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TAL
MACROPROCESO DE GESTIÓN DOCUM
PROCESO DE APOYO
Gestionar el recibo y entrega de correspondencia y la administraci
OBJETIVO bajo criterios de calidad y oportunidad, para la constitución y pres
Inicia con el recibo y producción documental y termina con la aplic
ALCANCE consulta de los documentos en archivo.
RESPONSABLE
PROVEEDORES ENTRADAS
Directrices para el
Proceso mantenimiento y
Direccionamiento mejoramiento del SIGI
Estratégico
Estructura orgánica, planta
Proceso Comunicación de cargos, manual de
Organizacional funciones y competencias
Procesos del SIGI laborales
Registro de productos o
Servicios no
Proceso Gestión
Conformes
Documental
Indicadores de gestión
Resultados de la gestión
Proceso Evaluación y
del proceso.
control de la Gestión
Informes de auditoría
Mapa de riesgos
Indicadores analizados
Proceso gestión
Hallazgos de Auditoria
Documental
analizados
Recursos Documentos
Humanos Lideres de Programa,
Profesionales Universitarios,
Técnicos y Auxiliares
Administrativos de las áreas
en las que se ejecuta el
Físicos proceso
Instalaciones locativas
adecuadas para la
prestación de los servicios,
Oficinas dotadas de equipos
de cómputo, software, red
interna, aplicaciones,
Internet, sistemas de
información y comunicación
y Papelería en general,
Espacios con condiciones
ambientales y de seguridad
especiales para la
conservación y protección
de los documentos,
estantería para
almacenamiento de los Medición
documentos
Indicador Formula
N° de Correspondencia enviada
tramitada / N° de Correspondencia
Correspondencia enviada total enviada x 100
N° de Correspondencia recibida
Correspondencia recibida tramitada / N° de Correspondencia
tramitada total recibida x 100
ROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCESO DE APOYO
entrega de correspondencia y la administración, custodia y consulta de los documentos y
dad y oportunidad, para la constitución y preservación de la memoria institucional.
producción documental y termina con la aplicación de medidas de protección, custodia y
mentos en archivo.
Mensual
Medición
Frecuencia
Medición Metas Responsable
cumental
1. OBJETIVO
Generar los documentos de la institucion y sus unidades administrativas en cumplimiento de sus funciones.
2. ALCANCE:
Comprende el origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propia
y/o dependencia.
3. BASE LEGAL:
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Código Penal
Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos
5. CONDICIONES GENERALES:
Para la producción documental se deben tener en cuenta las normalizaciones adoptadas por la Entidad, ac
Colombianas vigentes.
Las comunicaciones oficiales en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, correspondien
primera copia a la serie respectiva de la Dependencia que genera al documento, teniendo en cuenta los anexos
copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retenci
los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
6. ACTIVIDADES:
No. Etapa Actividad Responsable Punto de Control
8. HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción
miento de sus funciones.
ocumentos
Registro
Flujograma
Oficio Memorando
INICIO
Circular
Identificar, eligir y
elaborar
Si
Conoce
?Instrucciones
No
Consultar en el manual
el formato específico
Determinar y seleccionar
soporte de documento
Documento
Documento
Signar el Documento
FIN
Descripción
6. ACTIVIDADES:
No. Etapa Actividad Responsable Punto de Control
1 Produccion de Identificar, eligir y Servidores Formatos
Documentos elaborar el Públicos preestablecidos y
documento asignados autorizados.
Secretario de Instructivo
despacho
Director Grupo
Identificar, eligir y
elaborar
Si
Conoce
?Instrucciones
No
Consultar en el manual
el formato específico
Determinar y seleccionar
soporte de documento
Documento
Documento
Documento
Signar el Documento
FIN
MACROPROCESO DE ()
PROCESO
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES ENTRADAS
Recursos Documentos
Medición
Indicador Formula
MACROPROCESO DE ()
PROCESO
Medición
Frecuencia
Medición Metas
MACROPROCESO DE ()
PROCESO
OBJETIVO
ALCANCE
RESPONSABLE
PROVEEDORES ENTRADAS
Recursos Documentos
Medición
Indicador Formula
MACROPROCESO DE ()
PROCESO
Medición
Frecuencia
Medición Metas