Caracterizacion de Procedimientos y Diagramas de Flujo

MAPA DE PROCESOS
MACROPROCESO DE (Apoyo)
PROCESO 1
Plantear las politicas programas y proyectos que direccionen a la institución y se o
OBJETIVO de soporte y de comienzo, con la formulación de politicas, proyectos, planes, progr
versus lo planeado; creando una ventaja competitiva en nuestro entorno.
Implementación de estrategias internas y externas de acuerdo a las politicas gene

ALCANCE reocupación por la rentabilidad, preocupación por el corto plazo contra la preocupa
RESPONSABLE Rectoria, oficina de planeación.

PROVEEDORES ENTRADAS
Procesamientos de desarrollo,Y El
plan de la gestion del
rector,"PDS,PEI.
El ministerio de Educación
nacional implementa la
resolución 1216-1 la ley 30 de
1992,ley 152, convenio Normatividad interna ( Acuerdos,
196,DPS Resoluciones) Normatividad
Externa (Leyes, Decretos ( SNIES
SPADIES, SUE), Ordenanzas Y
Acuerdos)
Perfil de Oportunidades y
Amenazas del Ambiente, perfil de
capacidad interna.
Formatos diligenciados de los

Planes Operativos y de
seguimiento a los mismos
Formatos de Costos
Proyecto educativo institucional

"PEI"implementado el registro
de proyectos,y proyectos
pedagogicos institucional Sistemas de Información
"PPI",Plan operativo anual de
cada proceso,"PQA"
de proyectos,y proyectos
pedagogicos institucional
"PPI",Plan operativo anual de
cada proceso,"PQA"
Formato diligenciado para la
aprobación de los programas de
postgrados y educación Continuada
Documento generado por las

facultades sobre las tendencias de
los factores políticos, jurídicos,
económicos, sociales, culturales y
tecnológicos
Gestion documental
Recursos Documentos
Procesamientos de desarrollo,Y El
Administración del SIG plan de la gestion del
rector,"PDS,PEI.
Medición
Indicador Formula
Esto con el fin de asegurar los
Efectividad. Controles de datos para ser incluidos en los
entradas sistemas transaccionales de la
institución
Condiciones generales del medio;

la economia, tecnologia. Análisis
evaluación y depuración de
Control de actividades
información y cargue a los
diferentes sistemas de información
Institucionales y del estado
fuerzas y debilidades de en relacion

Analisis interno a la competencia y demás
condiciones del medio externo.
PROCESO 1
gramas y proyectos que direccionen a la institución y se obtenga la articulación entre los procesos estrategicos,
, con la formulación de politicas, proyectos, planes, programas y culminar con el seguimiento a la realización
do una ventaja competitiva en nuestro entorno.
egias internas y externas de acuerdo a las politicas generales de la fundación universitaria, de acuerdo a la
ilidad, preocupación por el corto plazo contra la preocupación por el largo plazo y estilo gerencial.
ación.
PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS
Cronogramas,
Directrices de control ,corto, mediano
Procedimientos, Instructivos,
y largo plazo
Guías Formatos
Plan de Acción, Seguimiento a Planes

Cumplimiento de los
programas y Proyectos Costos,
Objetivos planteados del plan
Sistemas de Información Educación
de desarrollo institucional y
Superior y Continuada, Análisis del
plan de Acción.
Entorno
Analizar las Debilidades,

Oportunidades, Fortalezas y
Analisis del entorno
Amenazas de las personas
Matriaz DOFA
en el camino hacia el logro de
sus metas individuales.
Análisis, evaluación y cargue del Formatos diligenciados de los

modelo de costos de las diferentes Planes Operativos y de Comunidad academica y
unidades académico administrativas seguimiento a los mismos estudiantil
Análisis y evaluación de los Formatos de Costos

programas, proyectos, acciones, diligenciados y ajustados al
indicadores y ejecución presupuestal. presupuesto
Sistemas de información
Infraestructura y logistica, actualizados,
necesidades de mantenimiento de recomendaciones y
equipos e infraestructura. estadísticas. Conyeba a la
solicitud de requerimientos.
Formato diligenciado para la
Realización de documetación de aprobación de los programas
acuaerdo a la competitivoidad externa de postgrados y educación
e interna de la institución Continuada
Nivel de cumplimiento del

