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Assistente Administrativo

ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

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ÍNDICE

1. INTRODUÇÃO.....................................................................................................................4

2. ORGANIZAÇÃO DA EMPRESA.......................................................................................5

2.1 CONHECENDO UMA EMPRESA.....................................................................................................5


2.2 DEPARTAMENTOS E SUAS FUNÇÕES.............................................................................................5
2.3 FLUXOGRAMA...........................................................................................................................9
2.4 ORGANOGRAMA......................................................................................................................10
2.5 CRONOGRAMA........................................................................................................................10
2.6 QUALIDADES, ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO..................11
2.6.1 RECOMENDAÇÕES..................................................................................................................13

3. EQUIPAMENTOS DE UM ESCRITÓRIO.....................................................................14

3.1 EQUIPAMENTOS DE COMUNICAÇÃO E SUAS FUNCIONALIDADES....................................................14


3.1.1 TELEFONE – REGRAS BÁSICAS...............................................................................................14
3.1.2 FAX....................................................................................................................................15
3.1.3 XEROX................................................................................................................................16
3.1.4 COMPUTADOR.......................................................................................................................17
3.1.5 CALCULADORA.....................................................................................................................17
3.2 O ARQUIVO E AS TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO.......................................................................17

4. DOCUMENTOS COMERCIAIS......................................................................................23

4.1 CHEQUES – TIPOS E PREENCHIMENTOS....................................................................................23


4.2 OUTROS DOCUMENTOS – CONCEITOS E FINALIDADES................................................................25

5. PORTUGUÊS PRÁTICO...................................................................................................29

5.1 ABREVIAÇÕES.........................................................................................................................29
5.2 FORMAS DE TRATAMENTO.......................................................................................................31
5.3 APRENDENDO A REDIGIR CORRESPONDÊNCIAS..........................................................................33
5.4 SERVIÇOS POSTAIS..................................................................................................................42

6. CONCLUSÃO.....................................................................................................................44

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APRESENTAÇÃO

Este curso tem o objetivo de proporcionar ao participante conhecimentos


necessários para concorrer de forma mais assertiva em um processo seletivo e
exercer com segurança a função de Assistente Administrativo.
Neste sentido, você vai conhecer os conceitos que norteiam uma empresa,
entender as funções departamentais de uma empresa, entender as atribuições e
responsabilidades de um Assistente Administrativo, conhecer os equipamentos
contidos no escritório e suas respectivas funções, conhecer os diversos documentos
que tramitam no ambiente por ele(a) ocupado, discernir e redigir correspondências,
bem como suas aplicabilidades e adquirir noções de: Português Prático, Matemática
Comercial e Contabilidade.

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1. Introdução
Com o mercado de trabalho cada dia mais competitivo e mais exigente, a
preparação se torna um fator determinante no momento das contratações.
A certificação profissional representa o reconhecimento das habilidades,
atitudes, experiências e competências do trabalhador dentro de um determinado
contexto, pois garante um importante diferencial e agrega credibilidade ao currículo
profissional.
Esta certificação é vista também de uma forma mais ampla, pois, representa a
comprovação formal de seus conhecimentos.
Ela tem sido apontada, principalmente, como instrumento para a melhoria das
atividades das empresas pois aumenta a empregabilidade, proporciona informação
objetiva e oportuna sobre o candidato ao emprego, facilitando o processo de
recrutamento e seleção.
Uma recente pesquisa mostra que as chances do profissional certificado
conseguir um emprego aumentam em 53%, em relação a profissionais que não
possuem esta certificação.
Os profissionais realmente requisitados pelo mercado de trabalho são aqueles
que buscam a melhoria contínua e geram bons resultados para as empresas e,
nesse aspecto, a certificação tem sido uma contribuição importante para a
competitividade profissional.
O cargo de Assistente Administrativo é muito procurado por vários tipos de
empresas, que denominam este cargo também como Auxiliar Administrativo ou
Escriturário. Esta afirmação pode ser comprovada nos anúncios de emprego nos
jornais.

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2. Organização da Empresa
2.1 Conhecendo uma Empresa
Segundo o Dicionário Aulete, empresa é qualquer coisa que se empreende,
que se tem a iniciativa de realizar.
Qualquer organização que produz e/ou vende bens ou serviços; FIRMA
organizada juridicamente.
Podemos ainda fazer uma comparação com o CPF, que é Cadastro de
Pessoas Físicas, o CNPJ é o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, ou seja,
serve só para empresas e afins. É usado para identificar o contribuinte perante a
Receita Federal.
Ou seja: O CNPJ está para a empresa (pessoa jurídica), assim como, o CPF
está para o indivíduo (pessoa física).
Para que serve um escritório?
Podemos considerar escritório como um espaço destinado a trabalhos
administrativos, jurídicos, comerciais, de atendimento a clientes etc.
Nele normalmente estão dispostos móveis e equipamentos como: mesa com
gavetas, escaninhos, arquivos, aparelho de telefone, fax, computadores, dentre
outros.

2.2 Departamentos e suas Funções

Almoxarifado
O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo árabe que significa "
depositar". Podemos dizer que Almoxarifado é um local destinado à depósito,
guarda e conservação de materiais, aguardando o momento de ser utilizado. Variam
de acordo com a natureza da operação, por isso eles podem ser cobertos ou não.
O almoxarifado tem como função:
• assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local
certo, quando necessário;
• impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;
• preservar a sua qualidade;

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• possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição


suficientes a um atendimento rápido e eficiente.

Expedição
O setor de Expedição dentro de uma empresa é encarregado por enviar
(expedir) mercadorias, encomendas, documentos e materiais de forma geral.

Compras
O departamento de compras está diretamente ligado a todos os departamentos
da empresa, pois nele é concentrado os diversos pedidos de compra, ou seja, tudo
que a empresa necessita para produzir, como:
- matéria prima;
- material de escritório;
- material de limpeza;
- ferramentas, dentre outros.
É responsável também por levantar os possíveis fornecedores, fazer análise de
padrão de qualidade, buscar os melhores preços através de cotações e dar apoio
logístico.
Este departamento atua juntamente com o almoxarifado para acompanhar os
níveis de estoque e assim não deixar que fale nada em nenhum setor da empresa.

Vendas
Este departamento basicamente cuida das vendas dos produtos ou serviços
oferecidos pela empresa. Para que isso ocorra com êxito é necessário uma análise
minuciosa da concorrência e do mercado em que atua para conhecer o que
realmente pretende o consumidor.
Ele tem como função extra, servir de termômetro da empresa, pois qualquer
sinal de mudança na economia, ele é afetado diretamente e se bem estruturado
consegue reagir de forma preventiva minimizando os riscos para a empresa.
Verifica também a necessidade ou não de publicidade, preocupa-se com a
qualidade e aprimoramento dos bens ou serviços, etc.

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É através dele que pode surgir ideias de novos produtos, definição de preços,
previsões de vendas, pesquisas, relacionamento com o cliente, entre outros.
Diretores, gerentes e equipe de vendas monitoram dia a dia as influências
externas e os possíveis impactos nos planejamentos de vendas, e se necessário,
redirecionam o foco de ações.

Financeiro
Este é o departamento responsável pelo patrimônio da empresa, deve ser ágil,
competente e acima de tudo organizado.
Normalmente se apresenta como uma estrutura enxuta, onde uma única
pessoa assume várias funções.
Elabora e acompanha os fluxos de caixa, orçamentos de investimentos e de
despesas correntes, propõe e analisa projetos e ainda mantém contato com órgãos
públicos para informá-los sobre questões relativas à empresa.
É também responsável por:
• Emissão de notas fiscais e faturas de prestação de serviços.
• Pagamentos diversos (fornecedores, prestadores de serviços, folhas de
salários e bolsistas).
• Conciliações Bancárias, Aplicações Financeiras, Saldos, Extratos financeiros.
• Controle e Cobrança de Adiantamentos (Diárias e Pronto Pagamento).

