APOSTILAS OPÇÃO
Em grande número de países foram organizados centros ou serviços
SERVIÇOS E ROTINAS DE PROTOCOLO, EX-
PEDIÇÃO E ARQUIVO. CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS E CORRESPONDÊNCIAS.
ARQUIVO
O imenso volume de informações gerado a partir do século XIX e amplia-
do extraordinariamente no século XX seria de pouca utilidade se não pudesse
ser localizado para consulta por meio das técnicas da documentação.
Conjunto de técnicas que têm por objetivo a elaboração, produção, sis-
tematização, coleção, classificação, distribuição e utilização de documentos
de qualquer natureza, a documentação permite que se organize o conheci-
mento ao longo do tempo e o põe à disposição dos consulentes de forma
conveniente e prática. O campo da documentação se amplia ou restringe
de acordo com o conceito de documento. Para o belga Paul Otlet, autor do
primeiro tratado de documentação, documento é o manuscrito, livro, revista,
jornal, estampa, partitura musical, selo, medalha, moeda, filme, disco,
objeto histórico ou artístico (quando devidamente tombado) e as espécies
animais e vegetais classificadas e catalogadas em parques zoobotânicos.
Com tal amplitude para o conceito de documento, a documentação se-
ria um conhecimento de caráter puramente especulativo, uma vez que é
impossível, na prática, organizar domínio tão vasto. Assim, uma teoria geral
da documentação se confundiria com a teoria geral da cultura.
O crescente volume da produção escrita, que se compõe de muitos mi-
lhões de obras impressas desde a invenção da imprensa de caracteres
móveis, obrigou ao estabelecimento de técnicas especiais para organização
e obtenção de informações e dados necessários a estudos, trabalhos de
múltiplas ordens e pesquisas. Nas bibliotecas, museus, arquivos e centros
de pesquisas e informações bibliográficas, foram instituídos processos e
normas especiais para registro da documentação existente, controle e
manuseio da produção bibliográfica e dos conhecimentos em geral.
Os setores de atividades tecnológicas e de ciências exatas, as grandes
empresas industriais e as entidades de pesquisa científica foram os primei-
ros a manifestar a necessidade de estabelecer serviços especializados,
com o objetivo de facilitar aos especialistas a obtenção de informações e
dados mais atualizados referentes aos trabalhos e pesquisas em andamen-
to. Desde meados do século XIX, os serviços de referência bibliográfica das
bibliotecas especializadas, sobretudo as americanas, já haviam compreen-
dido a necessidade de um trabalho específico para facilitar a localização de
livros, artigos e documentos e também para prestar auxílio direto à busca
de dados e informações específicas de seus consulentes.
História
A organização racional da informação e da documentação levou Paul
Otlet, em colaboração com Henri La Fontaine, a fundar, em Bruxelas, em
1895, o Instituto Internacional de Bibliografia. Como primeira tarefa, a
instituição organizou um catálogo em fichas da produção bibliográfica
mundial. Na ordenação temática das fichas, adotou-se o sistema de classi-
ficação decimal que, devidamente atualizado e aperfeiçoado, se transfor-
mou no sistema de classificação decimal universal (CDU). Em 1931 o
instituto passou a denominar-se Instituto Internacional de Documentação e,
em 1937, Federação Internacional de Documentação (FID). O primeiro
projeto de trabalho, de organização sistemática da bibliografia mundial, foi
abandonado, mas a federação ampliou-se e passou a congregar grande
número de entidades de diferentes países, num programa que tem por
finalidade facilitar a comunicação dos conhecimentos e a consulta de todos
os dados e informações disponíveis. Em Varsóvia, em 1959, foi aprovado
pelos membros da FID, reunidos em sua 25ª conferência geral, um plano
de longo prazo que previa a criação, em todo o mundo, de uma rede de
informações técnicas e científicas a serviço de estudiosos e pesquisadores
de todos os países. Os trabalhos desenvolvidos pela Organização das
Nações Unidas para Educação, Ciência e Cultura (UNESCO) têm os mes-
mos objetivos da FID e são realizados em cooperação mútua com entida-
des internacionais de biblioteconomia e bibliografia.
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
de documentação e realizados congressos para discussão e estudo de
problemas referentes aos trabalhos de documentação, inclusive as relações
entre documentação e bibliografia, biblioteconomia, museologia e arquivo-
logia. A documentação passou a ter assim um sentido mais amplo e a
incluir todas as técnicas de análise da produção bibliográfica, produção e
controle de traduções, técnicas de controle da informação, mecanização de
informações e reprodução fotográfica de documentos, trabalhos de referên-
cia em suas mais diversas formas e publicação e divulgação de informa-
ções. Estabeleceu-se assim uma íntima relação entre essas áreas e acen-
tuou-se a tendência da documentação para englobar atividades que antes
eram da competência de bibliotecas e bibliotecários.
Paralelamente, e por força das iniciativas citadas, criou-se em diferen-
tes países a profissão de documentarista (também denominada documenta-
lista), que se ocupa de reunir, classificar, catalogar, informar, editar e divul-
gar informações que, de certa maneira, complementam o trabalho dos
bibliotecários, arquivistas, museólogos e restauradores. Como em diversos
pontos a biblioteconomia e a documentação se confundem, há polêmica
entre as duas categorias profissionais, mas a diferença fundamental entre
elas está no grau em que uma ou outra se debruça sobre os documentos
em busca de informações e no interesse que demonstram na disseminação
dessas informações.
Enquanto no Reino Unido os documentaristas são chamados de técni-
cos de informação (information officers), nos Estados Unidos os bibliotecá-
rios resistem à ideia da criação de uma profissão e de organismos que
chamem a si a execução de tarefas que julgam caber-lhes de direito e de
fato, como parte fundamental das atribuições das bibliotecas, mormente
das especializadas. Durante algum tempo, os especialistas americanos
tentaram adotar a palavra comunicação (communication) em lugar de
documentação, mas a criação de vários institutos de documentação e a
circulação da palavra pelo mundo contribuíram para que fosse finalmente
aceita em seu significado mais moderno.
O Brasil pode ser considerado pioneiro nesse setor, fato comprovado
pela data de criação de seus organismos de documentação e do reconhe-
cimento profissional do documentarista, termo preferido na lei que classifica
as carreiras e cargos do serviço público brasileiro. Manuel Cícero Peregrino
da Silva, que dirigiu a Biblioteca Nacional do Rio de Janeiro entre 1900 e
1924, ao planejar a reforma do regulamento da instituição, em 1902, procu-
rou habilitá-la a promover a organização da produção bibliográfica brasileira
e para isso sugeriu a criação de um órgão a ela subordinado, para desen-
volver o serviço de bibliografia e documentação. Tais medidas constam nos
regulamentos aprovados pelos decretos de nº 8.835 de 11 de julho de 1911
e nº 15.670, de 6 de setembro de 1922. A esse serviço de bibliografia e
documentação competiam funções comparáveis às que são desempenha-
das pelos modernos centros de documentação.
Em 1954, por proposta conjunta da Fundação Getúlio Vargas e do
Conselho Nacional de Pesquisas, o governo brasileiro criou, com assistên-
cia técnica da UNESCO, o Instituto Brasileiro de Bibliografia e Documenta-
ção (IBBD), subordinado ao Conselho Nacional de Pesquisas e membro da
FID, destinado a coordenar e desenvolver a informação científica e técnica
no Brasil. O IBBD organizou o guia Bibliotecas especializadas brasileiras, o
Repertório dos cientistas brasileiros, o guia das Pesquisas em processo no
Brasil, o Catálogo coletivo de publicações periódicas de ciência e tecnologia
e o guia dos Periódicos brasileiros de cultura, além de bibliografias periódi-
cas, com a indexação de artigos de autores brasileiros e estrangeiros
publicados no Brasil nos campos das ciências puras e aplicadas, da tecno-
logia e das ciências sociais.
Sistemática da documentação
Os principais instrumentos da documentação são a classificação e a
normalização. Com a classificação, procura-se organizar a informação em
ordem temática e não apenas alfabética ou alfanumérica. A normalização
racionaliza os processos de produção, organização e difusão da informação
contida nos documentos. Essa fase é ainda mais importante que a classifi-
cação, uma vez que esta também deve ser normalizada.
Os processos de normalização tiveram origem na indústria e consistiam
em fixar condições para execução de cálculos, projetos, obras, serviços ou
instalações, bem como a elaboração das próprias normas e regulamentos. A
uniformidade dos processos proporcionou economia na utilização internacio-
nal dos produtos industriais. O sucesso da normalização no campo da indús-
tria fez com que a documentação a adotasse, com o objetivo de tornar inter-
nacionalmente acessíveis os resultados do trabalho intelectual de cada autor,
1 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
uma vez que para obter a máxima disseminação da informação científica o
pesquisador deve apresentar os dados de forma que a interpretação deles se
faça sem dificuldade. Para que a informação se torne imediatamente acessí-
vel, a documentação estabelece normas para organização e difusão dos
documentos. Todos os documentos devem ser normalizados, isto é, produzi-
dos e divulgados de acordo com as normas internacionalmente aceitas. O
progresso da ciência exige o mais amplo intercâmbio de informações e a
normalização internacional tem o objetivo de facilitar esse intercâmbio.
Se a documentação pouco ajudou à biblioteconomia, à arquivologia e à
museologia na organização de documentos em bibliotecas, arquivos e
museus, muito contribuiu no campo da produção de documentos e na
difusão das informações neles contidas. A bibliografia tradicional limita-se a
referenciar livros, que por seu atraso em relação a documentos de outra
natureza não são considerados pela documentação. Tampouco satisfazem
os documentalistas descrições puramente externas dos documentos. À
documentação interessa, principalmente, a difusão das informações conti-
das em artigos de publicações periódicas, em comunicações a congressos,
em relatórios de pesquisas -- concluídas ou em andamento -- teses univer-
sitárias, registros de patentes etc.