Plan Operativo Anual de
Inversionesen el presupuesto
general de la Universidad
Solicitud para inclusión o

eliminación de documentos
en las Tablas de Retención
Registros Requisitos Seguimiento
Ejecución de auditorias,
Informes de Auditorias, plan de medicion de indicadores,
El consejo Academico,Consejo
emejoramieno, seguimiento de los Instrumento para
superior,Planeación,El consejo
indicadores, documentacion identificación de
superior,Icontec,
actualizada, Informe de actas. riesgos (Mapa de
riesgos del proceso).
Medición
Frecuencia
Medición Metas
Anual 100%
Anual 100%
Anual 100%
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO 1
O
MACROPROCESO DE (Estrategico
PROCESO 2
Visibilizar el quehacer institucional desde los objetivos misionales de la universidad
OBJETIVO mediante la gestión e implementación de estrategias de comunicación; propendied
comunicaciones
Diseñar estrategias y proponer lineamientos en temas de comunicación y hasta pr

ALCANCE universidad como entrevistas, comunicados, ruedas de prensa, registros fotografic
RESPONSABLE Gestión de comunicaciones

Desarrollar el Acta de Constitución
del Proyecto
Fomentar las habilidades de la

comunicación dentro del entorno
academico y social
Implementar estrategias con las

TIC parea mediatizar en el Solicitud de servicios suministrados
entorno de la tecnologia, por los procesos
medios como redes sociales,
disminuirian coston y si se
promocionaria por la comunidad
en general - interesados-
Diseñar estrategias y definir

lineamientos comunicativos
institucionales
Plan estrategico de
comunicaciones
Recursos Documentos
Formal (informes,
memorandos, instrucciones) e Oficial (boletines, informe anual) y
informal (correos electrónicos, no oficial (comunicaciones
conversaciones)Técnicas extraoficiales)
analíticas
Medición
Indicador Formula
Número de publicaciones efectivas

en medios de comunicación /
Difusión de la información número de solicitudes de
publicaciones en medios de
comunicaciones
Recurre a las tecnicas de

investigación de opinion publica, de
Esparcimiento a la investigacion acuerdo a las condiciones de
comprension de cada individuo
involucrado.
Resulta de la toma de decisiones

en funcion de los objetivos
propuestos por la organización;
teniendo en cuenta estos
Desarrollo de gestion en
referentes:el impacto, el resultado,
actividades
el cambio y el benchmarking para
evaluar productos, procesos y
actividades para crear
competitividad.
ACROPROCESO DE (Estrategico)
PROCESO 2
titucional desde los objetivos misionales de la universidad (docencia, investigación y proyección social)
lementación de estrategias de comunicación; propendiedo por el cumplimiento de la politica institucional de
poner lineamientos en temas de comunicación y hasta producir los diferentes mecanismos utilizados por la
stas, comunicados, ruedas de prensa, registros fotograficos
es
Vertical (hacia arriba y abajo dentro cliente, otros proyectos,
de la organización) y horizontal (entre Gestionar y difundir politicas medios de comunicación,
colegas) de comunicaciones
público
escuchar de manera activa y eficaz
Formular preguntas, sondear ideas y

situaciones para garantizar una mejor
comprensión
Comunidad educativa y
Publiccion de la información
relacion estudiante/persona
Identificar y gestionar expectativas
persuadir a una persona u

organización para llevar a cabo una
acción
Diseñar el plan estrategico de

Boletines institucionales Gestión de comunicaciones
comunicaciones de la universidad
Cubrimiento de eventos
Verbal y no verbal cliente, otros proyectos,

(inflexiones de voz, lenguaje medios de comunicación,
Diseños de comunicación corporal) público
Convocatoria a ruedas de prensa
Relatorías, entrevistas, actas y listas Realizar monitoreo de medios

