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APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos

Em grande número de países foram organizados centros ou serviços


de documentação e realizados congressos para discussão e estudo de
problemas referentes aos trabalhos de documentação, inclusive as relações
entre documentação e bibliografia, biblioteconomia, museologia e arquivo-
logia. A documentação passou a ter assim um sentido mais amplo e a
incluir todas as técnicas de análise da produção bibliográfica, produção e
controle de traduções, técnicas de controle da informação, mecanização de
informações e reprodução fotográfica de documentos, trabalhos de referên-
SERVIÇOS E ROTINAS DE PROTOCOLO, EX- cia em suas mais diversas formas e publicação e divulgação de informa-
PEDIÇÃO E ARQUIVO. CLASSIFICAÇÃO DE ções. Estabeleceu-se assim uma íntima relação entre essas áreas e acen-
tuou-se a tendência da documentação para englobar atividades que antes
DOCUMENTOS E CORRESPONDÊNCIAS. eram da competência de bibliotecas e bibliotecários.
Paralelamente, e por força das iniciativas citadas, criou-se em diferen-
ARQUIVO tes países a profissão de documentarista (também denominada documenta-
O imenso volume de informações gerado a partir do século XIX e amplia- lista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar, editar e divul-
do extraordinariamente no século XX seria de pouca utilidade se não pudesse gar informações que, de certa maneira, complementam o trabalho dos
ser localizado para consulta por meio das técnicas da documentação. bibliotecários, arquivistas, museólogos e restauradores. Como em diversos
Conjunto de técnicas que têm por objetivo a elaboração, produção, sis- pontos a biblioteconomia e a documentação se confundem, há polêmica
tematização, coleção, classificação, distribuição e utilização de documentos entre as duas categorias profissionais, mas a diferença fundamental entre
de qualquer natureza, a documentação permite que se organize o conheci- elas está no grau em que uma ou outra se debruça sobre os documentos
mento ao longo do tempo e o põe à disposição dos consulentes de forma em busca de informações e no interesse que demonstram na disseminação
conveniente e prática. O campo da documentação se amplia ou restringe dessas informações.
de acordo com o conceito de documento. Para o belga Paul Otlet, autor do Enquanto no Reino Unido os documentaristas são chamados de técni-
primeiro tratado de documentação, documento é o manuscrito, livro, revista, cos de informação (information officers), nos Estados Unidos os bibliotecá-
jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha, moeda, filme, disco, rios resistem à ideia da criação de uma profissão e de organismos que
objeto histórico ou artístico (quando devidamente tombado) e as espécies chamem a si a execução de tarefas que julgam caber-lhes de direito e de
animais e vegetais classificadas e catalogadas em parques zoobotânicos. fato, como parte fundamental das atribuições das bibliotecas, mormente
Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentação se- das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos
ria um conhecimento de caráter puramente especulativo, uma vez que é tentaram adotar a palavra comunicação (communication) em lugar de
impossível, na prática, organizar domínio tão vasto. Assim, uma teoria geral documentação, mas a criação de vários institutos de documentação e a
da documentação se confundiria com a teoria geral da cultura. circulação da palavra pelo mundo contribuíram para que fosse finalmente
O crescente volume da produção escrita, que se compõe de muitos mi- aceita em seu significado mais moderno.
lhões de obras impressas desde a invenção da imprensa de caracteres O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado
móveis, obrigou ao estabelecimento de técnicas especiais para organização pela data de criação de seus organismos de documentação e do reconhe-
e obtenção de informações e dados necessários a estudos, trabalhos de cimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que classifica
múltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e centros as carreiras e cargos do serviço público brasileiro. Manuel Cícero Peregrino
de pesquisas e informações bibliográficas, foram instituídos processos e da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre 1900 e
normas especiais para registro da documentação existente, controle e 1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituição, em 1902, procu-
manuseio da produção bibliográfica e dos conhecimentos em geral. rou habilitá-la a promover a organização da produção bibliográfica brasileira
Os setores de atividades tecnológicas e de ciências exatas, as grandes e para isso sugeriu a criação de um órgão a ela subordinado, para desen-
empresas industriais e as entidades de pesquisa científica foram os primei- volver o serviço de bibliografia e documentação. Tais medidas constam nos
ros a manifestar a necessidade de estabelecer serviços especializados, regulamentos aprovados pelos decretos de nº 8.835 de 11 de julho de 1911
com o objetivo de facilitar aos especialistas a obtenção de informações e e nº 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse serviço de bibliografia e
dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas em andamen- documentação competiam funções comparáveis às que são desempenha-
to. Desde meados do século XIX, os serviços de referência bibliográfica das das pelos modernos centros de documentação.
bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, já haviam compreen- Em 1954, por proposta conjunta da Fundação Getúlio Vargas e do
dido a necessidade de um trabalho específico para facilitar a localização de Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com assistên-
livros, artigos e documentos e também para prestar auxílio direto à busca cia técnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documenta-
de dados e informações específicas de seus consulentes. ção (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e membro da
História FID, destinado a coordenar e desenvolver a informação científica e técnica
no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas especializadas brasileiras, o
A organização racional da informação e da documentação levou Paul
Repertório dos cientistas brasileiros, o guia das Pesquisas em processo no
Otlet, em colaboração com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em
Brasil, o Catálogo coletivo de publicações periódicas de ciência e tecnologia
1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a
e o guia dos Periódicos brasileiros de cultura, além de bibliografias periódi-
instituição organizou um catálogo em fichas da produção bibliográfica
cas, com a indexação de artigos de autores brasileiros e estrangeiros
mundial. Na ordenação temática das fichas, adotou-se o sistema de classi-
publicados no Brasil nos campos das ciências puras e aplicadas, da tecno-
ficação decimal que, devidamente atualizado e aperfeiçoado, se transfor-
logia e das ciências sociais.
mou no sistema de classificação decimal universal (CDU). Em 1931 o
instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentação e, Sistemática da documentação
em 1937, Federação Internacional de Documentação (FID). O primeiro Os principais instrumentos da documentação são a classificação e a
projeto de trabalho, de organização sistemática da bibliografia mundial, foi normalização. Com a classificação, procura-se organizar a informação em
abandonado, mas a federação ampliou-se e passou a congregar grande ordem temática e não apenas alfabética ou alfanumérica. A normalização
número de entidades de diferentes países, num programa que tem por racionaliza os processos de produção, organização e difusão da informação
finalidade facilitar a comunicação dos conhecimentos e a consulta de todos contida nos documentos. Essa fase é ainda mais importante que a classifi-
os dados e informações disponíveis. Em Varsóvia, em 1959, foi aprovado cação, uma vez que esta também deve ser normalizada.
pelos membros da FID, reunidos em sua 25ª conferência geral, um plano Os processos de normalização tiveram origem na indústria e consistiam
de longo prazo que previa a criação, em todo o mundo, de uma rede de em fixar condições para execução de cálculos, projetos, obras, serviços ou
informações técnicas e científicas a serviço de estudiosos e pesquisadores instalações, bem como a elaboração das próprias normas e regulamentos. A
de todos os países. Os trabalhos desenvolvidos pela Organização das uniformidade dos processos proporcionou economia na utilização internacio-
Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura (UNESCO) têm os mes- nal dos produtos industriais. O sucesso da normalização no campo da indús-
mos objetivos da FID e são realizados em cooperação mútua com entida- tria fez com que a documentação a adotasse, com o objetivo de tornar inter-
des internacionais de biblioteconomia e bibliografia. nacionalmente acessíveis os resultados do trabalho intelectual de cada autor,