Na conceituação moderna, portanto, documentação é, em sentido am-
plo, a produção, organização e difusão de documentos de qualquer nature-
za. Em sentido estrito, é a difusão das informações neles contidas. A orga-
nização de documentos cabe, conforme a natureza dos mesmos, às biblio-
tecas, arquivos, museus etc. A difusão de documentos é o objetivo especí-
fico dos serviços ou centro de documentação.
Documentação, portanto, não se confunde com biblioteconomia, arqui-
vologia ou museologia, nem centro de documentação com biblioteca,
arquivo ou museu. Como os documentos bibliográficos estão nas bibliote-
cas, alguns dos maiores serviços de documentação do mundo funcionam
dentro da estrutura de algumas dessas instituições. Outros, porém, são
independentes.
Mecanização e automação
Livros, artigos, relatórios e comunicados, por exemplo, são chamados
documentos primários. Documentos secundários são aqueles que se pro-
duzem para difusão da informação contida nos primeiros: bibliografias
comentadas ou críticas, resumos, traduções, reproduções etc. Os estudos
recapitulativos são os documentos terciários.
Com o advento do processamento eletrônico de dados, após a segun-
da guerra mundial, métodos mais eficientes começaram a ser experimenta-
dos pelos centros e serviços de documentação. Distinguem-se três tipos de
sistemas que, embora tenham atingido diferentes graus de aperfeiçoamen-
to, possuem características comuns: (1) fichas perfuradas e selecionadas
por processos eletrônicos ou eletromecânicos; (2) sistemas baseados em
métodos fotográficos (geralmente microcópias), com seleção fotoelétrica
por meio de código; (3) sistemas baseados no registro magnético (em fios,
tambores ou núcleos). Com o avanço das técnicas de informática, foram
criados programas mais sofisticados para armazenamento e recuperação
de informações, que podem ser específicas para cada assunto, principal-
mente no tocante às informações técnicas. A informática tornou ilimitado o
campo da documentação.
A Arquivologia resgata a memória do país, das instituições e da comu-
nidade e dissemina a cultura, perpetuando a História. O arquivista planeja,
projeta e administra a organização de arquivos, analisando, classificando,
selecionando, restaurando e conservando documentos. Empregando mo-
dernas técnicas de microfilmagem, informática, preservação e restauração
de documentos, o trabalho do arquivista é indispensável nas pesquisas
históricas, sendo, ele próprio, um pesquisador. Seu campo de trabalho são
os arquivos (públicos, privados e pessoais), tais como: bancários, audiovi-
suais, cartográficos, cartorais, computacionais, contábeis, eclesiásticos,
empresariais, escolares, fotográficos, históricos, médicos, micrográficos,
policiais e de imigração, atuando também, em centros culturais e laborató-
rios de conservação e restauração de documentos.
As três correntes
De acordo com Rousseau e Couture (1998, p. 70), a Arquivística pode
ser abordada de três maneiras: uma maneira unicamente administrativa
(records management), cuja principal preocupação é ter em conta o valor
primário do documento; uma maneira tradicional, que põe a tônica
exclusivamente no valor secundário do documento; ou, por último, uma
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
maneira nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se
simultaneamente do valor primário e do valor secundário do documento.
Os referenciais teóricos arquivísticos
Segundo Faria (2006, p. 29), dentre os referenciais arquivísticos,
destacam-se os princípios fundamentais, os conceitos de fundo e
documento de arquivo, o ciclo de vida dos documentos, os conceitos de
valor primário e valor secundário, o princípio do respect des fonds, as
funções de classificação documental e avaliação documental e a definição
de instrumento de gestão arquivística.
Ciclo de vida dos documentos ou a Teoria das três idade arquivos
correntes, intermediários e permanentes
Arquivo de primeira idade, corrente, ativo ou de momento: constituído
de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos
escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em
dependências próximas de fácil acesso . Por documentos em curso
entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor
para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem
a finalidade para a qual foram criados .
Arquivo de segunda idade, intermediário ou limbo: constituído de
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los , para
tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A
permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso
também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados na
Grã-Bretanha para designar esta fase .
Arquivo de terceira idade, permanente, histórico ou de custódia:
constituído de documentos que perderam todo valor de natureza
administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou
documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua
evolução . Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os
documentos são arquivados de forma definitva.
Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar
de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira
diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente, uma
organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas,
catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades
mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez,
adotara acondicionamento diferente da fase permanente.
Classificação segundo a valoração dos documentos
Valor administrativo: ou primário, refere-se ao valor que o documento
apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o
documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo
administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua
criação. É um valor temporário, perdendo seu valor administrativo quando
atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o
funcionamento da instituição.
Valor histórico: ou secundário, refere-se à possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram
originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa
e informação para terceiros e para a própria administração. O documento,
após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e
uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo não podendo jamais
serem eliminados.
GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES NA ORGANIZAÇÃO
Autores: José Marcelo A. P. Cestari, Sara Fichman Raskin e Maria José Resmer
Os usuários estão, cada vez mais, demandando tecnologias que tor-
nem suas informações mais úteis.
As empresas devem atentar para quatro pontos importantes no desen-
volvimento de uma estratégia de gerenciamento de informações:
À luz da expansão e evolução do espaço eletrônico de trabalho, a em-
presa deve pensar no gerenciador como um novo provedor de serviço de
informação, que será um componente chave na filtragem de informação
externa.
2 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
À medida que os usuários finais evoluem de iniciantes para especialis-
tas, eles demandam acessos mais produtivos para muitos tipos e fontes de
informações.
O sucesso do gerenciamento de recursos de informação requer a im-
plementação de um processo de auditoria que examina e verifica a situação
das informações da empresa com o propósito de análise.
A provisão de recursos de informação requer o planejamento de um
canal efetivo de informações que leva em consideração componentes como
preço, seleção de fornecedores e seleção de conteúdo.
Gerenciador de Conteúdo como um Provedor de Serviços de In-
formação:
A capacidade dos usuários de acessarem informações externas dire-
tamente via Internet, criou uma necessidade urgente nas empresas para
desenvolver novas e melhores competências no gerenciamento e serviços
de distribuição de informação. Tradicionalmente, são os centros de recur-
sos de informação (CRI) ou a biblioteca, os únicos posicionados dentro da
empresa para se tornar o provedor de serviço de conteúdo e para interme-
diar os recursos internos e externos, tendo como alvo as expectativas e
necessidades do usuário. Se uma empresa não tem um CRI, esse trabalho
deve ser criado através de um contrato de consultoria, terceirização ou
contratando um gerenciador de conteúdo com experiência em Internet e
informações empresariais.
Uma vez que essa função esteja definida, o próximo passo é a adoção
de uma disciplina de gerenciamento de serviço que requer habilidades
analíticas e técnicas orientadas para o negócio. Adotando esse processo, o
gerenciador de conteúdo garantirá o mais alto nível de satisfação do usuá-
rio e o grande retorno dos investimentos em recursos de informação para a
empresa.
Fornecer um serviço de alto valor para os clientes é um trabalho difícil
mas não impossível. Requer uma metodologia estruturada e é um processo
contínuo. É a função essencial para o gerenciador de conteúdo como um
provedor de serviço.
Processo de Gerência de Serviço:
A chave para se fornecer serviço de valor é a adoção de um processo
de gerenciamento de serviço. Esse processo é direcionado para o mercado
e continuamente avalia as necessidades do usuário, expande a distribuição
de informações e os serviços de acesso, alinhando os serviços com a
missão e objetivos da empresa.
Gerenciamento de serviço não é uma avaliação. É um processo em-
presarial que cria um serviço de qualidade e melhora a relação com o
cliente. À medida que o gerenciamento de conteúdo vai passando para o
papel de provedor de serviço de informação, será necessário designar um
gerente de relacionamento com o cliente em tempo integral. Este terá
responsabilidade direta no processo de gerenciamento do serviço.
No ambiente de desenvolvimento eletrônico, o gerenciador de conteú-
do será o facilitador que permitirá o acesso aos conteúdos externos neces-
sários. De fato, a equipe de gerenciamento de conteúdo irá se tornar um
provedor de serviço de conteúdo para o usuário e irá criar recursos de
informação que excedam as melhores características de alguns provedores
de conteúdo que estão aparecendo na Internet.
Um modelo comum na Internet é o "super site", que é um modelo de
criação e distribuição de conteúdo. Serviços de notícias digitais baseados
no modelo "super site" estão direcionados aos leitores que procuram por
cobertura compreensível de um mercado e buscam mais de uma fonte de
informação para satisfazer suas necessidades. Informação é apenas um
dos componentes de um serviço de "super site".
Ele oferece também recursos adicionais, análises, serviços e fóruns.
Exemplos de serviços de "super sites" incluem a edição interativa do Wall
Street Journal
http://www.wsj.com e Boston.com http://www.boston.com.
As Melhores Práticas dos Gerenciadores de Conteúdo:
Os gerenciadores de conteúdo de sucesso irão incorporar as melhores
características e conceitos dos "super sites" da Internet dentro de seus
próprios serviços de conteúdo de informação da empresa, que incluem:
O suporte de push e pull para mercado.
Links contextuais de acordo com a necessidade do cliente.
Serviços que são fáceis de usar.
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Como o acesso à informação externa através do desktop se tornou um
componente integrador do espaço eletrônico de trabalho, os gerenciadores
de conteúdo irão se transformar em provedores de serviço de informação, o
que requer a identificação, compreensão e ainda distribuição de todas as
necessidades e expectativas do usuário final. Os gerenciadores de conteú-
do de sucesso irão implementar um processo de gerenciamento de serviço
para se tornar um provedor focado no mercado indo de encontro a essas
novas expectativas do usuário.
