MACROPROCESO GESTIÓN CÓDIGO: FI-P13-PR32

FINANCIERA
VERSIÓN: 1
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS FINANCIEROS FECHA: Diciembre de 2010

PROCEDIMIENTO

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

REVISADO POR APROBADO POR

Jefe Oficina de Cuentas por Pagar
Director Financiero
Jefe de Tesorería

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR VERSIÓN: 1
PAGAR
FECHA: Diciembre de 2010

1. OBJETIVO

Administrar las cuentas por pagar a través del registro oportuno, confiable y eficiente
de las obligaciones adquiridas por la Universidad con un tercero por cuenta de un
servicio prestado o un bien adquirido, para el adecuado manejo de la información de
proveedores y la oportuna entrega de informes de tipo tributario a entidades de
control.

2. ALCANCE

Inicia con la validación de los requisitos de las facturas y los requisitos derivados del
proceso de compras en la Oficina de Cuentas por Pagar hasta el seguimiento y
control de las obligaciones derivadas del proceso de cuentas por pagar.

3. DEFINICIONES

• Voucher: es un documento digital dentro de la herramienta PeopleSoft a través

del cual se causan las facturas y demás conceptos que deriven una obligación
de girar o desembolsar recursos generados por las unidades de la Universidad.

• Factura: La factura como documento es un medio de prueba mediante el cual

pueden demostrarse los ingresos, los costos los gastos, impuestos descontables,
etc. Para los mismos efectos, la ley exige la expedición de este documento o su
equivalente o su sustituto1.

1
LEGIS. Manual de IVA incluye facturación. Pág. 268. 2010.

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4. CONDICIONES GENERALES

• La Oficina de Cuentas por Pagar deberá solicitar a los proveedores dos copias de
la factura o documento equivalente; a las cuales deberá colocarse el sello de
radicado y una de ellas deberá conservarse en la Oficina de Cuentas por Pagar
como soporte de las compras.

• En la Oficina de Cuentas por Pagar se validaran los requisitos mínimos de la

facturación a saber:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), e) e

i), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,
tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente
utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la
impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de
impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva
las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y
auditoría.

Adicionalmente, deberá tenerse en cuenta:

a. Existencia del proveedor en el Registro de Proveedores

b. Debe estar a nombre de la Pontificia Universidad Javeriana
c. La fecha de la factura debe ser del periodo en el cual se está radicando.
d. Debe contar con la nota de recepción.

• La Oficina de Cuentas por Pagar solo recibirá facturas sin el registro de la nota de
recepción, para los siguientes casos:

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a. Facturas de servicios públicos.

b. Devoluciones de dividendos.
c. Anticipos a proveedores.
d. Liquidaciones de nómina.
e. Facturas de legalizaciones de cajas menores (Ver Procedimiento
solicitud y legalización de cajas menores (FI-P13-PR28)).
f. Facturas de legalización de anticipos a empleados (Ver Procedimiento
solicitud y legalización de anticipos (FI-P13-PR29)).
g. Giro por créditos otorgados por la Dirección de Gestión Humana.
h. Devoluciones de matrículas
i. Libranzas
j. Giros del fondo de Capacitación

• Cuando el Proveedor requiera dirigir el pago a otro beneficiario, deberá incluir la

condición en el cuerpo de la factura o adjuntar carta de autorización registrada
ante notaría.

• Es responsabilidad del Jefe de la Oficina de Cuentas por Pagar ejecutar la

eliminación de los comprobantes generados en el mismo mes que fueron
registrados; para lo cual, si es procedente, deberá solicitarle a la Unidad
correspondiente los soportes que justifiquen la solicitud que se presenta.

• La reversión de los comprobantes generados en el Sistema PeopleSoft deberán

ser evaluados y autorizados por el Jefe de la Oficina de Cuentas por Pagar, previa
revisión y análisis de los soportes que justifiquen las causas de la reversión.