RH/Pessoal
RH - é o departamento responsável por:
• toda a parte de recrutamento e seleção de pessoal;
• aplicar os testes pré-admissionais;
• cuidar da parte de relações humanas entre os funcionários;
• desenvolver e aplicar campanhas motivacionais.
Departamento Pessoal – é responsável:
• pela parte burocrática após a contração;
• pela solicitação da documentação necessária para o registro do candidato na
empresa;

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• pela elaboração da folha de pagamento;


• pelo controle e distribuição de benefícios como VR e VT;
• pelo cálculo das guias de FGTS, INSS, incluindo todo o processo demissional.
Normalmente nas pequenas e médias empresas, estes dois departamentos se
apresentam juntos e um único profissional executa as duas funções como Algumas
Rotinas de Admissão:
Solicitação de Emprego;
Relação de Documentos;
Atestado de Saúde Ocupacional;
Segurança e Medicina no Trabalho;
Ficha Cadastral;
Livro de Registro e Inspeção de Empregados no Trabalho;
Contrato de Experiência;
Contrato de Trabalho (CTPS) e FGTS;
Horário de Trabalho;
Cartão de Ponto.

Algumas Rotinas de Permanência:


CIPA;
Folha de Pagamento;
Taxa de Contribuição Assistencial;
Contra – Cheque;
GFIP - Guia de Recolhimento do FGTS;
GPS - Guia da Previdência Social;
Ficha de Salário Maternidade;
Contribuição Sindical(CTPS) – Férias;
Alteração de Salário;
Comunicação de Acidente de Trabalho – CAT;
Relação dos Salários de Contribuição;
Aviso Prévio de Férias.

Algumas Rotinas de Desligamento:

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Aviso Pedido de Conta Vinculada do FGTS para fins;


Contrato de Trabalho - verbas rescisórias;
Parcelas e termos devidos na Rescisão de Contrato de Trabalho;
Relação dos Salários de Contribuição;
Discriminação das Parcelas do Salário – Contribuição;
SD - Seguro Desemprego.
Agora que você já visualizou e entendeu um pouco mais sobre os vários
departamentos existentes dentro da empresa, vamos falar de três conceitos básicos
e muito usados no meio corporativo.
São eles:
Fluxograma
Organograma
Cronograma

Você deve estar se perguntando... Mas para que serve esses conceitos? Em
que eles podem me ajudar?
Imagine você sendo contratado(a) por uma empresa onde você desconhece
tudo e todos. Ainda não sabe sua função, quem são seus subordinados, quem é seu
chefe imediato, se a empresa tem um diretor para cada departamento ou se tem um
único diretor.
E ainda...Quais são suas tarefas, em que momento você tem que executar
cada uma delas... Enfim, como funciona esta empresa e o que você deve fazer para
vencer o período de experiência? Vejamos então cada um destes conceitos.

2.3 Fluxograma
A função do Fluxograma é representar de forma gráfica o caminho, o percurso,
ou seja, o fluxo das atividades dentro de um determinado processo, o tratamento
que esta atividade recebe em cada uma dessas fases e o responsável por ela.
Este gráfico é geralmente representado por figuras geométricas normatizadas e
unidas por setas.
Clique na Biblioteca Online e faça o download das figuras geométricas que
são utilizadas na execução de um Fluxograma.

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Desta forma é possível compreender facilmente a transição das informações ou


documentos entre os elementos que participam no processo em causa.
E qual é a importância do fluxograma dentro de uma organização?
Ele é importante porque simplifica e racionaliza o trabalho, permitindo a
compreensão de quem o executa.

2.4 Organograma
Organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma
organização. Ele é uma “fotografia” da hierarquia e da divisão de atividades nela
existentes.
Ele mostra como estão dispostos os órgãos ou setores, e as relações de
comunicação existentes entre eles.
Clique na Biblioteca Online e faça o download do arquivo “Cronograma” para
enriquecer ainda mais seus conhecimentos sobre organogramas.

2.5 Cronograma
Cronograma nada mais é que uma lista de atividades a serem desenvolvidas,
vinculadas a uma linha do tempo.
No GREGO se desmembrarmos a palavra, ela nos remete a este mesmo
conceito.
cronos = tempo
grama = gráfico
Assim então, temos um gráfico de planejamento de tempo com duas entradas.
Nas linhas horizontais são inseridas as atividades a serem executadas e nas
linhas verticais são marcados os períodos de tempo.
Neste caso do cronograma de treinamento da equipe de vendas 2008, as
linhas cheias representam o que foi planejado e as pontilhadas o que já foi realizado,
facilitando a visualização de quem dele necessitar.
Vale lembrar que a linha de tempo neste caso foi disponibilizada em semestres,
mas esta variação vai depender das suas atividades, podendo ser em dias, ou até
em horas.
Você aprendeu o conceito de empresa, sua departamentalização, quais as
funções destinadas a cada uma delas.

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Aprendeu também o que é e para que serve o cronograma, o fluxograma e o


organograma dentro das organizações.
São conceitos simples, mas importantes para você que deseja ter êxito como
um Assistente Administrativo.
Agora, vamos ver quais as atribuições, ou seja, as responsabilidades que você
enquanto profissional desta área vai assumir.

2.6 Qualidades, Atribuições e Responsabilidades do Assistente


Administrativo
Vale lembrar que as funções de um Assistente Administrativo da área
Comercial é diferente de um da área Financeira ou mesmo do RH. Veja quais são:
• ter iniciativa e contribuir para o bom funcionamento da unidade em que estiver
desempenhando as suas tarefas;
• organizar, classificar, registrar, selecionar, catalogar, arquivar e desarquivar
processos, documentos, relatórios, periódicos e outras publicações técnicas
pertinentes ao seu departamento;
• disposição, contribuindo para os processos de automação, alimentação de
dados e agilização das rotinas de trabalho relativos à sua área de atuação;
• operar computadores, utilizando adequadamente os programas e sistemas
informacionais postos à sua disposição, contribuindo para os processos de
automação, alimentação de dados e agilização das rotinas de trabalho
relativos à sua área de atuação;
• redigir textos, ofícios, relatórios e correspondências técnico-administrativas,
com observância das regras gramaticais e das normas e instruções de
comunicação oficial (temas a serem abordados na Aula 5);
• zelar pela guarda e conservação dos materiais e equipamentos de trabalho;
• prestar atendimento e esclarecimentos técnicos ao público interno e externo
em sua área de habilitação, pessoalmente, por meio de ofícios e processos,
ou por meio das ferramentas de comunicação que lhe forem disponibilizadas;
• manter conduta profissional compatível com os princípios da empresa e com
sua função, preservando sempre o sigilo das informações.
Veja agora exemplos clássicos de anúncio de vaga para Assistente
Administrativo:
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Exemplo nº 1:
O candidato deve ter:
• conhecimento Word, Excel, Internet e PowerPoint;
• desejável idioma Inglês e carteira de habilitação;
• condição emocional para trabalhar sob pressão de prazos e resultados;
• respeito a diferença e capacidade de ouvir e de se posicionar em grupo;
• iniciativa para solução de problemas;
• habilidade para trabalhar em equipe;
• postura ética.
Resumo das Atribuições do Assistente Administrativo: Apoiar diretamente
o Gestor da sua área, na sistematização, gestão, processos de compras,
relacionamento com clientes, organização e produção de documentos, controles
administrativos e contábeis, logística de eventos dentro do setor e seus
desdobramentos.
O Assistente Administrativo é a primeira pessoa da área a atender o público
externo (telefone e escritório) responsável por proporcionar um atendimento e
estada agradável, com orientações claras e corretas, além da habilidade para
transmitir segurança.
Ele é responsável por secretariar reuniões, articulações externas quando
solicitado.
Algumas viagens curtas podem ser solicitadas (10% do tempo).

Exemplo nº 2 :
• Prestar serviço de datilografia e digitação;
• redigir expedientes sumários tais como cartas, ofícios e memorandos, de
acordo com modelos e normas pré-estabelecidas;
• auxiliar nos serviços de organização e manutenção dos cadastros, arquivos e
outros instrumentos de controle administrativo;
• distribuir e encaminhar papéis e correspondências no setor de trabalho;
• auxiliar nos serviços de atendimento e recepção ao público;
• executar atividades auxiliares de apoio administrativo;

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• zelar pelos equipamentos sob sua guarda, comunicando à chefia imediata a


necessidade de consertos;
• atender e encaminhar as partes que desejam falar com a chefia da unidade; e
outras atribuições afins.