Satisfazendo os Usuários:
Com push e desktop broadcasting (DTB) fazendo a página de frente de
quase todos jornais e revistas de negócios, as empresas querem saber
quando usar um ou outro provedor para distribuir as informações externas.
Devido a esses novos serviços não suportarem totalmente as fontes de
informação que os usuários finais requerem nem as características comu-
mente desenvolvidas nos serviços de alta qualidade, nenhum fornecedor
está pronto para a distribuição de informação externa para as empresas. Na
maioria dos casos, as empresas devem contatar seus especialistas internos
em distribuição de informação, frequentemente encontrados no CRI ou na
biblioteca e aumentar suas listas de fornecedores.
Dado que esses serviços não estão prontos para o mercado, é certo
querer saber por que existe tanto barulho sobre empresas de DTB. A razão
é que os serviços desses fornecedores podem ser úteis e grátis para os
usuários. Eles apelam para o mercado de massa e isso é típico com tecno-
logias emergentes. Os produtos iniciais são relativamente imaturos em
relação à tecnologia que serve ao mercado profissionalmente treinado.
Compare a primeira versão do Microsoft Word com o processador de
texto Wang. Em 1983, Wang antecipou o Word. Entretanto, o Word era uma
nova forma para se processar texto que apelou para os usuários sem
treinamento no uso de Wang. O Word era barato, se comparado ao Wang,
e disponível para se adquirir em lojas de computadores locais. O Word e
outros processadores de texto compatíveis com o PC, rapidamente supera-
ram o Wang. Se a tecnologia push, ou DTB, provar ser uma tecnologia de
massa, as empresas podem esperar rápidas inovações. Os fornecedores
tentarão manter seus nomes pela propaganda e melhorar continuamente
suas capacidades para se distanciarem da competição com os outros
fornecedores.
A evolução da distribuição de informação ainda não ocorreu. Em cada
fase da evolução das necessidades dos usuá-rios, a distribuição do conteú-
do se torna mais adequada para suas necessidades. Quando esse ciclo
terminar, o conteúdo e sua distribuição irão girar em torno do usuário.
Quando os usuários evoluírem de iniciantes para especialistas, eles
irão rapidamente demandar tecnologia para tornar suas informações mais
úteis. Eles irão precisar de capacidade para tomar decisões mais rápidas e
eficazes. Decisões melhores vêm de um acesso mais produtivo a muitas
fontes de informação. A eficácia envolve o conceito de "o que você quer,
quando você quer" via entrega em tempo de real, melhores ferramentas de
agregação e capacidades de filtragem e de recuperação.
As empresas devem trabalhar com seus especialistas ou gerentes de
informação para construir bons serviços de distribuição. Os fornecedores
devem entender as necessidades dos especialistas e atualizar suas tecno-
logias tendo isso em mente. Como o DTB terá muitos usos na empresa,
além da distribuição de informações externas, as empresas devem estar
predispostas a trabalhar com o propósito de distribuição de seus fornecedo-
res. Os novos agregadores que estão trabalhando para uma boa qualidade
de informação final, devem rapidamente escolher entre se aliar ou competir
com fornecedores de DTB, pois o mercado para informação empresarial se
desenvolve rapidamente.
A distribuição de informações via multimídia, vídeo ao vivo e outros fa-
tores são capacidades que os usuários querem quando se tornam mais
familiarizados com a informação e eles têm que usá-las cada vez mais para
realizar seus trabalhos.
O Verdadeiro Poder de se Fiscalizar uma Informação Externa:
O conhecimento de uma empresa consiste nos seus recursos internos
e seus acessos a informações externas (e.g., informações empresariais
impressas e eletrônicas). O sucesso de um gerenciamento de recursos de
informação requer a implementação de um processo de fiscalização de
todos os recursos conhecidos.
3 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
O controle de informações externas não é um procedimento de inventá-
rio. É um exame e verificação da situação da informação com o propósito
de se analisá-las. Essa análise é usada para compreender, avaliar e, mais
recentemente, para tomar decisões. Gerenciadores de informação que
veem o controle somente como um inventário irão falhar em capitalizar o
valor potencial que pode ter o departamento responsável pela distribuição e
acesso de informações externas.
O controle de informações externas é um processo de 3 passos:
Coleta dos dados. Qualidade, coleta de dados relevantes é essencial
para conduzir análises válidas
Revendo os dados. Esse passo produz informação focada na relevân-
cia, no fluxo, no uso e no valor das informações externas para a empresa;
Convertendo as informações em benefícios. A análise das informações,
derivada da coleção de dados, cria conhecimento sobre o uso e o valor de
informações externas. Esse conhecimento traz benefícios para a empresa.
A fiscalização do conhecimento externo é uma ferramenta poderosa
para se obter benefícios que podem estar escondidos mas que têm um
valor incrível para a empresa. Isso inclui:
A habilidade para conduzir negócios de valor com fornecedores de in-
formações externas.
Um processo de abordagem empresarial mais forte.
Uma medida para demonstrar o valor das informações externas para
gerenciamento.
A fiscalização de informações externas é mais que um processo de in-
ventário. É o exame do valor das informações externas, fluxo e uso. Ele cria
o conhecimento necessário para acrescentar valores incríveis para a em-
presa.
GESTÃO DOCUMENTAL
Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.
A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo do
arquivo documental responsável pela administração de documentos nas
fases corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de
arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde
existe toda a informação de natureza documental trocada entre os
utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa
organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os
processos de negócio de uma empresa.
A Gestão Documental integrada com outras soluções, como por
exemplo, a digitalização, fax e email permitem gerir toda a informação não
estruturada (documentos) importante da organização.
Num processo de gestão documental o seu inicio ocorre com a
recepção do documento em que este passa pela fase de desmaterialização,
ou seja, digitalização do documento geralmente em formato papel para um
formato eletrônico. Numa segunda fase os documentos em formato
eletrônico são submetidos a uma classificação, de seguida há uma
definição dos vários estádios do ciclo de vida do documento ao longo da
sua existência, como por exemplo, a publicação, aprovação, distribuição,
reencaminhamento e dês atualizado (destruído). Por último, este processo
disponibiliza ao utilizador um método de localização eficaz semelhante a de
um sistema de busca, por exemplo, o Google.
Vantagens na sua utilização
As empresas que investem pela solução Gestão Documental
conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos
em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos
processos e facilitando a implementação de normas de qualidade.
As vantagens na sua utilização são as seguintes:
Redução do custo do número de cópias, aumento de produtividade na
procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de
arquivo;
Gestão de Informação Integrada é conseguida a partir da consolidação
transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações
Office) e de documentos com origem em papel;
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Uniformização de Processos de reencaminhamento, aprovação,
arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos
documentos;
Digitalização dos documentos;
Descentralização e libertação do espaço físico, isto é, os documentos e
processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o
utilizador aceda aplicação;
Com o auxilio de um browser a pesquisa da informação dos
documentos está facilitada e rápida;
Formação de um Backup que permite a recuperação da informação em
caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico;
As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de
acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não
autorizados.
Casos de aplicação
A Gestão Documental quer seja eletrônica ou em arquivo de papel está
presente em todas as organizações.
As soluções de Gestão Documental aplicam-se a um conjunto
alargados de áreas funcionais:
Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não
conformidade)
Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e
controlo de produção)
Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de
encargos)
Serviços a Cliente (informações, apoiam técnico e documentos de
Cliente)
Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produ-
tos)
Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e
regulamento)
ARQUIVOLOGIA
Considerada disciplina, técnica e arte, a arquivologia é uma ciência au-
xiliar da história. Fonte de consulta para todos os fins, um arquivo organiza-
do constitui valioso patrimônio e pode documentar o passado de uma
nação.
Arquivologia é o conjunto de conhecimentos sobre a organização de
arquivos, tanto no que se refere ao recolhimento e conservação de docu-
mentos, títulos e textos de valor permanente e elaboração dos respectivos
instrumentos de pesquisa, como no que toca à eliminação de peças de
valor transitório e controle dos arquivos em formação. Inclui também as
tarefas dos arquivistas. O termo arquivística pode, de modo geral, ser
empregado como sinônimo de arquivologia.
Os arquivos de determinada origem constituem um todo orgânico de-
nominado fundo, grupo, núcleo ou corpo de arquivos, no qual se incluem
documentos escritos e iconográficos, como os audiovisuais, discos, fitas
magnéticas e filmes. Começam também a ser objeto da arquivologia os
arquivos eletrônicos. Os arquivos econômicos, de empresas comerciais,
bancárias, industriais, desde que se revistam de importância histórica,
como ocorre, em alguns casos, com papéis de famílias e pessoas ilustres,
interessam à arquivística.
A preocupação dos governos e autoridades em conservar determina-
dos documentos em lugares seguros por motivos de ordem administrativa,
jurídica ou militar, remonta à antiguidade, sobretudo no que diz respeito a
títulos de propriedade. Os eruditos do Renascimento foram os primeiros a
ocupar-se dos arquivos como fonte da história, dando início aos estudos de
diplomática, que levariam à moderna crítica histórica. A partir da revolução
francesa, os arquivos tornaram-se bem público, proclamando-se o direito do
povo de acesso aos documentos, cuja preservação foi oficialmente reco-
nhecida como de responsabilidade do Estado.
