MAPA DE PROCESO FUNDACION EDUCATIVA DE INGLATERRA

RRA
 MACROPROCESO DE GESTIÓN DIRE
PROCESO ESTRATEGICO
Construir y sistematizar los planes, programas y proyectos que coa
OBJETIVO objetivos a traves del desarrollo de estrategias institucionales.
Inicia desde la identificacion de las necesidades sectoriales e inst
ALCANCE programas y proyectos hasta la ejecucion y evaluacion de los mism
RESPONSABLE Rectoria
PROVEEDORES ENTRADAS
Directrices para el
Proceso mantenimiento y
Direccionamiento mejoramiento del SIGI
Estratégico
Estructura orgánica, planta
Proceso Comunicación de cargos, manual de
Organizacional funciones y competencias
Procesos del SIGI laborales

Usuarios Externos Políticas de comunicación.

Usuarios Internos Comunicaciones y

documentos
Archivo General de la
Nación Directrices para la
Gestión Documental
Gobierno Nacional
Normatividad Aplicable al
Proceso.

Recursos Documentos
Humanos Lideres de Programa,
Profesionales Universitarios,
Técnicos y Auxiliares
Administrativos de las áreas
en las que se ejecuta el
Físicos proceso
Instalaciones locativas
adecuadas para la
prestación de los servicios,
Oficinas dotadas de equipos
de cómputo, software, red
interna, aplicaciones,
Internet, sistemas de
información y comunicación
y Papelería en general,
Espacios con condiciones
ambientales y de seguridad
especiales para la
conservación y protección
de los documentos,
estantería para
almacenamiento de los Medición
documentos
Indicador Formula
Cumplimiento de las actividades N° de Proyectos ejecutados / N° de
programadas Proyectos presentados
Correspondencia recibida N° de programas ejecutados / N° de
tramitada Programas presentados
PROCESO DE GESTIÓN DIRECTIVA
PROCESO ESTRATEGICO
zar los planes, programas y proyectos que coayuden al cumplimiento de la mision, vision,
l desarrollo de estrategias institucionales.
ficacion de las necesidades sectoriales e institucionales, la construccion de planes,
os hasta la ejecucion y evaluacion de los mismos.

PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

Identificar necesidades del
entorno por areas
estrategicas.
Proceso
Necesidades y Direccionamiento
Adoptar la politica y objetivos
expectativas del Estratégico
de calidad.
entorno.
Proceso
Realizar seguimiento de la
Politicas y objetivos de Comunicación
aplicacion y desarrollo de la
calidad. Organizacional
planeacion institucional.
Planificacion del Proceso Gestión
sistema de gestion de Documental
Implementar acciones
calidad.
correctivas, preventivas y de
Procesos del
mejora.
SIGI.

Planificar la Gestión
Documental

DIAGRAMAS DE FLUJO O MAPAS DE PROCESOS CRUZADOS

Registros Requisitos Seguimiento

Actas de reunion. Mensual

Mensual

Medición
Frecuencia
Medición Metas Responsable
Semestral 80% Informe resultados de la gestion

Semestral 80% Lider Gestión Documental

la gestion
 MACROPROCESO DE SECRETARIA ACA
PROCESO MISIONAL
Construir y sistematizar los planes, programas y proyectos que coa
OBJETIVO objetivos a traves del desarrollo de estrategias institucionales.
Inicia desde la identificacion de las necesidades sectoriales e inst
ALCANCE programas y proyectos hasta la ejecucion y evaluacion de los mism
RESPONSABLE Rectoria
PROVEEDORES ENTRADAS
Plan Educativo Institucional
Planeacion alta
direccion Calendario institucional.

Procesos del SIGI

Reglamento institucional.
Usuarios Externos
Comunicaciones y
Usuarios Internos documentos

Archivo General de la Directrices para la

Nación Gestión Documental

Gobierno Nacional Normatividad Aplicable al

Proceso.