2.6.1 Recomendações
Percebemos que os anúncios trazem algumas características específicas à
uma determinada função.
Vale salientar que no meio corporativo alguns diferencias distinguem o bom
profissional dos demais, e os fazem vencedores.
Comprometimento, responsabilidade, controle emocional, persistência,
seriedade e flexibilidade, são algumas das inúmeras características que fazem
diferença em qualquer área de atuação. Além é claro, da busca constante do
conhecimento e do crescimento pessoal e profissional.

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3. Equipamentos de um Escritório
Sabemos que a comunicação é uma necessidade fundamental do ser humano,
e que por meio dela o homem pode trocar informações, se destacar e se diferenciar
das demais espécies, construir civilizações e desenvolver tecnologias.
Ao longo da história, os meios pelos quais se dava essa troca de informações
foi evoluindo, com a criação das mais diversas formas de transmitir mensagens e
compartilhar-lhas.
Vamos apresentar a seguir a importância de alguns equipamentos inseridos
neste contexto.

3.1 Equipamentos de Comunicação e suas Funcionalidades

3.1.1 Telefone – Regras Básicas


Hoje em dia, nos grandes centros urbanos, 95% da comunicação entre
empresas e clientes é feita por telefone.
O avanço é tão grande que podemos falar com outros países, podemos
receber informações bancárias por telefone, fax, via terminal em nossas próprias
casas.
Por consequência disto, vale salientarmos alguns pontos, para que esta
ferramenta seja sempre utilizada com bom senso.
• Atender o telefone sempre no segundo toque.
• Ter uma dicção clara e uma boa entonação.
• Evitar o uso de gírias e vícios de linguagem como: né, tá, jóia, ok,
beleza.
• Evitar o uso de palavras no diminutivo como: um minutinho.
• Evitar o gerundismo: vou estar retornando, vou estar enviando, vou estar
ligando.
• Em caso de espera, avisar ao cliente o tempo que será necessário, e dê
a opção dele ligar mais tarde, ou você retornar a ligação.
• Lembre-se: trate-o como você gostaria de ser tratado, com empatia,
respeito, agilidade e, acima de tudo, profissionalismo.

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3.1.2 Fax

O FAX é um transmissor de dados. É um aparelho telefônico que permite a


transferência de documentos de um emissor para o receptor. As técnicas para
aprender a usá-lo vem nos manuais. É tudo muito simples. Todos os aparelhos
possuem um botão que dá início ao envio após o recebimento da autorização, dada
pela mesma tecla do aparelho receptor.
Use uma folha de rosto.
Para garantir a entrega do seu fax ao destinatário pretendido:
• use uma folha de rosto e preencha os campos;
• remetente, destinatário, data e hora, são precauções de segurança, caso
tenha algum problema na transmissão.
• se estiver enviando um fax para uma corporação, por exemplo, use na
folha de rosto o nome da empresa, o setor e o nome da pessoa para
qual esta encaminhado o fax.
Para transmissão de um fax:
• coloque a folha na disposição indicado ao lado;
• tire o fone do gancho e digite o número no teclado, se o número que
você discou for somente para recebimento de fax, você vai ouvir um
sinal, é só apertar a tecla Start (que normalmente é verde);
• colocar o fone no gancho e esperar a folha sair na parte inferior do
aparelho;
• se houver mais de uma folha para ser transmitida, a mesma deve ser
colocada antes da anterior sair por completo.
Caso alguém atenda do outro lado a sua ligação, é só você pedir o sinal de
fax, e quando ouvi-lo proceder da mesma forma anterior.
Mas, você deve estar se perguntando... Nesta era de tecnologias avançadas,
sites de busca, de e-mail, da facilidade de acesso à internet, por que razão continuar
utilizando o fax para enviar documentos?
Apesar de toda esta evolução tecnológica, o fax continua sendo um dos meios
de comunicação profissionais mais utilizados. Vejamos porque!

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Segurança: A transmissão por fax não corre o risco de contaminação por vírus
na internet, pois é praticamente impossível piratear as transmissões.
Notificação imediata: A notificação imediata depois do envio de um fax,
garante uma segurança de que o documento foi encaminhado, e se houver alguma
falha nesta transmissão é acusado na hora.
Neutralidade do conteúdo: Pelo fato do conteúdo enviado por fax não afetar a
sua capacidade de transmissão, o fax pode gerir todo o tipo de conteúdos, com a
mesma qualidade de resultado.
Simplicidade no seu uso diário: Esta tecnologia é, portanto, o meio de
comunicação mais acessível depois do telefone e consequentemente um dos mais
divulgados.
Para receber um fax: Se o fax da empresa onde você trabalha tiver um
número exclusivo, o procedimento é muito simples.
• a pessoa que tiver a necessidade de enviar um fax vai discar o número e vai
cair automaticamente no aparelho de fax sem que ninguém interfira, e o
documento sai em seguida.
• caso o número do fax não seja exclusivo, seja um telefax, quando alguém
discar o telefone vai tocar, você atende normalmente e dá o sinal de fax,
apertando a tecla start, assim que ouvir o sinal de fax, ponha o fone no
gancho.

3.1.3 Xerox
O mercado disponibiliza uma infinidade de modelos e aplicabilidades. Soluções
ideais para impressão de acordo com as necessidades especificas de cada cliente.
Cada empresa dependendo do seu segmento, do seu porte e das suas
necessidades, busca no mercado uma solução para o gerenciamento de cópias e
impressões, com objetivos claros de gerar menor custo, aumentar a produtividade e
a qualidade dos documentos da empresa.
Normalmente a implantação do projeto conta com uma equipe de profissionais
especializados para aplicar treinamentos de todos os recursos e funcionalidades do
produto para os usuários, bem como suportes em caso de panes.

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3.1.4 Computador
O termo “Computador” é utilizado para nos referirmos a um conjunto de
componentes que, juntos, formam a “máquina” que conhecemos.
Estes componentes se dividem em duas partes principais: Hardware e
Software.
Hardware é todo o equipamento, tudo o que “pode ser tocado” como: monitor,
teclado, mouse, gabinete, disco rígido, etc.
É um componente que veio para agilizar e profissionalizar as operações. A
internet com sua infinidade de possibilidades de pesquisa, o e-mail (substituindo as
antigas cartas), os sites de busca também facilitam nosso dia a dia.
O candidato a uma vaga de Assistente Administrativo deve ter domínio desta
ferramenta, pois podemos constatar nos anúncios de vagas que esta é uma
condição exigida em todas elas.
Nos dias atuais percebemos as modificações que a internet causa em nossas
vidas e a rapidez com que isso vem acontecendo.
Apesar do seu funcionamento já existir a alguns anos, somente com o
aparecimento do acesso rápido, é que ela realmente começou a influenciar vidas.
A influência pode ser notada nos seguintes aspectos:
• agilidade na comunicação entre as pessoas;
• diminui a distância entre empresas parceiras, facilitando suas
negociações e aproximando seus dirigentes;
• maior facilidade para comercializar produtos e serviços;
• acesso rápido e gratuito às informações.

3.1.5 Calculadora
A calculadora é outro item de suma importância no dia a dia de um Assistente
Administrativo, deve ser de uso pessoal e estar sempre à mão.
A sua utilização pode variar e se você dentro da função que lhe for destinada
precisar além das quatro operações, indicamos que faça o curso “Realize Cálculos
com HP12C.”

3.2 O Arquivo e as Técnicas de Arquivamento


Quando falamos em arquivo, o que vem à sua cabeça?

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• documentos antigos sem utilização;


• pastas mofadas cheias de papéis velhos;
• uma sala entulhada de caixas;
• armários com gavetões divididos em ordem alfabética.
Para começarmos entender sobre o que vem a ser um arquivo vamos partir do
significado da palavra, segundo o dicionário “Aulete”:
Arquivo é:
1 - Um conjunto de documentos ou elementos de informação, em diversos tipos
de suporte (manuscritos, impressos, fotográficos, fonográficos etc.) guardados e
conservados, geralmente com registro que permita sua fácil localização e consulta,
mantidos sob a guarda de uma pessoa ou de uma instituição.
2 - Qualquer conjunto de elementos de informação (anotações, fotografias,
recortes) assim guardados e preservados.
3 - Lugar, entidade, instituição etc., onde se guardam esses documentos e
elementos de informação.
4 - Móvel próprio para se guardar documentos, de forma a conservá-los e
permitir fácil localização e acesso.
5 - Conjunto de dados (textos, imagens, sons, animações, rotinas, programas
etc.) gravados e armazenados como uma unidade independente e identificável.
O que Arquivar?
• Documentos;
• cartas;
• fotos;
• anotações;
• atas de reuniões;
• contatos que foram feitos, dentre outros.
Por que Arquivar?
Então, você deve estar se perguntando... Qual seria a real finalidade de um
arquivo?
A finalidade de um arquivo é disponibilizar de forma organizada as informações
nele contidas e facilitar sua localização sempre que solicitada.