Uma arquivística essencialmente voltada para os diplomas medievais
surgiu no século XIX, principalmente após a criação da École des Chartes
(Escola das Cartas), que passaria a formar arquivistas paleógrafos altamen-
4 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
te qualificados. Em meados do mesmo século lançaram-se as bases da
arquivística moderna, com os princípios do respect des fonds (todos os
documentos originais de uma autoridade administrativa, corporação ou
família devem ser mantidos em grupos, separados segundo a natureza das
instituições que os criaram); da proveniência (os documentos públicos
devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os
originaram); do respeito à ordem original (o arranjo dado aos documentos
pelos órgãos criadores deve ser mantido nos arquivos gerais ou de custódia
permanente); e da centralização (unidade e indivisibilidade dos arquivos
públicos nacionais).
Uma série de fatos novos, diretamente relacionados com os progressos
da civilização, marcam a arquivologia na segunda metade do século XX.
São eles, entre outros: adoção de arquitetura moderna e funcional nos
prédios de arquivos; uso de microfilmagem de substituição; programas de
história oral; restauração de documentos pelo emprego de máquinas e
material sintético; intervenção dos arquivistas na gestão de papéis adminis-
trativos e nos arquivos econômicos, pessoais e familiares; aparecimento de
depósitos intermediários de arquivos ou centros de pré-arquivamento;
tentativas de aplicar as conquistas da eletrônica ao trabalho arquivístico.
O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de pa-
péis criados e acumulados pelas administrações e a necessária eliminação
de documentos depois de avaliados. O arquivista desenvolve padrões de
avaliação, elabora planos de descarte, prepara tabelas e listas de material
repetitivo de descarte automático. As listas e tabelas de descarte especifi-
cam o período de retenção de documentos comuns à maioria dos serviços
existentes, e tabelas especiais cogitam de cada administração em particu-
lar. O arquivista pode recorrer a especialistas para decidir quanto à destina-
ção dos documentos.
O primeiro tratado moderno de arquivística, de autoria dos holandeses
Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e Robert Fruin, data de 1898 e intitula-
se, em edição brasileira, Manual de arranjo e descrição de arquivos (1960).
©Encyclopaedia Britannica do Brasil Publicações Ltda.
CONCEITO
Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou re-
cebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo
pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas
atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que
seja a informação ou a natureza do documento.
Os arquivos, portanto, podem ser públicos ou privados.
1. Arquivos públicos: são conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por órgãos governamentais, em nível federal, estadual ou muni-
cipal, em decorrência de suas atividades administrativas, judiciárias ou
legislativas. Existem três espécies de arquivos públicos: correntes, tempo-
rários e permanentes:
• Correntes: conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto
de consultas e pesquisas frequentes.
• Temporários: conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes
que aguardam remoção para depósitos temporários.
• Permanentes: são conjuntos de documentos de valor histórico, cientí-
fico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.
2. Arquivos privados: são conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por instituições não públicas, ou por pessoas físicas, devido a
suas atividades específicas.
Assim, o arquivo de uma empresa, por exemplo, reflete sua atividade,
seu porte e seus objetivos. Documentos de natureza diversa, colecionados
com outros objetivos, não devem misturar-se com o arquivo principal, já que
o tratamento que a eles se deve dar é diferente. Uma empresa imobiliária
de porte médio forçosamente terá um arquivo composto de documentos
relativos à atividade que desenvolve. Haverá contratos de locação, de
imóveis residenciais e comerciais; opções de venda de casas, apartamen-
tos, terrenos; cartas pedindo informações; contratos de compra e venda;
certidões; traslados; anúncios em jornais; relatórios e vistorias e outros
documentos ligados ao setor. Um catálogo de livros de uma editora, por
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
exemplo, foge ao objetivo dessa empresa e, naturalmente, não deve fazer
parte do arquivo principal. Tratando-se, porém, de uma empresa ligada à
área educacional, a abordagem seria outra, pois catálogo de livros é fun-
damental a sua própria sobrevivência, enquanto certidões, traslados, op-
ções de compra de terrenos e outros documentos próprios do ramo imobili-
ário seriam afastados do arquivo principal.
IMPORTÂNCIA
A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição
Federal, em seus artigos 215 e 216, determina:
“Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos cul-
turais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a
valorização e a difusão das manifestações culturais.
§ 1° O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, in-
dígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo
civilizatório nacional.
§ 2° A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta signi-
ficação para os diferentes segmentos étnicos nacionais.
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores
de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos forma-
dores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
I — as formas de expressão;
II — os modos de criar, fazer e viver;
III — as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
IV — as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços
destinados às manifestações artístico-culturais;
V — os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artís-
tico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.
§ 1° O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e
protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros,
vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautela-
mento e preservação.
§ 2° Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da
documentação governamental e as providências para franquear
sua consulta a quantos dela necessitem.
§ 3° A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento
de bens e valores culturais.
§ 4° Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na
forma da lei.
§ 5° Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de
reminiscências históricas dos antigos quilombos.”
No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi cri-
ado em 1836.
No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada
principalmente por seu valor histórico. Após a Segunda Guerra Mundial,
começaram a aparecer as primeiras preocupações com uma nova concep-
ção arquivística, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque históri-
co. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalização da informa-
ção, a eficiência administrativa e a finalidade prática na tomada de deci-
sões.
A difusão da informação de conteúdo técnico e científico, a nova men-
talidade que se introduz na administração pública, a necessidade de pes-
quisa constante e sistemática, objetivando particularmente a correta tomada
de decisão pela empresa privada, favoreceram o surgimento de um novo
enfoque do arquivo, distante daquele critério eminentemente histórico.
Como consequência, o conceito de arquivo ampliou-se de tal forma que sua
importância ultrapassou os limites que até há bem pouco tempo existiam.
Atualmente, já não se conseguem restringir e delimitar o campo de atuação
e a utilidade do arquivo. Sua importância e seu potencial de crescimento
são ilimitados.
5 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
ORGANIZAÇÃO
O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições
de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso:
•Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segu-
rança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo
e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do
sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.
•Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a
documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado,
ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.
•Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão.
As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais.
O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um
arquivo complexo e de difícil entendimento.
•Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou
crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do
volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas
de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a
atividade de arquivamento.
•Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, pro-
porcionando pronta localização dos documentos.
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últi-
mos anos, graças principalmente à necessidade cada vez maior de infor-
mações. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa
também uma fonte inesgotável de informações, que pretende atender a
todos e a todas as questões.
ARQUIVOS DE PROSSEGUIMENTO
Esses arquivos são muito importantes para a empresa, já que por meio
deles se podem acompanhar assuntos pendentes ou que aguardam provi-
dências: cartas que esperam respostas; duplicatas a cobrar; faturas a
pagar; apólices de seguro que devem ser renovadas; lembretes ou contro-
les para renovação de assinaturas de jornais ou revistas; contratos a serem
assinados; enfim, inúmeros assuntos que não devem ser simplesmente
arquivados e fatalmente esquecidos. O arquivo de prosseguimento possibi-
lita à secretária constante follow up.
Também conhecido como arquivo de andamento, ou de follow up, pre-
cisa ser organizado convenientemente e, para isso, existem métodos
tradicionais, como o cronológico e o alfabético, e modernos, como o de
jogos de fichas prontas, o de equipamentos compactos, próprios para
vários tipos de controle, ou os desenvolvidos pela informática.
1. Método cronológico: em primeiro lugar, prepara-se um jogo de do-
ze guias com os nomes dos meses e depois um jogo de guias numeradas
de•1 a 31, representando os dias dos meses. Esse ultimo jogo deve ser
disposto apos a guia do mês em curso. À medida que os dias vão passan-
do, deve-se colocá-los nos mês seguinte. No caso de empresas com muito
movimento de contas a receber e/ou a pagar, inclusive com prazos de 30,
60 ou 90 dias, recomenda-se a utilização de três jogos de guias numera-
das, de modo que o acompanhamento seja trimestral e não mensal, ou,
então, que se guardem os documentos em pastas separadas até o momen-
to oportuno.
O método cronológico permite a utilização de pastas ou cartões. Ha-
vendo opção pelo uso de pastas, será necessária uma cópia adicional de
todos os documentos que exigem prosseguimento e que serão colocados
nas pastas por ordem alfabética dos nomes e, em seguida, arquivados
após as guias que correspondem às datas de acompanhamento.
O emprego de cartões ou fichas elimina a necessidade de cópias adici-
onais dos documentos, porém exige anotações pormenorizadas para que
se possa fazer o acompanhamento. Como nas empresas de grande porte o
número de cartões ou fichas é imenso, tal fato dificulta sobremaneira o
manuseio e, além disso, aumenta a possibilidade de falhas no acompa-
nhamento.
2. Método alfabético: esse método também possibilita o uso de pastas
ou cartões. As pastas são colocadas em ordem alfabética. Nas margens
superiores das pastas, deverão constar: letra correspondente; números de
1 a 31, representando os dias do mês; e um indicador móvel que se deslo-
ca na pasta, servindo para indicar o dia específico.
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Os documentos são postos nas pastas em ordem alfabética. Em cada
pasta, os documentos são colocados em ordem cronológica e, à medida
que os dias vão passando, os documentos são retirados e o indicador
móvel vai-se deslocando até o fim, dia 31, retornando ao dia 1° no início de
um novo mês.
A possibilidade de uso de cartões ou fichas também existe, embora se-
ja mais trabalhosa, pois exige a anotação de todos os pormenores do
documento. Os cartões são colocados nas pastas alfabéticas respectivas,
conforme o modelo descrito, e seu funcionamento também será o mesmo.
3. Métodos modernos: surgiram com o próprio desenvolvimento das
empresas e da tecnologia, notadamente da informática. Existem, entretan-
to, métodos que oferecem fichas já preparadas para os diversos controles,
como, por exemplo, de pessoal, de estoque, de contabilidade e outros.