Comunidad en general
de asistencia de comunicación
Elaboración de productos
Registros fotograficos Entes de control interno
audiovisuales y radiales
Lineamientos comunicativas Divulgación del quehacer de

Entes de control externo
institucionales la universidad
Registro de personas
interesadas.
Formulario de acta de reuniones, Determinar las necesidades de
boletines, informes de indole información de los interesados
pulicitario, comunitario y en general en el proyecto y para definir
cómo abordar las
comunicaciones.
Medición
Frecuencia
Medición Metas
Semestral 1,176,235
Semestral 65%
Bimensual 50%
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO 2
PROCESO 3
Consolidar la Fundacion Universitaria, a nivel regional y nacional, como Centro de
OBJETIVO
Desde la planificación de la investigación, hasta la difusión de los resultados de la
ALCANCE
RESPONSABLE Lideres de investigación.
Información de las actividades de

Gobierno y Sociedad
investigación
Organizaciones empresariales y Oferta y demanda de investigación

sociales frente a la sociedad
Necesidades de difusión y
Organismos de Control
promoción de investigación
Identificación de necesidades de
Entidades financiadoras
recursos
Identificación de Factores del

Comunidad científica entorno Político, Económico, Social
y Tecnológico
Organos Institucionales Formación del Talento Humano
Procedimiento para la Identificación

de peligros, evaluación y valoración
de riesgos y establecimiento de
controles
Identificación y valoración del

Impacto amibiental
Programa de prevención,
preparación y respuesta de
Emergencias
Recursos Documentos
Aplicación de acciones
Actas de entraga y salida de
correctivas, preventivas y de
Inventario
mejora
Fisicos: Equipos de cómputo,

Actas de reunion, tertulias y
Infraestructura tecnológica,
entrevistas realizadas
Equipos audiovisuales
Software , Medios de
Base de Datos y evaluación del
comunicación Institucionales y
Recurso Humano
externos
Sistemas de información
Auditorías internas y externas
Académico de la Institución
Sistema de información
Financiero
Página Web Universidad
Medición
Indicador Formula
Recursos a implementar para el Niveles educativos, edad y genero
desarrollo de los objetivos Medicion: estudiantes
planteados inscritos/estudiantes graduados
Numero estudiantes capacitados/total

Eficacia estudiantes; Numero de asesorias
eficaces/numero de asesorias.
Numero de solicitudes informaticas

Eficiencia
oportunas/ total solicitudes
PROCESO 3
Universitaria, a nivel regional y nacional, como Centro de la investigación formativa, básica y aplicada.
la investigación, hasta la difusión de los resultados de la investigación.
Identificar, analizar y valorar los

Políticas, estrategias, planes
riesgos de gestión que pueden afectar Comunidad universitaria
y programas de apoyo
el logro del objetivo del proceso.
Portafolio de programas
Identificar y definir las actividades de
Proyectos aprobados Grupos de Investigación
formación para el proceso.
Proyectos ejecutados
Socializar y transferir los

Divulgar las capacidades del proceso Centros de Investigación
resultados de investigación
de investigación Científica y Tecnológica
generados en la Universidad
Administrar la ejecución de los

Recursos aprobados y
proyectos de investigación con
ejecutados para investigación
financiación interna y externa
Gestionar la participación de los Convenios o contratos en

funcionarios en el plan de formación materia de investigación
Capacitar en aspectos relacionados Recurso humano

con gestión de la investigación especializado
Matriz de identificación de
Identificar los peligros/aspectos peligros, evaluación y
ambientales del proceso, con el valoración de los riesgos y
acompañamiento de los Subprocesos establecimiento de controles
de Seguridad y Salud en el Trabajo, y actualizado
Gestión Ambiental
INCLUIR AQUÍ UN LINK A
LA(S) GRÁFICA(S) QUE Plan de emergencias
MODELA(N) ESTE actualizado
PROCEDIMIENTO
(DIAGRAMAS DE FLUJO O
MAPAS DE PROCESOS
CRUZADOS)
Informes auditoría interna de los
Seguimiento a encuestas de
Sistemas de Gestión adoptados por la
satisfacción
Universidad
Seguimiento programas del