Recursos Documentos
Humanos Lideres de Programa,
Profesionales Universitarios,
Técnicos y Auxiliares
Administrativos de las áreas
en las que se ejecuta el
proceso
Físicos Instalaciones locativas
adecuadas para la
prestación de los servicios,
Oficinas dotadas de equipos
de cómputo, software, red
interna, aplicaciones,
Internet, sistemas de
información y comunicación
y Papelería en general,
Espacios con condiciones
ambientales y de seguridad
especiales para la
conservación y protección
de los documentos,
estantería para
almacenamiento de los Medición
documentos
Indicador Formula
Número de cancelaciones de cursos
Oportunidad en el trámite de tramitadas en 10 días hábiles/Número
Cancelaciones de cancelaciones solicitadas

Solicitudes de Reingresos y
Transferencias tramitadas en 10 días
hábiles/Total de solicitudes de
Oportunidad en el trámite de Reingresos y
Reingresos y Transferencias Transferencias requeridas
ROCESO DE SECRETARIA ACADEMICA
PROCESO MISIONAL
zar los planes, programas y proyectos que coayuden al cumplimiento de la mision, vision,
l desarrollo de estrategias institucionales.
ficacion de las necesidades sectoriales e institucionales, la construccion de planes,
os hasta la ejecucion y evaluacion de los mismos.

PROCEDIMIENTOS
entorno por areas
SALIDAS USUARIOS
estrategicas.
Proceso
Necesidades y Direccionamiento
Adoptar la politica y objetivos
expectativas del Estratégico
de calidad.
entorno.
Proceso
Realizar seguimiento de la
Politicas y objetivos de Comunicación
aplicacion y desarrollo de la
calidad. Organizacional
planeacion institucional.
Planificacion del Proceso Gestión
sistema de gestion de Documental
Implementar acciones
calidad.
correctivas, preventivas y de
Procesos del
mejora.
SIGI.

Planificar la Gestión
Documental

DIAGRAMAS DE FLUJO O MAPAS DE PROCESOS CRUZADOS

Registros Requisitos Seguimiento

Actas de reunion. Mensual
 Mensual

Medición
Frecuencia
Medición Metas Responsable

Semestral 80% Informe resultados de la gestion

Semestral 80% Lider proceso

la gestion
 MACROPROCESO DE GESTIÓN DOCUM
PROCESO DE APOYO
Gestionar el recibo y entrega de correspondencia y la administraci
OBJETIVO bajo criterios de calidad y oportunidad, para la constitución y pres
Inicia con el recibo y producción documental y termina con la aplic
ALCANCE consulta de los documentos en archivo.
RESPONSABLE
PROVEEDORES ENTRADAS
Directrices para el
Proceso mantenimiento y
Direccionamiento mejoramiento del SIGI
Estratégico
Estructura orgánica, planta
Proceso Comunicación de cargos, manual de
Organizacional funciones y competencias
Procesos del SIGI laborales

Usuarios Externos Políticas de comunicación.

Usuarios Internos Comunicaciones y

documentos
Archivo General de la
Nación Directrices para la
Gestión Documental
Gobierno Nacional
Normatividad Aplicable al
Proceso.
 Proceso Gestión
Documental
Tablas de retención
documental
Procesos del SIGI
Solicitud de asesoría y/o
capacitación en la
Cliente interno y
organización de los
externo
documentos en los archivos
de gestión Solicitud de
Proceso Gestión de
consulta de documentos
recurso físico y logístico
Recursos requeridos
Proceso Gestión del
suministrados. Bienes y
Talento
Servicios
Proceso sistemas de
Contratados
Información e
Conceptos jurídicos
infraestructura
Normatividad Aplicable
tecnológica
Documentos
Proceso Adquisiciones
Directrices Para la
Proceso soporte
Gestión Documental.
Jurídico

Registro de productos o
Servicios no
Proceso Gestión
Conformes
Documental
Indicadores de gestión
Resultados de la gestión
Proceso Evaluación y
del proceso.
control de la Gestión
Informes de auditoría
Mapa de riesgos

Indicadores analizados
Proceso gestión
Hallazgos de Auditoria
Documental
analizados
 Recursos Documentos
Humanos Lideres de Programa,
Profesionales Universitarios,
Técnicos y Auxiliares
Administrativos de las áreas
en las que se ejecuta el
Físicos proceso
Instalaciones locativas
adecuadas para la
prestación de los servicios,
Oficinas dotadas de equipos
de cómputo, software, red
interna, aplicaciones,
Internet, sistemas de
información y comunicación
y Papelería en general,
Espacios con condiciones
ambientales y de seguridad
especiales para la
conservación y protección
de los documentos,
estantería para
almacenamiento de los Medición
documentos
Indicador Formula
N° de Correspondencia enviada
tramitada / N° de Correspondencia
Correspondencia enviada total enviada x 100
N° de Correspondencia recibida
Correspondencia recibida tramitada / N° de Correspondencia
tramitada total recibida x 100
ROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO DE APOYO
entrega de correspondencia y la administración, custodia y consulta de los documentos y
dad y oportunidad, para la constitución y preservación de la memoria institucional.
producción documental y termina con la aplicación de medidas de protección, custodia y
mentos en archivo.

PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

Identificar normas y definir
criterios para la gestión
documental. Proceso
Criterios o políticas Direccionamiento
Elaborar y/o actualizar la tabla institucionales de Estratégico
de retención documental. operación para la
gestión documental Proceso
Asegurar la disponibilidad de Comunicación
recursos. Tablas de retención Organizacional
documental
Proceso Gestión
Identificar los recursos Necesidades de Documental
necesarios para la gestión recursos
documental. Procesos del
SIGI.
Planificar la Gestión
Documental
 Entrega de
documentación
correspondencia
generada por las
Radicar y digitalizar la
Diferentes
información recibida y
Secretarías de
producida en la entidad
Despacho y Áreas de la
administración
Distribuir y tramitar la
Municipal
correspondencia. Conservar y
Cliente o usuario externo
custodiar los archivos de
Custodia de
gestión, central e histórico.
documentos en el Procesos del
Asesorar y capacitar en la
archivo de gestión, SIGI
organización de los
central e histórico
documentos en los archivos de
Asesoría y Cliente o usuario interno
gestión.
capacitación en la y externo
Coordinar la implementación
organización de los
(actualización
documentos en los
y/o ajustes) de la tabla de
archivos de gestión
retención documental –
Documentos
Evaluar la satisfacción de los
controlados
clientes
Documentos
conservados
Prestar el servicio de consulta
de los documentos en archivo
analizar los productos o
Servicios no conforme.
Realizar seguimiento y
medición al proceso y al
Análisis de la Proceso Gestión
servicio (planes aplicables e
gestión del proceso documental
indicadores).
Indicadores analizados
Realizar interventoría a los
Riesgos controlados Proceso Análisis y
servicios contratados
Hallazgos de Mejoramiento
Realizar acciones de
Auditoria analizados. Continuo
autoevaluación
(Informes de actividades,
actas).
Analizar los riesgos de mayor
probabilidad
Acciones
Correctivas Proceso
Acciones Evaluación
Preventivas Independiente
Aplicar acciones de mejora
Acciones de Mejora Proceso
(Planes de Mejoramiento Continuo.
Mejoramiento)
DIAGRAMAS DE FLUJO O MAPAS DE PROCESOS CRUZADOS

Registros Requisitos Seguimiento

Planilla de recibo y entrega Mensual
de
correspondencia

Mensual

Medición
Frecuencia
Medición Metas Responsable

Mensual 100% Lider Gestión Documental

Mensual 100% Lider Gestión Documental

cumental

cumental
1. OBJETIVO
Generar los documentos de la institucion y sus unidades administrativas en cumplimiento de sus funciones.
2. ALCANCE:
Comprende el origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propia

3. BASE LEGAL:
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999

Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos

GTC 185 Documentacion Organizacional

DOCUMENTO
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
NORMALIZAR
Actividad colectiva tendiente a unificar criterios en la producción de documentos.
SIGNAR
Hacer, poner e imprimir la firma
SOPORTE DOCUMENTAL
Medio en el cual se registra la informaciòn, siendo el mas común el Papel.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia e

5. CONDICIONES GENERALES:
Para la producción documental se deben tener en cuenta las normalizaciones adoptadas por la Entidad, acordes a

Las comunicaciones oficiales en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, correspondiendo e
documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes, y la segunda copia reposará en el consecutivo de la
los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

6. ACTIVIDADES:
No. Etapa Actividad Responsable Punto de Control

1 Proceso Inicio Servidores Públicos Formatos

Gestion asignados preestablecidos y
estrategica Secretario de autorizados.
despacho Director Instructivo
Grupo
2 Proceso Servidor público de la Formatos
Entidad preestablecido y
autorizados.
Instructivo

