GUIA DE

Pessoal
ATIVIDADES DO
DEPARTAMENTO
PESSOAL
Entenda quais são os
processos necessários
para fazer um bom
trabalho na empresa.
Introdução
Introdução
Não é nada fácil estruturar um departamento pessoal.
A missão é ainda mais difícil quando pensamos que
vivemos em uma época onde tecnologias surgem a
todo momento, exigindo que a gente se adapte às
necessidades de funcionários exigentes.

Por isso, este ebook tem como missão listar algumas

das tarefas rotineiras de um departamento pessoal e
de como você pode criar métodos que melhorem o seu
trabalho. É claro: a visão deste documento é ampla e
sabemos que só você é capaz de conhecer cada
detalhe da sua empresa.

Ainda assim, as informações levantadas visam um

suporte para que o seu dia a dia seja mais fácil e que
o rendimento na organização seja cada vez maior.
Então, vamos nessa?
Sumário
Introdução
Sumário
Conceituando o Departamento Pessoal
Quais as diferenças com a área de Recursos Humanos?
As tarefas atribuídas ao setor
Principais funções do Departamento Pessoal
Acompanhamento da legislação trabalhista
Boas vindas para o novo funcionário...
...adeus aos antigos
Folha de pagamento
Faça o ponto ser pontual
Planeje bem as férias (não só as suas)
Gerenciamento dos impostos, taxas e contribuições
Mas não ache que é tudo burocracia!
Dito isso…

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 Conceituando
o departamento pessoal
Quais as diferenças com
a área de Recursos Humanos?
Antes de listarmos quais as principais tarefas do departamento
pessoal, nós precisamos diferenciar este setor com outro: os
recursos humanos. Por mais que pareçam similares, cada uma das
áreas tem funções e atribuições próprias, de extrema importância
para a organização.

De forma bem simples, você pode diferenciar os setores separando

por burocracia trabalhista e captação e valorização de funcionários.
O departamento pessoal fica responsável pela primeira parte,
enquanto o RH é responsável pela segunda.

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As tarefas atribuídas
ao setor
Para se ter uma ideia, o departamento pessoal fica a cargo
de todo e qualquer registro documental que for relacionado
aos funcionários da empresa. Isso vai desde o pagamento
do salário até o cumprimento das leis trabalhistas,
passando pela transmissão de informações aos órgãos e
também pelo recolhimento de tributos.

Assim, o setor tem a responsabilidade de fazer a gestão

das folhas de pagamento, controlar os benefícios e o ponto
de cada colaborador e, por fim, determinar as admissões e
demissões da organização.

Para que a gente possa entender um pouco mais, vamos

exemplificar as principais funções do departamento
pessoal nos tópicos abaixo.

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 Principais funções
do Departamento Pessoal
Aqui, cabe uma importante observação. Quando estamos falando
de principais funções, é porque entendemos que cada empresa
tem necessidades específicas, com particularidades únicas. Logo,
o que estamos listando são tarefas comuns aos departamentos
pessoais no todo.

Pode ser que o setor de sua empresa tenha que fazer algo a mais
- ou a menos. E está tudo bem! É nessa hora que entra o principal
diferencial: você. Nosso manual é um guia prático para que você
entenda, absorva o conteúdo e o aplique da maneira que for
necessária, fazendo adequações às suas particularidades.

entendido esse ponto,

vamos seguir!

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Acompanhamento da
legislação trabalhista
Não basta apenas saber aplicar a legislação trabalhista
em sua empresa. É necessário que o departamento
pessoal acompanhe todas as mudanças possíveis da lei -
e não falamos apenas das reformas.

Pequenas alterações na lei são passíveis de grandes

alterações no seu quadro, mesmo que a mudança seja
apenas em âmbito municipal. Por isso, mantenha-se
atento a qualquer movimento do legislativo.

Lembre-se que o departamento pessoal é o responsável

por representar a empresa na justiça do trabalho. Em
caso de ações de funcionários ou ex-funcionários, é o setor
que vai precisar defender a organização - colhendo as
provas para a defesa da ação.

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Boas vindas para
o novo funcionário...
O processo de boas vindas ao novo colaborador não
se encerra apenas com sua admissão em carteira.
Além do registro no documento e no relógio de
ponto, você precisa se lembrar da liberação do
crachá (caso sua empresa adote) e, principalmente,
da integração do funcionário na organização.

Nesse momento, são repassados todos os códigos

de conduta da empresa, com lista de direitos e
deveres que o contratado deve seguir. Assim, o
departamento pessoal previne futuros problemas
na justiça de trabalho e também cria o ambiente
necessário para a adaptação da pessoa, que vai
impactar em sua produtividade no dia a dia.