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A pessoa que se responsabilizar por esta tarefa, deve zelar de forma com que
estas informações estejam armazenadas por data, ordem alfabética, por tipo de
documento, sempre em local protegido da umidade, luz excessiva, pois são fontes
de pesquisa, que registram e resguardam histórias.
Qual a Importância do Arquivo?
O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração de
qualquer empresa, pois gera documentos que deverão ser conservados como
comprovantes.
É importante por que, organizar documentos é a mesma coisa que organizar a
empresa, sem exageros, um erro comum nas administrações é o de tratar o arquivo
da empresa como um mero depósito de documentos, quando na verdade o arquivo é
um centro ativo de informações.
Os arquivos existem basicamente por dois bons motivos:
As exigências da legislação pública.
Organização interna da empresa.
Os princípios básicos para começar arquivar são:
A classificação dos tipos de documentos.
A codificação, que pode ser alfabética ou numérica.
Durante décadas as empresas guardaram arquivos em quartos e salas
revertendo em gastos desnecessários e desperdício de tempo.
Em pleno século XX, nos vimos quase que obrigados a reduzir a manipulação
de papéis.
Existem muitos benefícios no escritório sem papel, mas essa realidade nem
sempre é possível.
Veja agora uma forma de organizar o trabalho e agilizar o seu dia a dia. A
aplicabilidade pode variar dependendo do porte da empresa onde estiver atuando.
01 – Plano de Negócios: Deve constar a visão, missão, valores da empresa,
bem como seus objetivos.
02 – Atividades Operacionais: Aqui deve ser arquivado o fluxograma
mostrando o passo a passo de todas as operações relacionadas aos serviços e
produtos da empresa.

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03 – Produtos: Arquivar tabelas de preços, custos e tudo mais que estiver


ligado aos produtos comercializados pela empresa.
04 – Estratégias de Marketing: Nesta pasta podemos arquivar as pesquisas
de mercado, as campanhas, os planos estratégicos de comunicação, dentre outros.
05 – Clientes: Dados como nome, telefone, endereço, etc. devem ficar nesta
pasta. Se a empresa já tem um sistema informatizado para isso, a pasta deve ser
usada para informações gerais como limite de crédito e controles de pagamento.
06 – Fornecedores: Nesta pasta vamos concentrar todos os dados referentes
a fornecedores como nome, telefone, endereço, primeira compra, duplicatas a pagar,
notas fiscais, dentre outros.
07 – Financeiro: Esta pasta fica reservada para contas a pagar e a receber,
contas vencidas, boletos de receitas e despesas, documentos de bancos, o fluxo
financeiro. Se necessário, criar uma pasta para cada uma.
08 – TI: Aqui é interessante guardarmos notas fiscais de máquinas, peças,
softwares, contratos com empresas de hardware e software, registros de programas,
etc.
09 – Recursos Humanos: Deixaremos esta pasta reservada para currículos
antigos, recentes, plano de carreira e cargos, regimento interno, pesquisa de
antecedentes, folha de pagamento de autônomos, o prontuário dos funcionários,
contribuições da empresa (INSS, entre outras.).
10 – Setor jurídico: Guardar todo documento que envolva a empresa
judicialmente (dívidas vencidas, processos em andamento a favor e contra a
empresa). Se necessário criar subpastas.
11 – Diretoria e Gerentes: Criar uma pasta para cada pessoa e guardar seus
respectivos prontuários, planejamento de pró-labore, recibos de pagamento, férias,
checklist das tarefas a serem realizadas diariamente.
12 – Brainstorm: Arquivar atas de todas as reuniões com seus respectivos
resultados. Ideias de todos os funcionários e caderninhos de anotações.
13 – Material de Treinamento: Guardar todo o material de treinamento.
Separe uma pasta para vídeos, outra para apostilas, outra para Cds de áudio e
assim por diante.

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14 – Arquivo morto (ou inativo) e impostos: Arquivar as notas fiscais já


contabilizadas, impostos e arquivo morto (ou inativo), livro de inventário, Simples,
notas do ativo fixo, guias de recolhimento, livro de inspeção do trabalho, recibos de
pagamento do IRPF, etc.
15 – Custos fixos: Aqui é interessante criar subpastas e colocar separado
aluguel, luz, água, telefone, honorários do contador, folha de pagamento, INSS,
FGTS, honorários do advogado, condomínio, VT, VR, leasing do carro, etc.
16 – Arquivo vivo (ou ativo): Notas de vendas, compras, ativo fixo de
despesa de marketing, produção, impostos pagos, despesas administrativas, etc. A
diferença dessa pasta é que após os documentos serem contabilizados eles migram
para suas respectivas pastas já listadas acima.
16.1 - Possíveis parcerias. Durante o dia a empresa recebe muitos papéis,
documentos e e-mails de propostas comerciais, parcerias, representações, etc.
Instrua os funcionários a não jogar nada fora. Guarde os documentos nesta pasta
para análise.
16.2 - Cartões de visita. Colecione os cartões recebidos durante eventos,
palestras, encontros de negócios e outros eventos sociais. Lembre-se de anexar
junto com os cartões, uma breve descrição de como foi o encontro, para você se
lembrar das pessoas depois.
16.3 - Agenda e caderninho: Uma excelente maneira de não deixar escapar
uma única ideia sequer é guardar a agenda e o caderninho de anotações.
Conservação de Arquivos
Como já vimos, alguns cuidados devem ser tomados para preservarmos as
informações a serem arquivadas.
Por isso é necessário manter arquivos:
• bem ventilados, em local seco e arejado;
• longe do risco de umidade, insetos e roedores;
• sob a manipulação se possível de um único responsável;
• organizados para manter a fidelidade da disposição de pastas e
documentos, e uma fácil identificação dos documentos, caso outra
pessoa precise acessar.
Qualidade de um Bom Arquivo
21
Assistente Administrativo

Toda empresa é sempre beneficiada por arquivos racionais, que permitem


consulta rápida a qualquer documento, que se torne necessário à tomada de decisão
ou a uma providência.
Quando queremos organizar ou reorganizar mantendo a qualidade de um bom
arquivo, devemos examinar quatro pontos básicos:
1- O arquivamento;
2- Quem vai ser o responsável;
3- Por quanto tempo arquivar;
4- Como arquivar.

22
Assistente Administrativo

4. Documentos Comerciais
Dentro deste ambiente globalizado se faz necessário a correta manipulação e
um controle mais detalhado dos documentos.
Tal postura otimiza e assegura um profissionalismo a todo o processo
organizacional, garantindo uma maior agilidade e conformidade a estes processos.
Com esta visão ampliada o ser humano, troca informações, se destaca e se
diferencia das demais espécies, construindo assim civilizações e desenvolvendo
tecnologias.
Ao longo da história, os meios pelos quais se dava essa troca de informações
foi evoluindo, com a criação das mais diversas formas de transmitir mensagens e
compartilhar-lhas.
Veremos a importância de alguns equipamentos inseridos neste contexto.