Conhecimentos Específicos 1 A Opção Certa Para a Sua Realização


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uma vez que para obter a máxima disseminação da informação científica o maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se
pesquisador deve apresentar os dados de forma que a interpretação deles se simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.
faça sem dificuldade. Para que a informação se torne imediatamente acessí-
vel, a documentação estabelece normas para organização e difusão dos Os referenciais teóricos arquivísticos
documentos. Todos os documentos devem ser normalizados, isto é, produzi- Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivísticos,
dos e divulgados de acordo com as normas internacionalmente aceitas. O destacam-se os princípios fundamentais, os conceitos de fundo e
progresso da ciência exige o mais amplo intercâmbio de informações e a documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de
normalização internacional tem o objetivo de facilitar esse intercâmbio. valor primário e valor secundário, o princípio do respect des fonds, as
Se a documentação pouco ajudou à biblioteconomia, à arquivologia e à funções de classificação documental e avaliação documental e a definição
museologia na organização de documentos em bibliotecas, arquivos e de instrumento de gestão arquivística.
museus, muito contribuiu no campo da produção de documentos e na
difusão das informações neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a Ciclo de vida dos documentos ou a Teoria das três idade arquivos
referenciar livros, que por seu atraso em relação a documentos de outra correntes, intermediários e permanentes
natureza não são considerados pela documentação. Tampouco satisfazem Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constituído
os documentalistas descrições puramente externas dos documentos. À de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos
documentação interessa, principalmente, a difusão das informações conti- escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em
das em artigos de publicações periódicas, em comunicações a congressos, dependências próximas de fácil acesso . Por documentos em curso
em relatórios de pesquisas -- concluídas ou em andamento -- teses univer- entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor
sitárias, registros de patentes etc. para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem
Na conceituação moderna, portanto, documentação é, em sentido am- a finalidade para a qual foram criados .
plo, a produção, organização e difusão de documentos de qualquer nature- Arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo: constituído de
za. Em sentido estrito, é a difusão das informações neles contidas. A orga- documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
nização de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, às biblio- órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para
tecas, arquivos, museus etc. A difusão de documentos é o objetivo especí- tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
fico dos serviços ou centro de documentação. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A
Documentação, portanto, não se confunde com biblioteconomia, arqui- permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso
vologia ou museologia, nem centro de documentação com biblioteca, também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados na
arquivo ou museu. Como os documentos bibliográficos estão nas bibliote- Grã-Bretanha para designar esta fase .
cas, alguns dos maiores serviços de documentação do mundo funcionam Arquivo de terceira idade, permanente, histórico ou de custódia:
dentro da estrutura de algumas dessas instituições. Outros, porém, são constituído de documentos que perderam todo valor de natureza
independentes. administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os
Mecanização e automação documentos são arquivados de forma definitva.
Livros, artigos, relatórios e comunicados, por exemplo, são chamados Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar
documentos primários. Documentos secundários são aqueles que se pro- de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira
duzem para difusão da informação contida nos primeiros: bibliografias diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma
comentadas ou críticas, resumos, traduções, reproduções etc. Os estudos organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas,
recapitulativos são os documentos terciários. catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades
Com o advento do processamento eletrônico de dados, após a segun- mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez,
da guerra mundial, métodos mais eficientes começaram a ser experimenta- adotara acondicionamento diferente da fase permanente.
dos pelos centros e serviços de documentação. Distinguem-se três tipos de
sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de aperfeiçoamen- Classificação segundo a valoração dos documentos
to, possuem características comuns: (1) fichas perfuradas e selecionadas
Valor administrativo: ou primário, refere-se ao valor que o documento
por processos eletrônicos ou eletromecânicos; (2) sistemas baseados em
apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o
métodos fotográficos (geralmente microcópias), com seleção fotoelétrica
documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo
por meio de código; (3) sistemas baseados no registro magnético (em fios,
administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua
tambores ou núcleos). Com o avanço das técnicas de informática, foram
criação. É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando
criados programas mais sofisticados para armazenamento e recuperação
atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o
de informações, que podem ser específicas para cada assunto, principal-
funcionamento da instituição.
mente no tocante às informações técnicas. A informática tornou ilimitado o
campo da documentação. Valor histórico: ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
A Arquivologia resgata a memória do país, das instituições e da comu-
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa
nidade e dissemina a cultura, perpetuando a História. O arquivista planeja,
e informação para terceiros e para a própria administração. O documento,
projeta e administra a organização de arquivos, analisando, classificando,
após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e
selecionando, restaurando e conservando documentos. Empregando mo-
uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não podendo jamais
dernas técnicas de microfilmagem, informática, preservação e restauração
serem eliminados.
de documentos, o trabalho do arquivista é indispensável nas pesquisas
históricas, sendo, ele próprio, um pesquisador. Seu campo de trabalho são
os arquivos (públicos, privados e pessoais), tais como: bancários, audiovi- GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES NA ORGANIZAÇÃO
suais, cartográficos, cartorais, computacionais, contábeis, eclesiásticos, Autores: José Marcelo A. P. Cestari, Sara Fichman Raskin e Maria José Resmer
empresariais, escolares, fotográficos, históricos, médicos, micrográficos, Os usuários estão, cada vez mais, demandando tecnologias que tor-
policiais e de imigração, atuando também, em centros culturais e laborató- nem suas informações mais úteis.
rios de conservação e restauração de documentos.
As empresas devem atentar para quatro pontos importantes no desen-
As três correntes volvimento de uma estratégia de gerenciamento de informações:
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivística pode À luz da expansão e evolução do espaço eletrônico de trabalho, a em-
ser abordada de três maneiras: uma maneira unicamente administrativa presa deve pensar no gerenciador como um novo provedor de serviço de
(records management), cuja principal preocupação é ter em conta o valor informação, que será um componente chave na filtragem de informação
primário do documento; uma maneira tradicional, que põe a tônica externa.
exclusivamente no valor secundário do documento; ou, por último, uma