Alguns trazem equipamentos compactos em que as fichas ficam visíveis e
os dados principais são lançados também na margem superior das fichas, à
vista do manipulador, facilitando, assim, o manuseio e a consulta.
O computador trouxe consigo possibilidades ilimitadas que podem ser
adaptadas a qualquer empresa. As informações necessárias para o correto
acompanhamento são fornecidas diariamente pelas impressoras, ou por
uma tela de terminal de microcomputador. A grande vantagem da utilização
da informática, além da rapidez, é a redução da margem de erro.
REFERÊNCIAS CRUZADAS
A expressão referências cruzadas é largamente usada pelas pessoas
que lidam com arquivos, enquanto entre os bibliotecários a palavra mais
empregada é remissão.
A principal finalidade das referências cruzadas é a de informar a quem
for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado
em tal pasta. As referências cruzadas podem vir em pequenas fichas,
principalmente quando colocadas em índices. Quando, porém, guardadas
nos próprios arquivos, devem estar escritas em folhas de papel e inseridas
nas respectivas pastas. Por exemplo, um fornecedor do Mappin provavel-
mente terá uma pasta com esse nome no arquivo, apesar de a razão social
dessa loja de departamento ser “Casa Anglo Brasileira S:A.”. Recomenda-
se, nesse caso, que se escreva numa ficha ou folha de papel:
É muito comum encontrar anotações como “Veja também”, indicando
que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. Suponha-se
uma empresa que se dedica principalmente ao comércio exterior. E prová-
vel que ela arquive os conhecimentos aéreos relativos à carga transportada
numa pasta de ‘Carga Aérea”. Entretanto, essas exportações são efetuadas
por uma companhia aérea, por exemplo, a VARIG. Nesse caso, recomen-
da-se que se abra uma pasta em nome de VARIG, em que poderão ser
colocados, por exemplo, os horários dos voos, inclusive dos voos carguei-
ros, as cidades que ela serve, as conexões possíveis, as tarifas de carga
aérea e outras informações pertinentes, e ainda uma observação: Veja
também Carga Aérea.
Igualmente no caso de siglas, deve-se fazer uma referência cruzada.
Assim, pode-se abrir uma pasta para Cacex e fazer uma referência para
Carteira de Comércio Exterior, ou vice-versa. O importante é que a pasta
fique com a forma mais conhecida e mais fácil. Por exemplo, talvez seja
preferível abrir uma pasta para “Instituto Nacional do Livro” e uma referên-
cia cruzada para “INL”, para não se fazer confusão com IML (Instituto
Médico Legal).
De um lado, a referência cruzada é muito importante, pois ajuda e agili-
za o funcionamento do arquivo, porém, de outro, deve-se tomar cuidado e
evitar o excesso de referências que acarretam volume muito grande de
papéis, congestionando, consequentemente, o arquivo.
TRANSFERÊNCIA
Há documentos que estão sujeitos ao fator tempo, isto é, há aqueles
que têm valor de um ano; outros de dois, três, cinco ou mais anos; outros,
ainda, possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos.
Os documentos também podem ser analisados pela frequência de sua
utilização: alguns são muito procurados, outros são consultados poucas
vezes, ou quase nunca, e ainda existem aqueles que, após a conclusão do
fato que os criou, não servirão para mais nada.
6 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
Com o passar do tempo, observa-se que os arquivos ficam sobrecarre-
gados de papéis, dificultando o trabalho e, na maioria dos casos, a tendên-
cia é adquirir móveis novos, na tentativa de se resolver o problema de
espaço. Solução muito mais lógica, econômica e eficaz é a de eliminar ou
destruir o que não tem mais valor e transferir o que se encontra em desuso
ou desatualizado para local apropriado. Assim, transferência é a operação
que visa separar os documentos que ainda estão em uso, ou são bastante
consultados, daqueles que perderam sua utilidade prática, mas não seu
valor.
A transferência pretende:
• liberar o arquivo de papéis sem utilidade prática atual;
• manter espaço disponível e de fácil manuseio nos arquivos em uso ou
ativos;
• facilitar o trabalho de arquivar, localizar e consultar documentos nos
arquivos;
• manter o arquivo em bom estado de conservação, aumentando sua
vida útil; e
• reduzir ou eliminar despesas desnecessárias com novos equipamen-
tos.
Portanto, as transferências de documentos devem ser cuidadosas e cri-
teriosamente estudadas e planejadas, considerando as diferenças não
apenas quanto à frequência do uso ou da consulta, mas também quanto a
seu valor.
Tipos de arquivo
No que se refere à frequência do uso ou consulta, existem três tipos de
arquivos: arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto.
Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso,
consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de
conclusão.
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor
frequência de uso, consulta ou referência.
Arquivo morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta
ou referência quase nulas. No entanto, não se deve considerar este arquivo
como um “depósito de lixo”, mesmo porque os documentos definidos como
inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos. O arquivo morto precisa,
inclusive, ser organizado dentro das mesmas técnicas e regras que preva-
lecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes serão necessárias a imediata
localização e a consulta a papéis em desuso.
Uma empresa que tenha, por exemplo, 50 anos de existência deverá
manter em seu arquivo morto o registro de todos seus antigos empregados,
mesmo que entre eles existam alguns já aposentados ou falecidos. A
destruição desses registros só será possível ou permitida no caso de se
proceder a uma completa microfilmagem.
Destaque-se que se deve fazer anotação dos documentos transferidos
e, no caso de destruição, registro da data em que ocorreu a destruição e
referência ao conteúdo deles.
Atualização de arquivo
Existem três tipos de transferências de documentos ou papéis de um
arquivo para outro: transferências periódicas, transferências permanentes e
transferências diárias:
• Transferências periódicas: as transferências são efetuadas em
intervalos predeterminados, para os arquivos inativos ou mortos, de-
pendendo da frequência de uso.
• Transferências permanentes: são transferências realizadas em
intervalos irregulares, sem qualquer planejamento. Normalmente, acon-
tecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que
chega a atrapalhar o bom andamento do serviço. A transferência, en-
tão, irá acarretar grande perda de tempo, já que o arquivo inteiro terá
de ser analisado.
• Transferências diárias: são as mais recomendáveis, porque mantêm
em ordem os arquivos ativos. O trabalho poderá ser grandemente facili-
tado se do documento já arquivado constar sua validade ou vencimen-
to, ou marcação indicando a data da transferência. Dessa forma, as
transferências podem ser feitas no mesmo instante em que se arquiva
ou se consulta um documento qualquer.
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Conservação e proteção de documentos
Determina-se o valor do documento levando em consideração todas as
finalidades que possui e seu tempo de vigência, que muitas vezes se
subordina a imperativos da lei. Nesse sentido, pode-se organizar um qua-
dro ou tabela de prazos de vigência para os diversos documentos, facilitan-
do sobremaneira o trabalho do arquivista. Os documentos são classificados
por seu valor em: permanentes - vitais, permanentes e temporários.
• Permanentes - vitais: são documentos que devem ser conservados
indefinidamente, pois possuem importância vital para a empresa, isto é,
sem eles a empresa não tem condições de funcionar. Citam-se, entre
outros: contratos; escrituras; estatutos; livros de atas; livros de registros
de ações; cartas - patentes; fórmulas (químicas); procurações.
• Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinida-
mente, porém não têm importância vital. Como exemplo, podem-se re-
lacionar: rela tórios anuais; registros de empregados; livros e registros
contábeis; recibos de impostos e taxas; avaliações; e outros.
• Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois,
cinco ou mais anos. Recomenda-se a confecção de um quadro ou ta-
bela, com anotação da vigência do documento que, naturalmente, se-
guirá critérios determinados pela própria empresa. Assim, são temporá-
rios: recibos; faturas; notas fiscais; contas a receber e a pagar; extratos
bancários; apólices de seguro; folhetos; correspondência; memorandos
e outros.
Os documentos considerados vitais para a empresa, além de serem
conservados indefinidamente, devem merecer cuidados especiais, notada-
mente de proteção contra incêndios, inundações, furtos, desabamentos e
outros eventos. A perda ou destruição de tais documentos pode, em casos
extremos, significar até o fracasso total de uma empresa. Existem algumas
formas de proteger esses documentos:
• Utilização de cofres a prova de fogo.
• Preparação de cópias adicionais dos documentos e envio delas a
outros lugares para guarda, como cofres de bancos, cofres de filiais da
empresa, ou escritórios de advogados.
• Microfilmagem de todos os documentos vitais e conservação dos
microfilmes em local seguro.
A conservação e a proteção desses documentos devem ser acompa-
nhadas de um registro que especifique o modo, a data e o local para onde
foram encaminhados, de forma que possam ser localizados imediatamente.
CENTRALIZAÇÃO OU DESCENTRALIZAÇÃO?
Trata-se de uma questão muito comum, principalmente nas grandes
empresas. A centralização dos arquivos proporciona vantagens, mas exis-
tem desvantagens que naturalmente devem ser conhecidas antes de se
tomar uma decisão sobre o assunto. As principais vantagens da centraliza-
ção são as seguintes:
• Eficiência: devido à centralização, tende-se a manter um especialista
em arquivística, o que sem dúvida melhora a eficiência e a rapidez do
trabalho em todas suas etapas.
• Responsabilidade: o cuidado e a proteção de documentos melhora
muito, pois a responsabilidade se encontra nas mãos de um especialis-
ta.
• Economia: é grande a economia de equipamento; de pessoal; de
tempo gasto no arquivamento; na localização e na preparação de có-
pias adicionais ou referências.
• Uniformidade: proporciona certa padronização ao sistema e métodos
de arquivamento, o que não acontecerá se houver inúmeros arquivos
departamentais.
• Concentração: os documentos são concentrados por assuntos, ofere-
cendo ao consulente visão global. Na descentralização, os mesmos
assuntos tendem a ficar espalhados pelos diversos arquivos.