4.1 Cheques – Tipos e Preenchimentos


Tipos de Cheques
Todo cuidado é pouco quando estiver manipulando um cheque, pois é uma
ordem de pagamento à vista.
Ao emiti-lo, lembre-se que ele pode ser descontado imediatamente.
Cheque ao Portador
Este tipo de cheque só pode ser emitido ao portador (sem a indicação do
beneficiário) e o seu valor não pode ultrapassar R$ 100,00. O credor é a pessoa que
estiver portando.
Cheque Nominal
O cheque Nominal deve ser preenchido com o valor acima de R$ 100,00, a
pessoa que esta emitindo o cheque é obrigada a indicar o nome do beneficiário, ou
seja, pessoa ou empresa a quem está efetuando o pagamento.
Ele só pode ser pago pelo banco se a pessoa que o recebeu se identificar ou
por outra pessoa por ele indicada no verso do cheque (endosso). Outra forma
também é através do sistema de compensação, caso seja depositado.
Cheque Cruzado
Cruzar um cheque é colocar em sua frente dois traços paralelos em sentido
diagonal. Tanto o cheque ao portador quanto o nominal podem ser cruzados, mas

23
Assistente Administrativo

não podem ser descontados na boca do caixa, neste caso, ele só será pago através
de depósito em conta corrente.
Cheque Administrativo
É o cheque emitido pelo próprio banco. Pode ser comprado pelo cliente em
qualquer agência bancária. O banco o emite em nome de quem o cliente efetuará o
pagamento.
Cheque Especial
Assim denominado porque o banco concedeu ao titular da conta um limite de
crédito, para saque quando não dispuser de fundos. O cheque especial é concedido
ao cliente mediante contrato firmado previamente.
Como Preencher um Cheque
Todo documento nos exige uma atenção especial, e com o cheque não é
diferente. Quando vamos preenchê-lo devemos observar alguns itens importantes,
pois qualquer erro pode invalidá-lo. Veja no quadro abaixo os campos que nos
exigem mais atenção.
______,___de_________de____ Local e data em que você está preenchendo o
cheque.
a Nome da pessoa ou empresa a quem você está
realizando o pagamento.
R$ Valor do cheque em números. Por exemplo:
R$346,67
Pague por este cheque a quantia Valor do cheque por extenso. Esse valor deve
de ser igual ao valor em números.
Assinatura Você precisa assinar o cheque, autorizando o
banco a pagar a pessoa ou a empresa que
apresentá-lo para pagamento. A assinatura
deve ser igual aquela que você registrou no
cartão de assinaturas quando abriu sua conta
corrente.

Como fazer um depósito?


Alguns cuidados devem ser tomados neste momento para que surpresas
desagradáveis não aconteçam.
São procedimentos simples que lhe garantem maior segurança.
Anote a data em que você está efetuando o depósito e indique o valor total do
seu depósito no campo destinado a isso.
24
Assistente Administrativo

Se o depósito for em cheque, a indicação deve ser feita um por um fazendo a


somatória no campo de totais.
Estas operações podem ser feitas na boca do caixa ou no caixa automático
(caixa rápido).
Perda, Extravio ou Furto
Quando acontecer de perda, extravio ou furto, o correntista deve comunicar
imediatamente à sua agência bancária, solicitando o cancelamento do mesmo.
Se o cheque em questão estiver preenchido é solicitado a sustação. Vale
lembrar que as despesas provenientes desta operação é de inteira responsabilidade
do correntista, e deve ser cobrada uma única vez.
Como agir – Mediante esta situação, o correntista deve comparecer o mais
rápido possível à sua agência munido de toda documentação bem como o boletim
de ocorrência.
Falta de Fundos
Para evitarmos grandes transtornos, o ideal é se antecipar a esta situação e
não deixar que ela aconteça.
A reapresentação de um cheque e a sua devolução por falta de fundos faz um
grande estrago na vida do consumidor.
Ele fica impedido de retirar talões de cheque, abrir conta bancária e obter
financiamentos. E regularizar a situação não é simples.
Quando o cheque sem fundos for protestado a primeira providência a ser
tomada para se limpar o nome é procurar a agência do banco indicado.

4.2 Outros Documentos – Conceitos e Finalidades


Ordem de Pagamento
A forma mais simples de ordem de pagamento é o cheque, pois é através dele
que o cliente determina ao banco que pague uma determinada quantia a alguém.
Podemos considerar também que é qualquer documento escritural em que uma
pessoa autoriza outra a receber pagamento de uma terceira. Nesse contexto, as
ordens de pagamento mais comuns são o próprio papel moeda e o cheque.
Nota Promissória

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Assistente Administrativo

Nota promissória é um título cambiário de crédito em que seu criador assume a


obrigação direta e principal de pagar a soma constante no título, à vista ou à prazo a
uma determinada pessoa física ou jurídica.
Os requisitos essenciais para a validação de uma Nota Promissória
- a denominação "nota promissória";
- promessa direta de pagamento;
- nome da pessoa a quem deve ser paga;
- data de emissão da nota promissória;
- assinatura do emitente (subscritor ou promitente-devedor);
- data de vencimento do título (na sua ausência o título é pagável à vista);
- lugar de pagamento da nota promissória (quando o título não especificar o
lugar de seu pagamento, deve ser considerado como tal o lugar de sua emissão);
- lugar de emissão.
Recibo
O recibo é um documento no qual se confessa ou se declara o recebimento de
algo.
Normalmente, é um escrito particular.
Podemos ter vários tipos de recibo:
• recibo de pagamento (indica a quitação do pagamento de uma dívida,
em sua totalidade ou parcialmente);
• recibo por conta (sempre parcial);
• recibo por saldo (indica uma quitação referente a todas as transações
até sua (data).
Notas Fiscais
Nota Fiscal é o documento que comprova a existência de um ato comercial
(compra e venda de mercadorias ou prestação de serviços); tem a necessidade
maior de atender às exigências do Fisco, quanto ao trânsito das mercadorias e das
operações realizadas entre clientes e fornecedores.
Existem 2 tipos de Notas Fiscais:
Nota fiscal de entrada e saída de mercadorias.
Nota fiscal de venda ao consumidor (pode ser substituída pelo “cupom fiscal”).
Quais os campos devem ser considerados na NF:

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Assistente Administrativo

Denominação “Nota Fiscal”.


Número de ordem, série/subsérie e o número da via.
Natureza da operação (venda, devolução, remessa para demonstração).
Data de emissão.
Nome do titular (pessoa física, pessoa jurídica), endereço, inscrição estadual e
CNPJ.
Nome do destinatário (adquirente de produtos e serviços, endereço, inscrição
estadual e CNPJ).
Data de saída das mercadorias.
Discriminação das mercadorias (quantidade, marca, tipo, modelo, espécie e
discriminação possível de produtos).
Classificação fiscal dos produtos, no caso de produtos industrializados.
Base de cálculo do ICMS.
Nome do transportador endereço e placa do veículo.
Forma de acondicionamento dos produtos (quantidade espécie e peso, etc.).
Nome, endereço, inscrição estadual, CNPJ do impressor de notas, data,
quantidade da impressão, números de ordem, com respectiva série/subsérie, bem
como número da autorização para impressão de documentos fiscais.
Fatura
Segundo o dicionário AULETE, fatura é a relação de mercadorias vendidas
com os respectivos preços, ou das diversas notas fiscais emitidas dentro de num
período.
O fornecedor emite ao cliente, gerando um documento de cobrança.
Ou seja, é como se fosse um recibo, documento expedido pelo vendedor que
relaciona todas as compras efetuadas em determinado espaço de tempo e que
serve de base à(s) duplicata(s).
Qual sua finalidade?
Sua finalidade principal é informar ao comprador o valor da compra (que pode
ser único ou constante de várias notas fiscais), bem como a data que deve efetuar o
pagamento, em uma única vez ou em parcelas.
Duplicata

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Assistente Administrativo

A duplicata é um título de crédito que pode ser emitido pelas empresas sempre
que efetuam vendas de mercadorias a prazo, obriga o comprador a pagar, em data
preestabelecida, a quantia correspondente ao valor da mercadoria adquirida.
O documento tem este nome por corresponder à cópia da fatura.
Figuras da duplicata: sacador (vendedor ) e sacado (comprador).
Requisitos:
• denominação “duplicata”, a data do saque e o número de ordem;
• número da fatura que a originou;
• data certa do vencimento ou a declaração de ser a duplicata “à vista”;
• nome e o domicílio do vendedor e do comprador;
• praça de pagamento;
• importância a pagar em algarismos por extenso;
• cláusula “a ordem”;
• declaração de reconhecimento de sua exatidão e a obrigação de pagá-
la, a ser assinada pelo comprador (aceite cambial);
• assinatura do sacador/emitente.
Borderô
Relação detalhada das operações financeiras e comerciais referente a um
evento ou um período.
Nele são relacionados os cheques pré-datados e/ou duplicatas que foram
negociadas, informando o valor pago por cada um deles, além de todas as demais
condições da operação.
É importante lembrar que o borderô tanto de cheques como de duplicatas, deve
ser arquivado até finalizar os depósitos correspondentes e as duplicatas a vencer.
Darf
O DARF é uma sigla de documento de arrecadação da Receita Federal que
tem por finalidade recolher todos os impostos e contribuições recolhidos pela
Secretaria da Receita Federal.
Este formulário pode ser adquirido em qualquer papelaria ou através do site da
Receita Federal.