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À medida que os usuários finais evoluem de iniciantes para especialis- Como o acesso à informação externa através do desktop se tornou um
tas, eles demandam acessos mais produtivos para muitos tipos e fontes de componente integrador do espaço eletrônico de trabalho, os gerenciadores
informações. de conteúdo irão se transformar em provedores de serviço de informação, o
O sucesso do gerenciamento de recursos de informação requer a im- que requer a identificação, compreensão e ainda distribuição de todas as
plementação de um processo de auditoria que examina e verifica a situação necessidades e expectativas do usuário final. Os gerenciadores de conteú-
das informações da empresa com o propósito de análise. do de sucesso irão implementar um processo de gerenciamento de serviço
A provisão de recursos de informação requer o planejamento de um para se tornar um provedor focado no mercado indo de encontro a essas
canal efetivo de informações que leva em consideração componentes como novas expectativas do usuário.
preço, seleção de fornecedores e seleção de conteúdo.
Gerenciador de Conteúdo como um Provedor de Serviços de In- Satisfazendo os Usuários:
formação: Com push e desktop broadcasting (DTB) fazendo a página de frente de
A capacidade dos usuários de acessarem informações externas dire- quase todos jornais e revistas de negócios, as empresas querem saber
tamente via Internet, criou uma necessidade urgente nas empresas para quando usar um ou outro provedor para distribuir as informações externas.
desenvolver novas e melhores competências no gerenciamento e serviços Devido a esses novos serviços não suportarem totalmente as fontes de
de distribuição de informação. Tradicionalmente, são os centros de recur- informação que os usuários finais requerem nem as características comu-
sos de informação (CRI) ou a biblioteca, os únicos posicionados dentro da mente desenvolvidas nos serviços de alta qualidade, nenhum fornecedor
empresa para se tornar o provedor de serviço de conteúdo e para interme- está pronto para a distribuição de informação externa para as empresas. Na
diar os recursos internos e externos, tendo como alvo as expectativas e maioria dos casos, as empresas devem contatar seus especialistas internos
necessidades do usuário. Se uma empresa não tem um CRI, esse trabalho em distribuição de informação, frequentemente encontrados no CRI ou na
deve ser criado através de um contrato de consultoria, terceirização ou biblioteca e aumentar suas listas de fornecedores.
contratando um gerenciador de conteúdo com experiência em Internet e Dado que esses serviços não estão prontos para o mercado, é certo
informações empresariais. querer saber por que existe tanto barulho sobre empresas de DTB. A razão
Uma vez que essa função esteja definida, o próximo passo é a adoção é que os serviços desses fornecedores podem ser úteis e grátis para os
de uma disciplina de gerenciamento de serviço que requer habilidades usuários. Eles apelam para o mercado de massa e isso é típico com tecno-
analíticas e técnicas orientadas para o negócio. Adotando esse processo, o logias emergentes. Os produtos iniciais são relativamente imaturos em
gerenciador de conteúdo garantirá o mais alto nível de satisfação do usuá- relação à tecnologia que serve ao mercado profissionalmente treinado.
rio e o grande retorno dos investimentos em recursos de informação para a Compare a primeira versão do Microsoft Word com o processador de
empresa. texto Wang. Em 1983, Wang antecipou o Word. Entretanto, o Word era uma
Fornecer um serviço de alto valor para os clientes é um trabalho difícil nova forma para se processar texto que apelou para os usuários sem
mas não impossível. Requer uma metodologia estruturada e é um processo treinamento no uso de Wang. O Word era barato, se comparado ao Wang,
contínuo. É a função essencial para o gerenciador de conteúdo como um e disponível para se adquirir em lojas de computadores locais. O Word e
provedor de serviço. outros processadores de texto compatíveis com o PC, rapidamente supera-
Processo de Gerência de Serviço: ram o Wang. Se a tecnologia push, ou DTB, provar ser uma tecnologia de
massa, as empresas podem esperar rápidas inovações. Os fornecedores
A chave para se fornecer serviço de valor é a adoção de um processo tentarão manter seus nomes pela propaganda e melhorar continuamente
de gerenciamento de serviço. Esse processo é direcionado para o mercado suas capacidades para se distanciarem da competição com os outros
e continuamente avalia as necessidades do usuário, expande a distribuição fornecedores.
de informações e os serviços de acesso, alinhando os serviços com a
missão e objetivos da empresa. A evolução da distribuição de informação ainda não ocorreu. Em cada
fase da evolução das necessidades dos usuá-rios, a distribuição do conteú-
Gerenciamento de serviço não é uma avaliação. É um processo em- do se torna mais adequada para suas necessidades. Quando esse ciclo
presarial que cria um serviço de qualidade e melhora a relação com o terminar, o conteúdo e sua distribuição irão girar em torno do usuário.
cliente. À medida que o gerenciamento de conteúdo vai passando para o
papel de provedor de serviço de informação, será necessário designar um Quando os usuários evoluírem de iniciantes para especialistas, eles
gerente de relacionamento com o cliente em tempo integral. Este terá irão rapidamente demandar tecnologia para tornar suas informações mais
responsabilidade direta no processo de gerenciamento do serviço. úteis. Eles irão precisar de capacidade para tomar decisões mais rápidas e
eficazes. Decisões melhores vêm de um acesso mais produtivo a muitas
No ambiente de desenvolvimento eletrônico, o gerenciador de conteú- fontes de informação. A eficácia envolve o conceito de "o que você quer,
do será o facilitador que permitirá o acesso aos conteúdos externos neces- quando você quer" via entrega em tempo de real, melhores ferramentas de
sários. De fato, a equipe de gerenciamento de conteúdo irá se tornar um agregação e capacidades de filtragem e de recuperação.
provedor de serviço de conteúdo para o usuário e irá criar recursos de
informação que excedam as melhores características de alguns provedores As empresas devem trabalhar com seus especialistas ou gerentes de
de conteúdo que estão aparecendo na Internet. informação para construir bons serviços de distribuição. Os fornecedores
devem entender as necessidades dos especialistas e atualizar suas tecno-
Um modelo comum na Internet é o "super site", que é um modelo de logias tendo isso em mente. Como o DTB terá muitos usos na empresa,
criação e distribuição de conteúdo. Serviços de notícias digitais baseados além da distribuição de informações externas, as empresas devem estar
no modelo "super site" estão direcionados aos leitores que procuram por predispostas a trabalhar com o propósito de distribuição de seus fornecedo-
cobertura compreensível de um mercado e buscam mais de uma fonte de res. Os novos agregadores que estão trabalhando para uma boa qualidade
informação para satisfazer suas necessidades. Informação é apenas um de informação final, devem rapidamente escolher entre se aliar ou competir
dos componentes de um serviço de "super site". com fornecedores de DTB, pois o mercado para informação empresarial se
Ele oferece também recursos adicionais, análises, serviços e fóruns. desenvolve rapidamente.
Exemplos de serviços de "super sites" incluem a edição interativa do Wall A distribuição de informações via multimídia, vídeo ao vivo e outros fa-
Street Journal tores são capacidades que os usuários querem quando se tornam mais
http://www.wsj.com e Boston.com http://www.boston.com. familiarizados com a informação e eles têm que usá-las cada vez mais para
realizar seus trabalhos.
As Melhores Práticas dos Gerenciadores de Conteúdo:
Os gerenciadores de conteúdo de sucesso irão incorporar as melhores O Verdadeiro Poder de se Fiscalizar uma Informação Externa:
características e conceitos dos "super sites" da Internet dentro de seus O conhecimento de uma empresa consiste nos seus recursos internos
próprios serviços de conteúdo de informação da empresa, que incluem: e seus acessos a informações externas (e.g., informações empresariais
O suporte de push e pull para mercado. impressas e eletrônicas). O sucesso de um gerenciamento de recursos de
Links contextuais de acordo com a necessidade do cliente. informação requer a implementação de um processo de fiscalização de
Serviços que são fáceis de usar. todos os recursos conhecidos.

