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Procesos Actividades Normas y Procedimientos Oracle Manual Referencia

Presupuesto anual (Business Plan) 1. Preparar el presupuesto de 1. Iniciar el proceso de ventas tomando Area Comercial
ventas como base el presupuesto anual y sus
2. Estimar metas de ventas estimaciones autorizadas (Business
3. Revisar el presupuesto de Plan).
ventas
4. Elaborar planes individuales
de rendimiento

Determinar estándares y términos
de venta
1. Crear y mantener un listado 1. Gerencia Comercial será responsable Area Comercial
de precios de mantener un archivo maestro o lista
2. Crear y mantener un listado aprobada de precios, planes de
de descuentos financiamiento incluyendo las
3. Crear y mantener un listado condiciones generales de descuentos,
de condiciones y promociones y cargos por transporte;
promociones 2. GC controlará cambios y actualizará la
información incluida en el archivo
maestro o listado aprobado de precios y
planes de financiamiento.

Cotización y orden de venta
1. Realizar cotizaciones 1. Las cotizaciones de precios se refieren Manual OA/CI
2. Emitir cotizaciones a la información sobre precios y planes Cap. VI,
3. Comprobar existencias de financiamiento otorgados por los Secc. C,
4. Aceptar órdenes de ventas vendedores a los clientes; que por su Pág. 3 de 10
5. Emitir órdenes de ventas naturaleza dinámica no se requiere
6. Autorizar condiciones mayor formalismo, más que un Guía de CIT
especiales documento preimpreso donde los C. Ingresos
vendedores consignen: I.1-2
 Descripción de mercadería;
 Precios;
 Planes de financiamiento;
 Nombre del vendedor.
2. El documento es emitido por atención
al público y para seguimiento de labor
de venta.
3. Las autorizaciones de condiciones

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especiales las realizará GC.

4. Solo las personas autorizadas, sin
funciones incompatibles, tienen acceso
a los archivos de cotizaciones, de
órdenes de ventas, precios, programas
y registros relacionados.

Facturación 1. Captar información de ventas 1. Gerencia Comercial será responsable Manual OA/CI
y clientes que todas las ventas sean facturadas a Cap. VI,
2. Emitir factura precios y términos autorizados. Secc. C,
2. Solamente las personas autorizadas, sin Pág. 5 de 10
funciones incompatibles, tienen acceso
a los archivos de datos sobre ventas, Guía de CIT
despachos, programas y registros C. Ingresos
relacionados. I.1-2
3. Las facturas de venta deben ser
numeradas anticipadamente
(prenumeradas) y debidamente
controladas por el Departamento de
Contabilidad. Y las facturas faltantes
recibir seguimiento oportuno.
4. El Departamento de Contabilidad debe
tener un adecuado control sobre la
existencia de las facturas en blanco.
5. El Departamento de Menoreo
identificará las facturas de venta con la
solicitud de crédito aprobada (cuando
aplica) y los documentos de despacho.
6. Los artículos entregados como
obsequios o promocionales, al
momento de realizar la venta, deben
incluirse en la factura de venta.
7. Las personas que desempeñan la
función de facturación deben ser
independientes de las funciones de
despacho.

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8. La información sobre facturación debe

procesarse y registrarse en forma
completa y exacta en el período
contable respectivo y los asientos
rechazados reciben seguimiento
(Departamento de Contabilidad).
9. Después de su preparación original, el
Departamento de Contabilidad
verificará todas las facturas de venta en
cuanto a precios, planes de
financiamiento, sumas,
multiplicaciones, rebajas, etc.
10. Las diferencias deben recibir
seguimiento oportuno.
11. No incluir en las ventas, las
consignaciones; excluir también las
consignaciones de los auxiliares de
cuentas por cobrar.

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Entrega de mercadería Proceso de

inventario/
distribución,
bodega y
transporte.
Registro de ventas y cuentas por 1. Captar información de ventas 1. Sólo la mercadería facturada y Manual OA/CI
cobrar y cuentas por cobrar, en base entregada; se considera y se registra Cap. VI,
a la facturación e informes de como venta. Secc. C,
ingreso 2. Los ingresos de efectivo se depositan Pág. 7 de 10
2. Contabilizar la ventas diariamente y las ventas al crédito se
3. Contabilizar las cuentas por registran en forma inmediata y correcta Guía de CIT
cobrar en las cuentas por cobrar de los C. Ingresos
4. Contabilizar los ingresos de clientes. I.1-2
efectivo por ventas al 3. El Departamento de Contabilidad
contado registrará y/o validará las ventas,
5. Contabilizar las notas de cargos a clientes y cargos a bancos por
crédito ventas al contado.
4. Sólo las personas autorizadas, sin
funciones incompatibles, tienen acceso
a los archivos de cuentas por cobrar,
programas e información relacionada.

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Ingreso de efectivo 1. Captar efectivo 1. El Departamento de Contabilidad Manual OA/CI

2. Emitir recibos de caja establecerá informes de ventas y cobros Cap. VI,
3. Registrar contablemente el (informes de caja) para informar las Secc. C,
ingreso ventas y los cobros efectuados durante Pág. 9 de 10
4. Depositar el efectivo el día.
2. Los puntos de venta deberán: Guía de CIT
 Depositar diariamente e intactos C. Ingresos
todos los ingresos de caja; II.1-3
 Inmediatamente recibidos, endosar
todos los cheques para ser
depositados únicamente a favor de
la compañía;
 No aceptar el cambio de cheques
personales de empledos;
 Realizar informes diarios de ventas
y cobros (y la documentación de
respaldo);
 Los informes de ventas y cobros
deben incluir una copia sellada del
depósito bancario;
 Los informes de ventas y cobros
(informes de caja) deben ser
enviados diariamente al
Departamento de Contabilidad.
3. Las personas que manejan ingresos de
efectivo deben ser independientes de
las funciones de despacho, contabilidad
y ventas.
4. Los puntos de venta deberán tener uno
o varios “cajeros” para las actividades
referentes a ingresos e informes para el
Departamento de Contabilidad.
5. Para el control de las ventas al contado
y los demás ingresos de efectivo, deben

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ser empleados para tal fin, facturas

prenumeradas, recibos de caja
prenumerados, cajeros y cajas
registradoras.
6. El banco enviará todas las notas de
crédito y débito a una persona que no
tenga acceso a los ingresos de caja
(Departamento de Contabilidad).
7. Sólo las personas autorizadas, sin
funciones incompatibles, tienen acceso
a los archivos de datos de ingresos, a
los programas y registros relacionados.
8. Utilizar servicios bancarios de
cobranza y retiro de depósitos
bancarios, cuando es apropiado.
9. El Departamento de Contabilidad:
 Revisará todos los informes de
ventas y cobros (informes de caja);
 Controlará la correlatividad
numérica de facturas y recibos;
 Los documentos faltantes deben
recibir seguimiento oportuno;
 Comparará los registros contables
diarios de ingresos contra los
depósitos según el estado de
cuenta del banco;
 Los registros contables con
diferencias recibirán seguimiento
oportuno;
 Procesará la información sobre
ingresos en forma completa y
exacta en el período contable
respectivo;
 Conciliará mensualmente los
estados de cuenta del banco contra

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el mayor general;

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