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FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

PROYECTO:

ESTUDIO DE CASO. ENCUADERNADORA S.A.

PRESENTADO POR:

MONROY FONSECA FABIO ALBERTO CÓDIGO: 1721023207

LAURA CRISTINA DEL RIO FIERRO CÓDIGO: 1611021131

GARCIA GALINDO ANDRES CODIGO: 1310010205

JOSE A VILLA CABRERA CÓDIGO:162101445

TUTOR

PARRA HERRERA JAIRO ENRIQUE

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRAN COLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS

MODALIDAD VIRTUAL

2019
FACULTAD DE INGENIERÍA Y
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PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Contenido

1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................... 3


2. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................. 3
3. METODOLOGIA............................................................................................................. 4
4. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION PROBLEMÁTICA ........................................ 8
SEGUNDA ENTREGA – SEMANA 5 ............................................................................ 10
1. Corrección a la retroalimentación de la primera entrega. ...................................... 10
¿Adicionalmente se debe incluir el conjunto de alternativas construidas y una ....... 11
descripción de los criterios de evaluación que utilizará? ............................................ 11
Bibliografía ........................................................................................................................... 16
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1. OBJETIVO GENERAL

“Desarrollar conceptos aprendidos en el Módulo de compras y abastecimiento, aplicado a

un caso práctico, logrando identificar la problemática expuesta, presentar estrategias de

abastecimiento y adquisición para clientes y proveedores, con la suma de las propuestas se

pretende plantear una posible solución que favorezca el flujo normal de las operaciones de

la empresa.”

2. JUSTIFICACIÓN

Este proyecto plantea una alternativa para resolver una problemática que experimentó la

empresa “la encuadernadora” en Colombia para el año 2008, que era una empresa dedicada

al diseño, producción y distribución de productos escolares, con presencia en 12 países:

México, Guatemala, El Salvador, Costa Rica, Colombia, Panamá, Venezuela, Ecuador,

Perú, Brasil, Puerto Rico y República Dominicana y cuyas plantas de producción se

encontraban en Colombia, México, Brasil, siendo la planta ubicada en Colombia el

principal proveedor nacional y a nivel internacional de 5 países en américa latina (

Venezuela, México, Ecuador, Perú, Panamá), la cual se vio enfrentada un paro de corteros

de caña de azúcar, materia prima principal para la fabricación de papel a base de bagazo
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de caña, material principal en la fabricación del de los productos de ” la

encuadernadora”, acontecimiento que afecta la producción de la empresa en la temporada

más alta del año.

Se plantea la necesidad de encontrar la forma más efectiva de dar solución al problema, para

cumplir con la demanda, dado que su principal proveedor “Papelitos S.A” se vería afectado

directamente con el paro, podría incumplir con las cantidades pactadas para el normal

funcionamiento de la planta productora. Nosotros como consultores debemos encontrar las

mejores alternativas al caso que permitan el correcto funcionamiento del proceso de compras

y abastecimiento sin que se vea afectado el presupuesto, la producción y calidad del producto

tomando las medidas correctivas necesarias a la problemática y así garantizar el flujo normal

de la compañía.

3. METODOLOGIA

Para encontrar la solución al problema de La Encuadernadora S.A se llevarán a cabo las

siguientes 4 etapas:

ETAPA I - Revisión del contrato hecho con el proveedor:

En esta primera etapa se debe revisar minuciosamente todas las cláusulas relacionadas al

cumplimiento, dado que en todo contrato y debido a que es un proveedor principal, deben

haber POLIZAS DE CUMPLIMIENTO, que respondan a cualquier extra costo que incurra

la empresa a falta del abastecimiento con el proveedor.


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Adicional se tienen claro el riesgo sobre demandas por incumplimiento a las entregas de los

clientes de la compañía.

ETAPA II - Ejecución de inventario:

Se requiere hacer un inventario de la materia prima disponible de tal forma que se tenga

una visión clara sobre los compromisos de la compañía frente a la demanda y cuál será la

necesidad de material faltante para cubrir su totalidad.

También se pueden tener en cuenta que materias primas y productos terminados se tengan

en sedes o centros de distribución en lugares que no estén afectados por los paros

mencionados en la problemática.