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O controle de informações externas não é um procedimento de inventá- Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação,
rio. É um exame e verificação da situação da informação com o propósito arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos
de se analisá-las. Essa análise é usada para compreender, avaliar e, mais documentos;
recentemente, para tomar decisões. Gerenciadores de informação que Digitalização dos documentos;
veem o controle somente como um inventário irão falhar em capitalizar o Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e
valor potencial que pode ter o departamento responsável pela distribuição e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o
acesso de informações externas. utilizador aceda aplicação;
O controle de informações externas é um processo de 3 passos: Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos
Coleta dos dados. Qualidade, coleta de dados relevantes é essencial documentos está facilitada e rápida;
para conduzir análises válidas Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em
Revendo os dados. Esse passo produz informação focada na relevân- caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;
cia, no fluxo, no uso e no valor das informações externas para a empresa; As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de
Convertendo as informações em benefícios. A análise das informações, acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não
derivada da coleção de dados, cria conhecimento sobre o uso e o valor de autorizados.
informações externas. Esse conhecimento traz benefícios para a empresa. Casos de aplicação
A fiscalização do conhecimento externo é uma ferramenta poderosa A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está
para se obter benefícios que podem estar escondidos mas que têm um presente em todas as organizações.
valor incrível para a empresa. Isso inclui:
As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto
A habilidade para conduzir negócios de valor com fornecedores de in- alargados de áreas funcionais:
formações externas.
Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
Um processo de abordagem empresarial mais forte.
Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não
Uma medida para demonstrar o valor das informações externas para conformidade)
gerenciamento.
Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e
A fiscalização de informações externas é mais que um processo de in- controlo de produção)
ventário. É o exame do valor das informações externas, fluxo e uso. Ele cria
o conhecimento necessário para acrescentar valores incríveis para a em- Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de
presa. encargos)
Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de
Cliente)
GESTÃO DOCUMENTAL
Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre. Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produ-
tos)
A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
arquivo documental responsável pela administração de documentos nas
Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e
fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
regulamento)
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de
arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde ARQUIVOLOGIA
existe toda a informação de natureza documental trocada entre os
utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa Considerada disciplina, técnica e arte, a arquivologia é uma ciência au-
organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os xiliar da história. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organiza-
processos de negócio de uma empresa. do constitui valioso patrimônio e pode documentar o passado de uma
nação.
A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por
exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a organização de
estruturada (documentos) importante da organização. arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservação de docu-
mentos, títulos e textos de valor permanente e elaboração dos respectivos
Num processo de gestão documental o seu inicio ocorre com a instrumentos de pesquisa, como no que toca à eliminação de peças de
recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização, valor transitório e controle dos arquivos em formação. Inclui também as
ou seja, digitalização do documento geralmente em formato papel para um tarefas dos arquivistas. O termo arquivística pode, de modo geral, ser
formato eletrônico. Numa segunda fase os documentos em formato empregado como sinônimo de arquivologia.
eletrônico são submetidos a uma classificação, de seguida há uma
definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgânico de-
sua existência, como por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição, nominado fundo, grupo, núcleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem
reencaminhamento e dês atualizado (destruído). Por último, este processo documentos escritos e iconográficos, como os audiovisuais, discos, fitas
disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a de magnéticas e filmes. Começam também a ser objeto da arquivologia os
um sistema de busca, por exemplo, o Google. arquivos eletrônicos. Os arquivos econômicos, de empresas comerciais,
bancárias, industriais, desde que se revistam de importância histórica,
como ocorre, em alguns casos, com papéis de famílias e pessoas ilustres,
Vantagens na sua utilização interessam à arquivística.

As empresas que investem pela solução Gestão Documental A preocupação dos governos e autoridades em conservar determina-
conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos dos documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa,
em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos jurídica ou militar, remonta à antiguidade, sobretudo no que diz respeito a
processos e facilitando a implementação de normas de qualidade. títulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a
ocupar-se dos arquivos como fonte da história, dando início aos estudos de
As vantagens na sua utilização são as seguintes: diplomática, que levariam à moderna crítica histórica. A partir da revolução
Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na francesa, os arquivos tornaram-se bem público, proclamando-se o direito do
povo de acesso aos documentos, cuja preservação foi oficialmente reco-
procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de
arquivo; nhecida como de responsabilidade do Estado.
Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas medievais
transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações surgiu no século XIX, principalmente após a criação da École des Chartes
Office) e de documentos com origem em papel; (Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas paleógrafos altamen-

Conhecimentos Específicos 4 A Opção Certa Para a Sua Realização


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te qualificados. Em meados do mesmo século lançaram-se as bases da exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, não deve fazer
arquivística moderna, com os princípios do respect des fonds (todos os parte do arquivo principal. Tratando-se, porém, de uma empresa ligada à
documentos originais de uma autoridade administrativa, corporação ou área educacional, a abordagem seria outra, pois catálogo de livros é fun-
família devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das damental a sua própria sobrevivência, enquanto certidões, traslados, op-
instituições que os criaram); da proveniência (os documentos públicos ções de compra de terrenos e outros documentos próprios do ramo imobili-
devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os ário seriam afastados do arquivo principal.
originaram); do respeito à ordem original (o arranjo dado aos documentos
pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custódia
permanente); e da centralização (unidade e indivisibilidade dos arquivos IMPORTÂNCIA
públicos nacionais). A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição
Uma série de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos Federal, em seus artigos 215 e 216, determina:
da civilização, marcam a arquivologia na segunda metade do século XX. “Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos cul-
São eles, entre outros: adoção de arquitetura moderna e funcional nos turais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a
prédios de arquivos; uso de microfilmagem de substituição; programas de valorização e a difusão das manifestações culturais.
história oral; restauração de documentos pelo emprego de máquinas e
material sintético; intervenção dos arquivistas na gestão de papéis adminis- § 1° O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, in-
trativos e nos arquivos econômicos, pessoais e familiares; aparecimento de dígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo
depósitos intermediários de arquivos ou centros de pré-arquivamento; civilizatório nacional.
tentativas de aplicar as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico. § 2° A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta signi-
O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de pa- ficação para os diferentes segmentos étnicos nacionais.
péis criados e acumulados pelas administrações e a necessária eliminação Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza
de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padrões de material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores
avaliação, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos forma-
repetitivo de descarte automático. As listas e tabelas de descarte especifi- dores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
cam o período de retenção de documentos comuns à maioria dos serviços
existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administração em particu- I — as formas de expressão;
lar. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto à destina-
II — os modos de criar, fazer e viver;
ção dos documentos.
III — as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
O primeiro tratado moderno de arquivística, de autoria dos holandeses
Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula- IV — as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços
se, em edição brasileira, Manual de arranjo e descrição de arquivos (1960). destinados às manifestações artístico-culturais;
©Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicações Ltda.
V — os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artís-
tico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.
CONCEITO § 1° O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e
protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros,
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou re- vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautela-
cebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo mento e preservação.
pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas
atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que
§ 2° Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da
seja a informação ou a natureza do documento. documentação governamental e as providências para franquear
sua consulta a quantos dela necessitem.
Os arquivos, portanto, podem ser públicos ou privados.
§ 3° A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento
1. Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou de bens e valores culturais.
recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou muni-
cipal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou § 4° Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na
legislativas. Existem três espécies de arquivos públicos: correntes, tempo- forma da lei.
rários e permanentes: § 5° Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de
• Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto reminiscências históricas dos antigos quilombos.”
de consultas e pesquisas frequentes. No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi cri-
• Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes ado em 1836.
que aguardam remoção para depósitos temporários. No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada
• Permanentes: são conjuntos de documentos de valor histórico, cientí- principalmente por seu valor histórico. Após a Segunda Guerra Mundial,
fico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente. começaram a aparecer as primeiras preocupações com uma nova concep-
ção arquivística, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque históri-
2. Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou co. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalização da informa-
recebidos por instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a ção, a eficiência administrativa e a finalidade prática na tomada de deci-
suas atividades específicas. sões.
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade, A difusão da informação de conteúdo técnico e científico, a nova men-
seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados talidade que se introduz na administração pública, a necessidade de pes-
com outros objetivos, não devem misturar-se com o arquivo principal, já que quisa constante e sistemática, objetivando particularmente a correta tomada
o tratamento que a eles se deve dar é diferente. Uma empresa imobiliária de decisão pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um novo
de porte médio forçosamente terá um arquivo composto de documentos enfoque do arquivo, distante daquele critério eminentemente histórico.
relativos à atividade que desenvolve. Haverá contratos de locação, de Como consequência, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua
imóveis residenciais e comerciais; opções de venda de casas, apartamen- importância ultrapassou os limites que até há bem pouco tempo existiam.
tos, terrenos; cartas pedindo informações; contratos de compra e venda; Atualmente, já não se conseguem restringir e delimitar o campo de atuação
certidões; traslados; anúncios em jornais; relatórios e vistorias e outros e a utilidade do arquivo. Sua importância e seu potencial de crescimento
documentos ligados ao setor. Um catálogo de livros de uma editora, por são ilimitados.