• Utilização: amplia o uso do equipamento e, consequentemente, alonga
sua vida útil.
7 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
Há algumas desvantagens na centralização, que precisam ser aponta-
das:
• Consulta dificultada: necessidade de locomoção até o centro de arqui-
vos; tal fato não ocorre com a descentralização, em que o arquivo do
departamento se encontra à mão.
• Acúmulo de pessoas: poderá acontecer o acúmulo de pessoas no
local onde estão colocados os arquivos, o que dificulta a consulta e tu-
multua o trabalho do arquivista.
• Perda de tempo: muito tempo perdido na locomoção até o arquivo
central e espera para poder iniciar a consulta, principalmente se houver
muitas pessoas no local.
• Espaço: necessidade de mais espaço para incluir todos os arquivos,
além de mesas e cadeiras para as diversas consultas.
• Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consulta
generalizada, dificultando a manutenção do sigilo, tão necessário à vi-
da da empresa.
• Dispersão: a pasta em que está classificado um documento, no mo-
mento de uma consulta, pode estar com outro consulente, em outro
departamento.
As soluções variam de empresa para empresa; o mais comum, entre-
tanto, é a opção pelo sistema misto, ou seja, centralização parcial. Em
princípio, os documentos vão para o arquivo central; entretanto; documen-
tos específicos que só interessam a certos departamentos ficam nos arqui-
vos desses departamentos. Assim, por exemplo, devem ser arquivados no
próprio departamento de vendas a relação de representantes ou clientes,
seus pedidos, reclamações, correspondência de modo geral.
Outro caminho a seguir é o que procura basicamente centralizar o con-
trole e não o arquivo. Um especialista organiza um arquivo central, onde
deverão ser guardados os documentos de interesse geral, inclusive aqueles
que são vitais e/ou sigilosos, naturalmente tomando-se todas as precau-
ções. Em seguida, ele deverá planejar os diversos arquivos localizados nos
vários departamentos. O conhecimento da empresa e de seu organograma
é fundamental nessa etapa. Seu trabalho, além da administração do arqui-
vo central, pressupõe a classificação e a distribuição diária de documentos
aos diversos departamentos.
Realmente, trata-se de um assunto de solução não muito fácil, já que
existem vantagens e desvantagens em todos os métodos. O importante é
que a empresa decida pelo que for mais adequado a suas condições,
necessidades e objetivos a curto, médio e longo prazos.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de
pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indi-
cando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e
permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, de-
vendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de
diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissio-
nais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados,
economistas e etc.
"A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir
prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de
seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou
qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção,
paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desor-
denada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos." (Fon-
te: http://arquivologia.multiply.com/journal/item/14)
Schellenberg (1956, 1965) desenvolveu toda uma teoria de valor, pela
qual se tornou conhecido, de acordo com Cook (1997), como o pai da avali-
ação arquivística. Essa teoria propõe dois tipos de valores aplicáveis ao
contexto dos arquivos: valor primário e valor secundário.
Os valores inerentes aos registros públicos modernos são de dois tipos:
valor primário para a gestão de criação e valor secundário para outras
instâncias e utilizadores. Os documentos públicos são gerados para realizar
as finalidades para as quais um organismo foi criado: administrativo, fiscal,
legal e operacional. Os documentos públicos são preservados em uma
instituição arquivística definida, porque têm um valor que existirá por longo
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
tempo, mesmo depois que cessam de ser do uso corrente e porque terão
valores importantes para outros usuários que não os atuais. (HSCHELLEN-
BERG, 1984, p.58)
Princípios Fundamentais da Avaliação Arquivística
a) a função avaliação arquivística visa, essencialmente, à composição
de um patrimônio documental;
b) seu mérito está no fato de permitir preparar material documental ne-
cessário para a pesquisa histórica;
c) a avaliação é um processo de determinação de valor assegurado pelo
arquivista. Este processo deve ser formal, sistemático e claramente definido;
d) como conceito central relativo à função avaliação, o valor dos docu-
mentos deve ser claramente definido, justificável e, sobretudo, contemporâ-
neo à época ou ao período de sua criação. Neste sentido, Booms (1987, p.
104) acrescenta: “Construindo uma tabela conceitual histórica, que servirá
de modelo à herança documental, os arquivistas não devem seguir os con-
ceitos de valor de acordo com a sua própria época, mas antes, de acordo
com o valor que governa a época na qual o material foi criado.";
e) os julgamentos do arquivista devem ser formulados a partir do con-
texto social. Este princípio, entretanto, supõe também que os documentos,
como tais, não tenham valor intrínseco. Este valor é atribuído após a avalia-
ção feita pelo arquivista. É importante salientar a esse respeito, porém, que
o arquivista é chamado a ouvir a opinião de especialistas para deduzir os
valores dominantes que regem tais documentos. Consequentemente, esse
profissional deve ter uma visão global sobre o desenvolvimento social e as
diferentes mudanças ocorrentes na sociedade. Em outros termos, a missão
de identificação do valor dos documentos de arquivos que o arquivista é
chamado a assegurar decorre, de acordo com Booms (1987), da realidade
social e dos valores contemporâneos ao documento. (Fon-
te:http://www.periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/viewFile/7199/6646)
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS.
MICROFILMAGEM. AUTOMAÇÃO. PRESERVAÇÃO,
CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS.
MICROFILMAGEM
Observa-se na época atual excessivo aumento do número de docu-
mentos. De um lado, devido à expansão da administração pública em todos
os setores e em todos os níveis: federal, estadual e municipal; de outro,
graças ao desenvolvimento das atividades empresariais e ao rápido avanço
da tecnologia, em todos os setores da economia.
É crescente a indagação de como e quando se deve proceder para re-
duzir e racionalizar a produção de documentos e, por consequência, seu
arquivamento e conservação. O microfilme surgiu como uma das principais
respostas a essa questão.
O microfilme é um processo de reprodução fotográfica reduzida, che-
gando a quase 95% do documento original. São várias as vantagens obti-
das na microfilmagem de documentos que devem ser transferidos do
arquivo ativo para o inativo, já que dificilmente o microfilme será utilizado
para arquivos ativos. As vantagens são:
• Economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos
chegam a mais de 80% em muitos casos.
• Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e
documentos, o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra.
• Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos
vitais da empresa ou órgão público, dos riscos de eventos, como in-
cêndio, inundação ou furto, pois, além de representarem cópias adicio-
nais desses documentos, são facilmente guardados em cofres especi-
ais. -
• Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingin-
do até 150 anos.
• Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução
ilimitada, além de fidelidade, exatidão perfeita dos documentos repro-
duzidos.
• Custo: embora e microfilme possa assustar pelo custo elevado, é
preciso levar em consideração a economia que proporciona com a re-
8 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
dução do espaço, de equipamento e de pessoal necessário para a ma-
nutenção de arquivos convencionais, especialmente nas grandes em-
presas.
• Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil, agilizando
em muito o serviço. Verifique-se, por exemplo, a microfilmagem de
cheques compensados.
As técnicas modernas de microfilmagem evoluíram muito nos últimos
anos; entretanto, a escolha do produtor dos microfilmes deve ser feita de
modo que garanta a qualidade e a durabilidade deles.
A decisão de utilizar a microfilmagem na empresa também pode ser
auxiliada pela ocorrência de um ou mais dos seguintes fatos:
• necessidade de entregar ou devolver às pessoas os originais dos
documentos;
• necessidade de conservar os documentos por mais de cinco anos;
• necessidade de conservar os documentos por tempo indeterminado ou
permanentemente;
• necessidade de proteger os documentos dos riscos de incêndio, inun-
dação ou furto.
Em princípio, a organização de um arquivo de microfilmes deve seguir
o sistema e o método empregados nos arquivos de documentos; o arquivo
deve vir acompanhado de índices que facilitem a pronta localização, bem
como deve existir na empresa aparelho próprio para a leitura dos microfil-
mes.
É muito importante, também, considerar o aspecto legal da microfilma-
gem. A legislação brasileira determina a guarda de originais por tempo
determinado ou mesmo indefinidamente. A reprodução de um microfilme no
formato do documento exige, para sua validade, que seja autenticado em
cartório e à vista do documento original.
Portanto, a microfilmagem não deve ser entendida apenas como subs-
tituidora de documentos originais. Antes de mais nada, é preciso encarar o
microfilme como cópia adicional de documento cuja utilidade para a empre-
sa tenha sido estudada e comprovada.
EQUIPAMENTOS
Entende-se por equipamento o móvel utilizado para arquivamento. O
conhecimento dos sistemas de equipamento, de suas vantagens e desvan-
tagens, irá facilitar em muito o serviço do arquivista. Denomina-se sistema
de equipamento a maneira como os documentos são colocados no móvel
arquivador. São três os sistemas de equipamento:
1. Horizontal: os documentos ficam uns sobre os outros, em posição
horizontal dentro do móvel arquivador. E um sistema antigo, mas que ainda
é utilizado em algumas repartições públicas, que amarram ou colocam os
documentos em pacotes. Também pertencem ao sistema horizontal as
mapotecas, muito utilizadas, e os fichários tipo kardex, Securit, muito co-
nhecidos e empregados com bastante sucesso em inúmeras empresas.
Móvel “Securit” para arquivo horizontal de mapas, plantas, heliografias
e mapotecas
As vantagens do sistema são as seguintes:
• a iluminação é direta;
• as anotações podem ser efetuadas no mesmo local;
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
• as possibilidades de perda de documentos são bastante reduzidas.
As desvantagens são:
• ocupa muito espaço;
• há necessidade de retirar todos os documentos para arquivar ou reti-
rar um documento;
• a consulta é demorada;
• a consulta exige o deslocamento de outros documentos.
