ESTUDIO DE CASO COMUNICACIÓN ASERTIVA

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4

INSTUCTOR

APRENDIZ

NESTOR OSORIO CASTIBLANCO

LUISA BETANCOURT

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

PRODUCCIÓN DE MULTIMEDIA

BOGOTA D.C

2019
 INTRODUCCIÓN

la comunicación asertiva es importante porque puede ayudar a minimizar los conflictos y las

discusiones también ayuda a controlar la angustia y el estrés, por medio de esta podemos construir mejores

relaciones con los compañeros de trabajo, amigos y terceros permitiendo mejor desempeño laboral y que

aumente nuestro rendimiento personal como individuo o cuando se trabaja en equipo. Una mala

comunicación con los demás nos puede generar inconvenientes y hasta la mala toma de decisiones.
“El desacuerdo”

Una empresa de artículos de higiene acaba de contratarlo para que les elabore un producto

multimedia. Dicha empresa tiene una mesa de directivos conformada por cinco personas a los que se le

deben mostrar lo avances realizados. Le hacen la solicitud del producto con unas características y le piden

que entregue el primer avance en 15 días.

Pasado los 15 días, usted llega con los avances y nota que han cambiado a dos miembros de la mesa

directiva, al mostrar lo que lleva, estos dos nuevos directivos le piden que haga una serie de modificaciones

que generan una restructuración total en la idea que le habían dado al principio, los demás integrantes se

muestran de acuerdo. Le dan un plazo de ocho días para el siguiente avance.

A los ocho días llega con un avance y al reunirse con la mesa directiva, solo asisten tres de los miembros.

Cuando muestra los avances, le piden que haga pocos ajustes y le informan que necesitan el producto

terminado en cuatro días. Pasa el tiempo y al llegar con el producto finalizado y listo para la aprobación, la

mesa directiva se reúne en pleno y nuevamente los dos miembros más recientes le piden que reestructure

la idea y cambie el 60% del producto final y que tiene dos días para hacerlo.

De qué forma abordaría esta situación:

Como todos sabemos el cliente siempre tiene la razón y lo que les interesa es que se les entregue el

producto tal cual lo solicitan. Para buscar una solución y entregar el producto final con las ultimas

especificaciones dadas por el cliente; efectivamente realizaría la entrega con los cambios solicitados,

indagaría si solamente se necesitan dichos cambios con el fin de evitar que se repita la situación, adicional

a esto les haría la observación de que puede que el cambio del 60% que solicitan no esté en los dos días

como lo indican, dado que teniendo en cuenta el tiempo anterior se tuvo un tiempo de 23 días para el

producto entregado en dicha reunión.

 Les solicitaría que al tomar una decisión final estén presentes todos los interesados con el fin de

todos participen en la planeación de dicho proyecto y evitar mensajes diferentes de cada persona, dado que

dichos cambios afectan los tiempos de entrega y recepción del producto.

Partes del proceso realizado por usted está fallando:

Considero que desde el principio no se dejó claro el proceso para lograr una comunicación asertiva

fue uno de los puntos más importantes que no se realizó ya que la comunicación asertiva consiste en saber

transmitir de manera efectiva y precisa un mensaje y este no se trasmitió porque no se definieron pautas de

trabajo o de cómo actuar ante un cambio de último momento aunque se está entregando el producto en el

tiempo solicitado y con las indicaciones dadas en cada reunión.

No se trasmitió las ideas totales tanto del responsable como de la mesa directiva, se debió dejar claro que,

aunque faltasen personal de la junta directiva siempre debía haber un líder que estuviese a cargo de tomar

las decisiones.

Falto poner reglas claras de juego o de negocio donde se deben contextualizar tiempos de entrega y tiempos

mínimos requeridos para cambios y entrega total del producto

Acciones:

- Asegurar que todo el personal interesado en el proceso asista a las reuniones o que haya un líder que

tome las decisiones por el personal faltante.

- Si se realiza cambio del personal dispuesto por la empresa para el seguimiento del producto, estar al

tanto de dichos cambios y poner al día a los nuevos sobre lo que se lleva y se espera de la entrega final.

- Tendría varias propuestas para la empresa teniendo en cuenta pros y contras de cada propuesta, con

eso el cliente tendría una idea más centrada al momento de hacer la solicitud final.

- Realizaría un cronograma de actividades con tiempos específicos y con responsables si es el caso,

dicho cronograma deben ser aprobados por la empresa en la primera reunión que se realice.