Conhecimentos Específicos 5 A Opção Certa Para a Sua Realização


APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
ORGANIZAÇÃO Os documentos são postos nas pastas em ordem alfabética. Em cada
pasta, os documentos são colocados em ordem cronológica e, à medida
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições que os dias vão passando, os documentos são retirados e o indicador
de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso: móvel vai-se deslocando até o fim, dia 31, retornando ao dia 1° no início de
•Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segu- um novo mês.
rança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo A possibilidade de uso de cartões ou fichas também existe, embora se-
e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do ja mais trabalhosa, pois exige a anotação de todos os pormenores do
sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. documento. Os cartões são colocados nas pastas alfabéticas respectivas,
conforme o modelo descrito, e seu funcionamento também será o mesmo.
•Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a
documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, 3. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das
ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. empresas e da tecnologia, notadamente da informática. Existem, entretan-
to, métodos que oferecem fichas já preparadas para os diversos controles,
•Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros.
As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e
O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um os dados principais são lançados também na margem superior das fichas, à
arquivo complexo e de difícil entendimento. vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.
•Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser
crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do adaptadas a qualquer empresa. As informações necessárias para o correto
volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas acompanhamento são fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por
de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilização
atividade de arquivamento. da informática, além da rapidez, é a redução da margem de erro.

•Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, pro- REFERÊNCIAS CRUZADAS
porcionando pronta localização dos documentos.
A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últi- que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecários a palavra mais
mos anos, graças principalmente à necessidade cada vez maior de infor- empregada é remissão.
mações. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa
também uma fonte inesgotável de informações, que pretende atender a A principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem
todos e a todas as questões. for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado
em tal pasta. As referências cruzadas podem vir em pequenas fichas,
ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO principalmente quando colocadas em índices. Quando, porém, guardadas
Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já que por meio nos próprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas
deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam provi- nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavel-
dências: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a mente terá uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razão social
pagar; apólices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou contro- dessa loja de departamento ser “Casa Anglo Brasileira S:A.”. Recomenda-
les para renovação de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel:
assinados; enfim, inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente
arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento possibi- É muito comum encontrar anotações como “Veja também”, indicando
lita à secretária constante follow up. que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. Suponha-se
uma empresa que se dedica principalmente ao comércio exterior. E prová-
Também conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, pre-
vel que ela arquive os conhecimentos aéreos relativos à carga transportada
cisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem métodos
numa pasta de ‘Carga Aérea”. Entretanto, essas exportações são efetuadas
tradicionais, como o cronológico e o alfabético, e modernos, como o de
por uma companhia aérea, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomen-
jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, próprios para
da-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que poderão ser
vários tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informática.
colocados, por exemplo, os horários dos voos, inclusive dos voos carguei-
1. Método cronológico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de do- ros, as cidades que ela serve, as conexões possíveis, as tarifas de carga
ze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas aérea e outras informações pertinentes, e ainda uma observação: Veja
de•1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser também Carga Aérea.
disposto apos a guia do mês em curso. À medida que os dias vão passan-
do, deve-se colocá-los nos mês seguinte. No caso de empresas com muito Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referência cruzada.
movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30, Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referência para
60 ou 90 dias, recomenda-se a utilização de três jogos de guias numera- Carteira de Comércio Exterior, ou vice-versa. O importante é que a pasta
das, de modo que o acompanhamento seja trimestral e não mensal, ou, fique com a forma mais conhecida e mais fácil. Por exemplo, talvez seja
então, que se guardem os documentos em pastas separadas até o momen- preferível abrir uma pasta para “Instituto Nacional do Livro” e uma referên-
to oportuno. cia cruzada para “INL”, para não se fazer confusão com IML (Instituto
O método cronológico permite a utilização de pastas ou cartões. Ha- Médico Legal).
vendo opção pelo uso de pastas, será necessária uma cópia adicional de De um lado, a referência cruzada é muito importante, pois ajuda e agili-
todos os documentos que exigem prosseguimento e que serão colocados za o funcionamento do arquivo, porém, de outro, deve-se tomar cuidado e
nas pastas por ordem alfabética dos nomes e, em seguida, arquivados evitar o excesso de referências que acarretam volume muito grande de
após as guias que correspondem às datas de acompanhamento. papéis, congestionando, consequentemente, o arquivo.
O emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de cópias adici-
onais dos documentos, porém exige anotações pormenorizadas para que TRANSFERÊNCIA
se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte o Há documentos que estão sujeitos ao fator tempo, isto é, há aqueles
número de cartões ou fichas é imenso, tal fato dificulta sobremaneira o que têm valor de um ano; outros de dois, três, cinco ou mais anos; outros,
manuseio e, além disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompa- ainda, possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos.
nhamento.
2. Método alfabético: esse método também possibilita o uso de pastas Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua
ou cartões. As pastas são colocadas em ordem alfabética. Nas margens utilização: alguns são muito procurados, outros são consultados poucas
superiores das pastas, deverão constar: letra correspondente; números de vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, após a conclusão do
1 a 31, representando os dias do mês; e um indicador móvel que se deslo- fato que os criou, não servirão para mais nada.
ca na pasta, servindo para indicar o dia específico.

Conhecimentos Específicos 6 A Opção Certa Para a Sua Realização


APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecarre- Conservação e proteção de documentos
gados de papéis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a tendên-
cia é adquirir móveis novos, na tentativa de se resolver o problema de Determina-se o valor do documento levando em consideração todas as
espaço. Solução muito mais lógica, econômica e eficaz é a de eliminar ou finalidades que possui e seu tempo de vigência, que muitas vezes se
destruir o que não tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um qua-
ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferência é a operação dro ou tabela de prazos de vigência para os diversos documentos, facilitan-
que visa separar os documentos que ainda estão em uso, ou são bastante do sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos são classificados
consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não seu por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporários.
valor. • Permanentes - vitais: são documentos que devem ser conservados
A transferência pretende: indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, isto é,
• liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual; sem eles a empresa não tem condições de funcionar. Citam-se, entre
• manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros
ativos; de ações; cartas - patentes; fórmulas (químicas); procurações.
• facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos • Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinida-
arquivos; mente, porém não têm importância vital. Como exemplo, podem-se re-
• manter o arquivo em bom estado de conservação, aumentando sua lacionar: rela tórios anuais; registros de empregados; livros e registros
vida útil; e contábeis; recibos de impostos e taxas; avaliações; e outros.
• reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamen-
tos. • Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois,
Portanto, as transferências de documentos devem ser cuidadosas e cri- cinco ou mais anos. Recomenda-se a confecção de um quadro ou ta-
teriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenças não bela, com anotação da vigência do documento que, naturalmente, se-
apenas quanto à frequência do uso ou da consulta, mas também quanto a guirá critérios determinados pela própria empresa. Assim, são temporá-
seu valor. rios: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos
bancários; apólices de seguro; folhetos; correspondência; memorandos
Tipos de arquivo e outros.
No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem três tipos de Os documentos considerados vitais para a empresa, além de serem
arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto. conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, notada-
mente de proteção contra incêndios, inundações, furtos, desabamentos e
Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso,
outros eventos. A perda ou destruição de tais documentos pode, em casos
consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de
extremos, significar até o fracasso total de uma empresa. Existem algumas
conclusão.
formas de proteger esses documentos:
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor
• Utilização de cofres a prova de fogo.
frequência de uso, consulta ou referência.
• Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a
Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta
outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da
ou referência quase nulas. No entanto, não se deve considerar este arquivo
empresa, ou escritórios de advogados.
como um “depósito de lixo”, mesmo porque os documentos definidos como
inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. O arquivo morto precisa, • Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos
inclusive, ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras que preva- microfilmes em local seguro.
lecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes serão necessárias a imediata
localização e a consulta a papéis em desuso. A conservação e a proteção desses documentos devem ser acompa-
nhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local para onde
Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existência deverá foram encaminhados, de forma que possam ser localizados imediatamente.
manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados,
mesmo que entre eles existam alguns já aposentados ou falecidos. A
destruição desses registros só será possível ou permitida no caso de se CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO?
proceder a uma completa microfilmagem.
Trata-se de uma questão muito comum, principalmente nas grandes
Destaque-se que se deve fazer anotação dos documentos transferidos empresas. A centralização dos arquivos proporciona vantagens, mas exis-
e, no caso de destruição, registro da data em que ocorreu a destruição e tem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se
referência ao conteúdo deles. tomar uma decisão sobre o assunto. As principais vantagens da centraliza-
ção são as seguintes:
Atualização de arquivo
• Eficiência: devido à centralização, tende-se a manter um especialista
Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um em arquivística, o que sem dúvida melhora a eficiência e a rapidez do
arquivo para outro: transferências periódicas, transferências permanentes e trabalho em todas suas etapas.
transferências diárias:
• Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documentos melhora
• Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em muito, pois a responsabilidade se encontra nas mãos de um especialis-
intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, de- ta.
pendendo da frequência de uso.
• Transferências permanentes: são transferências realizadas em • Economia: é grande a economia de equipamento; de pessoal; de
intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acon- tempo gasto no arquivamento; na localização e na preparação de có-
tecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que pias adicionais ou referências.
chega a atrapalhar o bom andamento do serviço. A transferência, en- • Uniformidade: proporciona certa padronização ao sistema e métodos
tão, irá acarretar grande perda de tempo, já que o arquivo inteiro terá de arquivamento, o que não acontecerá se houver inúmeros arquivos
de ser analisado. departamentais.
• Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm • Concentração: os documentos são concentrados por assuntos, ofere-
em ordem os arquivos ativos. O trabalho poderá ser grandemente facili-
cendo ao consulente visão global. Na descentralização, os mesmos
tado se do documento já arquivado constar sua validade ou vencimen-
assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.
to, ou marcação indicando a data da transferência. Dessa forma, as
transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva • Utilização: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga
ou se consulta um documento qualquer. sua vida útil.

