CONSERVACION Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

DEYANIRA DEL PILAR RINCON RINCON (G1 -MOD 1)

SULLMAN JANETH SABOGAL JIMENEZ (G1 –MOD 1)
CLAUDIA LILIANA CALDERON BENAVIDES (G1-MOD 1)

UNIPANAMERICANA
FUNDACION UNIVERSITARIA
DOCUMENTACION Y MANEJO DE LA INFORMACION
BOGOTA
2017
CONSERVACION Y DISPOCION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

DEYANIRA DEL PILAR RINCON RINCON (G1 -MOD 1)

SULLMAN JANETH SABOGAL JIMENEZ (G1 –MOD 1)
CLAUDIA LILIANA CALDERON BENAVIDES (G1-MOD 1)

TUTOR
SANDRA JANNETH MEDINA BARRAGAN

UNIPANAMERICANA
FUNDACION UNIVERSITARIA
DOCUMENTACION Y MANEJO DE LA INFORMACION
BOGOTA
2017
 1. Con base en el Anexo 1 (Procedimiento de manejo, control y conservación de
documentos) elaborar un diagrama que ilustre los pasos a seguir con el
tratamiento de las hojas de vida que ingresan a la empresa.

Diagrama de Flujo.

INICIO

Recepción de la hoja
NO Se archiva el
de vida proceso

SI

Se recepciona y
registra en aplicativo
de gestión
documental

Analizar, evaluar y
organizar el contenido
de cada uno de los
documentos

¿Digitalización Pasar el archivo a un

y digitación de NO pdf seguro que evite
la hoja de vida? posibles fraudes

SI

Digitar en la base de
datos, la información
allegada
Guarda en formato pdf, que permita
no ser modificados y que puedan
ser trasmitidos vía internet Crear una base de datos
NO
con relacione los datos
necesarios para llevar el
control de las hojas de vida

SI

Se procede a efectuar el
archivo físico del
documento en la carpeta
correspondiente a cada
hoja de vida

Crear una carpeta

que permita la
Se cuenta con
NO organización de las
una carpeta
hojas de vida
para el
recibidas
documento

SI
Crear un estante que
contenga un círculo
notarial

Existe un
estante que NO
contenga un
tema En ese proceso se ofrece
notarial? toda la seguridad y custodia,
de los documentos,
establecidos por la ley
general de archivo

Se recibe la carpeta y se FIN

ubica en los estantes de
acuerdo con el círculo
notarial
2. Un listado de recomendaciones para su jefe con las adecuaciones que debe tener en
cuenta para organizar el cuarto en el cual se tienen conservados los documentos.
Puede apoyarse en los videos relacionados en los enlaces web.

FACTORES DE DETERIORO

FACTORES INTERNOS AMBIENTALES

 Temperatura: de 15º a 20ºc, con fluctuación diaria de 4ºc.
 Humedad relativa: el papel es un material higroscópico (absorbe y devuelve
humedad), que necesita cierta cantidad de agua en su estructura.
 El exceso de humedad favorece el crecimiento de microorganismos y causa
fragilidad al soporte por debilitamiento de las fibras. Se recomienda una
humedad que oscile entre el 45% y 60%.

FACTORES EXTERNOS AMBIENTALES

 Iluminación: el deterioro por insolación altera los materiales, los reseca y
deshidrata, haciendo que el papel acelere su envejecimiento por oxidación.
 Luz UV causa decoloración del soporte y tintas, el papel se vuelve quebradizo y
pierde resistencia.

RECOMNEDACION DE ILUMINACION
 El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux
 La radiación ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su
incidencia directa sobre la documentación y unidades de conservación.
 La iluminación artificial podrá hacerse con luz fluorescente de baja intensidad
colocando filtros ultravioleta.
CONTAMINACIÓN ATMOSFÉRICA:
 Sustancias contaminantes: gases causan corrosión y oxidación, el polvo causa
abrasión y en contacto con la humedad causa manchas, favorece la acidificación
y crea un ambiente propicio para los hongos.
 Ventilación: renovación continua y permanente de aire. La ubicación de estantes
debe permitir una adecuada ventilación.
RECOMENDACIÓNES
 Manipulación: desgastes por rozamiento, rotura por debilitamiento del soporte,
desgarros por tensiones excesivas, empleo de materiales de baja calidad,
practicas incorrectas en el manejo de los documentos.
 Materiales metálicos de agrupación: grapas, clips, anillados, ganchos causa
oxidación.
 Vandalismo: deterioro físico causados por manejos malintencionados:
 Rasgaduras, fragmentaciones, roturas, manchas.

BIODETERIORO

 Causado por organismos vivos, que en determinadas densidades, producen

daños económicos o ecológicos convirtiéndose en plagas como los son:
 Las bacterias
 Hongos
 Ratas
 Palomas
 Insectos.
RECOMENDACIONES
 El terreno debe estar sin riesgos de humedad subterránea o problemas de
inundación y debe ofrecer estabilidad.
 El terreno en lo posible debe estar situado en lugares lejos de industrias
contaminantes o posible peligro por atentados bélicos.
 Prever el área suficiente para albergar la documentación reuniendo las
condiciones de seguridad, regulación de las condiciones ambientales y de
ventilación.

