Actuaciones Protocolares y Extraprotocolares

INTRODUCCIÓN

Los documentos Notariales por su forma instrumental pueden ser:

— Protocolares

— Extraprotocolares

PROTOCOLARES

Son los extendidos en hojas o sellos exclusivos para los Registros Públicos.

Tienen su grafía propia y nacen en ese objeto material.

EXTRAPROTOCOLARES

— Son los que nacen fuera del protocolo.

— Se entregan en original a los interesados.

— El Escribano debe actuar en ellos con autorización de la ley.

DOCUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES

Son los instrumentos públicos autorizados por el Notario en original, fuera del protocolo, con las
formalidades de la ley, en ejercicio de sus funciones, y dentro de los límites de su competencia.

En principio se extiende, se firma y se autoriza un solo ejemplar, que es destinado a circular tal
como ha sido creado, sin perjuicio de la entrega, guarda, colección o archivo de otros ejemplares
que voluntariamente, o por mandato legal, o exigencia de las formas de anotaciones o
registraciones puedan reglamentarse.

DOCUMENTO PRIVADO

Diariamente circular cientos de documentos.

La condición esencial para la existencia de un documento privado es la firma (Art. 399 C.C.).

En el instante de las transacciones todo parece legal y consensuado. Luego transcurre el tiempo, y
aquel documento firmado en aparente tildado de haberse suscrito con violencia, de haber sido
falsificada la firma o con un mando de incertidumbre en relación a la fecha del documento.

¿Cómo hacer para que alguien se haga representar por ejemplo en la Asamblea de Sociedad
Anónima por otro que pueda tener voz y voto en su nombre?
Ante esta problemática, se recurrió a aquel que tiene el poder de dar fe, el Notario Público.

En una primera época, el Notario todo lo hacía mediante actuaciones en el protocolo.

Posteriormente, gracias a planteos de interpretación formulada por la doctrina (en donde los
juristas argentinos tuvieron mucho protagonismo) se puso en vigencia la actuación
extraprotocolar estampada directamente en el documento privado, sin quedar constancia alguna
en poder del Notario. Los Juristas se respaldaron en el inciso b, Art. 979 del Código de Velez
Sarfield, trascripto en el Art. 375, inciso b) del C.C.

La institución del libro de requerimiento de certificaciones por las distintas legislaciones tuvo
como objetivo o fin encausar regularmente las actuaciones de las partes y del Notario Público,
quedando testimoniada en el Documento privado y en el Libro de Certificación de Firmas.

La intervención del Notario ha contribuido para disminuir notablemente la posibilidad de que se

ejerza presión sobre los suscriptores del documento privado, como también, la hipótesis que
preocupa, en el sentido de que pueda obtenerse la firma de una persona en estado de
incapacidad, inconsciencia, o muerte, para los casos de las legislaciones que permitan al Notario
certificar impresiones digitales.

ACTAS

Las ACTAS NOTARIALES van adquiriendo cada vez, mayor valor procesal.

Se reclama la intervención notarial, no sólo cuando la Ley la impone sino en todos los
casos en que se exige forma fehaciente. Bien sabemos que las actas protocolares de intimación, de
requerimiento, de depósito, de constatación etc., son categorías perfectamente tipificadas y
reglamentadas en el derecho notarial comparado desde hace considerable tiempo.

Analizando nuestro derecho positivo y partiendo del Código de Vélez Sarsfield, hallamos
que en su artículo 979, al enumerar los "INSTRUMENTOS PUBLICOS" no tuvieron acogida las actas
notariales. Estando en vigencia dicha legislación y como un gran avance encontramos en la Ley 879
del año 1981 una alusión expresa a las mismas: el artículo 111 Inciso G. prescribe: "EL PROTOCOLO
SE FORMARA: 1- CON LAS ESCRITURAS MATRICES ENTENDTDAS POR TALES, LAS ESCRITURAS
PUBLICAS Y LAS ACTAS PROTOCOLARES”

A pesar de ello, llegamos a la sanción del Nuevo Código Civil Paraguayo el cual, al enumerar los
instrumentos públicos en su artículo 375, fueron excluidas nuevamente las actas notariales.