Conhecimentos Específicos 7 A Opção Certa Para a Sua Realização


APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Há algumas desvantagens na centralização, que precisam ser aponta- tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão
das: valores importantes para outros usuários que não os atuais. (HSCHELLEN-
BERG, 1984, p.58)
• Consulta dificultada: necessidade de locomoção até o centro de arqui-
vos; tal fato não ocorre com a descentralização, em que o arquivo do Princípios Fundamentais da Avaliação Arquivística
departamento se encontra à mão.
a) a função avaliação arquivística visa, essencialmente, à composição
• Acúmulo de pessoas: poderá acontecer o acúmulo de pessoas no de um patrimônio documental;
local onde estão colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e tu- b) seu mérito está no fato de permitir preparar material documental ne-
multua o trabalho do arquivista. cessário para a pesquisa histórica;
• Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção até o arquivo c) a avaliação é um processo de determinação de valor assegurado pelo
central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se houver arquivista. Este processo deve ser formal, sistemático e claramente definido;
muitas pessoas no local.
d) como conceito central relativo à função avaliação, o valor dos docu-
• Espaço: necessidade de mais espaço para incluir todos os arquivos, mentos deve ser claramente definido, justificável e, sobretudo, contemporâ-
além de mesas e cadeiras para as diversas consultas. neo à época ou ao período de sua criação. Neste sentido, Booms (1987, p.
104) acrescenta: “Construindo uma tabela conceitual histórica, que servirá
• Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consulta de modelo à herança documental, os arquivistas não devem seguir os con-
generalizada, dificultando a manutenção do sigilo, tão necessário à vi- ceitos de valor de acordo com a sua própria época, mas antes, de acordo
da da empresa. com o valor que governa a época na qual o material foi criado.";
• Dispersão: a pasta em que está classificado um documento, no mo- e) os julgamentos do arquivista devem ser formulados a partir do con-
mento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro texto social. Este princípio, entretanto, supõe também que os documentos,
departamento. como tais, não tenham valor intrínseco. Este valor é atribuído após a avalia-
As soluções variam de empresa para empresa; o mais comum, entre- ção feita pelo arquivista. É importante salientar a esse respeito, porém, que
tanto, é a opção pelo sistema misto, ou seja, centralização parcial. Em o arquivista é chamado a ouvir a opinião de especialistas para deduzir os
princípio, os documentos vão para o arquivo central; entretanto; documen- valores dominantes que regem tais documentos. Consequentemente, esse
tos específicos que só interessam a certos departamentos ficam nos arqui- profissional deve ter uma visão global sobre o desenvolvimento social e as
vos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no diferentes mudanças ocorrentes na sociedade. Em outros termos, a missão
próprio departamento de vendas a relação de representantes ou clientes, de identificação do valor dos documentos de arquivos que o arquivista é
seus pedidos, reclamações, correspondência de modo geral. chamado a assegurar decorre, de acordo com Booms (1987), da realidade
social e dos valores contemporâneos ao documento. (Fon-
Outro caminho a seguir é o que procura basicamente centralizar o con- te:http://www.periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/viewFile/7199/6646)
trole e não o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde
deverão ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles
que são vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precau- TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS.
ções. Em seguida, ele deverá planejar os diversos arquivos localizados nos MICROFILMAGEM. AUTOMAÇÃO. PRESERVAÇÃO,
vários departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS.
é fundamental nessa etapa. Seu trabalho, além da administração do arqui-
vo central, pressupõe a classificação e a distribuição diária de documentos MICROFILMAGEM
aos diversos departamentos.
Observa-se na época atual excessivo aumento do número de docu-
Realmente, trata-se de um assunto de solução não muito fácil, já que mentos. De um lado, devido à expansão da administração pública em todos
existem vantagens e desvantagens em todos os métodos. O importante é os setores e em todos os níveis: federal, estadual e municipal; de outro,
que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições, graças ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rápido avanço
necessidades e objetivos a curto, médio e longo prazos. da tecnologia, em todos os setores da economia.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS É crescente a indagação de como e quando se deve proceder para re-
duzir e racionalizar a produção de documentos e, por consequência, seu
O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de arquivamento e conservação. O microfilme surgiu como uma das principais
pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indi- respostas a essa questão.
cando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e
permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, de- O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, che-
vendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de gando a quase 95% do documento original. São várias as vantagens obti-
diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissio- das na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do
nais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, arquivo ativo para o inativo, já que dificilmente o microfilme será utilizado
economistas e etc. para arquivos ativos. As vantagens são:
"A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir • Economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos
prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de chegam a mais de 80% em muitos casos.
seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou • Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e
qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, documentos, o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra.
paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desor- • Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos
denada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos." (Fon- vitais da empresa ou órgão público, dos riscos de eventos, como in-
te: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14) cêndio, inundação ou furto, pois, além de representarem cópias adicio-
Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela nais desses documentos, são facilmente guardados em cofres especi-
qual se tornou conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avali- ais. -
ação arquivística. Essa teoria propõe dois tipos de valores aplicáveis ao • Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingin-
contexto dos arquivos: valor primário e valor secundário. do até 150 anos.
Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos: • Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução
valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras ilimitada, além de fidelidade, exatidão perfeita dos documentos repro-
instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar duzidos.
as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal, • Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado, é
legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma preciso levar em consideração a economia que proporciona com a re-
instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo
Conhecimentos Específicos 8 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
dução do espaço, de equipamento e de pessoal necessário para a ma- • as possibilidades de perda de documentos são bastante reduzidas.
nutenção de arquivos convencionais, especialmente nas grandes em-
presas. As desvantagens são:
• Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil, agilizando • ocupa muito espaço;
em muito o serviço. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de
• há necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou reti-
cheques compensados.
rar um documento;
As técnicas modernas de microfilmagem evoluíram muito nos últimos • a consulta é demorada;
anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de • a consulta exige o deslocamento de outros documentos.
modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles.
A decisão de utilizar a microfilmagem na empresa também pode ser 2.Vertical: os documentos permanecem no interior do móvel arquiva-
auxiliada pela ocorrência de um ou mais dos seguintes fatos: dor em posição vertical. São dois os tipos nesse sistema:
• necessidade de entregar ou devolver às pessoas os originais dos • Frontal. Os documentos são colocados uns atrás dos outros, com a
documentos; frente voltada para o arquivista.
• necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos; • Lateral. Os documentos são colocados uns ao lado dos outros, com
a lateral voltada para o arquivista.
• necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou
permanentemente; Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigências do
mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de
• necessidade de proteger os documentos dos riscos de incêndio, inun-
braços metálicos apoiados em suportes especiais.
dação ou furto.
São vantagens do sistema:
Em princípio, a organização de um arquivo de microfilmes deve seguir • custo mais baixo;
o sistema e o método empregados nos arquivos de documentos; o arquivo
• fácil manuseio;
deve vir acompanhado de índices que facilitem a pronta localização, bem
como deve existir na empresa aparelho próprio para a leitura dos microfil- • fácil conservação;
mes. • fácil atualização do material arquivado;
• possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno espaço;
É muito importante, também, considerar o aspecto legal da microfilma-
gem. A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo • consulta rápida e sem necessidade de deslocar outros documentos.
determinado ou mesmo indefinidamente. A reprodução de um microfilme no São desvantagens do sistema:
formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em • necessidade de retirar o documento para fazer anotações;
cartório e à vista do documento original. • iluminação deficiente;
Portanto, a microfilmagem não deve ser entendida apenas como subs- • pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.
tituidora de documentos originais. Antes de mais nada, é preciso encarar o
microfilme como cópia adicional de documento cuja utilidade para a empre- 3.Rotativo: os documentos são colocados de modo que possam girar
sa tenha sido estudada e comprovada. em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema é muito empregado
EQUIPAMENTOS em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessida-
de de informações rápidas.
Entende-se por equipamento o móvel utilizado para arquivamento. O Fichários
conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvan-
São caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartões, po-
tagens, irá facilitar em muito o serviço do arquivista. Denomina-se sistema
dendo ser de madeira, de aço, de material plástico ou de acríLico. São
de equipamento a maneira como os documentos são colocados no móvel
largamente utilizados e servem a muitas finalidades: índices, informações,
arquivador. São três os sistemas de equipamento:
endereços, relação de clientes, representantes, fornecedores e outras.
1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posição O equipamento deve satisfazer às necessidades da empresa e dos
horizontal dentro do móvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda serviços a que se destina. Alguns requisitos são:
é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram ou colocam os • adequação às necessidades do serviço;
documentos em pacotes. Também pertencem ao sistema horizontal as
• obtenção de maior economia de espaço;
mapotecas, muito utilizadas, e os fichários tipo kardex, Securit, muito co-
nhecidos e empregados com bastante sucesso em inúmeras empresas. • facilidade de acesso;
• possibilidade de expansão;
• resistência e durabilidade;
• garantia de segurança e conservação de documentos;
• aparência e funcionalidade.
Há inúmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utiliza-
dos pelos três sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos
sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os
critérios apontados e outros que são considerados essenciais pela empresa
ou órgão público e que prevalecem numa boa administração.
1. Cadeado.
2. Suporte regulável.
3. Índice alfabético.
4. Estrutura.
5. Dispositivo antiimpacto.
Móvel “Securit” para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias 6. Pés antiderrapantes.
e mapotecas
ACESSÓRIOS
As vantagens do sistema são as seguintes:
Acessórios são materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e
• a iluminação é direta;
eficiente utilização dos mesmos criará condições favoráveis para o anda-
• as anotações podem ser efetuadas no mesmo local; mento do serviço.