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...adeus aos antigos
Se o departamento pessoal é responsável por guiar
o novo funcionário, ele também é responsável por
encaminhar o desligamento dos que estão saindo
da empresa. É no setor que o antigo colaborador vai
entregar toda a documentação necessária para
encerrar o contrato de trabalho, garantindo que a
legislação seja cumprida da forma correta.

O processo de encerramento passava pela

homologação trabalhista feita em conjunto com o
sindicato, contando com o acompanhamento do
departamento pessoal. Mas atenção: após a
reforma trabalhista, a empresa não é obrigada a
homologar no sindicato.

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Folha de pagamento
Não tem um funcionário que não fique ansioso pelo dia de
pagamento e é o departamento pessoal o responsável por “gerar”
essa felicidade. Todo o controle e os cálculos variáveis de
pagamento são feitos pelo setor, que precisa medir todos os
detalhes da folha.

Essa variáveis podem ser referentes ao salário, plano de saúde,

vale-refeição e vale-transporte. Outros benefícios com desconto
em folha também precisam ser calculados.

Esse processo precisa ser muito bem controlado para evitar que a
empresa tenha prejuízos e também para que os trabalhadores
recebam seus salários da forma correta.

Lembre-se que as folhas de pagamento são mensais, o que as

transforma na principal tarefa do departamento pessoal. O fluxo
gerada por essa demanda é elevado, ainda mais se a empresa
contar com um grande número de funcionários.

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Faça o ponto
ser pontual
O ponto é obrigatório na sua empresa? Controle-o
para que ele funcione da forma correta. Confira os
dados de frequência do seu funcionário em um
relatório mensal, para um acompanhamento da
rotina do colaborador.
Assim, você consegue verificar e calcular as horas
extras ou o débito do funcionário, exigindo as
compensações de acordo com as regras da
empresa. Não se esqueça que você também vai
poder conferir se os horários estão sendo
cumpridos, analisando possíveis causas.
Planeje bem as férias
(não só as suas)
Assim como o dia do pagamento, outro
momento muito aguardado pelos trabalhadores
são as férias. Mas o planejamento não deve ser
apenas para o destino escolhido. O
departamento pessoal precisa ficar atento
com a logística de férias para a empresa
não sentir a ausência dos funcionários.
Negocie para que as férias de seus
colaboradores seja usada em formato de
escalas. Ou seja: enquanto um trabalhador
de uma área está de férias, o outro do
mesmo setor não. Também avalie junto com
as lideranças da empresa se há algum
projeto importante em andamento para não
afetar o seu processo. As férias geram
ansiedade, mas é preciso ter calma para não
dar um passo maior que a perna.
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Gerenciamento
dos impostos,
taxas e
contribuições
As parcelas de contribuição do FGTS e outras taxas
que são direcionadas ao governo são de
responsabilidade do departamento pessoal. É
necessário manter todos os encargos quitados
dentro do prazo, o que garante tranquilidade para a
empresa e para o funcionário.
Também é o setor que se relaciona com os
sindicatos. Ele é o representante da empresa nas
convenções coletivas de trabalho e responsável
por repassar a taxa de fortalecimento sindical,
que é descontado diretamente na folha do
empregado.
Mas não ache que
é tudo burocracia!
Por mais mecanizado que pareça, o
trabalho do departamento pessoal vai além
de executar tarefas maçantes. Como há
uma grande convergência com o Recursos
Humanos, as ações precisam caminhar
juntas para que cada lado faça os ajustes
necessários.
As metas de ambas são dependentes. Ou
seja: se o trabalho de um está ruim, o do
outro também será prejudicado. Faça o
máximo possível para estar alinhado com o
RH, fortalecendo seus funcionários e a
empresa de modo geral.
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 Dito isso...
...é hora de implementar as rotinas em seu departamento
pessoal! Mas não ache que isso é o suficiente. Para se manter
atualizado e implementando ações que valorizem o seu
funcionário, você precisa ficar atento às novidades para
melhorar a gestão da sua empresa.

Na Mastermaq, nós buscamos te apoiar em suas decisões

para que o dia a dia do negócio seja mais assertivo. Nós
sabemos que o mercado é dinâmico e exige mudanças
rápidas e, por isso, queremos estar lado a lado para você
não ficar para trás!

Obrigado por baixar esse ebook e fique ligado em novidades

no nosso blog. Para nós, você sempre merece mais.

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