Actividad de aprendizaje 7 Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Al desarrollar procesos efectivos dentro del sector de la gestión logística, es importante diagnosticar
las fallas y errores que pueden entorpecer el correcto funcionamiento de la empresa. Frente a lo
anterior, debe elaborar una propuesta para la solución de problemas en una empresa, para ello, se
debe analizar el caso “Un día en pio pio y más pio”, el cual se describe más adelante.

Para la propuesta debe:

 Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las áreas mostradas en el
caso propuesto para la evidencia

 Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados, contemplando:

o La descripción de los procesos.

o Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos.

o Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes, servicios y transacciones.

 Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de graficación, simulación

y creación de sistemas de información, con la respectiva descripción del software o sistemas
empleados.

RESPUESTA:

Las empresas prestadoras de servicios, fabricantes de productos, distribuidoras, operan una cadena
de abastecimiento que consta de un flujo de actividades en el que participan también otras
organizaciones externas, las cuales tienen un objetivo en común y es elaborar un producto
terminado, y distribuirlo eficientemente hasta el consumidor final, de manera que este quede
satisfecho y luego se pueda crear una relación fructífera con él. Una cadena de abastecimiento
requiere de eficiencia en tiempo, costos y suministro adecuado de materiales. Toda empresa debe
manejar un ciclo de pedido que es donde se explican las etapas y/o procesos que se le hace saber
al cliente al momento de realizar un pedido.

Es por eso por lo que es necesario que la empresa trabaje en la implementación de tácticas de
mejoramiento en relación con los procedimientos que se llevan a cabo desde que se realiza la visita
al cliente hasta la entrega del producto final, debido a que si todos no manejan el mismo idioma ni
se trabajan articulados no habrá resultados positivos y por lo consiguiente las ventas disminuyen y
conlleva esta situación al recorte de personal. Los ciclos para tener en cuenta a la hora de realizar
un pedido son:

 Recepción del Pedido. Este proceso inicia cuando se recibe la información acerca de un producto
que necesita el cliente y es entregada por el asesor o vendedor.

 Procesamiento del pedido. Una vez que la orden de pedido es recibida en la empresa se debe
realizar una comprobación de esa orden verificando toda la información y condiciones del pedido,
se consultará la existencia en inventario teniendo en cuenta la mercancía por llegar para comprobar
si se puede responder con el pedido y quedará como pedido pendiente.
  Inventario. Es de vital importancia que este se encuentre actualizado y verifique con varios ciclos
para tener información veraz al momento de procesar un pedido, además el departamento de
ventas deberá tener acceso a esta información en tiempo real.

 Pedidos pendientes. Se debe verificar los pedidos que están por entregar, determinando cuales
tienen prioridad en el servicio, se confirmara el despacho para después facturar y al instante
actualizar la base de datos.

 Preparación del Pedido. Se aclara las características del transporte del pedido, se debe hacer un
informe de retiro de producto, hacer las guías, generar un informe a bodega, verificar el producto y
corregir errores (si los hay) y llevarlo a alistamiento.

 Envío y Entrega. Una vez listos los pedidos estos deberán ser clasificados y revisados. Se
organizarán las facturas, se coordinará el transporte, cargar los pedidos, El pedido es despachado y
entregado al cliente, el cliente firmara la factura dejando anotado si hubo alguna novedad en el
recibo del pedido.

 Facturación. Se hace entrega de toda la documentación que soporta el precio del producto y sus
declaraciones y cláusulas. También se analiza la forma de pago. Se recibe la cantidad de dinero
acordado para el pago del producto.

 Cobro: Se recibe la cantidad de dinero acordado para el pago del producto. La comercializadora
PIO PIO y MAS PIO es una empresa con variedad de clientes, los cuales requieren puntualidad,
eficacia, eficiencia, despacho exacto, deben ser conscientes que sin clientes no hay pedido, sin
pedido no hay producción, sin producción no hay operarios y sin operarios no hay empresa, por tal
motivo es muy importante la buena relación empresa – clientes – empresa. El área de logística de
la productora y comercializadora PIO PIO y MAS PIO existen una serie de errores comunes, los cuales
son causados inicialmente por falta de sentido de pertenencia con la empresa y segundos escases
de coordinación y buena comunicación. El área logística de una empresa es el pilar para que las
importaciones y exportaciones sean todo un éxito. Falta de veracidad en los inventarios.

Se evidencia claramente que hay inconsistencia en el inventario, no implementan un software que

actualice automáticamente al ingresar y despachar mercancía, ocasionando errores en los
despachos e incumplimiento en los mismos. Manejar un buen stock, no necesariamente tener
cantidad y cantidad a fin de que se pierda, pero si un número significativo y variedad en productos
para poder cumplir a cabalidad con los pedidos extemporáneos que realizan los clientes y si no hay
la cantidad por lo menos contar con la variedad suficiente, lo importante acá no es vender sino no
perder el cliente. Deben tener concordancia a la hora de despachar una ruta, lo ideal es que manejen
la misma zona, al planificar los pedidos del día deben tener en cuenta la hora en que se van a
entregar (un carro no puede estar en dos lugares al tiempo) Se podría tener en cuenta las siguientes
soluciones que son útiles para el mejoramiento del área logística.

 Analizar la oferta – demanda para determinar si la cantidad que están vendiendo es más elevada
que la que se produce.

 Organizar las rutas de acuerdo con la cantidad de clientes por zonas.

 Verificar si la cantidad de personal contratado es suficiente para cumplir a cabalidad o si hay
necesidad de requerir más empleados.

 Implementar un buen software de inventario que actualice automáticamente cada vez que se
ingresa y despacha mercancía.

 Entregar a las rutas el orden en el que deben despachar la mercancía, con el fin de evitar
incumplimientos.

 Verificar lo que se despacha antes de entregar el producto

 Realizar capacitaciones en trabajo en equipo, solución de conflictos empresariales, servicio al

cliente.