TIPOS DOCUMENTALES VALORACION
DOCUMENTAL
*Valores primarios: Legal,
jurídico, contables, fiscales,
porque tienen un valor
probatorio y presunción de
verdad; son el testimonio y
prueba para los ciudadanos
DENUNCIAS POR PERDIDA que no poseen sus
Y ROBO DE DOCUMENTOS documentos originales.
( ANTECEDENTES)
*Sirven para investigar en caso
de que se encuentren o se
detecten un mal uso.
*Se maneja por series,
subseries y tipos
documentales
Permanece en el archivo de
gestión 2 años, en el archivo
central 10 años.
OBLIGACIONES BANCARIA *Valores primarios:
O FINANCIERAS administrativo, contable, legal
y jurídico, dan testimonio de
las políticas administrativas y
financieras delas entidades
bancarias; son consideradas
de carácter misional y tienen
valor histórico.
*Se maneja por series,
subseries y tipos
documentales como:
hipotecas, obligaciones
hipotecarias, estados
financieros, etc.
*Retención en archivo de
gestión 5 años, en el archivo
central 20 años.
*Son de carácter informativo,
INFORMES A ENTES DE reflejan el seguimiento y la
CONTROL evaluación de la gestión de la
Entidad por parte de los
organismos de control.
*Son considerados de
carácter misional.
*Valor histórico.
DISPOSICION FINAL
*Conservan totalmente en el
archivo de gestión y archivo
central por ser un documento
de constante actualización y
consulta.
*Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo de
gestión, se elimina por carecer
de valores primarios.
*se eliminan por carecer de
valores secundarios. Estos
documentos serán eliminados
mediante picado.
*Transcurrido el tiempo de
retención en el Archivo
Central: se selecciona y
microfilma una muestra
representativa de aquellos
documentos que sean
transcendentales para la
Policía Nacional.
*Se seleccionan, digitalizan, y
microfilman para su
conservación total.
*Se eliminan porque son
documentos de apoyo para la
toma de decisiones.
* Terminando el tiempo de
retención se pueden eliminar,
ya que las obligaciones deben
ser registradas en la escritura
y en el certificado de libertad.
* Conservación total. Estos
documentos son de carácter
contable, legal y jurídico. Se
conservan por el tiempo que
dure el compromiso que
respalda.
*Se microfilma/ Digitalizan.
*Terminado el tiempo de
retención en el Archivo
Central, se pueden eliminar.
*Se conservan como parte de
la memoria institucional.
*Algunos se microfilman para
consulta y conservación del
original.
 *Documentos que reflejan la
realización de actividades de
la dependencia.
*Retención en el archivo
central de 5 a 10 años.
ACTAS DE JUNTA *Se maneja por series, *Documento fuente de
DIRECTIVA subseries y tipos testimonio de las decisiones
documentales. institucionales.
*Son documentos de carácter *Conservación total.
administrativo, legal y fiscal. *Se conserva de 6 a 8 años, se
*Forman parte de la memoria recomienda que al cumplir su
institucional. tiempo de retención se
*Puede permanecer en el microfilme para su consulta y
Archivo central de 6 a 8 años se conserve el soporte físico.
según su contenido.
CONVENIOS *Documentos que manifiestan *Cumplido el tiempo de
los contratos realizados por retención se pueden eliminar .
las entidades en ejercicio de
sus funciones.
*Poseen valor: administrativo,
legal, fiscal, contable.
*Pueden permanecer en el
archivo central 20 años.
INVESTIGACIONES Y *Son unidades documentales * Deberán permanecer en el
PROCESOS JUDICIALES de alta complejidad donde archivo de gestión el tiempo
reposan todos los documentos que dure su trámite y durante
relacionados a un proceso su vigencia
jurídico. *Los resultados de cada
*Documentos con valor actuación se archivan en el
administrativo, legal y jurídico. Historial Laboral. (Código
Los originales reposan en los Disciplinario Único).
archivos judiciales. *Al cumplir el tiempo de
*Se maneja por series, retención se pueden eliminar.
subseries y tipos *Conservación total en el
documentales. archivo central.
*Pueden permanecer en el
Archivo Central 5 años.
CARTERA *Se maneja por series, *Pueden ser eliminados al
subseries y tipos cumplir el tiempo de retención
documentales. en el Archivo Central.
*Valor primario: *Se conservan como parte de
Administrativo, contable la memoria institucional.
*Son documentos de carácter
administrativo, reflejan el
cumplimiento de las funciones
por parte de la dependencia.
*Pueden permanecer en el
Archivo Central 20 años.