- Todo lo anterior lo podemos definir como el proceso de reglas para lograr un entendimiento de todas las

partes y por ende una comunicación asertiva.

GUION LITERARIO

“Se iniciará la reunión”.

“Por favor tome lista” o “Por favor confirme la asistencia”.

Se evidencian 5 miembros de junta directiva

La empresa Solicita que se elabore un producto multimedia.

“Dicha empresa tiene una mesa de directivos conformada por cinco personas a los que se le deben mostrar

lo avances realizados. Le hacen la solicitud del producto con unas características y le piden que entregue el

primer avance en 15 días”.

Segunda Reunión de la Junta Directiva

Llamado al orden

“Se dará inicio a la segunda reunión”.

“El producto multimedia fue creado correctamente y (distribuyó) para su revisión.

El presidente de la compañía inicia la reunión de la junta directiva.

Pasar lista (confirmación de asistencia)

Se llega con los avances y nota que han cambiado a dos miembros de la mesa directiva (Dos cambios de

miembros de la junta directiva)

Si es una reunión general de miembros (si)

Si no hay correcciones (si)

Al mostrar lo que lleva, estos dos nuevos directivos le piden que haga una serie de modificaciones que

generan una restructuración total en la idea que le habían dado al principio, los demás integrantes se

muestran de acuerdo. Le dan un plazo de ocho días para el siguiente avance.

Si hay correcciones, y no hay objeciones a las correcciones (si)

Tercera Reunión de la Junta Directiva

Llamado al orden

“Se dará inicio a la segunda reunión”.

Por favor tome lista” o “Por favor confirme la asistencia”.

Solo asisten tres miembros de la junta directiva

“El producto multimedia fue creado correctamente y (distribuyó) para su revisión, los ocho días llega con

un avance y al reunirse con la mesa directiva, se evidencia solo asisten tres de los miembros de la junta

directiva.
¿Hay alguna corrección o algo que agregar al acta?” (si)

Cuando muestra los avances, le piden que haga pocos ajustes y le informan que necesitan el producto

terminado en cuatro días

“El producto multimedia queda aprobada”. (No)

Se realizará nueva asamblea a los próximos 4 días.

Cuarta Reunión de la Junta Directiva

Llamado al orden

“Se dará inicio a la segunda reunión”.

Por favor tome lista” o “Por favor confirme la asistencia”.

Dos mismos dos miembros nuevos de la junta directiva

El producto finalizado y listo para la aprobación, la mesa directiva.

“¿Hay alguna objeción a la corrección presentada? Con objeción, el producto no queda aprobada tal como

se debe corregir”.

“Si hay más correcciones, los dos miembros más recientes le piden que reestructure la idea y cambie el

60% del producto final y que tiene dos días para hacerlo.

Informes del comité

No es necesario leer en su totalidad las actas del comité ejecutivo/junta, sólo se necesita leer un breve

informe de los asuntos tratados.

“Ahora el secretario presentara el informe del comité ejecutivo/de la junta ".

“Han escuchado las recomendaciones del comité ejecutivo/de la junta.

¿Qué prefieren?”

(Deténgase por si hay una moción).

Comités permanentes

Los presidentes de los comités permanentes que presenten informes deben ser contactados antes de

la reunión. Estos informes deben ser breves.

No se necesita moción para la adopción de informes a menos que las recomendaciones para la

asociación exijan una acción.

“El presidente del comité generalmente presenta la moción para adoptar. No necesita ser secundada

ya que es un informe de un comité.”

“Se necesita una moción antes de la discusión y el voto”

CONCLUSIÓN:

Todos los actores deben tener en cuenta que para lograr una comunicación asertiva y éxito en los

proyectos se bebe ser honrado, sincero ante todos y antes de criticar o quejarse de algo en particular lo

mejor es proponer ideas o seguir las reglas de juego ya establecidas.

BIBLIOGRAFÍA

https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-113755927-dt-content-rid-

1096418502_2/courses/P228101_V1881696_C9303_RG11/3.%20MATERIAL%20PRODUCCI%C3%93N%2

0DID%C3%81CTICA/Promover/instrumento_evidencia_Ev17_ap1.pdf

https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-113755927-dt-content-rid-

1096418534_2/courses/P228101_V1881696_C9303_RG11/3.%20MATERIAL%20PRODUCCI%C3%93N%2

0DID%C3%81CTICA/Promover/AP1-AA4-EV17-

Estudio%20de%20caso%20comunicacio%CC%81n%20asertiva.pdf

(Servicion Nacional de Aprendizaje , 2019)