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Assistente Administrativo

5. Português Prático
Mais do que nunca percebemos nos dias de hoje, uma preocupação com o
falar e o escrever bem. Esta preocupação é percebida em várias ocasiões.
O homem tem reconhecido a relevância da linguagem como um fenômeno
peculiar e extremamente necessário e presente nas relações, tornando-a objeto de
reflexões.
Dentro do cenário atual, com o advento das novas vertentes destes estudos
linguísticos, tem-se enfatizado que a linguagem é um procedimento argumentativo
de suma importância, que qualifica ou desqualifica, quem a utiliza. Essa
preocupação é muito maior, dentro das empresas.

5.1 Abreviações
O que é abreviar?
Abreviatura ou abreviação é a forma reduzida ou abreviada de uma palavra,
expressão ou frase, usada em geral na escrita, onde frequentemente se utiliza um
ponto final para indicar que se trata de uma forma incompleta.
Vejamos alguns exemplos:
Adj. - é a abreviatura de adjetivo;
máx. - de máximo;
V. Ex.ª - de Vossa Excelência;
A/C e Ref. - são abreviaturas de aos cuidados de e referência (fórmula usada
em cartas comerciais).
Muitas abreviações que hoje são utilizadas refletem o ritmo acelerado da vida
moderna, com isso economizamos palavras e tempo, mediante uma comunicação
mais rápida, que reduz frases, expressões e palavras.
Veja os exemplos:
cinematógrafo > cinema > cinepornográfico > pornôtelefone > fonepneumático
> pneuportuguês > portugajaponês > japaFlorianópolis > Floripa
A abreviatura caracteriza-se:
• pelo ponto abreviativo: ed. = edição
• pela inicial maiúscula ou minúscula (conforme a norma ortográfica): V.
Exa. = Vossa Excelência
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Assistente Administrativo

• pela acentuação e flexão: cód. = código / fs. = folhas


Abreviações de Endereço
Segundo as normas ortográficas, emprega-se inicial maiúscula nos nomes de
logradouros públicos (avenida, rua, praça, etc.), o que explica a maiúscula nas
abreviaturas a seguir.
Alameda = Al.
Avenida = Av.
Beco = B.
Calçada = Cal., Calç.
Distrito = D., Dt.
*Estrada = Est.
Galeria = Gal.
*Jardim = Jd.
*Largo = L., Lg.
*Praça = P., Pç.
*Parada = Pda.
*Parque = Pq., Prq.
*Praia = Pr. *
Rua = R.
Rodoviária = Rdv.
*Rodovia = Rod.
*Retorno = Rtn.
*Trevo = Trv.
*Travessa = T., Tv.
*Via = V.
*Viaduto = Vd.

** Abreviaturas da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (EBCT).


Abreviações de Profissões
Segue abaixo algumas profissões mais utilizadas no dia a dia de um Assistente
Administrativo.
Grafia de Datas

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Assistente Administrativo

Existem três possibilidades para abreviar a grafia de datas:


• com traço: 28-12-1945
• com barra: 12/11/2002
• com ponto: 21.10.2004
Observações:Os números cardinais devem ser escritos sem ponto ou espaço
entre o milhar e a centena: 1999 (e não 1.999); 2002 (e não 2.002).
O ano pode ser registrado com os dois últimos dígitos: 12/11/02.- O primeiro
dia do mês deve ser escrito assim: 1º (e não 1). Exemplo: 1º/5/02 ou 1º/05/02.
O emprego de zero antes do dia ou do mês formado de um só algarismo não é
de rigor: 02/02/99 ou 2/2/99.
Atualmente, no entanto, a anteposição de um zero é prática corrente, pois
atende a objetivos estéticos. E é sempre aconselhável, quando se quer evitar fraude.
Grafia de Horas
Hora redonda: 8 horas; 9 horas; etc. Ou 8h; 9h; etc. (sem "s" e sem ponto
depois de "h").
Hora quebrada: 8h30min; 9h43min, etc. (sem dar espaços entre os elementos e
sem usar ponto depois de "h" e "min").
Saiba Mais:
1. A grafia com dois pontos, como em:
08:00 09:00 10:05 13:20 É usada em áreas específicas, como em anotações de
programação com horários em sequência, de passagens, competições, agendas,
horários anunciados pela televisão, etc.

5.2 Formas de Tratamento


As formas de tratamento utilizada em correspondências oficiais e empresariais,
são caracterizada pela polidez aliada às normas de educação e cortesia. Esta
polidez é empregada em forma de cortesia.
Exemplo:
"Tenho a honra de encaminhar"
e não, simplesmente, "Encaminho...“;
"Tomo a liberdade de sugerir..."
em vez de, simplesmente, "Sugiro...";

31
Assistente Administrativo

Este cuidado é frequentemente visto em cobranças bancárias. Ao fazer contato


com clientes inadimplentes têm o cuidado de evitar frases agressivas ou ásperas
(fazem a cobrança mencionando um possível esquecimento);
Quando utilizamos as formas de tratamento e endereçamento, deve-se
considerar não apenas a área de atuação da autoridade, mas dispensarmos sempre
atenção respeitosa a superiores, colegas e subalternos.
Escrevendo para Organizações
Sempre que for necessário escrever para uma organização, pense primeiro em
descobrir por telefone quem é a pessoa para a qual vai encaminhar a
correspondência e como gosta de ser tratada.
Caso não tenha disponibilidade para tal, procure não se dirigir à empresa de
forma genérica. Nestes casos tem sempre um funcionário destinado a esta função, a
quem você pode se dirigir.
Veja agora algumas aplicações mais recorrentes
Emprego de Vossa (Excelência, Senhoria, etc.).
Vossa (Excelência, Senhoria, etc.), é tratamento direto - usa-se para dirigir-se a
pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a correspondência (equivale a você):
Ex:
Na expectativa do atendimento do que acaba de ser solicitado, apresento a
Vossa Senhoria nossas atenciosas saudações.
Abreviatura das formas de tratamento
Sempre que for redigir, considere que a forma por extenso demonstra maior
respeito, maior deferência, sendo utilizada com rigor em correspondência dirigida ao
Presidente da República.
Vale lembrar que independente do cargo ocupado pelo destinatário, a forma de
tratamento pode ser escrita por extenso.
Nos dias atuais a comunicação escrita é indispensável e de grande importância
para o sucesso tanto pessoal como profissional.
A elaboração de textos claros, objetivos e eficazes exige tempo que muitas
vezes não dispomos.
Por consequência disso, vamos dispender um tempo maior abordando este
tema. Vale um pouco mais de atenção de sua parte!

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Assistente Administrativo

5.3 Aprendendo a Redigir Correspondências


Memorando
O memorando é um documento escrito extremamente formal e eficiente,
utilizado para comunicação entre colaboradores. Dependendo do grau de intimidade
ele pode se apresentar de uma forma mais amigável e menos formal.
Tópicos a serem considerados na escrita de um memorando:
Aborde apenas um tema por memorando.
Escreva uma linha de referência, ou de assunto, específica.
Use títulos claros e específicos para realçar os prazos finais e as solicitações.
Agrupe as ideia relacionadas em categorias.
Elabore seu memorando de tal forma que cause impacto visual.
Use a voz ativa sempre que possível.
Para facilitar sua compreensão vamos apresentar agora um modelo de
Memorando.
MEMORANDO
Memorando nº xx
Informar: (dia) de (mês) de (ano).Ao Senhor Fulano de Tal e/ou cargo.
Assunto: Aquisição de um Data Show.
Nos termos do plano de estratégia estabelecido na reunião mensal de outubro deste
ano, solicitamos a Vossa Senhoria a tomada de orçamentos para aquisição de um
Data Show para o departamento Comercial.
As especificações devem ser obtidas junto a departamento de informática e os
orçamentos devem ser feitos em três fornecedores diferentes e apresentados na
próxima reunião que acontece no dia 28 próximo para deliberação.
Atenciosamente,
(assinatura – nome completo)(cargo)

Cartas
A carta é um instrumento de caráter semi-oficial utilizado para responder a uma
cortesia, fazer solicitação, convite, externar agradecimento ou transmitir informação.
Uma carta comercial deve ser organizada e limpa, com linguagem correta e
impessoal, em papel com timbre da empresa contendo todos os dados necessários.