2.Vertical: os documentos permanecem no interior do móvel arquiva-
dor em posição vertical. São dois os tipos nesse sistema:
• Frontal. Os documentos são colocados uns atrás dos outros, com a
frente voltada para o arquivista.
• Lateral. Os documentos são colocados uns ao lado dos outros, com
a lateral voltada para o arquivista.
Atualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e as exigências do
mercado, as pastas ficam suspensas nos arquivos verticais, por meio de
braços metálicos apoiados em suportes especiais.
São vantagens do sistema:
• custo mais baixo;
• fácil manuseio;
• fácil conservação;
• fácil atualização do material arquivado;
• possibilidade de arquivar muitos documentos em pequeno espaço;
• consulta rápida e sem necessidade de deslocar outros documentos.
São desvantagens do sistema:
• necessidade de retirar o documento para fazer anotações;
• iluminação deficiente;
• pouca visibilidade dos documentos no interior do arquivo.
3.Rotativo: os documentos são colocados de modo que possam girar
em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema é muito empregado
em atividades que requerem grande quantidade de consultas e necessida-
de de informações rápidas.
Fichários
São caixas de diversos tamanhos que guardam fichas ou cartões, po-
dendo ser de madeira, de aço, de material plástico ou de acríLico. São
largamente utilizados e servem a muitas finalidades: índices, informações,
endereços, relação de clientes, representantes, fornecedores e outras.
O equipamento deve satisfazer às necessidades da empresa e dos
serviços a que se destina. Alguns requisitos são:
• adequação às necessidades do serviço;
• obtenção de maior economia de espaço;
• facilidade de acesso;
• possibilidade de expansão;
• resistência e durabilidade;
• garantia de segurança e conservação de documentos;
• aparência e funcionalidade.
Há inúmeros tipos e modelos de equipamentos que podem ser utiliza-
dos pelos três sistemas: horizontal, vertical e rotativo. A escolha de um dos
sistemas, assim como do equipamento propriamente dito, deve seguir os
critérios apontados e outros que são considerados essenciais pela empresa
ou órgão público e que prevalecem numa boa administração.
1. Cadeado.
2. Suporte regulável.
3. Índice alfabético.
4. Estrutura.
5. Dispositivo antiimpacto.
6. Pés antiderrapantes.
ACESSÓRIOS
Acessórios são materiais que visam auxiliar o equipamento. A correta e
eficiente utilização dos mesmos criará condições favoráveis para o anda-
mento do serviço.
9 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
A escolha acertada dos acessórios está diretamente ligada ao sistema
e método de classificação e arquivamento empregados, assim como ao
conhecimento dos tipos e modelos existentes no mercado.
Os principais acessórios são: pastas; guias; projeções; tiras de inser-
ção e notações.
1. Pastas: são pedaços de cartolina dobrada, que formam uma aresta
comum chamada vinco. As pastas servem para agrupar e proteger os
documentos comuns a um assunto e, normalmente, têm dimensões padro-
nizadas. Com relação ao vinco, as pastas podem ser normais ou sanfona-
das, para permitir o maior acúmulo de documentos; algumas possuem
divisões internas. No que se refere à projeção, ela poderá ou não constar
da pasta. As pastas suspensas, largamente usadas nos equipamentos
modernos, são semelhantes às convencionais, apenas com a particularida-
de de possuírem dois braços metálicos ou outro material que se apoia nos
suportes laterais do arquivo.
2. Guias: são pedaços de cartolinas do tamanho das pastas ou mesmo
menores, com uma saliência na parte superior, chamada projeção. As guias
servem para dividir as pastas ou documentos em grupos. As guias, quanto
à projeção, podem ter, ou não, encaixes para as tiras de inserção. Nas
guias, as projeções podem vir em posição central, em diferentes posições
ou, então, formando um jogo de, por exemplo, duas, três, quatro, cinco ou
mais posições. A diferença das posições possibilita ao arquivista ampla
visibilidade, o que facilita o arquivamento ou a localização de documentos.
3.Projeções: são saliências colocadas na parte superior das pastas ou
das guias que recebem as anotações ou dizeres pertinentes. Servem para
ajudar o arquivista a localizar os assuntos no arquivo. As projeções podem
ser de papelão, de material plástico ou de aço. Além disso, podem ser fixas
ou adaptáveis. Essas últimas não fazem parte das pastas ou das guias e
podem ser colocadas posteriormente.
4. Tiras de inserção: papeletas ou rótulos que, após receberem os di-
zeres ou inscrições correspondentes, deverão ser inseridas nas projeções
das pastas ou das guias. Servem para indicar a finalidade da pasta ou da
guia.
5. Notações: são os dizeres, as inscrições registradas nas tiras de in-
serção e em seguida inseridas nas pastas ou guias.
É fato conhecido que um dos fatores para a excelência dos arquivos
reside na combinação harmoniosa e funcional dos sistemas e métodos de
classificação e arquivamento, e dos equipamentos e acessórios.
SISTEMAS E MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
A opinião de que os arquivos são simples depósitos de papéis ou do-
cumentos velhos e inúteis, arquivados por mera tradição, apoia-se no fato
de que a maioria dos arquivos é mal organizada, mal administrada e, por-
tanto, dificulta a localização imediata das informações desejadas. Mera
opinião, pois, em verdade, um arquivo moderno, bem estruturado, é um
centro atuante de informações, um instrumento de controle para a atividade
administrativa, que auxilia na correta tomada de decisão.
Entretanto, para que isso aconteça, é necessário que se decida sobre o
sistema de arquivamento que melhor se ajuste a determinada empresa.
Sistema é um conjunto de princípios interligados, que orienta o que se
deve fazer para atingir um fim específico. São três os sistemas de arquiva-
mento: direto, indireto e semi-indireto.
• Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente, sem necessi-
dade de recorrer a um índice. Neste sistema, inclui-se, principal-
mente, o método alfabético de arquivamento e suas variações.
• Indireto: o arquivo, neste caso, depende de um índice para ser
consultado. O sistema inclui, em especial, o método numérico de
arquivamento e suas variações.
• Semi-indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de ín-
dices, mas com a utilização de tabelas em forma de cartão. Neste
sistema, encontra-se, por exemplo, o método automático, varieda-
de do método alfanumérico.
A opção por um dos sistemas está intimamente ligada à empresa, a
seu campo de atividade, porte e objetivos de curto, médio ou longo prazos.
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
O principal, antes de tudo, é compreender o verdadeiro potencial que o
arquivo representa, considerando-se que é a memória viva da empresa.
Para ser eficaz, o sistema necessita de métodos que indiquem a ma-
neira de proceder, isto é, o que se deve fazer para alcançar o fim desejado.
Os métodos de arquivamento serão analisados mais adiante.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO EM ÓRGÃOS PÚBLICOS
A administração de documentos oficiais pressupõe a existência de um
sistema de arquivamento. O conceito de sistema também é válido para os
órgãos da administração pública, e as três espécies, direto, indireto e semi-
indireto, serão empregadas conforme os critérios estabelecidos previamente.
Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organiza-
ção de arquivos em que o documento público é controlado desde sua produ-
ção. É conhecido como a “teoria das três idades”, concepção moderna de
arquivística, em que se distinguem três etapas quanto aos documentos:
• Corrente: os documentos circulam pelos canais decisórios, bus-
cando solução ou resposta. São os arquivos correntes.
• Temporária: os documentos apresentam interesse e são objeto de
consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solu-
cionados ou as respostas, obtidas. São os arquivos temporários.
• Permanente: os documentos passam a ter valor cultural e científi-
co. São os arquivos permanentes ou históricos.
A criação do arquivo temporário, por exemplo, segunda etapa do sis-
tema, foi um grande avanço e tomou-se peça fundamental dentro do siste-
ma de arquivamento da administração pública. São inúmeras as vantagens
conseguidas: obtenção de mais espaços físicos pela retirada de documen-
tos dos arquivos correntes; redução ao essencial da quantidade de docu-
mentos nos arquivos correntes; redução de pessoal e consequente econo-
mia de custos; controle de quantidade e da qualidade dos documentos;
melhor manutenção, uso e supervisão dos arquivos; e melhor critério de
preservação, controle e eliminação de documentos.
Um sistema de arquivos moderno e bem organizado terá todas as con-
dições para oferecer subsídios a planos e decisões da administração públi-
ca, seja mostrando as relações e planejamento do passado, seja evitando
duplicidade antieconômica de velhas iniciativas.
Verifica-se, atualmente, enorme empenho dos órgãos do governo em
desenvolver sistemas de informações altamente sofisticados, em que a
informática assumiu posição de grande relevância.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Modernamente, o arquivo de informações tornou-se uma atividade que
pode ser realizada eletronicamente através de computadores. A tarefa da
secretária, neste caso, consiste em registrar as informações em programas
previa-mente estabelecidos. A empresa contrata um especialista em pro-
gramação (ou já dispõe dele em seu quadro de empregados), que deverá
preparar um programa segundo as necessidades da secretária. Enganam-
se os que acreditam que o uso do computador dispensa o estudo dos
métodos tradicionais de classificação de informações. O programador
apenas executará um programa depois de ouvir a secretária sobre as reais
necessidades do departamento. Assim sendo, ela deve conhecer os varia-
dos métodos de classificação para propor soluções apropriadas. Acrescen-
te-se que o estudo dos métodos aqui expostos permite a aquisição de
técnicas de classificação e simplificação de tarefas. Deixar de aprendê-los é
prejudicial até mesmo para o domínio de um pensamento claro e bem
estruturado. Além disso, a secretária manipula informações escritas (docu-
mentos), internas e externas, que ela precisa arquivar.