Conhecimentos Específicos 9 A Opção Certa Para a Sua Realização


APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
A escolha acertada dos acessórios está diretamente ligada ao sistema O principal, antes de tudo, é compreender o verdadeiro potencial que o
e método de classificação e arquivamento empregados, assim como ao arquivo representa, considerando-se que é a memória viva da empresa.
conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado.
Para ser eficaz, o sistema necessita de métodos que indiquem a ma-
Os principais acessórios são: pastas; guias; projeções; tiras de inser- neira de proceder, isto é, o que se deve fazer para alcançar o fim desejado.
ção e notações. Os métodos de arquivamento serão analisados mais adiante.
1. Pastas: são pedaços de cartolina dobrada, que formam uma aresta SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM ÓRGÃOS PÚBLICOS
comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os
documentos comuns a um assunto e, normalmente, têm dimensões padro- A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um
nizadas. Com relação ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfona- sistema de arquivamento. O conceito de sistema também é válido para os
das, para permitir o maior acúmulo de documentos; algumas possuem órgãos da administração pública, e as três espécies, direto, indireto e semi-
divisões internas. No que se refere à projeção, ela poderá ou não constar indireto, serão empregadas conforme os critérios estabelecidos previamente.
da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organiza-
modernos, são semelhantes às convencionais, apenas com a particularida- ção de arquivos em que o documento público é controlado desde sua produ-
de de possuírem dois braços metálicos ou outro material que se apoia nos ção. É conhecido como a “teoria das três idades”, concepção moderna de
suportes laterais do arquivo. arquivística, em que se distinguem três etapas quanto aos documentos:
2. Guias: são pedaços de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo • Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, bus-
menores, com uma saliência na parte superior, chamada projeção. As guias cando solução ou resposta. São os arquivos correntes.
servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto
à projeção, podem ter, ou não, encaixes para as tiras de inserção. Nas • Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de
guias, as projeções podem vir em posição central, em diferentes posições consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solu-
ou, então, formando um jogo de, por exemplo, duas, três, quatro, cinco ou cionados ou as respostas, obtidas. São os arquivos temporários.
mais posições. A diferença das posições possibilita ao arquivista ampla • Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científi-
visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localização de documentos. co. São os arquivos permanentes ou históricos.
3.Projeções: são saliências colocadas na parte superior das pastas ou A criação do arquivo temporário, por exemplo, segunda etapa do sis-
das guias que recebem as anotações ou dizeres pertinentes. Servem para tema, foi um grande avanço e tomou-se peça fundamental dentro do siste-
ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projeções podem ma de arquivamento da administração pública. São inúmeras as vantagens
ser de papelão, de material plástico ou de aço. Além disso, podem ser fixas conseguidas: obtenção de mais espaços físicos pela retirada de documen-
ou adaptáveis. Essas últimas não fazem parte das pastas ou das guias e tos dos arquivos correntes; redução ao essencial da quantidade de docu-
podem ser colocadas posteriormente. mentos nos arquivos correntes; redução de pessoal e consequente econo-
4. Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que, após receberem os di- mia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos;
zeres ou inscrições correspondentes, deverão ser inseridas nas projeções melhor manutenção, uso e supervisão dos arquivos; e melhor critério de
das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da preservação, controle e eliminação de documentos.
guia. Um sistema de arquivos moderno e bem organizado terá todas as con-
5. Notações: são os dizeres, as inscrições registradas nas tiras de in- dições para oferecer subsídios a planos e decisões da administração públi-
serção e em seguida inseridas nas pastas ou guias. ca, seja mostrando as relações e planejamento do passado, seja evitando
duplicidade antieconômica de velhas iniciativas.
É fato conhecido que um dos fatores para a excelência dos arquivos
reside na combinação harmoniosa e funcional dos sistemas e métodos de Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos órgãos do governo em
classificação e arquivamento, e dos equipamentos e acessórios. desenvolver sistemas de informações altamente sofisticados, em que a
informática assumiu posição de grande relevância.
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A opinião de que os arquivos são simples depósitos de papéis ou do-
cumentos velhos e inúteis, arquivados por mera tradição, apoia-se no fato MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
de que a maioria dos arquivos é mal organizada, mal administrada e, por- Modernamente, o arquivo de informações tornou-se uma atividade que
tanto, dificulta a localização imediata das informações desejadas. Mera pode ser realizada eletronicamente através de computadores. A tarefa da
opinião, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, é um secretária, neste caso, consiste em registrar as informações em programas
centro atuante de informações, um instrumento de controle para a atividade previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em pro-
administrativa, que auxilia na correta tomada de decisão. gramação (ou já dispõe dele em seu quadro de empregados), que deverá
Entretanto, para que isso aconteça, é necessário que se decida sobre o preparar um programa segundo as necessidades da secretária. Enganam-
sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa. se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos
métodos tradicionais de classificação de informações. O programador
Sistema é um conjunto de princípios interligados, que orienta o que se apenas executará um programa depois de ouvir a secretária sobre as reais
deve fazer para atingir um fim específico. São três os sistemas de arquiva- necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os varia-
mento: direto, indireto e semi-indireto. dos métodos de classificação para propor soluções apropriadas. Acrescen-
• Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessi- te-se que o estudo dos métodos aqui expostos permite a aquisição de
técnicas de classificação e simplificação de tarefas. Deixar de aprendê-los é
dade de recorrer a um índice. Neste sistema, inclui-se, principal-
mente, o método alfabético de arquivamento e suas variações. prejudicial até mesmo para o domínio de um pensamento claro e bem
estruturado. Além disso, a secretária manipula informações escritas (docu-
• Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um índice para ser mentos), internas e externas, que ela precisa arquivar.
consultado. O sistema inclui, em especial, o método numérico de
Havendo um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão
arquivamento e suas variações.
público deverá decidir qual método de arquivamento irá empregar. O méto-
• Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de ín- do estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo
dices, mas com a utilização de tabelas em forma de cartão. Neste sistema de arquivamento.
sistema, encontra-se, por exemplo, o método automático, varieda- Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de do-
de do método alfanumérico. cumentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informações e
A opção por um dos sistemas está intimamente ligada à empresa, a proporciona uma correta tomada de decisão.
seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, médio ou longo prazos.