Auditorías internas y externas Comité Operativo de
Investigación y Extensión
Seguimiento a indicadores y acciones Medir el desempeño del Reuniones del equipo de

correctivas, preventivas y de mejora proceso mediante trabajo
indicadores de gestión y
actividades de seguimiento
Reuniones del equipo de trabajo Realización de Comité Primario
de Calidad
Verificación del cumplimiento
de las metas establecidas en el
plan de gestión
Auditorías internas y externas

Seguimiento a indicadores y
acciones correctivas,
preventivas y de mejora
Medición
Frecuencia
Medición Metas
Anual 95%
Trimestal 65%
Semestral 50%
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO 3
MACROPROCESO DE (Misional)
PROCESO 4
Planear, estructul, evaluar y controlar el proceso educativo, de manera que responda
OBJETIVO en procura de lograr la acreditación, la iniciación de formación y culminación.
Desde la planificación de la investigación, hasta la difusión de los resultados de la in
ALCANCE
RESPONSABLE Directores de programas academicos.
PROVEEDORES ENTRADAS PROCEDIMIENTOS
Proyecto educativo
fundación universitaria Desarrollo de un plan de
“FUS” normatividad formación.
aplicable
Realizan un examen para

determinar sus
Normas de evaluación conocimientos y tras finalizar
el programa realizan otro
examen.
Direccionamiento
estrategico Descripción del puesto de
trabajo para identificar las
tareas que lo forman
La formación en talleres de
sensibilización
Elaboración del plan de

trabajo, del proceso de Planificación de carreras y en
formación la evaluación del desempeño
Implementer plan del

desarrollo de actividades
Dirección academica,
para un ajuste con precisión
asesoria de planeación.
a las necesidades e intereses
de la Organización.
El desarrollo de los RRHH,

implementando el
conocimiento de la
organización, su cultura, sus
políticas, sus normas.
El responsable de formación
mantiene actualizadas tanto
las fichas de personal como
Mantener actualizadas las
las de los puestos de trabajo
Fichas de Personal
con el fin de identificar
nuevas necesidades de
formación.
Programas de pregrado y
posgrado
Programas de pregrado y Definir politicas, directrices El lanzamiento de nuevos
posgrado y estrategia academicas
productos, o la introducción
para el cumpliento de la
en nuevos mercados.
visión y misión intitucional
Actualizar los conocimientos

de los técnicos de
la empresa.
Evaluación de las
necesidades.
Identificación de la
Identificacion de las existencia de problemas,
necesidades como accidentes laborales
frecuentes, baja
productividad, baja calidad,
absentismo.
LINK A LA(S)
GRÁFICA(S) QUE
MODELA(N) ESTE
PROCEDIMIENTO
(DIAGRAMAS DE
FLUJO O MAPAS DE
PROCESOS
Recursos Documentos Registros
.- Las conferencias, Seguimiento y auditoria al Registro de ejecución de
vídeos, películas y calendario academico actividades de formación
audiovisuales. - Evaluar y documentar Documentar en este mismo
Las representaciones. - los resultados obtenidos procedimiento, conforme
Las lecturas, el estudio tras estas actividades. surja la necesidad, la
personal y la enseñanza metodología utilizada para
programada. evaluar la eficacia de las
acciones adoptadas.
Medición
Frecuencia
Indicador Formula Medición
% de trabajos en la
Tipo de material utilizado (en organización que requieren
formato digital) para la de habilidades básicas, Trimestral
enseñanza avanzadas o especializadas
de TIC
evaluarse las necesidades
tanto en cuanto a las
personas que hay
Evaluación de necesidades
que formar, como en lo
Anual
relativo a las materias en las
que hay que formarlas
Modelo pedagogio, estilos de