• Es responsabilidad de la Oficina de Cuentas por Pagar revisar los siguientes

aspectos en los comprobantes o voucher registrados:

 Las claves contables

 El Fondo al que pertenece el gasto
 La unidad de negocio
 El tipo de transacción y el tipo de comprobante correspondan a la operación
a registrar
 Aspectos tributarios (Validar que la retención de IVA e ICA correspondan al
proveedor según los soportes entregados por este)
 El grupo de pago
 La cuenta bancaria desde donde se deben girar los recursos

• Corresponde a la Oficina de Cuentas por Pagar realizar la validación del control de

compromisos y contabilización del voucher generado desde el modulo de nómina
de PeopleSoft, a partir del correo de notificación remitido por la Dirección de
Gestión Humana y la información registrada en el Formato Solicitud registro
comprobante directo (FI-P13-F04).

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• A la Oficina de Cuentas por Pagar deberá entregarse el Formato Solicitud

registro comprobante directo (FI-P13-F04). debidamente diligenciado y
aprobado por las instancias respectivas, para los créditos aprobados por la
Dirección de Gestión Humana y adicionalmente deberá informarse a la Oficina de
Apoyo Financiero la solicitud para generar la cuenta por cobrar correspondiente.

• Para la generación del voucher directo de las donaciones que entrega la

Universidad (Ver Procedimiento de Donaciones otorgadas en nombre de la
Universidad) deberá notificarse a la Oficina de Cuentas por Pagar las
características de la donación y la aprobación respectiva del Rector, junto con
copia del Acta de donación correspondiente, así como el Formato Solicitud
registro comprobante directo (FI-P13-F04).

• El Jefe de la Oficina de Tesorería deberá notificar, con la suficiente anticipación, a

la Oficina de Cuentas por Pagar la programación del pago de obligaciones
financieras de la Universidad, empleando para ello el Formato Solicitud
registro comprobante directo (FI-P13-F04), con el propósito de generar el
voucher directo y cumplir con el compromiso dentro del mes correspondiente.

• El Jefe de la Oficina de Tesorería y/o el Jefe de la Oficina de Apoyo financiero

deberá notificar a la Oficina de Cuentas por Pagar la información de los
reembolsos y/o abonos realizados a estudiantes de la Universidad con sus
respectivos soportes. (Ver Procedimiento de reembolso y abonos).

• A la Oficina de Cuentas por Pagar deberá remitirse el Formato Solicitud

registro comprobante directo (FI-P13-F04) junto con los soportes de
aprobación de los acuerdos de capacitación otorgados a los funcionarios de la
Universidad, los cuales corresponden a la autorización del crédito, copia del
comprobante de matrícula de la institución educativa y beneficiario del crédito.

• Para la legalización de Compras realizadas empleando Tarjeta de Crédito, la

Oficina de Suministros, deberán remitir a la Oficina de Cuentas por Pagar:

⎯ Factura entregada por el proveedor.

⎯ Comprobante de pago de la tarjeta de crédito.
⎯ Extracto de la tarjeta de crédito.
⎯ Orden de compra (cuando aplique pedido/ recepción).
⎯ Nota de recepción.
⎯ Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-P13-F04).

• Para el registro del voucher derivado de compras empleando tarjeta de crédito la

Oficina de Cuentas por Pagar, deberá dirigir el pago al banco correspondiente en
reemplazo del pago al proveedor, por cuanto el pago a este último ya fue
generado empleando la tarjeta de crédito.

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• La Factura de Servicios Públicos deberán remitirse a la Oficina de Cuentas por

Pagar previa validación y firma del responsable de autorización de los pagos y la
fecha de pago respectiva deberá corresponder al periodo vigente adjunto a la
factura deberá remitirse el Formato Solicitud registro comprobante directo
(FI-P13-F04).

• Para realizar solicitud de anticipos a proveedores y/o contratistas la Unidad

solicitante deberá presentar a la Oficina de Cuentas por Pagar copia contrato
firmado y adjuntar el Formato Solicitud registro comprobante directo (FI-
P13-F04).