Conhecimentos Específicos 10 A Opção Certa Para a Sua Realização


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Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja
desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência
nas empresas como nos órgãos governamentais. Todos são bons e apre- simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às institui-
sentam vantagens e desvantagens. O importante é que a decisão quanto ções, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu
ao método leve em consideração o tamanho, a estrutura organizacional e próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o
os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas normalmente montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas
envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicitadas; funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.
e os tipos de documento que devem ser arquivados.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de
São três os principais métodos de arquivamento: alfabético, numérico e que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente
alfanumérico. poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita
Esses métodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea).
vários outros. Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D. N.
Técnicas de arquivo e protocolo).
Métodos de arquivamento:
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de
• Método alfabético: caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.
—específico ou por assunto; Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de
—geográfico; cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e
classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para
—mnemônico;
isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo.
—variadex.
Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigi-
• Método numérico: loso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatá-
—simples; rios;
—dúplex. Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por
meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;
• Método alfanumérico:
Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carim-
—decimal; bando-o em seguida;
—automático;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
—automático moderno.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via
Protocolo
da ficha ao documento;
É o registro das deliberações ou das atas de um congresso ou confe-
rência diplomática. Por protocolo também se entende o livro em que os Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados
escrivães do juízo registram o que se passa na audiência e que no fim das fichas de protocolo;
desta é assinado pelo juiz.
De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os docu- Arquivar as fichas de protocolo.
mentos apresentados numa repartição ou, então, os fatos e as decisões A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende di-
ocorridos numa assembleia ou audiência. A principal função do protocolo é retamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas,
autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a decisão ou o fato fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus
que deve ser registrado. Em linguagem diplomática, significa a própria dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim,
deliberação ou resolução que foi registrada na ata da reunião respectiva e acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza
que acarretou uma espécie de convenção entre os participantes da assem- as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anterior-
bleia ou congresso. mente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos,
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarrega- não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
dos do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter
em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta
documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim
nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as
a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:
produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua impor- Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completan-
tância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pesso- do dados;
as a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por
falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessá- Separar as cópias, expedindo o original;
rias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabili- Encaminhar as cópias ao Arquivo.
zar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar
sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como re-
de protocolo. gras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus
métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem ape-
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes nas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.
(Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação)
vamos dar atenção especial ao Protocolo. É sabido que durante a sua Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de
tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de
(recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de docu- forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema
mentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da
Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente
pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento
mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto

Conhecimentos Específicos 11 A Opção Certa Para a Sua Realização


APOSTILAS OPÇÃO A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser com- Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de
prometido. Deve-se esquecer a ideia de que basta inserir dados e números degradação dos materiais bibliográficos.
num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscien- Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condi-
tização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente ções de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original altera-
registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão da e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.
mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado assim um
melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a de-
ficiência de água
pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação docu-
mental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação 2. QUÍMICOS
deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda
maior. Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de aci-
dez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa.
AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas
O termo “gestão de documentos” ou “administração de documentos” é predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umida-
uma tradução do termo inglês “records management”. O primeiro é originá- de relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de
rio da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, pode-
uma versão iberoamericana do conceito inglês. Entre essas duas variantes, mos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.
o primeiro parece ser o mais difundido entre nós.
Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que
O Dicionário de Terminologia Arquivística editado pelo Conselho In- nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é
ternacional de Arquivos em 1984 define gestão de documentos como um uma das principais causas da degradação química.
aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e
eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos. Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documenta-
O Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado em São Paulo ção. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais
em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gestão de documentos como um similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço
“conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e para
criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos”. atividades relacionadas aos interesses de vida diária.

No âmbito da legislação federal, “considera-se gestão de documentos o 3. BIOLÓGICOS


conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, trami- Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos
tação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. Os principais
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” . insetos são:
CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO Anobiídeos (brocas ou carunchos)
Thysanura (traça)
Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas seções devem ser Blatta orientalis (barata)
enfocadas: a de conservação e a de restauração. Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem
1 - Conservação - é um conceito amplo e pode ser pensado como pigmentos que mancham o papel.
termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação, proteção e Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os
manutenção. insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) é 4. AMBIENTAIS
defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os
atacam. Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favorece
o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.
O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil
dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é neces- Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos
sário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.
armazenamento. 5. HUMANOS
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo
na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso, O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo
devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umida- dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o
de, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorga- mais cuidadoso guardião dos mesmos.
nismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção.
2 - Conservação Preventiva (Restauração) - tem por objetivo revitali- GESTÃO DOCUMENTAL
zar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restauração é
uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, paciência, A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da
amor à arte, pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgi- arquivística responsável pela administração de documentos nas fases
cas com os bens culturais, "a restauração é quase uma neurose da perfei- corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
ção, em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a restaura- Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de
dora Marilka Mendes. arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso existe toda a informação de natureza documental trocada entre os
levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa
técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os
objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do processos de negócio de uma empresa. A Gestão Documental integrada
futuro. com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email
permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante
Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos da organização. Num processo de gestão documental o seu inicio é quando
para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que é há a recepção do documento em que este passa pela fase de
melhor: Conservar e preservar para não restaurar" desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS formato papel para um formato eletrônico. Numa segunda fase os
documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação, de
1. FÍSICOS seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do

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