Nivel de enseñanza de la
institución educativa
aprendizaje/Recursos de Semestral
aprendizaje
Actitud e interes del

estudiande de acuerdo con
Motivacion y satisfacccion las herramientas brindadas Semestral
por la institucion para su
adecuado aprendizaje
DE (Misional)
SO 4
o educativo, de manera que responda al compromiso misional;
n de formación y culminación.
a la difusión de los resultados de la investigación.
SALIDAS USUARIOS
Impartición de las acciones

formativas
Modificacón en
las actitudes, las
capacidades y los
conocimientos de las
personas
Descripción del puesto de

trabajo para identificar las
tareas que lo forman
Alcanzar un nivel
satisfactorio de
desempeño en el menor
tiempo posible.
Objetivos de formación y
desarrollo cuantificados,
principios de aprendizaje.
desarrollo y crecimiento de
la institución en el
cambiante y competitivo
mundo de los negocios.
Estudiantes, docentes y
egresados
Evaluación
Acciones tomadas para
corregirlas, resultados
logrados y
recomendaciones
Solución de las
necesidades
Requisitos Seguimiento
Realizar un informe del Organizmo de regulción,
Plan de Formación control y vigilancia, entes
ejecutado para la Revisión gubernamentales,
del Sistema. procesos de acreditación
de calidad de programas.
- MDP-Análisis de Datos
(incidencias, no
conformidades,
sugerencias del personal,
etc.)
Metas
95%
100%
85%
75%
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO 4
MACROPROCESO DE (Misional)
PROCESO 5
Desarrollar de manera estratégica procesos de diagnóstico y evaluación de proyecto
OBJETIVO interacción social con la universidad y la comunidad; generando proyectos pertinente
comunidad
ALCANCE Comienza con identificar necesidades a través de una población, continuando con la
RESPONSABLE Unidades Gestoras
Asegurar los productos y/o

servicios con calidad,
cubriendo expectativas
Proveer gestión efectiva para

garantizar la finalización con
Entes Gubernamentales Planificación y ejecución éxito del proyecto
Suministrar la información de
la situación del proyecto
Planificar y supervisar las

actividades diarias del equipo
Realizar las revisiones
detalladas de todos los
procesos y salidas del
proyecto
Dado que un riesgo es una

situación que puede,
potencialmente, provocar una
desviación (en esfuerzo o en
plazo) en un proyecto.
Aspectos donde se Gestión de Riesgos y

desarrolla la institucion Problemas Los responsables de
proyectos están obligados a
anticipar y gestionar los
riesgos que pueden afectarle,
minimizando de esta forma el
impacto que puedan tener
sobre el proyecto.
respetar al máximo estas
fechas, y variarlas sólo si
Plazo de realización (inicio resulta imprescindible.
y finalización), en base al
cual se realiza la Establecer reuniones
planificación inicial semanales de revisión de
objetivos con el equipo de
trabajo.
Velar también por los

intereses de nuestra
Instituciones organización, vigilando la
Gubernamentales y no rentabilidad de los proyectos.
Gubernamentales
Controlar los perfiles del
personal en el proyecto. A
Gestión de la Calidad y veces podemos prescindir de
costes perfiles más caros e
intercambiarlos por otros de
menor coste.
Es importante controlar los

cambios en los proyectos, ya
que son una vía muy eficaz
de recuperación de costes.
Acordar con organizaciones

de carácter social o con las
que buscan mejorar la
Crear Convenios calidad de vida de sus
afiliados (cajas de
compensación, cooperativas,
fondos de empleados
LINK A LA(S)
GRÁFICA(S) QUE
MODELA(N) ESTE
PROCEDIMIENTO
(DIAGRAMAS DE
FLUJO O MAPAS DE
PROCESOS
cursos, diplomados, Estructura Organizativa de Estudios previos para el
congresos, conferencias la Proyección Social desarrollo
La educación continuada
atiende requerimientos de Propuestas de programas,
capacitación en empresas Ampliación y actualización proyectos y
desarrollando cursos de del portafolio de servicios. servicios sociales a traves de
corta duración en convenios interinstitucionales
temáticas específicas
Se tiene elaborado un
documento base Formulacion y Evaluaciòn de
relacionado con la proyectos asociados a la
estructura administrativa y proyección comunitaria
necesidades del servicio
de educación continua
Medición
Frecuencia
% de trabajos en la
Tipo de material utilizado (en organización que requieren
formato digital) para la de habilidades básicas, Trimestral
enseñanza avanzadas o especializadas
de TIC
Modelo pedagogio, estilos de