ETAPA III - Búsqueda de proveedores:

Se deben validar los proveedores existentes de papel clasificándolos por precios, lead times

y teniendo en cuenta sus principales clientes y casos de éxito. Lo anterior se realiza de tal

forma que no se incurra en sobrecostos y la calidad del producto final no se vea afectada.

La compañía puede abrir convocatoria para una licitación de proveedores interesados en

suplir las necesidades existentes ya que el principal objetivo frente a esta problemática es

responder satisfactoriamente frente a sus clientes.

ETAPA IV – Revisión de los tiempos de producción:


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Se debe validar la capacidad y tiempo máximo de producción, para estar preparados ante la

eventualidad de que se levante el paro o se consiga un proveedor dispuesto a atender la

demanda de materia prima que requiere la compañía, lo anterior puede obligar a la

compañía a reducir los tiempos de producción.

Se debe evaluar el costo de la mano de obra frente a las horas de producción para de esta

forma evitar incurrir en tiempos muertos y gastos innecesarios de nómina y horas extra

dentro de la organización.

ESTATUS

Estatus de coordinación:

Es muy eficiente porque nos brinda una comunicación por medio el desarrollo progresivo

donde se conecta los conocimientos y la parte operativa, esta empresa posee una

especialización en los diseños de producción y distribución de productos escolares, maneja

una coordinación internacional y directa en 12 naciones en la actualidad, enfrenta un

principalmente un competidor, proveniente de la china el cual tiene la industria de mayor

crecimiento en el mundo.

Estatus de portavoz:

En la crisis o problemática de “LA ENCUADERNADORA S.A” el encargado de

planeación de líneas de cuadernos quedo muy inquieto por la noticia vista en los medios de

comunicación de los paros en los ingenios azucareros el cual produce la materia prima de la
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empresa “Papelitos S.A” la más importante empresa proveedora de “LA

ENCUADERNADORA S.A” seria afecta de forma significativa en sus actividades de

producción “LA ENCUDERNADORA S.A” Desarrollaba sus actividades normales y en la

revisión de los pronósticos y los pedidos y verificación de inventarios requeridos para

atender la demanda, el planeador de línea comunica a su jefe de la noticia vista y el cual a

su vez programa una reunión con el jefe del “SCM” con el proveedor para tomar

preventivas en caso de la prolongación de los paros azucareros, la empresa proveedora no

tiene ningún comunicado formal sobre la situación por medio de sus jefes gerenciales, “LA

ENCUADERNADORA S.A” realiza una reunión gerencial con todos sus jefes, expresando

lo hablado con su proveedor principal y a su vez viendo los inventarios actuales y entregas

normales que pueden realizar el proveedor durante dos semanas tendría un faltante muy

considerable y no se podrá cumplir con lo planteado y habría que buscar una mejor

solución a la situación que se torna muy grave.

Estatus del chivo emisario:

Dentro de la empresa “LA ENCUADERNADORA S.A” se presenta la divulgación del cual

se riega el cuento de la noticia en la planta de operarios y producción de “LA

ENCUADERNADORA S.A” de la noticia trasmitida por varios de comunicación no

esperan comunicación de sus jefes y el ambiente se torna muy pesado y preocupante por los

empleados sobre todo los temporales porque al parar la planta proveedora en Colombia”

LA ENCUADERNADORA S.A” también tendría que parar su plata según lo pensado en

los empleados.
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Aportes a la situación:

Aportaríamos nuestro conocimiento universitario en varias soluciones como pensar a futuro

antes que suceda esta situación grave para la empresa, y la inversión de tener una compañía

azucarera en coordinación asociada a la Empresa “LA ENCUADERNADORA S.A” para

no sufrir estos impases en la producción de papelería escolar, para satisfacer la demanda en

los países donde hace presencia.

4. DIAGNOSTICO DE LA SITUACION PROBLEMÁTICA

Contexto

Encuadernadora S.A. es una empresa especializada en el diseño, producción y distribución

de productos de papelería escolar. Ofrece a estudiantes de preescolar, primaria,

bachillerato, universitarios, profesionales y consumidores de distintas edades una gama

completa de productos, que ayudan a hacer más fácil y productiva la labor de registro,

archivo, escritura, manejo de información y comunicación. Dentro de su catálogo de

productos se encuentran: Cuadernos argollados, cuadernos cosidos, empastados, grapados,

agendas, blocks, libretas, pastas de argolla, carpetas escolares, colores de madera, lápices

de grafito, libros de contabilidad, sobres para correspondencia.