3 Rectoria Servidor público Formatos

asignado preestablecidos y
autorizados.
Instructivo

4 Dirigir planeacion ejecutiva Servidor público

asignado

5 Ejecucion y evaluacion de Servidor público

proyectos institucionales asignado

6 Plan estrategico Servidor público Documento

asignado

Velar por el cumplimiento de la

comunidad educativa

Plantea organización de los

organos de control

Permite participacion

Reorganizacion

Supervisa y controla el
cumplimiento de funciones
 Promueve el mejoramiento de
la calidad educativa

8. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha Versión
miento de sus funciones.

esarrollo de las funciones propias de los procesos de la entidad y/o dependencia.

ocumentos

gna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

adas por la Entidad, acordes a las Normas Técnicas Colombianas vigentes.

dos copias, correspondiendo el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la Dependencia que genera a
eposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. E
opias adicionales.

Registro

Oficio Memorando
Circular
Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento
Documento

Descripción
nes.

ciones propias de los procesos de la entidad y/o dependencia.

ermanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

, acordes a las Normas Técnicas Colombianas vigentes.

pondiendo el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la Dependencia que genera al
ecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En

Flujograma
Descripción
1. OBJETIVO
Generar los documentos de la institucion y sus unidades administrativas en cumplimiento de sus funciones.
2. ALCANCE:
Comprende el origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propia

3. BASE LEGAL:
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999

Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos

GTC 185 Documentacion Organizacional

DOCUMENTO
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
NORMALIZAR
Actividad colectiva tendiente a unificar criterios en la producción de documentos.
SIGNAR
Hacer, poner e imprimir la firma
SOPORTE DOCUMENTAL
Medio en el cual se registra la informaciòn, siendo el mas común el Papel.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia e

5. CONDICIONES GENERALES:
Para la producción documental se deben tener en cuenta las normalizaciones adoptadas por la Entidad, acordes a

Las comunicaciones oficiales en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, correspondiendo e
documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes, y la segunda copia reposará en el consecutivo de la
los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

6. ACTIVIDADES:
No. Etapa Actividad Responsable Punto de Control

1 Proceso Inicio Servidores Públicos Formatos

Secretaria asignados preestablecidos y
Academica Secretario de autorizados.
despacho Director Instructivo
Grupo
2 Proceso de alumno Servidor público de la Formatos
Entidad preestablecido y
autorizados.
Instructivo

3 Secretaria Academica Servidor público Formatos

asignado preestablecidos y
autorizados.
Instructivo

4 Manejo del proceso de Servidor público

matriculas e inscripciones asignado

5 Expedicion de certificados y Servidor público

constancias asignado

6 Control y registro de alumnos Servidor público Documento

asignado

Elaboracion de fichas de
alumnos nuevos y antiguos

Recepcionar matriculas

Restablecer documentacion

Inscripcion en el sistema de
matriculas

Anexo de la documentacion
 Asignacion de la jornada

7 Organización de listas de curso Servidor público

autorizado

8. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha Versión
miento de sus funciones.

esarrollo de las funciones propias de los procesos de la entidad y/o dependencia.

ocumentos

gna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

adas por la Entidad, acordes a las Normas Técnicas Colombianas vigentes.

dos copias, correspondiendo el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la Dependencia que genera a
eposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. E
opias adicionales.

Registro

Oficio Memorando
Circular
Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento

Documento
Documento

Documento

Descripción
nes.

ciones propias de los procesos de la entidad y/o dependencia.

ermanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

, acordes a las Normas Técnicas Colombianas vigentes.

pondiendo el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la Dependencia que genera al
ecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En

Flujograma
Descripción
1. OBJETIVO
Generar los documentos de la institucion y sus unidades administrativas en cumplimiento de sus funciones.
2. ALCANCE:
Comprende el origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propia
y/o dependencia.

3. BASE LEGAL:
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999

Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

Código Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos

GTC 185 Documentacion Organizacional

DOCUMENTO
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
NORMALIZAR
Actividad colectiva tendiente a unificar criterios en la producción de documentos.
SIGNAR
Hacer, poner e imprimir la firma
SOPORTE DOCUMENTAL
Medio en el cual se registra la informaciòn, siendo el mas común el Papel.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia
los documentos.

5. CONDICIONES GENERALES:
Para la producción documental se deben tener en cuenta las normalizaciones adoptadas por la Entidad, ac
Colombianas vigentes.
Las comunicaciones oficiales en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, correspondien
primera copia a la serie respectiva de la Dependencia que genera al documento, teniendo en cuenta los anexos
copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retenci
los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.