ASPECTOS ESTRUCTURALES RECOMENDACIONES

 La resistencia de las placas y pisos deberá estar dimensionadas para soportar

una carga minina de 1200 kgm/m
 Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener
el tiempo de secado necesario evitando desprendimiento de sustancias nocivas
pala la documentación.

ESTANTERIA

 El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo

de 70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm.
 Se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad.

CAJAS Y CARPETAS RECOMENDACIONES

 El cartón debe contar con un recubrimiento interno constituido por una película
transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas polimétricas,
 emulsión de parafinas o ceras vegetales, la película debe de ser químicamente
estable, con PH neutro, debe ser insoluble al agua, no presentar untuosidad al
tacto y no experimentar adherencias sobre los documentos.

3. Consultar y recopilar la legislación aplicable en la conservación y disposición final

de documentos y presentarlo en una tabla de dos columnas en la cual se
muestre por un lado la ley, decreto, resolución y/o de acuerdo y en la otra la
explicación correspondiente.

LEGISLACION CONCEPTO
Los documentos de archivo de
LEY 594 DE 2000 conservación permanente podrán ser
copiados en nuevos soportes. En tal
caso, deberá preverse un programa de
transferencia de información para
garantizar la preservación y
conservación de la misma.
ACUERDOS 037 DE 2002 Especificaciones técnicas y los
requisitos para la contratación de los
servicios de depósito, custodia,
organización y conservación de los
documentos de archivo.
Decreto 264 de 1963 Defensa y conservación del patrimonio
histórico, artístico y monumentos.
ACUERDO 08 DE 1995 Por el cual se reglamenta la
trasferencia de la documentación
histórica de los organismos del orden
nacional, al archivo general de la
nación.
ACUERDO 011 DE 1996 Por el cual se establecen criterios de
conservación y organización de
documentos.
ACUERDO 048 DE 2000 Conservación de documentos del
reglamento general de archivos sobre
``conservación preventiva,
conservación y restauración
documental`.
ACUERDO 050 DE 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 64
del título VII ``conservación de
documentos, ``prevención de deterioro
de los documentos de archivo y
situaciones de riesgo``.
 4. Establecer una política para la disposición final de documentos (con base en la
solicitud hecha por la superintendencia.

``POR LA CUAL SE EXPIDE LA POLITICA DE DISPOSICION FINAL DE

DOCUMENTOS DE LA EMPRESA ARCHIVOS YA``

DEFINICION:
Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental,
con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

OBJETIVO:
Organizar y conservar de manera adecuada los documentos que están finalizando su
etapa de uso, conservándolos o eliminándolos según sea el caso, incorporándolos en el
archivo central de la empresa conforme a lo dispuesto en las tablas de retención O
valoración documental.

POLITICAS GENERALES
 Los documentos que se encuentra en el archivo histórico de la empresa
no estarán habilitados para consultas frecuentes, solo en casos extremos
que requieran de ellos, y solicitados con anterioridad.
 Los procesos de conservación o eliminación de un documento serán
primero estudiados y valorados por el comité de archivo de la empresa,
quienes definen si el documento requiere de ser eliminado o archivado
para casos que aún no estén resueltos y necesiten de ellos.
POLITICAS OPERATIVAS

 El jefe de archivo deberá vigilar la documentación que se considere debe

ser archivada definitivamente, e informar al comité de archivo la
posibilidad de habilitar nuevamente un documento solicitado para
investigación.
 Mantener el área de archivo con todas las normas de salubridad
recomendadas para evitar el deterioro de los documentos.
 5. Indagar a acerca de las diferentes formas de llevar a cabo la microfilmación de
documentos, solicitar mínimo tres (3) cotizaciones resaltando las ventajas de
llevar a cabo esta actividad

¿Qué es la microfilmación?
La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado
fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro de un
material sintético muy resistente y durable.
Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual
se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta
se ``fotografían`` los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o
información.
La película de microfilm es muy durable, dada a su estabilidad química, pudiendo
conservar las imágenes entre 100 y 400 años dependiendo de las condiciones de
archivamiento.
Los objetivos de la microfilmación van desde la conservación, seguridad y preservación
de los documentos, hasta la economía y reducción de espacios físicos de
almacenamiento.
TIPOS DE CINTA
 Película en rollo de 16 mm de ancho
 Película en rollo de 35 mm
 Película 105 mm en microfichas.

TIPOS DE PELICULAS
 Sales de plata – para originales de muy alta definición
 Sales de plata : para copias, muy buena calidad de copia
 Diazoica: copia de uso muy económica polaridad (-)
 Vesicular - copia de uso muy económica polaridad (+)

VENTAJAS:
 Durabilidad: en condiciones de almacenamiento adecuado a los microfilmes
pueden duran de 100 o más años sin que altere su composición física y química.
 Tecnología estable: la evolución de esta tecnología ha sido estable en estos
últimos 30 años, otorgándole seguridad y permanencia.
 Versatilidad: puede manejar diferentes tipo de documentación con excelente
calidad de reproducción
 Es un medio rápido y práctico para la localización de información
 Reducción de espacios hasta de un 2% del volumen ocupado por el papel.
 Su duplicación es muy fácil, lo cual permite una consulta sin riesgos de dañar el
documento fuente.
 Se puede trasladar a través del correo, lo que facilita trasporte y bajo costos del
mismo.

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