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Tiene presencia directa en 12 países (México, Guatemala, El Salvador, Costa Rica,

Colombia, Panamá, Venezuela, Ecuador, Perú, Brasil, Puerto Rico y República

Dominicana) y cuenta con 3 plantas de producción (Colombia, México, Brasil).

Sus principales materias primas son el Cartón y el Papel, los cuales representan un 10% y

80% respectivamente sobre el costo final de sus productos.

Los principales competidores en la actualidad provienen de la China. Este país tiene la

industria de papel de mayor crecimiento en el mundo y es el segundo productor de papel.

Cuenta con maquinaria moderna, de gran velocidad y eficiencia. En América Latina La

Encuadernadora S.A es líder en facturación en todas las categorías donde compite. Los

competidores de la región son: Anota, Fabio-Castillo, etc. (Blogs. icesi.edu, 2008)

La Encuadernadora S.A. atiende la demanda nacional que está dividida en dos temporadas

de acuerdo a los calendarios escolares: Calendario A, temporada de fabricación Agosto a

enero y Calendario B temporada de fabricación de mayo a Julio. Y la demanda

internacional de países como: Venezuela, México, Ecuador, Perú y Panamá los cuales se

fabrican principalmente en el periodo comprendido entre agosto y enero.

Problemática

Los empresarios cañeros, representados en Asocaña, y las autoridades gubernamentales

obligaron a declarar el paro, debido a la negativa de solucionar el pliego de peticiones

presentado el 14 de Julio de 2008. Lo anterior afecto directamente al principal fabricante de


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papel en el país “Papelitos SA”, disminuyendo su producción y llevándolo a incumplir por

fuerza mayor a muchos de sus clientes que dependen en gran medida de esta importante

materia prima para la fabricación de otros productos. Para el caso puntual la empresa “La

encuadernadora” la cual se vio afectada, debido a que el proveedor del principal proveedor

de la empresa en mención, decidió entrar en paro. Este caso ilustra las diferentes

situaciones que se vivieron al interior de “LA ENCUADERNADORA” y la lucha de los

directivos por buscar la mejor solución al problema de abastecimiento de la principal

materia prima dentro de la producción de la empresa a nivel nacional, al tener que evaluar

entre bajar la calidad de productos accediendo a comprar producto terminado de Perú o

importar materia prima del exterior generando un impacto en los costos operacionales de

la empresa.

SEGUNDA ENTREGA – SEMANA 5

1. Corrección a la retroalimentación de la primera entrega.

Estimados buenas noches De forma general muy buen trabajo, pero como todo, siempre se

puede mejorar, desde mi perspectiva toca ajustar mejor el objetivo centrándolo en el

alcance de lo que se quiere hacer en el proyecto. Tener presente hacer algunos ajustes en la

redacción, pero en general muy buena entrega. Por favor tengan presente estos comentarios

para las próximas entregas

Respuesta/ Se ajusta el objetivo de proyecto acorde a las recomendaciones


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¿Adicionalmente se debe incluir el conjunto de alternativas construidas y una

descripción de los criterios de evaluación que utilizará?

 “ENCUADERNADORA S.A” Y “PAPELTOS S.A” debe ser mediador en unión

con el ministerio del trabajo para ayudar a solucionar la problemática en el menor

tiempo posible para superar la crisis.

 La Encuadernadora debe contemplar la posibilidad de adquirir la materia prima a

través de plantas propias como México o Brasil, este último es uno de los mayores

productores de papel a nivel Latinoamérica.

 La “ENCUADERNADORA S.A” debe replantear políticas de inventarió para

temporada alta, que le permitan satisfacer las necesidades de materia prima en

crisis como esta.