No obstante, estamos convencidos de que el espíritu del nuevo Código Civil Paraguayo, es el de
dar existencia propia a las ACTAS.

Esta creencia se funda en el examen del artículo 389 que dispone:

“LAS ESCRITURAS Y DEMAS ACTOS PUBLICOS" (idéntica redacción al artículo 118 de la Ley 879
en donde tuvieron cabida las ACTAS NOTARIALES en el artículo 111 Inciso G) o el artículo 375, que
al citar los instrumentos públicos prescribe: “Cualquier otro instrumento que autoricen los
escribanos en las condiciones determinadas por las leyes".

Creemos, que las ACTAS han ganado terreno contra la inercia de nuestra legislación, la que no ha
proveído norma alguna para regir el rito documental de las ACTAS.

Sin embargo, el Código Civil Paraguayo en numerosos artículos emplea la expresión ACTAS.
Tomamos como ejemplos los siguientes: El artículo 398 que refiere a la protocolización de
documentos exigida por la Ley, ordena que el notario debe consignar un ACTA; el artículo 1365 (de
los protestos) artículos 2652 y 2653 (testamento cerrado); Artículo 528 Acta de notificación de
cesión de créditos.

ACTAS EXTRAPROTOCOLARES

El avance de las leyes notariales ha desarrollado la teoría de la AUTENTICACION NOTARIAL,

creando el documento extraprotocolar, sede material idónea para numerosas actas.

Empero en nuestro país existe un evidente vacío legal a este aspecto. Esto genera, como
consecuencia, que no existan requisitos de forma.

Un ejemplo de ACTA EXTRA-PROTOCOLAR hallamos en el artículo 2651 cuando prescribe:

“EL ESCRTBANO DARA FE DE LA PRESENTACION Y ENTREGA EXTENDIENDO EL ACTA EN LA

CUBIERTA DEL TESTAMENTO QUE FIRMARAN CON EL, EL TESTADOR Y TODOS LOS TESTIGOS QUE
PUEDAN HACERLO”

En la legislación comparada se incluyen en esta especialidad las actas de: sorteo, concursos, de
existencia de personas, de notificaciones, etc.

CERTIFICACIONES

¿Qué es la Certificación? ¿Qué objeto tiene?

La Certificación es un acto mediante el cual una persona da fe de un hecho que le consta.

El objeto y fin de la Certificación Notarial es el aseguramiento de la verdad de un hecho, en

este caso, el hecho de la firma puesta en su presencia.

Existe una facultad del Notario de “Certificar”, que es independiente del uso de protocolo, pero
con fe pública.

La doctrina nos enseña que la Certificación Notarial de firmas es instrumento público, pero no
esparce autenticidad al documento privado.

El contenido del mismo es de responsabilidad de sus suscriptores. Gattari dice que el

documento privado no modifica su forma congénita por la Certificación de Firmas.
El Notario que certifica la firma que una persona de su conocimiento pone en su presencia, no va
más allá del hecho de la certificación de la firma, y de la fecha cierta.

En cambio, el reconocimiento judicial de la firma es suficiente para que el cuerpo del

instrumento quede también reconocido (Art. 404/407 C.C.)

Existen determinados actos que son realizados únicamente con documentos autenticados
notarialmente. Ejemplos:

1. Art. 272 – Ley 879. Referente a inscripciones de Contrato Privado de Locación. De los
títulos que deben inscribirse, si el título fuese un documento privado que haga constar un
contrato privado de locación, las firmas de las partes –a los efectos de inscripción- deben
estar por certificadas por un Escribano de Registro.

2. El C.C., Art. 390, inciso a), prescribe sobre: autenticación de las firmas puestas en la
minuta en el caso de que los otorgantes no supieran hablar español. El Art. 391, sobre
minutas en el caso del mudo o sordomudo que sepa darse a entender por escrito. En
ambos casos, la Escritura se hará de acuerdo a una minuta cuya firma o firmas deberán ser
reconocidas ante un Escribano, cuando no lo hubieran suscripto en su presencia.

