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John Armando García Torres
Ing. Industrial
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Establecer disposiciones para llevar a cabo las 7.2.3 Comunicación con el cliente
comunicaciones con el cliente, relativas a la petición de
consultas y a todo lo relativo a ofertas, pedidos y/o
contratos.
Los procesos de producción y/o prestación de servicios son los que más clara y
directamente influyen en el cumplimiento de los requisitos de calidad por parte de
los productos, así como los requisitos ambientales y los de seguridad y salud en el
trabajo, por lo que es necesario que se desarrollen en condiciones controladas.
Para ello, deberá reflexionar y entender cómo cada proceso influye o impacta, la
disponibilidad de esta información permite que tanto los responsables del proceso
como los que intervienen en el mismo sepan lo que hay que hacer, cómo hay que
hacerlo y lo que se desea obtener. En todo caso, para establecer los criterios de
aceptación asociados a las operaciones se podrá emplear directamente los límites
legales existentes (que siempre que existan deberán tenerse en cuenta), o bien
otros criterios establecidos en normas y/o guías de reconocido prestigio o incluso
por la propia organización.
Una de las medias esenciales que forma parte de todo Plan de emergencia es
precisamente la información y formación a los trabajadores sobre qué hacer y cómo
actuar en caso de emergencia. Para hacer efectiva esta información, constituye una
buena práctica disponer de planos, esquemas y/o fichas informativas en los lugares
de trabajo, que permitan tener a todo el personal informado. En la Figura 23 se
muestra un ejemplo de una ficha informativa.
Cualquier proceso puede generar contaminantes que deben ser objeto de gestión,
con el fin de minimizar las posibles consecuencias ambientales. La mejor manera
de evitar tales consecuencias es evitando la generación de esos contaminantes en
su origen, es decir, en los propios procesos. Esto se consigue a través de una
adecuada planificación de los mismos y ejerciendo un control operacional
apropiado, enfatizando el carácter preventivo del sistema de gestión ambiental: es
preferible no generar contaminantes, que generarlos y tener que gestionarlos
posteriormente. No obstante, no siempre es posible y/o viable evitar la generación
de contaminantes en su origen, ya que en muchas ocasiones esta generación es
intrínseca a la propia ejecución de los procesos. En estos casos, la organización
debe poner en marcha un proceso que permita que esos contaminantes sean
adecuadamente gestionados. Se trata del proceso de Gestión de los contaminantes.
1.3 DESCRIPCIÓN DE LA INTEGRACIÓN DE LOS PROCESOS DE
PLANIFICACIÓN
Estos procesos permiten abordar todas aquellas actividades que tienen como
finalidad “gobernar” el sistema de gestión, de ahí que todos ellos sean procesos que
transforman datos (externos e internos) en información relevante para dirigir y
controlar la organización en todo lo relativo a la calidad, el medio ambiente y la
seguridad y salud en el trabajo.
La Dirección deberá revisar el resultado del análisis de todos los datos anteriores
con el fin de conocer la eficacia del sistema de gestión integrado, y estar en
condiciones de tomar las decisiones y acciones apropiadas para dirigir y mejorar el
desempeño del sistema considerando las tres áreas. Igualmente, en esa revisión se
deberá atender a la eventual necesidad de cambios en la política, en los objetivos y
otros elementos del sistema.
Estos procesos engloban a las actividades que tienen como finalidad dar apoyo al
resto de los procesos mediante el aporte de los recursos que éstos necesitan:
información, personas e infraestructuras y tecnología.
Figura 6 Procesos de Gestión de los recursos.
Una vez que se han identificado las competencias necesarias y las disponibles, y
se han analizado las desviaciones existentes, es preciso definir y aplicar las
acciones formativas, o de otra índole, que permitan reducir éstas. Estas acciones
pueden suponer desde la realización de cursos internos o la contratación de
formación a entidades externas, hasta, incluso, la contratación de personal con las
competencias necesarias o reorganización del personal. Este aspecto requiere que
la organización reflexione previamente sobre el objetivo que se pretende conseguir
con cada una de las acciones formativas (o de otra índole) que se han decidido
llevar a cabo. La verificación de la eficacia de las acciones debe realizarse
comparando el resultado real (a través de las funciones que las personas
desempeñan), frente al objetivo previsto para dichas acciones.