Nivel de enseñanza de la
institución educativa
aprendizaje/Recursos de Semestral
aprendizaje
Actitud e interes del

estudiande de acuerdo con
Motivacion y satisfacccion las herramientas brindadas Semestral
por la institucion para su
adecuado aprendizaje
DE (Misional)
SO 5
diagnóstico y evaluación de proyectos sociales para generar la
nidad; generando proyectos pertinentes para el desarrollo de la
de una población, continuando con la gestión de estrategias desde
SALIDAS USUARIOS
Identificar, estudiar y
eliminar las principios de
alarma antes de que
aborden a amenazar la
ejecución satisfactoria de
un proyecto
Observar el punto de
partida y situaciones de
cada fase, para poder
describir los
procedimientos y sus
técnicas
Cuando un riesgo se
transforma en un
problema, sólo queda la
gestión del problema, que
consistirá en entenderlo,
asignarle prioridad y
resolverlo. No hay que huir
nunca de la toma de
decisiones ni ocultar los Comunidad en General,
problemas. Nunca Aspirantes, estudiantes,
desaparecen por sí solos, egresados, personal
sólo crecen. academico y administrativo
Comunidad en General,
Aspirantes, estudiantes,
egresados, personal
academico y administrativo
El cumplimiento de los
plazos es, en la mayoría
de los proyectos, un factor
clave del éxito.
Gestionar correctamente
una serie de documentos,
ligados al Plan de Calidad
de nuestra organización.
Establecer ciclos de
prueba
Beneficios en los
programas formales y en
los de educación continua.
La Oficina de Relaciones
Interinstitucionales y
Programas Especiales,
será la unidad encargada
de coordinar las acciones
Verificar que las fuentes de de proyección social en la
datos institución y de velar
porque estas siempre se
realicen de acuerdo con el
espíritu emprendedor y la
vocación tecnológica que
identifica la institución
Informes, planes de
mejoras
Metas
95%
85%
75%
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO 5
MACROPROCESO DE (Soporte)
PROCESO 6
Apoyar y controlar la gestión financiera y administrativa de la fundación universitaria
OBJETIVO los recursos, para promover la transparencia y planificación del proceso, mediación,
ALCANCE Entera con la enunciación de los planes de la gestión administrativa y finiquita con la
RESPONSABLE Gerente Administrativo

DIRECCIONAMIENTO Presupuesto
ESTRATÉGICO ESTADO Funcionamiento Aprobado
Elaboración del Plan de
Acción
LÍDER DEL PROCESO, OPS Plan de Desarrollo
Institucional
Normatividad
Identificación de
Política de calidad- Necesidades
Objetivos de calidad
Oficina Asesora de “Planificación, Control y
Manual de Procedimientos
Comunicaciones Seguimiento al Sistema
y Operaciones
Integrado de Gestión”
Solicitud de Financiación
de Matricula Estudio de aprobación de la
Financiación
Verificación de la solicitud de
Solicitud de Reembolso de reembolso
Gestion Documental Matricula
Autorización del trámite para
pago de reembolso
Disponibilidad Verificación de documentos

Todos los Procesos presupuestal y registros soporte
presupuestal elaborados
Autorización de Pago
Asignación de Descuentos
Calendario Académico Parametrización del