33
Assistente Administrativo

Pautada sempre pelos princípios da clareza e da objetividade deve conter


também:
cabeçalho
vocativo
texto com:
- introdução
- desenvolvimento
- conclusão
Assinatura
Veja agora um modelo de Carta Comercial:

PAPEL TIMBRADO
Para: (nome da empresa)
Atenção a (pessoa ou departamento)
Assunto (Do que se trata esta comunicação)
Prezado Senhor,
Somos uma empresa de Treinamento e Consultoria na área de varejo e contamos
com um quadro de profissionais altamente capacitados, motivo pelo qual
manifestamos nosso interesse em desenvolvermos uma parceria atuando nas
cidades da região sudeste.
Caso haja interesse por parte da sua empresa, colocamo-nos à disposição para
novos contatos, em que possamos detalhar nossa proposta.
Agradecemos antecipadamente a atenção.
Atenciosamente,
(assinatura)
Sua Empresa
Seu Nome - Seu Cargo

Ofício
Este documento tem por finalidade comunicar um fato ou realizar uma
solicitação em caráter oficial, endereçado a uma autoridade. A seguir
disponibilizamos um modelo de ofício que pode ser adaptado às suas necessidades:

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Assistente Administrativo

OFÍCIO DE SOLICITAÇÃO
Ofício nº ___/___
Senhor (nome do destinatário)(cargo)(empresa ou órgão)
Eu, (nome), brasileiro, (estado civil), (profissão), inscrito no CPF sob o nº
(informar), residente e domiciliado à (informar endereço), sirvo-me do presente
para solicitar a Vossa Excelência (descreva sua solicitação) com a finalidade
de (descrever o fim a que se deve o pedido).
Limitado ao exposto, fique com meus votos de estima e consideração.
(localidade), (dia) de (mês) de (ano)
(assinatura)
(seu nome)

Circular
A carta circular, ou ofício circular, serve para divulgar informações de caráter
mais permanente na empresa, tais como:
nomeação de chefias;
mudança de limites de competência para assinatura de documentos;
mudanças de padrões de limites de créditos de clientes;
mudança de horário de trabalho.
E o que deve conter uma circular?
Título
Número/ano
Objetivos
Texto
Anexos
Assinatura do Emitente
Veja em um modelo como fica a aplicação destes conceitos.

(localidade), (dia) de (mês) de (ano)


(empresa)
Carta Circular nº (informar)
ASSUNTO: Reforma no Refeitório

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Assistente Administrativo

Entre os dias X e Y o refeitório da empresa vai passar por obras de reforma


estrutural, de modo a melhorar os momentos de integração e relaxamento dos
funcionários. Durante este período o local estará interditado sendo liberado a
sala 502 para usos afins. Tão logo as obras terminem, comunicaremos.
Atenciosamente,
(nome)
(cargo)

Atestado
Instrumento por meio do qual se comprova um fato e se afirma existência ou
inexistência de uma situação de direito, da qual se tenha conhecimento, em favor de
alguém. O que deve ser considerado essencial na redação de um atestado?
Título
Texto
Contexto
Local e Data
Assinatura

Atestado
Atesto, para fins de prova junto à Fundação Projeto Rondon, que o Sr.
Marcelo Pereira Vale Cunha participou do IV Curso de Estudos Brasileiros,
oferecido por esta Universidade, no período de 20/10/2009 a 30/10/2009, com
frequência integral.
Brasília, 05 de novembro de 2009
Reginaldo Faria Campos
Decano

Requerimento
O requerimento é um documento utilizado como instrumento por meio do qual
alguém se dirige à empresa ou órgãos públicos para os mais diferentes tipos de
solicitações.

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Assistente Administrativo

Ele deve ser entregue pessoalmente, em duas vias, sendo que uma fica com
você devidamente protocolada, ou enviado pelos correios com Aviso de
Recebimento (AR) se for o caso.
A seguir, apresentamos um modelo de requerimento solicitando a “Instalação
de Distrito Policial”, que pode ser adaptado para os diferentes casos. Nele, podemos
observar as seguintes partes:
1- A Autoridade Destinatária (usa-se Excelentíssimo (Exmo.) para Juiz,
Promotor, Senadores, Deputados, Vereadores, Presidente da República,
Governador, Prefeito e Ministros de Estado; usa-se Ilustríssimo (Ilmo.) para as
demais autoridades);2- Nome e Qualificação do Requerente3- Exposição e
Solicitação4- Pedido de Deferimento
5- Localidade e Data6- Assinatura
Exmo. Senhor Secretário de Segurança Pública do Estado de São Paulo
Senhor Secretário,__(nome completo)___, brasileiro(a),__(estado civil)__,
__(profissão)__, portador da Cédula de Identidade R.G. nº ___________, residente
na Rua _____________, nº ______, Bairro de _________, cidade e Município de
_______________, vem à presença de V.Exa. para expor e requerer o que segue:
Na localidade acima citada tem aumentado muito o número de assaltos e
agressões, dada a insegurança que passou a existir no local nos últimos tempos. Já
não é possível transitar com o mínimo de tranquilidade nem mesmo durante o dia.
Diante do exposto, a fim de garantir a segurança dos moradores venho através
desta requerer a V.Exa. Que sejam adotadas as providências necessárias para a
instalação de um Distrito Policial no bairro, bem como a presença ostensiva de
policiamento.
Pede Deferimento__________________Local/data__________________
Nome/assinatura

Declaração
É o ato verbal ou escrito em que se declara ou se afirma alguma coisa.
Geralmente, trata-se de uma afirmativa de ordem particular que firma a existência de
um fato ou de um direito.

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Assistente Administrativo

Para que possa servir de prova, contra ou a favor de alguém, é necessário que
a afirmativa seja feita por quem tenha conhecimento do fato, ou possa a sua palavra
ou seu escrito merecer fé jurídica.
A Declaração é muito semelhante ao atestado, inclusive quanto à estrutura de
redação, dele diferindo, apenas, quanto ao objeto. Assim enquanto o atestado é
expedido sempre em favor de alguém, a declaração é feita em relação a alguém,
testemunhando, muitas vezes, coisas contrárias à pessoa citada nos autos.
Partes Essenciais:
Título
Texto
Contexto
Local e Data
Assinatura
Vejamos agora um modelo de Declaração:
DECLARAÇÃO
Declaro, para fins de direito, que conheço o Senhor ___(nome
completo)__, ____(qualificação)___, e que se trata de pessoa honrada e contra
a qual não há qualquer fato que a desaprove social e moralmente (ou outro
tipo de declaração qualquer).
Local e Data
Nome e Assinatura
(documento de identificação)

Procuração
É o contrato por meio do qual uma pessoa, denominada mandatária, recebe
poderes de outra, designada mandante, para, em nome e por conta desta última,
praticar atos jurídicos ou administrar interesses.
Segundo o dicionário Aulete, Procuração é o poder ou a autorização que uma
pessoa confere a outra para que trate de, ou assuma, em seu nome, seus
interesses, providências, responsabilidades etc.
Mas como redigir uma Procuração?
À seguir vamos mostrar um exemplo.

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Assistente Administrativo

MODELO DE PROCURAÇÃO
EU, nome do interessado, nacionalidade, naturalidade, estado civil, residente e
domiciliado em cidade, estado, endereço completo, documento de identidade, CPF,
nomeio meu(minha) procurador (a) o Sr(a) nome do procurador, nacionalidade,
naturalidade, estado civil, residente e domiciliado em cidade, estado, endereço
completo, documento de identidade, CPF, para fins de motivo, junto à Universidade
Federal de Minas Gerais, podendo em meu nome, requerer, inscrição no Processo
Seletivo para ingresso nos Cursos do Programa de Formação de Professores de
Ensino que atuam na Rede Estadual.
Local, data
Assinatura conforme consta no documento de identidade.

Relatório
Narrativa detalhada, oral ou escrita, de um conjunto de fatos, eventos ou ações.
Texto em que uma pessoa ou comissão encarregada de examinar determinado
assunto apresenta uma descrição e avaliação a seu respeito.
O relatório é um documento que tem a finalidade de apresentar resultados
parciais ou finais de determinada tarefa ou atividade.
Utilizado especialmente no meio profissional ou acadêmico, o relatório deve ser
informativo e ao mesmo tempo objetivo quanto ao assunto abordado.
Veja na prática a montagem de um relatório.

