los empleados.
 Se realiza una pequeña reunión con ventas y/o el cliente para adquirir los datos deseados
y necesarios específicos que debe tener el diseño.

 El diseñador realiza un boceto de la idea.

o Primero a lápiz (incluyendo diagramas generales de posición)

o Después a colores a colores (incluyendo figuras y texturas pensadas).

o Se procede a diagramar, vectorizar y colocar textos (de tenerlos)

 Impresión y `dummy'

o Se imprime una muestra del diseño, la cual será revisada por el jefe del
departamento de diseño luego por gerencia, antes que el cliente.

o Se realiza un "dummy" (es la maqueta o modelo de un periódico, libro, anuncio

impreso, producto, o brochure, entre otros; esto es necesario porque a veces se
quiere ver como un panfleto va a ir doblado, poder tener en consideración los
tamaños finales, o porque el objeto real todavía no existe.)

 De estar correcto todo lo creado y cada texto corregido por "la empresa" pasa a manos del
cliente, quien determinará si es de su agrado y/o funcionalidad.

*** nota: por lo regular se trata de trabajar en base a una prueba y a las correcciones y
cambios que le pueda hacer el cliente a esta, sin embargo si solicita más opciones estos
pasan por los mismos procesos.

*** nota: la presentación del arte dependerá del mismo. Dependiendo del tipo de diseño se
presentará en un cartón viñeta en un atríl, o a la mano si es algo que se deba manipular.

 Una vez todo corregido y revisado y con firma de "aprobado" por el cliente, pasa al
diseñador para que proceda a finalizar con los procesos de montaje y revisión para su
reproducción. (si la requiere). Referirse a Anexo (b)

Control de Calidad

 Creación de un `dummy': determina si su reproducción será efectiva, exitosa y rentable en

cuanto a ahorro de material (de ser algo que requiera reproducción: revistas, calendarios,
POP, etc.). Es una forma de prevenir perdidas como gastos innecesarios en materiales- y
 también de prevenir que ocurran situaciones en que el cliente no se sienta complacido con
el producto final- ocasionando la perdida del cliente.

 Documentación de aprobación del cliente: permite mantener una constancia que el cliente
ha recibido el producto final satisfactoriamente.

Control de presupuesto

Planear y presupuestar es el mejor método para anticiparse al futuro, esto asegura de alguna
forma la consecución de los objetivos que la empresa se ha trazado.

En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la

administración de las empresas, las decisiones de tipo gerencial no se toma únicamente
sobre una base de resultados históricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones
efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos que perjudique la
economía de una empresa, por ende se presenta un material sobre los aspectos
sobresalientes para la elaboración de un presupuesto financiero y la aplicación de un caso
práctico.

Facilita el equilibrio entre los ingresos y gastos, y define a través del empleo de unos
recursos la posibilidad de obtención de unos objetivos concretos.

El sistema utilizado descansa en una comparación y análisis entre cifras presupuestadas y

reales, y permite comunicar al responsable oportuno, cuando la cuantía de la desviación lo
justifique, las diferencias detectadas. El seguimiento debe ser permanente si se pretende
alcanzar los objetivos básicos.

Toma de decisiones

 Toma de decisiones de cambio de paradigmas

 Toma de decisiones- costos/gastos/inversiones

 Toma de decisiones- asignación de proyectos y clientes

La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están
apoyando el mismo proyecto.

Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en
efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier
organización.
 Toma de decisiones de cambio de paradigmas: Las decisiones son tomadas por la junta
de socios que es compuesta por 2 personas que además prestan sus servicios como
empleados de la empresa. Pese a que la decisión final recae en los socios-accionistas se
realizan reuniones periódicas con el resto del personal donde se escrutina la opinión sobre
ciertos temas que afectan el servicio o las labores de la empresa, por lo que la opinión de
los empleados es tomada en cuenta.

 Toma de decisiones- costos/gastos/inversiones: son tomadas luego de ser

cuidadosamente evaluadas por las dos socias.

 Toma de decisiones- asignación de proyectos y clientes: esta decisión es tomada por

todos los empleados en conjunto. Durante la reunión semanal, en un ambiente
participativo, cada empleado discute sobre su cliente dentro de su cartera. En caso tal de
que exista una sobrecarga de proyectos para un empleado, y entra un nueva trabajo para
el mismo, se reasigna ese proyecto según la disponibilidad de tiempo. No se han producido
disputas o malentendidos en cuanto a la asignación de proyectos.

Recomendaciones

RIESGOS Y RECOMENDACIONES

Factor Cat Riesgos Recomendaciones

 La inexistencia de un
análisis que indique los
pro's y contra's pueden
conllevan a decisiones
poco acertadas por parte  Elaborar un plan
de la gerencia. estratégico detallado
que indique: Plan de
 Los planes no acción secuencial
 Inexistencia de un documentados son
A que defina objetivos,
Plan Estratégico fácilmente descuidados, etapas, tiempos,
conllevando a la perdida responsables y un
de oportunidades. presupuesto
 Los planes no determinado.
documentados conllevan a
una mayor susceptibilidad
a ser mal interpretados o
olvidados por parte del
 personal.

 Se reduce la posibilidad de
evaluar resultados al no
contar con una
especificación de
responsabilidades
documentadas.

 Se pierde la posibilidad de
obtener financiamientos
debido a que el plan indica
la seriedad de la empresa
por cumplir sus objetivos.

 Establecer una
 Puede percibirse como una
resistencia en acatar las
preferencias de los
clientes- conllevando a la
 Estudio eficiente y perdida de clientes.
B
formal del mercado  Perdida de la ventaja
competitiva sobre el
mercado conllevando a la
perdida de clientes
potenciales.
estrategia/vision de
mercadeo mas
agresivo tomando en
cuenta: preferencias
de clientes actuales y
clientes potenciales,
aumentar publicidad
paralelamente para
expandir el mercado
meta y no limitarse a
clientes actuales.

 Documentación
 Inexistencia de la formal y detallada de
documentación de  Ineficiencia productiva por la asignación de
C
Asignación de parte de los empleados. responsabilidades y
Responsabilidades la autorización por
parte de las socias.

 Inexistencia de un
control formal sobre 
A
presupuesto/inversi
ones
 CONCLUSIÓN

El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una persona

independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad

económica especifica, con el propósito de determinar e informar sobre el grado de

correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidas.

Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos

de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.

El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios

públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace mas complicada,

adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor

delegación de autoridades y responsabilidad de los funcionarios.

Debido a todos los problemas administrativos sé han presentado con el avance del

tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones

es la auditoria administrativa la cual es un examen detallado de la administración de un

organismo social, realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva

herramienta de control y evaluación considerada como un servicio profesional para

examinar integralmente un organismo social con el propósito de descubrir oportunidades

para mejorar su administración.

Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la

auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa,

independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde

se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para

lograr eficiencia.