Atención al Ciudadano para liquidación de aplicativo
matricula financiera
Pruebas de liquidación
INCLUIR
Verificación de AQUÍ UN
la liquidación
LINK A LA(S)
GRÁFICA(S) QUE
MODELA(N) ESTE
PROCEDIMIENTO
(DIAGRAMAS DE
FLUJO O MAPAS DE
PROCESOS
CRUZADOS)
Líder del Proceso de
Gestión Administrativa y
Informes de cumplimiento Disponibilidad presupuestal,
Financiera Asistentes
Administrativo registros presupuestal y
Orden de Pago elaborados
Técnicos Administrativo Ingreso de datos al Resolución y soportes de la

Profesionales y OPS sistema cuenta para pago
Oficinas (Dotación básica,

computadores – software
de oficina-impresoras, Verificación de la
Contrato elaborado
conexiones eléctricas de documentación
comunicación y archivador,
planoteca)
Estanterías para archivo Elaboración,

Autorización de contratación de
Servicios de apoyo, perfeccionamiento del OPS
teléfono y fax contrato
Documentación actualizada
Hardware y Software Red
“Actas de Reunión” Informes
de comunicaciones
acorde a las fechas
( teléfono, fax, internet,
establecidas en el calendario
spark, etc )
academico
Medición
Frecuencia
Cobertura de formación en
competencias administrativas
Gestion Anual
como resultado de la
evaluación de desempeño
Implementar un marco fisico

con condiciones basicas y
Infraestuctura eficiente Anual
aptas para ser competitivos
en la enseñanza
Implementar el desarrollo y
capacitacion de comunidad
Cobertura con las TIC universitaria, para el Semestral
desarrollo y manejo de las
TIC
DE (Soporte)
SO 6
nistrativa de la fundación universitaria “FUS”, la distribución de
planificación del proceso, mediación, analisis y mejora.
estión administrativa y finiquita con las gestiones de mejora
SALIDAS USUARIOS
Proceso de Pagaduría y
Plan de acción elaborado
Tesorería
Solicitud de personal, Gestión Presupuestal y

bienes, equipos e insumos Contable
Documentos revisados y/o

Gestion Documental
actualizados
Financiación Aprobada Entes De Control
Solicitud de disponibilidad
Gestion Financiera
presupuesta
Cuenta por pagar Proceso de Pagaduría y

aprobada Tesorería
Publicación de la
liquidación de matricula Estudiantes
financiera
Solicitud de necesidades
Solicitud de personal, de capacitación, inducción,
bienes, equipos e insumos entrenamiento, bienestar
social
Revisión análisis de la Ejecución del FAC-23

gestión documental en el “Planificación, Control y
proceso Seguimiento al SIG”
Solicitud para la inclusión

Ejecución de los
o eliminación de
documentos exigidos por
documentos en las tablas
la norma
de retención
Informes de cumplimiento Medición de indicadores
Toma de acciones de
mejora continua
Metas
95%
65%
50%
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO 6
PROCESO 7
Orientar y liderar los proyectos que ofrece bienestar institucional a traves de sus áre
OBJETIVO deportes y cultura dirigidos al desarrollo humano de la comunidad universitaria, la fo
de vida y la contrucción de comunidad academica
Desarrollo de programas deportivos y recreativos propendiendo por el mejoramiento
ALCANCE interacción academica
RESPONSABLE Jefe de biesnetar universitario
Identificar las necesidades
Cliente interno Programas de bienestar y expectativas de los
usuarios
Estrategias para Estructurar programas de

incentivar la bienestar que den
Oficina juridica
participación de los respuesta a las
usuarios necesidades
Estructurar estrategias y
Diseño de programas y mecanismos para el
Todos los procesos
actividades desarrollo de los
programas de bienestar
Estructurar estrategias
Coordinadores de los
Gestión de Grupos de para promover la
servicios de bienestar
Apoyo participación de los
universitario
usuarios en los programas
Direccionamiento Ejecutar los programas de

Gestión de Egresados
estrategico bienestar
Identificación, Distribución
y Gestión de Recursos
Entes gubernamentales Establecimiento de
responsabilidades y
coordinación logística