3. Art. 1053 del C.C., en el párrafo referente a la suscripción de las acciones de Sociedad
Anónima establece: “Las suscripciones de las acciones debe resultar de un acto público o
de una Escritura Privada autenticada”.

4. Art. 1085 del mismo código se refiere a las Cartas Poderes de los accionistas de las
Sociedades Anónimas: para hacerse representar en las Asambleas será suficiente una
carta poder con firma autenticada (o registrada en la Sociedad).

CERTIFICACIONES, ESCRITURAS PÚBLICAS, ACTAS

Es bueno precisar que “La escritura pública, que es el instrumento público por excelencia, deriva
del otorgamiento de las partes y de la autorización del Notario”.

Está sujeta a la matrización a través del protocolo. En cambio, la certificación es un

instrumento público extraprotocolar posesivo de creencia pública en cuanto a la declaración de
verdad del hecho que consigna.

Las certificaciones se diferencian de las Actas en que éstas hay declaración de las partes o de
los sujetos instrumentales y narración del Notario, en tanto que en las certificaciones solamente
se dan declaraciones del Notario.

La Certificación, es instrumento público de nuestro derecho impositivo?

Para contestar a esta pregunta, interpretamos el Art. 375 del C.C. que prescribe:

“Son instrumentos públicos:

a. Las escrituras públicas

b. Cualquier otro instrumento que autoricen los escribanos o funcionarios públicos en las
condiciones determinadas por la Ley”

Si la misma normativa de fondo faculta al Notario a realizar actuaciones como las contenidas en
los Arts. 408 inciso b); 1053; 1085 y 272 (de la Ley 879) para citar algunos, aseguramos con Neri,
Salvat y Borda que las certificaciones notariales fuera del protocolo son instrumentos públicos.

CERTIFICACIONES NOTARIALES MÁS USUALES

CERTIFICACIÓN DE FIRMA

La Certificación es la dación de fe que hace el Notario de un hecho cierto que ha sucedido en su

presencia.

En el caso de la certificación de firmas, el Notario certifica el hecho de la firma, no juzga su

autenticidad, por tanto debe certificar que la firma ha sido puesta en su presencia por la persona
que ha acreditado su identidad, y en el documento anexo, consignar, el folio correspondiente del
libro.

La Certificación que realizan los Notarios tiene su normativa en el Capítulo VI de la Ley

879, Derechos y Atribuciones del Notario Público.

El inciso d) del Art. 111 dice: “…dar fe de los actos jurídicos autorizados por el mismo, de los
hechos ocurridos en su presencia o constatadas por él dentro de sus facultades”.

No existe en nuestra legislación, de fondo ni de forma, norma alguna que permita al Notario la
autenticación de firma por cotejo.

¿Qué es Cotejo?

Es una operación probatoria de la similitud o diferencia existente entre dos o más objetos, en
especial firmas o escrituras, habitualmente en forma de confrontación pericial para verificar la
autenticidad de la misma.

Ello está reservado a los peritos, conforme a los Arts. 174 al 180 de la Ley 879.

La Certificación: Procedimiento

1. Redactado en un instrumento perfectamente individualizado, en el que a su vez debe

estar debidamente determinado el instrumento objeto de la Certificación.

2. Debe existir un requerimiento al oficial público para provocar su intervención y quedar

documentado el requerimiento en sede notarial, en el Libro de Registro de Firmas.
 La Ley de Organización Judicial (Ley 879), define como otros documentos notariales
a “aquellos en los cuales el Escribano actúa fuera de su protocolo con autorización de la Ley”

La misma norma legal dio origen al Libro de Registros de Firmas en su Artículo 152, que dice: “Los
Escribanos deberán habilitar un libro especial para registro de firmas que servirán para autenticar
o certificar las firmas que obran en documentos privados”.