• Para realizar el pago a ICETEX por concepto de exámenes de ECAES, las

Facultades de la Universidad, deberán consultar el pago de cada una de las
facturas generadas por el módulo de Finanzas Estudiantiles y una vez
confirmadas, solicitar a la Oficina de Cuentas por Pagar el pago a la entidad
mediante el diligenciamiento del Formato Solicitud registro comprobante
directo (FI-P13-F04).

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. CAUSACIÓN DE FACTURAS Y REGISTRO DE COMPROBANTES

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Presenta a la Oficina de Cuentas por Pagar la
factura, cuenta de cobro o el Formato de solicitud Unidades de
Cargo
1. de registro de comprobante directo (FI-P13- la
Responsable
F04) debidamente diligenciado adjuntando los Universidad
soportes respectivos.
Recibe y revisa los requisitos.

• Si corresponde a Facturas o cuentas de cobro

derivadas del proceso de compras de bienes
y servicios.

Revisa los requisitos tributarios de la factura

y la nota de recepción correspondiente.
Oficina de Analista de
2. Cuentas por cuentas por
Remítase a la actividad 3
Pagar pagar

• Si corresponde a una solicitud de generación

de voucher directo.

Verifica los soportes entregados en la

solicitud y la información general de esta.

Remítase a la actividad 4

Ingresa al sistema PeopleSoft y consulta la nota de Oficina de Analista de

3. Cuentas por cuentas por
recepción.
Pagar pagar

Coloca el sello de radicado a los documentos Oficina de Analista de

4. indicando fecha y hora de entrega en la Oficina de Cuentas por cuentas por
Cuentas por Pagar. Pagar pagar

Ingresa los datos del comprobante y del Oficina de Analista de

5. Cuentas por cuentas por
proveedor/Tercero al sistema PeopleSoft.
Pagar pagar

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PROCEDIMIENTO
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FECHA: Diciembre de 2010

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO
Realiza los registros para la causación del Oficina de Analista de
6. Cuentas por cuentas por
comprobante en el sistema PeopleSoft.
Pagar pagar

Comprueba que los registros se realicen de forma Oficina de Analista de

7. Cuentas por cuentas por
correcta.
Pagar pagar

Revisa que el sistema genere el ID del comprobante Oficina de Analista de

8. Cuentas por cuentas por
respectivo.
Pagar pagar

Ejecuta en el sistema PeopleSoft las acciones Oficina de Analista de

9. Cuentas por cuentas por
requeridas.
Pagar pagar

Genera la programación del pago de la cuenta por

pagar en el sistema y comprueba que se hayan
asignado las fechas correctamente. Oficina de Analista de
10. Cuentas por cuentas por
Remítase al Procedimiento Egresos FI-P13-PR20 Pagar pagar

En este momento finaliza el procedimiento.

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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR VERSIÓN: X
PAGAR
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6. DIAGRAMAS DE FLUJO

A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento “ADMINISTRACION DE CUENTAS POR PAGAR”. Las convenciones
utilizadas en este diagrama son las siguientes:

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la

intersección de líneas. Representa una conexión entre
Conector de rutina actividades del procedimiento de la misma página o
entre páginas.

Representa el enlace entre la última actividad de una

Conector de pagina
página y la primera de la siguiente.

Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la

unidad responsable y en el recuadro inferior la
Operación
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.

Indica el punto dentro del procedimiento en donde

Decisión o alternativa
surgen posibles caminos alternativos.

Representa cualquier tipo de documento asociado al

Documento
procedimiento.

Referencia un procedimiento establecido a nivel

Procedimiento predefinido
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.

Representa el archivo de de documentos asociados al

Archivo
procedimiento.

Rutina de Sistemas de Representa actividades ejecutadas a través de los

Información diferentes Sistemas de Información.

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PAGAR
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7. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS

NOMBRE CÓDIGO

Formato Solicitud de registro de comprobante directo FI-P13-F04

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

IDENTIFICACIÓN DEL
NOMBRE
DOCUMENTO

INTERNO

EXTERNO

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