Havendo um sistema de arquivamento já definido, a empresa ou órgão
público deverá decidir qual método de arquivamento irá empregar. O méto-
do estabelece o que é preciso fazer para alcançar o fim desejado pelo
sistema de arquivamento.
Um plano previamente estabelecido para a colocação e guarda de do-
cumentos facilita a pesquisa, a coleta de dados, a busca de informações e
proporciona uma correta tomada de decisão.
10 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram
desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto
nas empresas como nos órgãos governamentais. Todos são bons e apre-
sentam vantagens e desvantagens. O importante é que a decisão quanto
ao método leve em consideração o tamanho, a estrutura organizacional e
os objetivos da empresa ou do órgão público; as pessoas normalmente
envolvidas; os serviços prestados; as informações comumente solicitadas;
e os tipos de documento que devem ser arquivados.
São três os principais métodos de arquivamento: alfabético, numérico e
alfanumérico.
Esses métodos, por sua vez, formam a base a partir da qual se criaram
vários outros.
Métodos de arquivamento:
• Método alfabético:
—específico ou por assunto;
—geográfico;
—mnemônico;
—variadex.
• Método numérico:
—simples;
—dúplex.
• Método alfanumérico:
—decimal;
—automático;
—automático moderno.
Protocolo
É o registro das deliberações ou das atas de um congresso ou confe-
rência diplomática. Por protocolo também se entende o livro em que os
escrivães do juízo registram o que se passa na audiência e que no fim
desta é assinado pelo juiz.
De modo geral, significa o livro onde se registram, em ordem, os docu-
mentos apresentados numa repartição ou, então, os fatos e as decisões
ocorridos numa assembleia ou audiência. A principal função do protocolo é
autenticar a entrega de um documento, ou evidenciar a decisão ou o fato
que deve ser registrado. Em linguagem diplomática, significa a própria
deliberação ou resolução que foi registrada na ata da reunião respectiva e
que acarretou uma espécie de convenção entre os participantes da assem-
bleia ou congresso.
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarrega-
dos do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos
em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao
documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
É de conhecimento comum o grande avanço que a humanidade teve
nos últimos anos. Dentre tais avanços, incluem-se as áreas que vão desde
a política até a tecnológica. Tais avanços contribuíram para o aumento da
produção de documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua impor-
tância para a área da arquivística, no sentido de ter despertado nas pesso-
as a importância dos arquivos. Entretanto, seja por descaso ou mesmo por
falta de conhecimento, a acumulação de massas documentais desnecessá-
rias foi um problema que foi surgindo. Essas massas acabam por inviabili-
zar que os arquivos cumpram suas funções fundamentais. Para tentar
sanar esse e outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema
de protocolo.
Dentre os cinco setores distintos das atividades dos arquivos correntes
(Protocolo, Expedição, Arquivamento, Empréstimo e Consulta, Destinação)
vamos dar atenção especial ao Protocolo. É sabido que durante a sua
tramitação, os arquivos correntes podem exercer funções de protocolo
(recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de docu-
mentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e
Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as
pessoas que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou
mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o documento
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
cumpra a sua função na instituição. Para que este problema inicial seja
resolvido, a implantação de um sistema de base de dados, de preferência
simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem às institui-
ções, os documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu
próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação diminuiria o
montante de documentos que chegam as instituições, cumprem suas
funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação registrada.
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro documental, afim de
que não se perca o controle, bem como surjam problemas que facilmente
poderiam ser evitados (como o preenchimento do campo Assunto, de muita
importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma errônea).
Dentre as recomendações de recebimento e registro (SENAC. D. N.
Técnicas de arquivo e protocolo).
Receber as correspondências, separando as de caráter oficial da de
caráter particular, distribuindo as de caráter particular a seus destinatários.
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a fim de
cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e
classificados da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário Para
isto, recomenda-se (SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo.
Separar as correspondências de caráter ostensivo das de caráter sigi-
loso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus respectivos destinatá-
rios;
Tomar conhecimento das correspondências de caráter ostensivos por
meio da leitura, requisitando a existência de antecedentes, se existirem;
Classificar o documento de acordo com o método da instituição; carim-
bando-o em seguida;
Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao protocolo.
Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a segunda via
da ficha ao documento;
Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com os dados
das fichas de protocolo;
Arquivar as fichas de protocolo.
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende di-
retamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas,
fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus
dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim,
acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza
as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anterior-
mente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos,
não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos devem ter
seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou recolhimento. É nesta
etapa que a expedição de documentos torna-se importante, pois por meio
dela, fica mais fácil fazer uma avaliação do documento, podendo-se assim
decidir de uma forma mais confiável, o destino do documento. Dentre as
recomendações com relação a expedição de documentos, destacam-se:
Receber a correspondência, verificando a falta de anexos e completan-
do dados;
Separar as cópias, expedindo o original;
Encaminhar as cópias ao Arquivo.
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem como re-
gras, visto que cada instituição possui suas tipologias documentais, seus
métodos de classificação, enfim, surgem situações diversas. Servem ape-
nas como exemplos para a elaboração de rotinas em cada instituição.
Após a discussão das vantagens de implantação de um sistema de
protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso deste sistema, se feito de
forma errônea. Num primeiro momento, deve-se pensar num sistema
simples de inserção de dados, que venha a atender as necessidades da
empresa. Contudo, é essencial que as pessoas que trabalham diretamente
com o recebimento e registro de documentos, recebam um treinamento
adequado, para que possam executar essa tarefa da forma correta, visto
11 A Opção Certa Para a Sua Realização
APOSTILAS OPÇÃO
que, se feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser com-
prometido. Deve-se esquecer a ideia de que basta inserir dados e números
num sistema, que todos os problemas serão resolvidos. A própria conscien-
tização dos funcionários, no sentido de que, se organizados e devidamente
registrados, as tarefas que necessitam do uso de documentos se tornarão
mais fáceis para todos que venham a executá-las., proporcionado assim um
melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que o protocolo
pode ser uma saída para os problemas mais comuns de tramitação docu-
mental, desde que utilizado da forma correta. Do contrário, a implantação
deste sistema pode ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda
maior.
AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
O termo “gestão de documentos” ou “administração de documentos” é
uma tradução do termo inglês “records management”. O primeiro é originá-
rio da expressão franco-canadense gestion de documents e o segundo é
uma versão iberoamericana do conceito inglês. Entre essas duas variantes,
o primeiro parece ser o mais difundido entre nós.
O Dicionário de Terminologia Arquivística editado pelo Conselho In-
ternacional de Arquivos em 1984 define gestão de documentos como um
aspecto da administração geral relacionado com a busca de economia e
eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos.
O Dicionário de Terminologia Arquivística, publicado em São Paulo
em 1990 e reeditado em 1996, conceitua gestão de documentos como um
“conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na
criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos”.
No âmbito da legislação federal, “considera-se gestão de documentos o
conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, trami-
tação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária,
visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” .
CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO
Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas seções devem ser
enfocadas: a de conservação e a de restauração.
1 - Conservação - é um conceito amplo e pode ser pensado como
termo que abrange pelo menos três (3) ideias: preservação, proteção e
manutenção.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) é
defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os
atacam.
O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil
dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é neces-
sário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e
armazenamento.
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo
na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso,
devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umida-
de, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorga-
nismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção.
2 - Conservação Preventiva (Restauração) - tem por objetivo revitali-
zar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restauração é
uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, paciência,
amor à arte, pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgi-
cas com os bens culturais, "a restauração é quase uma neurose da perfei-
ção, em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a restaura-
dora Marilka Mendes.
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso
levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a
técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do
objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do
futuro.
Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos
para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que é
melhor: Conservar e preservar para não restaurar"
AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM OS DOCUMENTOS
1. FÍSICOS
Conhecimentos Específicos
A Sua Melhor Opção em Concursos Públicos
Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de
degradação dos materiais bibliográficos.
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condi-
ções de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original altera-
da e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a de-
ficiência de água
2. QUÍMICOS
Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de aci-
dez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa.
Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas
predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umida-
de relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de
documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, pode-
mos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.
Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que
nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é
uma das principais causas da degradação química.
Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documenta-
ção. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais
similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço
técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e para
atividades relacionadas aos interesses de vida diária.
3. BIOLÓGICOS
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos
e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. Os principais
insetos são:
Anobiídeos (brocas ou carunchos)
Thysanura (traça)
Blatta orientalis (barata)
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem
pigmentos que mancham o papel.
Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os
insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento.
4. AMBIENTAIS
Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favorece
o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos
agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.
5. HUMANOS
O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo
dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o
mais cuidadoso guardião dos mesmos.
GESTÃO DOCUMENTAL
A gestão documental ou gestão de documentos é um ramo da
arquivística responsável pela administração de documentos nas fases
corrente e intermediária (primeira e segunda idade).
Em termos informáticos, a Gestão Documental é uma solução de
arquivo, organização e consulta de documentos em formato eletrônico onde
existe toda a informação de natureza documental trocada entre os
utilizadores da aplicação. Esta solução permite a colaboração numa
organização através da partilha de documentos, beneficia e facilita os
processos de negócio de uma empresa. A Gestão Documental integrada
com outras soluções, como por exemplo, a digitalização, fax e email
permitem gerir toda a informação não estruturada (documentos) importante
da organização. Num processo de gestão documental o seu inicio é quando
há a recepção do documento em que este passa pela fase de
desmaterialização, ou seja, digitalização do documento geralmente em
formato papel para um formato eletrônico. Numa segunda fase os
documentos em formato eletrônico são submetidos a uma classificação, de
seguida há uma definição dos vários estádios do ciclo de vida do
12 A Opção Certa Para a Sua Realização