6. ACTIVIDADES:
No. Etapa Actividad Responsable Punto de Control

1 Produccion de Identificar, eligir y elaborar el Servidores Públicos Formatos

Documentos documento asignados preestablecidos y
Secretario de autorizados.
despacho Director Instructivo
Grupo
 2 Si no conoce las directrices Servidor público de la Formatos
para su elaboración, pasa a la Entidad preestablecido y
actividad 3, de lo contrario pasa autorizados.
a la actividad 4 Instructivo

3 Consultar en el instructivo INS- Servidor público Formatos

DOC-001de estandarización el asignado preestablecidos y
formato específico que se va a autorizados.
utilizar, Instructivo

4 Revisar el contenido, gramática Servidor público

y ortografía del documento asignado

5 Determinar y seleccionar el Servidor público

soporte del documento (papel, asignado
cinta magnética, CD, disquete,
microfilme, video).

6 Generar el documento de Servidor público Documento

acuerdo con el tipo de soporte asignado
seleccionado

7 Signar el documento Servidor público

autorizado

8. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
miento de sus funciones.

esarrollo de las funciones propias de los procesos de la entidad

ocumentos

signa el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de

adoptadas por la Entidad, acordes a las Normas Técnicas

mo dos copias, correspondiendo el original al destinatario, la

teniendo en cuenta los anexos correspondientes, y la segunda
tablecido en su tabla de retención documental. En los casos en
ales.

Registro
Flujograma

Oficio Memorando
INICIO
Circular

Identificar, eligir y
elaborar
 Si
Conoce
?Instrucciones

No

Consultar en el manual
el formato específico

Revisar contenido, gramática

y ortografía

Determinar y seleccionar
soporte de documento

Documento
Documento

Signar el Documento

FIN

Descripción
6. ACTIVIDADES:
No. Etapa Actividad Responsable Punto de Control
1 Produccion de Identificar, eligir y Servidores Formatos
Documentos elaborar el Públicos preestablecidos y
documento asignados autorizados.
Secretario de Instructivo
despacho
Director Grupo

2 Si no conoce las Servidor público Formatos

directrices para su de la Entidad preestablecido y
elaboración, pasa autorizados.
a la actividad 3, de Instructivo
lo contrario pasa a
la actividad 4

3 Formato Servidor público Formatos

específico que se asignado preestablecidos y
va a utilizar. autorizados.

4 Revisar el Servidor público

contenido, asignado
gramática y
ortografía del
documento

5 Determinar y Servidor público

seleccionar el asignado
soporte del
documento (papel,
6 Generar
cinta magnética, el Servidor público Documento
documento
CD, disquete, asignado
de
acuerdo
microfilme,con el
video).
tipo de soporte
seleccionado
7 Signar el Servidor público
documento autorizado
 Registro Flujograma
Oficio Memorando INICIO
Circular

Identificar, eligir y
elaborar

Si
Conoce
?Instrucciones

No

Consultar en el manual
el formato específico

Revisar contenido, gramática

y ortografía

Determinar y seleccionar
soporte de documento

Documento
Documento
 Documento

Signar el Documento

FIN
 MACROPROCESO DE ()
PROCESO
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES ENTRADAS

Recursos Documentos

Medición

Indicador Formula
MACROPROCESO DE ()
PROCESO

PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

INCLUIR AQUÍ UN LINK

A LA(S) GRÁFICA(S)
QUE MODELA(N) ESTE
PROCEDIMIENTO
(DIAGRAMAS DE FLUJO
O MAPAS DE PROCESOS
CRUZADOS)
Registros Requisitos Seguimiento

Medición
Frecuencia
Medición Metas
 MACROPROCESO DE ()
PROCESO
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES ENTRADAS

Recursos Documentos

Medición

Indicador Formula
MACROPROCESO DE ()
PROCESO

PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

INCLUIR AQUÍ UN LINK

A LA(S) GRÁFICA(S)
QUE MODELA(N) ESTE
PROCEDIMIENTO
(DIAGRAMAS DE FLUJO
O MAPAS DE PROCESOS
CRUZADOS)
Registros Requisitos Seguimiento

Medición
Frecuencia
Medición Metas