Dicho Libro de Registro de Firmas ha sido reglamentado por disposición de la Corte

Suprema de Justicia, acordadas Nº 106 (1990), 264 (1990) y la Resolución Nº 64 del 12.03.1992
inciso c) que dice:

….c) Libro de Registro de Firmas: Toda firma que el Notario autentique, certifique debe constar en
el libro especial para registro de firmas, el cual consta de dos partes:

1. El Libro: de cien folios numerados y rubricados por el Tribunal de Apelación. Cada folio
contendrá: a) Número de Acta; b) los datos personales del o los requirentes, acreditados
fehacientemente; c) el motivo de la certificación; d) las firmas correspondientes; e) el
número de hojas anexas utilizadas…”

¿Es posible que el documento privado sea redactado en una determinada fecha y que sea
suscrito en una fecha posterior en presencia del Escribano Público?

En este caso, la certeza se refiere siguiendo el espíritu del Art. 408, a la fecha de la realización de la
Certificación o Autenticación de la firma (instrumento público), que es independiente del
documento privado.

La cuestión de la fecha cierta adquiere una importancia capital con respecto a terceros, por
dicho motivos, conviene ser cautos en analizar los alcances de la correcta aplicación práctica de lo
estipulado en los cuatro incisos del Art. 408, y es especial del inciso b), que da intervención al
Notario Público.

“Para que un documento privado adquiera fecha cierta es necesario que sea exhibido, reconocido,
transcripto, etc.”

Como una cosa material, que el oficial público lo vea y lo examine como un hecho lícito.
Pero no adquiere fecha cierta solo porque la parte interesada lo exhiba, se archive, se reconozca,
sino porque además de esta presentación corporal debe producirse una actuación del funcionario,
que necesariamente debe originar la formalización de un instrumento público complementario,
como ser: auto, providencia, cargo, certificación, etc.

Neri, Salvat y Borda sostienen que la simple suscripción del Notario al pie del instrumento privado,
no excluye la posibilidad de que se complazca una falsa certificación, por lo que afirman: “que el
acto de reconocimiento de la firma (o certificación) sea redactado en un instrumento
perfectamente individualizado, en el cual debe estar debidamente determinado el instrumento
privado objeto de la certificación.
CERTIFICACIÓN DE FIRMAS: INSTRUMENTO PÚBLICO

Hemos analizado la certificación de firmas, como instrumento público cumplido por el

oficial público que hace plena fe entre las partes y contra terceros (Art. 385 C.C.)

Su validez requiere que el fedatario haya actuado en los límites de sus atribuciones y en las
condiciones prescritas en la ley.

En materia de funciones públicas las atribuciones o la competencia no puede “extenderse

por analogía”, o tomando como modelo legislaciones extranjeras.

Atento a este carácter restrictivo, el Escribano está inhabilitado para formalizar, por
ejemplo: Acta de adopción de menores o de matrimonio.

ALGUNOS CUSTIONAMIENTO MÁS COMUNES RESPECTO AL TEMA

¿Pueden certificarse las impresiones digitales?

El Art. 152 de la Ley 879 que crea el Libro de Registro de Firmas no hace relación a las impresiones
digitales. No extiende su alcance a las impresiones digitales, como hacen las leyes orgánicas de la
República Argentina.

El Art. 144 de la Ley de Organización Judicial, se refiere a la firma con ruego únicamente en
el Capítulo de las Escrituras Públicas. Surge de lo expresado, que la firma a ruego no es posible en
los contratos privados. Encontramos que en la legislación comparada, los Notarios pueden
certificar impresiones digitales puestas en su presencia.

El Art. 46 de la Ley 6191 Orgánica de la Provincia de Buenos Aires, alude expresamente a la

Certificación de Firmas o impresiones digitales en documentos privados siempre que se trate de
personas de su conocimiento.

Por otro lado afirmamos que el uso de la impresión digital en contratos privados no está prevista
en la Legislación Paraguaya. Tanto en la ley 879 como en el Código Civil en el parágrafo de los
instrumentos privados.