El criterio general sobre el que una organización debe reflexionar para identificar y
determinar el grado en que debe actuar sobre su infraestructura, debe estar basado
en su impacto en la calidad del producto, en el medio ambiente y en la seguridad y
salud en el trabajo, puede ser de gran utilidad estructurar estos listados en función
del tipo de infraestructura. Por otro lado, también es una práctica muy difundida la
elaboración de fichas de equipos y la disposición de manuales de instrucciones del
fabricante, donde se tenga recogida la información relevante asociada cada dicho
equipo. El manual de instrucciones es un documento muy valioso que recoge
información relevante respecto al equipo, que puede ser utilizada y puesta al
servicio del sistema de gestión de la organización.
Estos procesos engloban a aquellas actividades que tienen como finalidad realizar
un seguimiento y medición, obtener datos del desempeño del sistema de gestión,
identificar y tratar las ineficiencias que ocurran (no conformidades, incidentes,
accidentes), conocer la conformidad del sistema con los requisitos que le son
aplicables, analizar los datos pertinentes y plantear e implementar las mejoras
oportunas.
Los equipos de medición deben disponer de un registro asociado con los datos
necesarios para su adecuado control y calibración (normalmente a este documento
se le denomina ficha de equipo). Este documento debe contemplar la información
relativa a la situación del equipo, frecuencia de las comprobaciones, método de
calibración y criterios de aceptación para el equipo. Es necesario identificar las
condiciones ambientales en que deben realizarse las calibraciones, para que el
método de calibración las contemple y las asegure. Cuando, a partir del control
realizado, se detecta que un equipo no es conforme, se debe valorar la posible
incidencia en las decisiones tomadas con ese equipo sobre los productos y tomar
las acciones necesarias sobre el equipo y los productos afectados. Deben
mantenerse registros de la evaluación de esta circunstancia y de las acciones
tomadas al respecto.
Para ello, lo primero que una organización tiene que considerar es si existen tipos
de clientes que requieran un tratamiento diferencial. Esto puede ser necesario y
relevante cuando se pueden llegar a identificar que las necesidades y expectativas
de cada uno de estos grupos (o segmentos) respecto a los productos son
significativamente diferentes. Esto generaría una segmentación y, en tal caso, la
selección de una muestra en cada uno de los segmentos considerados. Una vez
decidida la segmentación, hay que decidir el tamaño de la muestra, o de las
muestras si se dispone de segmentación.
Como la organización debería tener algún objetivo referente a la satisfacción del
cliente, en la planificación de dicho objetivo deberá especificar su seguimiento, es
decir, cuándo va a medir la percepción y analizar la información para comprobar el
grado de consecución de dicho objetivo.
Para ello, se puede medir el retraso medio entre todas las acciones correctivas y
preventivas en relación con la fecha de implantación, así como el porcentaje de
acciones no implantadas dentro del plazo establecido. Este indicador es interno del
propio proceso y permite controlar la correcta planificación e implantación de las
acciones, mide la eficacia en la identificación de las causas, en la planificación y en
la ejecución, además de medir el tiempo que tarda la empresa en resolver los
incumplimientos que afectan directamente a una o varias de las partes interesadas
(clientes, entorno ambiental y trabajadores). En este tipo de indicadores sería
conveniente ponderar la gravedad del incumplimiento.
Teniendo como fin definir la propia dinámica del grupo, consensuar las
interrelaciones entre los procesos, determinar cómo quedan los responsables y
propietarios de los procesos, y cuáles son sus responsabilidades tras la integración
y establecer la estrategia de comunicación para involucrar a las personas. Esta
evaluación se podría llevar a cabo mediante inspecciones o auditorías parciales.