Director de bienestar ,
Psicóloga , Coordinadores ,
Trabajadora social , Docentes, Recursos físicos, humano
Instructores ,Enfermeras ,Medico Requisitos del cliente
y económico
,Auxiliar de servicios , Monitor,
secretaria
Requisitos legales y Informes de Auditorías Lineamientos del Sistema

reglamentarios Internas de Gestión
Listado de admitidos y
Requisitos de la Acciones correctivas y
novedades de
organización preventivas
estudiantes
Actos administrativos
Politicas de bienestar
universitario
Medición
Frecuencia
Número de usuarios
Nivel de satisfacción satisfechos/total de Mensual
usuarios auditados
Total de personas
Orientacion y
inscritas/Numero total de
permanencia de la Semestral
personas capacitadas x
comunidad
100
Numero de integrantes
de la comunidad que
participan en las
actividades para el
Participacion de la
desarrollo de bienestar Trimestral
comunidad en genera
en reacion con el
proyecto/Numero total
de involucrados en el
proyecto
ç
DE (Apoyo)
SO 7
estar institucional a traves de sus áreas de salud, trabajo social,
no de la comunidad universitaria, la formación integral, la calidad
ica
os propendiendo por el mejoramiento de la calidad de vida y la
SALIDAS USUARIOS
Acciones correctivas y
Direccionamiento
oportunidades de
estrategico
mejora
Resultados, encuestar
de satisfacción,
Usuarios del servicio
indicadores de gestión,
listas de chequeo
Portafolio de programas
Entes de control
y actividades
Plan de actividades de
Comunidad Universitaria
los Grupos de Apoyo
Asociaciones de
Proyección social
egresados constituidas
Plan de acción anual de

Bienestar Universitario
Ley 30/92, Ley 181/95, Ley
397/97, Ley 70/93, Decreto Informe de evaluación
80/80, Decreto 2566/03, de impacto y pertinencia
compes 1033, constitución de programas y
art 52.PLANES DE actividades.
DESARROLLO MNICIP
Acciones de mejora
para los programas y
actividades
n
Metas
90%
25%
32%
DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO 7

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MAPA DE PROCESOS

Implementación de estrategias internas y externas de acuerdo a las politicas gene

RESPONSABLE Rectoria, oficina de planeación.

Formatos diligenciados de los

Proyecto educativo institucional

Documento generado por las

Condiciones generales del medio;

fuerzas y debilidades de en relacion

Plan de Acción, Seguimiento a Planes

Analizar las Debilidades,

Análisis, evaluación y cargue del Formatos diligenciados de los

Análisis y evaluación de los Formatos de Costos

Nivel de cumplimiento del

Solicitud para inclusión o

Diseñar estrategias y proponer lineamientos en temas de comunicación y hasta pr

RESPONSABLE Gestión de comunicaciones

Fomentar las habilidades de la

Implementar estrategias con las

Diseñar estrategias y definir

Número de publicaciones efectivas

Recurre a las tecnicas de

Resulta de la toma de decisiones

escuchar de manera activa y eficaz

Formular preguntas, sondear ideas y

persuadir a una persona u

Diseñar el plan estrategico de

Verbal y no verbal cliente, otros proyectos,

Convocatoria a ruedas de prensa

Relatorías, entrevistas, actas y listas Realizar monitoreo de medios

Lineamientos comunicativas Divulgación del quehacer de

Información de las actividades de

Organizaciones empresariales y Oferta y demanda de investigación

Identificación de Factores del

Organos Institucionales Formación del Talento Humano

Procedimiento para la Identificación

Identificación y valoración del

Fisicos: Equipos de cómputo,

Página Web Universidad

Numero estudiantes capacitados/total

Numero de solicitudes informaticas

la investigación, hasta la difusión de los resultados de la investigación.

PROCEDIMIENTOS SALIDAS USUARIOS

Identificar, analizar y valorar los

Socializar y transferir los

Administrar la ejecución de los

Gestionar la participación de los Convenios o contratos en

Capacitar en aspectos relacionados Recurso humano

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