En su art. 390 al 409 no se dio cabida al Art. 750 del Anteproyecto de De Gásperi que daba
validez a los documentos otorgados por analfabetos suscritos con impresiones digitales, una vez
autenticadas las mismas por la oficina Dactiloscópica del Estado.

Como no faltan reglas sin excepción, detectamos en la legislación vigente un caso de

excepción de firma a ruego en escrito privado, es el contemplado en el Art. 66 del Código Procesal
Laboral, que se transcribe a continuación:

“Art. 66: Los obreros, empleados y aprendices o sus derechos-habientes, podrán hacerse
representar por abogado o procurador, mediante simple carta-poder, cuya firma será autenticada
por escribano público o juez de paz del lugar en que resida el poderdante.
En caso de que el poderdante no supiere o pudiere firmar, lo hará a su ruego una persona capaz
ante el juez de paz o escribano público.”

¿Puede un Notario certificar solamente una de las firmas puestas en un instrumento si en él

existieron más de una?

Sí puede. Debe ser expreso en el texto de la certificación a cuál de las firmas hace referencia.

Si el documento ya estuviere firmado por los contratantes antes de venir a la Escribania, qué
debe hacer el Notario?

Debe requerir que los interesados suscriban el libro de requerimientos y que vuelvan a firmar en
ese acto, en su presencia.

¿Puede el Notario remitirse a una registración anterior en caso de que los interesados fueren
habituales requirentes de la Escribania?

La Respuesta es NO.

Si la certificación da fe de un hecho o firma que sucede en presencia del Notario, quien

narra que fueron puestas en su presencia, indispensablemente, debe consignarse una registración
de firma por cada contrato privado.

El Notario no hace pericia de signos grafológicos porque la ley reserva esa función a los
peritos especializados.

¿Qué sucede si un analfabeto necesita otorgar un contrato privado?

Necesariamente deberá otorgar un poder por instrumento público con firma a ruego y formalizar
el contrato por intermedio del apoderado.

¿Podemos certificar firmas puestas en los contratos de vehículos indocumentados o ilegales?

NO se pueden certificar firmas en contratos que hacen referencia a vehículos indocumentados

porque uno de los deberes fundamentales del Notario es el control de la Legalidad.

La fe pública no solo constituye una garantía de certeza de los hechos, sino también de su
valor legal.

La misma norma contenida en el inciso n) del Art. 111 citado, dice: “prestar servicios
profesionales que le son propios, todos los días, sin exceptuar los feriados, cuando le fuesen
requeridos. Solo podrá excusarse de hacerlos, cuando la manifestación de voluntad del
compareciente o el hecho de que se trata por su objeto o fin, fueses contrarios a la ley, a la moral o
las buenas costumbres”.

INSTRUMENTO PÚBLICO
TEMA DE REFLEXIÓN
En la autenticidad de la firma, el Notario solo puede dar fe sobre la realidad de la suscripción del
documento.

El acto de la certificación notarial de firma es un instrumento público que conlleva las

exigencias que se merecen todas las actuaciones notariales.

Si no le prestamos la atención que el acto jurídico requiere, muy pronto iremos

descalificando o desvalorizando esta función.

Así han sucedido en otras legislaciones las que han creado nuevos funcionarios
certificadores en los bancos, en los registros, reparticiones estatales, etc.

No existe actuación Notarial que pueda realizarse sin formalidades.

La misma debe cumplir todos los requisitos legales para preservar su valor de instrumento
público y como tal podrá ser argüida de falsa por acción Civil o Criminal (Art. 383 C.C.)

En todo esto debemos observar el cumplimiento de las contenidas en el Art. 376 y

concordantes, entre ellas el requisito de la forma que nos imponen los Códigos de Organización
Judicial y sus reglamentaciones por acordadas y resoluciones.

Las Certificaciones efectuadas fuera de las formas o condiciones prescriptas, son de ningún
valor. Así lo establece el inciso c) del art. 377

http://apuntesnotariales.blogspot.com/2018/07/actuaciones-protocolares-y.html