Relatório de Gestão de Orçamento


Venho apresentar o relatório de prestação de contas da gestão referente ao
período de (dia e mês) a (dia, mês e ano) a fim de que seja apreciado pelos
senhores.
Constam do relatório todas as despesas efetuadas, assim como o
planejamento para o próximo período.
1. Do orçamento para o período:
2. Das obras de benfeitoria e manutenções realizadas:
3. Dos serviços contratados:
4. Dos eventos realizados:

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Assistente Administrativo

5. Das contas fixas mensais:


6. Do saldo:
7. Planejamento do próximo exercício:
Por fim, solicito que se houverem divergências quanto às contas apresentadas,
que haja manifestação formal por escrito.
(localidade), (dia) de (mês) de ano).
Nome e Assinatura
Cargo

Aviso
O Aviso é um documento escrito por meio do qual as empresas e instituições
transmitem informações, ordens, convites, notificações a empregados ou a terceiros
com quem elas tenham interesse em comum como por exemplo:
Compensação de horário para feriado.
Mudança temporária de data de pagamento.
Falecimento de empregado, dentre outros.
E o que deve conter em um Aviso?
papel timbrado;
comunicação clara e objetiva;
título, que é a palavra AVISO (em letras maiúsculas);
indicação da pessoa a quem se destina o aviso;
texto contendo a mensagem;
fecho simples;
local e data;
Assinatura, nome e qualificação.
Vejamos então um modelo de Aviso.

AVISO
AOS ESTUDANTES DO CLUBE DE ARTES
As Diretorias das Escolas de Artes levam ao conhecimento de todos que,
a partir do próximo mês de maio, darão inicio à pintura externa dos muros das
escolas, e desejam informar àqueles estudantes do Curso de Artes Plásticas

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Assistente Administrativo

que irão contribuir com este projeto, com a intenção de decorar e personalizar
o patrimônio escolar que é de todos nós, devem comparecer à Diretoria no dia

1ode Maio para acertarmos as atividades e materiais.


Atenciosamente,
Belo Horizonte, 22 de abril de 2003.
(assinatura das diretoras das Escolas do Clube)
Clara Maria Paiva
Diretora da Escola Sorrindo e Educando.

Telegrama
O telegrama é o serviço que permite encaminhamento de mensagens urgentes
em âmbito nacional e internacional.
Este serviço é destinado a pessoas ou empresas que necessitam enviar
mensagens urgentes, e que prezam pela comodidade e pela praticidade.
A forma de envio pode variar. Os Correios disponibilizam este tipo de serviço
nas suas agências, pela internet ou pelo 0800, oferecendo também variadas formas
de pagamento.
A importância do telegrama pode ser medida através de um teste relativamente
simples:
– coloque sobre a mesa de um executivo algumas correspondências, um fax e
um telegrama e observe o que ele abrirá primeiro. Na grande maioria dos casos será
o telegrama.
Essa capacidade de atrair a atenção torna o serviço de telegrama uma opção
adequada para cumprimentos, convocações, enfim, informações urgentes e
relevantes, que devam ser diferenciadas.
Veja alguns exemplos:
Agradecimento felicitações recebidas meu noivado;• Muito grato palavras
amizade minha formatura;• Agradeço cumprimentos recebidos meu aniversário;•
Agradeço manifestações recebidas ocasião falecimento de minha mãe;•
Agradecimentos lindo presente e carinhosas palavras;

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Assistente Administrativo

Ata
É o registro escrito sobre as deliberações tomadas em uma reunião. Seja ela
assembleia de condomínio, reuniões empresarias. Deve ser assinado por todos os
participantes presentes;
Veja as características básicas da formatação de uma ata:
texto completamente contínuo, sem parágrafos ou listas de itens – ou seja,
reduzido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;
números, valores, datas e outras expressões sempre representados por
extenso;
sem emprego de abreviaturas ou siglas;
sem emendas, rasuras ou uso de corretivo;
todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do
indicativo (disse, declarou, decidiu…);
Estamos na era da comunicação e a informação transita de forma muito rápida
em nossos meios.
Você acabou de ver sobre os vários tipos de comunicações internas mais
utilizadas pelas organizações, facilitando e otimizando o dia a dia de seus
colaboradores.
Com o advento da informática tudo fica mais simples e rápido, mas nem tudo
podemos enviar por e-mail, msn, ou fax.
É aí que entra os Correios, uma empresa que vem agregando valor a este
processo.
Entenda como funciona essa tramitação fora das organizações.

5.4 Serviços Postais


Envelopes
Imagine que você foi designado(a) por seu superior a enviar uma
correspondência comercial, você já sabe elaborar a carta, mas e o envelope? Qual
seria a forma correta de endereçamento?
O envelope é feito para se colocar as informações referentes ao destinatário
(na frente do envelope, lado sem aba) e ao remetente (atrás do envelope, lado com
aba).

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Assistente Administrativo

Se pensarmos em recomendações nestes casos, vale lembrar que todo


cuidado é pouco, quando se trata de documentações e informações, por isso a
relevância de se conhecer todos as formas de utilização de cada uma dessas
opções.
O preenchimento correto já lhe garante uma segurança de que o envio vai ter
êxito.
Carta Registrada - AR
Quando for enviar uma carta, faça a opção pelo AR, pois só assim você recebe
uma confirmação de que a pessoa recebeu.
No ato da entrega o destinatário assina um documento juntamente com o
carteiro.
Já a carta simples não oferece esta opção.
Entregas Rápidas - SEDEX
Sedex significa Serviço de Encomenda Expressa.
É um serviço expresso de documentos e encomendas oferecido pelos Correios
e é disponibilizado em várias modalidades de acordo com a necessidade e urgência
de cada cliente.
Atrelado a ele, existem dois conceitos fortes que credibilizam e asseguram a
sua eficiência. Rapidez e Segurança.
É um tipo de serviço que permite o rastreamento da mercadoria enviada pelo
cliente.

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Assistente Administrativo

6. Conclusão
Neste curso você conheceu os conceitos e funções departamentais que
norteiam uma empresa, bem como as atribuições de um Assistente Administrativo.
Esperamos agora que você esteja apto(a) para:
• concorrer com segurança a um processo seletivo.
• desenvolver com habilidade todas as funções pertinentes ao cargo de
Assistente Administrativo.
• utilizar todo o conhecimento aqui transmitido para o seu crescimento
pessoal e profissional.
Para encerrar, preparamos para você uma mensagem especial sobre
Perseverança.

Exemplos e lições de perseverança e dedicação existem aos montes.

Nem é novidade a extraordinária força que as pessoas têm para superar os

obstáculos e dificuldades.

No entanto, precisamos ficar constantemente ligados a essas histórias e

mensagens para que possamos agir como seus protagonistas. Por isso,

descrevemos aqui três pontos relevantes para uma reflexão:

1. O que separa uma história de sucesso e seus predestinados das pessoas

comuns?

Nada, pois todos eram comuns até suas histórias serem contadas. 2. O que

faz com que elas superem diferentes dificuldades relatadas como exemplos de

vida a serem seguidos?

Foco, desejo de mudança e motivação. 3. Mas de onde vem essa motivação,

esse desejo de mudança?

As diferentes necessidades que coexistem no interior de cada um são

comparadas àquilo que também se denominam desejos ou expectativas e têm

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Assistente Administrativo

como origem carências dos mais diferentes tipos, tanto no tocante ao

componente físico como ao psíquico da personalidade”.

“A vida, potencialmente, tem sentido em quaisquer circunstâncias, mesmo

nas mais miseráveis. E isso, por sua vez, pressupõe a capacidade humana de

transformar criativamente os aspectos negativos da vida em algo positivo ou

construtivo”.

Há pessoas que reclamam do mundo por acreditar que são vítimas dos

acontecimentos.

Há outros que transformam os obstáculos em estímulos para se tornarem

melhores.

A capacidade de olhar criticamente o mundo que os cerca, tomar decisões

sabendo dos possíveis riscos e agir com perseverança e afinco, mas também com

flexibilidade para mudar o rumo quando necessário são as características que, em

grande parte, diferencia os bem-sucedidos dos medíocres.

De que lado você está?

De que lado quer ficar?

Sucesso!

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