 Pero sobre todo teniendo en cuenta que “El rol de compras no está limitado sólo a

colocar y activar órdenes y realizar un seguimiento de los pedidos a través de

contactos con el proveedor, sino que debe cumplir con una serie de tareas que

contribuyen a una mejor administración de los recursos de la organización. Entre

ellas: investigar los mercados: condiciones de los mismos, número, tamaño y

localización de proveedores, su confiabilidad de los mismos, fuentes alternativas de

suministros, sustitutos de materias primas, materiales e insumos, clases y costos de

transportes factibles de utilizar” (Politecnico Gran colombiano, 2019)


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“ENCUADERNADORA S.A” Debe tener como principal alternativa enfocarse en

la búsqueda de varios proveedores a nivel nacional e internacional que cumplan

con las especificaciones de la materia principal de los productos fabricados por la

empresa, teniendo en cuenta que actualmente la empresa limita su abastecimiento

a un solo proveedor “ Papelitos”, existen a nivel mundial otros países a tener en

cuenta que son importantes productores de materias primas a base de bagazo de

caña, tales como: China, Estados Unidos, Japón , Alemania, Corea del Sur ,

Brasil, Finlandia, Canadá, Suecia e Italia, que le permitan no sólo cumplir con la

eventualidad actual y al mismo tiempo contar con otras opciones para el futuro de

la empresa.

Para el proceso de investigación de mercados sugerimos tener en cuenta las siguientes

etapas:

 Reconocer el problema: Se evidencia un posible desabastecimiento de la materia

prima principal “el papel”, para la fabricación de cuadernos el cual es

suministrada por un único proveedor a nivel nacional “Papelitos” quien se ve

afectado por un paro nacional de corteros de caña, cuya materia prima para la

fabricación de papel es un subproducto de la caña, el bagazo.

 Describir la necesidad: Se requiere un plan de acción que le permita a la empresa

la continuidad del negocio, la selección de otros proveedores que le permitan a la

empresa satisfacer las necesidades de producción.


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 Especificar el producto: Papel amigable con el medio ambiente

 Buscar a un proveedor: seleccionar nuevos proveedores, a nivel nacional o

internacional

 Solicitar una propuesta: solicitar cotizaciones a diferentes proveedores

importación directa a nivel internacional y /o empresas importadoras o con sede en

Colombia

 Elegir a un proveedor: realizar la selección de uno o varios proveedores

 Especificar la rutina de los pedidos: establecer un programa de compras que

contemple diferentes opciones, precios, tipos de materia prima

 Revisar la actuación: Establecer un programa de evaluación de proveedores que

permita controlar y retroalimentar permanentemente el proceso de compras.

Criterios de Evaluación de Proveedores

La Organización debe evaluar y seleccionar a los proveedores en función de su capacidad

para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización.

El siguiente esquema representa un proceso de selección, evaluación y reevaluación de

proveedores, que representa un proceso continuo dentro de la función del área de compras:

ILUSTRACIÓN 1. DIAGRAMA A DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES (PORTALCALIDAD, 2019)


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La empresa de acuerdo a plan de compras y abastecimiento debe establecer el mecanismo

de evaluación sobre un mercado de proveedores, aquellos que disponen del producto que

necesitamos, la empresa evalúa preliminarmente y selecciona aquellos que, en principio,

más se ajustan a requerimientos de calidad, precio, estándares medioambientales etc.

Aquellos que superan el filtro inicial pasan a formar parte del panel de proveedores. Estos

proveedores son evaluados, continuamente para garantizar que continúan cumpliendo los

requisitos y/ o que mejoran de acuerdo a las expectativas de la organización.

Normalmente se suele estructurar la evaluación en lo que respecta a la calidad, en 3

ámbitos:
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 Evaluación del plazo de entrega (el servicio).

 Evaluación de la “calidad” del producto (el producto en sí).

 Cumplimiento de normas ambientales

Conclusión: Nosotros como consultores recomendamos realizar un proceso de

investigación de mercados donde se pueda identificar posibles proveedores, importar

materias primas provenientes de países como Brasil y Estados Unidos entre otros, logrando

mantener como mínimo el punto de equilibrio.


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Bibliografía

Blogs. icesi.edu. (2008). el caso.

Politecnico Gran colombiano. (30 de 09 de 2019). Cartilla Proceso de compras. Medellin.

Portalcalidad. (01 de 10 de 2019). portalcalidad.com. Obtenido de


http://www.portalcalidad.com/articulos/56-
gestion_compras_y_evaluacion_proveedores_iso_9001_2000
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